秘书职业道德研究

秘书职业道德研究（精选十篇）

秘书职业道德研究 篇1

1 职业生涯理论

在日常生活中, 我们常常听到“生涯”一词, 如:“艺术生涯”、“戎马生涯”、“学术生涯”等说法。《辞海》对“生涯”一词的定义是:指从事某种活动或职业的生活。职业生涯不是简单地等同于找工作, 或者与工作有关, 而是贯穿于一个人从出生到死亡的全过程的职业选择。目前国内外较为认同的职业生涯选择及管理理论为“特质—因素”理论和人格类型理论。

1.1“特质—因素”理论

该理论由美国著名职业指导之父帕森斯提出, 被认为是最悠久的职业生涯理论。它的的核心是强调人与职业之间的匹配, 其理论前提是:每个个体具有许多相应的特殊的性质, 特定的职业与每个特殊的个体间相关联, 不同的职位只有配备了相关的人员才能取得成功。职业成功的可能性依赖于个性特征 (自身条件、天赋、志向、资源、能力、兴趣、限制条件等) 与工作要求 (薪酬水平、发展前景、成功要素、优缺点以及晋升机会等) 配合的紧密度, 紧密度越高, 职业发展取得成功的可能性越大。

1.2 人格类型理论

人格类型理论 (Personality Type Theory) 是美国约翰·霍普金斯大学心理学教授、著名的职业指导专家霍兰德于20世纪60年代创立的, 这是在特质—因素理论基础上发展起来的人格与职业类型相匹配的理论, 吸取了人格心理学的重要概念。他的观点认为职业选择是个人人格的反映和延伸。霍兰德将人格类型划分为现实型、研究型、艺术型、社会型、企业家型、传统型六种。他强调每一种特定人格类型的人, 便会对相应职业类型中的工作或学习感兴趣, 而现实中上述人格类型的六种存在与之相对应。在工作中, 人们无论在怎样的职业环境中, 试图寻找那些符合自身发展规律, 积极地施展自己的才能和技艺, 试图表述他们的态度和价值观的使命和任务, 并能很迅速而且愉快地完成它。通常人们理解为:当人格类型与职业环境协调一致时, 就会产生更高的工作满意度和更高的工作绩效。

2 高校教学秘书工作的现状及问题

2.1 能力不足与资源浪费

据统计, 高校教学秘书队伍中约有90%的人是非教育学相关专业毕业的, 他们大多是“一出校又进校”, 即多为应届毕业生, 且本科学历者占了近85%。这支教学管理队伍在专业上没有经历过教育学相关理论知识的系统学习, “学校对学校”的职业选择也使他们缺乏一定的教学经历和教学管理经验, 再加上学历层次偏低, 虽然拥有一线大量的教学资源, 如课程资源、学生资源等, 但每日疲于应付繁杂的日常事务性工作, 无瑕也无能力将这些有效资源整合应用到教学改革研究与教学管理研究中。随着高校教学改革不断深入, 专业方向不断拓宽, 办学层次不断增加, 教学秘书工作量也在不断增大, 教学研究所需的时间与能力都处于不足状态, 于是出现了教学资源闲置、浪费的现象。

2.2 一职多能与权责不清

按照高校教学秘书岗的岗位职责描述, 教学秘书是各系、部、室承担教学管理工作的专职人员, 在系、部主任直接领导下和教务处业务指导下开展各项教学管理工作。它作为学校最基层、最繁琐、最辛苦的教学管理者, 涉及教学、教务、教师和学生的方方面面, 时效性强, 工作量大, 极容易因失误而引发教学事故。然而, 由于目前多数高校的教学秘书岗设在二级院系内, 教学秘书与系秘书岗位往往混合在一起, 工作职责的界定变得相对比较模糊, 这也就使得教学秘书除了要承担日常的教学管理工作之外, 还要承担许多行政事务, 有时甚至需充当“救火员”、“话务员”或“跑腿”的角色。无形中加大了教学秘书的工作量, 也影响了教学秘书的工作效率及工作成效, 长期以往势必影响教学工作的顺利开展和教学管理的纵深化发展。

2.3 职业倦怠与培养真空

就目前而言, 一方面, 高校中的多数人均认为教务管理工作是简单的, 它被定位于接电话、印发文件、开会记录等, 是不需要进行脑力劳动的“经验型”事务性工作, 只有低水平、没有教学能力的人才从事教学秘书工作, 因此从客观环境上, 很大程度地忽略了教学秘书在基层教学管理工作中所发挥的重要作用。另一方面, 从教学秘书队伍自身来说, 终日被事务性工作缠身, 教学管理提升的空间不足, 又由于工作岗位的特点, 工作价值的可显性很低, 取得的成绩难以得到公正的评价和认同, 久而久之, 便产生出一定的职业倦怠感, 影响了教学秘书自身对岗位工作重要性的正确认识。当然, 也有部分高校已经认识到教学秘书队伍建设的重要性, 但却缺乏配套的培养计划与措施, 缺乏明确的培养目标和激励机制。职业倦怠与培养真空成为影响高校教学秘书队伍发展的瓶颈。

3 高校教学秘书的成长路径探索

3.1 合理选人与适度用人

从高校教学秘书岗位的主要工作范畴来看, 教学管理工作总体可分为两大类:一是教学管理、二是教务管理。教学管理涉及:人才培养方案修订、课程设置及学期排课、各类申报书填写、总结计划撰写、实践实训课程的设计与管理等, 它属于教学管理中的高层次管理, 需要一个比较安静, 利于思考的工作环境。而教务工作涉及:教师工作量统计、教室编排调控、日常调课补考管理、学生考务统计管理等, 相比而言, 较细微、繁琐, 需要细致处理、认真核对。而两项工作都需要时间、精力的大量投入。随着我国高等教育的快速发展, 系务、教务工作量正在不断增加, 为了保证系部各项秩序的正常进行, 教学秘书大多只能把时间投在日常繁杂的教务工作中, 放弃或暂时停止需要思考提升的教学改革创新工作。所以, 笔者认为, 有条件的高校应将教学、教务工作分开, 明晰权责, 根据各自工作岗位的特点合理选人与适度用人, 人尽其才, 将平凡的工作演绎出不平凡。

3.2 建立统一的管理机构

众所周知, 一支统一管理的队伍才有竞争力可言。目前教学秘书队伍管理的现状是:表面多头管理, 实际无人认领。为了建设稳定的教学秘书队伍, 保证教学管理的质量, 笔者认为, 一定要确立一个统一的管理部门, 制定明确的教学秘书职能范围, 并建立公平、合理的培训机制, 全面负责教学秘书的管理、考核及培训提升。通过定期开展教学秘书之间的交流与学习活动, 提高教学秘书的基本素质, 增强教学秘书归属感。

3.3 制定规范合理的培训体系

从教学秘书的工作职责及笔者自身的工作经验来看, 合理规范化的培训体系至少应包含以下五方面内容:

(1) 沟通协调意识的培养。沟通协调意识是高校二级学院教学秘书必须具备的基本意识。它具体体现在:工作中要有良好的人际关系, 要有为人所接受的组织能力和较强的亲和力。教学秘书作为教师、学生、系部、学院各行政单位沟通的一座桥梁, 必须增强沟通协调意识, 培养善于分析和处理各种错综复杂关系的能力, 只有这样才能辅助院校领导处理好学校各种矛盾, 调动一切积极因素, 形成和谐有序的教学管理工作局面。

(2) 管理能力的培养。管理是一门科学, 也是一门艺术。高校教学秘书岗位虽然位微言轻, 但却是众多教学管理事务的发起者、组织者和落实者, 过程管理显得极其重要。高校教学秘书必须不断丰富自己的管理学知识, 掌握先进的管理理念和方法, 科学地配置和运用各种相关资源, 要具备点面兼顾的计划能力和运筹帷幄的调度能力, 提高办事的效率, 保证管理效果。

(3) 写作与表达能力的培养。高校教学秘书是领导的“笔杆子”, 要替领导起草各类教学管理文件, 同时作为各级工作的协调纽带, 需要经常开会, 发表讲话、演讲, 因此高校教学秘书还必须具备良好的书面表达能力和口头表达能力。

