公文管理系统设计论文

摘要：政府部门办公自动化系统应以公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，该系统设计包括公文管理、内部请示报告管理、档案管理、会议管理等应用，并作了详细的需求分析和可行性分析，基于LotusDomino／Notes设计了电子公文应用系统。下面是小编为大家整理的《公文管理系统设计论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

公文管理系统设计论文 篇1：

萧山教育信息网网站管理与设计浅谈

摘 要：随着全球信息技术的迅猛发展，教育信息网管理系统设计与实现也在逐步深入完善当中，得到了国家的重视和高度关注。各个领域的教育信息网管理在积极管理设计实现中，萧山区教育信息管理系统立足于区域教育，对教育信息网管理有了更高的目标和做法。本文对于怎么利用有限资源，实现资源共享；怎么让教育信息网管理系统更具特色，提高大家利用的边际效用等一些人们关注的重点问题进行了阐述。

关键词：信息网 管理系统 教育网 设计

因教育信息技术薄弱、资源利用不合理、网点分散管理不到位等管理和设计缺陷，目前我国的教育信息网呈现出投入多、产出少、利用率不佳等现象，导致成本高、效率低。萧山区的教育信息网如同我国的教育信息网存在的问题一样，存在着投入高、产出低的现象，管理与设计方面缺陷较大。

针对萧山教育信息网管理系统的现状，需要加强对网站的管理，改进网站内容、功能与安全设计，以夯实管理、提升品质、保障安全。以下是我们在网站管理与设计等方面的做法。

1 强化制度管理、落实人员经费，夯实网站管理

萧山教育局建设萧山教育信息网并建立了教育网信息中心，并向省教育厅和省通信管理局办理了登记和备案手续，信息中心由教育技术中心直接领导。信息中心成立伊始，教育局即出台了如《萧山教育信息网安全保护和管理制度》《萧山区学校网络管理员职责》《萧山教育信息网络监控和检查制度》《萧山教育信息网络事件汇报处理制度》《萧山教育信息网网上信息发布审核制度》《萧山教育信息网日常工作规范》《萧山教育信息网网络安全应急预案》等各类规章制度。規范各类管理制度，职责明确、责任到位，这是我们建设和管理萧山教育信息网的基本要求。

网站经费投入有保障。如一期首次投入经费达百万元。此后在软硬件上的投入均超过十几万元并逐年递增。目前信息中心有3位专职人员负责各类系统的维护工作。教育局各科室设一位网站栏目管理员负责信息的审核及发布，不同的栏目都有相关人员负责管理，分工明确、责任到人。

各栏目的信息发布通过严格的审核。每所学校设有一位信息报道员。学校信息的发布先由学校信息员拟稿后上传到萧山教育信息网的相关栏目，由栏目管理员审核后方可发布至萧山教育信息网。萧山教育的重大新闻由教育局办公室统一采编。整个发布流程从上传、审核到发布，渠道通畅、审查严格、发布及时，形成了高效务实的管理链。

2 改进内容与功能设计，提升网站品质

2.1 改进版面设计

新版的萧山教育信息网设计，本着服务教育事业、面向社会大众的原则，通过网站来宣传萧山教育并提供便民服务。版面美观实用，布局合理、栏目众多、内容丰富。不同的栏目都有不同的版面和特色，目前萧山教育信息网栏目主要有以下几块内容组成。

（1）教育概况：主要介绍萧山教育的基本情况。

（2）教育机构：主要介绍领导信息、机构职能、联系电话、直属学校及乡镇学校等。

（3）政务公开：主要公布省市及本级文件通知等。

（4）公告公示：在网站首页最显眼的右上角是公告公示，信息以滚动方式呈现。主要发布各类招考、干部任免、评优评先等结果的公告和公示。

（5）专题专栏：萧山教育网根据不同时期的热点问题推出不同的专题专栏，如十九大精神学习专题、美德档案分馆专题等。

（6）教育动态：此板块为网站信息量最大、更新最及时、浏览量最多的板块。分为萧山教育资讯、教育动态和校园传真3个子栏目，以文字、图片、视频等多种方式分别报道区级教育信息、学校信息和区外教育信息。

