公司公文管理规定

公司公文管理规定（共8篇）

篇1：公司公文管理规定

1.目的： 为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

2.适用范围：

本制度适用于集团总公司、子公司。

3.职责范围

3.1集团总裁办

3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。

3.2 集团其它各部门、子公司

3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

3.2.2负责按本制度规定执行

4. 公文处理原则

4.1公文处理原则

4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

5. 公文的种类：

5.1公文的定义

5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

5.1.2常用的公文种类

常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

(六)规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(七)函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

(八)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

6. 公文格式和行文规则

6.1公文格式和行文规则

6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸

(1).公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

(2).公文页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

6.1.2公文中图文的颜色

除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

6.1.3排版规格与印制装订要求

(1).排版规格

正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

(2).制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

(3).印刷要求

单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

(4).装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

6.2公文中各要素标识规则

组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

6.2.1眉首

(1).公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

(2).秘密等级和保密期限

密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

(3).紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

(4).发文机关标识

由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司(文件)”或“九州集团”;对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司(通知)”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

(5).发文字号

发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

②如发文单位为总裁办，则具体格式为：

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

(6).签发人

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

篇2：公司公文管理规定

1总则

1.1 为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。

1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。

1.3公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。

1.4公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.5公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

1.6公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类，一是有效的业务指导性文件，二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文，是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。

2公文种类及使用范围

2.1 公司的公文种类主要有：命令（令）、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

2.2 各类公文使用范围

2.2.1命令（令）。

适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员；撤销分公司不适当的决定等。

2.2.2决定、决议。

对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2.2.3通告。

适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。

2.2.4通知。

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。

2.2.5通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.2.6报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

2.2.7请示。

适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.2.8批复。

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.9函。

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.2.10会议纪要。

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2.3公司的公文类别主要包括：

2.3.1公司文件（格式一）。

公司的发字文件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

公司人事劳资配备单独发文字号，发文字号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.2公司批件（格式二）。

公司批件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.3公司函件（格式三）。

公司函件文种代号为“函字[xxxx]xxx号”。

2.3.4公司传真电报（格式四）。

公司传真电报文种代号为“传字[xxxx]xxx号”。

2.4“签报”作为内部文件，是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份，交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示，或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门（综合管理部保留原件，并存档），各部门须妥善保管，并按公司领导批示要求落实有关工作。

3公文格式和行文规则

3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。

3.1.1涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。

3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

3.1.5公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

3.1.6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。

3.1.7公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.1.8公文除会议纪要外，应当加盖印章。

3.1.9公文成文日期以负责人签发日期为准。

3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位；应当使用全称或规范化简称。

3.1.11公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

3.2公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的机关。

3.3公司发文行文规则：

3.3.1凡是对公司外发文；公司发布指令、决定、决议；颁布规章制度、管理办法和操作规程等用**电字或**电函字。

3.4 上行文（报告、请示等），应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送单位；“请示”不得抄送下级单位。

3.5 “报告”中不得夹带请示事项。

3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，不要行文。

4发文办理

4.1发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

4.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

4.2.1草拟公文应当做到：

4.2.1.1符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。

4.2.1.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.2.1.3人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

4.2.1.4公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4.2.1.5应当使用国家法定计量单位。

4.2.1.6公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.2.1.7公文呈批要按照“公司发文稿纸（见附件一）”要求，详细、准确填写有关内容。

4.2.1.8公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。

4.2.1.9对公司重大事项或涉及多个部门，又需有关部门配合解决的事项，主办部门应先征求相关部门意见，再签报主办部门的分管领导审阅，分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文，则由主办部门草拟文稿。

4.3公文审核。

4.3.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送综合管理部。

4.3.2各类发文在送综合管理部后，由综合管理部负责核稿把关。

4.3.2.1核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。

4.3.2.2综合管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。

4.3.2.3发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。

4.4发文编号、打印、校对、盖章、分发。

4.4.1公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。

4.4.2公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

4.4.3公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。

4.4.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》（见附件

一）上登记领用部门，并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确，封闭要严密，绝密文件还要在封口处加盖封章。

