公文管理的完善

一、概述

公文管理是企事业单位日常管理中的一项重要工作, 公文管理的水平能够直接体现单位的整体管理水平。近年来, 随着各家单位逐步上线了电子公文系统, 公文管理逐步实现了信息化, 在提升工作效率的同时也产生了一些问题。分析问题成因, 既有思想意识方面的问题, 也有制度方面的问题, 同时监督机制也不完善。本文主要从公文管理中遇到的实际问题入手, 浅谈一些完善公文管理的设想。

二、公文管理存在的主要问题

(一) 业务人员思想懈怠, 业务水平不高

公文管理对每家单位而言都是非常重要的, 但对业务人员而言, 意味着高强度, 重复性, 还经常有急件, 长期积累下来会觉得工作枯燥, 产生懈怠情绪, 不利于管理。另一方面是电子公文对业务人员的计算机操作水平有一定的要求, 有些业务人员年纪偏大, 对这些操作知识接受比较慢, 业务水平不高。

(二) 制度过于简略、陈旧, 缺乏指导性

每家企事业单位都会依据《国家行政机关公文处理办法》等相关的政策法规制定本单位的公文管理制度, 但是由于政策法规强调的是普遍性的问题, 且多为概念类的描述, 因此照搬法规只会使制度过于简略, 体现不出与本单位的业务相结合的特点, 在实际工作中缺乏指导性。

面对目前电子公文为主的实际情况, 许多单位没有根据业务的发展变化更新制度, 因此面对新的业务往往缺乏可操作性。

(三) 制度无法落实, 缺乏监督机制

一些单位已经制定了相对完善的管理制度, 但是在实践中往往没有很好地执行下去, 一方面业务人员为了盲目追求速度无视制度, 另一方面缺乏合理的监督机制, 特别是没有建设好领导把关制度。

三、完善公文管理初步方案

(一) 加强思想建设, 提升业务水平

对于公文管理人员, 首先应当加强思想政治建设, 通过不断学习引导, 坚定从业人员的理想信念, 永远站在正确的政治立场上, 和党中央保持高度一致, 用正确的政治观点分析问题和处理问题, 确保工作在正确的政治方向上运行。其次是提高业务水平, 加强学习, 采用专题培训与自学相结合的方式, 引导业务人员定期学习国家相关的政策法规, 强化员工的规范化、法制化意识, 另外单位应当定期举办业务培训, 积极参加国家相关单位组织的相关培训, 不断完善业务人员的理论体系和处理实务的工作能力, 切实提高办事能力。

(二) 完善公文管理制度, 做到标准化管理

制度保障是做好公文管理的必备条件, 针对具体工作中遇到的问题, 拟从以下四个角度进行:

(1) 对公文管理中的每个环节都要做出明确的规定, 例如公文管理人员的职责、公文管理程序、工作标准以及每个环节应当如何衔接, 都要有具体规定, 为操作提供切实可行的依据, 管理制度用词必须严谨并且便于理解, 不能有似是而非的词语, 避免出现理解偏差。

(2) 对公文管理应当建立AB岗制度, 因为公文管理时刻需要人力, 而业务人员由于种种原因可能会造成不在岗的情况, 影响公文收发, 造成严重的后果。针对这方面的问题, 企事业单位应当建立AB岗制度, 即培养公文管理的储备力量, 在日常工作中也要注意对B岗人员的教育培训, 当A岗出现问题时, B岗可以随时接替开展工作, 不会出现无人管理的混乱局面, 保证业务的有序进行。

(3) 针对电子公文的收发, 应当建立定时查收处理和定期归档的制度, 确保公文的时效性。可以做出具体的规定, 例如, 每个工作日在8:30、10:00、11:30、13:30、15:00、16:30几个时间节点必须登录公文网查收公文, 确保及时查收处理, 杜绝因未及时查收处理造成的延误状况;每月进行一次归档工作, 便于及时发现问题进行处理;此外, 对于急文应当建立跟踪记录, 随时查看进程, 履行催办责任。

(4) 对公文进行标准化管理, 可以从起草环节起建立标准化模板, 模板应当涵盖公文的种类、密级、紧急程度等, 在电子公文系统内可以采用自动生成的处理程序, 即实现公文格式自动生成, 起到的效果是即便第一次起草公文的人员也能按照标准化模板顺利高效地完成。另外在拟办、批示、承办、催办等环节均采用模板化的处理方式, 以标准化提升工作效率, 体现公文的严肃性, 提升单位依规办事的形象, 同时也可以引导单位其他业务向标准化制度化的方向迈进。

(5) 应当建立完善的公文管理追踪制度, 从收文开始关注文件流转的流程, 尤其是针对重要文件或时效性强的文件, 应当履行催办责任, 及时向领导汇报并以电话或口头的方式告知阅文者及时阅处, 追踪流转进行的环节, 提醒及时处理, 避免造成严重的后果;定期对公务的处理和承办结果进行检查, 发现问题及时处理, 以此做到有效提升公文的流转时间, 提升工作效率。

(三) 建立完善的监督制度

在公文处理中首先要坚持领导把关制度, 特别是对需要上传或下达的公文, 必须由分管领导对公文内容、格式、措词等进行审核把关, 再交由主要领导签发, 确保公文的合规合法合理性。其次是建立完善的追责机制, 在全单位的范围内建立公文处理目标责任制, 需要避免的误区是公文管理仅仅是办公室的责任, 每个阅文人或承办人都应该对公文管理负责, 将收发公文, 承办文件作为工作业绩的一部分, 在年终列入考核机制, 考核结果与绩效直接挂钩, 从硬性指标上提升全体员工公文管理的责任感和工作能力。信息管理部门应当配合做好电子文件的管理工作, 发现问题及时提醒上报, 纠正问题, 避免造成不良后果。

四、结语

以上是作者对完善公文管理工作的一些浅见, 完善制度是一个方面, 更重要的是人员的思想意识和监督机制的落实, 做到自律与他律相结合, 自查和考核相结合, 考核和整改相结合, 以教育培训为辅助, 不断提高公文管理的水平。随着公文管理进入信息化时代, 局域网、OA系统等在公文管理领域中逐渐发挥着越来越重要的作用, 在提高效率的同时也会不断带来新的挑战。尤其是在保密管理方面还有待于完善, 对此作者将在今后的研究中做进一步的探讨。

摘要：公文管理是日常管理中的一项重要工作, 近年随着公文管理实现了信息化, 在提升工作效率的同时也产生了一些问题。本文主要从遇到的实际问题入手, 浅谈一些关于完善公文管理的设想。

关键词：公文管理,制度,标准化