档案征集办法

档案征集办法（共6篇）

篇1：档案征集办法

关于印发档案征集管理办法的通知

档案征集管理办法

第一章 总 则

第一条 为了征集散存、散失的档案，防止档案的损毁和流失，维护档案的完整与安全，保存历史记忆，服务国际旅游城市建设和文化大市建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《河北省档案工作条例》以及有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指过去、现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对全市经济和社会发展具有保存价值的各种文字、照片、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。

本办法所称档案征集，是指市、县级国家档案馆（以下简称档案馆）依照本办法将散存、散失的档案收集进馆行为。

第三条 本办法由市档案行政管理部门负责组织实施，并对实施情况进行监督检查。

县（区）档案行政管理部门依照职责权限，负责辖区内档案征集工作的管理和监督。

第四条 档案馆负责征集本行政区域内属于本馆保管范围的档案，并建立相应的备案登记制度。

档案馆应设置专门机构或职位负责档案征集工作。

第五条 市、县（区）人民政府应当加强对档案征集工作的领导，将档案征集所需经费列入同级财政预算。

第六条 本市行政区域内的单位和个人，对档案征集工作及对散存档案的备案登记工作应当予以支持和协助。

第二章 档案征集

第七条 散存、散失的具有保存价值的下列档案，应当予以征集：

（一）中华人民共和国成立前特别是清朝、民国、日伪统治时期承德区域内的机构、社会组织等形成的档案；

（二）中华人民共和国成立前后承德区域内中国共产党及其领导的政权机关、武装力量、社会团体、企事业单位形成的档案；

（三）战斗、工作、生活过的各界著名人物形成的档案；

（四）重点建设工程、重大活动、重大事件形成的档案；

（五）风景名胜区、自然保护区、历史文化保护区、保护建筑、各类遗址档案；

（六）反映少数民族历史和少数民族文化的档案；

（七）反映民风民俗、社会变迁的档案；

（八）具有地方特色的其他档案。

第八条 征集的方式：

（一）接受捐赠；

（二）接受寄存；

（三）代为保管；

（四）收购；

（五）征购；

（六）接受移交；

（七）其他方式。

第九条 档案馆征集档案，应当由2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应主动出示表明身份和工作任务的证明文件。

档案征集人员应当自档案征集完成之日起10日内将征集到的档案移交档案馆，档案馆对征集到的档案应当登记造册。

第十条 在征集过程中，对档案的真伪或价值有异议的，档案馆或档案持有者可以将其提请档案鉴定委员会鉴定、评估。

档案鉴定委员会由本级档案行政管理部门聘请具有相关知识的专家组成。鉴定、评估档案工作应由3名以上相关专家共同进行。

第十一条 鼓励单位和个人向档案馆捐赠档案。

接受捐赠的档案馆，应当向捐赠者颁发捐赠档案荣誉证书。

捐赠档案的单位和个人，对其捐赠的档案有优先和无偿利用的权利，并可对所捐赠的档案中不宜向社会公开的部分提出限制他人使用的意见，档案馆应当维护捐赠者的合法权益。

第十二条 属于集体、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，档案所有人可以在档案馆寄存。接受寄存的，档案馆与寄存人应当签订档案寄存书面协议。

第十三条 属于集体、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，档案所有人可以向档案馆出售。档案收购价格，由档案馆与出售人协商确定。

前款所述档案，其所有人向档案馆以外的单位或者个人出售的，应经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。

第十四条 属于集体、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，由于保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁、灭失、丢失的，档案馆有权采取代为保管措施。

采取档案代为保管措施的档案，档案馆应当向档案所有人出具代为保管凭证，并不得收取代为保管的费用。

公布或者提供他人利用代为保管的档案，档案馆应当征得档案所有人的同意。

第十五条 属于集体、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，由于保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁、灭失、丢失的，所有者不愿向档案馆捐赠、寄存或者出售的，档案馆可以征购。征购档案的价格由档案鉴定委员会评估确定。

第十六条 征集范围内的档案，属于国家所有的，档案持有人必须按照有关法律、法规的规定，向档案馆移交。

国家所有的档案，禁止出售或者非法转让。

第十七条 举办重大政治、经济、科学、技术、文化、卫生、体育、外事、宗教等活动，组织和承办单位应将活动中形成的材料收集整理齐全，并按照《承德市重大活动档案管理暂行办法》及时将档案材料移交同级档案馆。

第十八条 档案馆可以跨区域或者向境外征集档案。

第十九条 档案馆应当采取有效措施，确保征集进馆档案的安全。

第三章 奖励与处罚

第二十条 捐赠重要和珍贵档案或为档案征集工作做出重要贡献的，市、县（区）人民政府给予表彰和奖励。

第二十一条 档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令其移交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十二条 违反本办法第十一条第三款、第十四条第三款规定，给档案所有者造成不良影响或者损失的，档案馆应当消除影响，赔偿损失，并依法给予直接负责的主管人员或者其他直接责任人行政处分。

第二十三条 违反本办法第十六条第一款规定不移交属于国家所有的档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令其限期移交；逾期拒不移交的，由县级以上人民政府档案行政管理部门申请人民法院强制执行。国家工作人员持有国家所有的档案拒不移交的，由有关主管部门给予行政处分，同时将处理结果告知同级档案行政管理部门。

第二十四条 违反本办法第十六条第二款规定，擅自出售或非法转让国家所有档案的，由县级以上人民政府档案行政管理部门依法给予警告，并可以根据相关档案价值和数量，处以一千元至五万元罚款；有违法所得，没收违法所得，并可以依法征购所出卖的档案。