4.5公文的更改。

4.5.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报公司主管领导签发。

4.5.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。

5收文处理

5.1公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

5.2分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由综合管理部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。

5.3登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”（见附件二）。

5.4拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后，即送拟办人提出拟办意见，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，拟办人不在时，直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

5.4.1传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅，再送有关部门传阅。

5.4.2涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协办部门会签办理，再送主办部门公司主管领导批示；涉及公司发展的重大事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。

5.5送阅（传阅）和处理。

5.5.1公文送阅的范围：公司领导、以及其他相关的阅文部门。

5.5.2公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，应采取保密措施直接送总经理阅示。

5.5.3领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。

5.5.4公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。

5.5.5请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。

5.6立卷归档。收处的公文办结后，应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。

6公文的处理时限、承办和催办

6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。

6.2各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。

7公文归档

7.1公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料，按规定立卷归档。

7.2 分工立卷的具体方法。

7.2.1与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷；

7.2.2本公司各类发文，以及以公司名义召开的会议文件，部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

7.3 部门公文材料立卷程序。

部门公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

7.3.1案卷类目的编制

各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

7.3.2文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。

8公文管理

8.1秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。

8.2公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

8.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

8.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

9附则

篇3：公司公文管理规定

电子公文安全传输平台是SG186工程协同办公系统的有机组成部分,为了满足甘肃省电力公司与上级单位和下属单位之间的行文需要,保证公文的严肃性、规范性、安全性,实现普通公文、密级公文加密安全传输,建设公文加密传输平台势在必行。

电子公文安全传输平台以电力内网为依托,在功能设计上不仅包括电子公文的安全传输还覆盖与之相关的电子数据的安全传输,具备通用性。该平台能够实现省公司本部与各基层单位之间的电子文档交换,亦可实现各种业务数据及文档的传输交换。具备文档版式统一、文档显示效果统一、文档自动交换、公文不可更改、公文电子盖章等特点,同时采用国际先进的数字版权保护技术及多种加密算法,较好解决了公文传递过程的安全问题。完成平台建设后,将大大提高企业各部门工作效率,缩短内部信息传递周期,减少人力资源浪费,实现内部办公网络的各种数据互联互通、资源共享,其特点是安全、可靠、高效、实用。

1 平台体系架构设计

1.1 体系架构

平台体系架构设计主要界定电子公文安全传输平台与门户、协同办公系统的相互关系,该平台的内部主要结构如图1所示。

通过系统逻辑架构可以了解其结构及相关的软硬件环境和数据库支持。

1)门户:提供电子公文安全传输平台接入企业门户的基础功能。LDAP提供企业范围统一的用户库;应用接入提供企业应用系统接入功能;单点登录提供企业应用系统统一登录入口功能;防火墙提供基础防火墙功能,保障企业系统的内部安全。

2)电子数据传输平台:提供公文、文件数据的安全传输功能。基础服务组件提供用户同步基础信息的服务程序;HTTPS提供传输层加密传输方案;证书服务器提供用户安全基础设施;电子公文传输系统提供公文传送业务功能、基础设施;电子公章系统提供公章安全管理、盖章接口;公文阅读软件提供统一版式的公文阅读器;公文生成软件提供统一版式的公文编辑器、转换器;运维管理模块提供平台管理、运行维护功能。

3)协同办公系统:提供企业内部办公流转功能。系统接口程序提供协同办公系统到电子数据传输平台的功能接口程序;接口安全控制提供协同办公系统到电子数据传输平台的功能接口的安全控制程序机制。

1.2 加密技术

1.2.1 SSL协议

SSL协议用以保障在Internet上数据传输的安全,利用数据加密技术,可确保数据在网络上的传输过程中不会被截取及窃听。SSL协议位于TCP/IP协议与各种应用层协议之间,为数据通信提供安全支持。

1.2.2 SCB2加密算法

选择国家密码管理局批准的SCB2密码算法为传输加密算法,进行数字信封加密解密,具体原理如图2所示。该原理符合国家密码管理局对商用数据加密传输算法的要求。

1.2.3 PKI安全体系

PKI(公钥基础设施)是一种易于管理的、集中化的网络安全方案。它可以支持多种形式的数字认证,包括:数据加密、数字签字、不可否认、身份鉴别、密钥管理以及交叉认证。PKI可通过一个基于认证的框架处理所有的数据加密和数字签字工作。

