公文运行管理制度（精选8篇）
篇1：公文运行管理制度
今年以来，我局高度重视公文处理工作，认真贯彻执行《县党政系统公文格式》、《关于精简压缩简报(内刊)的通知》文件精神，不断规范公文处理工作，公文处理效率和质量得到进一步提高，有效地保障了工作的顺利开展。现将有关情况报告如下：
一、规范公文处理情况
我局高度重视公文处理工作，指定由副局长分管公文处理工作，明确了综合股公文处理工作职责，并及时研究解决工作中的困难和问题，做到专人负责日常公文处理工作。
(一)规范公文制发。我局一直严格按照办文程序行文，发文文稿由业务股室拟草后由股室负责人初审，由分管领导核稿，呈送局长签发。公文由领导签发后，由综合股登记文号、审核公文格式并用印，承办部门分发。
(二)严格公文审核。严把公文发文关，一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市、县要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练。
(三)及时办理收文。严格按照《公文处理办法》的有关规定，坚持快捷、高效、保密、优质的原则，认真办理上级来文来电，限时办结县委、县政府督察督办批转件，确保政令畅通，做到件件有落实，事事有回音。
(四)严格公文管理。综合股及时收取各级来文，按时阅览处理，分类存档，按年度移交档案室归档、保密工作，确保公文管理不出差错。
二、精简压缩简报(内刊)情况
20xx年我局没有刊发简报(内刊)。今年以来，我局印发文件、请示、报告、材料等共36件，均做到了文种使用得当，行文关系准确，格式要素标示规范。通过高效规范的公文处理工作，有力推进了我局各项工作，极大提高了工作效率，促进了我县房产管理工作开展。
篇2：公文运行管理制度
一、公文处理上做到及时、准确、安全、保密。在所收发的文件还有公文的处理、文书的起草上，坚持按原则办理、照章行事。对不符合要求和规定的文件、公文坚决予以驳回，对脱离事实、内容繁冗的文件或发文，在上报相关领导后，限令整改。及时的将收文进行归类，该传阅的传阅、该存档的存档、该上报的上报，同时，做好文件的收文登记，保证文件的及时性、准确性、安全和保密性。
二、对涉密公文的管理严密、规范。对上级下达的机密性文件，实行三级管理制度。即局主要负责人、分管负责人、本科室保密人员三重负责的管理制度。对需要查阅文件的相关人员，在上报主要负责人同意后，由本科室保密人员监督其查看，查阅完毕立即归档。努力做到机密文件管理的严密和规范。对20xx年度的密级文件按照要求进行密存，无外泄;一般性文件无缺失。
三、在文件的收发、登记、传阅、保存、归档和过期文件的销毁等工作上，严格按照《中国共产党机关公文处理条例》法律法规处理。及时对公文归档、立卷，根据其相互的联系、特征和保存价值分类整理，保证档案的齐全、完整。对超过保管期限的案卷，按照有关规定定期向档案部门移交，没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主要负责人批准，定期销毁，对销毁的公文，进行详细的登记，并保证二人监销，保证不丢失、不漏销。
四、文件制发按照国家统一规定的公文程式和行文规则起草发行。对所发文件的格式、体式、文种要求符合规定。注意公文的政治方向，实事求是;保证文件的观点明确、文字精炼、书写工整;保证文件涉及人、物、事件的准确性、真实性，规范用语。
篇3：唐代公文用印制度研究
一、唐代官印的构成
唐代官印是由玺宝、印、记三部分组成。
1. 玺宝。
玺、宝, 古人云“官莫于皇帝”, 即皇帝是全国最高级别的行政、军事长官, 其印章当然也属于官印。秦汉以前, 无论贵贱, 皆可称玺、印;至秦, 玺成为皇帝印章的专称, 宫庶不得杂用。
皇太子玺, 金章龟钮, 宫内大事用之, 小事用左右庶子印。皇太后、皇后、太子妃皆有金玺, 以金泥封之, 不能行用。若封令书, 则分别用宫官之印———内侍之印、典内之印。
除皇室印外, 后宫女官唐代也有相应印章, 即所谓“贵人以下, 并给印”[1]。三妃、九缤, 金章龟钮;美人、才人, 银印硅钮;宝林八子, 铜印环钮;文如其职, 但只作为身份标志而不能行用。其他承衣、刀人、采女无印绶。
武后长寿二年因恶“玺”音近“死”, 改玺为宝。中宗即位复为玺, 开元六年称宝, 天宝初改玺书为宝书, 十载改传国宝为承天大宝。太皇太后、皇太后、皇后、太子及妃, 都有金印, 藏而不用。皇太后封令书用宫官印, 皇后用内侍省印, 皇太子以左春坊印, 妃以内坊印。
2. 印。
印, 凡官皆有印。汉魏至晋, 因官阶不同有的称印, 有的称章, 至隋所有官印皆称“印”, 不再有“印”和“章”的差别。目前发现的唐代官印级别最高者有唐“中书省之印”、节度使印、都督府印, 最低的为“玉门关印”和各县印章, 皆称印, 没有其他称呼。这是唐代官印的主体部分。这时官印多为衙署印, 称官职者不多。唐后期使职印明显增多。
3. 记。
朱记类, 此类印章发现较多, 除“大毛村朱记”外, 多是军事类印章。这种称印的方法在宋代被广泛采用, 不仅用于军队而且也用于其他职司的属官。《宋史·舆服志》载:“又有朱记, 以给京城及外处职司及诸军将校等。”[2]
二、唐代公文的颁布与处理
为了保证各类文书的上通下达和文书的质量, 唐初建立了比较完备的文书处理程序和管理制度, 文书由政权的机要部门三省分管, 各行政机关的主管部门也相应地规定了对文书管理的职责和权限, 并且建立了台谏和勾检官制度, 负责检查文书的质量和处理情况, 其特点是各级行政组织各负其责, 各司其职, 又互相监督、共同管理、从组织上保证文书有较高的质量和高效率地处理文书。
1. 尚书省。
尚书省是中央执行政务的最高机关, 它负责下行文书的颁发和各类文书的保存。尚书省每年按时把全国各级行政机关的各类文书, 严格核实, 归档保存, 以备考核赏罚之用。据《大唐六典》载:“凡天下制救计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断, 京师诸司以四月一日纳于都省、其天下诸州本司推校以授勾官, 勾官审之, 连署封印, 附计账使纳于都省, 常于月一归都事集诸司令史对覆, 若有隐露不同, 皆附于考课焉。”[3]
2. 中书省。
中书省是最高决策机关, 制定政策法令等各类文书。中书舍人专智进奏表章和草拟制策诏命。中书舍人对各类文书要抒己见, 同署其名, 才能上奏。中书省的最高长官中书令对各类文书也要严格审查, 武德三年, 内史令萧瑀曾对唐高祖李渊说:“臣在中书……, 比每授一敕, 臣必审勘, 使与前敕不相乖背者, 始感宣行。”[4]有关军国大事之诏救文书必须经过中书省制定宣行, 否则即使颁发仍被认为是无效。
3. 门下省。
门下省是审查政令、签署章奏的封驳机关。各类改策法令等文书必须经过门下省的检查审议, 括《唐会要》五十卷载:“诸司、诸使、诸州府进奏文状, 皆写宣付四本, 中书省宣过, 中书将二本与门下省。”尚书省应奏的事情, 也要经过门下省, “准式依令, 先门下录事勘, 给事中读, 黄门侍郎省, 侍中省, 有乖失者, 依法驳正, 却牒省司。”[5]门下省的给事中专管驳正违失, 政令不善者, 可以驳回。“凡百司奏抄, 侍中既, 则驳正违失, 诏敕不便者, 涂窜而奏还。”这就是“涂旧”制度。