(4) 职业意识的培养。高校教学秘书职业归属感不强, 职业意识较弱, 其工作的紧迫感、危机感和责任感不强, 一定程度上也影响了工作质量。笔者认为, 要强化教学秘书的生存压力意识, 促使其形成自我激励、自我约束、自我完善和自我发展的良性循环机制。鼓励他们有针对性地出去进修, 或通过参加在职研究生学习、网络学习等, 开阔视野, 更新、补充和拓宽原有知识, 培养自身的职业自豪感。

(5) 建立配套的激励机制。高校教学秘书与教师相比, 工资、津贴及培训深造的机会都比较少, 导致其对发展前景缺乏信心, 对本职工作缺乏主动性, 整个教学秘书队伍的素质和业务水平与师资水平无法保持动态平衡。由此可见, 建立柔性的多元激励机制势在必行。笔者认为, 应为教学秘书制定科学合理的职业发展规划, 将教学秘书当前的工作及未来的个人发展与学校未来美好的前景联系起来, 激励教学秘书认真做好各项工作, 并及时给予表彰奖励。与此同时, 搭建平等交流平台, 给予教学秘书队伍一定的情感帮助, 如:了解他们的愿望和困难, 帮助他们解决现实问题 (如职称评定、待遇低的问题) , 激发教学秘书在工作和思想上与学校患难与共的积极态度, 使教学秘书能够以一种积极向上的心态, 情绪高昂地投入到教学管理工作中。

总之, 随着我国高等院校教育事业的迅猛发展, 教学管理工作的流程规范化、院系两级层次化及管理内容纵深化的发展趋势越来越明显, 基层教学秘书工作队伍的培养与应用已成为高校教学管理工作良性循环发展的关键所在。只有重视此项工作岗位, 从职业生涯规划理论角度鼓励教学秘书探索教学改革与教学管理, 充分发挥他们的主观能动性, 增强其对教学管理工作信心、细心、耐心、热心与责任心, 全面提升教学秘书队伍的综合素质, 才能有效促进高校教学管理工作迈上新台阶。

摘要：教学秘书队伍是高校教学管理中的一支最基础的队伍。本文从职业生涯理论出发, 结合一定的工作经验及体会, 深入探讨高校教学秘书的职业成长路径。

秘书职业道德研究 篇2

【摘要】新形势下企业发展模式的转变对秘书提出了新的挑战，提升其文化软实力成为推动秘书职业发展和企业文化建设的必然要求。本文从文化软实力、秘书职业素养、职业发展等方面对近年来相关国内外文献研究现状进行归纳总结，以期为秘书学研究提供参考。

【关键词】文化软实力； 秘书 ；职业素养 ；综述

对文化软实力的研究最早出现于2004年，2008年以后逐步增多。2004-2016年，对文化软实力的研究文献共有6400多篇，硕博论文192篇，这其中大部分是针对“文化软实力”这一概念的研究、国家文化软实力的整体研究，细化研究相对较少。2006-2016年对企业文化软实力的研究文献有282篇，硕士论文3篇，主要集中在对文化软实力与企业核心竞争力之间的研究，企业从业人员的研究目前欠缺。对秘书文化素养相关的论文从2002-2016年有102篇，其中主要是对秘书人员的传统文化修养、文化底蕴、跨文化交际能力等的研究。2001-2016年，对秘书职业发展的研究有26篇，主要针对秘书职业的整体发展趋势、高校教学秘书职业发展的研究较多。从以上数据说明，目前国内外对文化软实力的研究主要集中在国家整体层面、城市建设、教师等职业群体，专门针对企业秘书人员这一职业群体的文化软实力与职业可持续发展的理论研究和实践论证欠缺。通过对相关文献的分析，国内外专家学者主要从以下几个方面对文化软实力和秘书职业可持续发展进行研究：

一、国内研究现状

（一）关于“文化软实力”的研究。第一，与文化软实力定义相关的研究。文化软实力的概念虽然兴起于国外，但近年来国内研究逐渐丰富，王沪宁写的《作为国家实力的文化：软权力》著作中首次介绍了约瑟夫?奈的“软实力”概念；贾磊磊从资源的角度来对文化软实力进行研究，他认为文化软实力是在文化领域之中具备感召力，凝聚力、吸引力以及影响力的一些文化资源；阎学通认为软实力是一个国家内部与外部的总政治动员的能力，是内部和外部的综合；张兆娟在她的著作《软实力：中式成功领导品质》一书中将软实力分为意志力、应变力、影响力、洞察力、领导力、决策力、亲和力以及传统国学八个部分。这些比较有影响力的著作无一不说明文化软实力的研究很有必要。第二，文化软实力的构成要素和提升路径研究。吴桂韩认为文化软实力要重视先进价值观的建设与社会主义制度的建设。李冉分析了我国的文化软实力目前建设的现状以及提升文化软实力的战略构想。赵军在《加强文化软实力建设是重要的国家发展战略》著作之中阐述了建设文化软实力的意义：“一是增强中华民族凝聚力与国家创造；二是维护国家的文化安全；三是树立国家的形象。”有英在《中国文化软实力建设评述》中指出重视中国传统问题在提升中国文化软实力路径中的重要作用。涂可国在《试论中国文化软实力发展的现状、问题及其对策》著作中提出：“文化软实力是构成了综合国力，它是硬实力的重要条件，同时有利于保证社会的稳定”。路郁廷在《我国文化软实力的发展战略》这篇著作中提到：“我国文化软实力的建设需要注重坚持科学发展战略与自主创新战略。”

（二）关于秘书文化素养的研究。第一，对秘书文化素养构成要素的研究。潘斌军杨晓宇《秘书文化素养浅析》中对秘书文化素养从传统文化积累、尊重个人价值追求、重视德性修养、具有超功利的价值取向、具有终极关怀等10个方面进行了阐述。李丽洁在《论秘书职业的文化内涵》文化的记录者、传播者文化的创造者的角度认为秘书工作在中国是经历了几千年文化积淀并浓缩着高度人文精神的、具有厚重文化内涵的职业。并从善于思考，富有谋略；知识广博、视野开阔；具有高尚的道德情操三方面对秘书文化素养进行了分析。第二，对秘书文化素养提升路径的研究。章玫平在《推进秘书职业专业化完善专业培养体系》中在加快秘书职业专业化进程的对策中提出要“加强秘书职业文化建设，提升从业人员素质。张天霞在《现代企业文秘的人文素养及其语言艺术美初探》中从提升语言艺术美的角度探讨了如何提升秘书人文素养。杭建伟在《苏南高职文秘专业学生吴文化素养培养刍议》中认为可以从开设当地传统文化课、校园文化渗透等方面提升文秘专业学生文化素养。

（三）关于秘书职业发展的研究。第一，关于企业对秘书职业能力要求方面的调查。如贺军的《秘书人才市场需求调研及启示》，从外在条件、知识技能、经验要求和待遇高低等方面对企业对秘书人才的需求分析了人才市场对秘书职业的要求规律。如张斌的《论镇江市秘书专业人才质量需求的变化与文秘专业教学改革的方向》，对秘书专业的市场需求、就业方向以及各行业对秘书专业人才的知识结构、专业技能、综合素质等方面的要求进行了调查。周扬莉《提升文秘专业学生综合素质势在必行――来自 30 家企业单位的调查报告》中提到在对企业文秘岗位资质KSAO要求分析中，除强调文秘人员专业知识、相关辅助知识、专业技能培养的重要性外，更注重文秘人才综合素质中职业关键能力和素质培养两方面的培养。第二，关于企业秘书职业化发展的研究。原霞在《企业管理中秘书的角色定位分析》中从参谋助手、桥梁作用、合作与沟通三个方面分析了现代企业秘书角色的定位。郭建庆认为，秘书职业化包括三层含义：职业精神、专业技能、行为规范。王凌在《秘书人员胜任特征研究》中从服务对象多元化、秘书主体商务化、知识技能专业化、劳动价值商品化四个方面分析了现代秘书职业的特点。张蕾在《秘书职业教育如何适应社会发展需求的几点思考》中，指出随着我国改革开放的深入，秘书职业发展趋势由“从政型”模式向“从商型”模式转化，在秘书教育中要拓展秘书专业的宽度，她建议把中文秘书、企业秘书、商务秘书及涉外秘书融为一体，使学生成为掌握综合技能的通才式秘书。

