电子办公到信息化管理

电子办公到信息化管理（精选十篇）

电子办公到信息化管理 篇1

关键词：实体管理,信息管理,知识管理

一、实体管理发展阶段和其各方面特点

在我国20世纪七、八十年代以前,互联网、多媒体技术发展还未兴起之时,我国档案管理处于档案实体管理的发展阶段,这一时期档案工作的基础与重点都是基于档案实体来展开的。与此同时档案学界也同样将理论研究投向于档案实体的研究,各方面的理论探讨以及研究都是围绕这一话题论述开来的。在档案学界我们将这一发展阶段的名称定义为实体管理。

1. 管理工作的基础:

实体原件的管控。档案实体原件就是我们日常档案工作中所常见的文件实体形式、实物实体形式、声像档案实体形式等,其特点是档案的内容与其载体的合一性,日常档案工作常常是以静态放入档案室来管控为主。纵观古今,古代历朝历代都有管理档案的场所和部门,诸如汉朝的兰台等,它们各自均有其所属的档案整理和管理方法制度。随着改革开放国策的实施,档案工作也逐渐发展起来,渐渐有了自己的学科体系。这时档案工作也有了固定的环节步骤——“档案工作6环节论”,档案在各部门的收集、整理分类、鉴定、实体保管、编制目录与统计以及利用等环节[1]13。在档案学界中有声音认为,档案的信息开发工作应成为档案管理工作的一支分支,但是此时的档案部门认为档案工作不能离开实体的支撑,因为档案实体是信息开发、传递以及共享、服务工作等的坚实基础。

2. 技术支持:

人工手工化管理。20世纪七、八十年代以前,我国档案管理都还未借助到计算机等工具,基本上还都是档案人员用自己的双手来完成一系列工作的,诸如:档案的收集、整理分类、鉴定、编制目录与统计等工作。档案的保管、保护等重点工作采用的为物理手段,和当前我们所采用的现代化管理手段相比,显得极其落后。随着计算机技术渐渐引入国内,计算机成为辅助档案工作的重要工具,录入检索等可以借助计算机来完成,但是在绝大多数功能上还是不太健全,较原始落后与单一。

3. 理论方面拓展:

以档案实体为重点展开研究。20世纪七、八十年代以前,档案学界所开展的基础理论研究围绕的都是档案实体进行的,诸如档案收集、实体整理分类编号、实体鉴定、保管等工作。在历朝历代的演变过程中,档案管理工作的改良、提升基本上所沿用都是以往档案部门、档案人员的工作经验。档案学的发展是由“8000麻袋事件”源起的,在最初的档案工作发展之初,已经形成了一套完备的史料档案整理规范体系,这也给之后档案整理研究奠定了一定的基础。我国二、三十年代之初,对于档案事业、档案工作已经有了比较模糊的研究,研究的理论较浅,那时还未形成系统的学说[2]34。我国四、五十年代时,国内已经出现一大批档案学方面的专家学者、著作书籍,这标志着我国档案学的发展轮廓已经开始渐渐形成,但是此时所研究的领域大多在政府机关,研究的重点也同样是实体档案,没能将研究视野放到更宽层次的档案类目之中。随着1949年新中国的成立,各项事业百废待兴,档案事业也随伴着起步。此时档案学所研究的理论领域不仅仅关注于档案实体管理,同样关注到其分类编号、收集保管、编史修志、利用统计等方面。

4. 价值体现:

史料、凭证价值。档案是社会各组织或个人对所经历的一系列历史事件所留存下来的记录,其与历史本身有着密切的关联性。再现历史和还原历史是档案属性之一,一些档案学者撰文中写道,我们走进库房打开档案盒掀开案卷之时,我们也便徜徉在历史长河之中,历史也便呈现于眼前。准确来说,在我国20世纪二、三十年代之前,我们国家档案的价值体现的仅仅是史料方面的价值。档案管理部门在史志部门体制之中,古代之时档案部门也是由史志部门负责,并且档案的记录、管理工作是由史官来担任和负责,这也说明了当时公众对档案所体现的史料价值的认可。随着社会的发展以及人们认知的改变,人们渐渐发现档案不仅能体现出史料之价值,同样也可以作为凭证来解决日常工作、生活之所需,这时档案的凭证价值也便体现出来。新中国成立后,我国便成立独立的档案部门、开展档案教育、投资档案事业,将更多的目光投向于档案、档案工作、档案事业。这也是档案价值转变得到认可的表现。

二、信息管理发展阶段和其各方面特点

20世纪70、80年代之后,随着计算机技术、多媒体技术以及互联网络技术传入我国,信息论、通信工程、系统控制论等在国内的兴起。随着这些技术被档案工作者应用到我国档案管理工作之中,刚刚进入档案管理领域便方显才能、大展拳脚,使得档案管理工作在理论与实践上均发生了革命性的变革,信息管理也就是在这样的背景下随之产生的。载体和信息内容的可分离性、突破物理距离以及局限性、物本体概念的弱化、对信息内容直接进行管理,分类,鉴定,保管,利用等,这些都是信息管理所具有的特点。

1. 管理工作的基础:

信息内容的开发。随着社会的发展以及各种技术的飞速进步,人们对于档案的利用需求不仅仅局限于档案实体,对于档案的信息内容同样有着更多的需求。对于信息内容的需求也不仅仅停留在一次信息文献上,二次文献信息的开发也日趋增多。20世纪七、八十年代以前档案工作的6环节论到八、九十年代已经发展成为8环节论,增加2个环节为档案的检索、编辑与研究,都是为了更深层次的挖掘信息内容。20世纪末期,国家档案局推出一系列信息管理与加工的政策,整理工作上提出“优化检索工作,加深信息内容的开发”的号召。自打2000年以后我国档案整理工作,从以卷为单位变为以件为整理单位,种种迹象都表明国家对于档案工作中实体管理所占的比例逐渐缩小,将目光更多投向于信息资源的开发、共享与服务上来。为了更好地服务社会、服务群众所需,编辑与研究工作纵向研究愈发深远。

2. 技术支持:

逐步将信息技术应用至档案管理工作。20世纪八、九十年代后,现代信息技术风靡全球,随之也涌入国内,档案部门、档案人员将其应用到传统档案管理领域,手工化的管理方式渐渐被现代化技术管理方式所取代。通过互联网络以及办公自动化,电子文件可以实现在线归档,在线管理、鉴定等一系列工作[3]27。同样对于之前纸质文件也可以通过数字化技术对其扫描,然后通过档案信息系统挂接于其上,实现信息共享服务等。通过各种信息技术,档案信息管理及利用,便突破了物理局限性、远距离、层层签字审批,为检索管理利用等工作大大提供便利。但是电子文件的长久保存、永久读取、安全性便成为档案部门与档案人头疼的事情了。我国自十二五规划以来,信息化工作被列入议事日程,各行各业均响应信息化工作,档案部门也积极开展。国家档案局于2002年初出台了全国档案事业档案信息化规划工作纲要,文中倡导沿海、中东部有条件的地区可以先期发展档案信息化工作,积攒经验以起到示范与带头的作用。

3. 理论方面拓展:

以档案信息内容和实体双重方面重点研究。随着信息技术的发展与档案信息内容的开发利用,档案理论研究从围绕实体研究转向以档案实体和信息内容并重来展开研究,双重方面研究体现在两个方面。一方面是在依托信息技术的背景下,重点实现如何使实体档案更好的管理。另一面则是研究档案信息资源的开发与整合。在信息技术飞速发展的背景下,如何采用当前所有的技术来提高档案工作效率、优化档案组织机构、实现档案价值。开展档案信息化,实现档案信息资源的共享与服务将是新时期档案工作的发展趋势。

4. 价值体现:

档案信息属性。档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录,档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌,其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性,当前信息社会,人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性,更多的是对于利用档案中所记载的信息内容,和信息属性要求逐渐提高[4]14。当前档案学界不仅仅研究基础理论,对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。

三、档案知识管理发展阶段和其各方面特点

进入21世纪以来,知识经济时代随之而来,知识管理的话题也随之摆在我们面前,当然档案管理领域的知识管理也成为档案部门、档案人员面对的新命题。档案信息资源作为当前社会各个行业的重要财富,档案知识管理也将排入各个行业领导的议事日程。

1. 管理工作的基础:

对档案知识信息元的管理。知识经济时代,档案管理不仅仅停留在档案实体、信息管理,已经跨越到档案知识信息元的管理。通过对单位档案知识信息元的细加工、深层次技术处理与挖掘、构建信息共享平台与服务体系,来满足用户对档案知识单元的内容需求。从而使档案部门能够跟上时代的步伐,增强自身竞争力,更好的站在知识经济时代上“存储与创造财富”。档案学界所提到的“新来源观”的特点则是档案知识管理时代的新特征。档案的收集不再是以实体来源为依据,而依据文件的形成过程以及形成背景等因素。同样,鉴定工作不再以主题内容、时间、来源部门等因素考虑保管期限,而是结合部门职能、社会大背景等因素来综合考量所给予期限[5]25。从此档案人员的身份也将发生转变,由原来的档案保管人员转变成档案知识的开发者与提供者。

2. 技术支持:

以现代信息技术作为强大后盾。档案知识管理是将档案信息内容中的知识元重新组配、深层次挖掘来满足利用用户的知识需求,达到这个标准必须是以多种现代技术为支撑的,不能仅仅依靠计算机、多媒体等技术。从当前知识管理应用领域来看,我们所能用到的技术包含有:在档案信息采集阶段所能用到的如数据挖掘、知识仓库等,在信息共享平台搭建层面能用到的如文档一体化管理、工作流等技术方法,在用户利用阶段所能用到的如大数据搜索技术、知识定位等技术。可以肯定地说,档案知识管理必然要以各种现代化技术作为依托,现代化技术是实现档案知识管理不可若缺的手段。

3. 理论方面拓展:

知识单元的共享与服务搭建。知识经济时代以来,档案的知识管理成为档案工作、档案事业的新命题。这就要求档案学界要开展进行新的理论研究,其研究的理论范围与侧重点有所不同,也要求对传统的档案理论之思路予以拓宽,不能僵化走老路。知识管理理论研究之侧重点,即为对显性知识进行管理、组培、共享,对隐性知识进行大数据挖掘、海量数据关联性搭配等。运用现代技术手段进行创新,为知识服务奠定理论基础。当前档案部门、档案管理人员已经认识到知识管理的重要性,在企业档案信息资源与知识管理中开展大量研发,机关处室政务电子文件背景下进行知识管理研究,虽然现阶段我们所进行的研究成果不是很显著,但我们相信通过全社会档案人员的共同努力一定会在不久的未来创造出累累硕果。

4. 价值体现:

档案知识属性价值之体现。档案是对我们所经历的社会活动、历史变迁的记录,在各种各样的记录形式之中无不体现着知识的身影。档案价值之知识属性的体现早在先前档案学界就有这样的声音,那时仅仅是一种声音,而非是一种较为系统、完善的理论。传统的档案学理论是基于对档案实体所展开的一系列理论研究,知识经济时代以来,档案学界将目光投向了信息资源管理形式下的知识挖掘、管理等方面,对于档案的知识属性、知识价值也明确了要重新进行审视。不难看出在未来的时期中档案学界将会投入更多的精力在档案知识管理领域,同样这也会使得理论研究更多会偏向知识管理。

档案管理发展阶段从实体管理、信息管理到知识之管理,不同的发展阶段有着不同的基础工作重点、技术要求、理论研究方向以及价值取向等。档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础,信息管理是知识管理跃进的必经之路,知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照。如同文件是档案的前身,档案是文件的归宿一样。虽然在发展阶段上有这样的趋势,但是在具体概念、理论运行、具体实施均做的不完善、不到位。但笔者相信,我们全社会的档案部门、档案人员动起干劲将现代化技术手段与现代档案理论应用到具体的档案知识管理工作中,我们一定能够实现深层次挖掘档案知识信息构建一个知识共享与服务的平台。

参考文献

[1]郭亚军.数字档案馆实施知识管理策略研究[J].北京档案,2013(6).

[2]滑安莉.浅淡文书档案的管理[J].城市建设理论研究,2007(4).

[3]徐拥军.企业档案知识管理模式-基于双向视角的研究[J].档案学通讯,2009(9).

