办公信息管理系统

办公信息管理系统（共8篇）

篇1：办公信息管理系统

内审综合办公管理信息系统方案

一、目标愿景

随着时代和科学技术的发展，传统的纸质办公方式不断向计算机信息化办公转变。如今，随着互联网工具的发展，微信、钉钉等应用软件也成为我们日常办公工具。但是人民银行日常办公涉及工作机密，所以互联网工具因其时效性强的特点，只是我们非核心办公的必要补充。建立基于业务网的、整合现有的办公系统资源的综合办公管理信息系统，提升办公管理和事务处理效率，将计算机信息技术角色从办公工具到数据资源的转化，实现办公管理数字化、智能化。

内审处长期从事内控管理、机制建设、防范风险的审计检查工作，经过多年的对中支各处室和所辖地市中支的各类审计，现各部门和地市中支内控管理已较为规范和完善。为进一步提升内控管理实效、强化内控机制建设、防范内控管理风险，发挥内审在制度建设、机制建设、风险防范等方面的经验优势，将丰富的审计经验与最新的计算机技术相结合，建立统一和完备的数字办公管理系统。

二、用户组织体系

用户必须隶属于机构，一个用户可隶属于多个机构，如一个用户属于某正式机构，同时是XX委员会成员等情况，机构有隶属关系，用户有级别关系。系统权限可因机构而异，也可因用户级别而异，也可因用户岗位而异，系统支持自定义权限。系统遵守最小权限原则，即上级可见下级，对未授权平级不可见平级，综合岗人员和管理人员权限高于其他岗，如综合岗可以打他人考勤，可以代他人报名参会等，管理人员可以指派人员完成某事务等。用户以自有ID和密码登录，用户与部门岗位关联，每个部门默认有综合岗AB角，其他岗位不强制AB角。岗位设置、人员设置需部门负责人审批。

三、主要功能

（一）审批权授权（即预审批）。系统支持预审批功能，即XX管理者可将自有常规性审批权授权于综合岗人员，被授权人即可完成对所授权事务的预审批，XX管理者可事后查看并完成最终审批。

（二）数字考核。支持按周、月、季、年汇总用户或者部门工作量汇总统计，量化考核。

（三）数字登记簿。可自定义或在模版基础上建立登记簿，并支持审批功能。可实现同一事项，录入一次，自动分录入不同登记簿。实现设置定时不定时提醒功能。

（四）调查问卷、征求意见、考评打分、投票选举。自定义调查问卷内容、答卷人员，实现答卷自动评分，答卷情况统计、汇总，生成汇总表并可导出表格。自定义征求意见内容，可按部门征求，也可按条件征求，也可指定特定人员，考评打分和投票选举也同上。以上均可设置条件，不符合条件的均可在提交时自动提醒，强制要求修改，避免如废票的情况发生。

（五）现公共信息功能分解。现公共信息分为一任务，即需要进行某项回应动作，二通知，即重要告知事项，需要知晓，无需做回应，三消息，普通告知事项，无需做回应。现实送达精准，可精准部门、科室、岗位、个人。

办公事务分解为：任务、通知、请示、指示、申请、审批。以上6项的特点为需要有发起方，如要求响应方为下级，则是任务、指示、通知，如响应方为同级，则是任务、通知、申请，如响应方为上级，则是请示和审批。以上6项均为事务型，可自定义流程、手续、设置条件。用户创建某一事务，并自定义其处理流程、审批手续、报送模版等各类条件，直至终结，各用户在权限范围内，可根据、修改、授权等操作，系统将以事务为单位，将一系列动作、资料等统计汇总，并作为一个整体留存。特殊情况、特别紧急情况，可利用互联网方式，如微信、钉钉或者电话短信方式。

（六）会议管理。会议管理即任务管理，会议发起方新建一任务，将会议要求逐一明确，然后发送给参会部门或人员，各部门或人员会接收到参会新任务，明确是否参会，如不能参会，则说明理由，并在任务里提交，如是不能参会，则部门负责人审批后，提交至会议发起方进行请假报备，发起方可实时看通知对方是否已收阅，名单是否报送等进度，最后可自动汇总（紧急会议单独设置），任务过程中，发起方可随时更改会议要求，更改后自动生成新的通知消息，接受方需从新确认。钉工具钉微信等互联网工具作为补充。

（七）人员档案、通讯录、考勤。人员建立电子档案，电子通讯录和电子考勤，省去通讯录因人员变动不能及时更新问题，电子考勤支持月底自动统计汇总。考勤系统自动关联相关功能，比如会议系统等。机构岗位设置权限在人事处，各部门可自定义非正式岗位，如安全员、消防员等。

（八）工作目标和进度总览。周报、月报、工作要点、年度目标，自定义其他工作目标、进度动态等一应信息，可实时一览，也可自定义周期自动汇总并显示。

（九）提供可用模版和自定义模版功能，比如登记簿，笔记本，且可实现以模版为基础，进行编辑，生成新模版，或直接使用。

（十）实时写作文档。支持在线编辑，多人编辑，具体技术细节参照类似软件（软件名：一起写）。

（十一）日程管理。管理者可按日程选择查看所辖部门所有事务情况，具体事务执行者可自定义事务等，所有用户均可按日程管理，实现定时不定时任务和提醒，防止事务遗漏。

（十二）规章制度和事务流程。规章制度和事务流程分部门显示，各部门自管理更新，且支持部门通过本系统生成正式文件时一键发布。

（十三）在线交流。类似购物网站点击在线客户，支持本系统任何界面直接点击对方，即可发起对话和传输文件，文件传输支持在线和离线，也可单独使用。

（十四）固定资产管理。建立固定资产电子登记簿，实现物品进库、保管、领取、分发等全电子流程，各相关登记簿信息自动更新。

（十五）部门会议笔记。电子笔记本，可择项分录入不同主题笔记本。

（十六）数据的二次开发利用。本系统运行使用后，会自动将通过本系统的数据进行保存，形成大数据，方面查询、调阅、再次开发利用，也可根据事务处理情况分析，进行事务处理流程再造，优化等。

