电子公文安全法律保障管理论文

摘要：“一网通办”背景下政府部门文件归档方式发生深刻变化，新修订《档案法》的颁布实施给电子文件归档工作指明了方向。文章分析了新修订《档案法》对电子档案提出的“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，提出了“一网通办”背景下政府部门电子文件单套制归档的思路及做法，以期为实践探索及学术研究提供思路和参考。下面是小编精心推荐的《电子公文安全法律保障管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

电子公文安全法律保障管理论文 篇1：

浅议我国档案信息化建设

［摘 要］ 档案信息化建设有利于提升档案服务效能、创新档案工作模式。因此，我们要高度重视档案信息化建设。本文分析了我国档案信息化建设存在的问题，并针对这些问题，提出树立开放的档案服务意识、完善配套的技术标准与法律法规、加快档案信息安全建设、建立高水平的信息开发与管理队伍等多项保障措施。

［关键词］ 档案管理；信息共享；信息安全

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 24. 045

［

随着网络与信息技术的迅猛发展，信息化管理已成为当今世界的主流。档案信息化建设有利于提升档案服务效能，拓宽档案服务领域，创新档案工作模式。档案信息化管理能够减少不必要的事务性工作，大量的查阅、浏览任务可以在网络上完成，使得档案人员能够把更多的精力投入到档案信息的收集和开发利用工作中。信息化建设是档案工作可持续发展的客观需要，是档案工作创新的关键所在。因此，我们要加快档案信息化建设步伐，提高档案服务的效率和质量，使档案工作更好地服务于经济建设和社会发展。

1 档案信息化的内涵

档案信息化是指在档案管理工作中，充分利用网络与信息技术对档案信息资源进行采集、存储、管理和开发利用的过程。档案信息化的实质就是档案管理模式从传统的以档案实体保管为主向档案信息服务转变，为公众提供更加便捷、高效的社会化服务。档案信息化是一项系统工程，它不简单等同于档案数字化、网络化。档案数字化是档案信息化的基础，它将纸质文件转化为电子文件；档案网络化则是档案信息化的传输媒介和传输通道。除此之外，档案信息化还应包括档案信息人才的培养、档案信息的开发利用等方面内容。档案信息人才的培养与档案信息的开发利用是紧密联系在一起的，直接关系到现代信息技术与档案事业的深度融合。从总体上看，档案信息化建设并不能一蹴而就，它需要一个不断完善的过程。因此，我们要不断更新思想观念，优化工作流程和工作方法，实现档案信息化管理的科学化、规范化、标准化。

2 我国档案信息化建设存在的问题

（１）信息共享意识淡薄。档案信息化建设具有较强的开放性，只有实现档案信息的开放共享，才能满足公众多样化的档案需求，但还有很多人还没意识到这一点。一些档案人员思想保守，对档案信息化建设的认识存在偏差，他们认为档案信息化就是档案数字化。事实上，档案数字化只是提高了查询和检索效率，并没有实现信息共享，不能为公众提供方便的档案信息服务。另外，一些档案人员害怕泄密，害怕承担档案信息公开的风险，不愿意信息共享。抱着“多一事不如少一事”的工作态度，他们仅仅满足于为本单位的工作提供参考，因此档案信息化建设进展缓慢。为加快推进档案信息化建设，我们必须解放思想，增强信息共享意识，逐步拓宽档案服务的领域。

（2）相关技术标准、法律法规不健全。随着社会经济的飞速发展，人们对档案信息服务提出了更高的要求。然而，我国档案信息化建设相关的技术标准还不够成熟，配套的法律法规及政策还不完善。例如，数据存储技术、访问控制技术等方面的技术标准不健全、不完善。这一方面导致了各部门重复建设，造成了社会资源的严重浪费。另一方面，由于标准不统一，信息很难实现共享，整体的利用效率偏低。另外，我国缺乏配套的档案信息服务法律法规，导致一些重要环节无法可依，影响了档案信息化建设的健康发展。