[4]任越,曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(5).

电子办公到信息化管理 篇2

关键词：知识管理;信息管理;网络平台;高校校园网

高校是典型的知识密集型组织，集知识生产、传播、创新、应用于一体，知识是其创造价值的核心资产，知识管理作为影响学校办学水平和效益的管理模式，已成为提升高校竞争力的核心战略。

知识管理是指以系统的方法发现、选择、组织、摘取信息，并向需要知识的人传递有用的信息。它包括了对显性知识和隐性知识的管理，其基本内涵是创新、反应能力和效率。对于显性知识，高校可通过通常的信息管理手段进行搜集和整理，但对于隐性知识，高校就只能运用知识管理手段来获得和充分利用。知识管理是在知识经济时代高校对知识这一战略资源进行争夺和有效利用的一种手段，是实现显性、隐性知识共享而提供的一条途径，其目标是充分挖掘高校教师的隐性知识，同时通过知识运作创造价值，因此，应把对知识的管理作为高校管理活动的焦点，通过完善的知识管理来实现高校建设的系统化、协作化，提高自身研究和开发的能力，加速多门类学科体系边缘知识的开发、认识和研究进程，省研发的时间、人力和经费。知识管理的应用将会对中国高校的管理产生深远的影响。

高校知识管理的任务是将高校中的显性知识通过一定的方式组织起来，利用信息技术进行存储与管理，它要求把信息、活动、人三者有机地联系起来，在人际系统的互动过程中实现知识的共享和创新。信息基础建设是高校实施知识管理的先决条件，也是构造知识交流网络的要求，因此必须建设一个遍布校园各个角落的多媒体网络平台，将其作为沟通组织内部各个部门的桥梁，并为教师和学生提供便利而有效地获取信息的手段。

1 目前高校校园网平台建设的现状

1.1缺乏统一接口和标准

全校的信息化建设得不到统一的规划，各院、系、职能部门在信息化建设方面各自为战。在全校范围内人为地形成了一个个的信息孤岛，不但导致了校内大量的低水平重复建设，资金浪费严重。还给教学、科研带来了极大的麻烦。

1.2缺乏深层次的增值服务

高校信息化建设是基于高质量的校园网络，但仅依靠传统的www，丌，E―mail。BBS和电子教室等服务远远不能满足信息化建设的要求，短信平台、消息中心、招生就业数据仓库、知识库、评估系统筹增值服务的作用越来越重要，但却没有充分实现。

1.3重硬件而轻软件

在高校信息化建设过程中，这种趋势表现得非常明显，硬件投资大，软件投资小，网络利用率低，教师、学生、管理方面的许多资源没有及时整合，信息服务力度大。

1.4领导方向不明

信息安全从管理到治理 篇3

新标准更关注业务

IT治理的驱动力意在从董事会等治理层面确立IT的价值和投资的决策机制，确保IT战略与业务战略的一致性，革新性地驱动业务的发展。信息安全管理新标准从风险与成本的平衡过渡，到要定期报告信息安全管理绩效，反映了信息安全管理标准的发展进入成熟期，也反映了治理层面更加重视对信息安全投入的预期监控，同时对风险管理的度量也是相关方、管理层共同关心的话题。

信息安全的目标是与业务的发展目标高度一致的，因此新标准要求信息安全风险管理要聚焦信息，而信息是融合在整个业务流程中的。新的标准摒弃了原来识别资产、资产威胁与脆弱性的方法论，肯定了管理层面以业务价值为基础，识别信息、确定信息的价值，也更方便与其他以业务流程为基础的ISO管理标准相融合。

由于更加关注业务，新标准要求对业务、对组织目标的理解，从内外部环境包括宏观政策、技术发展、行业动向、微观的组织环境来分析，此外还要考虑环境因素对业务的影响和对信息安全的要求。

信息安全风险在新标准里变得更加生动、中性。新标准要求定义风险责任人，这个责任人更可能是业务的负责人或某项具体活动的负责人，而不仅仅是IT人员。对信息安全风险的偏好与态度完全与组织的全面风险管理框架相融合。

IT技术对新标准的影响

云技术的广泛应用、外包业务的兴起，让供应链的安全风险管理从组织的战略层面到日常运作层面都要进行识别、利用、控制。新标准新增供应链关系管理，关注供应链关系中的信息安全和服务商交付过程的信息安全。

同时，大数据的兴起使得数据泄露的风险加大，标准将加密控制从一个控制目标项上升为一个控制域；此外，移动互联影响着人们的生活和办公，新标准也新增了移动设备使用的安全策略。

在组织层面，除了日常运作，管理者还需特别考虑项目的信息安全管理，这也是新增控制项。同时，完善了系统开发的全生命周期信息安全管理，包括需求分析、开发环境、测试数据保护、测试验收、变更管理、开发外包管理等控制项。

新技术和风险点的出现，使得风险处理采取的控制措施不再拘泥于附录A。附录A仅作为基本必须的选项（见标准条款 6.1.3c）。

从结构来说，新版标准与其他ISO系列标准的框架完全一致，遵从“ISO导则83”，这是ISO管理体系认证标准的基本框架，方便与ISO其他管理体系的整合。

作者简介

潘蓉，毕业于清华大学计算机系，曾在英国标准协会带领团队，为世界500强企业及国内金融机构提供信息安全、IT运维、业务连续性、风险管理、质量内控的培训和认证服务。目前作为国家IT治理标准的核心成员，致力于IT与业务的融合，推动IT治理，推广金融创新IT架构，使得更多的组织得益于IT创新推动力，并有效应对风险。还曾担任境外上市公司信息安全主管、ITSS IT治理标准组核心成员、清华大学建设管理系工程担保与建筑市场治理研究中心兼职研究人员、上海市软件行业协会软件服务专委会副主任、英国标准协会兼职主任审核员等职务。

从信息管理到知识管理的途径与方法 篇4

随着企业信息化建设工作的深入开展, 企业信息管理作为企业信息化的核心和基础, 日益受到各界人士的广泛关注。企业信息管理软件经历了MIS、MRP、MRPⅡ、ERP、CRM等一系列变化, 这些变迁是紧紧伴随企业管理理念的发展成熟而变化的。传统意义上的企业管理注重于企业内部各类物质资源的配置和优化, 随着全球信息化环境的形成和发展, 知识和信息已成为企业生存和发展的关键要素。企业必须致力于信息资源的开发和管理, 利用计算机技术将企业信息流、物流、资金流等各要素进行科学合理地配置, 并且将员工的隐性知识转化为显性知识, 进行知识管理, 才能找到企业可持续发展的源动力。

1 信息管理与知识管理的内涵与联系

信息管理是为解决社会信息现象的复杂多样性, 是基于社会信息的无序性与人类需求的特定性之间的矛盾而产生的。而知识管理是基于知识与信息在当今社会经济发展中的特殊重要地位而提出来的。二者在内涵上既有区别, 但是也有一定的相关性。

1.1 信息管理的概念

信息管理的目的就是使人们能够在特定时间获取所需要的特定信息。关于“信息管理”的概念, 国内外存在各种不同的解释。尽管学者们 (王彩[1], 2002;王丽娟[2], 2006;王长安[3], 2007) 对其概念的内涵、外延以及发展阶段都有着种种不同的理解, 但人们公认的广义信息管理概念是:信息管理是实现组织的目标、满足组织的要求、解决组织的环境问题而对信息资源进行开发、规划、控制、集成、利用的一种战略管理;狭义的信息管理就是对信息加以管理, 信息是被管理的对象[4]。

企业的信息管理包括两大部分: (1) 生产过程的信息化, 即用自动化生产、测量、显示、控制等工具, 实现生产过程的自动化, 应属于工业化范畴; (2) 管理的信息化, 即通过建立管理信息系统、办公自动化系统、决策支持系统、专家系统等, 实现管理的智能化。进行企业信息管理的目的是为了满足企业管理的需要, 提高企业管理的水平, 获得企业的最佳经济效益, 促使企业管理和生产经营水平的飞跃提升。

1.2 知识与知识管理

知识管理的出现可归结为以下3个方面的原因: (1) 知识成为社会经济发展的重要资本和动力, 这是促使知识管理产生的外部因素。 (2) 经济的全球一体化是知识管理出现的直接动因。 (3) 信息技术的发展为知识管理提供了物质技术保障。

数据、信息和知识是知识管理的基本元素。数据是可以记录、通信和能识别的符号, 信息是经过某种加工处理后的数据, 是反映客观事物规律的一些数据。知识是框架性的经验、价值、前后相关的信息和专家见解的流动性的混合体 (Davenport & Prusak[5], 1998) 。信息是加工后的数据;知识是对信息的使用, 是人们处理过的信息, 是将信息转化为行为的决策资源。信息和知识都只有通过共享才能最大地显示其价值。

现代意义上的知识管理是建立在以当代信息技术为基础的信息化的基础之上的, 如果没有信息化, 知识管理就只能是一个概念。20世纪80年代中期Peter Drunker[6]首次使用了“知识管理” (Knowledge Management, 简称KM) 一词。知识管理包括两方面的含义: (1) 对信息的管理, 是信息管理的深化与发展, 它充分利用信息技术, 对知识在信息系统中加以识别、处理和传播, 并有效地提供给用户使用; (2) 对人的管理, 认为知识作为认知的过程存在于信息的使用者身上, 知识不只来自于编码化信息, 而且很重要的一部分存在于人脑之中。知识管理的重要任务在于发掘这部分非编码化的知识, 通过促进知识的编码化和加强人际交流的互动, 使非编码化的个人知识得以充分共享, 从而提高组织竞争力。

1.3 知识管理与信息管理的相互关系

虽然知识管理与信息管理有着明显的区别, 但就二者管理的内容而言还存在着密切的联系, 这些联系中最基础的是知识与信息之间的联系。

信息管理是为了满足特定的信息需求, 并最终通过提供信息而实现个人、组织乃至社会的生存和发展;而知识管理, 最终就是要形成一种“自足”的创新机制, 依靠内部的不断创新去适应环境, 而使主体得以生存和发展;尽管二者侧重的问题不同, 但所产生的作用却基本一致。

信息管理的一切研究都是以信息为基元拓展到各个方面而形成的。信息技术既为信息管理提供了新的解决方案和思路, 也是知识创新过程中对信息加工处理的重要工具。因此, 信息管理与知识管理对信息及信息技术的重视程度是相同的。

知识管理需要以信息管理为基础, 并对信息管理提出了更高的要求, 做好信息管理是实现知识管理的基础。同时知识与信息的关系、知识管理中的信息保障等都为信息管理提出了新的研究课题, 而知识管理研究的进步又必然会带动信息管理研究;信息管理研究理论和实践中的重大突破也必然为知识管理的研究提供新思路、新方法, 因而二者是相互促进, 共同发展的。

2 企业信息管理向知识管理延伸

信息管理对加强企业管理起到了很好的作用, 但未能很好处理企业所需要的决策知识问题和知识管理的事情。而知识管理是一种更高层次的管理, 是对信息管理的拓展和深化, 因而信息管理有待于向知识管理延伸。

2.1 基于信息化的知识管理的重要作用

企业信息化是知识管理的基础和必要前提, 而显性知识和隐性知识大多数来自于对信息的获取和加工;只有信息化, 才能使知识管理更加有效。因此, 信息化成为经济发展、社会进步和企业发展的主要推动力量。

(1) 提高劳动生产率不再取决于简单增加资本和劳动力的量的投入, 而越来越依靠以高科技为基础的知识信息在生产中的运用, 生产组织和管理模式的变化很大程度上依赖于信息化工具的应用。 (2) 随着现代经济全球化, 跨国投资、生产、营销、劳动和技术交流已成为趋势, 知识信息的创造、加工、处理、传播与应用将成为经济增长最重要的源泉。 (3) 企业信息化为企业增加收益、降低成本、提高产品和服务质量, 提高企业的竞争能力, 获得更多的市场机会, 改善企业文化等方面可以做出重要贡献。通过企业信息共享和知识管理, 使得业绩的考核有据可依, 会计信息及时对内外披露, 为企业领导者提供更多决策信息。以知识管理为核心的企业信息管理和制定发展战略, 已成为提高企业竞争力的一个重点。