唐初行政中枢三省共同处理文书, 三省中官吏规定了比较明确的职权, 提高了文书的质量, 唐初尤其比较强调发挥中书门下的牵制作用。唐太宗还恢复了“五花判事”的旧制, 军国大事, 则中书舍人各执所见, 杂署其名, 中书门下机要令审之, 给事中、黄门侍郎驳正之。
4. 行政监督制度。
为了保证文书比较合理地制订和实施, 唐初从中央到地方采取了相应的行政监督制度。
唐初, 中央行政中枢机关中书门下两者设有讽谏之职, 各有一批专职谏官, 主要有左右散骑常侍、左右谏议大夫, 给事中, 左右补阙和左右拾遗等, 规谏驳正诏敕的过失, 研析朝政得失、驳回和纠正政府各部门奏折文书中的违制悖律之处。
唐初监察机关御史台以御史大夫为长、御史中丞为辅, “掌邦国刑宪典章之政令, 以肃正朝列”[6]。有权弹劫百官, 参与大狱的鞠讯, 监督府库出纳等, 保证文书的正确执行。
唐初从中央到地方的大小官府, 皆设有勾检之官, 负责检查文书是否按时拟报, 是否合乎法律程序, 如有违犯按律治罪。
唐初不但规定了各级官吏拟报和处理文书的职权, 且对于不依法处理文书、敷衍塞责者给予法律制裁。
总之, 唐初建立了比较完善的管理文书的组织机构、权责分明、各专所司, 又集体负责, 互相连接成一个稳固的整体, 且行政监督与法律监督相结合, 保证了文书按程序依法处理, 既加强了中央集权, 又提高了决策和行政效率的能力。
三、公文的钤印制度
钤印制度也就是如何施用印章的问题, 具体包括在什么位置盖印, 盖几枚印章等。唐代公文普遍用纸, 印章的钤盖位置由外移至文书本身之上, 钤印制度也就发生了相应的变化。
1. 官府间往来文书的钤印制度。
唐代的一件文书, 首先由主管员起草, 然后送交本部门长官审查, 再交由抄书手誊抄, 誊抄完毕后, 负责官员签署, 交由监印官备案, 即所谓的“凡施行公文, 应印者, 监印之官, 录其事目, 省署抄目, 或无差谬, 然后印之”这是文书成为官文书的必经程序。盖印后的文书即具有法律效力, 加封函后由驿站送往收件地点。为了说明盖印的位置, 我根据《唐令拾遗》中的示意图和《吐鲁番出土文书》, 可知道, 唐代公文分为四部分:有牍头, 包括发文机关, 发文事由, 可视为文书的内容提要。牍身, 是文书的主体, 是文书的具体内容。签署, 包括发文时间, 承办人等。牍尾, 此部分虽在同一文书上, 但形成时间却不相同, 前三部分是同一时间、同一机构所做, 而牍尾部分是文书收件人所写, 包括收文时间, 交由何人处理, 处理意见等内容。
根据《吐鲁番出土文书》中带印文书看, 在签署部位加印的最多, 应是最固定, 最标准的盖印位置, 除此之外在牍身中也多有印痕, 骑缝章也有发现。在牍身上的印钤多盖在人名、地名、时间、数字等部位, 可见这些印章是由发文机关一次性加盖的, 其目的是为了防止他人涂改。骑缝印是因文书过长, 一张纸不够书写时, 接纸后又怕被人替换而加盖于纸背的印章。
以上是文书发出前的用印情况, 共计有签署处盖印, 牍身处盖印, 骑缝印。
唐代规定“凡内外百司所受之事, 皆印其发日, 为之程限, 一日受, 二日报。”[8]即规定, 接到文书后, 应立即开封 (即所谓的“发”) , 并在文书上记下收件日期, 并加印。加印后交由主管官员处理 (即所谓“付”) 。处理意见也叫行判, 一般直接写在文书原件上。这些内容构成文书的牍尾部分。残牍尾在吐鲁番出土很多, 但有的并未在发日上加盖官印, 这类文书估计是同一衙门内各曹间的往来文书, 因而未在发日上加印, 因为发日和下文日期为同一天, 似乎没有必要再专门加印。除这种特例外, 其他文书都应按“式”办理。
唐代官府间往来文书上至少要用两枚以上印章, 一方为发文机构印章, 盖在签署部分上, 另一方为收文机构印章, 盖在牍尾部分上。为了防止伪改文书的不法行为, 在重要的人名、地名、数字、时间上均可随机加盖官印, 纸缝上也可加印以防伪。
2. 凭证式文书的钤印制度。
除了官府间往来文书外, 还有一些官府发给个人的凭证式官文书和一些财经籍账类文书, 也必须钤盖官印。
凭证式文书最常见的有告身和过所两种。告身是官员的任职记录和任命书, 是官员考评和萌阴子孙的主要依据, 其重要性是显而易见的。最初文官告身加吏部之印, 武官加兵部之印, 后来专门颁行文武告身印以印告身。告身写成后, 一式两份, 一份存尚书省存档, 一份由本人持有。现保存在《停云馆帖》和《三希堂帖》中的朱巨川告身上加盖有一枚告身印。另外在吐鲁番出土了一件祀德胜告身的抄本, 无印记。告身因尚书省存有副本, 加之其印为专用印信, 估计每件告身只在签署位置盖印。
过所是行人越渡关津的凭证, 相当于现代的通行证。据《大唐六典·司门郎中》称:“凡度关者, 先经本部本司请过所, 在京则省给之, 在外州给之。”目前存世的几件告身头尾较全, 印钤枚数也较多。唐代的过所, 在过所文本中的人名、地名、年龄、财产、判署时间等部位均盖有官印, 骑缝上也加有官印。
3. 籍账类文书的钤印制度。
常见的财经类文书为手实和籍账。此类文书是各级政府为评定户等, 征收赋税而作的记录, 其内容包括户主、人口、年龄、田地、资产等内容。手实为籍账的初稿, 一年一定, 籍账三年一定。除州县自留外, 还需逐级上报。因关系到赋役量的大小, 所以在每户的记录上均盖有官府印钤, 以防被人伪改。这类文书在吐鲁番出土很多, 如《唐神龙三年高昌县籍样》等。
总之, 凭证式文书和籍账类文书的用印和官府间往来文书相比要灵活得多。用印枚数和位置也相对较多, 其严密性自然更高。因为官府间文书是官府对官府, 而这些文书是官府对个人, 其防伪意图则更加明显, 只要认为有必要便可随机加盖官印以示慎重。
参考文献
[1][唐]魏征《.隋书·礼仪志》卷11.
[2][元]脱脱《.宋史·舆服志》卷149.
[3][唐]李隆基撰、李林甫注《.大唐六典》卷.
[4][宋]王溥.《唐会要》卷54.
[5][唐]长孙无忌.《唐律疏议》卷2《名例》.
[6][唐]李隆基撰、李林甫注.《大唐六典》卷13.
[7][唐]长孙无忌.《唐律疏议》卷10《职制》.
篇4：浅析电子公文的管理
关键词：电子公文；优势；重点
前言
公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。
一、电子公文定义
电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。
二、电子公文处理系统的优势
（一）提高了工作效率
电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。
（二）降低了行政成本
一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改， 省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。
另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。
（三）提高了公文安全性
纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。
三、加强电子公文处理的重点
（一）加强电子公文处理系统的建设
电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。
（二）加强加密技术的研究