（十七）审计专项功能。实现审计项目管理、审计资料管理、审计事务管理。实现审计项目从立项到整改完成各个阶段的管理，并实现数据共享、进度一目了然等功能。

（十八）需签字确认情况，无需登录系统，弹出确认对话框，身份验证（如密码输入）即完成确认。

（十九）预约系统。系统可定制预约项目和内容等，并形成汇总统计报表等，提高工作效率。如可用于食堂外卖等。

（二十）通过本系统生成的信息、动态、周报、月报、总结、计划等文档材料如需发布，可实现一键即可自动发布功能。（二十一）本系统生成的任何统计汇总报表等支持自定义导出功能并打印，打印可选择打印内容，也可汇总打印。（二十二）支持电子责任书签订。

（二十三）外部链接专区，将平时用的外部链接集中，且支持用户增减。

（二十四）事务事项可以实现备注功能。

（二十五）实现直接报送文件功能，即以任务或事务为例，如要求所有党支部2017年工作总结于XXX日前报送给XXX，各党支部只需在任务事项里点击XXX，即可把总结发送，且XXX可显示谁已报，谁未报，对未报的可一键提示，并可实现文档下载汇总编辑等。

（二十六）非常规功能，即以上所有功能均不能满足的情况下，实现其他事项备注功能。

（二十七）日志功能。系统自动记录用户操作日志，防止信息篡改，实现可追踪性。

（二十八）大众版和专项版。大众版和专项版，大众版为固定模版，主要是综合办公。专项版可定制，主要运用于各部门个性需求。

（二十九）使用部门可根据自身业务情况，自定义数据库表，支持各类型数据导入。

（三十）备份存档。每月月末，系统自动进行系统备份，每年12月31日，系统自动将所有文档归结成档案。并支持任何时点打印功能，可将文档按需打印存档。

（三十一）监督审计功能。经最高权限管理人员授权给纪委或者审计部门，实时监督，重点审计，实现高效非现场审计。（三十二）本系统维护事项。由于不支持互联网，需手工设置工作日。

（三十三）支持全系统按关键字搜索功能，系统帮助功能

四、软硬件架构

（一）客户端。无需任何改动变化，即现有的计算机客户端。

（二）服务器端。增加一台PC服务器，分配一新IP地址，新安装数据库软件（Mysql),WEB服务器软件（Tomcat),消息服务器，杀毒等安全防护软件一套，其他辅助软件。

（三）网络。利用现有网络，各客户端IP可访问服务器IP地址8080端口和XXX文件传输端口即可。

五、系统安全性。

系统利用现有网络系统，主机系统，安全防护系统，故系统安全性与现有系统一致。特别的是系统使用会有用户上传文件，安全防范措施为：系统首先将用户上传文件放置于临时隔离区，然后系统利用查杀毒等安全防护软件对上传文件进行安全检查，检查通过后，用户才可以点击确认上传，用户点击确认上传后，文件从隔离区上传至服务器存放。

六、项目投入

七、项目周期

八、其他

篇2：办公信息管理系统

二、做好应急信息管理工作的有效途径

应急信息管理是指在突发事件应急管理的过程中，对事件中的各类信息进行收集、整理、上报和应用，从而为指挥决策和员工群众提供足够、高质量的信息服务，以便有效地突处置突发事件。因此，及时、准确地了解并向上级组织报送重要信息，就成为检验办公室系统执行力的重要手段。

(一)突发事件前的信息管理

主要是，事前的信息储备和预警工作。汇总整理以往发生的各类突发事件的处理方法及取得的效果，以随时进行相关查阅；对各种隐患风险做好跟踪、检测和评估，发挥预警的作用；对应急预案不断完善演练，发挥应有的作用；做好应急情况下的宣传准备工作，避免信息披露缺失和滞后，导致员工群众获取信息不及时、甚至恶意炒染和以讹传讹，增加处置突发事件的难度。

(二)突发事件发生中的信息管理

主要是，信息接收和处理能力，包括各种资源的调度、人员物资的调派、现场指挥情况等等，及时将各类信息传达给相关的职能部门；借助于电视台、互联网等对突发事件做好面向公众宣传报道，树立有利于企业的良好形象。

1.突发事件中信息报送管理要求信息报送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下环节：一是信息初报，做到快速反应，准确及时。在规定的时间内及时将有关信息报送至主要领导、相关部门，做到随时发生随时报送，不能迟报、漏报和瞒报。方式上，如有紧急情况可先打电话，再报文字材料。二是信息续报，做到力求详实，时效性强。及时了解掌握并报送相关信息的进展、处置和调查情况，可一日数报，也可多日多报，既不能延误时间，又要有合适的层次和范围，避免给领导决策提供错误的信息，干扰领导的判断。三是跟踪汇报，做到全面细致，善始善终。应急信息处理过程中，信息会随时变化，要做好突发事件中各种信息的跟踪调查，不能一报了之，要及时上报善后工作的处理和各方面的反映。尤其是加强对影响事态的控制和处置的信息的保密工作，注重控制传播范围，慎重处理。

2.突发事件中应急信息报送的渠道要求应急信息的及时报送不仅有助于各级领导、相关单位了解突发事件的发生原因和处置状态，同时也有助于减轻或消除人们心理上的压力，避免谣言和恐慌的发生。多年的工作实践中，笔者认为应做到以下几点：一是对于不涉密的应急信息，主要通过网络、传真、电话等形式上报；对于涉密的应急信息，则必须由企业保密办公室派出专人向有关部门和领导进行当面报告。二是对需要向上级详细报告的应急信息，经同级党政领导负责人审阅后，在规定时限内以报告文本的形式进行上报。三是建立员工群众获取最权威信息的平台，既方便了解必要的信息，又消除误解，实现双向良性的互动。四是在报送应急信息时，本层级的各单位和部门之间应做到信息共享、口径一致，防止出现信息混乱。