二、国外研究现状

（一）关于“文化软实力”的研究。第一，在文化软实力的概念研究方面。1990 年，约瑟夫?奈提出文化软实力概念，他将综合国力划分为硬实力和软实力两种，自此文化软实力研究才出现。约瑟夫?奈在《变化中的世界力量的本质》《软实力》等后续著作中进一步分析了软实力的概念。在《中国软实力的兴起及其对美国的影响》这篇文章中，他认为中国的软实力有很大增长，但是中国的软实力与美国的软实力不存在矛盾，相较之下美国处在优势，中国处在劣势。威廉?欧文斯在《信息时代的力量与相互依存》《信息时代的国家利益》等文章上描述了文化软实力的内涵，认为在信息时代，软实力比硬实力更加重要。第二，在文化软实力的提升路径方面。田丈志和托马斯?莫洛伊等认为文化软实力是源于教育。优质的教育资源吸引精英，这些精英是思想文化的传播者与培育者。印度学者阿米特库马尔吉塔在他的文章《印度软实力及海外侨民述评》中阐述印度软实力提升务必充分发掘印度传统文化的精髓。文化软实力的提升源于传统文化。基恩以及新加坡学者彭二林在其专著中都认为文化软实力是源于国际社会中的一些具备优势的优秀文化而?a生。这些学者们都认为提升国家文化软实力是值得肯定和提倡的。

（二）?P于秘书职业发展的研究。第一，在秘书职业的教育培训上实现了标准化。欧美发达国家的秘书职业在20 世纪五六十年代已经成为一个独立的职业阶层。针对这一群体的职业教育体系发展非常完善。比如美国的秘书教育细分为助手型、通用型和社会型秘书。德国秘书教育相对分为低级、中级、高级三个阶段。法国则确立了“全力培养从秘书做起的管理国家的人”的教育目标。美国、德国等秘书对职业化的秘书工作都有详细的职业技能标准。第二，在秘书职业的人文素质方面，国外格外重视，例如职业修养、职业个性、职业道德等既在单独的课堂教学中分类实施也在秘书职业的具体实践中落实。此外，还特别把秘书职业人文素质标准同秘书职业培训和职业合格证书考试结为一体，具有针对性、层次性和可行性。

三、结语

以上国内外文献关于文化软实力、秘书职业发展的研究，为企业秘书文化软实力的提升及对职业可持续发展的作用研究提供了必要的依据和借鉴，富有创造性和学术价值，但这些研究成果存在一些不足和局限性，表现在：一是就目前文秘研究而言，秘书的职业分领域研究缺乏细化。例如对党政机关秘书与企业秘书的分别研究、对某一类具体行业的某一种秘书岗位的研究等，这让秘书工作整体研究缺乏说服力。二是随着全球经济一体化的进程以及中国经济进入新常态阶段，企业的发展模式正在发生变化，对在新的社会政治经济形势下秘书职业可持续发展的变化的研究比较欠缺。三是对新时期企业秘书在文化软实力这一领域的内涵和有针对性的提升途径没有系统的研究。四是文化软实力的概念提出后，国内外学者对文化软实力的研究偏向在国家竞争力、城市竞争力、行业竞争力等方面，针对某一职业群体如企业秘书的文化软实力提升及对这一群体的职业可持续发展的作用的研究欠缺。

【参考文献】

秘书职业道德研究 篇3

关键词：行政秘书；教学秘书；职业倦怠

职业倦怠是指个体在高强度工作下产生的一种身体和心理过度疲劳与耗竭的心理状态，在各个行业都会表现出来。在地方本科院校的工作中，行政秘书和教学秘书的作用非常重要，二者在工作中产生职业倦怠将极大影响学校管理的效率和质量，制约整个学校管理水平的提高。

本文通过对地方性本科院校行政秘书和教学秘书这一特殊群体的研究，探讨他们产生职业倦怠的原因，提出可行的解决策略，缓解他们在工作中的倦怠情绪，以引起学校高层对行政秘书和教学秘书的重视，提高教学管理的效率和质量。

一、职业倦怠的表现

在实际工作中，高校秘书队伍的职业倦怠主要表现在以下三个方面：

1.缺乏工作热情，办事效率低下

有些行政秘书和教学秘书不能正确认识自己的工作，看不到工作对学校管理的重要性，总觉得管理工作干多干少一个样，一味地应付工作，这种消极情绪严重影响了他们的工作热情，使他们缺乏工作的动力，办事拖沓，工作效率低下。

2.避重就轻，推诿责任

秘书队伍处在学校行政工作的底层，学校的大小事情都离不开他们，事务繁多，工作繁重。因此，对一些责任过重的工作，有些人是能推就推，能少干就少干，谁也不愿意负责任，总抱着得过且过的心态。

3.心理失衡，情绪化严重

有些行政秘书和教学秘书在工作中经常受到领导的批评和指责，这使得他们对工作的热情减退，产生烦躁的情绪，在接人待物的过程中情绪变化无常，忽冷忽热。这种情绪化的状态会极大地影响学校的管理工作，造成不良影响。

二、职业倦怠的原因分析

高等教育发展到了大众教育阶段，为缓解重点高校超负荷招生的窘境，地方性本科院校应运而生。随着时间的推移，地方高校在管理方面存在的问题越来越凸显出来。行政秘书和教学秘书出现职业倦怠是其中之一，究其原因主要有以下几个方面。

1.工作量大，负担重

地方性本科院校的发展历史一般都伴随着升本、合并和规模的扩张。地方性本科院校为了保证教学质量这一核心工作目标，往往对行政管理人员一再压缩精简，使行政秘书和教学秘书的日常工作内容过多，加之学校处于上升转型阶段，行政教学管理任务环环相扣，工作量巨大非常繁重。在地方性本科院校发展的过程中，社会和家庭对院校的期望值增高，这使学校对管理工作的要求更加苛刻，对秘书的素质要求越来越高，造成秘书的工作量不断加大。

2.报酬不对等，待遇不公平

在地方高校的各项工作中，行政秘书和教学秘书的工作任务繁重，工作强度、工作压力比一般的行政人员都要大，但是收入微薄，与同级别的其他岗位相比相差甚远，而且职称的晋升也是困难重重。在地方高校中，大部分的行政秘书和教学秘书都属于行政编制，不属于教师编制，因此在职称的评定和职务晋升时，一般都参照科层职务管理模式，这种模式无视高校与纯行政单位人员构成上的巨大不同，无视学历层次与知识结构的差距，使行政秘书和教学秘书的职业发展处于无人理会和关心的窘境，其工作的积极性大打折扣，严重影响了工作的效率。

3.服务对象多元，工作事务繁杂

行政秘书和教学秘书处于学校管理的最基层，在学校的工作中，既要执行领导下达的各种任务，也要衔接学校各个业务处室的工作，有时还要直接面对学生。尤其教学秘书需要经常和学生打交道，为学生提供服务。但是由于教学秘书数量有限，服务对象众多，且事务非常复杂，往往出力不讨好，很难看到工作的实际成效。所以，当巨大付出与回报不成正比时，就会打击行秘书工作的积极性，挫伤他们的工作热情，使他们产生抵触情绪和对立情绪，影响学校的管理工作。

4.社会地位不高，位置尴尬

行政秘书和教学秘书是学校管理队伍重要的组成部分。行政秘书负责学校工作的上传下达，起着重要的沟通桥梁作用。教学秘书在院系的日常教学工作中充当监管者的角色。行政秘书和教学秘书除了监督别人，自己也受别人的监督，在许多事情的处理上没有发言权，时时处处看领导的脸色，在学校管理队伍里面他们是最底层的，在许多人的眼里他们都是可有可无的，社会地位低下，位置十分尴尬。

