管理公文

2024-04-29

管理公文（精选6篇）

篇1：管理公文

公文管理办法

第一章

总

则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据国家和 XXXX 公司（以下简称集团公司）有关规定，制定本管理办法。

第二条

公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书，是依法开展经营管理活动的重要工具。

第三条

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商务秘密的安全。

第四条

办公室是公司公文处理的主管机构，负责建立健全公司公文处理的有关规章制度，审核公司对外发布的重要公文，执行并督促、指导公司各单位执行有关公文处理规章制度的情况。各单位具体负责执行公司有关公文处理规章制度，并结合本单位特点，建立和完善有关公文处理的要求和形式。

第五条

公司各单位负责人应当高度重视公文处理工作，严肃认真地遵守本办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查，建立健全公文核稿、把关制度。

第二章

公文种类和形式

第六条

公文种类主要有：

一、请示：适用于向上级请求指示、批准的事项。

二、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议。

三、决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项等。

四、会议纪要: 适用于记载和传达会议情况、议定事项。如下发执行，用通知印发或转发。单独印发会议纪要可不加盖公章。

五、通知：适用于转发上级、不相隶属单位的公文，批转下级的公文，传达会议决议的事项、要求下级办理和需要阅知或执行的事项，任免、聘用干部等。

六、批复: 适用于答复下级请示事项。

七、意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

九、公函、便函: 适用于向平行单位或不相隶属单位询问、洽商工作、答复问题。

第七条

公司公文形式主要有：

一、公司文件（见附件一）

（一）主要用于发布公司基本规章及其实施细则或办法；宣布实施公司重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；（二）用于对外发布重要事项或法定事项；（三）用于向上级单位报告、请示工作；（四）用于印发公司领导的讲话或指示，发布带有普遍指导意义的文件等；

（五）用于公司发布专项业务及行政性文件；（六）用于转发文件，发布需要阅知和办理的事项、有关行政事务的通知等。

二、公司函（见附件二）

用于涉及面小，需以公司名义联系或答复的事项。

三、公司简报（见附件三）

用于反映公司一般政务、业务情况和经营管理情况。

四、内部情况反映（见附件四）

用于反映公司内部经营管理情况，且发放范围仅限于公司领导或有关部门的事项。

五、会议纪要

用于记录公司各类会议情况、议定事项等。

第三章

公文办理程序与要求

第八条

公文办理分为收文和发文。

第九条

发文办理

一、发文程序：拟稿人拟稿---所在部门负责人核签---（公司有关部门会签)---公室统一编写发文号、登记、核(审)稿---公司领导签发---拟稿单位复印---办公室加盖公司印章---封发。

（一）拟稿：以公司名义行文、代上级单位拟稿、向上级单位请示报告、公司内部请示等必须使用内部请示或发文稿纸，续页正文应为电脑打印稿。

1、公司文件使用公司发文稿纸报批（见附件五）； 2、公司内部请示、报告、简报等一般使用公司内部请示报告稿纸报批（见附件六）；（二）初核：公文拟好后，由拟稿部门领导核稿把关；向公司报送的文件须经拟稿部门分管副总经理核稿签字。核稿内容包括公文格式、文字、内容等是否符合国家的法律法规及公文处理的有关规定，发现问题应及时进行修改或重拟，由核稿人在初核栏签字并注明日期；（三）会签：如文件内容与公司内其他部门业务有关，经拟稿部门领导核稿后，由拟稿部门送相关部门会签，会签部门应根据岗位职责签署明确具体的意见；会签意见文字应工整清晰，超过 15 字以上者原则上应另纸书写附上；（四）复核：办公室负责公文核稿。根据公文处理办法的规定，对公文进行全面把关，发现问题及时与拟稿部门联系。如无明确具体意见或差错较多、字迹太乱，将退回拟稿单位重办或抄清；如多个会签部门之间、会签部门与拟稿部门之间意见严重分歧，一般应由拟稿部门与会签部门协商妥善解决，解决不了的应按公司有关规定和程序研究解决。