（3）档案信息安全建设滞后。网络化、信息化在给人们带来便利的同时，也存在许多被人们所忽视的安全问题。计算机病毒的传播、信息的窃取与盗用时有发生，给档案管理造成了难以挽回的损失。近年来，档案信息安全损失逐年攀升。事实证明，计算机和网络并非绝对安全，计算机病毒的危害和黑客的攻击已成为信息安全的隐形杀手。在信息上网的同时，由于计算机防护措施不到位，随时有可能导致档案与电子文件突发事故的产生，造成数据库和服务器的破坏、电子公文和业务系统的严重瘫痪。如果我们对此不高度重视，就有可能给不法分子以可乘之机，从而导致泄密事件的发生。因此，档案信息安全建设有待进一步加强。

（4）档案信息人才缺乏。在信息化管理浪潮中，我国的档案事业迎来了新的改革和创新，急需既懂档案业务，又精通计算机技术的复合型人才。但是，部分档案人员知识结构单一，没有学习和掌握相关的计算机技术。在网络化时代，仅仅懂得纸质档案管理方法和技术是远远不够的，还需要及时补充电子档案的存储、检索、开发、利用等技术。另外，由于缺乏经费，他们参加交流学习的机会较少。因此，档案人员的知识更新进展缓慢，制约了档案信息化建设的健康稳定发展。为积极推动档案事业的发展，我们必须迎接挑战，不断更新知识结构，以适应现代社会的需要。

3 加强档案信息化建设的对策和措施

（1）树立开放的档案服务意识。开放的服务意识是做好档案工作的一项重要的思想基础，是提高档案服务层次和水平的客观要求。我们要结合档案信息化建设的实际需要，进一步端正思想，提高认识，积极参与。要以信息共享为目标，进一步提升档案的开放水平，让社会公众能够获得快捷、高效的档案信息服务。一是全力丰富馆藏资源。进一步创新工作思路，积极拓宽档案收集渠道。通过有效整合档案资源，建立覆盖人民群众的档案资源体系和档案服务体系。二是变被动服务为主动服务。开放是服务民生、服务社会的重要举措，我们要坚持开放、严格把关。在确保档案安全的前提下，要认真做好档案鉴定开放工作。通过定期向社会发布可公开的档案信息，满足公众查考和利用的需要。面对公众多样化的档案需求，要进一步发挥各级档案部门的服务平台作用，积极开展面向学术研究、科研发展、信息咨询、参考服务的各类档案服务。

（2）完善配套的技术标准、法律法规。首先，科学、统一的技术标准是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发和应用的基础。只有实施统一的技术标准，才能打破地域性、平台性限制，促进档案信息资源的共享和交流。我们要学习西方发达国家的先进经验，吸收成熟的技术，并结合中国的具体实际，总结出适合中国国情的行之有效的一套技术标准，以促进各类网络互通，实现档案信息资源体系的共建共享。其次，要制定一系列配套的法律法规，包括对电子档案管理、传输的规定，为档案信息服务提供可靠的法律保障。档案信息化建设需要不同利益主体的共同参与，必须制定相应的法律法规规范他们的行为。

（3）加快档案信息安全建设。档案信息安全关系到民族文化的传承和发扬，关系到档案事业的繁荣与稳定。如果档案信息的安全无法保障，其他工作就无从谈起。因此，我们要加快档案信息安全建设，自觉抵御各类计算机病毒和黑客的侵袭，营造一个和谐、安宁的计算机和网络环境。我们可以从以下几个方面入手：一是严格控制访问。对用户的访问权进行严格控制，禁止非法用户登录服务器，并杜绝合法用户对一些重要文件进行修改。二是强化防火墙技术。为防止内部信息的外泄，可以在内网与外网之间建立一道安全防火墙，拦截潜在危险的入侵。三是采用先进的入侵检测技术。通过入侵检测，了解系统的安全状况和潜在风险，提前做好安全防范，最大程度上保证计算机和网络安全。四是定期用光盘、硬盘进行信息备份。在系统出现故障遭受损失时，能够帮助系统尽快恢复数据。安全就是发展，安全是档案事业可持续发展的前提和保障，我们要加快档案信息安全建设，确保档案信息安全万无一失。