行政秘書和教学秘书在处理日常事务时，一定要谨慎小心，不能出半点差错，一旦有意外事情发生就会被定性为教学事故，因此高校秘书职业还是一个只有危险、没有好处、容易引发教学事故的高危职业。日常工作中，他们战战兢兢、如履薄冰，焦虑情绪非常严重。

三、消除职业倦怠现象的对策

1.制订相应的规章制度，加强学校层面的干预

在地方性本科院校中，为了体现公平以调动秘书群体的工作积极性，学校应进行适当干预，这是非常有必要的。学校应该深入实际，在福利待遇、晋升制度、培训与教育等方面制订一系列的规章制度，切实保障他们的权益。此外，学校还要时时处处关心他们的生活和身心健康，以增强行政秘书和教学秘书在地方性本科院校中的归属感，从而缓解职业倦怠。

第一，分流工作任务，适当减轻秘书的工作压力。地方性本科院校快速扩张，但是用人机制上过分精简，使管理人员的数量远远滞后于学校规模扩大的需要。地方性本科院校的行政秘书和教学秘书工作量是重点高校的几倍，工作量巨大。扩招前和扩招后，学校的规模和学生人数不可同日而语，行政机构一再细化，但是秘书的人数很少增加。为了完成任务，在工作中他们不得不经常加班加点，长此以往不仅严重影响学校的教育和教学管理质量，而且损害他们的身心健康。因此在分配任务时要抓重点，好钢用在刀刃上，对一些不太重要的事情可以向各个院系分摊，分流工作任务，聘请学生辅导员分担，适当减轻工作压力。

第二，加强人文关怀，营造和谐的工作环境。地方性本科院校过分强调规模效应和低成本办学，而对教职工的人文关怀上表现不够。人力资本是地方性本科院校的办学基础，行政秘书和教学秘书的能力素质对地方性本科院校的教学管理有着重要的影响。为防止人力资本成为“木桶效应”中的“短板”，地方性本科院校应该充分关心行政秘书和教学秘书的生活和身心健康，要从实际出发为他们提供一个相对宽松的工作环境，关心他们的生活，想方设法为他们的生活提供帮助，使他们心情愉悦的工作。在工作之余，学校要充分发挥工会的作用，开展各种丰富多彩的业余活动，组织多种多样的教职工比赛，使他们的紧张情绪得到缓解。

第三，同工同酬体现公平，提高秘书的福利待遇。多劳多得，少劳少得，公平公正是社会主义价值观的重要组成部分。学校在管理过程中，应该在公平公正的基础上，制订具有激励作用的薪酬管理制度和奖评制度，使他们在工作中看到希望，这样才能充分地调动行政秘书和教学秘书的工作积极性，以饱满的热情投入到工作中去。

第四，特事特办，完善职业晋升制度。制订合理的晋升制度是地方性本科院校缓解行政秘书和教学秘书职业倦怠的重要途径之一。在制订秘书职业晋升制度的过程中，学校应当根据自身的特点，从实际出发联系地方学校的具体情况，参考行政人员职务评审的相关文件政策，特事特办。制订出的晋升政策，对行政秘书和教学秘书的职业发展给出明确的指引，使他们能看到自己未来的美好前景，调动他们的工作干劲。国家或省级的评职评审，在条件要求上较高，地方性本科院校可针对行政秘书和教学秘书的职业特点，提供优惠政策，制订校级的评审机制，对那些职务晋升无望的工作人员也是一种激励，使他们能安心工作。

2.加强自身修养，消除职业倦怠

在高校的秘书队伍中，秘书的工作艰辛是客观存在的，要真正做到按劳分配尚需很长时间的努力。在学校干预的基础上，秘书群体还应该不断加强自身修养，进行心理调适，以积极的心态和乐观的情绪面对自己的工作，提高工作效率。因此他们从自身出发进行心理调适就显得尤其重要。

与行政单位的秘书相比，高校群体秘书是事业编制，工作量相差不大，但晋升机会很少，他们长期从事各种各样事务性工作，难免出现工作上的差错，经常受到领导的各种批评和指责，付出和回报相差甚远，渐渐地就会对自己的工作产生怀疑，产生倦怠情绪。因此在日常工作中，要对他们进行职业价值教育，只有使他们正确认识到秘书工作的重要性，看到自己在工作中的作用，才会在心理上感到一种成功的愉悦，产生职业的自豪感，提升职业价值感，使他们乐于自己的工作，提高工作效率。

参考文献：

[1]何云超.基于秘书价值理论的秘书职业倦怠原因分析[J].秘书工作，2008（6）.

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[4]吴雅莉.高校教学秘书职业困境的成因分析与对策[J].北京电力高等专科学校学报，2012（7）：33-35.

[5]苗文利.高校教师职业倦怠的人文关照[J].中国石油大学学报，2008（5）.

[6]穆亚荣.高校教学秘书管理角色现状及发展对策研究[J].陕西教育，2015（2）：43-44.

基金项目：陇东学院科技创新基金项目（项目编号：XYSK1306）。

秘书职业道德研究 篇4

我国的秘书专业教育起步较晚, 始于20世纪80年代, 而秘书真正走向职业化则是在1998年, 原劳动部颁发了《秘书职业资格鉴定试点工作方案》, 才迈开了我国秘书职业化的第一步。秘书职业化对秘书的综合素质提出了更高的要求, 要提升秘书专业学生的职业竞争力, 就必须打破秘书专业原有的教育体系, 构建新型的适应市场需求的人才培养模式, 科学培养秘书专业学生市场所需的专业技能与综合素质。

影响高职秘书专业学生职业竞争力的主要因素

(一) 职业价值观

职业价值观指人们对待职业的信念和态度或是人们在职业生活中表现出来的一种价值倾向, 是价值观在职业选择上的体现, 也可称之为择业观。职业价值观在大学生职业发展中起着极其重要的作用, 它直接影响着大学生的择业态度和行为, 是个体评价和选择职业的标准。大学生的职业期望、就业后的工作态度和劳动绩效水平深受其职业价值观影响。总之, 大学生的职业价值观对大学生的职业选择、工作目标、努力程度、自我实现等有重大影响, 制约着大学生职业竞争力的形成与发展, 科学的职业价值观是形成职业竞争力的基础。

(二) 专业能力和专业知识

主要指适应岗位技术或管理要求所应当具有的专业知识和专业技能。学生的专业能力越是符合岗位要求, 越是具有获得这个岗位的竞争能力。秘书职业岗位要求秘书人员应成为具有辅助管理和综合服务能力的复合型人才, 强调有“办文、办会、办事”的职业能力。因此, 是否具备宽厚扎实的管理专业知识、写作知识、文书处理知识及一定学科的背景知识, 是否具备熟练的秘书日常业务工作能力、口头表达能力、写作能力、组织协调能力、现代信息技术应用能力、创新能力与敏锐的洞察力和综合思维能力, 成为影响秘书专业学生职业竞争力的关键性因素。

(三) 学习能力

秘书工作是一种综合服务性工作, 既要当参谋又要当助手, 要求秘书的知识面要广, 接受信息量要大。因此, 秘书应具备一个由基础知识、专业知识、拓展知识组成的金字塔形的知识结构模式, 并吐故纳新, 保持动态发展, 才能适应岗位对知识更新的要求。秘书拥有的知识结构和能力结构越符合组织发展时, 他在组织中的职业发展就越顺畅。学习能力不仅是秘书职业生存的需要, 更是职业发展的需要。

(四) 心理素质

良好的心理素质主要包括理性的认知观念、恰当的情感调控、良好的性格特征以及健全的自我意识等方面。心理素质是素质结构的重要内容之一, 与道德素质、身体素质、文化素质等相互渗透且融为一体。秘书工作繁杂琐碎, 要协调处理好各方面的关系, 要求秘书有良好的心理素质。目前, 高职秘书专业学生普遍容易出现世界观不正确和理想缺失的问题, 对自己的职业前景感到迷茫。又因为秘书专业多数是女生, 其意志力和耐挫折力相对薄弱, 极易导致价值观和成才观偏离等问题。这些必将对秘书专业学生个体的人格完善和事业成功产生严重障碍。所以, 良好心理素质的培养是秘书专业学生职业竞争力形成的重要前提。