（7）科室专栏：网站为教育局各科室及直属单位设置独立的栏目，相当于每个科室建立一个子网站。网站的这一特色，使学校和社会用户能更方便地查找需要的内容和信息。

2.2 改进功能设计

萧山教育信息网除了宣传萧山教育以外，还为社会用户提供网上办事服务，为全区教育系统提供网上办公等多种功能。以下是3点功能的概况。

2.2.1 网上办事及用户体验

网站为社会用户提供多种方式的网上办事功能，其中网上查分主要为用户提供各类考试的成绩查询和录取情况查询，局长信箱可以在线受理网上投诉，政务信息以及在线咨询，此功能由教育局办公室副主任直接负责，确保其正常运作。同时，网站首页右下角还提“热点问答”模块，定期对一些热点问题进行公布和社会调查。

网站改版后的一期工程已经实现了部分功能的一站式登录，今后将会有更多的功能模块提供给用户使用。目前萧山教育信息网日均访问量在越来越多，每年的中考和教师招考期间更是达到每天上千人次，中文网站反向链接数达到上百个。

2.2.2 网上办公

协同办公平台提供办公信息化、自动化功能。“Zdsoft 校校通”平台最初提供的是网上公文流转、文件传输服务，通过几年的运行，萧山教育系统已完全实现了通过网络进行公文流转和文件传输，做到无纸化办公，这不仅大大提高了公文流转下发的效率，更为萧山的教育事业节约了大量的办公经费。随着工程的深人运用，该平台已不能满足现有的应用需求，但是改版为萧山教育系统协同办公平台，功能类似但更显高效，网上办公更加方便且成本低，为整个教育系统的信息化管理提供基础保障。

2.2.3 为教育教学的服务功能

主要有三大块内容，即教育资源、教育电视、邮件系统。这些功能对学校教育和教学都起到了比较重要的作用。“教育资源”目前主要链接萧山区教育资源公共服务平台，为广大师生提供了丰富多彩的省级资源、本地资源及多种应用服务；“教育电视”是与萧山电视台合作，链接了“萧山网络教育台”，其“教育新闻”“空中课堂”等栏目深受广大网民喜爱；“邮件系统”的开发，方便了用户之间的信息传递与交流。其余如“中小学教育”“幼儿教育”等科室栏目的独立设计，更为校际间的互动教学交流等提供了便捷。这些功能各有各的优点与缺点，相结合之后更能体现其信息网的优势。

3 落实系列安全措施，保障网站安全

我们萧山区教育局一直非常重视网站的设计与建设，网站开通之初即出台了各种网络安全管理制度，并建立了萧山教育信息网突发事件应急响应预案。网站建立至今没有发生过重大网络和信息安全事故。按省教育厅的要求，每月向省教育厅报送“网络与信息系统安全情况月报表”和“网络安全状况分析与预测”。此外，在对网站安全设计上进行了如下改进。

3.1 网络安全设计

网站重新配置了千兆级安全网关，提供病毒防御、人侵检测和安全审计等功能，还能记录每天的日志，对服务器仅仅开放应用的端口。为了更好地保障网络安全，避免带来不必要的麻烦和损失，每台服务器安装杀毒软件和360安全卫士，并做到定期扫描系统。区里给每所学校配置了千兆级安全网关，确保所有学生都能享受信息网，保证区内教育系统的网络安全。

3.2 数据安全设计

为了应对特殊情况下的数据文档等的保存不被丢失问题，网站还配置了数据备份系统，对网站所有服务器定期自动备份数据，确保在硬件损坏情况下数据文档等的安全问题。同时紧跟时代发展步伐，对数据备份系统进行及时的改版升级，使其更好地适应目前的各类应用和安全需求。数据安全的设计与改版进一步完善了信息网管理系统的完整性，提高了信息网的应用效率。