第四章 附 则

第二十五条 本办法适用中的具体问题由市档案局负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。

篇2：档案征集办法

企业安全生产标准化建设

经验交流会经验交流材料征集办法

一、征集时间

2013年3月31日前。

二、有关要求

1.企业安全生产标准化建设经验交流材料重点反映本企业安全生产标准化建设情况、取得的成效和经验，安全生产标准化达标过程遇到问题和解决措施，以及安全生产标准化长效机制建设等内容。

2.文章要求观点鲜明、主题突出、内容详实，经验做法具体有效，提出的问题和建议具有普遍性意义。

3.材料字数拟定在3000-5000字之间。

4.请以Word文档、A4纸形式编排。

三、格式要求

标 题（居中，小标宋体，二号）

——副标题（居中，仿宋，三号）

单位（居中，仿宋，三号）

×××××××××××××××（正文，仿宋，三号）

一、×××××（一级标题，左空2格，黑体，三号）××××××××××××××××××××××××××××××（正文，仿宋，三号）

（一）×××××。（二级标题，左空2格，楷体，三号，题后为句号）

1．×××××。（三级标题，左空2格，仿宋，三号，题后为句号，紧接正文）

（1）×××××。（四级标题，左空2格，仿宋，三号，题后为句号，紧接正文）

篇3：浅谈公共档案馆征集档案工作改革

一、扩大档案征集范围

中国宋代史学家郑樵曾经在《通志》载《求书之道有八论》:“求书之道有八:一曰即类以求, 二曰旁类以求, 三曰因地以求, 四曰因家以求, 五曰求之公, 六曰求之私, 七曰因人以求, 八曰因代以求:当不一于所求也[1]。”求书八法虽然是古代史学家对于征集古代遗书的方法总结, 在今天仍然对于档案资料的征集具有十分重要的指导作用, 对公共档案馆档案征集工作也带来十分大的启示意义。

1. 扩宽征集的行业范围。

传统档案馆征集工作往往只注重“即类以求”, 指按各种文献所属类别查找。现公共档案馆的征集工作主要从征集工作和人员两方面来进行, 通过研究现在的学科专业门类划分、分类体系和分类规定, 明确档案的分类清晰, 保证有目的、有计划地完成档案征集工作。扩大档案收集范围应该从“旁类以求”出发, 指从与所需文献相关联的其他类别去查找材料;公共档案馆的征集工作和征集人员在明确学科体系的分类的同时, 还必须对不同门类的各自旁系进行分析和了解, 这样可以使得档案分类工作在进行征集工作过程中完成, 有助于提高档案管理工作的工作效率。扩大行业范围, 在进行档案征集过程当中不能一味地停留在文化领域, 而应该更多地将眼光看到更远的地方, 从文化领域拓展到经济领域、社会领域, 文化产业与旅游产业、工业产业相结合, 工业、农业不同行业相得益彰, 保证尽可能地将具有保存和利用价值的档案资料及时完整地征集进馆。

2. 征集范围上突破地域限制。

传统档案馆征集工作只注重“因地以求”, 指根据文献与地区的各种关系去查找材料;以往根据地域特征, 以固定地域为起点进行档案征集工作, 在进行档案征集时, 要突破地域限制。例如近几年很多档案馆开始赴海外开展档案征集工作:2010年11月, 在 (馆) 长荆绍福的带领下, 沈阳市档案局 (馆) 档案局组织带领了由四名成员组成的档案征集工作小组远赴英国国家档案馆、英国华威郡档案馆及大英图书馆进行了档案资料征集和考察工作, 历时六天。翻拍复制了与沈阳历史有关的珍贵档案文件资料1107页、照片73张、地图2幅。包括乾隆皇帝《盛京赋》满文版和法文版, 英国驻沈领事馆记录的反映沈阳市1920至1927年间政治、经济、文化、交通等方面的文件资料[2]26。在完成档案征集工作的同时, 征集工作小组的成员还利用这次难得的机会与以上的三家英国档案馆的相关档案专家就家庭档案工作等方面的问题交流了各自的管理经验, 收获颇丰。赴海外征集档案资料的经验可以说开辟了国内公共档案馆档案征集工作的新途径, 在完成了丰富馆藏的目的的同时, 也拓宽了档案工作在国际合作交流方面的新领域, 值得更多的公共档案馆进行学习和借鉴。

3. 征集范围上灵活多变。

在进行文化档案的征集工作时, 征集的范围上应该灵活多变, 既可以“因人以求”, 即把某学科专家的著作搜集齐全, 如:中国史学一百年的时间里可以分为4个阶段, 每一个阶段都产生了一批历史学家 (梁启超、章太炎、夏曾佑、王国维、陈寅恪、郭沫若、范文澜、翦伯赞、吴唅等) , 每一个历史学家的若干代表著作互相继承和发展[3]51。正是这些历史学家和他们的学术研究成果比较形象和全面地反映了对中国历史研究的全貌, 因此可以通过以文化学者为文化档案征集范围。也可以“因书以求”, 即以某一个历史学家的对于某一段历史研究具有代表性的学术名著为线索, 收集相关的一系列档案资料, 最后形成纵横交错的文献体系, 也可以作为收集反映历史文化全貌的一种方法。

二、完善和保障档案征集体制

随着公共档案馆事业的不断发展, 现阶段的档案征集体制并不能满足公共档案馆征集档案的需要, 公共档案馆的档案征集体制在完善过程中应当遵循以下原则:

1. 围绕馆藏空白重点征收。

在开展档案征集工作前, 团队内部的工作人员必须要从本馆馆藏具体情况出发, 对于馆藏档案存在空白的以及已经收集到的档案中不全面的, 有针对性地进行档案征集工作, 并利用其他档案馆、图书馆等文化单位的指南等书面检索工具或者通过网络手段查询相关国内外研究成果, 再联系档案已收集的情况, 确定接下来本馆档案征集工作主要范围和重点。

2. 落实业务指导摸底制。

在进行档案征集之前, 要摸清档案征集目标资料的家底[4], 以便能够有针对性地开展征集工作。在征集过程中要尽量收集全面, 填补馆藏不足, 同时要充分考虑原有资料的系统性和完整性, 在原有资料的基础上加以补充, 以利于建立和完善馆藏[5]。

3. 成立专项征集团队。

针对征集工作的目标, 在档案馆一定的经费支持下, 档案馆成立专项征集团队, 建立征集工作责任制, 将责任明确到人、任务明确到人。同时, 为做好对散存在社会上的档案的征集工作, 防止档案由于人为原因和其他原因损毁和流失, 切实维护好档案的完整与安全, 需要建立制度上的法律保障, 很多省市都先后在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下, 制定了档案征集办法:辽宁省内的其他城市, 如鞍山市档案局2010年9月制定了《鞍山市档案征集办法》。该《办法》是在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《辽宁省档案条例》等法律法规的基础上, 综合《鞍山市档案管理办法》等鞍山市政府规章的相关规定, 再参照其他档案法规已较完善的省份如:安徽省、河北省、黑龙江省哈尔滨市等地的宝贵经验与作法, 结合自身的实际制定。《办法》具体规定了档案征集方式。另外, 为进一步论证《办法》的可行性与合理性, 市档案局还在全市范围内广泛征求了其他各相关部门的意见和建议, 并于7月26日在《千山晚报》和《鞍山日报》上发布了《鞍山市档案局 (馆) 征集档案通告》。《通告》的颁布受到了鞍山市社会群众的广泛关注, 先后有10余人将个人珍藏的档案资料自发的送到了市档案馆, 反响热烈。由此可见制度的保障和完善, 是档案征集工作任务完成的关键所在。

三、丰富档案征集方法

1. 档案馆加强征集立项, 开展专题征集。

各级综合档案馆结合改善馆藏结构、丰富馆藏内容的实际, 可以通过每年确定1至2个征集选题, 积极向政府争取相应的财政投入, 保证征集工作有序有效地开展[6]。2010年以来, “上海市档案馆外滩新馆通过举办《城市记忆———上海近现代历史发展档案陈列主题展》、《邓小平———女儿心中的父亲》、《做时代先锋, 为党旗增辉———建国以来上海市共产党员先进事迹档案文献图片展》等10多个展览, 征集到大量档案图片、文字档案资料”[7]。作为一向来访量很低的公共档案馆先后接待参观来访者20多万人次, 上海市档案馆外滩新馆在履行档案文件资料的查阅服务地职责的同时也已经成为上海市政府公开信息的平台, 生动形象地记录着上海城市飞速发展的记忆, 为接下来继续开展这方面的档案展览活动, 进行档案征集奠定了基础, 很值得借鉴。

2. 与相关部门谋求合作。

在省、市政府的支持之下, 也要积极地谋求与文化局、外事办事处进行合作, 共同进行档案的征集工作, 不能只靠档案馆征集处的一己之力, 通过与相关部门进行合作, 在文化活动、海外征集等活动时获得支持和帮助, 保证档案馆征集的及时性、有效性。湖北黄石市档案局通过与黄石市文化局合作, 印发《关于联合征集黄石市文化界知名人士档案和文学艺术作品的通知》, 通过采取自愿捐赠、代存代管的方法, 先后征集到湖北省书法家协会副主席、黄石市书法家协会主席夏奇星等本市的知名文化学者、书法家、画家、作家50余件优秀作品。另外, 全国劳模、黄石市人大代表潘兰英、原市人大副主任丁鹤等个人也将其保存的个人档案全部无偿捐献给档案馆[8]。这一活动的顺利开展一方面保护了本省文化名人的珍贵作品档案, 得到了本市广大知名人士的支持和响应, 另外一方面也宣传了黄石市档案馆的征集工作, 取得了省内市民主动地向档案馆捐献档案的良好效果, 有利于征集工作的进一步开展。此外, 公共档案馆可以通过利用媒体宣传, 在媒体宣传上提高公共档案馆的知名度, 在媒体宣传档案征集活动的帮助下, 调动广大市民的兴趣和参与的积极性, 共同保证档案征集工作的顺利进行。

2004年, 宁波市鄞州区人民政府发出通告:要求在全区范围内广泛开展档案资料的征集活动, 并召开全区征集档案资料工作动员大会。区内各新闻媒介积极配合征集活动, 广泛宣传档案征集工作的重要意义, 对档案法律法规知识、档案征集先进典型以及档案资料征集过程开展了跟踪报道。各级各部门档案员、义务征集员也积极参与, 调查档案资料线索, 及时上报区档案馆。当年共征集到珍贵档案资料27卷共计208份[9]。

摘要：公共档案馆的档案征集工作作为档案馆的档案工作中的首要环节, 是极为重要的一环, 本文通过大量的实例提出切实可行的措施和方法, 对公共档案馆征集工作的改革进行分析和讨论, 为促进公共档案馆征集工作提供建议。

关键词：征集工作,改革措施,档案征集

参考文献

[1].郑樵.通志[M].中华书局, 1987.

