PDCA循环法在能源工程公司公文管理当中的应用

2022-09-12

PDCA循环又叫戴明环, 它是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的, 由戴明采纳、宣传, 获得普及。它是全面质量管理所应遵循的科学程序, 广泛的应用于国民经济的各个领域, 是现代企业管理的重要指导程序和思维方法。海洋石油工程 (青岛) 有限公司是一家规模庞大、具有国际化公司特征的大型能源工程企业。因此, 通过引进一种科学有效的行政公文管理方式, 快速提升企业内部公文的管理绩效和使用效能有着非常重要的意义。

一、需求与现状

(一) 公司需求

海洋石油工程 (青岛) 有限公司 (以下称青岛公司或该公司) 是一家央企公司, 承载着中海油旗下的海上采油平台的建造任务和大量国际海上油气开发项目的建造任务, 同时该公司又是上市公司的全资子公司, 其公文管理呈现国际性、市场性、政府性三大显著特征。因此, 其公文管理不仅要满足内部性、适用性的特点, 而且必需兼顾各个不同沟通对象的特征及需求。

(二) 公司现状

近年来, 随着公司“大型、高端、深水化”战略的实施, 公司业务的快速增长, 行政公文数量呈现几何爆炸式增长, 质量要求也越来越高, 为日渐复杂化的整体趋势。公文覆盖面大、公文数量增速快和各方公文质量参差不齐与公司提升整体绩效的矛盾愈加明显。

二、PDCA分析

PDCA是英语单词Plan (计划) 、Do (执行) 、Check (检查) 和Action (处理) 的缩写, 分别取其第一个字母, 它是科学管理、持续改进的重要理论技术和方法方式。

(一) Plan (计划)

计划是确定方针和目标、确定方案, 在整个过程中有着极其重要的意义。只要有明确的管理目标, 才能有的放失, 才能避免实际工作的无目的性和被动应付性, 才有了制定时间顺序安排和空间安排的基础。海洋石油工程 (青岛) 有限公司公文管理:

首先就是将行政命令快速有效的转化成生产流程的驱动力量, 及时下达指令和上传各种反馈信息, 确保公司利润制造链条的有效性和畅通性, 即:内部有效性是第一目的。

其次, 确保任务各方沟通的通畅, 成为高效的相关各方公文信息汇集与传输中枢也是该公司公文管理的重要使命。

因此, 做好科学的公文管理规划意义重大。为此青岛公司在该方面做出了明确的规划, 首先, 规划了明确的公文标准模板;其次, 事先固化各相关方的唯一信息发放和接收人, 非经授权不得调换;最后, 明确了各种公文模板的使用条件、流转流程和流转层级;通过以上措施有效实现了海洋石油工程 (青岛) 有限公司公文管理计划性和目的性。

(二) Do (实施)

实施是计划转化成实际工作成果的过程, 是按照已制定的明确职责落实的过程。是PDCA的核心环节。如果计划不落实或落实不到位一切计划都是空谈, 实施也是检验计划科学性与否的阶段。

大多数企业内部都有计划, 但是对落实的重视程度则千差万别, 不少企业经常受到执行各方利益关系、责任心关系、非预期干预的破坏等原因造成计划难以实行, 计划与实际出现严重背离。

青岛公司公文管理实施的难点在于企业庞大且工程项目任务数量多、紧急事项多和沟通相关方多等, 因此靠常规的海量的公文轰炸效果难以保障。因此, 注重公文管理实施的科学性和科学管理方法的引入作用明显。首先, 鼓励内部公文发放前的非书面沟通, 尽量将问题通过非正式方式化解, 避免公文拉锯战, 减少无效公文、低效公文, 从而控制公文数量和质量;其次, 注重所有公文传递的跟踪与反馈, 做到有出必有回, 过程随时可控;最后, 实行集权管理, 体现行政公文的严肃性。

通过以上措施, 极大的提升了青岛公司行政公文管理的实施效率。

(三) Check (检查)

检查是对行政文公的发放与执行结果的反馈。只有及时性、经常性的做好管理实施效果的检查与评估才能避免管理与实际需求的脱离, 避免管理不到、管理不科学导致管理过程中遭到相关各方抵触的情形。

在这一方面, 海洋石油工程 (青岛) 有限公司结合公司实际情况, 在公司内部审计、律所审计等外方审计中积极开展行政公文专项审查与诊断, 并通过用户意见调查、面谈等各种形式充分了解公司行政公文管理过程的各种薄弱点, 积极探索改进空间, 及时制定改进措施与整改落实计划。

(四) Action (处理)

处理是对检查结果的后续反应, 是持续改进的精华部分。只要及时将检查中发现的各种问题有效化解才能保持机构运行的自我修复能力和创造力。

对行政公文管理发现问题的处置, 青岛公司的优点是公司有成熟的信息化流程和信息平台, 容易发现问题, 缺点是整改的处理与落实时将涉及到系统性修改, 需要更改用户习惯, 周期长, 不适合频繁的修改。

三、结论

综上所述, PDCA循环法的引入在海洋石油工程 (青岛) 有限公司行政公文管理中有着重要的积极意义和实用价值, 是适用公司未来“大型、高端、深水化”战略下快速发展的有效管理方法与方式, 也是公司行政管理中一种创新。

摘要:本文针对海洋石油工程 (青岛) 有限公司的公文管理特点与需要, 通过讨论PDCA科学管理程序的特点和重要方法原则, 重点探讨了PDCA循环法在海洋石油工程 (青岛) 有限公司的行政公文管理中应用的可行性及优缺点分析, 得出PDAC在该公司的行政公文管理中有着重要价值和意义的结论。

关键词:PDCA,行政公文,管理

参考文献

[1] 杨洁.基于PDCA循环的内部控制有效性综合评价[J].会计研究, 2011, (4) .