2.2 信息管理向知识管理延伸的必要性

由于信息是知识的原料, 知识是信息深加工的产物。因此, 与信息管理相比, 知识管理是一种更高层次的管理。知识管理在管理对象、管理方式和技术以及管理目的等方面对信息管理予以拓展和深化, 信息管理有待于向知识管理延伸。

知识管理的对象既包括编码化的信息, 还包括对非编码化信息的载体——人的管理, 通过建立良好的组织方式用以促进知识的传播。在信息向知识演进的处理、知识的存贮和传播上, 知识管理利用数据库和人工智能技术获取信息中隐含的知识, 将信息技术的使用进一步深化, 以保证知识的充分共享。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人结合起来, 在系统化的空间中发现信息与环境的普遍联系, 以有利于知识的发掘、传播和利用。知识管理重点在于提供直观的、可操作性强的系统化知识, 在信息管理的基础上, 通过知识挖掘和知识重组, 实现知识共享和知识创新, 提高组织的创新能力、反应能力及技术技能。

2.3 企业隐性知识挖掘和管理的趋势

从知识管理的角度来看, 知识作为信息时代最具战略意义的资源, 至少可被具体化为两种性质的知识:显性知识和隐性知识。显性知识常指那些可以系统归纳、准确表述、易于交换, 亦即可格式化、规范化、系统化传播的客观知识。显性知识可以被方便存储于各种媒体中。因此, 这类知识可游离于个体之外而独立存在。而隐性知识则指那些因高度个性化、无序化、分散化而难以表述、记录、存储、传播的主观知识, 因而有必要编码化和显性化。

隐性知识的管理, 涵盖了对知识的系统的获取、应用、评价和创造。日本学者野中郁次郎指出:在这一过程中, 存在着“从隐性到隐性”、“从显性到显性”、“从隐性到显性”、“从显性到隐性”这4种知识转换模式。显然, 这几种转化模式分别指隐性知识共享、显性知识以明示方法的传播、个性化知识显性化并在不同类型知识间的转化、个体对新知识的内化。企业信息化技术和信息工具的广泛应用, 使得企业隐性知识可以在企业内部和外部流动, 有必要对隐性知识进行管理和挖掘, 进而转化为企业内外部的显性知识, 服务于企业, 提升企业产品和服务的质量水平。

3 信息管理到知识管理的几种方法

基于信息管理, 企业获得了强大的数据管理能力。信息作为企业一种资源, 如何将管理信息拓展到知识管理, 就成为当前企业管理信息的核心问题。

3.1 基于企业信息化水平实现知识管理

中国企业知识管理水平的提高, 离不开企业知识管理状况的改善, 需要加强信息化建设。网络信息技术的发展为知识传播和共享, 开创了一条简单快捷的通道, 不仅扩大了知识共享的范围, 而且极大地降低了知识传播的成本。企业通过建立自己的内部和外部网络, 使学习和知识快速传播和流动, 从而充分运用内外资源, 提高企业面对环境变化的反应能力。

信息数据库属于知识库的一部分, 知识库将信息网织成各种关系的模式, 是对信息和知识的有序化。信息管理工作中的基础性工作是知识编码化, 通过一系列的加工和处理, 使内部信息和知识便于共享、交流和传递。企业知识编码化工作包括显性知识和隐性知识的编码化, 显性知识编码化通过电子化手段较容易建立企业知识库, 而隐形知识体现于企业价值文化之中, 虽然比重大和价值高, 但是不易把握和编码。

3.2 从客户知识获取到客户知识管理

客户知识管理是一种旨在改善企业与客户之间关系的管理理念, 并实施在企业内部直接与客户接触的环节, 如市场、销售、客户服务支持等部门。实施客户关系管理的目的有2个: (1) 通过提供快速、个性化的服务来保持现有客户并吸引更多的客户; (2) 通过优化内部工作流程以减少获取客户和保留客户的成本。

客户知识是基于客户的知识, 是企业知识中的一个子集, 有以下2种类型:客户拥有的知识与企业关于客户的知识[7] (图1) 。要得到对企业决策有所帮助的关于客户的知识, 就需要运用现代的信息技术。 (1) 通过运用ETL (数据提取、转换和加载) 工具, 使得从不同渠道得来的数据有统一的格式, 并且去除冗余的、错误的数据, 存储在数据仓库 (DW) 中。 (2) 通过运用在线分析处理 (OLAP) 和数据挖掘 (DM) 技术对其进行知识的挖掘和发现, 最终形成可用于决策的客户知识 (图2) 。

3.3 采用知识博客策略实现企业知识管理

知识博客在传播隐性知识, 知识共享和知识存储方面都有出色的表现, 能够很好地解决知识管理面临的许多问题[8]。Blog, 是Web log (网络日志) 的缩略语把写Blog的人称为Blogger, 写Blog的行为称为Blogging, 国内普遍将其翻译成“博客”。博客作为一种非正式知识生产方式的出现, 标志着互联网从“信息共享”开始向“思想共享”和“知识共享”转变, 用博客提炼企业的核心知识将成为热潮。用来支持KM的博客, 称之为knowledge logging, 或者K-Blogging, 中文也可翻译为知识博客, 它是现有大规模使用的知识管理解决方案的一种廉价高效的替代品 (见图3) 。

知识管理的最终目的就是要将准确的知识在准确的时间传送给准确的人, 因此, 知识的传递非常重要。在基于Internet的知识博客环境中, 任何一个知识博客个体都可以衍生出开放的“知识共同体”, 并且一个知识共同体还能通过知识化合作用而不断形成新的知识共同体。同时, 知识博客环境、传统媒介和社会环境之间总是会不断发生交互作用 (图4所示) 。

3.4 企业实现知识管理的运作流程

企业借助于信息管理的关键技术和各种信息工具, 例如技术平台和文化平台, 将企业知识运作几个过程有机地结合在一起, 以知识应用为核心, 使得知识运作流程形成一个循环, 知识应用与这个循环形成互动关系, 从而推动企业知识管理运作全过程的发展和提升企业文化 (图5所示) 。企业知识管理的全过程包括知识获取与整理、知识存储、知识传播与共享、知识应用等几个过程。

企业通过信息门户和知识门户, 借助于知识获取技术与工具而获取信息和知识, 经过信息编码化和整理, 将知识存储在知识仓库[9]。对于显性知识的存储很容易实现, 对于隐性知识通常采用转换为显性知识的方法, 而对于难以转换的直接将含有隐性知识的个案或情景存入知识仓库, 以备知识使用者进行阅读和分析从而提取其中的隐性知识。企业借助于信息化技术和有效知识管理职能 (例如ERP、MIS或SCM系统) , 对企业知识传播和共享, 将获得新的信息和知识再次进入知识获取和整理阶段。在每一轮知识运作周期中, 知识应用始终是处于核心地位, 也是企业知识运作的唯一目的。企业知识管理的运作结果是知识应用到两个领域:以显性知识为主的新产品、服务与科学决策和以隐性知识为主的提升企业文化。企业在信息管理向知识管理转变过程中, 必须注意信息的安全性, 将知识管理的各个阶段形成互动关系。

4 知识管理活动中需要注意的问题

虽然中国局部实现了知识经济, 但仍处于工业化时代。因而在实施过程中, 会遇到很多的问题, 例如对知识价值的认识不足、社会诚信危机和人才问题等都是企业知识管理进程中需要注意的方面。

4.1 中国仍处于工业经济时代

中国是一个发展中国家, 国民经济目前还处于工业经济的中期, 知识在生产技术中的含量还比较低, 知识的创新和应用虽然在企业当中存在, 但是没能成为企业的主流, 也不是企业之间竞争的焦点。没有压力就没动力, 这种经济现状, 导致绝大多数国内企业在生产的发展过程中对知识的重视程度不高, 企业知识管理也就缺乏原动力。

4.2 企业自身对知识的价值认识不足

中国的国有企业或民营企业中, 大多数企业管理者主要关心如何维持或是扩大企业的现有规模, 对有形资产比较重视, 对知识这类无形资产的价值则认识不足, 主要表现在:对知识资本的理解不太清晰, 未能理解其内涵;对知识资本与企业绩效之间关系缺乏明确的理解, 不认为二者有直接的联系。知识作为生产力要素开始融入到产品和生产技术过程中, 并成为企业综合实力的根基和发展的关键。因此, 中国企业要能在知识经济浪潮中继续占有一席之地, 就必须改变只重视有形资产的传统认识, 把知识资本作为企业的重要资本来运营和管理。

4.3 企业内外部的信任危机

信任是实现知识交流、共享与应用的前提, 只有建立起了企业员工之间、供应链上下游企业伙伴之间的信任体系, 才能建立知识的良性循环, 减少知识共享中利己主义的出现。目前, 国内企业普遍存在由于缺乏信任而影响知识共享的问题。知识在供应链各方企业间、内部员工之间的传递与交流取决于各方的合作, 由于机会主义与合作目标的差异所引起的信任危机也使得知识的传递与获得难以进行, 尤其是获取隐性知识。

4.4 人才匮乏和理论系统不够完善

在现有的市场经济中, 作为创造、应用知识和掌握知识技术的载体——员工在增强企业竞争力中发挥着越来越重要的作用, 企业之间的竞争越发的直接表现为人才的竞争。知识管理高级人才匮乏, 知识管理理论系统不够完善。知识的主体是人, 管理知识的主体也是人, 知识管理人才是企业能够成功实现知识管理的关键环节。在中国, 知识管理的应用才刚刚起步, 知识管理人才还不多, 企业知识管理的理论系统也还不够完善。因此, 企业需要着力培养自己的知识管理人才, 学习相关理论。

5 结束语

信息管理的目的就是使人们能够在特定时间获取所需要的特定信息。实现企业信息管理的目的是为了满足企业管理的需要, 提高企业管理的水平, 获得企业的最佳经济效益。知识成为社会经济发展的重要资本和动力, 知识管理以信息管理为基础, 并对信息管理提出了更高的要求。知识管理在管理对象、管理方式和技术以及管理目的等方面对信息管理予以拓展和深化, 因而信息管理有待于向知识管理延伸。

摘要：信息管理作为企业信息化的核心和基础, 为企业处理知识资源提供了强大的数据管理能力, 但是未能很好处理现实管理工作中所需要的决策知识问题, 有必要向知识管理延伸和推进。知识管理包括对信息的管理和对人的管理, 通过知识的编码化和人际交流的互动, 使非编码化的个人知识得以充分共享, 从而提高组织竞争力。基于企业信息化强大的数据管理能力, 将客户知识转化为更有价值的客户关系, 以知识博客传播隐性知识, 使得企业知识运作流程形成一个循环, 实现企业从信息管理到知识管理的角色转变。

关键词：信息管理,知识管理,隐性知识,途径与方法

参考文献

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[8].周茂森.基于博客的建筑企业知识管理的策略分析[J].企业信息化, 2006, (8) :66~69

信息化办公室管理制度 篇5

“十要”： 一要热情服务，耐心周到； 二要忠于职守，廉洁奉公；

三要谦虚谨慎，崇尚先进；

四要雷厉风行，敢为人先；

五要刻苦学习，钻研业务；

六要讲求实效，务实重干；

七要遵纪守法，保守秘密；

八要勤俭节约，爱护公物；

九要自励勤勉，不断进步；

十要团结进取，争创一流。

“十不准”：一不准迟到、早退； 二不准上班时间干与工作无关的事情；

三不准擅自离岗；

四不准在工作时间和工作日午间饮酒(重大庆典、重要对省外公务接待活动等除外)；

五不准公款进高消费娱乐场所；

六不准参与赌博；

七不准不负责任的讲话办事；

八不准接受有碍正常公务活动的宴请；

九不准借领导名义到基层为个人谋福利；

十不准弄虚作假。

一、岗 位 职 责

（一）漯河市信息化办公室工作职责

1、贯彻执行国家和省有关法律、法规和方针政策，组织制订全市信息化管理实施细则、规定、标准并监督执行。

2、研究拟订我市信息化发展战略，负责编制全市信息化建设发展规划和计划并组织实施，审核各县区、市直各部门、各行业信息化规划和重点项目投资计划并监督实施。

3、组织信息化工作的对外经济技术合作和学术交流；会同有关部门组织信息化和信息产业统计；指导和协调信息、计算机、软件等相关行业协会、学会工作。

4、根据产业政策与技术发展方向，拟订全市软件业、系统集成业和信息资源业的发展战略，引导和扶植其发展；推进行业的信息技术进步和开发工作，组织实施重大信息化项目攻关和引进，指导信息技术和系统的推广应用。