（4）建立一支高水平的信息开发和管理队伍。人才是档案信息化建设健康发展的源泉和动力，档案信息化建设离不开档案人员素质的提高。作为档案工作的主体，档案工作人员应具有较丰富的业务知识，能够胜任信息资源的开发和利用工作。我们要以人为本，尊重人才，注重人才的培养和发展。要培养一批从事信息化建设的管理型、技术性和复合型人才，建立一支高素质、高水平的档案管理队伍。一是调整人才结构， 把那些具有专业理论知识和技术特长的人才充实到档案队伍中，优化组合档案管理队伍。二是加强业务培训。有计划地给予人才培训和继续深造的机会，鼓励个人拓宽知识面，尤其要学习和掌握现代通信、网络等档案管理和服务的新技术， 为档案管理的现代化、信息化建设奠定基础。三是积极开展总结交流活动，及时查找工作中遇到的问题，进一步提高实际工作能力。四是创新人才激励机制。通过工资报酬的正常增加、带薪休假等优惠条件，提高人才对工作的满意度，激发人才的生机和活力，打造一流的信息开发和管理队伍。

主要参考文献

［１］薛匡勇．现代档案观［Ｊ］．档案学通讯，２００６（２）.

［２］郭洪敏．档案信息管理系统建設应注意的几个问题［Ｊ］．江苏档案，２０１０（１９）.

［３］刘涛．谈谈档案工作的“有为”与“有位”［Ｊ］．科技咨询导报，２００６（１４）.

作者：张华 袁雄军

电子公文安全法律保障管理论文 篇2：

“一网通办”背景下政府部门电子文件单套制归档路径探析

摘 要：“一网通办”背景下政府部门文件归档方式发生深刻变化，新修订《档案法》的颁布实施给电子文件归档工作指明了方向。文章分析了新修订《档案法》对电子档案提出的“来源可靠、程序规范、要素合规”要求，提出了“一网通办”背景下政府部门电子文件单套制归档的思路及做法，以期为实践探索及学术研究提供思路和参考。

关键词：一网通办；单套制；归档；新《档案法》

随着“一网通办”工作大范围开展，各地业务部门审批过程产生了大量的电子文件，这些电子文件很多涉及个人或法人权益，在经济或社会生活中发挥着极其重要的作用。如何对其进行归档管理，成为摆在政府部门面前的问题。

一、 “一网通办”电子文件单套制归档需求迫切

笔者调研发现，各地对于“一网通办”背景下的电子文件归档管理主要分三种情况：第一，政府部门尚未对“一网通办”下行政审批电子文件归档引起重视，大量办件产生的电子文件散落在业务系统中，电子文件流转未形成闭环。第二，政府部门意识到“一网通办”下审批文件归档的必要性，将审批过程中的电子文件打印后签字、盖章、归档，用模拟传统纸质归档的方法收集电子文件。第三，政府部门意识到“一网通办”下审批文件归档重要性的同时，也意识到电子文件与传统纸质文件的不同，但出于对电子文件归档的不信任，故同时对电子文件和纸质文件进行归档。目前第一种情况还很多，档案部门尚未尽到自身工作职责；第二种情况最为普遍，档案部门将“一网通办”形成的电子文件纳入管理，进行纸质归档，但公众网上递交的申请材料、审批过程产生文件是原生电子文件，打印归档违背了文件归档的真实性、原始性要求；第三种情况档案部门已主动作为，对电子文件及其输出打印件同时归档的做法避免了电子文件的流失，但也加重了办件部门和档案部门的工作压力，产生了人力和物力浪费。在笔者看来，纸质归档或双套归档，或是条件不成熟的权宜之计，开展好“一网通办”下电子文件单套制归档改革，成为当务之急。

二、 新《档案法》为电子文件单套制归档指明方向

新修订的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。[1]这为电子文件单套制归档提供了法律保障，也对电子文件归档提出了具体要求。

