天津市电子公文归档管理办法

2024-05-10

天津市电子公文归档管理办法（共11篇）

篇1：天津市电子公文归档管理办法

国家档案局令

第6号令

《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长

毛福民

2003年7月28日

电子公文归档管理暂行办法

第一条

为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条

副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条

电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条

需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条

电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条

电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条

电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条

归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条

通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条

归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条

归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条

档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条

其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条

本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条

本办法由国家档案局负责解释。

篇2：天津市电子公文归档管理办法

（国家档案局令第6号 2003年7月28日发布）

第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统设备中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子公文的标准和规定。

第二十二条本办法由国家档案局负责解释。

篇3：电子公文的归档与管理

《电子公文归档管理暂行办法》要求公文形成部门在公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器;为保证真实性, 要求在系统中设置符合安全要求的操作日志, 实时记录电子公文的操作人员、时间、设备、项目、内容;对归档电子公文要求核对内容、签章, 审核收发登记表、操作日志, 检查相关信息和软件无缺损, 纸质文件与相应电子文件内容、形态一致, 处理过程无差错, 未被非正常改动。

为了长期保管, 《电子公文归档管理暂行办法》要求, 归档与接受部门要对电子公文存储载体及其技术环境进行检验, 载体要保持清洁, 无病毒侵入, 无损伤;存储载体应符合保管期限要求, 一般不进行数据加密, 必须加密的公文, 其解密软件要一并归档;归档电子公文按本单位档案分类原则进行分类, 使用耐久性好的存储载体, 进行一式两份拷贝, 分别用于封存和查阅。为了方便移交电子公文, 可以通过公文传输网络进行交接, 也可以交接存储载体。为了有效管理, 需长期保存的电子公文, 要在每一个存储载体上同时保存符合规范要求的机读目录;在完成公文归档移交后, 文件形成部门至少还要保存归档电子公文一年, 以备不测。电子网络系统, 特别是涉及档案部门的事情, 安全保密总是第一位的。为了安全保密, 对于通过网络利用档案必须采取稳妥的身份认证和严格的访问权限控制, 要遵守国家相关的安全保密规定。

二、电子公文可靠性问题——电子签章

建立政务信任体系就要建立国家电子政务的PKI, 为此国家准备建立国家政务的跟踪服务器。

目前, 国家正在制定标准, 形成密文标记。电子文件是绝密还是机密, 密级要签到正文中间, 并做到不可随意修改、不可随意添加, 这个技术要真正能把功能标记签到文中, 当真正的密文要从服务器出来的时候, 签人到正文里的密级标签, 在要通过安全隧道过网关时, 公务员使用这个密文的时候, 就要把公务员的身份、权限和电子文档的密文标记匹配, 才能从网关出来。目前这个技术国家正在规划, 未来国家也要形成标准, 否则, 国家涉秘的密文、敏感性密文就无法真正很好地交换。

综上分析可以得出, 《电子签章条例》的制订和颁布将是我国信息化事业发展道路上的一个里程碑, 标志着我国信息化事业进入了一个规范发展的新阶段, 正如同软件把1.0版作为第一个正式版那样, 随着我国第一部《电子签章条例》 (草案) 进入征求意见阶段, 可以预见, 我国电子签章的“1.0时代”已为期不远。

三、可以参考的一种过渡解决方案

有一种提法认为:“防火墙”和“电子文件管理”是一种神话, 实质上表达的是电子信息攻防技术优劣形势的不断转换, 但也说明电子信息安全防护技术的难度。现在纸质和电子文件双套归档的办法, 由于现在的机械纸根本不能和历史上的手工宣纸相比拟, 况且激光打印机墨粉和机械打印机墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服, 所以不能认为是一种有效的解决方案。人类社会毕竟从龟甲和牛骨记事, 发展到使用纸张记事, 科学技术的发展也许终将解决电子记录永久保存的问题, 但不是现在。