3.3 应用安全设计

为了从另一方面考虑，萧山教育信息网为办公自动化系统设计并提供了双机热设备，以确保在其中一台服务器损坏的情况下仍能保证为全区教育系统提供正常的网络办公平台。这一特殊情况下应对措施的落实，使得信息网管理系统更为安全有保障。

4 结语

以上就是萧山教育信息网管理系统的管理设计理念与做法。信息化是21世纪的发展趋势，是21世纪不可或缺的某种人类的代步工具。教育信息网系统的建设与发展，以及教育信息网系统的管理、设计等改革都很重要，并已成为各地教育部门的一项常规工作。今后，我们将本着虚心学习、大胆实践、认真总结的精神，结合该区实际，不断探索教育信息网建设的新路子和新策略，更好地服务于社会和教育教学工作，为萧山教育添砖加瓦。

参考文献

[1] 李帅军.教育信息化管理的理论与实践[M].北京：科学出版社，2007.

[2] 许晓安.中美网络教育之比较研究[J].现代远距离教育，2001（1）：61-64.

[3] 孙志国.Web2.0，以个人为中心的互联网时代的到来[J].农业网络信息，2005（12）：97-98.

[4] 余胜泉，曹晓明.教育信息化（2003）回顾与展望——探求可持續发展之路[EB/OL].http：//www.etc.edu.cn/.

[5] 黎军.网络教育学的理论与实践[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

作者：金晔

公文管理系统设计论文 篇2：

基于Ｌｏｔｕｓ　Ｄｏｍｉｎｏ／Ｎｏｔｅｓ的电子公文应用系统

摘要：政府部门办公自动化系统应以公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，该系统设计包括公文管理、内部请示报告管理、档案管理、会议管理等应用，并作了详细的需求分析和可行性分析，基于Lotus Domino／Notes设计了电子公文应用系统。

关键词：政务信息；公文传输；信息化

文献标识码：A

作者：孙玉洁　黄　筱

公文管理系统设计论文 篇3：

公文系统对管理工作影响

摘要： 伴随业务发展需要，企业先后建设形成了许多分散的办公、业务及管理信息系统，这些分散的信息系统对系统的管理、用户的使用、企业内信息的共享都带来了诸多不便，形成了一个一个的信息孤岛；同时企业对公文管理系统的需求也逐步从传统OA系统的公文管理、事务审批等基本需求向业务协同、管理决策支持等高层次需求转变。本文分析公文管理系统的发展趋势及公文管理内容体系。基于此，本文对公文管理系统功能进行总体和详细设计，最后分析了公文系统对管理工作的影响。

关键词： 公文系统；公文管理；信息化管理

一、公文系统的发展趋势

公文管理就是将公文的创制 、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。其包含：发起公文、待办公文、已办公文、待收公文、已收公文、公文查询、公文模板、公文编号以及公文监控。

公文系统的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观公文系统的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的公文系统已经逐渐趋于办公系统，远远超出了传统公文系统的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的“大”公文系统。未来的公文系统将不再是一个简单用于替代手工操作的工具，而是被越来越多的用于业务流程管理与优化、知识管理、项目管理、自定义开发、数据集成与整合、移动办公、门户整合等高级管理工作，会成为越来越多企业的信息化中心平台。

1.第一阶段：文件型公文系统（1980年～1999年）。

该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型公文系统”。

2.第二阶段：流程性公文系统（2000年～2005年）。

该阶段以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、新闻发布等众多实用的功能。

3.第三阶段：知识型公文系统（2005年～2013年）。

该阶段以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的公文系统，即我们通常所说的“知识型公文系统”。将知识管理的思想融入来日常的公文系统中去，同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等；实时会议包括电话会议、视频会议等；群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理；联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候公文系统已经不单单是我们日常公文管理的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的公文系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用：

1）信息發布：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

2）行政办公：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

3）信息集成：现代企业中已存在的MIS系统、erp系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

4）协同工作：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

5）知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效。

4.第四阶段：智能型公文系统（2013年～至今）

随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终公文系统将会脱胎换骨，全新的“智能型公文系统”成为未来的发展方向，该阶段公文系统更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