3.突发事件中应急信息报告的要求要加强对各类应急信息的分析。信息的准确性和真实性直接关系到应急处置工作的顺利进行，因此必须要对收集回来的大量原始信息进行筛选处理，从中提取有价值的信息进行全面、准确的总结，供领导层作决策参考。要加强报告的编写。在强调准确性、时效性的基础上，力求要素齐全(时间、地点、起因和性质、过程、影响及处置情况、各方面反映、下步建议等)、事实准确、表述清楚，做到不回避问题、不抹煞工作和成效。

(三)突发事件发生后的信息管理

主要是对事件的前因后果进行总结，对造成的危害情况进行评估，总结经验教训，对处置人员、处置措施、应急预案进行调整、充实和完善等。

三、结论

篇3：办公室信息管理研究

1 研究办公室信息管理工作的意义

随着高等教育的深入改革和高校各项事业的发展, 师生数量迅速增长, 专业设置不断拓宽, 高校办公室的工作范围更大、任务更重了。办公室作为高校的窗口和枢纽, 是各种信息的聚集地和中转站, 因此, 对信息的收集、处理和加工就成为了办公室工作的一个重要内容。信息管理工作虽然是学院办公室的一项常规管理工作, 但其作用不可低估。在高校贯彻落实上级的有关政策, 促进学院实现决策民主化、科学化, 深化教学改革的过程中, 信息管理工作发挥着不可替代的积极作用。同时, 它也是办公室管理工作改革的新思路、新方法、新举措, 对充分发挥高等院校办公室管理与服务保障功能、增强办公室综合管理能力、提高工作质量与效益等具有重要意义。

2 办公室信息管理工作的特点

高校作为人才培养和科技创新的重要基地, 具有智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进等特点, 其办公室信息工作也有自身的特色, 突出体现在以计算机为中心, 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术, 广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息, 以便更好地为管理和决策服务, 提高工作效率。具体表现在以下几个方面。

(1) 信息来源广、数量多、传播快。高校作为人才培养基地, 思想活跃、兴趣广泛, 对信息的灵敏度强、采集量大, 人均信息量高于普通群体。广大青年学生和教师, 具有探索未知世界和了解各领域信息动态的强烈欲望, 因此他们具有寻求新信息并传播新信息的自觉行为。加之高校教师都承担着教学与科研双重任务, 这很大程度上有赖于信息的采集与加工, 只有掌握了各学科、各领域的前沿动态, 才能提高教学与科研水平, 才能在原有的基础上实施创新。

(2) 各领域前沿信息丰富, 信息的知识型特点明显。教学与科研是高校工作的两条腿, 就教学而言, 掌握各学科、各专业前沿动态并传递给学生, 有利于激发学生的创新精神, 培养学生良好的专业素质, 引导学生攀登科学高峰;就科研而言, 掌握各研究领域的发展状况, 是科研工作开展的必要条件。

(3) 信息反馈快, 消化能力强, 信息需求量大。高校办公室智力资源丰富, 技术手段先进, 具有信息反馈快和消化能力强的特点, 广大师生在接受新信息后, 能迅速加以思考, 并适时运用到解决实际问题中去。无论是教师、科研人员出于对自己工作的考虑, 还是学生出于对求知欲的满足, 其结果都是信息需求量增大, 并得到及时反馈和消化利用。

3 如何加强办公室信息管理工作

(1) 更新观念, 加强高校办公室行政管理人员对信息工作管理的再认识。在新时期, 随着计算机、网络、通信等信息技术的飞速发展, 社会信息化已是大势所趋。传统的信息传递的内容、数量、方式 (来源) 都发生了根本改变。过去的信息内容陈旧, 数量稀少, 传播方式 (来源) 单一;而新时期的信息内容更新快、数量多、来源广、方式新, 已极大地冲击着人们传统的工作习惯和思维定势, 渗透到学校管理领域的方方面面, 产生难以预计的深刻影响。因此, 高校办公室的管理工作者必须认清信息工作飞速发展的客观现实, 采取科学的应对措施, 才能实现对信息工作的有效管理, 达到高校办公室新时期信息管理工作的目标, 成为一名称职的高校办公室行政管理人员。

(2) 认真学习, 努力培养高校办公室行政管理人员信息管理工作的基本素质。一是信息工作的管理要在相关政策的指导下, 紧紧围绕高校的中心工作, 着重反映学校建设和发展中的重点、难点、热点问题, 反映在改革和发展进程中出现的新情况和新问题;二是信息管理人员需要熟悉高校工作, 具有较强事业心和责任感, 要有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等, 能细致地做好信息的采集、筛选、加工、传送、反馈和存储等日常工作;三是要组织现有高校信息管理工作者进行信息管理工作的系统培训和学习, 掌握现代化信息管理工作方法和技术, 不断提升高校办公室信息管理人员的工作水平。

(3) 改进方法, 建立信息反馈机制, 提高信息管理工作效率。新时期高校办公室既是高校的行政管理部门, 也是一个信息工作管理系统, 要充分发挥这一系统的功能, 应建立信息反馈机制。一方面, 信息发布后, 反响如何, 执行情况如何, 要有跟踪有反馈, 要有专门的信息联络点并由专门的信息联络员限期报送, 配合专门的快速报送信息传送系统 (电话、网络等) 来完成。凡在信息工作执行过程中产生的新情况、新问题均属信息联络员、信息联络点必报的信息内容。另一方面, 实行双向信息沟通, 动态信息交互应成为新时期信息反馈的主流。利用网络技术, 通过网上信息的交流和共享, 在直接实现工作目标和完成工作任务的同时也使对方获得全部的信息资料, 使信息管理工作由管理型向服务管理型转变。

加强办公室信息管理工作, 是做好其他工作的前提, 是高校领导科学决策的基础。因此, 我们必须更新观念, 建立先进的办公室信息管理机制, 只有这样, 办公室信息管理工作才能迈上新的台阶, 高校工作才能走在全国的前列。

摘要：本文通过分析高校办公室信息管理工作的意义, 总结办公室信息工作的特点, 结合新形势, 提出加强高校办公室信息管理工作的方法。

关键词：办公室,信息管理,研究

参考文献

[1]孔德志.浅谈高校学院办公室的信息管理[J].大众文艺, 2009 (2) .