2 应用设计

2.1 设计目标

1)安全性。整体方案满足传输商密数据的要求,只有授权用户可以访问本平台,在公文签发、传输、签收过程中可以做到防篡改,并且不可抵赖。

2)可靠性。公文一次送达率100%,送达过程可实时监控。

3)标准性。符合SG186工程典型设计要求,与目录、门户、协同办公业务应用等紧密集成,同时提供标准规范接口,可兼容各单位原有办公自动化系统。

4)可扩展性。表单动态定制,支持公文以外通用数据传输。

2.2 功能设计

以电子公文传输系统为核心,提供基础服务、业务功能和安全传输服务,各系统组合在一起形成电子公文安全传输平台,其功能结构如图3所示。

2.2.1 电子公文传输系统

电子公文传输系统的功能模块包括:公文接收、公文发送、公文搜索、公文统计、回收站、系统配置、系统帮助。电子公文传输系统提供基础的传输操作界面和服务,支持日常公文收发和转办核心业务,安全地将电子公文从一个单位传输到另外一个或多个单位,并可从协同办公系统中直接产生公文,读取后进行公文传输。在实现公文实时发送和接收的同时,系统需和电子公章系统、电子版式文件、CA认证中心/加密机进行有效的结合,以保障电子公文在传送过程中的安全性和便捷性。

2.2.2 电子公章系统

电子公章系统提供电子公章的制作、发放、盖章、验证、打印控制、作废、查询、备份功能,保证传送公文的安全性和有效性。公章和单位标识通过发放操作,保存在UKey中,并和UKey进行硬件绑定,通过发放UKey拥有公章的使用权利和公文打印权利。

电子公章系统的主要功能如下。

1)远程制章。公章制作是电子公章系统的重要功能,公章的制作可通过远程客户端进行,同时必须保证制章客户端的数据认证和传输安全。下级单位公章由上级主管单位制作,以保证公章制作过程中操作的权威性和安全性。电子公章图片来源于以黑白二值图方式扫描的实物公章,通过公章系统制作电子公章,服务器中不保存电子公章文件,仅存放在移动介质中,并与硬件绑定。公章文件中包含的图片应加密存储,并符合国家普密级要求。

2)远程发章。电子公章在服务器上制作完成后,即可远程对公章的使用进行授权,公章授权的过程是公章发放和密钥发放的过程。发放公章时要设置公章使用口令,以保障公章使用过程中的安全性。公章以加密文件的形式存储在Ukey中,采用高强度加密算法,并和Ukey硬件信息进行绑定。公章文件一旦与Ukey分离,用印时就不能通过公章服务器的验证,盖章操作失败,系统自动记录盖章失败的有关信息,以便追查问题和追究责任。

3)公章作废。因各种原因(如部门合并撤销、公章Ukey丢失等)公章失效时,对公章进行作废操作,并记录作废原因,公章一旦作废,不可再行使用。

2.2.3 电子版式文件

1)版式文件制作软件。采用经国家保密局鉴定并具各级政府广泛认可度的北大方正Apabi Make软件,可与电子公文安全传输平台高度集成。能够满足将日常使用的各种电子文件(如DOC、WPS、PDF、JPG、TXT)转换为统一的电子版式文件CEB格式,同时支持加密和盖章特殊功能,符合国家档案局“保真、保密、保存”要求,具有支持多种转换格式、文件合并、文件拆分、批量转换、公章定位、虚拟打印机、接口等功能。

2)版式文件阅读软件。采用北大方正Apabi Reader软件,为用户提供一个标准的版式文件阅读平台,支持目录、书签、标记等常用阅读功能,支持阅读多种文件类型(如JPG、TXT、PDF、CEB、WPS、DOC),并保证阅读效果的一致性。

