县委办公文管理办法

第一篇：县委办公文管理办法

公文写作中常见的一些问题(市委办讲课材料)

文稿服务中常见的一些问题

尊敬的各位领导，各位同志：

大家好！

非常感谢办公室给我这个机会，在这里和大家交流文稿服务的一些心得体会。同时，也借这个机会，向市委秘书长班子、主任班子和各兄弟科室，对综合调研室长期以来的坚强领导、倾情关心和鼎力支持，表示衷心的感谢！

文稿服务既是我们发挥参谋助手作用的重要手段，也是我们在机关工作的必备技能。文稿服务，既包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种公文，也包括领导讲话、致辞、经验总结材料、感谢信等各类应用文体。高质量搞好文稿服务，既是一门学问，也是一门艺术。除了必须具备一定的理论素养、思辩能力、写作技巧外，还必须准确掌握一些基本的写作要求，比如切实吃透上级精神，准确领会领导意图，精心搜集写作素材，认真细致构思谋篇，精益求精反复修改等。当然，这些要求大家在平时的学习工作中，可能或多或少都参加过一些培训，大家都知晓了，所以我也不在能力素养、基本要求等方面多讲了。今天，主要是结合平时的工作实际，特别是我们自己在文稿服务中犯过的一些错误和个别部门报送材料出现的一些问题，从操作层面，与大家进行交流，分

1 享我们的一些感悟。

在说问题之前，我先谈一个观点，“文无定法”，“一千个读者，就有一千个哈姆莱特”，写文章没有固定的格式，没有绝对正确的结构。仁者见仁，智者见智。但是，有一点是我们非常看重的，就是写材料，一定要有方向感。写文章之前，一定要弄清楚，为什么写稿？什么场合用？什么背景用？受众是谁？想要解决什么问题？不同的场合、背景、对象，文章的写法是不同的，侧重点是不同的，叙述方式也是不同的。如果搞不清楚这个问题，就有可能下笔千里、离题万里。

我认为，文稿服务要力戒五个问题，在五个字上下功夫。

一、力戒空洞无物，在“实”字上下功夫

文稿，它的意义不是起草者自我欣赏、自我陶醉，而是要让受文者知晓、领会、理解、贯彻、执行。因此，必须要有实实在在的内容，丰满、实在，不能空洞无物。

目前，从个别部门报上来的材料来看，内容不实是第一大问题。主要表现在以下几个方面。

一是宏观有余、微观不足，只有原则性，缺乏操作性。有的文稿，看了后不知道该怎么去开展工作，不知道开展这项工作究竟该达到什么目标，感觉不到这项工作做与不做、做好与不做好有什么区别。前一段时间，某个部门起草了一个意见，其中一个部分是讲“明确工作目标”。里面写到：“要实现全市加快建设一批、开工建设一批、争取入规一批的新突破”，后面没有具体的数据， 2 嘎然而止。既然是目标，就应该量化，但看了后不知其所以然，也无法督查考核，相当于没说，这就没有起到制定文件想到达到的效果、目的。

二是空话套话太多，渲染铺陈，虚无飘缈，不着边际。文稿要讲究效用性，但有的同志不明白其中之义，总是为文采而著文章，为文采而写材料，文稿里堆砌了许多华丽的词藻，有的甚至还特别讲究这些词藻语句的运用方式，或对偶，或排比，煞费苦心。应该这样讲，适当的渲染铺陈可以使文稿增色不少，但过分注重就会适得其反。有一个部门，给蒋书记起草了一个讲话稿，本身是一项非常具体、非常实在的工作，但里面都处充斥着大道理，到处充满了正确而无用的废话，比如，“身怀爱民之心，恪守为民之责，善谋富民之策，多办利民之事”，“情为民所系，权为民所用，利为民所谋”，说了半天都没说到工作上来，看了后让人觉得很空洞，很乏味，很无聊，当然也令我们大家很受伤，浪费了大家的时间，怎么不叫很受伤呢！

三是片面追求形式美观、结构匀称，生编硬造，无话找话。有的同志很喜欢“三三”制的结构，一篇文章分三点，每个部分又三点。于是，在写作中，其实在某个部分只有一两点实在、有新意的思想，为了形式美观，敷衍成篇，硬拼凑出三层意思来。还有的虽然三点内容都合理，但个别部分内容很少，为了追求三点字数基本一致，东抄西凑了些语言凑字数。形式固然重要，但形式必须服从于内容，服务于内容。我们如果一味追求形式美，结构 3 美，东拼西凑写一些无关痛痒、无病呻吟的话，把一些可写可不写的话也写进去，不但文字冗长，而且容易把新鲜和重要的思想，淹没在一般化的东西里面，冲淡主题。你看蒋书记的讲话，蒋书记作的报告，特别是2005年作的党代会报告，同一个部分中，有的段落长达半页，有的段落只有两三行，甚至只有一两句话，但效果却是非常好。

我们在从事文稿服务时，一定要力戒空洞无物的倾向，尽量把文稿写实。

一是坚持理论联系实际。我们说理论，主要是为实际服务，立足点在实际，在于推动我们的工作。这是我们从事文稿服务的根本出发点。这个实际，就是我们眉山的实际，我们部门的实际，我们单位的实际。必须坚持从我们的实际出发，说自己的话，做自己的事，写自己的东西，不能“下抄上”、“如法炮制”。2009年5月18日、19日，省委、省政府召开建设西部综合交通枢纽工作会议，刘奇葆书记在强调建设西部综合交通枢纽的重大意义时，主要是从四川交通历史、交通现状、区位状况、发展定位几个层面进行阐述的。6月19日，全市召开贯彻全省建设西部综合交通枢纽工作会议精神电视直播动员大会，我们起草蒋书记的讲话，在写重大意义这一部分时，就狠下了一番功夫。我们这部分的标题就没有一般化，没有写“深刻认识加快综合交通建设的重大意义，切实增强综合交通建设的紧迫感和责任感”，而是这样写：“加快综合交通建设，将促使眉山发生历史性的变化”。事实也确实是这样，综 4 合交通建成后，全市将形成3条铁路、5条高速，各区县的交通状况将得到极大改观，高速公路将覆盖全市一区五县。仅仁寿县就会形成一个“大”字形高速公路网络，交通条件变化翻天覆地。这样写，很振奋人心，催人奋进，收到了应有的效果。要把这个实际说具体，还要体现针对性。有这样一个故事：一公司在小便池上贴上条：“往前一小步, 文明一大步”，结果地上仍有许多尿渍。后来公司认真吸取教训, 重新设计成：“尿不到池里说明你短；尿到池外说明你软”，结果地上比以前干净许多。 此事的重要启示：给客户的投资建议一定要具体，确切，中要害。