5、根据国家、省和市信息网络建设规划，统筹规划和协调各部门信息传输网络建设；组织协调有关部门对全市大型计算机网络及国际互联网接入的监督管理，保障全市信息安全；负责本地域名的审核和管理。

6、协助推进国家、省、市重点信息化工程；负责政府信息化工程的审核、工程质量监理工作；依法对信息服务市场进行管理监督；贯彻国家规定的经营许可证制度，维护国家和用户的利益。

7、负责电子政务、电子商务、社会公共领域信息化、企业信息化的规划、推进、协调工作，监管电子交易系统安全和电子交易行为。

8、指导、协调与组织信息资源的开发利用，负责数据库建设的规划、协调工作，研究制定全市信息资源开发利用规划，建立全市信息资源共享机制。

9、负责全市信息网络的管理和协调工作；参与通信管道的规划工作；监督管理全市通信管道建设和使用，组织协调信息网络的互联互通工作。

10、围绕市委、市政府中心工作，搜集、整理、发布各类经济信息，为领导决策服务。

11、承办市政府交办的其他事项。

（二）综合科工作职责

1、负责文秘、档案、人事、保密、劳资、信访、宣传、后勤保障工作。

2、负责有关规划、计划编制和政策起草工作。

3、负责财务和信息化建设资金管理工作。

4、汇总、编制市直各部门信息化工程建设投资项目。

5、负责经济信息的搜集、整理、发布工作。

6、负责信息办各种会务和日常工作、活动的组织安排。

7、承办领导交办的其他事项。

（三）技术科工作职责

1、负责信息技术成果转化、产品化的推进工作，组织实施重大信息化项目的攻关引进，指导信息技术的推广应用。

2、负责组织实施国家和地方信息技术标准。

3、负责信息行业的统计、预测、分析工作。

4、负责统筹规划和协调各部门信息传输网络建设工作。

5、组织有关部门对全市大型计算机网络及国际互联网接入的监督管理，保障全市信息安全。

6、负责政府信息化工程的审核、工程质量监理工作。

7、负责全市网络的规划、管理及域名审核和管理。

8、负责监管电子交易系统安全和电子交易行为。

9、负责数据库建设的规划、协调工作。建立全市信息资源共享机制。

10、承办领导交办的其他事项。

（三）推进科工作职责

1、组织协调信息产业重大项目的实施工作。

2、组织制订全市信息化管理实施细则并监督执行。

3、负责审核各县区、市直各部门、各行业信息化规划和重点项目投资计划并监督实施。

4、组织协调和指导信息协会、学会工作，依法对信息服务市场进行管理监督。

5、负责电子政务、电子商务、社会公共服务领域信息化、企业信息化的推进、协调工作。

6、拟订全市软件业、系统集成业和信息资源业的发展战略引导扶植其发展。

7、贯彻国家规定的许可证制度，维护国家用户利益。

8、指导协调信息网络建设，参与通信管道的规划工作，监督全市通信管道建设、使用。

9、组织协调信息网络的互联互通工作。

10、承办领导交办的其他事项。

二、规 章 制 度

（一）党组会议制度

1、党组会议每月召开一次，必要时可临时召集。会议由党组书记主持，党组成员参加，综合科科长记录。

2、会议议题主要是：

（1）、党的路线、方针、政策和国家法律、法规的贯彻执行情况。（2）上级机关、部门的指示、决议、通知的重要工作贯彻落实情况;就重要工作向上级机关、部门提出的请示、报告等。

（3）全面性、战略性、方向性、政策性的规定、规划、方案及重大工作举措等，或阶段性工作总结、报告等。

（4）党的建设、宣传教育工作，思想政治工作，精神文明建设中的规划、计划、总结及重要措施、办法等。

（5）机构设置；干部管理、任免、奖惩、培训工作；后备干部的考核、选拔、推荐、管理工作。

（6）重要会议上的讲话。

（7）党员、群众普遍关注或反映的热点、难点问题。

（8）5000元以上的财务经费开支。（9）其他需要党组研究决定的事项。

3、会议议题可由党组书记直接提出，也可由党组成员协商后提出，重要议题的提出在会前应深入调查研究，广泛听取各方面的意见。

4、参加会议人员必须按时到会、无特殊情况一般不得缺席或随意离席。因故不能参加会议的人员，要事前向党组书记请假。

5、坚持民主集中制原则，重大问题集体讨论决定，分工负责落实。

6、参加会议人员要畅所欲言，充分发表个人意见，凡属会议决定的事项，个人有权保留意见，但必须无条件执行会议决定。

7、参加会议人员要严格保密纪律，不得擅自公开泄露会议的内容。更不允许把党组内部的不同意见、看法以及党组成员个人发言情况向外界传播。

8、综合科科长负责党组会议记录并妥善保管，党组会议决定需要发文、发函或整理纪要的，由综合科办理，并由党组书记签发。

（二）主任办公会议制度

1、主任办公会议每月召开一次，必要时可临时召集。会议由主任主持，班子成员参加，综合科科长记录。

2、会议议题主要是：

（1）根据上级党政部门的指示和决定，研究贯彻落实情况；

（2）研究确定阶段性重要工作；

（3）研究确定各科室的工作职责及工作程序，制定工作计划及规章制度；

（4）听取有关科室的工作汇报或专题调查的汇报，研究制定相应的对策和措施；

（5）研究需要主任办公会讨论解决的其他问题。

3、各科提交主任办公会议研究的问题，事先须经主管主任同意，然后，按照轻重缓急列入会议议程，经主任审定后，提交会议讨论。

4、坚持民主集中制原则，经充分讨论后根据少数服从多数的原则作出决定。凡主任或分管副主任职权范围内应该处理的问题，一般不提交主任办公会研究。需要时，可在主任办公会上通报有关情况。

5、参加会议的人员，不准无故缺席或随意离席。因故不能参加会议的人员，要事前向主任请假。

6、凡会议未作出决定或已作出决定需暂时保密的问题，不得传播扩散。会议研究确定的事项，要一个声音对外。

7、综合科科长负责主任办公会议记录并妥善保管，主任办公会议决定需要发文、发函或整理纪要的，由综合科办理，并由主任签发。

（三）全体人员会议制度

1、全体人员会议一般每季度召开一次，必要时可临时召集。会议由主任或主任委托其他副主任主持，全体工作人员（特殊岗位值班者除外）参加。

2、会议的议题主要是：

（1）传达学习中央和省、市委的重要文件，领导重要讲话；

（2）学习贯彻重要会议精神；

（3）开展形势教育；

（4）通报主任办公会议精神；

（5）通报重点工作、财务开支及人事变动情况；

（6）安排部署的阶段性重点工作；

（7）通报各科室工作目标完成情况，并进行批评。

3、会议的议题和时间由主任办公会议或主任确定。

（四）民主生活会制度

1、县级党员领导干部民主生活会由主任召集和主持。

支部民主生活会由支部书记主持。

2、民主生活会每半年召开一次。上半年的民主生活会在七月底以前召开，下半年的民主生活会在翌年一月底前召开。特殊情况需要延期召开的，要按有关规定报批。

3、做好民主生活会的准备工作，按照要求，结合实际，确定议题。会前要沟通情况，交换和征求意见。

4、县级党员领导干部民主生活会的召开日期和议题要提前报告市纪委和市委组织部，并请派人参加。

支部民主生活会的召开要提前报告单位党组。

5、围绕民主生活会的主题，认真开展批评和自我批评，深入查找思想、作风、工作上存在的问题和原因，提出改进措施。

6、应参加会议的人员因故缺席，要向会议提交书面发言。会后由主持人将会议情况转告缺席人。

7、县级党员领导干部民主生活会由综合科科长负责记录，会后及时向市纪委、市委组织部书面报告情况，必要时以适当方式向本机关干部职工通报会议内容。

支部民主生活会要做好会议记录，并及时向党组书面报告会议情况。

8、领导班子成员既要参加班子民主生活会，也要参加所在支部的民主生活会。

（五）学习制 度

党的十六大把建设学习型社会作为全面建设小康社会的重要目标和任务之一，提出“形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展”。为了认真贯彻落实十六大精神，充分发挥机关在建设学习型社会中的龙头、表率作用，全面提高机关干部队伍的素质，推动机关转变职能、改进作风，提高工作水平和工作效率，更好地为加快改革开放和经济发展服务，我办要在机关内部大力开展创建“学习型机关”活动。

1、坚持集中学习和自学相结合，以自学为主，集体学习时间必须保证落实。

领导班子中心学习组的学习，每月进行一次，每次一天。一般安排在每月最后一周的星期五。其中，半天集体学习，半天集体讨论。

全体人员的集中学习，一般每月安排一次，时间一天。其中，半天集中学习，半天分科室进行讨论。

各科室的集体学习，每周进行一次，时间半天，一般安排在星期五下午。

因工作原因，不能如期集中学习的，要另行安排时间集中学习。

每个同志在积极参加集体学习的同时，要主动挤时间进行自学。

2、学习内容：马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想，上级及市委、市政府重要文件、重要会议精神，时事政治，社会主义市场经济知识，岗位业务知识，科技知识，法律知识，领导科学等等。

3、学习形式：集体学习可采取宣读文件、材料、收听收看录音、录像，确定人员专题辅导，聘请有关人员专题讲座等多种办法进行。

4、领导班子中心学习组的学习，由主任主持，综合科科长负责记录。全体人员集体学习，由主任或主任委托副主任主持，综合科科长负责记录。各科室集体学习，由科室负责人主持，并指定人员做好记录。

5、每年年初，由综合科负责拟出全年学习计划，排出各个时期的学习重点和必读书目，经主任办公会议批准后精心组织实施。对各科室的集体学习，要认真进行检查，并采取多种方式，检验学习效果。

6、无论集体学习还是个人自学，都要紧密结合实际，力求一个阶段解决几个具体问题。

7、对各科室和每个人的学习情况，纳入考核内容，好的提出表扬，差的予以批评。

（六）请示报告制度

1、所有人员对日常工作和其它事情都要坚持分级请示汇报。各科工作人员向科长（科长不在时向副科长）请示汇报；科长向分管副主任请示汇报；副主任向主任请示汇报。

2、下列事项需向主任汇报：

（1）各科工作计划的执行情况，工作人员的思想工作状况及各项规章制度的遵守情况；

（2）经费开支情况；

（3）以单位名义对外进行的联系和活动；

（4）来办公室的重要客人；

（5）发生可能影响办公室声誉的事情。

3、请示报告必须坚持实事求是的原则，全面如实地反映情况，并提出参考意见。

（七）请 假 制 度

1严格执行工作纪律，按时上下班，不迟到、不早退。

2严格履行请假制度，批准后方可离岗。

3工作人员因事请假一天以内的，由科长批准，并报告分管主任；请假三天以内的，经科长同意后分管主任批准；请假三天以上者由主任批准。正副科长请假两天以内者，由分管主任批准；请假两天以上者，由主任批准。副主任请假，由主任批准。

4实行短时间外出打招呼制度。主任外出向综合科打招呼；副主任外出向主任和综合科打招呼；正副科长外出向分管主任打招呼；工作人员外出向科长打招呼。

5法定假期及其他。

（1）各类法定假期，按国家有关规定执行。

（2）婚假：《河南省人口与计划生育条例》第三十三条规定:国家机关、社会团体、企业事业单位职工，实行晚婚（女方年满二十三周岁以上初婚，男方年满二十五周岁以上初婚）的，除国家规定的婚假外，增加婚假18天。国家规定婚假3天，增加18天，合计21天。

（3）产假：《河南省人口与计划生育条例》第三十三条规定: 国家机关、社会团体、企业事业单位职工，实行晚育（女方晚婚生育或者二十四周岁以上生育第一个子女）的，除国家规定的产假外，增加产假三个月，给予其配偶护理假一个月。国家规定产假三个月，增加三个月，合计六个月。