[2]陈博.新时期高校办公室信息工作管理初探[J].湖南师范大学教育科学学报, 2005 (5) .

[3]张爱国.浅析如何提高校院 (系) 办公室工作效率[J].中国西部科技, 2006 (35) .

篇4：办公信息管理系统

关键词：办公信息管理系统；企业信息化；管理；应用

中图书分类号：F274 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2012）32-0084-02

自20世纪80年代中期以来，我国就开始发展办公自动化技术，在很短的时间里，办公自动化技术得到了迅速发展并且普及全国各地，现在已经成为计算机领域中的重要组成部分，有很多的政府部门、机关团体和工厂企业都对其进行了计划，并且加大了对其的建设。同时，随着各种技术的发展，包括数据库技术、中文信息处理技术、多媒体技术、网络和数据通信技术等，使得管理信息系统和决策支持系统得到了开发和应用，这在一定程度上扩大了办公自动化系统的功能，形成了多种功能相结合的综合系统，包括办公事务、管理业务和决策支持这些功能，也就是所谓的办公信息管理系统。

1 办公信息管理系统的设计原则

办公信息管理系统和其它计算机应用系统相差不大，为了满足企业的各种需求，就需要加大对它的发展，计算机软硬件技术是它发展的基础。根据社会信息化的发展，办公活动做不到独立。企业为了能够让办公信息在很大的范围里实现集成化，就需要进行有效地决策、合作并及时地了解情报，这也能够提高办公效率和效能，为了使办公信息系统变得媒介化，除了字符形式信息有要求外，还应该对声音、图象这些熟悉的形式有所要求，这些都是信息的媒介。同时，为了进一步提高办公信息系统的功能，还应该对办公信息管理系统智能化。在建设系统的初期，除了要综合考虑系统外，还应该为了使业务得到发展，加大系统的可扩充性，这就需要企业建设的系统满足业务发展的需求，其时间一般都规定在3～5 a里，还要根据各行业的实际情况，符合其发展。同时要力求技术先进性，考虑到适应性这些方面。所以，在设计系统结构时，应该注意以下几个原则：

①在设计系统时，要坚持系统工程设计思想的原则，把软件工程设计当作准则，从而达到实用效率的目的，根据实际情况，通过了解业务的特点，在不违背系统建设总体规划的基础上，重点进行深化应用，使其得到提高和发展。

②多采用新技术，包括国际标准和计算机、网络这些方面的技术，让网络的发展符合世界发展的潮流，具有先进性和开放性等特点，便于扩充和升级，同时尽量满足系统的完整化和标准化。

③充分利用现有的软件、硬件资源和系统集成技术，努力集成网络、数据和应用程序。在集成时，要让原有系统的运行尽量不中断，系统在集成后，终端用户的使用方法和习惯不应该改变太多。

④对系统的统一管理和监控能力应加强，对网络资源实行的管理要有效，对数据安全性和系统运行的可靠性要加以提高。

⑤不可忽视各地的办公系统和远程通信网络的连接，这是为了把分布在不同城市的组织机构连接成一个整体。

2 办公信息管理系统在企业信息化管理中的应用

在建设信息化时，在经历了办公信息管理系统曲折过程之后，就可以为企业发展信息化积累很多经验，同时也总结了一些教训，通过在实践中的认知，就会给企业发展信息化带来一些启示，特别是在企业结构和企业文化这些单位中有所体现。

①开展企业信息化时以信息和数据为中心。为规划信息化应用体系的建设，就需要打通信息渠道和数据渠道，这是抓住了信息化建设的中心。企业的办公信息管理系统正是遵循了这个原则，才能发展的如此之快，通过对这个系统的推广应用，并且对其他企业的咨询和参观，办公管理系统就有助于收集数据和积累信息，更为企业的发展搭建了一个良好的信息发布和集成的平台，与此同时，还能把各个业务的系统结合其中。只有拥有了数据，才能拥有一切，如果没有数据，那一切都是空谈。

②对信息化组织加以建立。不管是请别的公司来实施，还是企业内部自身开发实施，都不能缺少信息化组织，这是一个统领全局的机构。但是因为信息化建设项目实施的周期需要的时间较长、投入的资金也较多，牵涉到了管理和技术这些领域，所以它一旦失败，那就会影响到很多方面，其成功更是受到诸多因素的影响，这就需要企业承担的风险较大，这就需要优化和重组企业的业务流程，以免影响到企业的组织结构。就因为其涉及范围广，就需要全体员工参与。如果建立了组织机构，就可以让信息化有了源头，有阶段和有步骤的进行规划、组织、开发和实施。

③对企业信息化中的标准和制度加以健全。有些企业在实施的过程中，没有关注企业的规章制度和标准的制定，这就会产生很多问题，例如，在审核信息发布的标准时，那在整合信息资源时就会带来一些困难。如果没有制定有关服务的规章制度，那服务人员的服务质量也不会太高。如果在物流管理应用的初期对物资编码制定标准，那就不会使得物资编码混乱。

④制定相关的培训原则。在企事业单位里，要提高职工的计算机水平和对信息化的认识程度，在对其进行培训的过程中，不仅要有耐心，还应该制定相关的培训原则，这不管是对企业内部还是对应用客户都有很大的作用。另外，要大力支持企业信息化和企业领导，要完善企业的基础设施，并且提高全员的参与积极性。