可以参考的一种解决方案, 即“数字影像整合解决方案”。如果在出台一个可靠、完整的解决方案之前, 使用数字影像整合技术解决当前的工作问题, 它能否成为一种最终解决办法则有待时间检验。这种办法是:利用先进的信息处理技术, 将缩微技术和光盘技术有机结合起来, 对各种规格的纸质档案进行高速扫描形成数字化信息, 对办公自动化和计算机辅助设计形成的电子文件进行规模化整理, 然后批量处理输入胶片打印机, 形成可以相对长期保存的缩微品, 从而实现光学扫描和缩微拍摄同步进行, 并实现各种载体之间数据的相互转换。

缩微胶片的法律凭证作用已经得到了解决, 在百年时间跨度内保存胶片已经得到了时间的考验, 一部分档案工作者认为:在文件形成及高频率的利用时期, 使用硬磁盘作为文件存储载体, 因为目前硬磁盘毕竟是访问速度最快的信息载体, 在线信息存储基本采用磁盘技术;在文件利用频率降低之后, 拷贝转移信息到光盘, 近线存储使用光盘是由于光盘存储器是目前单位面积存储信息容量最大、最经济的存储器;而在文件的低利用时期, 拷贝转移信息到缩微胶片存储, 不但可以长期保存、复制和读取信息, 而且不会受到类似于计算机信息存储那样的技术条件制约, 所以常常采取这种手段进行离线存储。

在当前技术发展水平条件下, 采用数字技术和模拟技术相结合的方式, 即将计算机技术、光盘技术、缩微技术结合起来, 有利于实现档案信息在各种载体之间转换, 发挥各自优势, 一旦有需求, 可以很快地将离线存储的档案信息加载成为在线存储, 由此达到对档案信息快速利用和长期安全保管的目的。另外, 技术的发展及档案信息的法律效力等问题决定了纸张、缩微胶片、光盘三种载体可能在很长一段时间内共存、共用。因此, 在相当长一段时间内, 应用多种载体实现档案存储、管理和利用是一种可供参考的有效解决方案。

摘要：电子政务活动的必然产物是电子公文。其运行管理直接影响着电子政务建设的好坏, 同时, 它也是国家信息资源体系建设的重要组成部分。

关键词：电子公文,归档,管理

参考文献

[1]电子公文归档管理暂行办法[J].中国档案, 2003 (10) .

[2]吴芳艺.推行电子政务过程中相关行政法问题研究[D].华东政法学院, 2006.

篇4：医院电子文件的归档管理

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

篇5：电子文件归档与电子档案管理办法

第一章总则

第一条为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1

归档。

第九条基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信

息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息

和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利

用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格

式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章电子文件的收集与积累

第十条各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归

档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子

文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时

需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作

完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格

文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图

像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收

集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章电子文件的归档

第十四条电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理

部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章电子档案的保管

第十七条归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

篇6：电子文件归档与电子档案管理规范

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

篇7：天津市电子公文归档管理办法

哈尔滨安宜汽车饰件系统有限公司

第一条为了加强对电子文本、数据的归档管理，有效维护电子文本、数据的真实性、完整性、安全性和可识别性，制定本办法。

第二条本办法所称的电子文本、数据，是指具有规范格式的文字、图表、2D、3D等电子格式的数据。

第三条电子文本、数据的形成或接收人负责及时把需要归档的电子文本、数据移交给文档管理员，文档管理员负责将收集的电子文本、数据进行整理、归档、保管。电子文本、数据的内容及其真实性、完整性、重要性，移交前须由移交人负责向文档管理员进行讲解。

第四条电子文本、数据的收发登记表及其他说明等应与相对应的电子文本、数据一同归档保存。

第五条通过存储载体进行交接的归档电子文本、数据，移交人与文档管理员均应共同对其载体进行检验，确保载体无故障、无病毒等。

第六条归档电子文本、数据应存储到符合保管要求的脱机载上，如光盘、移动硬盘等。

第七条超过保管期限或作废更新的归档电子文本、数据的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文本、数据可以进行逻辑或物理删除，并应由档案管理员列出销毁文件的目录备查。