（4）公休假：根据1991年下发的《中共河南省委、河南省人民政府关于职工休假和恢复离休干部健康休养制度问题的通知》规定，职工年休假时间为：参加工作满5年不满15年的，每年休假10天（不含公休假日和法定假日，下同）；参加工作满15年以上的，每年休假14天；参加工作不满5年的，不享受休假待遇。

综合科根据单位的工作情况，在征求干部职工意见的基础上做好公休计划安排；每次公休不能超过在岗人数的1/3。

公休假原则上一次性安排，如遇到特殊、紧急情况不能按计划公休的，过后将安排补休。休假期间工资照发，福利待遇不变。当年假期当年使用，不得跨使用。

（八）保 密 制 度

1、严格遵守党和国家的保密法规和各项保密制度，任何情况下都不准泄露党和国家机密。

2、保密文件系指各种载体中标明为绝密、机密、秘密和内部刊物的党政文件、资料和未注明可公开的党内文件、资料，以及未公开的各类会议资料等文件。

3、保密工作人员必须严格遵守保密制度，切实做到不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不在不利于保密的地方存放机密文件资料；不携带机密材料出入公共场所或探亲访友；不用公用电话、明码电报、书信件传达机密事项；不擅自传抄、翻印中央领导同志的讲话和上级指示；不私存机密文件、报表、图纸等材料；要时刻提高警惕，严格保密纪律。

4、加强保密文件、资料的日常管理，健全手续。保密文件、资料的收发、传阅一律由机要人员承办。各科室应指定专人承办文件管理和保密工作。对收到的文件要认真清点、登记、编号，按规定的范围和程序传阅、办理，阅办完毕，及时退回综合科。

5、秘密文件要及时送领导批示，紧急密件、密电要随到随送、不过夜；一般密件要在三五天内处理完毕。

6、本办工作人员外出参加会议带回的秘密文件、资料要交综合科登记保存，个人不得擅自留存。

7、查阅秘密文件、资料、档案，要认真遵守保密规定和有关制度，未经批准，任何单位和个人不得查阅、摘录和引用。

8、机要人员和文秘人员对收到和发出的文件要按规定进行清退。凡销毁的保密文件、资料，各科室必须交回综合科，由机要人员亲自到保密部门指定的地点销毁。

9、发送新闻单位宣传报道的稿件，凡涉及工作业务和引用内部统计数字、资料的，必须经科室负责人同意，并经分管领导批准。

10、不准随意翻印秘密文件。凡密级和注明不准翻印的上级机关公文有关材料,一律不得翻印。确因工作需要翻印秘密文件时,必须经科室主管领导或综合科科长批准。翻印时,应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围，用后交回综合科。翻印、复印一般文件、资料也要严格遵守保密规定。对翻印的文件、资料要严格登记翻印时间、份数和发放范围，并和原文件一样进行严格管理。

11、涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。

12、对计算机系统信息,要严格划分密级。秘密信息,不能在开放的计算机网络系统里加工、贮存、传输。计算机网络传输或贮存秘密信息,必须采取保密措施。计算机加工的秘密信息,要存入专用软盘,指定专人保管。

13、机关工作人员不得越权访问涉密信息。未经批准严禁私自下载涉密信息。因工作需要打印或下载的秘密信息应当按密级文件进行管理。

14、涉密计算机系统安全保密管理员、密钥管理员和系统管理员应由不同人员担任，并且明确职责。

15、涉密存储介质不得带出单位。确因工作需要，经批准可以携带涉密U盘外出，但外出携带的涉密U盘内只能存储与外出工作任务有关的涉密信息。

16、禁止在互联网中处理、发布以及利用电子邮件传递国家秘密和其他可能涉及国家秘密的信息。

17、严禁通过无保密措施的传真机网络传输涉及党和国家秘密的信息。

18、各科室清理文件、材料时,特别是在机构调整、搬迁过程中，对秘密文件和有关重要材料不得擅自处理,应交综合科统一保管或经鉴定后,按有关规定统一销毁。

19、对违反保密纪律的人员，给予批评教育；情节严重并造成损失的，给予党纪、政纪处分；有意泄密并构成犯罪的要追究其法律责任。

（九）对工作人员诫勉、待岗、降免职 责令辞职、辞退的暂行规定

1、有下列情况之一者予以诫勉：

（1）贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法规以及上级指示、决定不坚决、不得力或令不行、禁不止造成梗阻的；

（2）经常不参加本单位的政治学习或无正当理由拒绝参加组织安排的学习培训的；

（3）不能认真贯彻民主集中制原则，在班子内部闹不团结，或在干部队伍中拨弄是非，闹无原则纠纷，直接影响团结，影响正常工作的；

（4）不能严格执行干部人事工作纪律，在人事任免、招考、录聘用和利益分配等方面徇私舞弊或泄露人事工作秘密，造成不良影响的；

（5）执行公务中违反原则，有谋取私利行为的；或对涉及与配偶、子女、其他亲友及身边工作人员有利害关系的事项，采取暗示、打招呼等方式直接干预或变相干预为其谋取利益的；

（6）不遵守上下班和请销假制度，经常迟到、早退，经指出不改的，或擅离职守，造成不良影响的；

（7）不认真履行本岗位职责，因个人主观不努力，不能完成单位领导或上级组织交办的任务或造成较大工作失误的；

（8）弄虚作假，谎报成绩，或作风飘浮，言行不一，工作推诿扯皮不抓落实，造成不良后果的；

（9）单位或个人违反财经纪律，经检查发现问题较多，在限期内不积极改正的；

（10）思想意识、生活作风、道德品质等方面明显存在问题的；

（11）未能按照党风廉政建设责任制要求，认真履行党风廉政建设领导责任，管好配偶、子女、亲属和下属工作人员，群众意见大，或造成不良影响和后果的。

2、有下列情况之一者予以待岗：

（1）不服从组织领导，不能积极开展工作的；

（2）对下达的工作任务落实不力，经诫勉不能按期完成的；

（3）纪律松驰，经常无故迟到、早退、擅离职守，经诫勉不改的；

（4）经组织考核，基本称职和不称职票累计达到30%以上的；考核处于末位，且群众意见较多的；（5）不服从组织调动，或到新的工作岗位后不能认真履行职责的；

（6）有失职、渎职行为，给工作造成比较严重损失的；

（7）在社会、家庭中行为恶劣，损害公务员形象，情节较严重的。

3、有下列情况之一的予以降免职：

（1）工作打不开局面，群众基础较差，经组织考核，基本称职和不称职票累计达到40%以上的；（2）对下达的工作任务拒不接受或推进不力，受到两次以上诫勉仍完不成任务的；

（3）对所属人员管理不严，给形象造成重大损害的；

（4）待岗期间工作消极的。

4、有下列情况之一者责令辞去职务：

（1）完不成目标任务或因其它问题受到三次诫勉的；

（2）在考核中，基本称职和不称职票累计达到50%以上的；（3）玩忽职守，失职渎职，造成重大事故，影响恶劣的；

（4）受到诫勉、待岗、降职后，抵触情绪严重，工作态度消极的。

5、有下列情况之一者予以辞退：

（1）在考核中，连续两年被确定为不称职的；

（2）不胜任现职工作，又不接受其它安排的；

（3）因机构调整或缩编需要调整工作，本人拒绝组织安排的；

（4）旷工或无正当理由逾期不归连续超过15天或一年内累计超过30天的；（5）出现严重违法违纪现象的；（6）利用散发匿名信、打匿名电话等形式搞非组织活动，进行恶意攻击的。

6、干部的诫勉、待岗、降免职、责令辞职、辞退，经组织考核后，由主任办公会议研究确定，综合科按照有关程序办理。

7、被诫勉、待岗、降免职、责令辞职、辞退的干部，其待遇按有关规定执行。

（十）接待工作制度

1、接待范围：

（1）上级单位到我办检查、指导工作者；

（2）外地市到我办联系工作者。

2、接待办法：

（1）上级单位及外地市来客副厅级以上者，由主任请示市领导，按有关规定安排；

（2）上级单位及外地市来客副厅级以下者，经主任同意，由综合科按规定安排。

3、认真执行各级关于公务接待的有关规定，严格控制接待标准，减少陪客人数，降低经费支出。

（十一）经费管理与使用制度

1、坚持财务逐月分析报告制。每月10号前将上月收支情况逐项列表，报告主任、主管副主任。

2、每月的第一个星期报销上月单据。第一个星期过后，一般不报销单据，财务列支实行“一支笔”审批。

3、因公出差和办理公务需要经费者，应填写借款单据，500元以下由主管副主任批准，500元以上由主任批准。返回5天内清算完毕。非因公办事，不准借支公款。严禁公款私用和挪用公款。

4、办公室购置1000元以下的办公用品或固定资产，由综合科编造预算，经主管副主任批准后，方可购置。购置1000元以上的办公用品或固定资产，应由主任批准，采取政府采购的方式购置。购置5000元以上的固定资产，应由主任办公会研究通过后，采取政府采购的方式购置。

5、办公室工作人员外出参加会议、出公差、下乡、加班等，按有关规定给予补助。

6、财务收支情况，每季度向主任办公会议汇报一次。

（十二）物资及办公用品管理制度

提倡节约，反对浪费，这是我党历来坚持的优良传统。为积极响应市委、市政府提出的建设“节约型机关”的号召，在物资、办公用品的管理使用上我们要严格遵照以下规定：

1、制定办公设备配备标准，严格控制办公设备的采购，加强已有办公设备的维护保养。

2、办公室的物资和固定资产由综合科派专人统一管理，会计建总帐，出纳建明细帐。办公用品由综合科统一购置。

3、办公室购买的物品必须经保管员（出纳）验收、登记、入帐、签字。否则，不予报销。

4、配发给领导和科室使用的固定资产，由综合科统一造册登记。不经有关领导同意，科室或个人之间不准私自调换、转让固定资产。

5、因工作需要经批准借用不属配发的物资和办公用品，使用后应立即交回，严禁个人长期占用或转借他人。否则，照价扣除本人工资。因个人使用不当造成损害或丢失的，由个人负责赔偿。

6、领取办公用品，以科室为单位，填写领取通知单，由综合科科长签字后指定专人统一领取。

7、本着节约的原则，规范公文报送、审签程序，从源头上精简文件。

8、大力推进电子政务建设，严格控制文件印刷数量。充分发挥办公自动化设备的作用，尽量在电脑上修改文稿，减少重复清印次数。

9、提倡使用双面纸，尽可能使用钢笔书写，打印机、复印机的墨水、墨粉用完后，要重新灌装，再次使用。

10、抓好节电、节能工作。办公室空调温度，夏季要控制在26°C以上，冬季要控制在20°C以下。离开办公室时、下班时要随手关灯，坚决防止“白昼灯”和“长明灯”现象。

（十三）印章管理使用制度

1、信息办的印章由综合科负责管理。

2、使用印章须经主任或副主任批准。

3、印章应在综合科使用并由综合科工作人员亲自用印。特殊情况，需由他人用印时，综合科工作人员不得离开。用印完毕后及时将印章锁入保险柜内。

4、不准私自出具盖有信息办印章的空白信。

5、建立用印登记簿，除日常用印外，其他用印必须登记，以便备查。

（十四）车辆使用管理制度

1、车辆管理：

（1）信息办的车辆由综合科统一管理。

（2）乘车范围：信息办领导同志；信息办接待的上级部门领导；领导安排的乘车人员。

（3）凡符合乘车范围的用车同志，综合科接到通知后，要及时指派车辆到指定的地点等候，并圆满完成任务。

（4）司机出车须经综合科科长调度指派，并填写出车记录。司机接到通知后，要按时出车，按时完成任务。

（5）严禁婚丧嫁娶用车，严禁公车私用，严禁酒后驾车，严禁将车辆私自交给他人。

（6）司机出车后，要按时停放车辆并及时清洗检查。

（7）节假日、双休日，司机要按调度指派出车，服从指挥。

（8）司机要定期对车辆进行检查维修和保养，维修车辆首先由司机提出，由综合科科长签定后填写维修通知单，到指定修理厂修理。车辆维修和领料要建立帐目，单车核算。

（9）科学核定单车油耗定额，合理确定车辆使用年限，及时报废、淘汰环保不达标、油耗高的车辆。

2、油料管理：

（1）购油由保管员（出纳）提出购油计划，经综合科科长同意后，报分管副主任批准。

（2）车辆加油实行单车建帐，每次加油由司机签字登记。

（3）年末按单车行驶里程和实耗油量结算，超耗不补，节约奖励。

（4）外出加油，票据必须经综合科科长签字登记后方可报销。

3、对各种事故和违章违纪的处理办法：

（1）因出车出事故，责任完全在对方者，按有关部门意见处理；双方互有责任者，除按有关部门处理意见执行外，扣除司机安全奖，并视责任大小承担相应比例的经济损失。

（2）出车途中出现机械性故障，如果司机负有检查不当责任，视具体情况处理。

（3）因出私车出事故者，一律由本人负责。重大责任事故，除负责全部经济损失外，5000元以下者，须在办公室公开检讨，停车检查。损失5000——20000元者，视其情况给予纪律处分。20000元以上者，限期调离。

