行政事业单位内部控制信息化建设分析

2022-09-12

内部控制是行政事业单位管理和发展过程中的一项重要工作内容, 对于行政事业单位的发展有着十分重要的影响。由于行政事业单位的发展时间一般都比较长, 因此已经形成了相对固定的内部控制模式。但是随着时代的不断发展, 对于行政事业单位内部控制工作的要求也发生了相应的变化, 只有适应这一变化, 不断优化内部控制模式, 才是未来行政事业单位发展的关键问题。信息化建设是未来行政事业单位内部控制工作的主要发展趋势, 因此深入分析内部控制信息化建设的有效对策, 对于促进行政事业单位发展, 具有十分积极的现实意义。

一、行政事业单位内部控制信息化建设的重要意义

对于行政事业单位来说, 内部控制是一项十分系统和复杂的工作, 其中包含着多个方面的工作内容, 主要涉及内部控制信息化发展、运营过程中的风险评估信息化、日常经济管理活动信息化以及内部监督管理信息化等等诸多方面。同时在此过程中, 需要行政事业单位内部的多个部门之间相互协调和配合, 这样才能实现良好的内部控制工作目标。而根据我国实际情况来看, 行政事业单位已经有很长时间的发展历史, 并且在这一发展过程中, 行政事业单位的管理模式已经逐渐趋于成熟和完善, 也形成了一套独有的管理手段, 这其中也包括内部控制形式。随着社会经济的不断进步和发展, 传统的行政事业单位管理形式和管理观念已经不能完全符合社会发展的基本要求, 并且其中也存在着一定的潜在风险, 这对于行政事业单位的发展是非常不利的[1]。所以对于行政事业单位来说, 应该积极健全和完善内部控制管理模式, 促进其逐渐朝着信息化方向发展, 不断提高内部控制建设的整体水平, 以便更好的适应经济发展的实际要求。

二、信息化建设对于行政事业单位内部控制的影响

(一) 行政事业单位内部控制的重点发生偏离

从以上的分析中可以看出, 传统的行政事业单位内部控制已经形成了相对成型的管理形式, 并且在实际开展内部控制的过程中, 管理的重点也已经十分突出。但是随着信息技术的快速发展, 行政事业发展内部控制的信息化建设改变了以往的内部控制方式, 同时内部控制工作的重点内容也发生了根本性的变化。同时信息化建设的实际应用, 在对行政事业单位进行内部控制的过程中, 对于数据的收集和整理以及对财务数据的分析整合, 都是通过信息技术来实现的, 工作的重点内容从原来的依靠大量的人工统计逐渐转向计算机统计, 因此行政事业单位内部控制的信息化建设, 可以大大提升内部控制工作的整体效率[2]。同时数据之间的传输和保存, 以及相关部门之间的信息共享等等, 都实现了大幅度的提升和发展, 从而有效提高了行政事业单位的整体管理水平。

(二) 行政事业单位内部控制环境发生改变

与传统的行政事业单位内部控制形式相比, 内部控制的信息化建设在一定程度上改变了内部控制的环境。也就是说, 信息化技术在内部控制中的应用, 使行政事业单位内部控制工作人员的职责发生了较大的变化。在之前的行政事业单位内部控制工作过程中, 工作人员的工作内容一般都会局限在会计财务工作之上, 工作形式相对单一, 并且内部控制过程中还存在着一定的潜在风险。而在行政事业单位内部控制信息化建设过程中, 工作人员的工作职责不仅限于财务会计工作, 而是还要进行信息化处理, 对于行政事业单位的财务数据, 还要进行日常的经济活动[3]。工作人员之间也不会像之前那样各自独立工作, 而是需要彼此之间相互配合, 互相协作, 从而在一定程度上实现行政事业单位内部控制环境的优化。

(三) 行政事业单位内部控制风险逐渐加大

信息技术的快速发展, 给行政事业单位内部控制工作发展带来了全新的机遇, 但是同时, 也给内部控制工作带来了一定的挑战。一方面, 在行政事业单位内部控制过程中, 由于信息化技术的应用, 给内部控制工作提供了大量的内容和资料, 大大提高了内部控制的可参考性和实效性[4]。但是另一方面, 在行政事业单位内部控制信息化建设过程中, 行政事业单位的一些内部数据都是通过互联网进行传播和共享的, 在此过程中, 数据非常容易丢失, 有时候可能还会受到黑客的攻击, 如果其中的一些关键信息被泄露出去, 将会给行政事业单位带来不必要的麻烦, 加大了行政事业单位内部控制工作的风险性。

三、当前行政事业单位内部控制信息化建设过程中存在的主要问题

(一) 缺乏良好的内部控制意识

不管处在什么样的时代背景之下, 行政事业单位要想得到更好的发展, 内部控制建设都是其中不容忽视的问题。但是从当前的行政事业单位实际管理情况来看, 由于管理观念传统和其他多方面原因的共同影响, 内部控制工作一直得不到应有的重视。许多行政事业单位都将工作精力集中在具体业务之上, 没有意识到内部控制工作对于行政事业单位自身发展的积极意义。因此在实际的工作过程中缺乏相应的规划, 在工作人员的配备方面, 也存在着较多的问题。出现这一问题的原因主要是因为, 行政事业单位的管理者还运用传统的管理观念开展工作, 不了解社会经济发展对于内部控制工作的新要求, 从而影响了行政事业单位内部控制的整体质量。