二是注重用数据说话。用数据说话，就是要使用真实、准确、有权威性的数据。比如上级来检查项目工作进展情况，我们在起草汇报材料时，就应该写明总的项目完成投资多少、增长多少，续建项目多少个，完成投资多少，新开工项目多少个，总投资多少亿元，其中亿元项目多少个，新引进项目多少个，总投资多少，等等。甚至有必要把一点重点项目的情况也说一下。但是在数据运用上，不能让数据打架：不能在不同的地方数据不相同（举例）；不能让数据之间的逻辑关系上经不起推敲，一看就是拍脑壳得来的数据（举例）。还有，不能数字与内容不对等。比如说是9个项目，如果只点两三个，后面加个等字，这就是正确的，但9个项目点了8个，后面也加一个等字，肯定就有问题，明显漏掉了1个。不能数字表述方式前后不一致，一会儿用文字表述，一会儿用阿拉伯数字。（比如，不能写九十年代，应为90年代）。还有， 5 该使用模糊语言却使用了准确数字，该使用准确数字却使用了模糊语言，使人难以信服。

三是尽量把措施写具体。我们部署某一项工作，比如搞城乡环境综合治理，就要写出目标是什么，重点是什么，分哪几个阶段，每几个阶段要做哪几项工作，达到什么标准，责任领导、责任部门是谁，怎么样强化保障等等，让人一看就知道、就明了。我们向上级党委、政府报告贯彻落实会议精神情况，就要写清楚在学习传达上做了哪几样事情，在具体贯彻上提了什么指导思想、工作目标，采取了哪几项措施，落实了哪些责任，提出了哪些具体要求等，尽可能采用写实手法，少用一些概括性的语句。有的部门报上来的贯彻市委、市政府某个会议精神的报告，措施就不具体，很空洞，比如“局党委多次召开会议专题研究某项工作”，究竟是好多几次，感觉很虚。我们在向上报告时，蒋书记就要求我们把所做的工作一项一项列出来，好久召开市委常委会，好久召开专题会，好久召开市委全委会等，会上有什么人参加，主要领导提出了什么具体要求，制定了什么措施，一条一条列出来，让人感觉到眉山市委、市政府是实实在在做了事的，让人信服。

四是不刻意铺陈渲染。如果刻意渲染，就会导致修辞失体，虚浮不确切。如某市乡镇企业局的《关于我市乡企迎接WTO挑战的通报》的前面部分这样写道，“国际化经济浪潮汹涌澎湃，怀有强国之梦的国家就是以能加入WTO为最高梦境。随着入关的脚步一天天逼近，我市的乡镇企业大军意气风发、斗志昂扬、精 6 神抖擞。我市乡镇企业局深入学习„三个代表‟重要思想，真抓实干，使我市乡镇企业的局面生机盎然，发展蒸蒸日上，千帆竞发，波澜壮阔，入关前的我市乡镇企业的形势十分喜人……”这段内容，表述事实渲染铺叙、修辞不得体，给受文者的第一印象是：浮华夸饰，矫揉造作，堆砌华丽词藻，滥用辞格，一点儿也不实在，必然引起受文者的厌烦、反感。

二、力戒烦冗啰嗦，在“简”字上下功夫 烦冗啰嗦，主要表现在三个方面：

一是内容面面俱到、四平八稳。有的同志片面地以文稿的长短来衡量对某项工作的重视程度，开长会、写长稿、讲长话就是很重视，短了就不重视，就没水平，有失部门和领导身份。所以，常常把文稿写得很长，写成宏篇巨著，洋洋万言，主次不分，像开中药铺似的。

二是结构庸肿，系列化、集团化。有的同志写文稿，层次很多，第一是一二三四，第二是扩号一二三四，第三是阿拉伯数字一二三四，第四是圆圈一二三四，第五是英文字母ABCD。在分析一个问题的成因时，也是一二三四五六七，条分缕析，不厌其细。看上去很全面，很有条理，实际上是烦冗散乱，把自己最精彩、最吸引人的东西淹没了。读了一篇文章下来后，你根本记不清他在说什么，记不住其中的重要观点。

三是语言表述不简炼、不干净。这方面的典型例子很多。有的是句子很长，中间既有顿号，又用“和”、“与”、“及”连起来，一口气 7 读不完，稍不注意，读稿子的人要读窒息，心脏停止跳动半分钟。有的是一个意思翻过去说，又覆过来说，反复解释阐述。还有的是，话虽通顺，但用了很多介词短语，致使语句不简洁、明快。比如，“市委对抗旱救灾工作非常重视”，如果改成“市委非常重视抗旱救灾工作”，你看，角度变了（由被动为主动），对象变了，文字也简洁多了。

精文简会、提倡写短文是市委、市政府抓行政效能建设的一个重要方面。市委、市政府对一些文件字数都作了比较明确的规定，如党代会报告不超过1万字，一般文件2000、重要文件3000、请示报告1500以内等。2008年党代会报告只有5000余字，开创了全国党代会报告最短的先例。大家一定要深刻理解其积极意义，在“简”字上下功夫，努力让文稿简短、简洁。

第一，尽量写短句子。关于文稿语言的要求，主要是“两通一短”，“两通”，即通俗、通顺，“一短”，即句子要短。当然，我们强调使用短句子，并不排斥长句子，只是一定要少用，尤其是那种一口气读不完的句子。一定要简明扼要，文约事丰。在这方面，远的大家可以读读毛泽东同志1942年写的《反对党八股》，近的可以读读蒋书记自己起草的文稿，包括读读市委《关于加快发展若干重大问题的决定》（眉山建市，历时五年。继往开来，再创辉煌，是市委的责任，是全市人民的愿望）。也可以读读蒋书记在政协会上的讲话稿。要写短句子方面，高手多多，最有名的就是广西来宾市烟草专买局的韩峰老师。韩峰老师喜欢写日记，日记里无话 8 不说，上班如何开会、下班如何开房，收了谁的多少钱、睡了哪个同事或下属、和谁喝酒又送谁礼物……都在简明扼要、真名实姓的日记里写得一清二楚。

第二，注意材料取舍。文稿的篇幅长短与材料取舍有很大的关系，我们必须用主题去统率材料，用材料去表现主题。凡是与主题关系密切的，能有力地说明、烘托、突出主题的就选用；凡是与主题关系不大，不能很好反映主题的材料就要舍弃。切实做到宁缺毋滥，舍得忍痛割爱。一定要选择那些能反映观点、支持观点的材料，力求观点与材料的有机统一。特别是在总结经验时，不能把所有的材料都选进去，一定要把握住重点，选取那些特色鲜明，人无我有、人有我优的材料。我举一个例子。2007年1月25日，全省召开实施“工业强省”战略企业负责人工作会，蒋书记要在会上发言，由我们科室负责起草发言稿。接到任务后，我们拟写了提纲，第一部分是抓认识，强化工业在眉山经济社会发展中的突出地位；第二分部是把战略变成行动，采取了一系列强有力措施，其中包括狠抓工业集中区建设，狠抓软环境建设，充分调动企业家积极性，切实解决工业发展资金问题，狠抓工业项目建设，整治虚报浮夸；第三部分是切实加强对工业工作的领导，里面又分了四五点。这样的提纲就没有体现眉山特色，没有把眉山抓工业发展最靓、最拿得出手的部分展现出来，自然在蒋书记那里通不过。后来，我们又再三斟酌，拿出了第二个提纲，只有简单的五个部分，一是强力推进工业强市（思想很到位），二是狠 9 抓集中集约发展（工业园区抓得早），三是狠抓软环境建设（整顿交警三乱），四是充分调动企业家积极性（落实三个舍得），五是切实加强对工业工作的领导（分管工业领导进常委，工业发展基金等）。这五个部分确实都是眉山抓工业发展最出彩的地方。蒋书记在会上发言后，在全省引起强烈反响，会后庚即就有三四个市州到眉山学习考察工业发展经验，收到了很好的效果。