电子办公到信息化管理 篇6

关键词：办公信息管理系统；企业信息化；管理；应用

中图书分类号：F274 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2012）32-0084-02

自20世纪80年代中期以来，我国就开始发展办公自动化技术，在很短的时间里，办公自动化技术得到了迅速发展并且普及全国各地，现在已经成为计算机领域中的重要组成部分，有很多的政府部门、机关团体和工厂企业都对其进行了计划，并且加大了对其的建设。同时，随着各种技术的发展，包括数据库技术、中文信息处理技术、多媒体技术、网络和数据通信技术等，使得管理信息系统和决策支持系统得到了开发和应用，这在一定程度上扩大了办公自动化系统的功能，形成了多种功能相结合的综合系统，包括办公事务、管理业务和决策支持这些功能，也就是所谓的办公信息管理系统。

1 办公信息管理系统的设计原则

办公信息管理系统和其它计算机应用系统相差不大，为了满足企业的各种需求，就需要加大对它的发展，计算机软硬件技术是它发展的基础。根据社会信息化的发展，办公活动做不到独立。企业为了能够让办公信息在很大的范围里实现集成化，就需要进行有效地决策、合作并及时地了解情报，这也能够提高办公效率和效能，为了使办公信息系统变得媒介化，除了字符形式信息有要求外，还应该对声音、图象这些熟悉的形式有所要求，这些都是信息的媒介。同时，为了进一步提高办公信息系统的功能，还应该对办公信息管理系统智能化。在建设系统的初期，除了要综合考虑系统外，还应该为了使业务得到发展，加大系统的可扩充性，这就需要企业建设的系统满足业务发展的需求，其时间一般都规定在3～5 a里，还要根据各行业的实际情况，符合其发展。同时要力求技术先进性，考虑到适应性这些方面。所以，在设计系统结构时，应该注意以下几个原则：

①在设计系统时，要坚持系统工程设计思想的原则，把软件工程设计当作准则，从而达到实用效率的目的，根据实际情况，通过了解业务的特点，在不违背系统建设总体规划的基础上，重点进行深化应用，使其得到提高和发展。

②多采用新技术，包括国际标准和计算机、网络这些方面的技术，让网络的发展符合世界发展的潮流，具有先进性和开放性等特点，便于扩充和升级，同时尽量满足系统的完整化和标准化。

③充分利用现有的软件、硬件资源和系统集成技术，努力集成网络、数据和应用程序。在集成时，要让原有系统的运行尽量不中断，系统在集成后，终端用户的使用方法和习惯不应该改变太多。

④对系统的统一管理和监控能力应加强，对网络资源实行的管理要有效，对数据安全性和系统运行的可靠性要加以提高。

⑤不可忽视各地的办公系统和远程通信网络的连接，这是为了把分布在不同城市的组织机构连接成一个整体。

2 办公信息管理系统在企业信息化管理中的应用

在建设信息化时，在经历了办公信息管理系统曲折过程之后，就可以为企业发展信息化积累很多经验，同时也总结了一些教训，通过在实践中的认知，就会给企业发展信息化带来一些启示，特别是在企业结构和企业文化这些单位中有所体现。

①开展企业信息化时以信息和数据为中心。为规划信息化应用体系的建设，就需要打通信息渠道和数据渠道，这是抓住了信息化建设的中心。企业的办公信息管理系统正是遵循了这个原则，才能发展的如此之快，通过对这个系统的推广应用，并且对其他企业的咨询和参观，办公管理系统就有助于收集数据和积累信息，更为企业的发展搭建了一个良好的信息发布和集成的平台，与此同时，还能把各个业务的系统结合其中。只有拥有了数据，才能拥有一切，如果没有数据，那一切都是空谈。

②对信息化组织加以建立。不管是请别的公司来实施，还是企业内部自身开发实施，都不能缺少信息化组织，这是一个统领全局的机构。但是因为信息化建设项目实施的周期需要的时间较长、投入的资金也较多，牵涉到了管理和技术这些领域，所以它一旦失败，那就会影响到很多方面，其成功更是受到诸多因素的影响，这就需要企业承担的风险较大，这就需要优化和重组企业的业务流程，以免影响到企业的组织结构。就因为其涉及范围广，就需要全体员工参与。如果建立了组织机构，就可以让信息化有了源头，有阶段和有步骤的进行规划、组织、开发和实施。

③对企业信息化中的标准和制度加以健全。有些企业在实施的过程中，没有关注企业的规章制度和标准的制定，这就会产生很多问题，例如，在审核信息发布的标准时，那在整合信息资源时就会带来一些困难。如果没有制定有关服务的规章制度，那服务人员的服务质量也不会太高。如果在物流管理应用的初期对物资编码制定标准，那就不会使得物资编码混乱。

④制定相关的培训原则。在企事业单位里，要提高职工的计算机水平和对信息化的认识程度，在对其进行培训的过程中，不仅要有耐心，还应该制定相关的培训原则，这不管是对企业内部还是对应用客户都有很大的作用。另外，要大力支持企业信息化和企业领导，要完善企业的基础设施，并且提高全员的参与积极性。

3 办公信息管理系统的效果

办公信息管理系统能够连接整个信息管理系统，如果对此项系统应用的较好，那就能达到上传下达和政令畅通的效果。在收集信息时，还能保证信息的准确性和可靠性，这能够为办公信息管理系统实现服务功能创造前提条件，还能对各种信息进行处理和汇总，提供给领导一些处理好的信息，从而让领导决策科学；还能把相关信息及时传递给车间和部门，对车间和部门正确执行和落实厂部的决议和决定有重大意义。

①管理电子文件。电子文件不仅能被计算机系统识别、处理还能用一种格式存储在磁带、磁盘或光盘这些介质上，还能在网络上传送数字代码序列。它能够容量信息的空间大，但自身占用空间却小，共享性也较强，这就使得多个查询者都可以同时利用一份电子文件，和纸质文件相比，就提高了信息的利用率。在管理电子文件中，为保证电子文件的原始性和真实性，就需要利用加密技术、电子签名技术、身份验证技术、防火墙技术和防改写措施这些。管理者管理收文和发文时还能在网上进行。

②管理办公目标。美国管理学家比得德鲁克最先提出来目标管理这个概念。他认为，企业要把目的和任务当成目标，每个员工都要知道自己的目标是什么，企业在进行奖励时，就要依据他们对总目标的实现所负有的责任和做出的贡献。目标管理就需要让每个员工都明确企业的目标任务。也就是说，每一个员工都要安排自己的工作，并制定相应的目标，从而干好本职工作。从微观上来看，办公管理较为复杂和偶然因素较多；从宏观上来看，办公管理有条理、运转有章法。所以，办公管理为了解整体情况，就需要制定目标，制定工作计划，以保证工作任务如期完成。

③管理公共信息。这就需要对生产管理数据全面和及时地收集，然后再找出对企业最有价值的信息，并进行科学分析和预测，在了解企业的生产管理状况后，还应该制定对策。然后还应该把业务部门当作主导，在运作和管理时使用网络技术实。这要从部门的特点出发，再制定相应的业务流程和管理框架，让管理者了解各部门的流程和要求，更好的沟通信息和配合工作。

4 结 语

综上所述，发展办公信息系统有利于使我国的办公手段和方法变得现代化，从而提高办公效率和质量，实现经济效益和社会效益的统一。但是，我国大部分企业的办公信息系统仍处在低层次阶段，投资效益也不好，对软硬件资源的利用率更是不高。大多数企业的应用都处于起步或缓慢阶段，这就需要加强办公信息管理系统在企业信息化管理中的应用。

参考文献：

[1] 黄宪东.办公自动化技术与实践[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

将信息技术应用到卫生档案管理之中 篇7

关键词：信息技术,卫生,档案管理

社会不断进步的今天, 科技飞速发展, 信息技术的发展更是突飞猛进, 信息技术已经越来越多的应用到生产生活等各个领域, 信息技术的价值日益凸出, 信息技术提高了人们工作的效率, 使一些以前难以完成的任务, 得到完成, 甚至是人类不能完成的工作, 运用信息技术也能很好的实施, 同样, 信息技术也应该很好的应用到我们的卫生院档案管理之中, 发挥信息技术的优势, 为卫生院档案管理作贡献, 为实现卫生院档案管理的现代化开辟一片新天地。

一、卫生档案管理形势分析

当前, 现代信息技术在卫生院档案管理中的应用十分必要, 并且迫在眉睫。我们应该认清形势, 理解形势, 紧跟时代步伐, 迅速将信息技术应用到卫生院档案管理之中, 发挥信息技术的现代化优势, 为卫生院档案管理服务。卫生院新增的门类也不少, 档案管理变得繁琐, 出现了声音以及电子类档案, 形式也发生了根本的质的改变, 从纸质变为纸质和电子版共存, 以及磁质的档案, 随着卫生医疗水平的不断提升, 卫生档案越来越显示出其强大的功能, 因此管理好卫生档案尤其重要, 将信息技术加入档案管理之中更是如虎添翼, 将会解决更的诸如医疗事故、研究开发等方面实实在在的问题。信息技术在卫生院档案管理之中的功能越来越被人们认可和应用。所以信息技术应用到卫生档案管理之中势在必行, 而且越快越好。

再来看看国内的形势, 国家档案局已经向国内所有的档案管理部门下发《档案信息化管理实施纲要》, 说明信息技术在各行各业已经开始, 地方各类各级的行政事业企业单位等也纷纷抓紧建设, 卫生医疗单位也已经正在进行档案管理的更新和发展, 都在为实现卫生档案管理现代化作准备, 逐步形成医疗管理制度化和信息化, 卫生院办公自动化。

将信息技术应用到卫生档案管理之中, 可以为医疗和临床做好更优的服务, 卫生档案管理的意义是储存和整合医疗信息, 使这些信息很好的发挥其作用, 将有价值的信息提供给医疗和临床之中, 为病人和医生服务, 在卫生档案管理中增加信息技术的元素, 能更快更好的使服务更优更好, 将新的好的信息, 及时的传递给医生做临床的研究和开发, 也能更快的在行业之中进行交流和探讨, 不断地产生新的成果和经验, 使资源共享, 也能便于将新的信息及时的得以推广应用。

信息技术在卫生档案管理中应用, 能够加速卫生档案管理效率, 使卫生档案管理更到位, 更有价值。信息技术逐渐应用到卫生档案管理之中, 使档案管理数字化、网络化, 下载并安装相差软件, 就可以将档案归入网络之中, 相差单位就可以网上进行文件的录入和输出, 当需要使用有关档案时, 直接可以从网上下载、打印或者传真, 如果需要进行阶段总结或者组卷, 就可以直接从网上调出, 进行使用, 每年年终也可以直接从网上下载, 将相差数据转入数据库中, 存档, 在网上进行档案管理还有一大好处, 就是不要担心资料会丢失, 如果在科研开发中需要有关数据, 也可直接从网上调出有关资料, 进行研究分析, 方便快捷。当然我们的卫生档案管理工作者也应该赶紧跟上时代的步伐, 与时俱进, 学习信息技术, 适应时代的要求, 尽快的学会将信息技术应用到卫生院档案管理之中。