（五）编号、登记、呈阅：对复核无误的公文进行编号（公司内部请示报告由各部门自行编号）、登记，并经总经理秘书统一呈报有关领导阅批。公司文件编号为：“XXXX（年

份）（各部门代码）字第（公文拟稿人编号/公文序号）号”（见附件七）；简报、内部情况反映、会议纪要等其它文件由办公室统一编号；规章制度由办公室统一编号并发布执行，关于下发规章制度的通知统一按“XXXX 规字”编号。

（六）签发：公司文件应由公司总经理或副总经理据职责分工签发；拟稿部门凭公司主管领导的签发稿重新打印完稿，由办公室最终审稿后，加盖公司印章并封发。

（七）存档:凡以公司名义发文稿件，经公司领导批示后，复印件退拟稿部门存档，办公室留存一份原件。

第十条

收文办理

一、收文程序：公司接收的外来文件、资料、刊物、简报等，由办公室按程序及公司领导、各部门职责分工批分。

二、文件处理（一）凡要求办复的文件，各主办部门自接到文件之日起，一般应在五个工作日内办理完毕；有时间限制的，要在规定的时间内办复。

（二）凡公司工作人员的署名信件，不予拆封，原件照转；来件注明部门收的原件，交相关部门签收。

（三）所有挂号信件和特快专递件，经办人都必须在挂号清单上签收。

三、催办和查询（一）需要办理的文件，各承办部门要指定人员及时督促检查办理情况，防止积压和延误。

（二）公司领导交办的文件，由办公室负责督促检查办理情况；

（三）报送集团公司领导的请示，需了解审批情况时，由办公室负责统一联系；其它有关业务内容的请示，由各有关职能部门与集团有关对口部门联系。

（四）如遇紧急情况，经请示同意后，文件的送取由拟稿部门指定人员办理。

第四章

公文格式与行文规则

第十一条

行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，并以此为依据行文或处理公文。

第十二条

公文格式：公文一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成（见附件一）。

一、发文单位，要用全称或规范的简称。联合行文，应将主办单位排列在前。

二、紧急程度，除平件无需标明外，应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急”字样。

三、秘密等级，涉及国家及公司秘密的文件，应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。

四、发文字号，包括年份、单位代字、顺序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。

五、签发人，是最后签署意见，对草拟文件表示认可、准予印发的领导人。

六、标题，应准确简要概括公文内容，标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送单位，是行文对象，也是收受、办理公文的单位，即直接受文单位，要写全称或规范化简称、统称。

八、抄送单位，是同公文内容有关，需知道或协作的单位。

九、公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

十、印章，公文除会议纪要、简报、内部情况反映外，一律加盖印章。

十一、成文时间，以最高级别的领导签发的日期为准。

第十三条

公文行文规则

一、公司各部门为联系工作，商洽业务，可以以公司名义向外部有关单位报送文件。向集团公司或其它上级单位报送文件，应根据上级单位的要求和文件内容、种类等分别报

送。上报文件，一般不要超过 3000 字，如确需超过的，要写出摘要。

二、公司内部各部门之间对有关问题未协商一致，不得对外行文。

三、一般情况下，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越过的部门。

四、请示应一事一文，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应用抄送形式。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不得同时抄送下级单位。

报告中不得夹带请示事项。

五、要求上级单位批转的事项，应代拟通知稿；转发上级单位的文件，不再同时报送上级单位。

第十四条

公文拟稿要求: :

一、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

二、情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，格式规范，篇幅简短。

三、公文内容与公文种类相符。

四、国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

六、审核、修改文稿，应使用钢笔或毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水笔书写。

七、需要统一的写法：原则上公文题目字体为黑体小 2 号字，正文字体为仿宋 4 号字；章节层次序数依次为:第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”（见附件一）。

八、公文用纸一般采用国际标准型 A4 纸，左侧装订。

第五章

其它

第十五条

公文的立卷、归档和销毁按公司《文件档案立卷归档管理办法》执行。

第十六条

本办法由办公室负责解释，修改亦同。

第十七条

本办法自发布之日施行。

附件一

XXXX 公司 XXXX（）

字第号：（仿宋体 4 号字）

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

X X X X（主送机关）（仿宋 4 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字、每行 30 个字）(仿宋 4 号字)X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX

（若有段落，应按以下层次分段）

一、

（一）

（1）…

… 2.3.… …

（二）… … 二、… …

附件：

（若无附件，可省略）

****年**月**日（日期应使用简化汉字）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件二 XXXX 公司

XXXX 函（）

字第号

附件三 XXXX 公司简

报

第期

年月日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件四 XXXX 公司内内部情况反映映

第期

****年**月**日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件五 XXXX 公司发文稿

XXXX（）

字第号缓急密级签发：

会签：

主送：

抄送：

复核：

初核：

拟稿人：

拟稿单位：

电

话：

打印份数：

****年**月**日附件：

标题：

（正文附后）

附件六

X XXXX 公司

内部请示报告

XXXX（）请字第号领导批示：

标题：

会签部门：

签报人：

****年**月**日呈报单位：

经办人：

电

话：

****年**月**日

篇2：管理公文

根据国家行政机关及铝业公司公文处理办法，为确保我厂公文收发工作能准确、及时、安全、规范地进行，促进我厂各项工作顺利开展，提高工作效率，特制定本制度。1职责

1.1厂公文的撰写、校印、用印、收发、立卷、归档等工作，按行政系统和政工系统归类管理，分别由综合工作部和党群工作部负责办理。

1.2对厂影响较大，涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须经厂长和党总支书记批准签发。

1.3对厂影响重大的事项，可采取党、政联合行文的办法发布安排。

1.4厂各单位都必须严格执行厂的公文处理程序，做好职权范围内的公文管理工作。2原则

2.1公文是厂在管理过程中形成的具有约束力、教育功能、交流效用、行业规范体式的公务文书。

2.2行文前要深入调查研究，行文要少而精，注重效用，做到及时、准确、安全。

2.3公文管理要达到规范化、制度化、科学化。

3公文种类

3.1.正式文件包括：

3.1.1决定、决议

对厂重要事项做出安排用“决定”。

经厂会议讨论通过要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。

3.1.2公告、通告

厂决定的重要事项，需向外宣布用“公告”。

厂决定在一定范围内公布应遵守或周知的事项用“通告”。

3.1.3通知、通报

要求各车间（部室）办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。

表扬先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况用“通报”。

3.1.4报告、请示

向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议、答复上级单位的询问用“报告”。向上级单位请求指示、批准，并需要批复的用“请示”。

3.1.5批复、函

下级单位提出请示后，答复请示事项用“批复”。

各单位或与不相隶属外单位之间联系业务、商洽工作、询问或答复问题用“函”。

3.1.6纪要、简报

传达重要会议事项和精神，要求各单位共同遵守执行的用“纪要”。

就某项工作或某一事项向外反映的用“简报”。

3.1.7安排、规定

就某一阶段或某项工作，要求下级执行的用“安排”。

就某一系统或某项工作，要求各单位或员工共同遵守执行的用“规定”。

3.1.8意见、议案

对重要问题提出意见和处理办法用“意见”。

厂行政向厂职工代表大会或主席团提请审议事项用“议案”。

3.2一般文件：即非红头文件

3.2.1机关事物公文，包括计划、总结、调查报告、研究方案和可行性研究报告等。

3.2.2经济工作公文，包括调查报告、审计报告、招投标书、合同、协议、广告、说明书等。

3.2.3技术工作公文，包括作业规程、技术措施、产品试验报告等。

3.2.4礼仪类公文，包括贺电、贺信、表扬信、感谢信、请柬、祝词等。

3.3简报类公文，主要是传递信息、报道新闻、交流经验、摘编资料等。

4公文格式

4.1公文一般由文件头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄报单位、抄送单位、打印份数、公文管理机关或主办单位、印发时间、校对和打印人等。

4.2公文标题：一般包括发文单位、事由和文种三要素。发文单位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。标题中除法规、规章制度和加书名号外，一般不用标点符号。