3 办公信息管理系统的效果

办公信息管理系统能够连接整个信息管理系统，如果对此项系统应用的较好，那就能达到上传下达和政令畅通的效果。在收集信息时，还能保证信息的准确性和可靠性，这能够为办公信息管理系统实现服务功能创造前提条件，还能对各种信息进行处理和汇总，提供给领导一些处理好的信息，从而让领导决策科学；还能把相关信息及时传递给车间和部门，对车间和部门正确执行和落实厂部的决议和决定有重大意义。

①管理电子文件。电子文件不仅能被计算机系统识别、处理还能用一种格式存储在磁带、磁盘或光盘这些介质上，还能在网络上传送数字代码序列。它能够容量信息的空间大，但自身占用空间却小，共享性也较强，这就使得多个查询者都可以同时利用一份电子文件，和纸质文件相比，就提高了信息的利用率。在管理电子文件中，为保证电子文件的原始性和真实性，就需要利用加密技术、电子签名技术、身份验证技术、防火墙技术和防改写措施这些。管理者管理收文和发文时还能在网上进行。

②管理办公目标。美国管理学家比得德鲁克最先提出来目标管理这个概念。他认为，企业要把目的和任务当成目标，每个员工都要知道自己的目标是什么，企业在进行奖励时，就要依据他们对总目标的实现所负有的责任和做出的贡献。目标管理就需要让每个员工都明确企业的目标任务。也就是说，每一个员工都要安排自己的工作，并制定相应的目标，从而干好本职工作。从微观上来看，办公管理较为复杂和偶然因素较多；从宏观上来看，办公管理有条理、运转有章法。所以，办公管理为了解整体情况，就需要制定目标，制定工作计划，以保证工作任务如期完成。

③管理公共信息。这就需要对生产管理数据全面和及时地收集，然后再找出对企业最有价值的信息，并进行科学分析和预测，在了解企业的生产管理状况后，还应该制定对策。然后还应该把业务部门当作主导，在运作和管理时使用网络技术实。这要从部门的特点出发，再制定相应的业务流程和管理框架，让管理者了解各部门的流程和要求，更好的沟通信息和配合工作。

4 结 语

综上所述，发展办公信息系统有利于使我国的办公手段和方法变得现代化，从而提高办公效率和质量，实现经济效益和社会效益的统一。但是，我国大部分企业的办公信息系统仍处在低层次阶段，投资效益也不好，对软硬件资源的利用率更是不高。大多数企业的应用都处于起步或缓慢阶段，这就需要加强办公信息管理系统在企业信息化管理中的应用。

参考文献：

[1] 黄宪东.办公自动化技术与实践[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

篇5：办公信息管理系统

实践

摘要：本文针对学校、分校、家属区、联合办学等地理位置比较分散的学校实施办公自动化(oA)系统，提出用多服务器和改进工作流等方法，实现异地协同办公，并在实践中得到应用。

关键词：学校办公自动化；网络；结构工作流

一、引言

人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现学校各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、学生档案等档案的可管理性，实现网上招生和分配，实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。

二、系统结构设计

现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣，各有所

B/S结构系统都做得比较固定，也就是针对某个行业甚至某个企业而开发的，有诸多的限制和代码固化，不利于灵活的OA定制和客户化!而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同罢了。结构设计的基础思想是开发一个底层的通用型OA平台，在此平台下实现OA系统的主要功能模块的底层操作，这样，当针对某个学校或者政府部门开发OA系统时，只需在此基础上稍加修改，就可以成为一套具有很强针对性的OA系统，这样方便该系统的二次开发，也方便于针对不通性质部门单位的OA系统的定制。底层通用型管理模块是整个OA系统的基础，而应用层模块是面对用户的，它是界面和业务逻辑的结合体，针对不同学校将有所不同。

1.网络结构学校本部、家属区、分校和联合办学学校都已建立局域网，且以学校本部为中心采用DDN专线与家属区和分校构成统一的网络。分校、家属区和联合办学单位在实施“办公自动化”后，将通过公用电话网接人学校网络。实现学校信息化有个渐进和逐步深人的过程，每个学校都应该根据自身的实际情况制定相应的学校信息化实施计划。

2.系统环境(l)服务器(serve功配件配置:ePuPlll以上机型:内存slZM以上;硬盘80G以上操作系统:windowsNT4.0(sP6)简体中文版软件平台:LotusDominoRS简体中文版办公自动

:TCPllP协议(2)客户机(Clien一)配件配置:CPuPxll以上机型;内存一28M以上;硬盘20G以上操作系统:windows98SE简体中文版软件平台:肠IusNo一esR53系统特点助tusDo而no/Notes是先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统，具有强大的工作流机制、便捷的复制手段、可靠的安全机制以及对In，~e，技术全面的支持，是实现学校办公自动化的理想平台。每个局域网都配置Dominoserver，在学校里Notes用户通过局域网连接所属的Doninoserver访问信息资源。远离局域网的Notes用户，设置通过电话远程连接Dolnilloserver，进行Noles用户与Domin‘erVe:复制，廉价地实现远程资源本地访问。Doninoserver之间通过定时复制，实现网络数据交换。为了提高复制速度，不同服务器之间的复制时间可以错开，充分利用DDN专线的带宽。

3.通用型管理模块功能划分针对于这个底层模块，它并不需要实现实际的功能，它主要是负责完成应用层交付的任务和与底层数据库交换数据，所以它的功能是比较抽象的、统一的和可扩展的。虽然如此，我们还是将这个模块按不同的功能细分。所以我们的底层管理模块针对于这些情况，主要分为八大功能子模块:(l)公文管理公文管理主要负责公文的发送与接受工作，发送流程按照流程定制来完成，所以还包括流程定制功能。这三大块是OA的核心部分，实现也最