(五) 高校就业管理

学校对就业管理越重视, 毕业生职业竞争力就越强。学校如果能够围绕就业需要成立就业管理机构, 对各专业学生进行有计划、有针对性的职业指导, 引导大学生进行职业生涯规划, 同时主动与用人单位沟通, 为毕业生提供更多的就业信息, 及早为学生牵线搭桥, 使学生和企业之间建立联系, 可以使学生减少职业选择的盲目性, 获得更多的择业知识与技巧。反之, 则会降低学生职业竞争力的指数。因此, 高校对就业管理工作的重视程度也直接影响学生的职业竞争力的形成。

改革创新秘书专业教育体系是提升学生职业竞争力的重点及难点

职业竞争力与专业人才教育质量密切相关, 而人才教育质量又与专业教育教学体系关系密切。提升秘书专业学生的职业竞争力要从社会和企业用人需求出发, 突出对学生职业能力和实践技能及职业综合素质的培养, 以职业技能和职业智能建设为重点, 做到培养目标、人才培养模式、职业技能和综合素质相互结合、相互统一。因此, 进行专业教学体系改革创新是提升学生职业竞争力的重点, 也是难点。

(一) 科学定位人才教育目标

秘书专业人才教育创新的前提在于科学合理的定位, 只有明确了教育定位, 才能制定教育创新的方向和目标。高职秘书专业教育改革应以秘书职业的变化为导向, 以职业需求变化为出发点, 科学定位秘书人才教育目标, 不能把秘书专业人才培养等同于高校中文专业或外语专业的人才培养。根据市场需求及秘书岗位 (岗位群) 所需能力与素质分析, 高职秘书专业的人才培养目标应定位为适应企事业单位, 特别是中小型企业需要的具有辅助管理和综合服务能力的复合型人才, 以此设计秘书专业的人才培养方案, 实现秘书职业的可持续发展。

(二) 创新人才培养模式

随着社会经济的发展, 企业对秘书的需求量越来越大, 而企业秘书人才也主要来源于秘书专业教育。但调查数据显示, 秘书专业毕业的学生相对其他专业一年内的离职率偏高, 学生离职的主要原因是不能适应企业环境, 看不到发展前景。因此, 学校要为行业企业提供真正有用且留得住的秘书人才, 也需要行业企业的支持和帮助, 秘书教育应抓住这一契机, 实行校企合作办学, 实现订单培养新机制。企业的秘书需求不同于其他岗位, 一个企业最多只能容纳1~2名秘书, “订单式”培养对于秘书专业实施起来是有很大难度的, 但应努力寻找突破口, 把对“企业”的界定放宽, 把视野放大。如可与行业协会、区委会、会展公司、文化产业机构签订订单, 由这些部门牵头, 联系其旗下管辖的企业, 实现学校与企业的对接。校企双方加强对话, 学校应主动采取行动, 积极满足产业界的需要;要及时了解企业对秘书人才需求的变化, 及时调整和更新教学内容, 突出实践性教学环节, 加强学生动手能力的训练;聘请企业或行业秘书精英参与学校的教学改革、质量评估等工作, 使学校的课程设置、教学内容、实践训练等都能符合企业的实际需要;进一步在企业建立稳定的实习基地, 深入走校企结合之路,

(三) 优化课程内容设置

根据秘书职业能力、职业核心竞争力与职业通用竞争力, 用人单位对学生综合素质要求改革创新理论教学与实践教学环节, 整合知识模块, 科学设计实践项目。

注重“三个结合”注重基础理论课和专业实践课的有机结合, 注重理论教学与实践教学的有机结合, 注重人文社会科学与技术教育相结合。基础课教学以“必需”、“够用”为度, 专业课教学力求突出内容的针对性、实践性和应用性。高职教育最显著的特征是实训课教学在整个教学中占较大比重, 秘书专业的实践教学课学时应不低于40%。因此, 应设置相对独立的实践课程体系, 重视实验室、实践教学基地建设, 营造仿真的职业实训环境, 使学生掌握开展秘书日常事务所需的基本能力和基本技能。

设置“3+X”3是指形成秘书知识结构的基础知识、专业知识和与专业知识相关的素质拓展类知识。X则是一门行业知识任选课, 主要是学生根据自己将来的职业发展方向自行选修, 完成相应学分。这样, 更有助于学生对将来从事的行业的了解, 增强信心。

倡导“两个双证书”一是毕业证书与职业资格证书, 将考取职业资格证书融入课程体系设置中;二是秘书专业毕业证书与第二专业毕业证书或结业证书, 大力鼓励学生在修读秘书专业的同时, 根据自己的职业理想选择另一技术专业进行研修, 争取在毕业时获取双证书。这样, 学生既具备作为秘书的职业素质, 又具备行业知识。

“出入口”设置就业指导课即在学生入学第一学期与学生顶岗实习前一学期开设就业指导课, 在就业指导方面, 应强化学生的择业观教育, 不仅对学生进行系统的职业生涯规划教育、创业教育、守信教育、择业观教育、职业道德教育, 还应积极邀请人力资源、法律法规、心理健康等方面的专家和学者给毕业生做综合辅导, 帮助他们以良好的心理状态迎接社会挑战。

(四) 创新专业教学模式

传统的课堂教学往往是重结果而轻过程, 重理论而轻实践, 重教师传授而轻学生参与, 以至于学生只是对结论性和事实性的知识掌握得较好, 而专业能力却明显不足。因此, 教育者要大力突破陈旧的教学模式, 切实提高学生的专业能力与专业素质。

积极探索开放式的文秘专业教学模式通过“走出去、请进来”的方式, 一方面鼓励教师、学生走出课堂, 积极与企业部门开展各种形式的交流与合作, 另一方面, 把企业的秘书岗位人员请进课堂, 讲授相关的实践课程, 建立一个互动、开放的教学平台, 加强与行业协会、职业协会等部门的联系。

借鉴国外职业教育先进模式如借鉴新加坡南洋理工学院的“双轨制”、德国的“双元制”等模式, 结合广东高职教育实际, 分阶段、分层次进行秘书专业三年的课程学习与实践, 创造条件让学生走出课堂, 进入实训室, 去实习单位实践, 积累秘书工作经验, 努力探索理论与实践相结合的新途径。

采取丰富多样的教学方法如任务驱动、问题探究、讨论交流、案例教学、情景模拟等教学法, 培养学生的独立思考能力、创新思维能力、学习能力、与人合作能力等。教师应有意识地将职业化行为语言应用到课堂教学上, 如用企业员工的师徒关系来替代师生关系, 用完成工作任务的要求替代学科作业的概念, 并以此规范教学过程中的角色定位。

定期举办各种形式的课外教学活动, 不断拓展学生的文化素质如举办人文社会科学和自然科学素质教育讲座;开展素质拓展活动, 举办秘书节、秘书专业学生素质大赛等系列活动, 促进学生综合素质的全面提高。

(五) 设计科学的知识技能考核体系

以职业素质、职业能力为基础, 以体现秘书专业人才培养目标为要求, 规定专业考核形式、评价方式、评价标准、组织管理等。根据学科特点, 采取灵活多样的考试考核方法, 如闭卷笔试、开卷笔试、闭卷笔试与口试相结合;口试、笔试与技能操作相结合, 或采取论文、撰写顶岗实习报告与答辩相结合等。

(六) 强化职业指导

首先, 要成立一支以职业指导课教师为主、专业教师全员参与的职业指导教师队伍。在学生职业指导过程中, 要改革传统的课堂教学方式, 以全程式、实训式、体验式为主要指导形式, 要建立职业指导导师制, 进行全程化的动态的职业指导。专业教师应义无反顾地承担起学生的职业指导工作, 实现就业教育与专业教学的全面渗透与融通。同时, 重视职业指导服务信息平台的构建, 为学生提供充足的用人信息及就业信息, 以全面提高学生在就业中的竞争力。

摘要：秘书走向职业化是社会发展的必然趋势。秘书职业化对秘书的综合素质提出了更高的要求, 因此, 秘书专业的人才培养必须打破原有的教育体系, 进行改革创新, 构建新型的适应市场需求的人才培养模式, 科学培养学生的专业技能与综合素质, 打造其职业竞争力, 从而实现以就业为导向的高职人才培养目标。

关键词：职业竞争力,高职,秘书专业,教学创新

参考文献

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[7]许玉清.改革人才培养模式的实践与探索[J].教育与职业, 2005, (2) :31-33.