电子文件收集、归档、管理、保存、利用与传统纸质档案的方法虽有一定相似度，但仍有着显著区别。从本质上说，传统纸质档案也需要满足“来源可靠、程序规范、要素合规”，只不过由于传统纸质档案的内容与介质是绑定在一起的，纸张、笔迹和印章等在很大程度上承担着留痕、防伪的作用，可对档案来源、形成过程追溯和核查。而电子档案由于文件信息与介质是分离的，用二进制数字信息进行存储，具有“易修改、不留痕、形成过程虚拟化，对计算机软硬件依赖性强等特点”，[2]所以为确保电子档案的法律效力，必须理解并实现电子文件归档“来源可靠、程序规范、要素合规”要求。

1. 来源可靠

“来源可靠”是电子文件成为档案的前提条件。“一网通办”背景下，电子文件来自政府机关、企事业单位、其他组织和个人。文件“来源可靠”要求电子文件是在正常业务工作中产生的，業务办理不存在越权、滥权等非常规行为，可采取技术手段对电子文件来源主体身份进行有效认证。在归档后的管理、保存阶段，档案管理系统和长期保存的系统环境必须是稳定、安全的，可采取技术手段防止非法访问、篡改和损坏。

2. 程序规范

电子文件“原件”概念弱化，用过程、程序的规范来保障其“原件”地位。“一网通办”背景下，从提交电子申请材料、进行电子化审批、产生审批结果到提交部门档案室归档、移交档案馆，电子文件不可避免地从一个格式转换成另一个格式，一种载体变换为另一种载体。因此，需要明确规范流程，严格按标准规范进行文件流转，形成记录主体、背景或形式变化的元数据，以保证电子档案的真实性和权威性。

3. 要素合规

电子档案一般以文件集合呈现，单独的电子文件一般不能独立成为电子档案，应联合其他辅助文件互相印证或进行说明，即与元数据一起组成电子档案。“要素合规”就是归档须满足相关类型的电子档案基本要素的要求。例如《党政机关电子公文归档规范》[3]《政务服务事项电子文件归档规范》[4]（以下简称“《规范》”）《政府网站网页归档指南》[5]分别对电子公文、政务服务事项电子档案和网站归档相关要素做了要求。“一网通办”背景下所形成的电子文件以政务服务类为主，要注意收集政务审批流程中各类电子文件，记录审批过程、管理过程、业务背景、组织结构等信息，形成各类元数据。在归档后的管理及长期保存过程中，要注意监测电子档案各要素齐全、完整、可用，防止电子档案的内容、结构和背景信息损毁或丢失。

三、 “一网通办”背景下电子文件单套归档路径分析

1. “一网通办”背景下电子文件单套归档前置条件

第一，前端业务办件及审批实现电子化。“一网通办”以国家政务服务平台门户网站作为业务入口，后台需有电子化审批业务系统作为业务支撑，接件、办件、批件、结果反馈支持以电子化形式开展。第二，安全可信的系统运行环境。电子文件单套制归档是在一定网络条件下进行的，电子文件及元数据的采集、数据交换离不开稳定安全的网络环境。业务系统、数据交换系统、电子档案管理系统所运行的网络平台必须配备网络安全设备，确保电子文件、电子档案的安全和可靠。各系统一般需具备数字签名、身份认证等基本条件。

2. “一网通办”背景下电子文件单套归档实务操作

（1）开展前期业务准备

除了基础设施人员准备外，一是确定“一网通办”单套制电子归档的归档范围和保管期限。首先要甄别出适合单套制电子归档的“一网通办”事项，满足电子化办件的事项才能进行单套制归档。其次是由当地档案主管部门牵头，对业务部门提交的事项归档材料清单进行审核，形成适合单套制电子归档事项的归档范围和保管期限表。业务部门要对事项办理过程中形成的文件材料（包含申请人提交材料、办理过程性材料、电子证照获取材料等）进行全面梳理，结合政务服务事项标准化所确定的办理流程和材料目录，明确材料清单里的材料是可选归档还是必选归档，确定事项的电子文件材料归档范围。保管期限设定为定期和永久，具体期限不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。二是明确信息包组织方式。根据《规范》定义，电子档案信息包一般包含电子文件组件及相关元数据。参考OAIS模型，“一网通办”背景下电子文件归档不同状态下所面对的也是不同的数据包，分别为归档信息包（SIP）、存档信息包（AIP）、利用分发信息包（DIP）。按照电子文件从形成到归档的程序，首先从审批业务系统预归档模块中得到归档信息包，归档信息包包含了电子文件组件和元数据。电子文件组件为某个办件事项从申请到办结整个过程中产生的所有电子文件集合，包括申请文件、过程性文件、结果性文件等，其排列顺序一般跟传统归档一致。对于办件过程中形成的少部分纸质材料，可以以电子扫描件的形式上传，在目录字段设置参见号指明对应关系，相关的纸质材料装盒留存。