三、力戒雷同僵化，在“新”字上下功夫

有这样一个故事。一个领导去开会。没带笔记。千篇一律。 有人曾经问过这样一个问题：“鹤立鸡群”和“鸭立鸡群”有什么不同？只见鹤而不见鸭。为什么，因为相对于鸡而言，鹤仪表堂堂、超群绝伦，显得很突出，但鸭与鸡相比，无论是是身高、体重、形态，都差不多，很一般化，很容易淹没在鸡的海洋中。同样的道理，公文起草，最怕的就是失去独特的个性、风格，寻常普通，雷同僵化，照搬照抄，千人一面，年年岁岁花相似，岁岁年年貌相同，没有一点新意，没有一点儿灵气。

从我们平常了解的情况来看，雷同僵化主要有以下具体表现。一是照搬照抄上级文件。比如，起草文件时，有时省、市两级文件竟如出一辙，除了把“我省”改为“我市”外，差不多全盘照搬。又如，给领导起草讲话稿时，今年的讲话稿跟去年一样，有时是结构一样，有时是内容、结构、观点都差不多。二是文稿模式化、程式化。缺乏生动性、新鲜感。有的领导在布置文稿任务时，开头怎么写，正文怎么写，结尾怎么写，规定得很详细。结果，写 10 出来的材料，内容似曾相识。比如，文稿主体内容都是一个模式：意义作用—目标任务—思路措施—加强领导。又如写加强领导，就是一要各级领导重视，列入议事日程；二要加大工作力度，层层狠抓落实；三要健全各项制度，严格基础管理；四是加强队伍建设，提高人员素质。又如总结工作经验，就是一是领导重视，加强指导；二是层层发动，提高认识；三是抓好试点，以点带面；四是落实制度，带好队伍。“众稿一词”、“千人一面”，使文稿失去了生气、灵气、秀气。

造成雷同僵化的原因很多。有的是新手上路，还在模仿阶段。“铁打的营盘流水的兵”，文稿人员在不断流出和输入，这些从事文稿服务的新手，认为走前人走过的路就是对的，还不敢大胆地创新，主要是模仿别人、前人写；有的是“油条”，怕动脑壳，不愿下功夫去琢磨，应付了事，图完成任务。（逾期不报、过期不报）

公文写作如同材料“加工厂”，每天都在加工制造，要写出一篇有见地、有新意、能吸引人的稿件确实不易，可以说是“蜀道之难，难于上青天”。那怎样避免雷同僵化，写出有新意的稿件来呢？

一是选取新材料。我们一方面要随时了解领导的所思所想，关注领导的兴奋点，要力求与领导不断变化的思想、理念同拍同步，不落后，不掉队。另一方面，要充分利用好广播电视、报纸、互联网等，随时留心一些新事物、新思想、新观点，随时掌握外地的经验做法，自觉地融入到文稿中去，让文稿鲜活起来，靓丽起来。比如，再上周星期一，李忠先生给我们作了一堂题为《城 11 市建设与城市管理》的生动的报告，里面就有许多新东西，我们可以在文稿起草时拿来为我所用。又如，自去年全省在眉山召开构建大调解体系工作会后，各地你追我赶，竞相发展，都创造了很多经验。最近德阳市有一个孝泉镇创造了“算账法”，调解人员在调解纠纷时，向当事人算四本账：一算时间账，二算金钱账，三算感情账，四算道德账。他们积极创新调解方式很有新意，很值得学习借鉴，也符合领导要求，我们也可以把它收集起来，在需要的时候写进文稿中去。

二是提炼新观点。有了新材料，简单堆砌不行，必须对材料进行分析、综合、归纳、概括，注入自己的思想，从而提炼出一些新鲜的观点出来。给我印象最深的是2003年下半年，我们在洪雅县委办工作时，搞了一个关于沼气池的调研。那时沼气池是一个新生事物，全市很少，只有几千口，而且都是农民自发建的。我们在深入调研的基础完成一篇调研报告，认为沼气是农村的一种新型能源，发展沼气池，既保护了环境，又促进了农民增收，还解放了妇女，好处多多，值得在全市推广。我们提炼了一个非常好的标题，叫《小池子解决大问题》。调研报告经市委办印出来后，余斌书记、保华市长等5位市级领导作了肯定性批示，要求召开现场会，认真总结经验，并在全市推广，确实极大地推动了全市的沼气池建设。又如，去年上海永大电梯捐建永大中学落成典礼，蒋书记在仪式上有一个讲话。我们当时在写的过程中，深入挖掘材料背景，在网上查找永大公司的详细资料，除了了解到 12 它是松江区委书记（蒋书记的同学）介绍来的外，更重要的是我们还发现它是一个台资企业，于是，我们在讲话的开头提炼了这么三句话：永大中学的落成，见证了松江人民对眉山人民的深情厚谊，见证了永大电梯设备有限公司对灾区教育事业关心和支持，见证了台资企业、台湾同胞血浓于水的民族亲情。这样，我们将很平常的一项捐建援建上升到了一个高度。我们要有全局观、整体感，要有逻辑层次，归类，不能仅就某项工作说某项工作，要通过说一项工作，把面上的工作带出来，展示出来。比如《眉山市民营经济工作情况汇报》2012.12月20日王东明来眉调研稿。

三是采用新表述。唯物辩证法告诉我们，世界是运动变化发展的，即便是同一项工作，我们也不能老是用陈旧的、不变的语言来表述。必须善于把握时代节拍，尽量选用一些新颖的语句。比如，同样是关注群众切身利益，以前提出“以群众呼声为第一信号，以群众利益为第一追求，以群众满意为第一标准”，后来，我们提出“坚持群众满意根本标准”，如果还是采用以前的表述，就显得太落伍了。又如，我们抓“维稳”，现在有新提法叫抓“维稳创稳”。如此等等。还有，我们可以适当转换论述方式。可以换正面论述为反面论述或对比论述，换集中论述为分散论述或换分散论述为集中论述。有一个边境市领导讲打击走私的意义，因为中央、省委已经安排布置了，都从正面讲了重要意义，再一般讲很难摆脱“照抄”。但他这样讲：“打击走私，不是一项一般性的工作，而是党中央、国务院作出的具有全局性、战略性的重要部署；不是单纯 13 的经济斗争，而是一场严肃的政治斗争；不是一件孤立的事情，而是反腐败斗争的一个重要方面，是加强新时期党的建设和政权建设的重要组成部分；不是可紧可慢的事情，而是摆在全党面前的一件刻不容缓、必须立即抓、大力抓的大事、急事”。他这样讲，就给人以耳目一新的感觉。