二、公文管理内容体系

公文管理内容体系包括：外来文（收文）管理、自制文（发文）管理、内部刊物管理。

（一）外来文（收文）管理。

外来文（收文）管理是指公文管理部门收到外部单位发来的文件材料后，在企业内部即时运转直到阅办完毕的全过程管理。

外来文（收文）一般程序流程为：文件登记、拟办意见、领导批办、部门分办、员工传阅、办理结果登记、自动归档。

公文系统的外来文（收文）管理模块可以对外来文进行汇总、统计、分类、检索、筛选等功能，工作人员可以随时查询外来文流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。还应提供许多细致的功能，如：自动编顺序号、逾期自动催办、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档、外来文的检索和查询、外来文记录的修改、外来文记录汇总与报表统计及打印等。

对于不同类型的公文，公文系统采用不同的公文接收方式：接收上级来文，经过系统自动处理成电子公文放入外来文库；纸介质公文利用扫描和OCR技术将其转化为图像或电子文档形式后进行接收。

在外来文（收文）管理中，应对外来文的标题、编号、来源、文号、密级、状态、当前步骤等信息进行重点管理，其中：

外来文单位：标记该外来文的来源，即发文单位。

密级：标记出不同密级的外来文，比如：机密级、绝密级、秘密级和内部。

当前步骤：标记当前外来文文档所在步骤，比如：拟稿、传阅、会签、签发等。

文档状态：标记出外来文不同的状态，比如：拟稿中、流转中、已完成。

（二）自制文（发文）管理。

自制文（发文）管理是指企业内部为自制发公文所进行的拟制、处置与管理等活动的管理。

自制文（发文）管理一般程序流程为：主办拟文、文件登记、会签办理、核稿复核、领导签发、编写文号、校对打印、易于分发、自动/手动归档。

公文系统的自制文模块用来处理和管理来文转发和内部制发的公文；可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见；可记录所有进入系统的用户所做的操作；可实现公文修改的痕迹保留；可灵活定义发文处理流程；可处理顺序审批及会签；可自动催办等。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，实际流程可以依据用户的需求通过可视化定制工具进行灵活定义。发文管理员在流程处理过程中，对流程具有监控、管理的功能。

在自制文（发文）管理中，应对发文的标题、编号、拟稿时间、拟稿人、归档状态、当前步骤、当前处理人、流程状态等信息进行重点管理，其中：

当前步骤：标记当前发文文档所在步骤，比如：拟稿、传阅、会签、签发、核稿等。

流程状态：标记出发文不同的状态，比如：拟稿中、流转中、已完成。

（三）内部刊物管理。

内部刊物管理是指企业内部自制内部刊物所进行的出版、归档与管理等活动的管理。

内部刊物管理一般程序流程为：主办拟稿、刊物登记、会签办理、核稿复核、领导签发、编写刊号、校对出版、自动/手动归档。

三、公文系统的功能设计

（一）公文系统设计原则。

以建立完全符合企业要求的公文系统为核心目标，系统建设应遵循“先进性、实用性、安全性、稳定性”原则。

先进性：采用先进技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，结构化程度高，灵活性、兼容性、集成性、开放性，符合技术发展趋势，适应用户成长需要。提供開放和标准的接口，在不影响系统正常使用的情况下与第三方系统灵活对接，实现不同应用系统的互联互通。

实用性：解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷、方便地部署和使用。界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作满足用户使用习惯。易理解、易学习、易使用，实现便捷操作。

安全性：按国家保密标准要求，进行严格、细致的访问权限控制；对重要数据，系统应提供良好的密级管理，实现在数据存储和数据传递过程中的加密防护，内部数据具有多种备份方式。必要的情况下，允许用户进行各种辅助的数据加密、密码保护、身份认证等控制措施。

稳定性：系统从底层数据库到功能层应经过严格测试，软件设计优化，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象，能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行，适合大规模用户使用，以保证日常办公的正常进行。