3)阅读辅助功能。提供嵌入到IE阅读的精简版本,提供目录定位、书签、注解、部分拷贝、翻页、语音朗读等功能。

2.2.4 其他

1)证书服务器。基于PKI体系提供统一的安全认证基础组件,提供证书分发、认证、吊销基础服务功能。

2)HTTPS。在证书的基础上提供端到端的加密数据传输方案,通过证书服务器结合对称加密完成数据的数字信封方式传送。

3)加密机。平台加密算法要求选用国家保密局指定的商用密码标准SCB2加密算法。

4)Ukey。存储用户的私密信息包括X.509V3证书、身份信息、公章信息和其他信息。

3 安全设计

电子公文传输平台为等级保护三级系统,选择特定的安全传输技术如SSL加密隧道、CA中心、Ukey和加密机,保障公文的传输过程安全。软硬件需选择通过国家商用密码管理局许可认证的产品,最终平台建设方案的安全性需要通过国家或电力相关评测机构的认证。

1)物理层。对敏感数据和商密公文进行加密机SCB2加密存储。

2)网络层。根据职能划分不同子网,对各种网络协议进行控制,制定允许和拒绝访问规则,对网络的运行状况及用户行为进行日志记录。

3)传输层。采用双向HTTPS(TLS1.0),传输信息全过程AES128位加密。

4)应用层。应用层需要对普通公文进行签发/签收信息SHA1_RSA签名防抵赖;对商密公文进行签发/签收信息SHA1_RSA签名防抵赖,数字信封封装(加密机SCB2加密)/打开(客户端USBKey SCB2解密);对登录系统用户进行身份鉴别;对敏感信息进行标识,并做相应的访问控制;提供覆盖每个用户的安全审计功能,审计日志不可删除、修改和覆盖;通信初始化时做密码验证,通信过程中对报文或会话进行加密,保证通信的保密性和完整性;记录抗抵赖信息,防止信息原发送人和原接收人抵赖;数据备份,必要时实施数据恢复;PKI安全体系下的数字签名、数字信封加密技术。

5)主机层。对操作系统和数据库服务器的用户进行身份标识和鉴别,口令有足够的复杂度并定期更换;为Oracle数据库账户分配不同权限,限制默认用户,删除多余和过期的账户。

6)业务部门。公文数据、用户名密码等非公文数据的传输加密;非固定密钥传输,加密时生成临时密钥防止泄密;支持硬件设备如Ukey损坏时的补发便捷性;支持加密算法的更改,满足不同密级要求;数据库操作员只能对传输数据进行操作;用户密码尝试次数限制功能;用户不能使用超越权限的功能模块。

4 应用及效益分析

为节省建设费用,便于管理和易于维护,建议该平台采用大集中部署模式,国家电网公司总部和网省公司可分两级各自集中部署。

4.1 应用情况

2010年9月,电子公文安全传输平台建设项目在甘肃省电力公司本部启动,历经需求分析、程序及接口调试、墨盒法白盒法测试、大集中生产环境部署、网络联测等阶段,2010年11月底具备上线运行条件。

经过严格的系统集成和功能测试,2010年12月8日甘肃省电力公司电子公文安全传输平台在本部正式上线,单轨运行,2010年12月中旬正式启动基层单位推广应用工作。按照“典型示范、分类指导、以点带面、全面推进”的原则,制定了项目建设管控办法和推广应用工作时序,截止2011年1月底,完成了甘肃省电力公司本部、14个地市供电公司、1个发电厂、3个超高压公司、18个直属单位的现场培训、上线运行、推广应用工作。

电子公文安全传输平台自投运以来,运行稳定、可靠、安全,全省各单位各功能模块均实现了全面应用。平台已推广至甘肃省电力公司本部和31个基层单位,实现全覆盖、全模块建设应用目标,大幅度提高了公文传输效率和安全性,取得良好应用成果。下一步将根据县级单位网络建设情况推广应用到全省78个县。项目研究的成果应用于生产实践,应用前景广阔。

4.2 效益分析

经核算,电子公文安全传输平台自运行以来,每个单位年平均可节省邮费10万元、传真费用5万元,37个单位每年可创造成果效益555万元。全省大集中部署一次性软件投资53万元,新增年维护费用20万元,全省每年净效益达482万元。