（2）系统功能及业务流程设计实例分析

笔者主导设计了“一网通办”下电子文件归档的主要流程设计方案。从结构设计上看，系统设计由审批业务系统、数据交换系统（嵌入智慧城市数字底座）、电子档案管理系统组成。设计体现前端控制原则，保证归档收集阶段电子文件“来源可靠”。审批业务系统里需设置预归档功能模块，集成电子档案的分类方案、归档范围和保管期限表、元数据采集方案设置等功能模块。可根据归档范围对事项进行待归档材料清单设置，设置待归档文件材料是必归项还是可归项、是否可容缺归档，初步划定保管期限等功能，预归档模块根据元数据方案自动采集或形成事项各类元数据，通过各类数据采集，形成初步的归档信息数据包。数据交换通过数据交换系统进行，与“智慧城市”数字底座融合。数据交换采用具有可信验证机制的安全通信接口交互，不建议使用中间数据库、中间文件库等中转方式传递数据，以降低档案数据在系统交换过程中被篡改的可能性，保障数据交换的安全可靠。电子档案管理系统是具备电子归档能力的档案管理系统。除了传统档案管理所需的功能外，一般還需具备电子签名管理、电子文件格式转换、元数据方案管理、电子档案长期保存、日志审计等电子文件归档特有的功能。另外，电子档案管理系统一般不作为审批系统或其他业务系统的内部模块，而应架设独立的系统，防止档案数据因业务变迁而流失。

从业务流程上看，当接件人员接到办件申请材料后开始审批流程，流程结束后，接件人员点击“归档”按钮进行归档操作，系统自动采集相关电子文件，形成电子文件组件，根据元数据采集方案自动形成元数据，工作人员对预归档模块自动采集形成材料进行整理，补充相关要素，确定材料完整无缺。文件质量达到相关组件质量要求后，按材料顺序组包，形成由电子文件组件、元数据组成的归档信息包。通过调用“数字底座”的“四性检测”服务进行完整性检测，检测通过的归档信息包进行数据打包及数字签名固化，未通过检测的信息包打回，可以补充材料后再次检测。档案信息包固化后与电子档案管理平台进行数据交换，交换时进行完整的四性检测，通过四性检测的信息包返回正常接收信息，数据进入数字档案室及档案保真平台（防抵赖），未通过的则不予接收并返回检测结果，要求补正后再次归档。通过四性检测的电子文件归档信息包进入电子档案管理系统，根据单位电子档案分类方案进行相应分类排序等操作，赋予全宗号和分类号、年度、保管期限、顺序号等，形成档号，存档数据包一般以档号命名，按档号规则分层次建文件夹存储，此时电子文件正式转变成电子档案进行管理。

（3）融入全过程管理理念

业务层面上的全过程管理包括：关注收集、采集、捕获的电子文件是否真实、完整，归档各要素是否符合标准规范要求，注意检测数据在交换前后是否被篡改，关键业务节点的元数据要收集齐全完整，归档信息包交换进入数字档案室、数字档案室存档信息包移交给数字档案馆，数字档案馆对存档数据进行长期保存，各环节管理是否符合规范，数据迁移、数据转换过程中要及时形成和更新元数据进行归档保存。技术层面上的全过程管理包括：利用相关技术严格管控电子文件的访问权。操作系统严格限制人员权限，登录服务器要进行系统存证，建立系统日志，进行审计跟踪。不论是系统管理人员、业务操作人员、档案员还是系统运维人员，都要利用技术手段进行严格权限管理，利用堡垒机、日志审计等硬件设备对系统进入、系统利用、系统资源的迁移做好日志审计工作，日志及审计信息作为管理过程元数据进行保存，并且其保管期限不低于电子档案的保管期限，保证电子档案的真实、完整、有效和安全。