公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密 、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。
（三）创新电子公文归档模式
现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。
四、结束语
电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。
参考文献：
[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.
[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.
篇5：公文管理制度
一、公文收文办理
公文办理分为收文和发文。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。
1、办公室按公文处理要求签收、登记公文。公文登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、收文日期等内容逐项填写清楚。
2、已登记需要办理的公文，由办公室负责人提出拟办意见，按一定的程序分送局领导阅示。公文如需办理，按领导批示送有关股室阅办。
3、本局干部外出参加会议带回的文件，应及时送交办公室处理，未拆封的公文不得私自拆阅或存放。
4、限期办理的文件，办理人员应根据领导授权和有关规定在规定时间内办完。
5、公文传阅要严格履行手续，做到及时、准确、安全，重要文件、密级文件不得横传。
6、对领导批件，要按照快速、准确的要求，及时办理，并将办理结果及时向领导反馈。
7、文件办理完后，应及时交还办公室归档。
二、公文发文办理
公文发文办理包括公文拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发等程序。
1、局综合性发文由办公室拟稿、校稿，各业务股室以局名义发文，由各股室拟稿、校稿。
2、办公室按照行文要求对初稿进行审核，对初稿中存在的问题会同拟稿股室进行修改。
3、初稿经审核无误后，由拟稿股室按要求填定《朔城区质量技术监督局发文稿纸》送局领导签发。
4、党组文函，由党组书记签发；局发文函由局主要领导或分管领导签发；局综合性发文、上行文由分管领导审核后送局主要领导签发。
5、公文签发后，由办公室编定文号，经拟稿处室再次校核后交付印
制。
6、公文印制完毕后，由拟稿股室会同办公室做好公文装订、用印工作。
篇6：公文管理制度
为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。
公文管理由办公室负责，分为收文管理和发文管理两部分：
一、收文管理
（一）发送来的文件资料，由办公室统一接收，登记和保管，发送领导个人的文件、资料、信函，办公室要及时送达。
（二）处理各类来文，严格按程序办理，随到随办，急件急办，防止文件积压和逾期不办。
（三）领导阅文后，要在处理单上批签意见或明确办理责任人，并签名。
（四）办公室负责督促领导批办事项的落实，及时将办理结果向领导反馈。
（五）文件处理完毕后，要及时归档。
二、发文管理
（一）公文制发的基本要求
1．所有公文以运管所人秘股的名义制发，要求严谨、规范，符合国家法律法规、方针政策和上级机关的文件精神。
2．发文目的要明确，依据充分，概念准确，文字简洁，与本单位的管辖范围和权限相适应，不得超越权力界限和范围行文。
3．公文必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。撰写、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。
4．公文制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守相关规定。
（二）公文制发程序
相关股室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关股室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关股室（印制）→相关股室（发送）→办公室（存档）
（三）公文的草拟和审核
1．草拟公文。股室业务性公文由有关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿送办公室核稿，草拟文稿，要求字迹端正、清晰。
2．办公室核稿时，审核确定是否需要行文，文稿的内容是否正确，公文文种及发文级别是否适当，文件格式及语句是否准确，发送范围和机密等级，紧急程序是否适当，做好发文的基础工作。未经办公室核稿的文稿，原则上领导不予签批。
（四）公文的送审和签发
1．办公室核稿由办公室负责文字工作的同志或办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。
2．发文文稿按以下办法送领导审签：
①文件内容属于方针、政策、原则范围内的或其他事关全局的，送主任签发.②领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。③公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。
（五）公文的印制与发送
1．经领导签批同意发文的公文稿，由办公室负责进行复核，在复核中发现不妥或有疑问的，应及时报告签发文件的领导，建议更改，但核稿人不能擅自作主修改。
2．文件复核定稿后，由办公室按程序进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、校对、印刷、盖章和分发。在校对中如发现原稿在内容、格式、文字、发送范围等方面有疑问或错误，应及时通知核稿者，建议其纠正，并按程序批准。
篇7：公文管理制度
第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。
第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。
第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。
第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部分的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。
第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。
第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。
第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。
第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。
第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“
一、……”表示；二级标题用“
（一）……”表示；三级标题用“