决定了该OA系统的效率和可用性。(2)邮件管理邮件管理主要功能是发送与接受内部邮件，发送与接受外部邮件(外部邮件服务器必须支持Pop3)，邮件需要存入数据库，以便今后浏览查询。(3)表单管理表单管理是一个辅助性模块，基本上在其他所有模块都有可能用大它的功能，它主要是实现表单模板的定制，表单的存储，打印等功能。在一个学校，表单是很重要的一个东西，它在办公过程中出现的频率紧次于公文，所以这个模块也非常重要，并且表单的定制与打印是一个技术难点。(4)档案管理档案管理功能是对准备归档的公文或者学校各类文件、指示、资料、学生档案等的一个合理存储与查阅功能，针对于复杂的分类和查阅权限，实现合理存取、管理的基本功能。(5)人事管理人事管理功能主要包括:教工资料管理，教工薪资管理，教工考勤管理，教工权限管理，部门机构管理，部门任命管理等等科室内部人事管理的所有功能。(6)日程安排日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程，部门日程，学校校历等。(7)公共信息管理公共信息包含:学校新闻、文档、教工论坛、学生论坛、资料下载等功能，主要是针对所有部门的一个共用系统，该系统可以采用传统模式，如论坛可以采用BBS系统等，底层主要是统一规范，提供基本功能。(8)会议管理会岱

发展也变得多样化起来，除了传统的会议，还有网络会议，视频会议等新型会议方式，使得相隔甚远的人之间也可以有了当面交流的环境。对于相隔较远的部门，如学校与分校之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这个即可以满足网速，也可以满足交流得需求。对于处于同一个校园的各部门，建议使用视频会议。这八大功能子模块都是OA系统的基础，在此之上，我们可以创建更多的功能和辅助，可以使得OA的定制变得轻松而丰富。

三、技术关键

1设置多台Do而noserver每个局域网都有一台Domin。阮到er.管理本局域网的邮件收发，同时定时与其他Do而noserver进行数据复制，实现信息交流。其特点如下:(1)提高Notes用户收发邮件的响应速度，使系统更实用。(2)提高整个办公自动化系统的安全性，一旦哪个局域网或通讯线路发生故障，除发生故障的局域网受到影响以外，其他Note。用户仍然可以正常使用。(3)简化备份方案。在实际使用办公自动化系统进行的测试表明，直接访问远程D。而noserver其响应时间可达数分种，而访问本局域网的Dominoserver只需数秒，显然对于学校用户合适的响应时间是系统成功的基本条件。

制定工作流办公自动化的核心之一是制定工作流。合理、有序的工作流能提高工作效率，使协同工作更流畅。工作流有两个主要形式:并行与串行，并行工作流是几个Note。用户可以同时对一个文档进行处理，串行工作流每次只能有一个用户处理该文档。在多Do而-noserver网络结构的OA系统，一个文档在每台Dominoserver都有其复本，如果工作流设置不当，不同DOminose刊er上的复本同时被修改，会造成复制冲突。

四、结束语如果说建成学校网络是物理层面上的沟通，那么办公自动化系统则是在应用层面上密切了用户之间的联系。办公自动化系统实施成功的关键是根据每个学校传递实际情况，尊重学校管理特点。在学校信息化的诸多领域中，办公自动化系统是比较规范，比较成熟的，可以将办公自动化系统作为实施学校信息化的第一步。

篇6：财政局信息管理办公室主要职责

市财政局信息管理办公室主要职责：负责组织和实施市财政信息化网络的建设和维护管理，指导我市财政系统信息化网络的建设和维护，建立覆盖我市财政系统的网络平台（局域网、城域网与广域网）；负责组织实施国库集中支付、非税收入管理、财政工资统发、总账等国库业务应用系统；负责部门预算和预算指标管理系统等系统技术支持，促进部门预算约束力不断强化；负责管理市财政局计算机网络和系统应用，保障本单位的信息资料和网络安全；负责组织修改和推广适合我市各级财政部门不同应用层次的办公自动化软件，发挥现代化信息技术的综合效益，为领导和业务管理人员提供高水平、高效率的服务；负责组织、实施和管理我市财政数据共享接口，提高系统信息共享与利用，促进财政管理规范化、科学化，为领导分析与决策提供必要的辅助；负责实施和管理市本级财政信息数据，逐步建成数据标准统一，系统编码统一的财政综合数据库，实现财政信息管理电子化、自动化和规范化；负责建立和完善信息化建设各项规章制度和技术规范；承担市财政局交办的其他工作任务。

篇7：办公信息管理系统

二○○四年，市地税局的信息调研工作在市局的正确领导和大力帮助指导下，立足税收工作实际，从加强组织领导、健全工作网络入手，紧紧围绕全局中心工作，大力开展调查研究，努力提高税务信息调研工作水平和质量，全局的税务信息调研工作取得了明显成效。全年共上报税务信息260多篇，调研文章30余篇，被上级采用信息130余篇，调研文章16篇。其中，省局采用5篇，市局采用45篇，市政府办公厅采用56篇，xx市委、市政府采用40篇；三篇调研文章被省局及国家级新闻单位采用。信息、调研采用数量和级次双双实现了新突破。综合考核得分居xx市地税系统第六、五县市局第一，列xx市委系统第一、市政府系统第三位。现将我局在信息调研工作中的主要做法汇报如下：