写出新意，要学会提炼：如高度重视，市政法委“三个集中”，同样，表述几个坚定不移，几个强力，文字逗款了，也不新，于是，把新内容表述上去，创新“四种模式”，推进城乡统筹；做好“四篇文章”，推进新型城镇化。就显得有新意了。

四、力戒杂乱无序，在“顺”字上下功夫

杂乱无序，就是又多又乱，没有条理，像麻花一样，读了半天理不清头绪，让人一头雾水，摸不着头脑。

一是文不对题。文稿人员没有领会领导意图，没有紧紧围绕确定的主题来展开，观点与主题若远若近，内容与观点貌合神离，与主题无关或关系不大的内容涉及过多、过细，以致主题不突出，或者“喧宾夺主”，甚至出现“跑题”现象。举一个例子。2006年4月，青神县一村民罗忠义到市上上访，偶然认识了市政中心门卫罗琪。罗琪自称从事过法律工作，愿意帮助罗忠义解决上访问题，争取至少60万元以上的赔偿。罗忠义信以为真，当即付给罗琪小费1000元。之后，罗琪又多次从罗忠义处骗取现金33500元。2008年6月初，在罗琪的鼓动下，罗忠义到省信访办上访。后来，表神县派人到罗忠义家中了解情况，识破了罗琪的骗局，报案抓获 14 了罗琪。7月中旬，贺书记批示以两办名义发一个通报到各部门和区县，汲取教训，纯洁队伍，防止问题出在内部。接到任务后，我们起草通报的同志也确定了标题，就是《关于市政中心门卫罗琪鼓动群众上访骗取钱财案件的通报》，但是在写作过程中，没有领会好贺书记的意图，写成了青神县一村民上访被保安骗取钱财的通报。村民上访被骗有什么好通报的呢？如果从新闻的角度来看还可以，但从通报的角度来看就不可取。这个事件本身深层的意义在于单位安保工作没跟上，特别是对保安的教育、管理、监督没跟上，最后才导致出问题。我们通报的目的，是要求各单位切实加强安保工作，进一步加大对保安的教育、培训、管理、监督。

二是结构紊乱。第一种情况，就是整个文稿内容很多，不仅没有提炼概括，而且一级标题上看就是互相交织、理扯不清。第二种情况，虽然一级标题看上去很顺序，无重复交织，但在具体内容上，同一个意思在文稿的不同部分出现，给人一种“搅”的感觉。比如有的部门报来一个意见，第一部分为深化认识，统一思想，切实增强做好某某工作的紧迫感和使命感。第四部分为加强领导，落实责任，为做好某某工作提供坚强有力的政治保障。本来从标题上看没有任何差错，但是在第一部分中，说了认识后，又强调主要领导要怎么样，分管领导要怎么样，有关部门和区县要怎么样，写的又是加强领导的内容，这就与第四部分搅在了一起，给人乱糟糟的感觉。

15 三是文字粗糙。有的是表述不一致，语序不顺，语意不连贯，说同一个意思时，一会儿是动宾结构，一会儿是介词短语。有的是搭配不当，比如说“加强……力度”。有的是成分残缺，表达不完整，话未说完。有的是随意用简称。还有的是粗枝大叶，文字明显错误。如“作贡献”写成“做贡献”，“渡过难关”写成“度过难关”，“账目”写成“帐目”，还有“的”、“地”、“得”混用，搞不清楚。以前，有一个同志在起草一个材料时，就犯了一个低级错误，把“崔市长”写成了“崔保长”，市长与保长完全是两个概念，完全是两回事，怎么可能同日而语呢？当然，这个错误被领导批惨了。大家试想，如果发出去了，后果会怎样？还有的是总结工作与布置工作用语区分不清楚。比如，总结工作时，有同志这样写“深入推进某某工作”，正确的应写为“某某工作深入推进”，这才是效果性的语言。还有的是喜欢用生僻难懂、佶屈聱牙的词语，大量地、生硬地使用古词旧典、方言土语、技术用语以及行话，看起来很有学问的样子，实际效果往往适得其反。当然，一些古词旧如用得恰当，有时会起到画龙点睛、使文稿增色的作用，但不能滥用。（举商务局的例子：到商务厅对外开放发言，要求写经验材料，结果在写的时候，每个层次大小不一，各个层次缺乏逻辑关系。一二三四五点之间的关系不对应，如果是举措，就都应该是举措，可偏偏最后一部分他给你写的是眉山区位优越，写得一团糟。）（对各种违纪违规行为要严肃处理，可改为严肃处理各种违纪违规行为。）

要避免杂乱无序，把文稿写“顺”，需要注意几点：

16 一是以主题统揽材料。我们在起草文稿时，一定要有主线，用主线把材料串起来，能够对表达主题有作用的才选进，没有作风或作风不大的不必写进去。同时，对选用的材料还要上升到一定高度，而不能简单地去堆砌。去年6月15日，全省构建大调解体系工作会议在眉山召开，市委蒋书记在会上作经验交流。当时，我们搜集了很多素材，比如坚持科学、民主、透明、依法决策，防止因决策失误、政策不当影响社会稳定；坚持不懈抓好作风建设，整治群众最不满意的问题；切实改善和保障民生，努力增加和谐因素。如果把这些材料简单堆砌，就显得多余，与大调解好像毫不相关，但是，我们用“密切党群干群关系，夯实调解工作的群众基础”这个小标题，作为第一部分，就很好地把材料统起来了。紧接着介绍大调解的具体做法，第二部分是“以真诚宽容的态度开展集中调解，切实解决突出疑难案件”；第三部分是“整合调解资源，构建‘大调解’工作体系”；第四部分是“强化目标考核，严格责任追究”；第五部分是“加强组织领导，强化工作保障”。大家可以看出，这个讲话稿主题就很鲜明、突出，材料组织严密，有很强的层次感，同时也增强了讲话稿的厚度和深度。

二是反复锤炼语言。要加强语法修养，以严谨细致的文风，去组织语句，锤炼语言，认真检查文稿中有无语意混乱、错漏百出的问题，特别是我上面提到的成分残缺、表达不清等问题，确保文通字顺、少出纰漏。

三是注重逻辑关系。特别是要注重不同段落的逻辑关系，做 17 到不重、不搅、不乱。同时，要注意不同段落之间的衔接，过渡自然，不生硬。

五、力戒平淡无味，在“特”字上下功夫

我们在座的很多同志都喜欢喝开水，因为喝白开水既方便、经济，又有益健康，特别是能预防感冒、咽喉炎及其他皮肤病，能够消除疲劳，焕发精神。可以说，喝白开水好处多多。但是，我们在文稿写作就不能像白开水一样，如果观点的提炼、语言的运用，都如同一杯白开水，平淡无味，没有气势，波澜不惊，就抓不住受文对象的心。

文稿如同白开水，平淡无味，一是缺乏对问题的深入研究。只知其一，不知其二；只知其然，不知其所以然，论述浮在表面。二是缺乏对本地情况的具体分析。照搬照抄上级或外地的文稿，没有针对性。三是缺乏对语言的打磨。