[2]沈阳市档案局.沈阳市档案局 (馆) 首次赴海外开展档案征集工作[J].兰台世界, 2011 (1) .

[3]田建良, 刘怡.郑樵“求书八法”对高校图书采访工作的启示[J].图书馆建设, 2004 (5) .

[4]广安市档案局.以档案征集为突破口打开档案资源建设新局面[J].四川档案, 2009 (1) .

[5]辽宁档案信息网.http://www.lndangan.gov.cn/lnsdaj/xwzx/sndt/content/ff8080812acc238d012ad0eebc6f0139.html, 2010.09.02.

[6]郑飞.加强档案征集工作丰富城市记忆工程[J].四川档案, 2010 (4) .

[7]上海档案局.记上海市档案馆外滩新馆开馆一周年[J].中国档案报, 2005 (6) .

[8]湖北档案信息网.http://www.hbda.gov.cn/manage/upload/html/20120223152035_3849.shtml?netyId=92&newsId=3849, 2012.02.23更新.

篇4：口述档案征集工作的开展

我国拥有源远流长的口述史学传统和无比丰富的口述史料资源，民间所藏公私档案文书数量之巨大更难以估量，但至今尚未有组织地用科学方法推进口述档案的采集、编辑和研究工作，尚未结合口述史工作对民间个人所藏的公私文书等宝贵资料进行大规模的收集和整理。为什么会出现这种状况呢？笔者认为，口述档案是一项庞大而又复杂的系统工程，并非一个人讲一个人记或录音录像就能完成的。据美籍华人唐德刚教授介绍，口述档案只是史料的一个部分而已，一般而言，作为学者型人物，他们口述的史料可用的部分不超过50％；而非学者型的人物，他们口述的史料能用的内容还不及20％；而且对一个重大历史课题，往往需要访问几十个人，其中对每个人的采访不能低于10次，这样才能满足实际需要。因此，从当前情况看，要抓好口述档案的征集和建立，至少应该把握好以下三个问题。

一、提高对开展口述档案征集工作重要性的认识

（一）口述档案的征集和建立是抢救历史史料的迫切需要。我们知道，口述档案的访录对象，绝大部分都是历史事件的亲历者或知情者。这些人如今都年事已高，对他们来说，有生之年已经不多了，对于他们过去的经历和所见所闻，也许是因为种种原因，一直未能讲出事件的真相、历史内幕或某些具体细节。现在也许条件成熟了，他们愿意讲了，而且现在还能够讲得出来。所以我们应赶快让他们讲，通过我们记录下来这些宝贵的资料。俗话说，走掉一位老人，就等于带走了一部历史，人们再也无法知晓。这样的损失每天都在不断地发生着。

（二）口述档案的征集和建立是填补历史空白的有效措施。据了解，我国大部分地区现存的馆藏档案并不能完整地记载和体现本地区的历史，尤其是近百年来的历史，由于种种因素的制约，存在着令人遗憾的空白点。比如大连地区在日本殖民统治时期，大量档案资料被日本当局销毁，现存的档案资料残缺不全；还有苏军驻旅大市（大连市的原称）十年的档案资料也是一片空白；十年文革，大量报纸杂志被停刊，知识青年上山下乡等历史资料亟待我们通过建立口述档案，用亲身经历者的回忆和几代人流传下来的信息来加以补充。

（三）口述档案的征集和建立是完善馆藏结构的重要途径。从我国各级档案馆的馆藏资料现状看，绝大多数是党政信息档案，载体以纸质档案为主，特色不突出，数量过少。而口述档案的建立恰恰可以有效地弥补这些缺陷和不足。其一，口述档案涉及的内容十分广泛，它可横贯自然、社会、人文三大领域，或反映社会的各个层面，包括普通人的生活经历。其二，口述档案的主要载体形式为声像档案，口述档案的大量生产和接收、征集，可使以纸质档案为主的馆藏状况大为改善。其三，口述档案有别于现行档案的十分鲜明的特色是它采用直接对话的形式，坦率、新颖、形象、生动，能活现历史事件或人生轨迹，并可以通俗的语言彰显地域特色。由此可见，口述档案的建立和发展将成为完善馆藏档案结构的重要途径。

（四）口述档案的征集和建立是发挥和拓展档案局馆职能作用的一个重要方面。近年来，由于我们馆藏档案资料的内容和形式不够丰富多样，致使局馆职能作用的发挥与拓展受到很大制约。而口述档案的大量生产和接收、征集，既对建立爱国主义教育基地具有重要意义，又可以为教育、教学提供教材资料，而且还可以广泛用于各种新闻媒体为社会提供服务利用，实现资源共享。

二、提高工作的针对性和有效性

从当前情况看，对口述档案征集对象的采访工作主要是两种途径，一是以人物为对象的访录；二是以事件为对象的访录。从采访工作的主要内容上看，可以涵盖民国、抗战和解放战争不同阶段的历史，民族工商业的坎坷道路、地域乡土风俗的变迁、知名人物的心路历程、建国以来的社会文化史，以及知青岁月的点点滴滴等。通过采访本地区近现代政治、经济、军事、文教、科技等各个领域中有代表性的人物或重要历史过程的当事人和亲历者，请他们忆述其亲身经历、所见所闻，通过现代化技术录音、录像、光盘等存储手段，记录、整理、恢复和再现历史的真实，为人们提供真实的历史资料。在某种程度上讲，口述档案的征集与建立，一定会给档案工作带来新的活力，在未来将成为人们文化生活当中相当重要的组成部分。