1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。
第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。
第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。
第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿→部门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。
第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审核。
第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。
第十八条：文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门，接收文件后需电话或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。
第十九条：文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。
第二十条：外来文件的接收一律使用《文件签收单》，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证安全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。
第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保留一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。
6、档案管理制度
第一条：档案是公司在建设管理、生产经营、策划销售等活动中直接形成的，对公司生存和发展有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。
第二条：档案管理的范围：
1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。
2、法务类：对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。
3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。
4、公司管理制度、季度、年度工作方案、计划、总结等。
5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。
6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。
7、政府发文、产业政策、活动资料等。
8、会计凭证类：如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。
9、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。
10、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，年度预决算报表、验资报告、审计报告等。
11、清册类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。
12、合同制度类：各类经济合同原件、各种财务制度、计划、总结等。
13、基建综合类：征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理办法、投资计划；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；项目材料等。
14、基建设计类：技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。
15、基建施工类：施工计划、基础工程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。
16、基建监理类：监理大纲、细则、验收签证等。
17、人力资源类：人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。
18、人事制度类：培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。
19、中长期发展规划、年度综合计划，部门月度计划等。20、年度经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。
21、政策类：各类产业政策汇编。
22、公关类：活动策划材料、总结、各类上报资料等。
23、产品物流类：采购、运输、仓储、发货、库存等数据资料。
24、科技研究类：设计图纸、创新计划、设备仪器等。
25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。第三条：档案分类：集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、项目建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（WLWJ）：政府文件：政府批复（项目备案书、相关政策性文件、相关项目可研报告、规划设计等）；行政管理类（XZGL）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（ZLJY）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作计划如年度计划、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后服务等。人力资源类（RLZY）：薪酬管理如劳动工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储备干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（SCZZ）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，安全管理包括安全生产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（CWGL）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（SBYQ）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。基本建设类（JBJS）：工程图纸、预算决算、验收报告、项目进度等。融投资类（TRZL）包括银行贷款手续、企业项目介绍、金融单位文件等。实物类（SWL）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。