篇8：天津市电子公文归档管理办法

一、高校电子公文归档管理工作存在的问题

(一) 管理模式还比较落后。随着经济的发展, 国家教育部门对高校的发展与建设投入了大量的资金, 现如今大部分高校已经相继实现了自动化办公, 电子公文数量越来越多, 且随着高校的进一步发展壮大, 数量会进一步增加。高校自动化办公快速发展的同时, 信息档案管理的发展步伐却显得缓慢, 管理工作还处于探索阶段, 造成大量的电子公文不能及时归档, 大量的电子公文流失。这种现状形成的主要原因:第一, 在应对电子公文档案管理工作时, 还没有一个科学的体系去规范归档工作, 造成归档工作开展的混乱、无序。其次, 有些高校对电子档案归档工作不重视, 电子档案归档工作没有一个科学、规范的渠道, 导致高校电子公文归档工作开展效率不高。

(二) 缺乏专业的档案工作管理软件。随着信息技术的迅猛发展, 大多数高校在发展过程中都建立一套适合自己的自动化办公系统, 如档案管理系统、教学管理系统、财务管理系统等, 但是有些高校所使用的系统已经无法跟上时代发展的步伐, 有的办公自动化系统建设与应用还处于初级阶段, 有些高等院校还没有把电子公文归档纳入到学校发展的规划中, 这主要是因为许多自动化系统开发人员不了解档案管理工作, 缺乏档案意识;而档案管理部门又缺乏对办公自动化系统的深入了解, 对于如何解决归档管理与各种系统接口这一问题没有更好的措施与办法, 致使这些环节不能很好地结合在一起, 使办公自动化系统和档案工作脱节。

(三) 从事电子公文归档的工作人员信息技术水平较低。在信息技术高速发展的今天, 人仍然是第一生产力, 在开展电子公文归档工作中, 要不断提高电子公文归档工作人员的业务素质、综合能力, 使其更好地适应信息社会下档案管理工作的需求。

二、做好高校电子公文归档管理工作的对策

(一) 抓好高校电子文件归档管理的制度建设。随着高校办公自动化的迅速发展, 国家教育部门相继出台了有关电子档案管理的标准, 如《电子文件归档管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等, 但是这些标准和准则大都体现在整体管理上, 在细节上还不能有效地适应各个高校电子公文归档工作的要求。同时, 缺乏具体的归档管理制度, 工作职责不明确, 归档范围不明确, 归档方式、归档时间、归档要求、程序等得不到明确规定, 造成相关部门相互推诿, 有的部门甚至因为怕增加工作量而不愿意承担电子公文归档工作, 导致有相应纸质文件的电子公文进行了归档, 而无相应纸质文件的则处于自生自灭的状态。因此, 要想高效地完成高校电子公文归档管理工作, 高校档案管理部门就必须明确电子公文归档管理制度, 明确各部门之间分工和职责所在, 有效地确定各部门的收集归档范围、归档方式、归档时间以及归档质量, 只有层层把关、层层落实, 才能为电子公文归档的顺利开展打下扎实的基础。

(二) 实现电子档案与纸质档案归档的同步化进程。为了确保档案的完整与安全, 归档部门就必须遵循实现纸质文档与电子文档一同归档的原则, 这一原则在教育部门规定的高校档案管理办法中明确提出, 即将有价值以及即将永久保存的电子公文制作成纸质文档公文并与电子公文原件载体一同归档。由此可见, 实施双套制归档原则的重要性。它的提出是针对当前计算机管理水平以及电子公文本身的载体形式及长期保存对运行系统的技术依赖性等特点, 提出的不很经济方便、但相对稳妥的归档办法。

篇9：基层电子文件的归档管理

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

篇10：医院办公室电子文件归档管理论文

1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题

1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改

在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全

电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作

对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

1.1.4 人员素质低，专业人才缺

电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。

1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面

1.2.1 思想认识问题

传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

1.2.2 管理工作滞后问题

目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。

然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

2.1 更新观念，适应形势

做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。

2.2 认真收集，保护原稿

不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。

2.3 做好鉴定，确定价值

电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好归档

电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

2.5 加强防患，确保安全

存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。

2.6 加强培养，提高素质

电子文件是一种新型的信息载体，其归档技术、编排技术、信息安全保护技术、毒防治技术等都是医院信息化建设的重要内容。因此，培养和造就一大批具备档案管理专业知识和计算机操作技能的人才是当务之急。解决人才问题，一方面可以直接吸纳档案管理、电子计算机或数字通信等专业技术专业人员，另一方面是加强在职人员的业务培训，选送进修学习，使他们迅速掌握档案管理知识和计算机操作技能，以解决目前人才缺乏的难题。