口述档案是一门严谨的科学工作，在工作中应该正确处理好这样几个关系。一是回忆录与口述史的关系。实质上二者是一样的，只是方式与工具的不同，也就是说二者的内容是一样的，只是形式不同而已。二是零碎片断的史料与系统全面叙述的关系。这两个方面都是需要的，各有各的用处，其中主要看我们要解决什么问题。当然重点要放在后者，既讲两点论，又讲重点论。三是脱口而出与深思熟虑的关系。这两个方面哪个更真实，我们要做具体分析，不能一概而论，有一个辨别真伪问题，要下功夫去伪存真，一般来说后者更好一些。现在国内出版的一些重要的口述著作，都是口述与查证档案相结合的，解决了回忆的差错和遗漏的问题，更为可靠。四是发表与存档的关系。我们搞口述档案，不能以发表为目的，但要以能够公开发表为质量要求。要注意尊重当事人，遵守有关政策规定，该保密的要保密，该报批的要报批。五是长与短的关系。从口述档案征集的途径看，无论是以人物为对象，还是以事件为对象，都有一个时限的问题，这主要是取决于专题内容的复杂程度，如有的专题需要经过长期持久地坚持下去，一年或数年才能完成。而有的专题可以在较短的时间内，甚至采访几次就能完成，发表出去，为社会提供服务利用。这就要求我们既要注重对“短平快”专题的征集，更要抓好经过长期努力才能完成的专题的征集，以便更好地保持这项工作的系统性和连续性。

三、制定切实可行的计划措施

1、前期准备。一要了解和掌握被访者的主要经历，尤其是与采访计划有关的部分，其他背景资料，及其与采访计划之间的关系，以保证工作的针对性。二要尽可能比较充分地掌握与采访计划、被访者经历相关的专业知识，或至少应具备与此相关的主要知识，包括重要的专业词汇、重要的人物、事件等，以保证采访工作具有较强的科学性。三要学习并掌握采访工作的基本技巧，并通过正当的途径基本了解被访者的性格脾气、谈话特点等，以保证史料的真实性。四要注意采访的时间与内容的适当安排，每次采访的时间一般以两三个小时、一至两个话题为宜，但可根据话题设计的问题多一些。

2、采访过程。一是在被访者完全自愿的前提下，向被访者说明建立口述档案的目的和实施程序，以及将要进行的特定计划、目标和特定用途，并与其共同签订具有法律效应的合作协议。二是采访中应随时请被访者提示年代、月份、日期，人名、地名以及其他专用名词，采访者应根据提示随时笔录，并经核对无误后留待整理文稿时参考。三是在采访中如有不明之处，采访者应将问题即时笔录，一般不要打断被访者的话，被访者讲完后再行提问。四是在采访过程中，或在与被访者相处的其他场合，应尽量避免就访谈内容的出版、媒体制作、科研利用乃至商业价值等问题，向被访者做出采访者无法实现的任何形式的承诺，以及其他可能或已经违反采访协议的承诺。五是自始至终尊重被访者，包括人格和隐私等方面，并与其建立正当的相互信任的密切合作关系，当被访者出于某种原因拒绝讨论某些话题时，应尊重其个人意愿，如因此而严重影响采访计划的实施时，可在协议许可的范围内采用适当的办法解决。六是在条件许可的情况下，可以进行超越采访计划范围的尝试，扩大话题，增添其他可能有各种价值的内容。七是每次采访均应有完整的采访记录。采访记录由“采访记录表”和“采访记录”两部分组成，“记录表”将存档备案。如采用录音或录音、录像相结合的形式，采访前应对采访器材进行必要的检查，以防止采访途中器材出现故障，影响工作。另外，应对采访的全过程，以及谈话的内容做纲要式的文字记录，以利于采访内容的后期整理、制作工作。

3、采访记录整理。一是整理采访实施情况，内容包括采访时间、地点、采访对象（基本情况）、采访人员、采访问题、谈话方式、采访结果。二是对采访记录的内容确定无误后，请被访者审阅后签字。三是采访记录整理后，务必打印成稿，交口述人审核后签字盖章，然后交采访者单位存档，并商议出版或发表事宜。

参考文献：

1、梁启超：《中国历史研究法》,上海古籍出版社1987年9月。

2、翦伯赞：《史料与史学》，北京大学出版社1985年9月。

3、台湾《传记文学》45卷4期，1984年。

4、《史学理论》1987年第4期，1995年第2期。

5、《口述历史丛书》，台湾中央研究院近代史研究所编，1982年。

篇5：麻阳名人档案征集范围

为了加强麻阳苗族自治县著名人物档案、资料的收集、管理和利用，最大限度地发挥名人档案的社会效益与经济效益，使名人档案资源在促进经济社会发展中发挥更大的作用，县档案馆决定向社会各界广泛征集麻阳籍名人档案。

一、麻阳名人是指历代在麻阳政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等领域取得较大成就，产生了较大影响的人物及本行政区域外的麻阳籍著名人物，主要包括：