据计算,电子公文安全传输平台采用大集中部署模式,全省37个单位节省PC服务器74台、加密机(加密卡)330套、存储设备37套,节省费用共计560万元;节省Oracle、WebLogic、Apabi Maker等平台软件各37套,可节省300万元;节省实施费用155万元;全省一次性硬件投资100万元,一次性受益915万元。因此,每年都受益的成果及一次性受益成果经济效益累计为482+915=1 397万元,取得显著经济效益。

5 结语

根据公文传输工作需求,可构建两级区域性的公文传输中心,实现了区域性存储传输公文。电子公文安全传输平台可实现公文实时到达下载,不存在接收延时;平台结构灵活,可完成上下级行文、同级行文、跨级行文等不同层次传输需求;平台充分利用PKI安全体系和加密机优势,保证全过程公文传输安全;商密三级及以上公文传输达到国家规定的商密安全传输标准。

摘要：随着办公信息化建设工作的推进,电子公文已成为国家机关、企事业单位上传下达、保持政令畅通的主要载体,如何保障其安全性、时效性、真实性、可靠性成为办公信息化建设的核心问题。电子公文安全传输平台,采用非固定密钥加密技术、强加密算法和多重访问控制,实现了控制信息、公文信息、公章信息全加密,防止传输信息被假冒、截取、篡改、否认,保证了公文的严肃性和传输过程的安全,实现了该领域的技术突破。该平台在甘肃省电力公司各单位已全面建成并投入大规模应用,节省了大量办公成本,取得了良好的经济效益。

篇4：浅析电子公文的管理

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改， 省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密 、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

篇5：公司公文管理规章

第一条 公文管理是指收文、文件制作与发文。

第二条 行政管理部文员收文依下列程序处理：签收、拆封、登记、分阅、承办、催办。

第三条 参加上级机关召开会议带回的文件材料，交集团行政管理部按收文程序处理。

第四条 行政管理部文员对传阅的文件要及时回收。回收文件时要在文件登记表上予以注销。

第五条 公文制作。

（1）公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。

（2）以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司有关人、财、物方面的重要决定，发文字号为：××公司发〔××××〕第××号。

一般工作联系和业务往来采用便函，按年度编流水号。

公司办公例会的会议纪要编号为：××公司纪字〔××××〕第×次。

（3）公文格式按国家规定的标准执行。

第六条 公文制发程序。主办部门承办人拟稿，部门负责人审核，行政管理部核稿，总裁签发，行政管理部负责登记、编号、缮印、封发。文件中涉及多部门时，由主办部门与有关部门协商、会签。会签

稿以部门负责人签字为准。

第七条 行政管理部有权根据集团规定及有关政策对文稿进行修改。内容不实、格式不符的文稿可以退回拟稿部门。

篇6：公司公文管理制度

穗XX发【2009】第12号

关于印发《公文管理规定》的通知

公司各部门：

为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。

一、公文的常见种类

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤

销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求

各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请

求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文的收发和承转

（一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。

（二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。

（三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。

三、公文的拟办和传阅

公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：

（1）办公室呈总经理批办；

（2）有关部门承办；

（3）有关部门传阅。

四、公文的批办和承办

总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：

（1）归总经理个人档；

（2）送有关部门承办；

（3）送有关部门传阅。

五、公文的催办和反馈

（一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。

（二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。

六、公文的办复、清缴和归档

（一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。

（二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。

（三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。

七、文稿的起草、审核和签发

（一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。

（二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。

（三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。

（四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。

（五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。

八、发文文号规定

（一）公司对外行文的文号为：

董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号

“穗XX董函”【200x】第xxx号

公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号

“穗XX函”【200x】第xxx号

（二）内外公函：

“办公室”的文号为：“穗XX办函”；

“财务部”的文号为：“穗XX财函”；

“商务部”的文号为：“穗XX商函”；

“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；

“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；

（三）各部门文号顺序

由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。

九、公文的保密

（一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。

（二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

（三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

（四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。

（五）传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

（六）收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

篇7：公司公文管理办法

公文管理（暂行）办法

2011-06-13

一、原则要求

公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。

二、公文种类

公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：

(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。

(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。

(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。

(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。

(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。

(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。

(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。

(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。

(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

二、公文格式

文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(二)发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在前。