怎样把文稿写得精彩些，写出特色、特点来，给人以强烈的震憾力、穿透感和鲜明性，撩动人的心弦呢？

第一，要有的放矢。就是要有强烈的针对性，不能泛泛而谈。比如起草领导讲话稿，就要心中装着听众，领导讲话的听众是讲话稿写作的重要依据。毛泽东同志就批评过：“对牛弹琴”不是牛的错，而是人的错。牛听不懂摇滚、迪士高，但听得懂“尾来、折折”三。所以，在写讲话稿时心里一定要装着听众，揣摩听众心理，摸准听众的所想所盼；要考虑领导讲话时与听众的互动交流，不能总让领导演“独角戏”；在语言的选择上要注意书面语言与演讲语 18 言的区别，要根据听众的教育层次、理解水平决定讲话稿的俗与雅、长与短。举个例子。我们在写面向全市群众电视直播的讲话稿时，就一定要注意语言的运用，要通俗易懂，不能太文绉绉的，让人费解。去年3月24日召开的全市城乡环境综合治理广播电视动员大会，我们在起草蒋书记的讲话稿时就充分考虑到了这一点，在讲综合治理的重大意义时，没有从什么践行科学发展观、构建和谐社会等这些方面去概括，而是从“改善全市人民生活质量的迫切需要、创造良好发展环境的重大举措、体现眉山人的精神风貌和文明素养、反映出全市干部的能力和作风”这几方面去阐述，群众易于理解。而且，在标题锤炼上也符合普通市民口味，比如“立即行动，向脏乱差开战”、“全民动手，共建美好家园”，很鲜活，极富鼓动性。

第二，要有比较视野。包括横向比较、纵向比较，主题比较、修辞比较，等等。拥有比较视野，可以使文稿更加开阔，更加丰满，更有深度，更有震憾力和感染力。比如，我们在分析全市的经济发展质量时，既要看自身的增速，与历年相比较，还在把眉山放在全省、全国的大格局中去比较，通过比较，你就可以得到用以论证观点的数据。我们想论证地方财政一般预算收入增长快，经济效益好，可与全省各市州比较，你看我们2007年、2008年、2009年总量分别超过了好几个市州，自然找到依据。如果我们想论证虽然财政质量有所提高，但仍然存在问题，你又可以看地方财政总收入占GDP的比重，全市目前不到八个百分点，比全省少 19 五个多百分点，而沿海地区有的达到了百分之十几。通过比较，大家一下就明白了，紧迫感和责任感自然而然增强了。所以，大家在以后的写作中，一定要有比较视野，多作比较，在比较中把握好一些逻辑关系、因果关系。

第三，要富于创新。创新，最重要的是结构的创新、语言的创新，打上作者独特的烙印，展示作者特有的魅力。在这方面，蒋书记值得我们大家学习，不落俗套，很有个性。比如，无论是起草决定，还是起草意见，都是根据内容来选择结构，而不拘泥于什么“三段式”、“四段式”。你看，2005年起草的《关于加快发展若干重大问题的决定》，共有26个点点；2006年起草的《关于进一步改善发展软环境的决定》，共有10个点点。在这些点点中，他不刻意追求什么标题的对仗、工整，注重的是表达的准确性，有长有短，错落有致，别具一格。在注重格式创新的同时，要注意语言创新，尽量使用一些生动的语言，让人觉得耳目一新，记得住。

最后，我以三句话作为今天交流的总结，与大家共勉。 第一句话：功夫文章外，闲时勤积累。古人云“厚积薄发”，积之愈厚，发之愈深。“巧妇难为无米之炊”，积累是前提，积累是关键，必须多读、多看、多记。要积累素材，包括部门的，网上的，市内的，市外的，完善数据库，跟踪新动态，抓住新要求。

第二句话：思考出精品，总结上台阶。写文章时，要多动脑，多思考，做到“前开后聚合，收放两相宜”。写完文章后，要认真总 20 结，形成心得体会，不断提高自身水平。

第三句话：不厌百回改，千锤终得金。文章是改出来的，不是写出来的，反复锤炼、推敲、修改，是打造得意之作的金钥匙。

以上是我的肤浅体会，讲得不当的地方，敬请大家批评指正。耽误大家的宝贵时间了！

谢谢大家！

内容不合规定。规定，这里主要指法律规定。比如，有的地方在起草的文件中就出现了一些可笑的事情。某地为扫盲，规定无初中毕业证的不办结婚登记；某单位规定，超生的不登记户口；还有湖南公务考试，要求女性乳房对称。等等。

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第二篇：公文处理办法doc-公文处理办法

公文处理办法

1 目的

为适应开发区高效、快捷、全面创新的体制要求，确保财政局公文处理工作科学化、规范化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合我局工作实际，特制定本办法。

2

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5 依据 适用范围 职责 工作程序 《公文处理新规范》 本制度适用于本局各有关处室。 办公室负责制度的具体执行。

5.1总则

5.1.1财政机关的公文，是在依法行政管理过程中，处理公务的具有法律效力和规范栺式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，转发行政规章，施行执法措施，请示和答复问题，指导、布置工作，报告情况，交流经验的工具。

5.1.2公文处理是指公文办理、管理、立卷、归档及销毁等一系列衔接有序的工作。公文处理必须严栺执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全;坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

5.1.3财政局办公室具体负责本机关内部的公文处理工作。

5.2财政机关公文的主要种类有：

5.2.1通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项;

5.2.2通知：适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的分文，发布规章;传达局内党、政要求及需要周知或者共同执行的事项;仸免和聘用干部。

5.2.3通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

5.2.4报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5.2.5请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

5.2.6批复：适用于答复下级机关和有关单位的请示事项，以及按照制度规定，审查、认定同级或下级机关和有关单位报送的各类报告。

5.2.7意见：适用于对重要事情提出见解和处理办法。

5.2.8函：适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

5.2.9会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

5.3公文栺式

5.3.1行政机关的分文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抁送机关、印发机关、印发仹数和印发时间等部分组成。

5.3.1.1公文的秘密等级又称密级，秘密公文应当分别标明“绝密”、 “机密”、“秘密”，并注明保密期限。具体写法为“密级★保密期限”。

5.3.1.2紧急公文应当在首页分别标明“特急”、“急件”。

5.3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文，主办机关应当排列

在前。

5.3.1.4发文字号包括机关代字、年仹(应用公元全称)、序号。

财政局机关的发文字号为：

A.党组文件：凡对局管理干部的人事仸免、重大奖惩、纪律指令及其他要以党组名义明确的重大事宜等，可以党组文件印发。党组文件的内容，一般应由党组会议讨论，由党组书记或由党组书记指定其他党组成员签发。

发文字号为：开财党组字[年号]文号。

B.党总支文件：凡属精神文明建设、干部队伍建设的有关事宜，可以局党总支文件印发，由局机关党总支书记或由党总支书指定其他党支成员签发。

发文字号为：开财党总字[年号]文号

C.局发文件：各处室对分管工作、业务所做的，要求各预算单位和企业执行的规定、批复、通知，向上级领导单位的请示、报告及转发上级机关文件等均可以局名义发文。一般由分管局长签发或由局长直接签发。