4.3发文字号应包括厂代字、年份、顺序号

党总支文件：兆丰铝业电厂党发[XXXX]XX号。

行政文件：兆丰铝业电厂发[XXXX]XX号。

工会文件：兆丰铝业电厂工发[XXXX]XX号。

团总支文件：兆丰铝业电厂团发[XXXX]XX号。

综治文件：兆丰铝业电厂综治[XXXX]XX号。

4.4秘密文件还应标明“秘密、机密、绝密”字样保密等级。

4.5签发以厂领导的签发日期为准。

4.6主送单位：主送单位一般顶格写在正文之前。上行文为被请示、报告的上级单位，一般只标明一个单位，如需其它单位周知的可采用抄报和抄送的形式。下行文为执行文件的下级单位，主要有决定、指示、公告、通知、通报、安排、意见、批复、会议纪要等。平行文为有工作联系的不相隶属的单位，主要有议案、函。

4.7正文是文件的主体，要表明文件的具体目的、内容和所要落实的事项，如有附件，在正文后标明附件名称和顺序。

4.8发文单位，也称落款，应写单位全称或规范的简称。

4.9盖印表明文件生效，盖印时要用力均匀，做到“骑年盖月”。会议通过的文件，还应在标题后注明会议名称和通过日期。

4.10在发文日期下方还应标明主题词、抄报、抄送单位、印刷份数、存档份数、校对和打印者等。

4.11公文用纸、用字、序号

4.11.1公文用纸

公文用纸一般统一采用GB/T148中规定的A4型纸（如有表格需要可采用A3纸）。

4.11.2公文用字

文件标题一般用黑体二号，正文标题用黑体小二号，正文副标题用黑体三号，正文用仿宋三号，正文小标题用仿宋三号、加粗，公文行距为1.5倍行距，主题词用黑体小二号。

4.11.3公文序号

公文一般除制度、办法的结构层次序号用章、条、码外，其他结构层次序号第一层用“一”，第二层用“

（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

页码统一用阿拉伯数码，放在页面中下方。

5厂发文主要内容

5.1公布重要规章制度。

5.2转发上级文件或根据上级文件精神制定的本单位文件。

5.3公布本单位体制机构变动或干部任免（聘免）事项。

5.4公布、安排本单位的重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等决定。

5.5发布有关奖惩决定和通报。

5.6其它有关本单位的重大事项。

5.7对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定。

5.8对兄弟单位联系有关厂重大生产、技术、人力资源、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

5.9除上述发文内容外。其它一般的日常生产、工作安排等事项应按有关制度办理，经厂分管领导批准后，由业务主管部门书面或口头通知执行，一般不用文件发布。

6发文程序

6.1各部室需要发文，应依据党的方针、政策和国家法令、上级指示和我厂工作实际需要草拟文件初稿。

6.2草拟文稿必须从本单位角度出发，做到实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅力求简短,积极推行用电子版。如果是书写，要求工整干净，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

6.3文稿拟定后，部室拟稿人在发文流程里需填写发文卡，详细写明文件标题、发送范围、印发份数、审稿人，标定日期和密级。递交部门领导审核文稿（对文稿内容、质量负责）。

6.4部门领导审核后的文稿，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。

6.5需经会签的文稿，应在单位领导签发前送有关会签部室进行会签。文稿会签后，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。需要会议研究的文稿，由撰稿部室征求分管领导意见提前以邮件形式发给副总以上领导和相关部室负责人，经厂会议集体研究后，按照会议研究的结果有撰稿部室修改文件，经厂主要领导审定批准签发。会议研究的文稿，不再走会签程序。

6.6经单位领导批准签发后的文稿递交综合工作部机要员，机要员应根据有关文件规定对文稿的字体、格式、错漏等进行修改审核，修改无误后以厂OA形式对文件进行打印下发至厂属各单位。