第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天打扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。凡是归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。
第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写《文件借阅单》，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案是公司的宝贵财富，各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡使用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对返还的档案认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供使用。
第六条：档案期限：永久保存：公司章程；股东名簿；各类规章制度、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书等。十年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存十年的文书。五年保存：期满或解除之合约；其他经核定须保存5年的文书。一年保存：结案后无长期保存必要的文件。档案要慎重销毁，对没有保存价值、保管期限已满，无须继续保存的档案进行销毁处理。必须严格按照规定对即将销毁的档案进行严格鉴定，列出档案销毁清册。批准销毁的档案，应及时处理，且要有两人以上鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已经销毁并签名盖章，并在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料，以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下文，由行政办公室组织回收统一销毁。
7、合同管理制度
第一条 为加公司及各部门的合同管理工作，规避风险，依据《中华人民共和国合同法》、国家相关法律法规，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及各部门；本制度中的合同是指以公司为主体签订的，包括合同、具有合同性质的意向书、协议书、招投标文件，或其他涉及各方当事人实质性权利义务关系的具有合同性质的文件等。
第三条 以公司名义从事的生产经营活动，均应以书面形式订立合同。第四条 公司相关部门是合同的承办业务单位，负责业务分工范围内的合同承办及管理工作。实行合同承办制度、合同审核会签制度、合同保密制度、合同统一编号制度、授权委托制度、合同档案管理制度、重大合同备案制度等，以加强合同监督及管理。
第五条 法务部门职责：
一、负责制订、修改同管理制度，使合同管理规范化、法制化。
二、负责审查、修订、制作、印发各类标准化合同文本。
三、负责对各部门的合同进行法律审查。
四、参与重大合同的谈判，制定合同编号原则。
五、负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送签。
六、负责外聘律师工作，负责监督依法签订和履行合同。
七、参与合同纠纷的调解和处理。
八、其他合同管理工作。第六条 合同承办部门职责：
一、负责对本部门承办的合同对方的主体资格和资质进行审查。
二、负责组织本部门承办合同的谈判，合同文本的起草。
三、负责合同文本及审查会签的流转。
四、对所承办合同的履行情况进行跟踪。
五、负责及时向法务部通报合同履行过程中发生的问题，并提出解决意见和建议。
六、按集团保密制度制定、履行合同的保密措施。
七、负责指定专人负责保存合同文本，以及及合同的履行、变更、终止合同有关的文件，及时交行政办公室归档。
八、指定专人建立健全本部门合同管理台帐和档案。第七条 合同协办部门职责：
合同项目明确协办部门的，协办部门（如技术协议编制部门、造价部门等）应根据领导指示和部门职责，积极协助承办部门办理合同的有关事宜。第八条 财务管理中心职责：
一、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度。
二、对合同中影响财务的重要事项提出意见。
三、依据国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度对合同资金进行控制。
四、财务部门认为需审核的有关内容。第九条 项目管理中心职责
一、负责审查工程项目的承包形式、工程价格、材料提供、工期约定、中间交工工程的开竣工时间及验收、发包方的各项义务、承包方的各项义务、隐蔽工程、设计变更程序的约定、竣工验收、保修内容、保修期限等内容
二、项目运营中心认为需审核的其他内容。第十条 预算审核部职责
一、负责审查基建工程预算、造价等是否合理、准确等。
二、项目管理中心认为需审核的其他内容。
第十一条 合同承办制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门及承办人对合同谈判、签订、履行等的全过程负责。合同承办部门负责人是业务分工范围内合同管理的第一责任人，对合同管理负主要责任。每件合同须由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定一名承办人签字承办。临时性的借调、聘用人员可以协助但不得成为合同承办人。第十二条 合同承办人应自被确定为承办人起，至合同履行完毕止，对合同全过程负责。期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决，承办人协调不成的，须及时与相关领导进行协商，并以承办人为主进行解决。
第十三条 合同承办人在承办合同之前，对于应进行招投标的合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制招投标规定要求的合同，承办人有权拒绝承办。
第十四条 合同承办部门应当根据需要，协调监察审计部门及其他相关部门的人员参与谈判。
第十五条 合同承办人应在合同谈判前，完成对签约对方的主体资格和资信情况的了解和审查工作。审查内容包括：
一、主体资格合法，具有经工商局年检的企业法人营业执照，其核载内容与实际相符。
二、合同方的经营范围符合合同约定内容；涉及专营和等级许可的,应具备相应的许可证和资质证书。
三、具有相应的履约能力,即具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
四、具有履约信用：过去三年重合同、守信用、无违约事实,现实未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
五、合同方由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
上述资料为合同报审不可或缺的附件，其文本为复印件时,须加注“与原件核对无误”字样。合同方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其谈判及签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。