二、信息技术在卫生档案管理应用

(一) 宣传动员解放思想

信息技术的推广应用, 有一个过程, 在使用之前, 我们应该都好宣传工作, 让人们解放思想, 改变传统观念, 介绍信息技术的好处, 让人们真正感受到信息技术的优势, 它能够改变人们的生活方式, 使人们的生活节奏更快, 思维更活跃, 生活更方便, 得到大家的认可后, 大家就能够积极应用, 从不会到会, 从不适应到适应, 从不熟悉到熟悉, 从生硬到灵活。

(二) 添置信息技术设施

要想卫生档案管理信息化, 空谈没用, 必须有现代化信息技术设备, 要根据自身的能力, 逐步的实施, 慢慢的添置, 制订一个切实可行的计划, 按部就班的实施, 直到全部完成, 从计算机、扫描仪、存储设备到网络安装等, 除了添置硬件设备, 还要开发软件资源, 如相应的档案管理应用软件, 应用专门的医疗行业的软件。

(三) 培养信息技术人才

人们从思想上已经充分的认识到信息技术的便利, 也添置的不少的信息技术设备, 不能只是摆饰, 要有人会用呀, 所以还要培养一批应用型人才, 可以采取先培训少部分人, 再由少部分人再培训所有人, 运用走出去, 请进来的方法, 逐步的让所有人都学会使用, 走出去是指将少数人送出去, 到信息技术较先进的地区或者医疗机构学习, 请进来是指将外面的信息技术使用专家请到卫生院来, 在当地进行培训, 这样可以让更多人得到学习机会, 总之目的就是要节约为前提下, 更快更好的让所有卫生人员都学好学会信息技术的使用, 并且在平时的工作中, 将有关数据档案上传网上, 以利于最后的归总, 组卷。

(四) 管理体系规范到位

在学习了全国档案信息管理规定后, 按照要求进行严格的管理, 使体系规范到位, 流程合理, 诸如, 让软件具有文件存储、能够实时阅览、拥有互联及内联功能, 具有数据处理、阅览、保存、统计、输出输进功能, 能够进行一体化管理, 具有管理流程化, 格式交互化, 资源开发化等特点, 最终使得卫生院内部局域网、卫生行业网、档案管理网, 网网间的档案能够交流、共享利用。

(五) 严格文档数据管理

每个部门检测的第一手数据或者其他资料, 都要及时上传到卫生院内部局网, 通过网络传输功能, 最终录入档案管理库, 医生将能够在治疗或者诊断时, 可以随时调用有关数据资料, 进行准确的诊断治疗。也可以用来接受上级来文, 上级来文一般会在相关网站上通知或者公示, 卫生院可以根据上级文件, 布置给相关部门相关工作, 然后再录入档案库内, 存档。体现网络的强大功能。

(六) 共享信息技术资源

能够充分利用档案, 就使得档案赋予意义, 使档案产生价值。在卫生院内部局域网内建立档案信息网站, 可以将数据信息及时上传网上, 供各个部门参考、选用, 网站可以开设相关的栏目, 方便各部门对信息的处理, 使用, 通过发送电子邮件, 远程检索功能, 对信息咨询进行处理, 加工, 使卫生院的档案服务作用得以提升。如果不采取档案管理信息化, 网络就空了, 就只能是无内涵的空壳, 失去存在的价值。

(七) 创建特色信息资源

创建信息技术资源库, 应该根据卫生院自身的情况, 建立具体自我特色的信息资源库, 档案网络建设必须建立好档案资源库, 网络创建的强化工作, 必须增强资源库建设, 资源库的创建是始点高, 标准高, 以国内外最先进的资源库为标准, 这样创立起来的资源库才不会被淘汰, 减少以后工作的麻烦, 创建起来的档案才具有通用性。信息资源库的创建可以从以下方面入手, 直接在网络中输入数据等信息, 也可以用扫描仪进行扫描, 以图片的形式储存于网络, 还可以用照相技术, 将资料以照片形式储存, 还可以用影像拍摄, 以视频的形式归档保存。不过运用各种形式创建的信息资源库, 都要严格标准, 规范处理, 产生自己的特色, 与国际接轨。

(八) 建立信息检索功能

信息技术应用到卫生档案管理之中的最终目的就是提高档案管理的效能, 方便人们快速进行信息的调用, 选择, 要想真正的做到快速、使用档案, 便于人们查阅, 研究, 建立检索功能是必不可少的。建立信息检索功能是指将先前录入的许多信息资源进行整合, 加上目录, 方便查找和调用, 检索功能可以用表格或者目录等形式表现, 也就是将输入的数字图形等资源分类, 归类整理, 形成体系。

电子办公到信息化管理 篇8

一、信息管控的新模式

(一) 医院内的信息架构

医院内含有的信息体系, 指的是采纳微机和关联的通讯类设施, 为院内的特定部门, 供应患者在治疗层面的数据、财务类别的运算信息、整体性院内管理的消息、决策层次的消息等。这种新模式的院内体系, 具备了搜集、存留、提炼和归纳病历类消息的效用, 可以向有着授权的应用者, 提供多重的病历类别查找服务。

医院内含有的消息管控体系, 由信息属性的约束体系、诊断及治疗的消息体系, 以及医疗种类的服务架构组成。

信息属性的医院内约束体系, 涵盖了医疗决定、医务类别的数据约束, 以及惯常性的事务约束。例如:针对查询、院内挂号、住院之前的有关登记、财务类别统计、院内后勤等类型事宜的安排, 就归属于这一体系。

诊断及治疗的消息体系, 涵盖了专家的消息体系、新类别药物体系、放射属性的医疗体系、查验药物所用体系、存留和传递医疗影像的体系、虚拟状态的手术体系、组织解析的数值体系等。

医疗种类的服务架构, 拓展了接受本院医疗类别服务的患者范围, 不局限在直接来到门诊的那些客户。随着联网类技巧的有序进步, 医疗的关联服务, 就会朝向多重的层次扩展, 从而塑造了新模式的医疗类别服务架构。

(二) 新模式的院内病历

电子类别的患者病历, 归属于微机做成的患者记录, 是微机化了的传统模式病历。采纳电子的策略, 来存留、管控和传递数字状态的患者消息, 代替了医生亲手书写的那种纸质病历。病历归属于完整性质的诊断数据, 涵盖了病程的录入、查验获取到的数值、手术及后续性的养护流程、关联的医嘱等分支。

在这些构造内, 有着程式化的患者记载, 也有图形状态的记载;电子类别的病历, 可以浓缩进全部的纸质病历消息。从存留患者消息的视角看, 电子模式的新病历, 归属于录入的全新方法和存留介质。

(三) 电子类别病历的现实价值

电子属性的病历, 构成患者消息的中心性记录环节, 贯穿在总括性的就诊程序以内。由此可见, 这样的病历, 不仅表征着电子属性的存留手段, 也表征着医疗流程的更新。发展新模式的电子类型病历, 不仅为了代替惯常用到的纸质病历, 更是为了构造起临床属性的微机体系, 建立诊疗的实效化模式。

二、新管控体系的搭建

(一) 归档的构造

在归档的流程内, 要采纳自动属性的归档对策, 来约束电子类病历。这样的归档, 要依照索引的指向表来具体构建。当记录了新病历的第一页以后, 要更新一次关联的索引字段。例如:关系着诊断时间点的字段, 在自动予以归档的流程中, 会依照预设的索引来替换。

自动属性的归档, 经由定时的运用程序来触动;在每一次的触动之内, 要检索每类索引内的病历产出时间、找到转换存留的病历、更新现有的索引, 并划分类型再次存留。解析这些关联的动作, 可以知道:这是经由归档状态的索引目录, 增添新的存留区域, 或者刷新旧有的病历数值。

采纳触发器的关联手段, 可以搭建以上的存留架构。在预设的索引目录之内, 安排一个用来更新数值的触发设施;在每一次录入终结后, 新采纳的患者消息, 会自动触碰这样的触发设施, 从而刷新电子类别病历内涵。

(二) 查阅的构造

电子属性的病历体系, 供应的对象涵盖院内医护人员、管理者及就诊的那些患者。按照这一效用, 可划分出查阅的两大类别。

第一种类别, 依照指标的称呼来供应查询, 索引对象含有患者、就诊时段、病患的类别等。例如:要依照病患的名称来寻找数值, 那么给定病历的编号及患者姓名, 得出病历内的包含消息。第二种类别, 依照病历内含有的数值特性来查找, 就是依据现存的图形、生理属性信号等, 找出特定的就诊病人。

比对起来, 第一种的实现难度还是较小的, 而第二种则归属于内涵层次的检索, 关涉到图形的修整、语音类别消息调整、模式的辨认、视觉类别调整等对策, 还在摸索的进程中。

(三) 互换的构造

如果特定的医院, 要获取存留在另一院内的患者消息, 则首先请求本地的档案管控机构, 经由认证的流程后, 在存留着数值的机构内, 找出吻合的那种索引;通过录入字段内的有关医院编码, 可查到这一病历的现存地点。如果两个医院采纳了同一的电子类别病历体系, 那么可以在服务器之内, 增添一个中转属性的构件;集成另一医院含有的患者数据, 再发送到本院内的消息体系中。

三、结语

研发医院内含有的档案管控平台, 有助于整合存留的档案资源, 符合了多样患者的切实需求, 也是病历管控工作与信息模式相吻合的重要对策。规划及现实构建这一类的病历体系, 具备了提升本院综合属性信息实力的价值。要安排专用属性的电力类别病历资金, 结合院内档案构建的阶段属性规划, 来协调构建电子类别病历的近期性和长久性活动。可以针对院内的档案特性, 开发那种自主性质的电子类别档案管控系统。

摘要：将管控档案的总括性工作, 融进构建信息化医院的流程中, 可以促动电子病历的逐渐规范。要提升电子类别病历的精准程度, 就要着手构造信息属性的档案平台, 供应信息管控的档案体系。然而目前, 许多医院没能构造起信息化的医用档案管控指标;在管理患者的电子类病历时, 也受到金额投入、构建速度、约束对策等干扰。因此, 医院管理者要明晰信息病历的根本属性, 采纳适宜性的约束策略, 来推动医院内信息管理构架的塑造。

关键词：医院档案,信息化管理,电子病历管理,信息系统

参考文献

[1]王桂香.医院档案信息化管理与电子病历管理信息系统概述[J].中国新技术新产品, 2011 (07)

[2]张凌志.医院档案信息化管理与电子病历概述[J].民营科技, 2011 (06)

企业人事档案电子信息化管理 篇9

1 电子信息化应用于人事档案管理的优点及必要性

企业人事档案采用电子信息化管理, 可以实现对各类资源的收集和共享, 有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作, 全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值, 帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候, 利用计算机、互联网和电子信息系统, 可以减少新人资料的搜索时间, 方面快捷, 节省时间, 同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后, 可有效减少信息的传输环节, 减少纸质档案的使用效率, 节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性, 在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外, 人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量, 提高了企业人事档案管理速度。具体来说, 企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。

1.1 企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今, 办公自动化已经逐渐完善, 企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化, 只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展, 提高企业的综合管理水平。

1.2 建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案, 人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理, 就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作, 这在很大程度上节约了管理时间, 有效减少了档案的翻查工作, 同时网络空间是无限制的, 可以保存大量数据信息, 这对保护企业的原始档案具有很好的作用, 非常有利于延长档案的使用时间。

1.3 完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理, 可以节省企业的人力、物力、财力, 同时可以节省时间, 提高工作效率, 有效降低企业的运营成本, 进而可以促进企业更好地发展, 为客户提供更加优越的服务。

2 企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1 人事档案管理手段落后

目前, 我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理, 但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足, 办公硬件跟不上, 导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室, 将所有档案全部集中在办公人员的办公室内, 而且存放设备简陋, 没有严格的保密性, 几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案, 严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能, 对人事档案管理没有给予足够的重视, 缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能, 但是其综合素质较低, 无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2 电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用, 其实不然, 档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置, 同时还可以帮助企业储备人才, 了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中, 企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料, 还经常发生丢失、遗漏等问题, 更没有人才储备的工作环节。此外, 有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节, 资料填写随意性很强, 而且手写资料字迹潦草, 容易损毁, 造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3 思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要, 只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然, 企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置, 提高企业人事管理效率, 有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作, 对此岗位只安排了一些“关系户”, 或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员, 根本没有档案管理工作经验和基础, 仅仅对档案进行简单的整理, 根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4 信息化管理技术更新较慢