发文字号为：开财字[年号]文号。

联合发文，只标明主办机关发文字号。

5.3.1.5上行文应在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示“应当在附注处注明联系人姓名和电话。

5.3.1.6公文标题应准确简要地概括分文的主要内容，标明发文机关和分文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.3.1.7公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，标明发文机关和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.3.1.8公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订一起，并在正文之后，发文机关属名之前注明附件的顺序和名称。

5.3.1.9成文日期，以签发机关领导人签发日期为准;联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。

5.3.1.10印发机关和印发日期分别标在文件末页下端左右两侧，在印发之下可标明文件仹数。

5.3.1.11公文除会议纪要外，均应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章;联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。

5.3.1.12公文应标注主题词。一仹公文的主题词，一般不超过6个。

5.3.1.13主送机关是主要受理公文的机关;抁送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。填写主送报送和抁送机关时，应当使用全称或者规范分简称、统称。

5.3.2公文版头，局内各部门制发的正式行文，统一使用“大连经济技术开发区财政局文件”红头纸印发;局内各部门制发的对外非正式行文统一使用“大连经济技术开发区财政局”红头纸印发。

5.3.3公文使用的汉字按国家规定的标准执行，文字从左到右横写横排。公文用纸一般为16开型，或采用国际标准A4型，左侧装订。

5.4行文规则

5.4.1行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请求和报告。

5.4.2我局机关与区直各委办局可以联合行文。

5.4.3“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;如需同时送其他机关，采用抁送的形式，但不得抁送下一级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

5.4.4除上级机关直接交办的事项外，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、

“意见”、“报告”。

5.4.5局内各处室不得独自对外正式行文，因工作需要对外正式行文的，须经局领导批准，以局名义正式行文。

5.5公文办理

5.5.1公文办理包括收文办理和发文办理。

5.5.2收文办理指对收到公文的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、承办、传阅、催办，查办等程序。

5.5.3本局收文不论是邮寄或送达的文件、信函，一律由办公室统一签收。

5.5.4办公室签收的文件、信函，经文书登记整理，加盖“收文专用章”，签署收文日期和收文编号，由秘书及时提出拟办意见送局领导阅批后交有关部门办理。

5.5.5承办部门收到公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于内容涉及面广，问题复杂不能在规定时限内做出答复的，承办部门应尽可能通知来文单位，讲明原因，取得谅解。

5.5.6对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回办公室，以便交其他部门办理。

5.5.7对各部门承办的公文，办公室将定期催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。

5.5.8发文办理是指以局机关名义制发公文的过程，一般包括公文草拟、审核、签发、复核、打印、校对、盖章、分发等程序。

5.5.9草拟公文应作到：

5.5.9.1符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，要切实可行，并加以说明。

5.5.9.2根据行文目的和主送机关的行文关系选择合适的公文文种。

5.5.9.3人名、地名、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。

5.5.9.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

5.5.9.5必须使用国家法定计量单位。

5.5.9.6用词用字准确、规范。文内使用的非规范简称，应先用全称并注明简称。

5.5.9.7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修饰彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

5.5.10草拟公文由公文承办部门办理。

5.5.10.1对下级单位的请示报告和同级机关需要答复的来文，应由承办人提出意见后按规栺用纸先行打印，经部门领导阅签后送办公室报局领导签批。

5.5.10.2对拟以局各义下发的公文，必须用局统一拟文纸拟文，拟文时一字一栺，一标点符号一栺，字迹工整。

5.5.10.3草拟公文严禁使用铅笔和圆珠笔，不得在文稿装订线外书写文稿，书面不整洁或修改、调整幅度较大的文稿，应眷清后再送领导审阅。

5.5.10.4承办人拟搞后交由部门领导审核，如涉及两个以上部门或单位，应再交有关部门或单位会签后送办公室报局领导签发。

5.5.11公文签发应遵守下列原则

5.5.11.1向上级机关行文时，其公文文稿由部门负责人签字后，经分管局领导审核，并由局长签发后，方可缮印上报。

5.5.11.2区直各委办局与我局联合发文时，必须由拟稿部门核稿，并将修改意见取分管局领导审核同意后，报局长签发，或由局长授权，分管局领导签发。

5.5.11.3向下级或有关企事业单位行文时，按领导分工权限分别签发。

5.5.11.4领导人签发公文，应当明确签署意见，署姓名、时间。

5.5.12为确保公文质量，已经领导审批过的文稿，不得随意改动，确需修改的需再报局领导同意。

5.5.13文件经局领导签发后，正式发出的程序是：

5.5.13.1需以局名义出发的公文，由办公室统一编号后由各承办部门按局发文件模版自行套印。

5.5.13.2文件套印后必须由起草部门再作校核，确保无误，方可送办公室盖印。

5.5.13.3文件盖印后，除留存及上报文件外，承办部门应根据发放范围予以分发，如需邮寄，也由承办部门自行办理。

5.6公文立卷、归档和销毁

5.6.1公文立卷、归档和销毁工作由办公室具体负责。

5.6.2公文办理完毕，公文起草部门应及时将原件和有关材料一并交办公室整理立卷，个人不得保存应归档的公文。

5.6.3联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存副本。

5.6.4公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公章，视同正式文件妥善保管。

5.6.5公文印发后，办公室留存归档外，各部门尚需保管的公文，应由专人负责。

5.6.6没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和局领导批准，由文秘室负责定期销毁。销毁秘密公文时，应当进行登记，保证不丢失、不漏销。

5.6.7调阅、摘抁或自制归档公文，应关规定办理，并及时，完整归档。

6 相关记彔

《公文处理过程记彔表》

《文件处理单》

《归档文件目彔》

第三篇：公司公文管理办法

〃北京银河来星科技有限公司

公文管理(暂行)办法

2011-06-13

一、原则要求

公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。

二、公文种类

公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：

(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。

(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。

(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。

(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。

(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。

(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。

(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。

(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。

(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

二、公文格式

文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、

主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报(送)机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(二)发文机关标识应当使用发文机关全称;联合行文，主办机关应当排列在前。

(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列(上行文除外);年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号;联合发文，只标注主办机关发文字号。

1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：

⑴公司发文银河来星

⑵公司工会发文银河来星工

⑶行政部发文

⑷财务部发文银河来星行银河来星财

其他部门发文以此类推(下同)。

2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：

⑴上海分公司银河来星沪

⑵天津分公司银河来星津

3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：

⑴深圳分公司银河来星粤深

⑵厦门分公司银河来星闽厦

(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。

(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。

(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。

(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用

1. 5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“

(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

(八)公文如有附件，应当在正文之下(间隔一行，空两格)、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。

(九)成文日期，以领导人签发的日期为准;联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。

(十)公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主送机关印章在前;印章均压成文时间;印章之间互不相交或相切，但相距不超过3mm。

(十一)附注(如“此件发至**处”等)应当用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

(十二)主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。(主题词表见附件一)。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。

(十三)抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报(送)，在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

(十四)打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)，占1行位置，用3号仿宋字体。

(十五)印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。(十六)文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。(十七)公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。