秘书的职业道德 篇5

1爱岗敬业，忠于职守2服从领导，当好参谋3遵纪守法，廉洁奉公4任劳任怨，乐于奉献 5善于合作，严于律己6文明礼貌，谦虚谨慎7实事求是，勇于创新8恪守信用，严守机密

秘书的工作方法

1将工作分类排序处理2科学合理使用工作时间3经常性工作规范化、程序化

4井然有序地存放文件与物品5养成有利于工作的好习惯

接待的准备工作

1接待工作的环境准备：

硬环境：绿化环境、空气环境、光线环境、声音环境、办公室布置

软环境：组织文化环境、接待礼仪环境

2物质准备：

必备用品的准备：办公设备、茶水与茶具、文具用品、书报架

辅助用品：接待用车、接待标志、接待设备、接待礼品

3心理准备

日常接待工作的基本程序

一、预约来访者的接待程序

（一）亲切迎客：1以良好的公司形象迎候来访者2了解来访者约定见面的部门或人员

3通知被访者4被访者不能马上接待5发放宾客卡

（二）热情待客

1引导：（1）文件收拾（2）提示（3）同行（4）与客交谈（5）示意走向

（6）乘电梯（7）开门礼仪（8）衣物挂放（9）引座礼仪/ 2 招待

（三）礼貌送客

二、未预约来访者的接待程序

1面带微笑主动问候来访者

2当了解到对方与被访者没有预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务

3联系有关部门或人员，看是否被访者或其他人员能接见来访者

4如果被访者当天可以接见，就按照接待预约客人的工作程序进行

5如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，就要立即向来访者说明情况，切记不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，一面浪费双方时间，使自己更被动

6如果来访者虽有时间，但不想接见来访者，秘书可视情况而定。

接待方案的主要内容

1接待规格（核心环节）：它决定着礼仪活动的多少，规模大小，隆重程度，由哪些人员前往迎接、陪同等。接待规模反映出本公司对来宾的重视和欢迎的热烈程度，它往往依据主要来宾的身份及实际需要确定。2接待形式：即具体的接待方式、方法。确定迎接、宴请、会谈、送行等事宜举行的形式。

3接待日程的安排：工作安排：安排好来宾的有关工作事宜

生活安排：安排好来宾的日常生活接待

业务生活：安排游览文化娱乐等生活

4接待的经费开支：接待的经费预算

具体接待事宜准备：

1了解来宾的基本情况 2拟订接待初步意见 3确定接待人员的名单 4确定活动日程表

5安排工作用车6安排接站及返程票的预订 7安排好住宿 8安排领导来访

9安排餐饮及宴请 10安排会谈，参观等事宜 11安排观光旅游 12安排文化娱乐及体育活动

13安排新闻报道工作 14互赠纪念品或合影留念 15做好接待经费结算 16安排送行事宜

重要宾客与团体宾客的接待流程

1了解来宾的人数、性别和职务2与客方确认日程安排3预订住宿4欢迎仪式，欢迎词5礼节性拜访6安排宴请，席间可以致祝酒词7准时会谈，准备相关的洽谈文件8陪同参观，游览9选购赠送礼品10欢送

秘书协调领导间关系时的注意事项

1对领导不分远近，不论是主管领导还是非主管领导，都要做好服务工作

2请示工作时，一定要按照领导的分工对口请示，不要多头请示，也不要越级请示

3不参与领导成员之间的个人矛盾

4参加领导班子办公会议时，要认真做好会议记录，并将会议记录送缺席的领导成员阅知。避免产生因信息部队称而出现的误会。

5当领导成员之间发生争执时，如果秘书在场或不得不进行协调时，秘书可以通过请示工作、接电话等方式让双方转移注意力，以停止争执，待冷静下来后再深入进行讨论。

秘书协调与领导之间关系的注意事项

1秘书要服从领导，认真领会领导意图，圆满完成领导交办的各项工作

2尊重体谅领导，虚心接受领导批评，收到误解不在人前辩驳，如有必要，可找合适的机会解释 3维护领导的威信，不在背后议论领导，给领导提意见和建议一定要注意场合与时机

4领导工作中出现失误，秘书要积极采取措施弥补和消除影响

5善于总结领导的活动规律，在工作上与领导步调一致，为领导提供高效率的服务

6加强与领导思想上的沟通和交流，简历起秘书与领导的相互信任的和谐关系

7不假借领导的名义以权谋私，损害领导的名誉

8加强自身修养，树立服务意识，提高工作能力，当好领导的参谋和助手

协调的工作技巧：

1“明”协调和“暗”协调2“冷”协调和“热”协调3“硬”协调和“软”协调

会议活动的基本要素

1会议人员 2会议名称 3会议的议题 4会议时间 5会议地点 6会议方式 7会议结果

会议经费预算的原则：

1科学管理 2总量控制 3确保重点 4精打细算 5留有余地

会议议程安排表：

日期：×××年×月×日（星期×）会场×××××

时间议程发言人发言人职务

„„开幕式××××

„„ ××××××

会议筹备工作框架图

（一）拟订会议计划：1确定会议名称、时间等基本要素

2制定会议预算 3确定会议议程、程序及日程

4成立会务组，明确会务分工 5制发会议通知

（二）准备会议材料：1准备领导发言稿 2起草会议报告，决议草案

3准备其他相关资料（例如公司简介、产品介绍等）

（三）制作会议证件：1出席证、列席证、嘉宾证或入场券

2记者证 3工作证 4桌签、座签、名牌

5会场路线指示牌或会场周边设施图

（四）安排会议生活：1预定交通工具 2安排食宿 3联系与安排参观、访问活动

4确定医疗、保卫人员

（五）布置会场：1布置环境 2选定会场形式、排定会议座次 3布置主席台

4配齐、调试电化设备

会务工作组的分工

1会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作

2秘书组：负责撰写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要，简报等工作。3接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作

4宣传组：负责会议的录音录影、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道

5财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作

6保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财产安全、保密工作

设计会议议程表的注意事项

1编制会议议程表时，首先应该注意议题所涉及的各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定

2议程表中，第一项是要宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的议题集中排列在一起 3保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及相关人员到场。

