公文处理与档案管理衔接问题研究

在档案工作中, 公文处理是一个很重要的工作过程, 档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身, 公文质量的好坏直接影响着档案的质量, 换句话说, 没有高质量的公文就不会有高质量的档案。档案是信息的重要载体, 是主要的信息源泉, 管好、用好档案对资源开发起着重要作用。改进公文处理工作和加强档案管理, 及时研究解决公文处理与档案管理在衔接工作中存在的问题, 为各项行政管理活动提供优质、高效的服务, 成为目前行政管理工作中一个亟待解决的问题。本文主要研究公文处理与档案管理在衔接中存在的问题及对策, 期待能为同仁们在公文处理与档案管理方面提供有效参考和借鉴。

一、公文处理与档案管理在衔接中存在的问题

(一) 对于公文与档案的衔接意识不足。实际工作中, 文秘和档案工作人员不是同一个人。从公文生成制发到归档管理的全过程, 要经过好几个工作人员的辛勤劳作, 实践证明, 这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄, 档案人员也很少考虑文秘工作, 致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前, 公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

(二) 文书处理工作者缺乏档案管理的意识, 公文质量有待提高。公文是档案的前身, 档案大部分由公文转化而来。公文制发决定公文本身的质量, 同时, 也影响日后档案的质量。近年来, 公文数量增加过快, 质量不高, 缺乏有效的控制, 一些单位只注重公文的数量, 忽略公文的质量, 削弱了档案归档的质量, 而档案信息源的利用, 直接影响着职能的转变, 影响着行政机关的工作效率与管理水平。很多单位的公文格式不符合相关法规提出的规范化、标准化和科学化要求。这也直接影响了档案的质量。

(三) 只重视档案数量的增加, 忽略质量的提高。公文最终转化为档案, 公文制发决定着公文本身和日后形成档案。但随着现在行政单位工作的大力开展, 其公文越来越多, 造成档案也随之增多。但因为公文数量的迅猛增加, 使得公文质量无法保障, 加上缺乏有效的管理, 在实际工作中不少单位只重视档案数量增加, 而不重视质量提高。这些疏忽极有可能影响未来档案信息的利用, 间接影响行政工作效率和服务管理水平的提升。

二、公文处理和档案管理衔接的完善对策

公文处理作为档案管理的前提和基础性工作, 直接影响着档案管理工作的质量。所以要想提高公文处理与档案管理的衔接质量, 就必须做到:

(一) 必须实现公文处理和档案管理衔接的规范化和科学化建设。只有公文处理实现了规范化和科学化, 才能有效实现档案管理的规范化和科学化。换句话说, 就是要把公文处理和档案管理有机融合, 实现“文档一体化”, 以提升档案部门管理文件的事前控制, 对于提高档案质量, 简化档案管理工作程序, 科学、合理地做好公文处理和档案管理的有效衔接。

(二) 提升质量管理意识。公文应该从重数量向重质量转变, 坚决改进文风, 转变工作作风, 尽可能地压缩、削减公文的数量, 这样不仅能有效减轻公文及档案人员的工作压力, 而且可以有更多的时间确保公文和档案质量的提升。各级公文和档案管理人员必须确立质量管理观念, 分清各自岗位质量责任;严格遵循公文和档案管理的法规规定, 从公文的收文、登记、阅办、回收等方面严格遵守规范, 公文归档也必须在工作人员的熟练操作中有效完成;要建立、健全管理体制, 以优秀的管理队伍实施公文处理和档案管理衔接的全程管理;建立合理的管理工作程序, 严格执行, 规范办理公文和档案的使用。管理程序一定要科学、细化、简捷且容易操作。

(三) 强化公文立卷归档, 做好公文和档案的转化。公文是档案的重要部分, 公文办理完毕后, 应该由公文部门或者档案员及时整理、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节, 却是档案工作的开始环节, 并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料, 应由文秘人员集中统一保管并根据立卷的原则和方法, 在档案工作人员的指导和帮助下, 对于文件按照问题分类, 并进行排序、编号、归档等工作。文件收发人员在平时的工作过程中就要注重收集, 关键在于“及时”二字, 及时收集, 及时分类, 切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷;联合办理的公文, 原件由主办单位收集归档, 协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件, 进行分门别类的管理, 既方便平时查阅, 又利于年终立卷。

总之, 公文处理和档案管理是相互影响、相辅相成的系统工作。积极改进当前的管理运作模式, 构建公文与档案一体化的模式是发展的趋势。要想优化工作效能, 我们就应该从完善制度入手, 强化质量意识, 注重公文和档案工作的精细化管理, 不断优化公文处理与档案管理的衔接机制。