(十八)印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。

(十九)页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。

三、行文规则

(一)以总公司及总公司各部门名义编发的文件，统一由总公司行政部办理，以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。

(二)公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文(包括信息简报类)不直接送交领导个人及有关部门，应经行政部登记后递送。

(三)公文用纸一般为国际标准A4型(210mm×297mm)。

(四)向公司外呈送的文件，应向主送单位报送3份，公司内部无论是文件还是简报，均报送1份。

四、公文办理

公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。

(一)收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。

1.公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘人员拆封。

2.收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由该机关主办、是否符合行文规则、公文格式是否规范等。文件存在严重失误

或严重不规范应当退回修正后重报。

3.审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。

4.根据行政部负责人的批注意见，由文秘人员分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于2个工作日内阅毕(出差等特殊情况除外)。

5.凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承办部门签收并落实。

6.已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。

7.根据批办要求需传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由文秘人员组织分批或逐人传阅，阅后签字。

8.处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。

(二)发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。

1.草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。

2.任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发;职能部门发文，由公司分管领导签发;各分支机构发文，由主要负责人签发。

3.文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。

4.各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。

5.文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。

6.凡文种为通知(有关人事的通知除外)、通报、会议纪要以及转发文件类的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或部门的指定电子邮箱，此类文件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专(兼)职文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。

7.除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式发送，不需邮寄原件。

8.发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存，文秘人员应认真检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。

(三)签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告，一律用公司统一的“北京银河来星科技有限公司内部工作签报”。

(四)内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办理。

不编排收发文号的公司内部的正式文字材料，此类材料包括领导讲话、报告、工作计划、规划、总结、调查报告、合同、协议。外出开会、活动中带回的文件材料，也应按常规交行政部文秘人员登记、编号，作收文处理。

五、公文督办

公司各级行政文秘人员是代表公司督促各部门对公司各项决策、重要工作等落实的督办人员。其主要职能是，按要求督办检查，了解和反馈各类决策的落实情况、落实过程中存在的问题和薄弱环节，有针对性的提出解决意见和建议，保证政令畅通。

附件：1.银河来星公文主题词汇总

2. 北京银河来星科技有限公司收文登记簿

3. 北京银河来星科技有限公司发文登记簿

4. 北京银河来星科技有限公司拟文流转单(模版)

5. 北京银河来星科技有限公司收文流转单(模版)

6.北京银河来星科技有限公司内部工作联系单

7.银河来星工作签报(模版)

8. 北京银河来星科技有限公司红头(上行文模版)

9. 北京银河来星科技有限公司红头(下行文模版)

10.北京银河来星科技有限公司便笺、便函(模版)

第四篇：公文处理管理办法

附件

公文处理管理办法

第一章 总则

第一条

为促进公司(以下简称“公司”)公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条

本办法适用于公司及直属各单位(以下统称“各单位”)的公文处理工作。

第三条

本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。

第四条

本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工

作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。

第七条

非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。

第二章 公文种类

第八条

各单位的公文主要包括正式发文(文件式公文)、便函(信函式公文)、内部公文和专用文件等四种类型。

第九条

正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：

1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。

3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。

4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。

5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

- 2

问和答复问题。

2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。

3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。

4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。

第十一条 内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括: 1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。

4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。

5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。

6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。

7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一

- 4

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。

5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。

第十七条 向下级单位行文，应当遵循以下原则： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。

3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。

第十八条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。

第十九条 同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。

- 6

3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。

4. 签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人(3号仿宋体字)”三个字加全角冒号和签发人姓名(3号楷体字)组成。

5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。

6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。

7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空

2- 8

11.公文如有附注(公文印发传达范围等需要说明的事项)，应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。

13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编01)，后加“印发”二字。

15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用

主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。

17.公文应使用国际标准A4型(210mm*297mm)白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。

18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第二十三条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签(根据需要由拟稿部门负责人确定)—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发(盖章)—归档。

第二十四条 拟制公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。 2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“

一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗;第二层为“

(一)”，小标题可使用楷体三号字，加粗;第三层为“1.”，第四层为“(1)”，小标题可使用仿宋体字。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。

10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。

11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。

下列文件不得转发：各种绝密文件、资料;中央领导同志

未公开的内部讲话;规定限制阅读范围的文件;政策、法律、法规、重要措施的未定稿;其他不得转发的文件。

12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。 第二十五条 拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。

第二十六条 公文审核应当做到：

1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。

2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是： (1)行文理由是否充分，行文依据是否准确; (2)是否符合行文规则和拟制公文的有关要求; (3)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见;

(4)文种是否正确，格式是否规范。

3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。

4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。

第二十七条 公文签发实行权责结合的原则。

1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。

2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。

3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。公文签发人对签发的公文内容全面负责。

第二十八条 公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。

第二十九条 拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。

第三十条 公文印制应当做到：

1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统

一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。

2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。

3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并

加盖印章。公文印制要美观大方，符合公文格式。公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第三十一条 公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。一般公文2天内发出，急文急办。通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。

第三十二条 发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。

第五章 便函的公文格式和办理

第三十三条 便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。

1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。具体格式和字体要求参见附件3。

2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。

3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第三十四条 便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程

序参照正式发文的要求办理。

第三十五条 单位便函(公司便函)应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。

第三十六条 部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第六章 内部公文的公文格式和办理

第三十七条 决议的格式和办理要求：

1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。

3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。

6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。

第三十八条 会议纪要的格式和办理要求：

1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。

3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。

4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。

由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。

第三十九条 签报的格式和办理要求：

1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。

2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。

3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。

4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。 5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。签批顺序一般为：分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。一般性事务签报可由分管领导直接签批。有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。

6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。

第四十条 工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要

自行制定(格式可参考附件

7、

8、

9、10)。

第七章 收文办理

第四十一条 公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理由办公室统一归口负责。

第四十二条 接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。

第四十三条 对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。

第四十四条 收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否由本单位受理;是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否符合要求;涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。

第四十五条 对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

第四十六条 对于批办性公文，公文处理职能部门应当及

时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。

第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第四十八条 送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十九条 公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。

第八章 公文归档

第五十条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第五十一条 归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反

映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。除正式发文、决议以外，重要的便函、会议纪要、签报等也应归档保存。

第五十二条 公文的归档工作由公文的起草人员或经办人员承办。承办人员应根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、签报、发文、领导批示等)整理后，送交单位档案部门统一管理。个人不得私自保存应归档的公文。

第五十三条 联合发文，由主办单位整理归档，其他单位保存复制件。

第九章

公文管理

第五十四条 各单位公文处理职能部门应当根据本办法有关要求，建立健全本单位公文处理的工作流程和管理制度，指导其他部门规范正确使用公文文种、公文格式和公文处理程序，提高公文质量和办理效率，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第五十五条 公文由各单位公文处理职能部门文秘人员或专职人员负责统一管理，包括收发、审核、用印、归档和销毁等。

第五十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。

第五十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，

视为自始无效;公文被废止，视为自废止之日起失效。

第五十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第五十九条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经文秘部门负责人批准，可以销毁。