4各项报告中，财务报告放在最前面，与会人员比较敏感的议题，例如人事报告放在最后面

会场形式的布置

1相对式（报告会、总结表彰会、代表大会）

2全围式（小型、特小型会议、座谈会、协商性等会议）

3半围式（中小型工作会议）

4分散式（联欢会、茶话会、团拜会）

会场座次安排

1横排法 2竖排法（大型会议）3左右排列法 4座次标志方法

中国内部会议以左为上，国际会议以右为上（主席台）

讲台可设在中央，也可以设在右侧（以主席台朝向为准）

揭幕架：主席台左侧，与讲台相称。

会议进行阶段的会务工作框架图

（一）会议报到与引导工作：1会议接站2报到与签到工作3分发会议材料等

（二）组织会议进行：1检查会场准备情况 2会场安全保卫与保密工作 3会议交通服务

4会议记录、纪要、简报与新闻报道5对会议发言人的管理及其他工作

（三）搞好生活服务：1及时订购回程票2打印并分发会议代表通讯录

3组织拍摄会议集体照及活动照4会议的餐饮服务

5旅游、娱乐与陪同的组织服务工作

会议记录

1会议记录的格式。分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分

2会议记录的要求。1速度要快2内容的真实

3会议记录的重点。不用逐字记录会议内容，一般只要记录讨论的要点即可。

会议结束阶段的工作框架图

（一）送别会议代表：1分发回程票 2结清会议费用 3安排车辆接站

（二）会场的善后工作：1结算会议开支费用 2归还会议所借物品 3清理会场

（三）整理会议文件：1整理会议记录 2收全会议文件、材料

3形成大会决议（简报、纪要）4写总结向上级汇报会议情况

5将会议材料分类、立卷、归档

（四）会务总结与反馈：1会务相关人员与部门总结交流

2会议精神决议的落实反馈

商务活动会场的布置及座位安排

1场所的布置。会见场所应该准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家具，应该保证干净大方。

2会见和会谈的座次安排。以右为尊

开放参观活动的操作流程

1准备宣传小册子 2放映视听材料 3观看模型 4引导观摩实物 5中途休息服务

6互赠纪念品 7征求意见

秘书在开放参观活动中的职责

（一）准备工作：1准备与寄发请柬 2为来宾准备休息服务处 3准备介绍材料

4准备特殊的参观用品 5准备茶水饮料 6准备赠送的礼品和纪念品

（二）接待服务工作：1来宾到达后，热情引导接待 2放映视听资料时认真解说

3在参观过程中，为来宾做向导 4做好招待来宾的餐饮服务

5耐心解答来宾提出的各种问题 6做好欢送工作

签约仪式的正式程序： 1签约仪式正式开始2签字人正式签署合同文本

3签字人正式交换合同文本4共饮香槟酒互相道贺

精心确定好庆典的出席人员名单： 1上级领导 2社会名流 3大众媒体

4合作伙伴 5社区关系 6单位员工

选定召开新闻发布会时间的注意事项：

1避开节日与假日 2避免与重大社会活动相冲突 3防止与新闻界的宣传报道重点撞车

召开新闻发布会时的注意事项：

1发言人讲话应该简明扼要，重点突出，清晰流畅，对记者提问要随问随答，回答诚恳而巧妙

2新闻的信息必须准确无误，发现错误应该立即更正。对于不便发表和透露的内容，应该委婉地做出解释。3所有发言人在重大问题上要统一口径，切忌说法不一

4不要随意打断记者的发言和提问，也不能以各种表情，动作表示不满。对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼。

宴请的程序：1迎客 2入席 3宣布宴会开始 4祝酒 5交谈 6散席

商务人员赴宴的礼仪：1应邀回复 2准时出席 3入座 4进餐 5饮酒 6礼貌告辞

旅行计划表

日期具体时间交通工具地点事项备注

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商务旅行计划的内容：

1出差的时间、启程及返回的日期、接站安排2出差的路线、重点及途径地点和住宿安排

3会晤计划（人员、地点、日期和时间）4交通工具的选择

5需要携带的文件、合同、样品及其他材料6上司或接待人的特别要求

7上司旅行区域的天气状况

8行程安排、约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题

9差旅费用

办公室布置的原则

1办公室空间布局的合理化原则

2色彩搭配相宜的原则

3办公室设备优化的原则（照明、隔音、空气、办公设备）

4办公环境美化的原则（办公室绿化、装饰办公室）

电话接打小知识：

1电话铃响两声就应该接听，否则会让人觉得机关或企业管理不善

2接电话时应该流露出很高兴接到对方来电的语气，即使来电者的态度不是很好

3除非万不得已，否则秘书不要给正在开车的人打电话

4与以为很忙的人开始长谈之前应该询问对反是否方便

5秘书替上司传达不利消息时，无论这个消息多么不舒服，都应该立即行动

6秘书在传达上司的信息是要有分寸，要视具体情况适当调整

保密工作

1做好口头信息的安全工作

2做好书面信息的安全工作

3做好电子信息的安全工作

4保密工作的措施 ①健全保密制度②开展保密教育③进行保密检查④处理泄密事

值班人员的工作职责

1坚守值班岗位

2认真处理事务（办理上司交办的事项，上传下达，沟通内外）3做好值班记录（值班电话记录，接待记录，值班日记）4热情接待来人

5加强安全保卫

办公环境的安全管理

1识别办公室安全隐患 2正确处理安全问题

印章管理小常识

1要谨慎管理，严防丢失，必须严格按照管理规定保管 2要认真负责，坚持原则

3要严格制度，加强对印信的管理

市场经济条件下的秘书职业道德建设 篇6

【关键词】市场经济 秘书 职业道德建设

作者简介：周涛（1983年-8月），女，汉族，四川广汉人，助理研究员，四川师范大学学士，主要从事教育与经济管理及开发研究

鉴于中国特色社会主义市场经济体制的不断健全完善，各行各业以及各领域均面临着愈来愈深刻的变革，从而对秘书职业道德建设也提出了新的更高的要求。所以，要从秘书职业道德建设抓起，从而建立一支道德高尚、崇尚廉洁、敢于奉献的秘书人才队伍，这是一个需要加以深入探索与解决的重要问题。

一、市场经济对秘书职业道德建设的重要影响

市场经济条件对于秘书人才的职业道德建设，不仅有正面影响，而且还会产生负面影响。市场经济所具有的求利性严重冲击着秘书人才的宗旨观。物质利益原则可以说是市场经济的重要特征之一。这一市场活动求利性肯定会形成一种巨大的冲击力，引发一部分思想不够过硬，意志较为薄弱的秘书丢掉了为人民服务的宗旨以及无私奉献的精神，形成拜金主义、享乐主义以及其他一些不够正确的观念。同时，市场经济所具有的开放性又让秘书人员受到西方国家资本主义腐朽价值观腐蚀的可能性不断增加。市场经济这种开放型经济肯定需要引入与吸收国外先进技术以及管理手段，包括了西方发达国家所有有用的东西，而敌对势力也乘虚而入，对秘书人员实施思想与文化上的侵蚀。这就加大秘书群体受资本主义腐朽之可能性。

二、市场经济条件下秘书职业道德建设的主要内容

一是服务意识与无私奉献精神。秘书工作的主要特征即为服务，也就是直接为领导、所在单位服务。辅助性是秘书人员职业道德之核心，在市场经济条件下也是如此。为此，秘书人员一定要摆正自身位置，做到无私奉献，并且甘当无名英雄。二是开放意识与开拓进取精神。当前，我们身处充满了机遇与挑战的时代，尤其是科技已经成为决定今后经济发展的重要推动力，各国之间综合国力竞争越来越表现科技与经济实力之竞争，由此，我们必然会遇到大量新情况与新事物，这就十分迫切地需要秘书人才积极提升自我，全力充实与丰富自身，提升自己的素质与能力。三是效益意识与求真务实精神。市场经济下的各级地方政府的工作中心就是经济，而经济工作必须要追求高效益，这就需要秘书人员不但要追求最好的政治效益，而且还应高度关注经济发展的动向以及运行情况，帮助领导实施科学决策以求得最佳经济效益。秘书长期在领导身边，既不可越位，也不能一味地奉承，所以说，求真务实是必须遵循的原则。四是发展意识与积极进取精神。在市场经济条件下，秘书一定要学会理论联系实际，超越自身，建立起共同的愿望，并学会开展系统化思考，不断发展自我，努力进取。

三、市场经济条件下加强秘书职业道德建设的对策

（一）强化思想道德教育

对秘书而言，为了牢固地树立起终身学习之观念，就应当有恒心与毅力向书本、实践学习，从而更新自身的知识结构，持续提升个人的综合能力，并且通过学习持续提升思想境界，形成正确的人生观与价值观，关键时不为名利所累。对于各个不同层次和类型的秘书工作者，应当规定必须的任职资格，并且按照形势之变化来建立合理考试、考核、聘任以及晋升等制度，并形成符合实际的人员流动机制。

（二）强化人文关怀与情感激励

一是要加强人文关怀。单位领导应当真正地尊重、理解、关心秘书工作者，让其真心感受到温暖，从而投入真情进行工作。社会应当改变对于秘书人员的传统看法，重新认识秘书工作所具有的特殊性质，而单位领导则应让秘书能够产生职业归属感与神圣感。二是要加强激励教育。要注重于正面激励，在单位内部制定文秘岗位的管理考核办法，完善监督评价体系，实施激励性薪酬管理办法，从而调动其秘书工作者的主观能动性，让其恪守职业道德。同时，还应实施反面激励。也就是以少数秘书违反职业道德行为为典型，树立起反面典型，并且加以惩罚，通过实施秘书职业道德教育，使其受到警示教育，真正做到引以为戒。