一、加强组织领导，健全信息调研工作网络

信息调研是领导决策的重要基础和依据，也是领导了解情况、指导工作的主要手段和渠道，在税收工作中起着十分重要的参谋和助手作用。为此，我局领导非常重视税务信息调研工作，将其作为税收工作的一项重要内容，列入重要日程：一是加强领导。专门成立了信息工作小组，主要领导亲自抓，一名副局长具体负责，办公室文秘人员具体操作实施，全局形成了有人管、有人抓、有人干，一级抓一级，层层抓落实的信息调研工作格局，保证了税务信息调研工作的顺利开展；二是健全网络。税务信息来源于税收工作的各个环节，要全面及时的反映工作中的新问题、新经验，单凭办公室专职信息调研人员孤身作战很难实现，为此，我们十分注重信息调研工作网络建设，在每个科室、每个分局、税务所都确定一名文字基础好，业务比较精通、有事业心、责任感的业务骨干作为兼职信息调研员，组成一支遍布全局不同岗位、不同环节，由30多名人员组成的信息调研工作队伍，全面及时的向办公室提报各类信息调研材料，确保了税务信息调研工作的全面性、时效性；三是严格目标管理，完善奖惩机制。为充分调动基层各单位信息调研工作积极性，我局把信息调研工作作为奖分项目纳入各单位目标责任制考核，制定了单独的《信息调研考核办法》，实行奖分和扣分双重考核，规定机关各科室、各基层单位每月至少上报两篇有价值的税务信息，每季度至少被局办刊物《xx地税》采用一篇，每半年至少上报一篇调研文章。半年、年终考核时，完成报送和采用指标的，得基本分；完不成报送和采用基本数量的，予以扣减单位目标管理考核相应分值；对各单位报送的高质量、有价值的信息及调研文章，经市局推荐上报并被上级采用的，根据采用级次，作为特别加分项目在目标管理考核时予以加分奖励。被上级采用的信息、调研文章，还按照采用级次和应得分值，每篇给予100到2000元的经济奖励，从而激发了全局干部职工的信息写作积极性和主动性，在全局形成了人人动手写信息、搞调研的浓厚氛围。

这些措施极大地调动了各单位和广大干部信息调研工作的积极性，广大干部在做好各项日常工作的同时，积极采取措施，加强调查研究。据我们了解，去年我局有70%以上的干部职工在工作之余坚持写信息、搞调研，既促进了工作的开展，又大大提高了全局的信息调研工作水平。

二、强化工作措施，提高写作水平

为提高信息调研工作人员的写作水平，工作中，我们主要从三个方面入手，不断强化工作措施：

一是创造良好的信息调研工作条件。搞税务信息调研工作，除了扎实的文字基本功，还要求工作人员了解实情，掌握情况，这样，写出的信息、调研文章才会具有针对性和实效性。为给信息调研工作人员创造良好的工作条件，从市局到各基层单位都规定信息调研人员可以列席各类重要会议，阅读重要文件，使其能及时了解上级的方针、政策和本单位、本部门的领导思路、工作动态及工作措施等。各单位还在力所能及的情况下，尽力从工作上、生活上、政治上为他们解决实际困难，着力为信息调研工作创造良好的工作环境和条件。局领导还带头开展调研活动，经常深入基层，加强调查研究，撰写调研文章。去年，局党委四名成员共撰写调研文章四篇，有三篇被xx市局《xx地税调研》采用。局党委书记、局长xxx同志的调研文章《xxxxxxxxxxxxxxxxxx》还被省局《xx地税》杂志采用。局领导还经常就一些全局性的重要信息及调研课题为办公室人员出题目、提要求，并亲自动手修改稿件，极大地调动了干部的写作积极性。

二是搞好培训指导。市局办公室根据各个阶段地税工作的中心任务和上级各部门的要求，定期编写信息调研提报要点，及时布置调研课题，出题目，提要求，指导基层信息调研员有的放矢的开展信息调研工作。据统计，去年以来，围绕阶段性工作重点，办公室共编发信息提报要点六期。特别是第四季度，针对组织收入面临的严峻形势，办公室及时编发信息调研工作要点，要求各单位集中提报强化组织收入措施的工作信息，并在《xx地税》开设专题进行交流，及时推广各单位的工作经验和做法，为确保收入任务的完成起到了一定的促进作用。为提高信息调研文章的写作水平，局办公室人员经常向市局专业人员学习请教，了解上级信息需求动向和写作技巧知识。对下，通过以会代训、办培训班等形式，定期组织基层兼职信息调研员开展培训辅导，并就近邀请地方市委、市政府办公室信息调研工作人员举办专题讲座，从而促进了全体工作人员业务素质和写作水平的提高。

三是加强协调联系。税务信息调研工作涉及面广，特别是有些综合性信息，单靠一个部门、一个科室很难全面、完整的反映出来。为此，在信息工作中，我们充分发挥办公室的中心地位和作用，在搞好信息分类整理、归纳提报的基础上，对一些涉及部门多、撰写单位难以全面掌握情况的综合信息，分管领导和办公室出面联系协调。对一些重要信息，办公室还组织协调相关科室深入调研，共同研究、整理，确保及时、全面的报送。

三、突出工作重点，提高信息调研质量

税收工作每天都会产生大量的信息，一篇有价值的信息或调研在帮助领导决策、提高工作水平等方面往往能够产生事半功倍的效果，这就需要在信息调研工作中注意突出重点，有的放矢，不断提高信息质量。在信息调研工作中，围绕提高质量，我们重点抓了三点：

一是抓重点。即围绕某一时期的税收工作重点，想领导之所想，急领导之所急，及时将领导或上级正在抓的主要工作进行搜集整理和提报，促进工作落实。去年以来，围绕省局、市局提出的深化社会综合治税，进一步强化税源控管的工作要求，我局积极探索行之有效的工作措施，从建立五项制度入手，加强与相关部门的工作配合和信息交流，不断拓宽综合治税领域，推动综合治税工作向纵深发展，取得了明显成效。我们根据这一情况，及时撰写了《xx地税局落实五顶制度深化社会综合治税》的工作信息，很快被市局、青岛市政府和省局采用，在市局召开的税收征管工作专题会议上，我局还作了经验交流。