7文件的接收及传阅

7.1凡外来本单位的一般性文件（除厂领导亲启的外）均分系统由厂机要员登记签收拆封，机要文件和机密邮件只能签收不能拆封，需交部门领导妥善处理。在签收和拆封时，收发员需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件要查明原因，如是机要文件、密件开口和国外信函邮票被撕等情况，收发秘书应拒绝签收。

7.2对上级机要部门发来的文件，要对信封、文件、文号、机要编号进行“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

7.3综合工作部机要员对上级来文拆封后要及时进行登记，并扫描传阅。单位领导亲启的公函文件启封后，也应分别交综合工作部办理正常登记、传阅等其它手续。

7.4厂外出人员开会带回文件及资料应及时交综合工作部机要员登记编号归档或传阅等，不得个人保存。

7.5为加速文件运转，避免文件积压误事，一般应在当天或第二天阅签完毕，紧急文件必须即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带往公共场所或家中，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

7.7机要员应催促有关领导等人员抓紧时间阅读文件，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签字以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”等指示，应责成有关部门部室和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

7.8文件阅完后，综合工作部机要员应及时进行归档保存。

7.9综合工作部机要员对文件负有催办督办责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需查阅，应按照有关保密规定，并征得综合工作部部长同意后，予以复印或摘抄，原件及时归档。

8文件的借阅和清退

8.1各部室因工作需要借阅一般性文件，需经本部门负责人签写借条后，到综合工作部或党群工作部进行借阅，对有密级的文件须经综合工作部（党群工作部）负责人同意后方可借阅。

8.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不允许拆卷和在文件上批注。

8.3综合工作部机要员对承办的公文应抓紧催办，并定期对己经办妥的文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作，一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

9文件的保密

9.1文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级

9.1.1绝密是最重要的秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的秘密，泄露会使本单位权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般性秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受损害。

9.2保密措施

9.2.1各单位要指定一名责任心强的同志负责本部门文件的保管和保密等工作。

9.2.2严守秘密，不得以任何方式向本单位内外无关人员散布、泄漏本单位机密或涉及本单位机密。

9.2.3严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令。不准带秘密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

9.2.4 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经厂领导批准，并按规定办理秘密文件借用登记手续。

9.2.5 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经厂领导批准后办理。复制秘密文件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。

篇3：电子公文的归档与管理

《电子公文归档管理暂行办法》要求公文形成部门在公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器;为保证真实性, 要求在系统中设置符合安全要求的操作日志, 实时记录电子公文的操作人员、时间、设备、项目、内容;对归档电子公文要求核对内容、签章, 审核收发登记表、操作日志, 检查相关信息和软件无缺损, 纸质文件与相应电子文件内容、形态一致, 处理过程无差错, 未被非正常改动。

为了长期保管, 《电子公文归档管理暂行办法》要求, 归档与接受部门要对电子公文存储载体及其技术环境进行检验, 载体要保持清洁, 无病毒侵入, 无损伤;存储载体应符合保管期限要求, 一般不进行数据加密, 必须加密的公文, 其解密软件要一并归档;归档电子公文按本单位档案分类原则进行分类, 使用耐久性好的存储载体, 进行一式两份拷贝, 分别用于封存和查阅。为了方便移交电子公文, 可以通过公文传输网络进行交接, 也可以交接存储载体。为了有效管理, 需长期保存的电子公文, 要在每一个存储载体上同时保存符合规范要求的机读目录;在完成公文归档移交后, 文件形成部门至少还要保存归档电子公文一年, 以备不测。电子网络系统, 特别是涉及档案部门的事情, 安全保密总是第一位的。为了安全保密, 对于通过网络利用档案必须采取稳妥的身份认证和严格的访问权限控制, 要遵守国家相关的安全保密规定。

二、电子公文可靠性问题——电子签章

建立政务信任体系就要建立国家电子政务的PKI, 为此国家准备建立国家政务的跟踪服务器。

目前, 国家正在制定标准, 形成密文标记。电子文件是绝密还是机密, 密级要签到正文中间, 并做到不可随意修改、不可随意添加, 这个技术要真正能把功能标记签到文中, 当真正的密文要从服务器出来的时候, 签人到正文里的密级标签, 在要通过安全隧道过网关时, 公务员使用这个密文的时候, 就要把公务员的身份、权限和电子文档的密文标记匹配, 才能从网关出来。目前这个技术国家正在规划, 未来国家也要形成标准, 否则, 国家涉秘的密文、敏感性密文就无法真正很好地交换。