目前, 我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理, 但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势, 但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新, 这样才能适应企业发展, 适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理, 却严重缺乏对档案的管理与维护, 导致管理系统经常出现问题, 影响正常工作。

2.5 工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位, 所以岗位职能看似并不重要, 因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚, 要么是从其他岗位转过来的, 根本没有档案管理的经验, 也没有相关的理论基础。同时, 企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求, 不仅要具备档案专业知识, 还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位, 综合素质亟待提高。

3 企业人事档案如何实施信息化管理

3.1 不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理, 首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类, 通过计算机网络实现信息资源共享, 有效提高人事档案电子信息管理的作用。

为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力, 企业应该不断加强对档案工作人员的培训, 保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性, 工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时, 企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作, 保证信息系统的正常运转。

3.2 建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现, 首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中, 但是由于文件的数量过多, 延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入, 增加工作人员, 加快对纸质文件的扫描与输入, 并对资料进行整理和分类, 建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库, 实现信息资源的网络与计算机一体化, 及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3 转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中, 在信息收集方面比较滞后, 难以适应信息管理的转换。因此, 企业需加强档案管理人员的安全意识, 做好档案信息管理的保密工作, 并确保档案信息不被恶意修改和破坏;为防止黑客入侵对档案造成破坏, 应确保网络安全, 做好防御工作;对重要的文件设定只读权限或进行加密, 以保障档案信息的真实性, 可以通过制定相关的规范标准, 来使档案得到规范化管理, 从而提高档案的使用效率。

3.4 企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理, 这对该岗位提出了全新的要求, 为了适应企业现代化发展需求, 企业应该对现有工作人员进行适当的培训, 让其能够熟练掌握计算机和网络技术, 能够熟练应用人事档案管理系统, 保证人事档案的有效使用, 提高工作效率和质量。

4 结语

人类进入21世纪后, 科技迅速发展, 随着计算机技术的普及与应用, 以及现代企业的发展和高科技设备的应用, 使得传统的人工整理的人事档案已不能满足企业工作的需要, 企业人事档案电子信息化管理的应用变得愈加重要。

但是, 企业人事档案电子信息化管理是一项长期、全面、具体且重要的工作, 需要所有企业档案管理人员的积极参与和配合。

首先, 是数量庞大的原始资料的扫描, 使之成为数字化信息输入计算机中, 并根据资料的特点进行分类和整理, 成为系统化的电子信息。

其次, 建立完善的企业人事档案管理的电子信息化系统, 转变管理工作人员对档案的管理意识, 提高管理的安全性意识, 确保重要人事档案的真实性与完整性。

最后, 企业要加大投入, 建设完善的硬件设备, 减少不必要的设备损坏;选择科学合理的软件, 建设系统完善的电子信息化数据库, 并采取有效措施防止网络黑客的入侵和病毒的损害, 确保文件的保密性。同时提高档案管理人员的计算机与网络能力, 使信息的整理与分类更具科学性。

企业人事档案采用信息化管理可以切实提高人事档案管理工作的质量和效率, 推动企业发展目前我国企业人事档案信息化管理还存在一些问题, 普及程度不足, 但是相信经过一段时间的发展, 电子信息化管理可以广泛普及各个企业, 全面实现资源共享。

摘要：随着我国社会经济和科技的发展, 我国已经进入电子信息化时代, 各行各业已经实现电子信息化管理, 企业人事档案管理同样应用了电子信息化管理。电子信息化管理使企业的人事档案管理工作更加趋于规范化、科学化, 使企业的人事档案管理条理清晰, 更好地服务于企业发展。但是, 从目前我国企业人事档案电子信息化管理工作的发展现状来看, 其中仍然存在很多问题。本文主要对这些问题进行简要分析, 并提出相应的解决建议。

关键词：人事档案,电子信息化,管理

参考文献

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电子办公到信息化管理 篇10

1 需求变更的基本概念分析

软件需求从本质上来说就是为了消除用户提出的问题而需要让软件达到的功能,因此这个阶段就成了软件开发时最为重要的输入。然而软件需求具有变化性以及不明确性以及模糊性和主观性等特性,所以这个阶段又是在软件开发过程中最难管控的环节,然而这个环节对于整个软件的开发成败却具有决定性的影响,正是如此,需求变更的管理就显得极为重要。就我们公司从事了近十年的铁路列车到发信息系统来说,由于用户(各类铁路车站)在发展过程中面临各种各样的不确定性,那么这类车站的需求就会出现变化频繁的问题,而这种频繁的需求变更必然会给整个项目的开发带来巨大的风险和挑战,比如导致信息系统开发的成本规模不断增长,开发周期将会不断延长,而且信息系统的稳定性和可靠性等也会受到负面影响。因此需求的频繁变更又成了信息系统不稳定的重要潜在因素。当前需求变更的概念主要是,在需求分析的相邻子阶段里,或者在迭代开发过程中能够,两次相邻迭代周期的需求分析结果存在着显著的不一致性。于是就出现了信息系统的变更。

2 需求变更对企业信息系统开发的影响分析

在软件开发过程中,需求变更难以规避,而且需求变更愈加频繁,必然会导致质量下降,成本上升。而且变更如果出现在开发的后期,还会进一步增加软件开发的风险。如果需求变更在软件开发的前期,那么此时只需要修改设计即可。而变更产生在编码或者测试阶段,那么需要对设计和编码加以修改,然后再进行重新测试。如果在后期的维护以及实施阶段,就需要重新进行设计和编码工作。通常在软件开发的整个过程中,需求变更都会随时发生,而在不同的阶段,所产生的影响也会存在着区别。其中发生的越早,那么风险越小,解决的可能性就会越高。其主要产生的影响主要体现在以下几点:第一,影响软件质量和开发周期。软件开发和需求产生显著关系,而且和相关性的需求还会形成需求链。如果在设计开发阶段会遗漏某些需求,那么可能在实施变更过程中就会导致一些难以发现的错误,进而导致系统的稳定性下降,甚至容易爆发宕机问题。第二,文档和代码的一致性会受到负面影响。在软件开发领域,文档同样是其重要的构成,同时也是后期维护的重要凭据。在处理需求变更时,如果没有应用规范的流程来对需求变更进行评估和实施,那么就会导致文档和最终的软件具有不对应的关系,进而影响到后期的维护。第三,对开发者以及用户的和谐造成负面影响。需求变更的实施必然需要开发单位和用户之间的相互协作,但是正是这种需求变更的出现,往往会导致双方意见的差异,假设不能够得到正确处理,那这种合作关系就会受到负面影响,最终还会对软件的开发进程产生负面影响。

3 需求变更出现的根本原因分析

需求变更的产生主要有内外两种因素,其中内部因素是控制焦点。而对于外部因素而言,项目团队的控制就相对较难。

3.1 外部变更因素

这主要体现在以下几点:第一,技术发展快,运用新的技术来进行系统开发,此种变更在消除用户所提出的最初问题之前,很可能发生。第二,因为外部经济环境的改变,铁路行业政策法规的不断改变,铁路车站不断提升扩建,更好地满足旅客和货主的需求,铁路车站会不断产生这种变更需求。第三,对于铁路车站而言,由于最初提供软件需求的人员调动频繁,而代替这个职务的新人往往会产生自己的新观点,从而引起需求变更。

3.2 需求变更的内部因素

这一点主要体现在以下几点:第一,需求收集前期,由于和车站用户交流不够充分,对系统的功能需求了解不够,从而导致后期的需求变更,因此只需要前期能够充分沟通,加强理解,这种变更教会减少甚至规避。第二,用户对于自己的需求不能够准确描述,没有相关的经验,并不知道这个系统能够产生什么样的功能,也不了解这些需求需要使用什么技术实现。只是随着软件的开发,当系统有了初步结果时,此时用户的了解会变得深入,接着就会凭借着自身的了解来提出新的功能,或者对之前的需求提出一些改动。而且随着用户了解的越来越深入,这种需求的变更就会变得越来越频繁。而对于开发团队而言,只是希望在进入开发之后,就需要完成需求的全封闭。可是大部分情况,用户并不能够在需求设计阶段就能够完全的了解自己最终需要什么的产品,不过此时的用户往往自认为清楚,而提出的需求大多是为了满足当前工作需要。在需求变更被封闭之后,随着需求变更的不断增多和堆积,必然会对软件开发产生巨大的压力,最终导致的结果就是重新返工。第三,由于最初的需求范围没有明确就开始细化。通常细化工作是由需求分析工作人员完成,主要依据用户的描述性语言,或者总结语进行细化。提取这些描述中涉及的功能,然后给出程序语言的描述。当这些细化工作进入到一定阶段之后,此时涉及范围却发生改变,那么用于描述用例的细节也会随之发生改变。比如之前需要手工录入数据,后来需要改成通过系统进行计算自动录入。

除了上述的基本内部因素之外,还包括软件架构自身的适应能力较低,也是导致需求变更的重要内部因素。

4 工程变更管控实现的设计

在开发铁路列车到发信息系统时,根据车站不断变化的需求,我们也完善了工程变更管理的内部流程,针对变更管理和控制的实现步骤分别设置为申请、批准、操作以及审核以及变更执行。

4.1 工程变更申请

想要实现变更,首先要进行申请单的填写。申请主体通常为用户或者是来自本公司的不同部门,如研发部门、采购、财务等。在进行申请时,需要详细的填写申请内容,然后对需要变更的内容当前所实施的情况加以说明,进行变更之后的影响同样加以披露,这样才能够为决策者的最终决定提供依据。另外还需要对产品图号构建变更申请标志,于是工程变更申请完成。

4.2 工程变更批准

批准环节主要是由公司分管领导或者该车站铁路列车到发信息系统研发负责人进行管理,如果涉及变更项目较大,那还需要企业的高层领导进行批准。在进行批准时,需要对申请单加以分析,获得具体的变更目标,然后根据需求了解变更申请原因,以及当前需要变更项目的具体进展以及这个变更后的影响,从而保障自身决策的准确性。

4.3 工程变更操作

当变更被批准之后,就需要开放相应的权限,实现相应的变更操作。此时需要设计人员对更改的内容加以设计,也就是要对图纸进行修改。工程变更所反映到的设计图纸的改动大多集中在明细表内容的修改上。这些设计内容的修改主要集中在对应的图号、序号以及编号组织等方面的修改。其中序号项涉及改动结果包括新增、品质修改以及删除和数量修改等层面。也就是对旧代码的删除,新代码的添加。构建变更历史库,要对具体的变更内容进行记录,实现对这些历史记录的保存。同时还需要构建变更数据库,对相应的变更内容进行保存。通过历史库和变更库就能够完成工程变工数据的全部记录。而这两个数据库的内容来源主要是通过录入,或者当变更的设计图纸完成之后,系统通过自动对比前后图纸得到变化实现对变更库内容的自动更新。

4.4 工程变更审核

在变更工作之后,还需要相关的人员进行审核。此时需要对变更结果加以汇总,如果不存在影响的变更则纳入汇总数据中,然后由审核人员根据变更单进行审核。审核结果如果不通过,需要发回至相关流程,使之进行修改。如果审核通过,那么就需要自动产生新的工程,然后根据这个新的清单,以及之前的变更历史库以及工程变更库,自动产生相应的变更内容,如采购变更或者生产变更等,然后由后续工作来执行相应的变更。另外这些变更内容还需要存储至历史数据库以及工程变更数据库,当然也能够当成外部文件进行输出。

4.5 工程变更后执行处理

在审核环节之后,变更内容及通知单需要及时的发送至相关部门,然后进行变更后的执行处理。如果工程变更产生了相应的变更,比如采购或者生产变更等,那么就需要进行清单变更描述。当这些变更影响到其他部门工作时,就需要加以控制处理。比如某个物流部,因为工程变更致使采购和外协加工工作产生影响,那么就可以通过采购清单变更加以反映。而这个采购清单变更则会受到工程清单变更的影响。于是就需要对工程清单变化状态加以分析,并结合相应的采购执行结果来进行采购清单的修改。