（一）担任过副省级以上党政领导职务或相应级别的领导人；

（二）被授予少将以上军衔或担任过正军职以上领导职务的军人；获中央军委英模荣誉称号的英模人物，其他具有一定社会影响的著名军人；

（三）国家、省命名的英雄模范人物、“五一”劳动奖章获得者，具有重要影响和名望的优秀企业家、实业家；

（四）担任中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者，国家最高科学技术奖获得者；

（五）在国内外有重要影响、成就突出的文学家、艺术家、教育家；

（六）奥运会奖牌获得者，亚运会及其他重大国际体育比赛项目冠军、亚军及在国内外知名度较高的运动员、教练员；

（七）著名社会活动家，宗教界著名人士，著名民间艺（匠）人；

（八）长期在麻阳工作活动过的著名华侨领袖、著名外籍华人；

（九）对国家和社会有突出贡献、在国内外有重要影响的其他著名人士。

二、名人档案是指名人在长期的工作、学习、生活中形成的，具有保存、利用价值的，不同载体的各种文字、声像材料和实物。

三、名人档案收集内容：

（一）反映名人经历及其主要活动的传记、回忆录、履历表等；

（二）反映名人职务活动的文章、报告、手稿、演讲稿、工作日记等；

（三）反映名人成就的专著、论文等作品及研究成果；

（四）社会对名人研究、评价的资料；

（五）与名人有直接关系的各类证书、奖章、信函、谱牒、纪念品等；

（六）反映名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等；

（七）名人口述的历史资料；

（八）名人收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品；

（九）其他有保存价值的档案资料。

四、名人档案的收集形式：

（一）依据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》及其他法规进行收集；

（二）有关单位依据国家规定向县档案馆移交名人档案；

（三）档案所有者向县档案馆捐赠、寄存名人档案资料；

（四）对其他档案馆、有关部门保存的名人档案进行复制或交换；

（五）对散存在县内外、境外的名人档案进行征购、复制或交换；

（六）其他由县档案馆与档案所有者商定的收集方式。

五、名人档案交接程序

（一）县档案馆收集名人档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制清单一式两份，县档案馆与移交单位或个人各执一份。

（二）单位、个人向县档案馆移交、捐赠名人档案时，县档案馆向移交、捐赠者颁发移交或捐赠证书。

（三）向县档案馆寄存的名人档案，县档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议，并颁发寄存证书。

六、名人档案的利用

（一）凡捐赠进档案馆的档案资料全部归国家所有；

（二）名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益；

（三）名人档案一般不对社会开放。档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，在对外提供利用时进行保密或限制使用，档案馆将按国家规定向社会提供利用；

（四）个人捐赠或寄存的名人档案，如本人或家属有明确要求，可对其中需要保密的部分进行保密控制，名人本人或已故名人家属对其档案的利用范围有权提出意见，档案部门应当尊重其意愿。

（五）对捐赠和寄存名人档案的单位和个人，档案馆尊重他们的意见和要求，对其中需保密的部分进行保密或控制利用。

篇6：谈名人档案的征集和利用

永载史册

------谈名人档案的征集和利用

曹丽萍

（杭州广播电视大学，浙江 杭州 310012）

（浙江大学档案研修班学生，浙江 杭州 310028）

【摘要】名人档案作为档案的一个独立门类，是反映名人在一生各个时期的工作、学习和生活中直接形成的，具有保存和查考利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像资料和实物的综合体。名人档案具有私人档案性质。名人档案的收集、整理、保管、利用一般不为人们所重视，本文对这方面的问题进行探讨。

【关键词】名人档案 征集 利用

名人档案（著名人物档案或名人全宗档案）主要指名人在一生各个时期的工作、学习和生活中直接形成的，对国家和社会具有保存和查考利用价值的，不同载体的各种文字、图表、声像资料和实物的综合体。名人档案具有私人档案性质，是各界名人脑力劳动的产物，一位名人所形成的档案材料应作为一个全宗。名人在某一学科、领域、行业做出过巨大贡献，产生巨大影响，并得到社会和历史认可，名人档案是档案的重要组成部分，是国家档案的精华部分，它不仅记载了个人奋斗的历史，是反映名人真实面貌的重要史料和凭证，而且名人档案还是党和国家的宝贵财富，从不同侧面综合反映一定历史时期的社会面貌。本文对名人档案的收集、整理、保管、利用提出一些粗浅的看法，与读者共同探讨。

一、名人档案的特点

名人档案以“人物”为中心，名人档案工作是围绕某一名人而展开，名人档案收集的重点，应该反映在“人物”知名度的实绩、能力、学术等材料上。名人档案集多门类、多载体档案为一体，即名人档案集人事（或干部）、文书、科技、专业档案等为一体，同时又把纸张、声像、实物档案融合在一起，因此，在整理、保管、利用时，要考虑各自档案与载体自身特点与要求。名人档案具有较强的动态性，时间跨度大，材料须不断补充，因此，在立卷归档时要留有余地。

名人档案全宗具有三个共同特点：一是数量多，每个全宗的案卷都在30卷（册）以上，其中成果类的案卷占一半以上。二是质量高，以原件为主。其中有编著的论文、著作、调查报告、书法作品等手稿，有获得各级奖励的荣誉证书、证章等原件。三是内容丰富、时间跨度大，档案载体形式多样，有纸质、胶片、照片、磁带、磁盘、光盘及证章、横幅、锦旗等实物。