第十六条 承办部门在洽谈合同之前，应向参加合同洽谈的相关部门报送有关的资料，其中包括：拟定签约对象及其资信资料、合同说明、费用预算及依据、招投标资料等，同时提供以上资料的电子版本，以便于相关人员熟悉资料，为合同洽谈做准备。第十七条 合同洽谈须有三人以上参加，原则上应包括合同承办人、相关专业技术人员、监察审计人员等，与另一方主要负责人员进行合同谈判。
第十八条 合同谈判结束后，应填写《合同洽谈记录表》，并将谈判结果落实在合同文本的相关条款中，形成合同草拟文本。
第十九条 合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明并大写。
第二十条 合同一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先使用。合同各方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等类文件，可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。第二十一条 合同条款应包括但不限于以下内容:
一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、委托代理人姓名和职务、联系方式。
二、签约目的和依据。
三、标的。
四、数量和质量，检验标准和方式。
五、价款或酬金及结算、支付方式。
六、履约的地点、期限和方式。
七、争议解决的方式及司法管辖。
八、违约责任。
九、变更或解除的条件。
十、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款。
十一、合同正副本份数。
十二、附件名称。
十三、合同生效的时间和条件。
十四、签约的地点、日期。
十五、签约各方开户银行及账号。
十六、签约各方公章或合同专用章。
十七、法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条 合同审查实行审核会签制度。合同承办人完成草拟文本后，应填写《合同会签审核单》的各项内容，并将合同草拟文本、技术协议、招投标书、招标修改、补遗及答疑文件、投标澄清及修正文件、商务报价及其它相关资料，逐级呈报各级审查会签最终经董事长审批后，由各子公司法定代表人或委托代理人签订合同。涉及安全生产、工程施工的合同应同时签订安全协议，作为合同的附件。
第二十三条 合同审查的一般程序是：
一、各部门内部审查。
二、送相关部门（法务部、工程技术部、造价部、预算审核部、审计监察部等部门审查）。
三、依据本制度由有关领导审批，最终由董事长审批。
四、合同承办部门可以根据需要，提请增加有关业务部门对合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进行审查。
第二十四条 有关部门根据本制度的职责分工参与合同审查，在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料。
第二十五条 审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
第二十六条 承办人向有关部门提交合同草案时，应预留3-4个完整工作日供其审核。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意。涉外合同的审核时限，累计最长不应超过7个工作日。
第二十七条 各会签部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在合同会签审核单上提出书面审核意见，需要退改时应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新审核，审核期限重新计算。
第二十八条 合同在会签审核流转结束后，合同文本即为最终双方需要签订的文本，任何人不得再做修改。
第二十九条 合同在会签审核流转结束后，合同承办人法务部门进行合同的统一编号。在获取合同编号后，承办人即可对合同文本进行打印或印刷。
第三十条 合同统一编号是法务部门在确认合同完成审查会签程序后，对合同实行统一编号。合同必须经统一分类、编号，方可由合同承办部门报送各部门、法定代表人或委托代理人签署及用印。各部门在签署合同时，应根据本制度，由法务部门在合同正式文本上注明合同编号。如合同为对方拟订，且已对合同编号，也应在合同正式文本封面上标注我方合同编号。第三十一条 合同按照内容不同分为建筑工程合同、建筑安装工程合同、设备购置合同、材料购置合同、零星购置合同和其他类型合同。
第三十二条 法务部根据编号规则及签订合同的时间顺序对合同进行统一编号。
一、合同编号由以下部分组成：AAAA-HTLB-NF-XLH；
二、AAAA为单位编码，系各单位声母简称；示例：盘锦胜友文化科技有限公司，编码为SYWHKJ。
三、HTLB为合同类别，依本章所分合同类别，取前四个汉字声母作代码；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安装工程合同；SBGZ-设备购置合同；CLGZ材料购置合同；LXGZ零星购置合同；QTHT-其他类型合同等；
四、NF为合同签订年份，取四位数；
五、XLH为序列号，合同签订时同类合同的序号，三位数。如果一个合同存在若干附件,则该合同附件也应当编号。合同附件以FJ编号，应为合同编号加上附件序号。示例：SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同变更时必须严格履行审批程序，签订补充合同，补充合同应以BC编号，在合同编号后加上补充序号，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。
第三十三条 所有合同的签订均由公司法定代表人或其授权委托代理人签字。各业务部门不得以公司的名义对外签订任何合同以及具有合同性质的意向书、协议书等。
第三十四条 承办人负责对已完成审核会签、根据审查意见修改的合同进行校核、印刷、装订。
第三十五条 承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法定代表人或其授权委托人签署，然后加盖公司合同专用章或公章。
第三十六条 合同项目要求对方当事人提供履约担保的，与其签订合同时，合同承办人应确保对方已提供合法、真实、有效、充分的担保。
第三十七条 合同由承办部门负责组织履行，在合同正式签订生效前,不得实际履行合同。
第三十八条 合同生效后，必须全面履行合同。除法律另有明文规定或合同约定之外，不得替代履行或转卖、转让合同。
第三十九条 合同承办人应随时掌握合同的履行情况,并将履行情况随时向承办部门负责人报告。