综上分析可以得出, 《电子签章条例》的制订和颁布将是我国信息化事业发展道路上的一个里程碑, 标志着我国信息化事业进入了一个规范发展的新阶段, 正如同软件把1.0版作为第一个正式版那样, 随着我国第一部《电子签章条例》 (草案) 进入征求意见阶段, 可以预见, 我国电子签章的“1.0时代”已为期不远。

三、可以参考的一种过渡解决方案

有一种提法认为:“防火墙”和“电子文件管理”是一种神话, 实质上表达的是电子信息攻防技术优劣形势的不断转换, 但也说明电子信息安全防护技术的难度。现在纸质和电子文件双套归档的办法, 由于现在的机械纸根本不能和历史上的手工宣纸相比拟, 况且激光打印机墨粉和机械打印机墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服, 所以不能认为是一种有效的解决方案。人类社会毕竟从龟甲和牛骨记事, 发展到使用纸张记事, 科学技术的发展也许终将解决电子记录永久保存的问题, 但不是现在。

可以参考的一种解决方案, 即“数字影像整合解决方案”。如果在出台一个可靠、完整的解决方案之前, 使用数字影像整合技术解决当前的工作问题, 它能否成为一种最终解决办法则有待时间检验。这种办法是:利用先进的信息处理技术, 将缩微技术和光盘技术有机结合起来, 对各种规格的纸质档案进行高速扫描形成数字化信息, 对办公自动化和计算机辅助设计形成的电子文件进行规模化整理, 然后批量处理输入胶片打印机, 形成可以相对长期保存的缩微品, 从而实现光学扫描和缩微拍摄同步进行, 并实现各种载体之间数据的相互转换。

缩微胶片的法律凭证作用已经得到了解决, 在百年时间跨度内保存胶片已经得到了时间的考验, 一部分档案工作者认为:在文件形成及高频率的利用时期, 使用硬磁盘作为文件存储载体, 因为目前硬磁盘毕竟是访问速度最快的信息载体, 在线信息存储基本采用磁盘技术;在文件利用频率降低之后, 拷贝转移信息到光盘, 近线存储使用光盘是由于光盘存储器是目前单位面积存储信息容量最大、最经济的存储器;而在文件的低利用时期, 拷贝转移信息到缩微胶片存储, 不但可以长期保存、复制和读取信息, 而且不会受到类似于计算机信息存储那样的技术条件制约, 所以常常采取这种手段进行离线存储。

在当前技术发展水平条件下, 采用数字技术和模拟技术相结合的方式, 即将计算机技术、光盘技术、缩微技术结合起来, 有利于实现档案信息在各种载体之间转换, 发挥各自优势, 一旦有需求, 可以很快地将离线存储的档案信息加载成为在线存储, 由此达到对档案信息快速利用和长期安全保管的目的。另外, 技术的发展及档案信息的法律效力等问题决定了纸张、缩微胶片、光盘三种载体可能在很长一段时间内共存、共用。因此, 在相当长一段时间内, 应用多种载体实现档案存储、管理和利用是一种可供参考的有效解决方案。

摘要：电子政务活动的必然产物是电子公文。其运行管理直接影响着电子政务建设的好坏, 同时, 它也是国家信息资源体系建设的重要组成部分。

关键词：电子公文,归档,管理

参考文献

[1]电子公文归档管理暂行办法[J].中国档案, 2003 (10) .

[2]吴芳艺.推行电子政务过程中相关行政法问题研究[D].华东政法学院, 2006.