另外，名人档案具有分散性、保密性、珍贵性、增补性等特点。

二、名人档案的征集对象及归档范围

1、名人档案的征集对象

名人是指历代和当代的政治、军事、经济、科技、文化、体育、宗教等各界具有重要影响的领导人（官员）、专家、学者、社会贤达、英雄模范、体坛名宿及其他重要人物。

确定名人范围是征集名人档案、实行分级管理的前提。由名人的涵义可以看出，名人的成就和贡献、名人的影响力是衡量名人的主要标准，名人的成就和贡献以及影响力的大小，决定了其知名度的高低。因此，名人可按行政区域分为国家、省、地（市）、县级名人，也可按专业领域划分为社会、政治、经济、科技、文化等阶层名人。

2、名人档案的归档范围

（1）书表：反映本人生平历史的各类书表，如参加党、团组织的申请书、志愿书，个人履历表，专业技术职称呈报表、出国学习登记表、工资级别审批表、体检表等。

（2）证件：本人获取的各种证书，如出生证、学生证、工作证、身份证、申请书、结婚证、学历证、学位证、专利证、会员证、离退休证、兵役证、个体营业执照等证件。

（3）自传性材料：本人撰写的自传、传记、日记、个人回忆录、报告文学、事迹介绍、工作笔记、思想总结、汇报、自我鉴定等。

（4）任免奖惩性材料：有关领导职务的任免通知、委任状、职务任命书、聘书、奖惩通报、奖状、奖杯、奖品、喜报、荣誉证书、证章、领导题词以及各种学术科研成果的获奖证书等。

（5）文件材料：本人出席各种重要会议的通知、工作报告、文章、演讲稿、讲话、代表证、典型发言材料，工作笔记、学术思想手稿、鉴定等。

（6）学术性材料：本人撰写出版的各种著作、译著、正式出版的教材、论文、参考书、重要讲义、重要讲稿、手稿（学术方面的）、专利材料和其它文艺作品如诗歌、散文、小说、剧本、戏曲、绘画、书法、摄影以及各种设计图纸、创造发明、科研成果等，包括论著、文艺作品的手稿。为其他书籍撰写的前言、后记、纪念文集。

（7）社会评价材料：广播电视新闻报道，报刊杂志的介绍、国内外专家、学者对名人的评价材料。他人对其所作的传记、回忆录、先 进事迹的宣传以及有关报刊对其论著或文艺作品的评价分析文章。反映名人成就的作品及研究成果，社会对名人的研究、评价材料。

（8）通讯材料：能反映名人社会活动、国际交往的、学术方面有保存家价值的来往书信、便笺、电报、电话记录、通知等。

（9）声像材料：参加国务或政务活动、院务活动、学术活动、外事活动、院外活动、家庭生活中与本人有关的照片及个人生活的照片、底片、录音、录像、影片、磁盘、光盘等。

（10）悼词、唁电类：遗言、遗嘱、名人逝世后形成的唁电、唁函、悼词、追悼会签名册、纪念文章、纪念活动的照片等声像材料。

（11）其它材料：名人收藏的有重要保存价值的各种图书、资料、字画作品、礼品、纪念品，名人使用过的具有保存价值的实物、用品以及赠送给名人的礼品等，名人的口述历史材料。反映名人健康状况、个人爱好、生活点滴的材料。名人毕业撰写的全部论文，与名人有关的家庭背景、家族历史材料。

三、名人档案的收集、整理、保管

1、名人档案的收集

名人档案的收集是建立名人档案工作中最关键的一个环节，基本要求是齐全完整。它不但为整理奠定材料基础，而且材料收集是否丰富，直接关系到名人档案建立质量，收集也是建立名人档案工作中最难把握的一个环节。

名人档案收集的原则：名人在工作、学习、生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的，具有查考、利用价值的各种载体的材料均 应收集归档。单位各部门和工作人员保存的名人需归档的材料须交本单位档案管理部门保存；名人本人及已故名人家属保存的各种奖状、证书、聘书、字画、实物等，在自愿的前提下归档保存。

名人档案的收集主要包括三大方面：一是反映本人各方面情况的最基本材料。主要包括本人工作、生活、社会活动中形成的原始记录，由自己填写或撰写的文字材料，组织上对其进行考察形成的文字材料，以及有本人形象、声音的声像材料。二是能反映或影响其生活、工作、社会活动的条件、环境状况的补充性材料。主要是与其有密切关系的亲属社会关系方面的材料。所在工作单位的材料以及他人撰写的与其有关的文字材料。三是各级组织部门或宣传机关为其发出的认定性材料。主要是文件、证件结论性、宣传评介性文字材料。

名人档案的收集、归档、立卷须经本人同意，实行集中管理、利用。收集形式以征集为主。依据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规进行选集；档案馆对名人档案摸底登记，有计划地主动开展征集工作；欢迎档案所有者向档案馆捐赠、寄存、出售（应以捐赠为主）；对其他档案馆、其他机构或部门保管的名人档案进行复制或交换目录；对流散在外的名人档案进行征购、复制或交换；有关机关、团体、企事业单位及个人依据国家规定向档案馆移交；档案馆与档案交献者协商议定的其他征集方式。

名人档案征集的途径：一是向著名人物所在工作过的单位和组织征集；二是向著名人物自身征集；三是向其亲朋好友征集；四是对已亡故名人，及时接收其个人人事档案，作为名人档案的补充；五是通 过图书馆索引向各级图书部门征集。

注意征集名人档案的口述档案。对于著书立说方面较少的名人，除了征集反映名人事迹的出版物、书籍、剪报等材料之外，还应注意征集他们的口述历史材料，以填补名人档案在文字、音像材料方面的不足。