篇11：天津外国语大学公文处理办法

一、总则

1、公文是传达党和国家的方针、政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是加强领导，提高机关工作质量和效率的重要环节之一。因此，各单位负责人必须重视公文处理工作。

2、公文包括：上级部门和校外各单位来文、学校向上级部门和校外各单位的发文，学校向校内各单位的发文（如通知、通报、布告、公报、规定、决定、纪要、工作计划、规划等），校内各单位向学校呈送的请示、报告等。

3、校内各单位都应有一位领导同志分管公文处理工作，并设专人具体管理本部门日常公文处理工作。

4、我校公文管理工作体制，采取集中统一领导与分级负责处理保管的原则。

5、公文处理工作要求各单位必须遵守制度，明确职责，提倡相互配合、协商，提高工作效率。

二、公文处理工作程序

（一）外收文

1、凡校外单位寄送天津外国语大学的公文，由校办公室设专人拆封、编号、登记，由校办公室主任签批后，呈送有关校领导阅批，再转相关部门承办。收文内容涉及几个部门的，应明确主办部门，以主办部门为主，同协办部门共同商定处理。

2、凡校外单位直接寄送校内各单位的公文，属一般性公文的，可按业务分工由主管人员承办，重要公文必须经单位负责人送学校主管领导阅签后再转相关单位承办。少数需学校收文的，可送校办公室，按学校收文签批手续办理。

（二）外发文

1、以学校名义发出的公文，由主管单位拟稿，经单位领导核签，相关部门会签，一般均须经主管校领导签发后，用学校统一印制的红头发文纸打印，并在校办公室登记、编号、盖章、备份。

2、以各职能部门名义向业务对口部门发文，由单位或部门主管领导签发。

3、学校及各职能部门向校外单位发便函，可视函件的内容，由有关负责人签批发出。

（三）内收文

1、校内各单位向学校呈送请示报告，可根据请示内容，先送校机关职能部门，经部门领导签署意见后，再送校办公室，由主管人员编号、登记、送校办主任阅批后，再呈送主管校领导签批。根据主管校领导意见，再转其他校领导阅批（阅批后，应再转送主管校领导阅示）。凡主管校领导提出需经校长办公会决定的，由校办公室列入校长办公会议程。

2、各单位呈送学校的请示、报告只送一份（必要时可抄送有关部门），由校长办公室和机关职能部门按签批程序送校领导阅示，不得自行多头呈送学校各领导。

3、各基层单位一般不要越级向学校呈送请示、报告。

4、一般校内请示、报告经领导签批后，视情况退职能部门或原请示、报告单位保存，以便按批示执行。若需由其它部门执行时，则由校办公室将请示、报告转送职能部门。校办公室或职能部门将校领导批示转告原请示单位，必要时可以书面批复。

（四）内发文

校办公室和学校各职能部门均可向全校发文。

1、除一般性通知外，学校带法规性的文件（如重要规定、决定、通报、布告、干部任免、工作要点等）均需经校领导签批后，由校办公室发文。

2、学校各职能部门下发内容涉及全校的文件，由职能部门起草，部门领导核签，相关部门会签，经主管校领导签发。纯属职能部门的具体业务，校内发文由职能部门领导签发。各级领导签批意见时，请勿用铅笔和普通圆珠笔，请签全名，并写明签批年月日，以便存档。

三、公文收发手续

1、各单位正式收发文（包括个人收到的文件）、请示、报告，必须经过本单位文书管理人员并履行严格的登记、编号、签批手续，以保证办文手续的完整和防止丢失。

2、收发文、请示、报告必须严格完成下列五项程序：①登记编号；②签批；③催办；④ 审核办结；⑤清退归卷。五项程序中，及时催办是做好公文处理工作的重要环节，必须抓紧，以杜绝只送不催，只批不结的现象。

3、校内请示、报告正文一般要用打印文稿，认真校对，避免出现文句不通和错字错句，请示和报告要经单位负责人签字并加盖公章。

4、校外发文和便函，需由单位文书人员按审批手续审核无误再盖章发出。