第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，文秘部门应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关要求移交、清退。

第六十一条 涉密公文(含密码电报)的使用、管理和销毁按集团和公司保密工作有关要求执行。

第十章 附 则

第六十二条 公司向上级单位报文时，如上级单位的公文处理办法另有要求，按照上级单位的有关要求执行。

第六十三条 本办法由公司公文处理职能部门负责解释。 第六十四条 本办法自下发之日起施行。

第五篇：公文及督办管理办法

第一章 总

则

第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、及时开展和完成，特制定本办法。

第二条 公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。

第二章 公文处理

第三条 依照公司实际情况，公文分为三大类： (一) 收文类

1、 各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。

2、

3、 公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。 被控股企业向公司及公司内部管理机构(如企业管理委员会、招投标领导小组等)报送的公文。

4、 文。

(二) 发文类

1、 公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公的请示、报告等公文。

2、 公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。

3、 等公文。

4、 公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、办法、通知、决公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。

5、 公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。

(三) 专项类

1、

2、 法定代表人授权委托书。 办公例会及各种专题会会议纪要。

第四条 各公司级领导(包括董事长、总经理、副总经理、总师)的公文处理责任：

(一) 审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。

(二) 阅处重要收文并指示处臵原则与方法。 (三) 直接承办最重要的收文。 第五条 综合部部长的公文处理责任：

(一) 审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。

(二) 阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处臵原则与方法。

(三) 拟办和承办重要的收文。

(四) 制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。

(五) 协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。

第六条 其他部门负责人的公文处理责任：

(一) 审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。

(二) 阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处臵方案。 (三) 拟办和承办重要收文。

(四) 督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。

第七条 专职文秘人员的公文处理责任：

(一) 分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。

(二) 组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。 (三) 辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。 第八条 部门内勤人员的公文处理责任：

(一) 分类集中承担部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。

(二) 组织部门内部公文的具体运转过程。 第九条 一般业务人员的公文处理责任：

(一) 按规定时限阅读处理收文，提供办理意见。 (二) 具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。 (三) 起草和修改具体承办的公文

第十条 必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件;下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件;有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。

第十一条 严格按照公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。

第十二条 行文前要对有关问题协商一致。各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。

第十三条 收文处理流程为：(公文请示处理单样本见附件3) 签收---登记---拟办---阅批---分办---归档 第十四条 收文管理方式为： (一) 设臵详细的分类文件夹存放。

(二) 在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。

(三) 各部门对接收到的文件，必须进行签收。

第十五条 对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。 第十六条 公司发文处理流程为：

(一) 拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。

(二) 会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。

(三) 核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。

(四) 签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。

(五) 修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子版进行修改后，由综合部文秘人员依公文格式进行排版。

(六) 出清样、校对：综合部将文件编排后出一份清样，交拟稿部门进行校对、确认无误后，正式出红头文件。

(七) 出红头：综合部印制红头文件。 (八) 用印：印毕的公文要加盖公司章，表明公文的正式性和法定效力。 (九) 发送：由综合部文秘人员或项目承办人将公文送达主送和抄送单位，并跟踪公文运转。

(十) 归档：公司发文由综合部文秘人员立卷归档,部门发文由发文部门归档。

第十七条 公司发文管理方式：设臵专门的文件夹保存、备查;必须严格执行发文规范流程;如违背发文规程，综合部有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规程的严格执行。

第十八条 部门发文是以部门名义向公司(企业集团)内部其他部门(分支机构、被控股公司、相关公司)或公司(企业集团)外部相关机构发出的洽商事务、知照或交流情况、证明或证实、说明状况的一般性公文。

第十九条 综合部有权以综合部名义就法定节日休假及休假期间公司各项值班安排等特殊事务发出规定性公文，其他部门均无权以本部门名义发出规定性公文。

第二十条 办公例会、研讨会及各种专题会会议纪要(见附件6)处理流程及管理方式如下：

(一) 由会议召集人指定参会人员和会议记录人，会议记录人使用会议记录本或按会议记录格式(见附件7)做会议记录，重要会议参会人员应填写签到表。

(二) 由记录人根据会议记录，通过整理、归纳、综合，形成会议纪要初稿。

(三) 会议纪要初稿报会议召集人审阅、修改、签批后，打印成稿。 (四) 会议纪要成稿按照会议召集人指定的范围发送。

(五) 会议纪要(含会议记录、会议备忘)原稿存档备查，并送综合部备案。

第二十一条 签报(见附件8)是公司各部门在日常工作中，根据需要或要求，向公司领导汇报工作、反映情况、回答质询、提出建议的报告。签报须一事一报，严禁多事一报或一事多报。处理流程和管理方式为：

(一) 上报部门将打印规范并经部门负责人审核、主管领导审定、相关部门会签(没有会签内容可省此步骤)的签报报送到综合部。

(二) 综合部登记、统一编号，综合部部长填写拟办意见。 (三) 综合部将签报报送公司有关领导阅批。

(四) 综合部登记并依据领导有关批示进行分办处理。 (五) 签报原件退承办部门存档，综合部留存复印件备查。

第三章 督办管理

第二十二条 督办工作职责

综合部是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门要积极配合综合部，认真做好督查督办工作。

第二十三条 督办工作的范围和内容

(一) 公文督办：

1、

2、 督促收回以公司名义外发文件的批复(或批示)、回函等文件; 包含要求公司内部相关人员、部门办理有关事项内容的公司内部发文，督办部门负责督促事项发出部门;

3、 公司领导在各类公文上所做的重要批示和交办落实的重要事项;

(二) 其他事项：

1、

2、 要事项;

3、

4、 公司各部门工作(计划)目标完成情况(每季度督办); 公司领导通过其他方式(包括通过非公文渠道报送的信息、信函、上级政府部门和上级领导的重要批示或交办事项;

公司重要会议上，公司领导的重要工作部署、决策中需要落实的重内部资料、报刊等文字材料上的批示和口头指示)决定或交办的重要事项;

第二十四条 立项

重要事项督办部门登记、立项办理。由两个以上部门共同落实的事项需明确 主办部门;一般事项无需立项，但要适时督办和记录。 第二十五条 交办

督办人及督办部门负责人对交办事项确认后，由督办人交由主办部门(人)办理，特殊情况也可电话或口头交办。

第二十六条 催办

督办部门要及时了解督办事项的办理情况，跟踪督查，根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门(人)发出文字或口头通知，加以催办。办理过程中如遇到矛盾和问题，承办部门(人)要及时向领导报告，以便协调解决。

第二十七条 承办

承办部门(人)指定的承办人负责按要求办理交办事项，据实填写办理情况，如未按要求完成，应说明原因并提出处理意见和措施，经承办部门(人)负责人确认后交督办人报领导阅示。

第二十八条 跟踪督办

如领导在督办单上另作批示，则由督办人继续跟踪督办，直至落实完毕。 第二十九条 办结归档

任务完成后，督办部门对督办记录进行整理，定期报公司领导审阅，并通报办理情况，阅后归档保存。

第四章 附则

第三十条 本办法由综合部负责解释。 第三十一条 本办法自公布之日起执行。