二是抓热点、难点。即及时反映税收征管工作中各级领导普遍关心的热点、难点和问题，让领导了解情况，为各级领导正确决策提供参考依据。去年以来，国家为促进农民增收，出台了一系列涉农税收政策，这些政策的执行落实，既是社会关注、农民关心的热点，也是税务部门的工作重点。为使各级领导及时了解政策落实情况，我们结合工作实际，及时上报了《xx地税局落实涉农税收优惠政策》的信息，先后被市局、省局、xx市政府、xxx市政府采用，收到了良好的社会效果，也有力地促进了这一工作的开展。税收服务历来是社会各界和纳税人关心的热点。去年以来，围绕优化税收服务，我局在加强税收宣传、提高工作效率和服务质量等方面做了大量工作，我们及时进行整理成信息上报，先后被省局、市局、xx市政府和xxx市委、市政府采用，受到了各级领导的充分肯定。

三是抓亮点。即反映本地在全局工作中的闪光点及能起导向作用的情况，及时将本单位的创造性工作经验提报上去，推动面上工作的开展。如去年以来，针对当前涉外税收征管难度较大、偷逃税现象比较普遍的实际情况，我局从完善外籍人员登记、加强与公安部门协作、实行税收约谈等制度入手，强化外籍人员税收管理。通过税收约谈，有33名外籍人员主动申报补缴个人所得税87.4万元。我们将这一做法整理成信息上报后，很快被市局和xx市政府采用，市局对我局加强涉外税收征管的做法予以充分肯定，以文件的形式在全系统进行了推广。在此基础上，我们又协调综合科和辖区内涉外人员相对集中的基层单位，进一步展开调研，就当前外籍人员税收管理工作，撰写了《浅谈外籍人员申报纳税中存在的问题及征管对策》的调研文章，被市局《xx地税调研》采用。

篇8：办公信息管理系统

关键词：信息化办公,OA办公系统,医院管理

0 引言

随着办公自动化系统的普及,电子化、数据化的办公方式已进入越来越多的企事业和政府单位,信息化的办公系统在单位内部编织起一套高效、畅通的信息互联体系,极大推动了企事业单位生产力的发展。但传统的应用系统由于受限于办公地点,这种局限性使得员工离开了办公室,就无法完成工作。而移动信息化的出现,使得信息化应用摆脱了对固定的办公场所、固定的办公配套设备、固定工作时间的依赖,打破了这些时空上的信息束缚限制,将信息化无缝延展到每个人手中,方便人们随时随地处理办公事务,弥补了传统信息化体系的接入死角。

近几年,医疗行业信息化方面正在逐步走向成熟,并形成了一定的规模。医院要想取得更大的发展,就必须最大地运用电子信息网络技术,提高医疗管理的技术水平,才能够创造较好的经济和社会效益,在激烈的市场竞争中立于不败之地。OA办公平台将现代化办公和计算机网络功能结合起来,对医院管理具有极大的推动作用。

1 医院OA办公系统的主要功能

1.1 信息发布

信息发布模块主要应用于医院各科室发布公告和新闻以及上传卫生局的公文。图1为我院OA办公网界面。

1.2 日常办公流程管理

日常办公流程管理模块是医院OA办公系统的最重要的组成部分。本院在这部分模块使用前,做过详细的调研,了解各科室日常办公流程及所需的全部表单。系统中院办主要工作流程包括:发文、请假、用印、文件传阅。医务科主要工作流程包括:请示、呈批件、报表(会诊记录、绿色通道、特殊患者上报等)、各科室工作量统计上报(主要是医技、血库、细菌室、手术室、介入室等)。物资科流程包括:发邀请函、呈批件、报表上报(包括账目、支出等)。护理部流程包括:文件收发、申请、批阅。预防感染科主要工作流程:申请、下发文件或公告。总务科主要工作流程:发送报告。在待办事宜中查看未办理的工作,已办事宜中查看办公流程到达的环节,整个流程结束后工作流程在办结事宜中显示。日常办公流程的顺利实现需要各临床科室和各行政科室提供表单和流程走向,由信息科人员将表单和流程写入OA办公网。OA办公系统具有短信平台接口, 可以通过电信的短信平台, 及时把信息传递到工作人员的手机。

1.3 会议管理

该模块的主要功能是实现全院会议的管理,用户申请使用会议室,管理人员根据申请时间安排会议室的使用。用户可以查看会议室预定情况,并且可以在主页上看到今日所要举行的会议。

1.4 我的助手

该模块是实现日常办公所需要的功能,主要包括:列车时刻查询、公交线路查询、法律法规查询、英汉查询、万年历查询等。

2 OA办公系统的应用

(1)OA办公系统能够为医院的信息化管理提供有效的安全保障,具备完善的身份认证、访问控制、日志管理、系统审计、数据加密等安全保密机制,保证网络系统、主机系统和应用系统的安全,为医院办公应用提供全面的安全保密防护。

(2)OA办公系统在功能和界面上贴近医院办公人员的日常办公习惯,功能模块和功能按钮的说明定义清晰、命名直观,达到了简单易用、提高工作效率的目的。

(3)我院OA办公系统采用可平滑扩展的系统硬件体系结构、开放式的系统软件平台、模块化的应用软件结构,系统在处理能力和业务功能方面可灵活扩充,并可与其它系统进行无缝集成。这为OA办公网与lis、his等系统的连接提供了必要的条件。

3 结语

OA办公自动化系统的实施,可以使医院内部的人员跨时间、跨地点协同工作,同时使信息的传递更加快捷、方便,从而极大地改善了办公条件,提高了工作效率,促进了医院的信息化发展。当然系统也具有更大的优化空间,比如OA办公网与LIS(Laboratory Information System,实验室信息管理系统)、HIS(Hospital Information System,医院信息管理系统)、电子病历的接口等等。通过不断升级,相信未来的OA系统在医院管理中将发挥更大的作用。

参考文献

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[3]叶永斌,曹坤,邱永进.OA系统在医院管理中的应用与思考[J].浙江省台州医院,2010(5):467-468.

[4]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军医,2009(3):539-540.