已建立全宗的名人，名人档案形成者或捐赠者须将新形成、新发现的档案，及时送交档案馆，保持档案资料的完整与安全。一般一、二个向档案馆移交一次，重要档案可随时移交。

2、名人档案的整理

名人档案整理的原则：遵循名人档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映名人工作、学习、生活的本来面貌，便于保管和利用。

名人档案以人物为单位进行整理，整理工作的步骤：分类、组卷、档案排列、编号、编制检索工具。

名人档案作为独立门类，以每个名人为单位设立名人档案全宗，给予全宗号，一个名人的档案为一个全宗。名人档案的分类采用人名------问题（同归档范围）分类法，也可采用问题------年代分类法，名人档案按类组卷。根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或若干个案卷。名人档案应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐，并编制《著名人物档案全宗情况说明》，案卷目录和卷内文件目录。

名人档案的分类应从全宗内档案的实际状况和便于管理的基本要 求出发，首先将材料分成三大类：文字类、声像类、实物类。第二步按种类分，文字类可分为书表、社会评价、通讯等种类；声像类可分为照片、录音、录像、影片、光盘等种类；实物类可分成证书、证章、聘书、著作等种类。第三步按子类分，例如，声像类的照片又可分成个人历史照片、公务活动照片等。这样，既利于操作，又便于管理。合理分类，科学管理。

名人档案可以采用两种方法编制案卷目录，第一种方法每一本案卷目录中的每一名人按案卷顺序编写大流水号，另一种方法，在目录本中，每一个名人都编一个案卷顺序号，这样每一名人在增加材料时可以随时连接案卷顺序号。

3、名人档案的保管

名人档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保名人档案的完整、安全与有效利用。

名人档案的保管原则：档案馆内设名人库，名人库是永久保管名人档案的中心，对名人档案集中保管，专人负责，专柜存放，档案馆对名人档案专库进行科学管理，确保档案安全，名人档案以集中成套保管为宜，保管期限为永久。

名人档案管理的具体范围是：制定名人档案的收集计划并组织实施；制定名人的具体范围；建立名人和名人档案入库登记手续；负责名人档案的收集、整理、保管和提供利用服务；撰写名人史志；开展对外交流活动；开展其它相关工作。

档案馆应定期或不定期对各自拟定的入库名人范围进行馆际交 流，明确职责分工，力求在名人档案收集权限和归属管理的问题上取得协调统一。

凡捐赠进档案馆的档案资料全部归国家所有；凡向档案馆捐赠档案的个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆将负责维护其合法权益；凡涉及知识产权的档案资料，遵照《知识产权法》予以保护；捐赠档案资料者，档案馆将视其捐赠档案资料数量及珍贵程度给予奖励，并颁发荣誉证书；对于确有价值，本人不愿捐赠的档案资料，档案馆在征得本人同意后，可以收购；对于确有价值，本人不愿放弃对档案资料的所有权与处置权的，档案馆可实行寄存代管服务。

明确名人档案原件归属是征集名人档案实行分级管理的关键。档案馆征集名人档案产生纷争的焦点是征集和复制难度较大的档案原件的归属问题。根据全宗不可分散原则，为了保持全宗的完整系统性，同属一个名人全宗的档案（含原件）应由档案馆征集，但又不能由此而限制其他档案馆征集名人档案的复制件及其他有价值的出版物。

名人档案材料与文书、科技、专题和声像档案有交叉的，以文书、科技、专题和声像档案为主，也可以采取多套制、复制或备考表注明的办法分别归档。

各单位档案部门应当定期检查名人档案的保存状况，对破损、变质的档案应及时修复或复制。档案部门应建立名人档案数量、质量统计制度，每年对档案的接受、拆阅等情况进行登记、统计。

四、名人档案的利用 “名人效应”决定了名人档案具有很高的开发利用价值。为名人建档，是尊重知识、尊重人才的表现。

名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。名人档案一般不对社会开放。档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，在对外提供利用时进行保密或限制使用，档案馆将按国家规定向社会提供利用。个人捐赠或寄存的名人档案，如本人或家属有明确要求，可对其中需要保密的部分进行保密控制，名人本人或已故名人家属对其档案的利用范围有权提出意见，档案部门应当尊重其意愿。对捐赠和寄存名人档案的单位和个人，档案馆尊重他们的意见和要求，对其中需保密的部分进行保密或控制利用。向档案馆移交、捐赠、寄存名人档案的单位和个人对其档案享有优先利用权或免费服务。利用名人档案的单位和个人，应当确保档案完整与安全，不得拆阅卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制。名人本人、亲属可查阅、借阅及复印，其他人若要查阅、借阅需征得名人本人及亲属同意。

档案部门应当编制必要的检索工具，为名人档案的利用提供方便，并注意收集利用效果，进行利用效果登记。

名人档案的服务形式：向有关部门提供名人档案利用及咨询服务；与有关部门联合开展名人研究学术活动；配合宣传教育及其它纪念活动，举办名人档案展览；为专家、学者从事学术研究提供咨询服务； 为文学艺术界创作提供档案利用服务；依据国家有关规定，向境外提供名人档案复制件。

五、结束语

名人档案较多地反映了政治、经济、军事、科技、文化、体育、宗教界著名人物的活动，且全宗内有很多的照片、录音、录像、磁带、磁盘、光盘、实物等，改变了档案馆馆藏结构单一的状况，而且能更好地体现馆藏的政治、经济、军事、科技、文化等特色。