(二) 内部控制信息化建设流于形式, 没有发挥良好的作用

行政事业单位内部控制信息化建设的深度与广度不够, 有些单位为了迎合信息化建设的大趋势, 将信息化建设浅显地应用到内部控制中, 信息化建设还停留在考勤打卡、通知公告等基础行政业务方面。内部控制信息化系统没有真正建成, 也没有发挥出应有的效果, 许多内部控制中涉及到的授权行为、签批审核流程, 依然需要依靠人工解决[5]。为了签字盖章, 基层员工有时不得不在领导办公室门前排队。内部控制信息化建设发挥的作用还不足, 没有真正将员工从繁杂的事务性劳动中解放出来。

(三) 相关人员素质欠缺, 无法适应信息化建设进程

在行政事业单位内部控制信息化建设方面, 需要本单位员工能够具备一定的信息化建设的必要知识与素质。在单位内部控制信息化建设过程中, 本单位人员要与第三方软件设计公司做好沟通与对接, 使得内部控制的信息化系统真正符合本单位的实际情况。在内部控制信息化系统的运行过程中, 需要具备相关知识的员工担任管理员, 做好信息系统的维护[6]。同时在内部控制信息化建设的初级阶段, 还需要对单位的全体员工就信息化系统的使用进行一定的培训, 从而让大家更好地适应全新的办公方式。在行政事业单位内部控制建设的过程中, 由于员工缺乏相关的素质, 常常导致信息化建设的进程较慢。

四、行政事业单位内部控制信息化建设的有效对策

(一) 强化内部控制意识, 树立内部控制观念

加快行政事业单位内部控制信息化建设的进程, 扭转已经存在的惯性内部管理观念是重中之重。与企业相比, 行政事业单位内部的官本位思想较重, 信息化系统承担部分管理者权限的内部控制观念没有深入人心, 员工更加适应人为管理机制。因此, 首先要做的是强化行政事业单位的内部控制意识, 在内部树立借助系统进行内部控制的新观念, 从而为具体的内部控制信息化系统的建设奠定一定的思想基础[7]。对于行政事业单位来说, 领导层的推动力量是占有很大比例的, 由于领导层的年龄结构偏大, 在以往的内部控制中形成了自身丰富的工作经验, 因此, 有的时候受制于工作习惯的限制, 领导层对内部控制信息化建设的接受程度更低一些。因此在这种情况下, 首先应当使得行政事业单位的领导层建立起内部控制的观念。

(二) 建立完善的内部控制信息化机制

完善的内部控制信息化机制有助于提升行政事业单位的信息化建设水平。为了建立完善的内部控制信息化机制, 需要进一步理清内部管理的办事流程, 将每个工作任务进行细化分解, 形成清晰的流程图, 从而为构建完善的信息化系统奠定一定的基础。在内部控制信息化机制的建设中, 要按照相关的要求, 对符合条件的工作人员进行系统授权, 按照岗位职责要求开放功能。在内部控制信息化建设过程中, 为了进一步发挥出信息化机制的优势, 提高工作效率, 需要将所有能够纳入到内部控制信息化系统的工作业务流程全部一并进行信息化管理。

(三) 提高会计信息数据的准确性

会计信息是行政事业内部控制中产生的重要的信息, 在内部控制的信息化建设中务必要确保会计信息准确传递。在新的会计政策下, 行政事业单位的会计信息能够反映出单位内部控制中许多方面的问题[8]。尤其是在涉及到各项收支的核算以及财政资金使用的环节, 在内部控制信息化系统中, 领导通过用户名和密码登录系统, 对电子财务票据进行审核通过, 视为与手写签字具有同等的效力, 因此, 要务必确保会计信息数据的真实性与准确性, 保障内部控制的实效。

(四) 提高相关工作人员专业素质, 为信息化建设奠定人才基础

行政事业单位的信息化建设需要以人才为支撑, 如果既缺乏信息化系统的推动人员, 也缺乏信息化系统的运营人员, 那么行政事业单位的信息化建设就无从谈起。虽然在行政事业单位内部控制信息化建设中可以借助第三方软件服务公司, 但是本单位也需要拥有具备相关知识的人才, 为员工操作培新、内部控制系统设计提供一定的支撑。因此, 在行政事业单位的招聘中要为计算机信息技术相关专业设定一定招聘名额, 及时补充相关的专业人才。同时在行政事业单位的内部也要培养一批既懂得本单位业务, 又具备信息技术知识的人才, 为单位的内部控制信息化建设积蓄一定的人力资源。

结束语:

综上所述, 行政事业单位内部控制信息化具有重要意义, 有助于行政事业单位提高内部运行效率, 提升内部管理水平, 将员工从重复性的事务工作中解放出来, 进一步激发出工作人员的创造力。在内部控制信息化建设过程中, 要进一步强化内部控制的观念, 提升人员的专业素质, 科学应用信息化系统, 将内部控制与信息化进行有效结合, 从而使本单位的工作水平迈上新的台阶。

摘要：行政事业单位在我国经济社会发展过程中一直扮演着十分重要的角色, 在未来的经济发展过程中, 行政事业单位的作用同样是不容忽视的。内部控制是行政事业单位管理过程中的重要环节, 传统的内部控制存在着较多的问题。而信息技术的发展给行政事业单位内部控制提供了一条切实可行的路径。本文在深入分析行政事业单位内部控制基本特点的基础上, 较为详细的阐述了内部控制信息化建设的有效对策, 希望对促进行政事业单位发展起到一定的积极作用。

关键词：行政事业单位,内部控制,信息化建设,有效对策