第四十条 有关部门或人员发现合同对方不履行、不全面或不适当履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定或约定的期限内,以法定或约定的方式向合同对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应会同法务部人员一同，经过充分调研商议后在约定时间内给予答复。异议文件或异议答复应符合法律法规的有关规定和合同的约定,并报行政办公室、法务部门、审计监察部备案及存档。第四十一条 经财务部门支付的合同款项，须由合同承办部门审核确认、董事长批准后方可支付，涉及各种保证金时还应有相关部门的审核确认。没有经过合同承办部门、相关部门审核和董事长批准的合同款项财务部门不得支付。第四十二条 承办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。
第四十三条 合同经各方协商一致或出现法定事由时，可以变更或解除。变更或解除合同的通知或答复必须在法定或约定的期限内做出。
第四十四条 变更或解除合同，必须符合法定或约定的形式及程序。法律法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，合同承办人应按规定办理批准、登记等手续。
第四十五条 变更或解除合同未达成书面协议前原合同有效。
第四十六条 办理合同变更时，承办部门须按照合同会签审核流程签订补充协议或解除协议等。
第四十七条 变更或解除合同过程中的文字性材料、电函和图表等由承办部门妥善保存，最终交行政办公室归档。
第四十八条 发生合同纠纷时,合同承办人应及时通知承办部门负责人和法务部门，并配合法律顾问及时调查收集下列证据：
一、合同文本，包括合同附件、合同变更或解除协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
二、有关的票据、票证。
三、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。
四、证人证言。
五、其他有关材料。
第四十九条 合同承办部门应会同法务部及其他有关部门，根据有关证据对合同纠纷共同研究,及时提出纠纷处理方案,并向总裁、董事长报告。
第五十条 在纠纷处理过程中，未经法务部及总裁、董事长审核同意,不得向合同另一方做出实质答复以及提供文件资料。第五十一条 合同纠纷的解决，可以先采用协商、调解方式解决。协商或调解达成一致意见的，应签订书面协议。有关文件的审核按签订合同时的程序办理。第五十二条 合同纠纷经协商或调解不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决，如选择诉讼方式进行解决，应在合同中约定其管辖法院为我集团公司所在地法院管辖。
第五十三条 以仲裁或诉讼方式解决合同纠纷时,承办部门应会同法务部提出代理人、仲裁或诉讼方案等。仲裁或诉讼方案须经公司法定代表人同意，委托代理人参加仲裁或诉讼的须经公司法定代表人授权委托。
第五十四条 合同依法及遵照本制度正式签署后，合同承办人应将合同正本（包括合同附件）一份、合同电子文本、合同会签审核单、授权委托书及其他有关文件及时送交行政办公室归档。
合同档案应包括但不限于下列内容:合同正式文本、技术协议、合同其他附件、合同审核会签单、招投标文件、评标报告、中标通知书、合同签订对方的授权委托书、合同履行、变更或解除的情况记载、合同纠纷处理的有关材料、其他资料。第五十五条 归档合同须原件，不得以复印件作为归档资料。
公司持有的合同档案材料仅有一份原件时，原件应当归档。因特殊情况只有复印件，或上述有关资料本身为复印件时，须加注“与原件核对无误”字样，并由合同承办人签字。
第五十六条 各承办部门应对合同的签订、履行情况进行分析总结，法务部门不定期组织召开合同管理协调会。通过合同管理协调会发现合同管理过程中的问题并提出解决措施，总结经验，以便更好的进行合同全过程管理。
第五十七条 法务部门对公司的合同管理工作实施全过程管理与指导。各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。
第五十八条 对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。
第五十九条 有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以行政处分或经济处罚：
一、不按本制度规定签订合同的。
二、签订有重大缺陷或无效合同的。
三、审核人员无正当理由延误审核的。
四、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的。
五、未依法律和本制度规定变更或解除合同的。
六、丢失合同文本及相关文件的。
七、提供虚假资料的。
八、超越授权或滥用授权签约的。
九、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的。
十、有关法律性文件未经审核的。
十一、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的。
十二、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的或使用其他非法手段的。
十三、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。
十四、使用非法手段签订合同的。
篇8：元代公文传递制度探究
关键词：元代,公文,传递
公文快速和有效传递是实现国家政令畅通的重要手段, 我国古代公文传递制度通常被称为驿传制度。到了元代更加重视公文传递系统的建设, 在全国设立了许多驿站和急递铺作为公文往来的大动脉和交通枢纽, 建立了程序规范、制度完善的公文驿传制度, 保证了公文的及时、有效、准确、安全传递和政令的推行, 为后来的公文传递积累了宝贵的经验。尤其是在内蒙古黑水城出土的近2000 多件汉文文献中, 有一些反映黑水城地区公文往来的文书, 为我们研究元代公文传递制度提供了宝贵的资料。
一、元代公文传送的规模和方式
元代的驿站, 蒙古语称“站赤”。1264 年, 忽必烈迁都大都 (今北京市) , 改年号至元, 就颁布了《站赤条例》等法规, 建立以大都为中心的水马驿站及急递铺网路系统, 其中据《元史·地理志》载, 元时全国有驿站1519 处, 陆驿有马4.5 万匹, 站赤有车3900 辆, 水驿有船5921 只, 大大小小的急递铺有20000 多处, 如此规模庞大的公文传递系统, 有效加强了中央与地方, 地方与地方之间沟通联系。正如元人胡祗遹所说:“朝廷之发号施令, 诞告万方, 云行雨施电掣星驰不旬日。而际天所覆, 罔有不及万方之察命, 朝贡轮蹄络绎, 辐辏京师, 山行水宿, 饮食车马, 盘薄休息, 所至如家。亿万里之远, 不知其劳, 此驿传舍馆不可阙者也。圣天子神武仁圣, 混一六合, 往古不臣之国, 书、传、地志不载之异域, 来享来庭。”[1]11
尽管元代为了沟通内外, 在全国建立了大量的驿站和急递铺, 但是仍然有许多地方因为各种原因只设立站赤, 没有急递铺。例如在大同路以北的蒙古军站草地和甘肃等地, 元代就没有设立急递铺, 大德四年 (1300) , “大同路申, 转递枢密院等衙门赴和林宣慰司投下文字, 迤北俱系蒙古军站草地, 无处转递。本部 (兵部) 照得:大同迤北, 元无所置急递铺”[2]卷14575。在这些地方, 公文就只能依靠站赤和其他途径进行传递了。通常状况下, 官府之间的往来文书, 或让使臣相应顺带, 或者采用驿站转送, 或派专门人员传递等方式。如果因为情况紧急有急件要传送, 往往选择用快马传递, 在黑水城大德四年军粮文文书M1.0296[F116:W553][3]二册402中因“诸王大军由本路过往无不失悮军□非轻今差普撒哥驰驿赍解赴省计禀外合行急具申伏乞验照”, 所以亦集乃路总管府差用站马M1.0295[F116:W552]“一差站马户卜普极合差本城起马一匹前□□省计禀回缴纳讫”[3]二册399。由上述材料可知, 亦集乃路的确有差用驿站传送公文的情况出现, 但是仅限于比较紧急的公文, 且在差用驿站传递公文的时候都有非常严格的审批手续和程序。