篇4：浅析电子公文的管理

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改，省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

篇5：答案-管理公文专题

答案

第一章公共行政概述

第一节公共行政内涵

【真题精选】A

第二节行政组织

【真题】BACD

第三节行政职能

【真题精选】1－6 CDCDAD

第二章公共行政的运行机制

第一节行政领导

例：下列关于行政领导者的职务权力与个人权力的说法中，正确的有__ACD______。

第二节行政沟通

第四节行政监督

【真题精选】ACC

【练习】CAC

第三章公共行政的过程

【真题精选】AACD

【练习】D

第四章行政机构改革

【真题精选】C

【练习】C

公文写作常识

答案

【真题精选】1-8 DCCCABBA

【练习】

一、选择题 1-5BCABA6-10CAADA

11-15DCDCC16-22CDDCB

二、多选1－4 BCACDBDACD

三、公文改错题

篇6：公文管理办法

为进一步推进基金会公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》以及中共山东省委办公厅印发的《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》等有关文件精神，结合基金会实际，特制订本办法。

公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列工作。

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

1、公文种类

本基金会公文种类有决议、决定、通知、报告、请示、函、接待计划、简报、谈话参考、电报、记录、纪要。

（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（3）通知。传达需有关单位周知或者执行的事项。

（4）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（5）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（6）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的格式同通知格式。

（7）接待计划。适用于对来访团组各项接待事务进行合理安排。

（8）简报。适用于对组织的公益活动有关情况进行不同种类、不同重要程度、不同发放范围的文字汇报。

（9）谈话参考。适用于领导人会见重要人士、举行会谈时的谈话参考资料。

（10）电报。分明电和密电。适用于向有关单位快速通报有关情况、征求意见。

（11）记录。适用于会议、会谈、会见，如实详尽反映会议情况。

（12）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

2、公文格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。根据省委保密委和省国家保密局有关定密规定来确定公文的秘密等级和保密的期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 “特急”、“加急”，电报应当分别标注 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标志。由基金会全称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。由党委、基金会代字、年份、发文顺序号组成。发文字号由基金会秘书处统一管理。签发人签发后，由基金会秘书处进行编号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由基金会、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者基金会、行政主要负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。

一、公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1、公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。

（十一）公文起草部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条部门以基金会秘书处名义行文，应当由主要负责人审签，并注明背景情况、行文依据等。

2、公文文稿签发前，应当由基金会秘书处审核，部门领导审签。

3、基金会秘书处审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

4、未经基金会秘书处审核的公文文稿，不得直送各部门主要负责人；不按照程序报送的，各部门负责人不予受理，退有关部门按照程序办理。

5、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的以及公文文稿格式未按本办法编辑的，由起草单位修改后重新报送。

6、公文应当经基金会秘书处、行政主要负责人审批签发。重要公文和上行文由基金会秘书处、行政主要负责人签发；基金会秘书处根据基金会授权制发的公文，由党委（学校）办公室主任签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

7、签发原则。以基金会名义发文，由理事长或执行副理事长签发；根据基金会领导授权，基金会秘书处可以签发一般文件。

8、审签和修改公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

9、有关机关代字规定：

（一）以基金会名义发文，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会”。

（二）以基金会办公室名义发文，用“山东省明日之星教育基金会办公室文件”字头，机关代字编为“鲁明会办”。

（三）同学校以外不相隶属的有关部门联系商洽一般事项发文时，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会函”。

二、公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

1、收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级机关的公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据收文内容及有关要求合理确定分送范围。有明确时限要求的，按照时限要求分送。

批办性公文一般由基金会秘书处按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报执行副理事长批示后转有关部门办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。

（四）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

（五）催办。公文转办后主动掌握公文办理的进展情况，督促办理部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由基金会秘书处专人负责催办。

2、发文办理主要程序是：

（一）复核。已经基金会、行政负责人签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。

（四）核发。公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。

3、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

三、严格落实涉密公文保密管理有关规定

（一）涉密公文应当在借阅、传达的当日返还给基金会秘书处，不得私自复制、下载、摘抄。

（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。

（三）任何部门、单位、个人不得向无直接业务关系或者无隶属关系的机关、单位发送、索要涉密公文。对违反规定发送或者索要的，应当退回或者拒绝。