(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号；联合发文，只标注主办机关发文字号。

1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：

⑴公司发文银河来星

⑵公司工会发文银河来星工

⑶行政部发文

⑷财务部发文银河来星行银河来星财

其他部门发文以此类推(下同)。

2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：

⑴上海分公司银河来星沪

⑵天津分公司银河来星津

3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：

⑴深圳分公司银河来星粤深

⑵厦门分公司银河来星闽厦

(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。

(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。

(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。

(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用

1.5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。

（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之间互不相交或相切，但相距不超过3mm。

（十一）附注（如“此件发至**处”等）应当用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。（主题词表见附件一）。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。

（十三）抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送），在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

（十四）打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置，用3号仿宋字体。

（十五）印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十六）文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（十七）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。

（十八）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。

（十九）页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。

三、行文规则

（一）以总公司及总公司各部门名义编发的文件，统一由总公司行政部办理，以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。

（二）公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文（包括信息简报类）不直接送交领导个人及有关部门，应经行政部登记后递送。

（三）公文用纸一般为国际标准A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，应向主送单位报送3份，公司内部无论是文件还是简报，均报送1份。

四、公文办理

公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。

(一)收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。

1.公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘人员拆封。

2.收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由该机关主办、是否符合行文规则、公文格式是否规范等。文件存在严重失误

或严重不规范应当退回修正后重报。

3.审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。

4.根据行政部负责人的批注意见，由文秘人员分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于2个工作日内阅毕（出差等特殊情况除外）。

5.凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承办部门签收并落实。

6.已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。

7.根据批办要求需传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由文秘人员组织分批或逐人传阅，阅后签字。

8.处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。

(二)发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。

1.草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。

2.任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发；职能部门发文，由公司分管领导签发；各分支机构发文，由主要负责人签发。

3.文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。

4.各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。

5.文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。

6.凡文种为通知（有关人事的通知除外）、通报、会议纪要以及转发文件类的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或部门的指定电子邮箱，此类文件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专（兼）职文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。

7.除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式发送，不需邮寄原件。

8.发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存，文秘人员应认真检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。

(三)签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告，一律用公司统一的“北京银河来星科技有限公司内部工作签报”。

(四)内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办理。

不编排收发文号的公司内部的正式文字材料，此类材料包括领导讲话、报告、工作计划、规划、总结、调查报告、合同、协议。外出开会、活动中带回的文件材料，也应按常规交行政部文秘人员登记、编号，作收文处理。

五、公文督办

公司各级行政文秘人员是代表公司督促各部门对公司各项决策、重要工作等落实的督办人员。其主要职能是，按要求督办检查，了解和反馈各类决策的落实情况、落实过程中存在的问题和薄弱环节，有针对性的提出解决意见和建议，保证政令畅通。

附件：1．银河来星公文主题词汇总

2.北京银河来星科技有限公司收文登记簿

3.北京银河来星科技有限公司发文登记簿

4.北京银河来星科技有限公司拟文流转单(模版）

5.北京银河来星科技有限公司收文流转单(模版）

６.北京银河来星科技有限公司内部工作联系单

７.银河来星工作签报(模版）

8.北京银河来星科技有限公司红头（上行文模版）

9.北京银河来星科技有限公司红头（下行文模版）

篇8：公司公文管理规定

为了确保世博保电期间信息系统安全稳定运行,国网信息通信有限公司于2010年5月28日20:00-23:00在国家电网公司总部进行了电子公文安全传输系统应急演练。演练中假设电子公文传输服务器、电子公文邮件服务器和电子公章服务器依次出现故障,应急指挥长发令及时启动应急预案,依次进行备用服务器切换。演练过程顺利,备用系统运行正常,验证了应急预案的完整可用性。

国家电网公司总部电子公文安全传输系统作为与协同办公系统紧密相连的重要应用系统,承担着向网省公司收发公文、向总部各部门分发公文的关键业务。通过此次应急演练,国网信息通信有限公司进一步锻炼了运维队伍,提升了应急处置水平。演练结束后,国网信息通信有限公司认真进行了应急演练总结,针对本次演练中暴露的不足,进一步完善了应急预案和数据备份机制。