二、元代公文传递的制度规定
1.包封制度。为了保证公文安全、及时的传递, 元代严格执行公文包封规定。根据公文的秘密等级和紧急程度, 公文的包封形式也有所不同:凡属中央省、台、院的紧急公文, “其文字, 本县官司绢袋封记, 以牌书号。其牌长五寸, 阔一寸五分, 以绿油黄字书号”。如果是急件则“用匣子封锁, 于上重别题号, 及写某处文字, 发遣时刻, 以凭照勘迟速。其匣子长一尺, 阔四寸, 高三寸, 用黑油红字书号。”[4]2596以上牌匣皆以“千字文”编号, 然后书明发送、接收衙门。其余衙门的公文则交付承发司, 按投送处所分类, 同一类归为一缄, 装封后开始递送。若是一般公文“, 各处往来文字, 先用净检纸封裹于上, 更用厚夹纸印信封皮。各路承发文字人吏, 每日逐旋发放”[4]2597。根据黑水城出土的元代公文, 无论上行或下行的, 凡钤盖有官印的正式公文, 在外表都用纸包封后, 才能交给站赤或差役投送。公文的包封, 不是现今通行的函套, 而是先将公文卷成圆筒形, 另在外表包一张小纸, 用浆糊粘封后, 再在上面书写受文单位及发文日期, 不能书写事由。并在封口处写“实封”之类字样。如M1.1318[F125:W62], 包封纸撕裂后的岔口还可以对接, 其上书写文字3 行, “元统二年四月发行”、“甘肃等处行中书省委官公文”“、实封”等字[3]八册1635。当然, 驿站或者急递铺收到公文后, 将公文以软绢包裹, 再用油绢卷缚, 夹版束系;或者是当着官员的面实封装入筒或匣内, 叫做实封入递。总之要进行二次包封, 以确保公文在传递的过程中不被磨损和弄湿, 达到安全传递的目的, 当包封完成后, 文书才进入传递过程。
2.登记制度。对文书进行登记, 是公文流转过程中一项非常重要的程序, 便于日后监督检查, 划分责任。元代要求从文书的收发, 到中途传递、转交, 都有准确、详细的登记。元代政府要求在负责文书传递的驿站设有专门的登记簿。在每个急递铺中按照公文的行文方向, 专门设置了二本铺历, 对过往传递的公文进行登记, “每铺安置十二时轮子一枚、红绰楔一座, 并牌额及上司行下、诸路申上铺历二本”[4]2597。此外, 传送文件的铺兵也都随身携带小回历一本用于交接登记“, 其铺兵每名备夹版、铃攀各一付, 缨枪一, 软绢包袱一, 油绢三尺, 蓑衣一领, 回历一本”[4]2597。元代还出现了中国邮政史上非常重要的驿站单据即“长引隔眼”。“长引”是长途的凭证“, 隔眼”即表格。延佑五年十一月, 牒文“:宪司封皮上粘连隔眼, 于上该写:今置长引隔眼, 仰各处铺司如遇承接文书到铺, 毋得停滞, 即便于隔眼上填写时刻, 责付递传铺兵书书名书字, 照依元定程限, 依例递转一铺, 依上施行, 以凭稽考。中间但有稽违, 举目便见。如此关防, 甚为长便, 宪司牒可照验, 今后凡有牒呈宪司公文, 依上置立隔眼发放施行。”[5]工部.2260
3.检查制度。元代公文传递要做到“三检查”, 发文时检查是否包封, 传递时检查是否磨损, 收文时检查是否开拆、文字是否有涂改、日期是否准确。根据史料对于急递铺的记载, 我们可以清楚地看到元代文书传递中的一系列检查手续。“至元八年, 申命州县官, 用心照刷及点视阙少铺司铺兵。凡有递转文字到, 铺司随即分明附籍, 速令当该铺兵, 裹以软绢包袱, 更用油绢卷缚, 夹版束系, 赍小回历一本, 作急走递, 到下铺交割附历讫, 于回历上令铺司验到铺时刻, 并文字总计角数, 及有无开拆、磨擦损坏, 或乱行批写字样, 如此附写一行, 铺司画字, 回还。若有违犯, 易为挨问。”[4]2597元代政府还对可以入递的文件也有明确规定, 只有中书省发往各地的文书才能通过急递铺递送, 而地方文书中只有是直接写给中书省的才能入急递, 其他一概不允许, 后来重要的军务公文也可以入递。
三、元代文书传递的保障措施
1.设立专门的管理机构。元代为更好地管理驿站和递铺, 设置了一系列管理机构。至元三十一年, 在大都专设总急递铺提领所, 主管全国急递铺事务, 各路设有急递铺总铺, 置提领掌官。至治三年, 又规定每十铺设一邮长, 来管理公文具体事务, 其职责是检查各铺有无稽滞损失文书, 或附写不明不实等事情。“各处急递铺, 每十铺设一邮长, 于州县籍记司吏内差充, 使之专督其事。”[4]2598各路总管府也要对所辖内的各递铺驿站进行定期检查, “各路总管府委有俸正官一员, 每季亲行提点。州县亦委有俸未职正官, 上下半月照刷”。如发现所递送的文书有稽缓、磨损、沉匿等现象, 则根据情节轻重, 对铺司、铺兵进行惩处。一般是初犯答责, 再犯罚俸, 三犯处斩。
2.文书的行移公事限程制度。为了防止公文积压和传递迟缓, 需要对公文传递情况进行督促和检查, 对公文传递的时限做出要求。元代统治者很重视公文传递工作的开展并用法律形式加以规定“, 诸官司所受之事, 各用日印于当日付绝。事关急速, 随至即付。常事五日程 (谓不须检复者) , 中事七日程 (谓须检复者) , 大事十日程 (谓须计算簿账或咨询者) , 并要限内发遣了毕”[5]508。传文速度是影响公务流程的重要环节, 更是显示公文工作者能力与水平的突出问题。古代处理公文, 完全依靠纸质加工、整理及人工传送来完成公文的处理工作。至元八年御史台奏“, 内外各衙门公事稽迟, 乞定立限次, 本台纠察”。经中书省、御史台商议“:今后小事限七日, 中事限十五日, 大事限三十日。”[5]508如违反规定, 轻则罚俸, 重则处杖刑不等。一直到至元二十八年的《至正新格》中, 对限次作了修改。
3.“牌符”制度。元代在设立驿站和急递铺的同时, 也沿用了传统的“牌符”制度, 为了证明身份, 辨别真伪, 保证传递的准确、安全。元太宗四年, 谕随路官员并站赤人等:“使臣无牌面文字, 始给马之驿官及元差官, 皆罪之。有文字牌面, 而不给驿马者, 亦论罪。若系军情急速, 及送纳颜色、丝线、酒食、米粟、段匹、鹰廑, 但系御用诸物, 虽无牌面文字, 亦验数应付车牛。”其实牌符制度已经实行比较广泛, 到了元代有专门的信使传送紧急情报, 即持海东青牌的驰驿者。“江淮诸路增置水站。除海青使臣, 及事干军务者, 方许驰驿。”[4]2585通往岭北的三条驿道之一“纳怜道”即是“专备军情急务”、“悬带金银字牌面, 通报军情机密重要使臣”通行的。如为指定专人递送, 则也发给递送者牌符, 凡皇帝派遣者付与长形的虎头金牌, 上铸蒙古字, 如为军务公文而遣者, 则发给圆牌, 又称圆符, 为铁质, 上也铸有蒙古文字, 分金、银字两种, 持金字牌者为朝廷所遣, 持银字牌者为蒙古诸王或军政长官所遣。
参考文献
[1]胡祗遹.紫山大全集.济南新驿记[M].文渊阁四库全书本.台湾商务印书馆, 1986.
[2]解缙.永乐大典[M].北京图书馆出版社仿嘉靖本, 2003.
[3]塔拉.中国藏黑水城汉文文献[M].国家图书馆出版社2008.
[4]宋濂.元史[M].中华书局, 1976.