3. “一网通办”背景下电子文件单套归档工作保障

（1）人员保障

要明确“一网通办”电子文件归档人员范围、人员职责，建立档案管理人员工作网络，划清相关人员责任边界；要明确归档相关系统的业务管理、运维、安全审计等人员及职责，配置沟通协调人员、保障人员等，建立良好的沟通协调机制。

（2）制度保障

档案主管部门要建立发布电子档案管理基本制度，电子文件分类方案、归档范围与保管期限制度；业务部门建立业务系统归档制度、电子文件整理与归档制度；档案管理部门要建立电子档案鉴定、利用、统计与移交制度，电子档案管理系统运行维护制度，电子档案管理培训制度，电子档案安全管理制度；档案技术部门要建立相关技术规范框架，对“一网通办”背景下的电子文件单套归档提供技术支持。

（3）技术保障

利用身份认证、数字密钥技术加强授权管理，利用数字签名、时间戳、区块链、网络防病毒等技术保障电子文件和电子档案真实、完整、安全、可用；注重基础硬件设备、网络链路等底层硬件资源稳定运行，网络信息传输安全可靠，保障电子文件形成和流转于安全可信的环境下。

*本文系2020年度国家档案局科技项目“多领域原生电子文件归档应用的研究——以机关单位、自贸区、行政审批为例”（项目编号：2020-X-32）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]中华人民共和国档案法[EB/OL].[2020-06-20]. http：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec 0d50601505.shtml.

[2]韩李敏.电子档案与传统载体档案具有同等效力[J].浙江档案，2021（01）：16-18.

[3]党政机关电子公文归档规范[EB/OL].[2020-11-19].http：//c.gb688.cn/bzgk/gb/showGb type=online&hcno=C6B 230010286DC79C84CF8EB72DE3F97.

[4]政务服务事项电子文件归档规范[EB/OL].[2019-12-27].http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201912/7d25599d474b 453197478560a1f1daee.shtml.

[5]政府网站网页归档指南[EB/OL].[2019-12-27]. http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201912/5e653e193bd747659d7 8783c8c4c8818.shtml.

作者：蒋建峰

电子公文安全法律保障管理论文 篇3：

《电子签名法》：电子文件管理法制化的基本依据

《中华人民共和国电子签名法》已于２００４年８月２８日通过和公布，并将于２００５年４月１日起施行。我们认为，迄今为止，《电子签名法》是实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障。作为电子文件时代的档案工作者，认真学习和领会《电子签名法》，是做好工作的必修课。

一、电子文件法律效力的认可问题应该得到圆满解决

在我国，１９９９年６月发布的《档案法实施办法》第二十一条已经对档案缩微品和其他复制形式档案的法定效力问题做过明确规定：“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”这里所说的档案原件，主要是指纸质档案，这条规定所认可的，主要就是载有法定签名或者印章标记的档案缩微品、档案复制件具有与纸质档案原件同等的法律效力。而对于电子文件是否具有法律效力的问题，在《电子签名法》公布之前，一直缺少能够覆盖所有电子文件的全局性规定。与这个问题相关的法律规定，仅有１９９９年３月通过和公布的《中华人民共和国合同法》的第十一条，该法条明确将数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）列为合同的书面形式之一。这里的电子数据和电子邮件，具有明显的电子文件性质。问题在于，该法条仅对合同有效。

《电子签名法》所具有的特别重大意义就在于，该法律在排除四种特殊情况（包括涉及人身关系、涉及不动产权益转让、涉及特定公用事业服务和法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形等）的前提下，全面认可了民事活动中产生的各类电子签名、数据电文（当然包括各类电子文件）具有法律效力。该法第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”根据该法条，除前述特殊情况外，只要当事人有约定，就不得否定相关电子签名、数据电文（包括电子文件）具有法律效力。既然一般民事活动中产生的电子文件具有法律效力，那么，在排除特殊情况的前提下，可以认为，认可一般公务活动中产生的电子文件同样具有法律效力，已经不存在法理上的障碍。