（二）公文系统总体设计。

为实现企业公文的统一管理，建设企业公文流转系统，实现高效办公模式。为企业提供成熟、完整的一套公文管理解决方案，集发文、收文、电子归档、模板配置于一体的公文管理子系统，实现领导审核审批、正文编辑、电子盖章、文单签批、提交意见等应用，为组织中各级领导处理公文提供高效便捷的工具。

（三）公文系统详细设计

1.收文管理模块。

收文管理模块实现对来文的登记、拟办、批办、批示、传阅、反馈办理结果、整理和归档等操作，功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。它提供了许多细致的功能，如：自动编顺序号、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档、收文的检索和查询等。

2.发文管理模块。

发文管理模块用来处理和管理来文转发和内部制发的公文；可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见；可记录所有进入系统的用户所做的操作；可实现公文修改的痕迹保留；可灵活定义发文处理流程。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，表单和实际流程可以依据用户的需求通过可视化定制工具进行灵活定义。发文管理员在流程处理过程中，对流程具有监控、管理的功能。

3.归档管理模块。

为符合公文管理规定，保证公文信息的完整保存，以及满足后续公文查阅借阅要求，公文流转完毕后，需要进行电子及纸质归档操作。系统提供了自动化电子归档功能，通过简单的配置即可实现公文定期或手动归档至档案管理系统，归档内容包含收发文表单信息、正文信息、附件信息以及流程审批信息，保证用户可在档案中查看公文处理的全过程。

4.配置管理模块。

提供正文模板在线制作工具，管理员通过正文模板创建工具可方便的在线创建及编辑正文模板，正文模板在创建过程中可引用表单及流程相关信息，当用户起草正文时可将表单及流程信息自动同步至正文模板中，从而简化用户操作。正文模板在流程流转过程中，可控制正文模板的创建、编辑、打印、域值同步、套红、盖章等操作，从而控制流程的每一个节点每一个处理人所拥有的权限。

四、公文系统对管理工作的影响

将企业内部原本孤立、分散的公文和其他信息资源整合在一起，建立面向企业内部公文管理需要的公文系统，为实现企业公文的统一管理，建设企业公文流转系统，实现高效办公模式。公文系统对管理工作的影响具体如下：

规范公文管理流程

从以往实施的各单位办公系统中整理提炼出适合各单位使用的通用的业务公文管理流程供客户使用，为客户提供专业的咨询服务，协助客户建立适合自身使用的规范的公文管理流程。对于流程的调整、优化可以利用可视化的流程设计工具，通过简单的拖拽即可完成。

整合业务资源

在应用集成的基础上，将其他分散的企业业务系统整合起来，获得互动、整体的效益。企业的各种业务管理系统，都与协同平台相互连接，通过协同平台作为枢纽，形成一个紧密联系的整体。

注重协同工作

有效协调多员工之间、多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。信息流通速度级数提高，带来员工反应速度的成倍提高。提升整体公文管理效率，加强工作的透明度，促进各部门工作的了解、协调与配合。

提供决策支持

在整合业务资源的基础上，对业务数据进行分析、抽取、提炼，通过简易图表等方式实时提供各种关键信息，为管理者的决策及时提供辅助支持。

强化系统安全

按涉密信息系统的分级保护要求进行系统的安全设计，使系统从用户身份验证、数据的流向控制到数据的加密存储、网络安全传输等各个方面进行安全控制。

五、结论

本文分析公文管理系统的发展趋势，发现随着信息化的高速发展，已逐渐从传统文件型公文系统向智能型公文系统转化。公文管理内容体系包括对外来文（收文）管理、自制文（发文）管理、内部刊物管理等公文资料的管理。基于此，本文对公文管理系统功能进行总体和详细设计，最后分析了公文系统对管理工作的影响，发现公文系统对规范公文管理流程、整合业务资源、实现高效协作、提供决策支持等方面都有影响。

作者：张钊荣 黄磊博