《电子签名法》第七条还规定：“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”这又进一步为包括电子文件在内的各类数据电文作为证据使用提供了法律依据。

此外，《电子公文归档管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）的公布施行，已经为确保电子公文的法律效力，提供了规章制度方面的保证。而国家标准《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》），则为确保各类电子文件的法律效力，提供了权威性的管理规范和技术标准。

鉴于上述情况，我们认为，《电子签名法》已经为认可电子文件法律效力提供了最基本的依据和最重要的法律保障，相关的制度环境和技术条件也已经成熟。建议在《中华人民共和国档案法》或《档案法实施办法》中及时增列条文，在排除特殊情况的前提下（哪些特殊情况应该排除，《电子签名法》已作了很好的示范），全面认可电子文件的法律效力，包括电子文件作为证据的价值，同时认可那些根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本具有与纸质原件同等的法律效力。

二、电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性必须得到确保

《电子签名法》对于包括电子文件在内的数据电文满足法律、法规规定的原件形式要求和文件保存要求的条件作了明确规定。这些条件，概括起来，主要有四个方面的特性：１．有效性，即“能够有效地表现所载内容并可随时调取查用”。２．真实性，即“能够可靠地保证自最终形成时起，内容未被更改；格式与原始状态相同”，“或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。３．完整性，包括内容、格式（结构）和背景信息等保持完整。４．可识别性，或称可鉴别性，即“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”。

《电子签名法》所明确的这些法定条件，在《暂行办法》和《规范》中，事实上都已有了针对电子文件的具体细则。我们档案工作者下一步的工作，应该是在电子文件管理法制化的大目标下，以《电子签名法》所明确的条件为法律准绳，把相关规定、规范和技术标准作为依法管理电子文件，落实法定条件的具体措施，认真贯彻实施，使电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性真正得到切实保证。

三、建立和发展电子文件的认证体系

为了确保数据电文，包括电子文件的真实性、完整性和可识别性，特别是用以鉴别发件人方法的可靠性，《电子签名法》的最主要内容，规定了一套完整的电子签名与认证的法定制度。这套法定制度，可以作为我们建立和发展电子文件认证体系的基本依据。

《电子签名法》第十三条明确规定了可靠的电子签名必须同时具备的四个条件，即电子签名人拥有电子签名制作数据的专有权和控制权，签署后对电子签名和数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。这些可靠条件也可以由当事人约定。该法第十四条则规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。

这两条规定，已经为我们指明了一条确认电子文件法律效力的重要途径，即一份电子文件，如果具有符合法定的或当事人约定的可靠条件的电子签名，那么，它与包含手写签名或者盖章的纸质文件，可以具有同等的法律效力。建议在相关公文管理法规和《档案法实施办法》中增补包含此项内容的条文。

按照这两个法条所确定的原则，还可以在《档案法实施办法》中延伸出一条新规定：与纸质文件原件内容相同的双套保存的电子文件，或者根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本，载有档案收藏单位法定代表人符合法定可靠条件的电子签名，具有与纸质原件同等的法律效力。

《电子签名法》以很大比例的篇幅对电子认证服务体系的建设和电子认证服务业的管理作了全面规定。这些规定，已经为档案部门参与和开展电子文件认证服务业务，提供了重要的契机。建议有关主管部门依据《电子签名法》，本着改革与发展的思路，认真研究，制定办法，推动电子文件认证服务工作依法有计划、有步骤地开展。

四、建立健全电子文件相关法律责任追究制度

《电子签名法》针对电子签名和电子认证服务相关责任人的过错与违法行为，规定了十分具体的法律责任，包括赔偿、其他民事责任、罚款、吊销电子认证许可证书、行政处分等，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

建议依据《电子签名法》的上述规定，进一步建立健全电子文件相关法律责任追究制度，建议在《档案法》、《档案法实施办法》和有关规章中，增加有关条款，增补有关条文，加大对电子文件及其管理相关责任人过错与违法行为的追究力度，以确保电子文件的有效、真实、完整与安全。

作者：刘金霞　黄存勋