（三）强化法律监管体系建设

一是要健全法律法规体系建设。截止目前，我国尚无专门针对秘书群体的职业道德法律法规性文件，未能实现秘书职业道德的规范化与制度化，因而也就难以全面防范不道德行为之产生与蔓延。所以，就法律层面而言，国家以及政府亟待加大法治建設进程，强化秘书法律法规体系建设，并且增加执法的力度。要依据秘书岗位之特点，将办公室各项工作列入到制度管理范围内，并且适时调整与修正以往一部分不适应于当前市场经济的相关制度以及规定，从而适应于当前秘书工作在市场经济下的实际需要。秘书人员应当严格执行国家相关法律规定，做到道德建设与法制建设的紧密结合，从而让道德建设进入到良性发展的轨道之内。二是要注重监察体系建设。要健全完善秘书岗位的职业道德监督以及惩处体系，这是一国职业道德建设趋向于成熟的重要标志。有鉴于此，一定要强化对于秘书工作者遵循自身职业道德的检查力度，把一部分不够规范的行为予以扼杀，并依据检查结果加以表彰或者惩处，从而形成秘书职业道德奖惩体系。当前，秘书人员要从眼前的小事抓起，注重于积累与进步，从而真正塑造出良好的秘书职业道德，进而提升秘书群体的综合职业道德素质。

四、结束语

总的来说，中国特色社会主义市场经济条件对于秘书人员职业道德建设的要求越来越高。唯有采取有力措施强化秘书人才的职业道德教育，让其意识到自身的职责所在，在工作当中摆正自身的地位，着力加强自身职业道德建设，并且长期坚持，才能成为一名称职的秘书。

【参考文献】

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[2]戴志鹏. 职业化背景下的现代秘书职业道德[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2010（5）.

秘书人员职业道德的“五守”原则 篇7

一、守职

所谓“守职”, 是指遵守秘书这个特定岗位的各项职责, 对所从事的职业负责, 也就是要忠于职守, 爱岗敬业。

宋朝大学者朱熹说:“专心致志, 以事共业”, 这是对爱岗敬业的最好诠释。“爱岗”就是要文秘人员要有强烈的事业心和责任感, 事业成功的第一要求就是爱岗敬业。时刻牢记肩上的责任, 认清秘书职业的性质、地位、作用和要求, 满怀激情, 一腔热血, 倾注感情, 脚踏实地, 一丝不苟, 做到干一行, 爱一行;“敬业”就是要全力以赴地勤学习、勤动脑、勤动手、勤动嘴、勤动腿, 以勤补拙, 勤能生巧, 勤出成果, 勤出智慧, 做到干一行, 专一行。竭尽全力把事情做得更好, 埋头苦干, 任劳任怨, 勤勤恳恳, 甘当配角, 不计得失。工作中不马虎了事, 不应付了事, 不惹事生非, 不弄虚作假, 不主观臆断, 不妄加猜测, 恪尽职守于平凡岗位, 兢兢业业执着于秘书职业, 使秘书工作在被动中赢得主动, 在繁琐中深化修养, 在守职中绽放智慧。

秘书不为名, 不为利, 任劳任怨, 忠于职守, 甘当无名英雄。经常拟稿, 但自己不署名, 也不拿稿费;经常组织会议, 但自己从不上主席台;经常熬夜, 但白天还得正常工作;节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐, 但自己还得值班, 不能休息;其他人员受了委屈还可以说几句, 而秘书必须以绝对服从为天职, 等等。而事实上正如邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章, 说秘书人员的高尚可贵之处, 恰恰在于他们的奉献精神、埋头苦干的精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书工作的本质就是为领导服务, 秘书必须把服务对象的事业看作是自己的事业。秘书人员的忠诚应该体现在忠于职守、乐于奉献上, 兢兢业业、任劳任怨上, 锲而不舍, 百折不挠上。

二、守实

所谓“守实”, 是指秘书对党要忠诚, 做事要踏实, 办事要认真, 坚持“不唯上, 只唯实”, 就是要实事求是, 求真务实。

求真务实, 实事求是, 是我们党长期以来一贯的思想路线, 是一切共产党员起码应该具备的态度, 更是秘书人员应当做到的要求。它是党性的表现, 是共产党人品格的表现, 更是文秘人员的立身之本。在我党的历史上, 许多优秀的无产阶级革命家、政治家, 包括后来党和国家卓越的领导人都曾做过秘书工作, 他们对人民忠诚, 襟怀坦白, 秉公办事, 为党的事业和秘书事业作出了不朽的贡献, 为秘书人员树立了光辉榜样, 是永远值得我们学习和效仿的。

求真务实, 实事求是, 就是要尊重客观实际, 兴调查研究之风, 行求真务实之举。秘书工作无论是反映情况, 信息调研, 综合协调, 督促检查, 办文办事, 都要从实际出发, 一是一、二是二, 是为是、非则非, 不夸大不缩小, 不拔高不贬低, 全面准确地、公正具实地反映客观事物, 既不唯领导是听, 也不唯本本是从, 只唯真理而践行。凡不符合客观实际的东西, 不完善的要补充, 不恰当的要修正, 不正确的要以适当的方式提出自己的意见。秘书工作在党政机关、企事业单位中, 处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽或中介环节, 直接影响与关系到领导决策的制定与决策的执行。求真务实, 实事求是地处理一切问题, 说实话, 办实事, 报实情, 是秘书工作应该遵循的一条基本原则, 也是秘书人员必须具备的道德修养。说假话, 说大话, 说空话, 报喜不报忧等违背党的思想路线的不正之风, 其具体操作过程都有秘书的“功劳”, 因为这些现象在形式上必然表现为书面材料, 都是“笔杆子”的劳动成果, 只会妨碍与影响领导的正确决策, 甚至造成领导工作的失误, 直接损害本单位、本部门的利益, 最终损害党和国家的利益。

三、守信

所谓“守信”, 就是恪守信用, 以诚相待。对秘书来说, 信用是一种宝贵的资源, 是领导和同事及职业交往中人们信赖你的基础。秘书人员通过遵守诺言, 实践成约来赢得他人的信赖和尊重, 从而为完成各项工作任务达到事半功倍的效果。

由于秘书部门处于组织结构的枢纽地位, 对内对外, 对上对下联系广泛, 加上秘书部门特殊的展示组织形象的窗口作用, 再加上秘书工作性质严谨缜密, 而且责任重大, 秘书人员的履约守信便具有了特殊意义, 对秘书人员“守信”要求也必要加以特别强调。

秘书人员为忠于职守必须在工作中, 在人际交往中恪守信用, 以诚相待, 包括会晤的约定、日程的安排、会议的组织、信函的收发、文件的传递等都要准时守约, 做到言而有信, 言必信、信必行、行必果。这应从以下两个基本方面做起:

遵守诺言, 秘书人员一旦对领导、部门或单位内外人员等作出允诺的事情, 就要尽力办到, 不可失约、毁约, 自食其言。遇到曲折变化, 应尽全力克服;如因不可克服的困难确实无法实践承诺, 一定要尽快向对方说明原因, 并采取一切可可能能补补救救措措施施使使人人信信服服, , 清清除除不不良良影影响响, , 不能等到事后再找借口为自己的失约行为解释和开脱。

遵守时间, 这是恪守信用的最低要求, 也是人际交往中最起码的礼貌。秘书参加会议、约见客人或向领导汇报工作, 甚至参加宴请活动, 都应准时;秘书人员自己安排的会谈等活动, 自己要先到场, 并做好一切准备工作, 而决不能迟到。秘书如果迟到, 不仅浪费对方的时间, 还常会打乱领导的工作日程。代表本单位约见客人或参加有关谈判、会议时, 如果迟到, 会使人家感到你缺乏诚意或不够尊重对方, 这会严重损害个人乃至单位的形象。

四、守礼

《礼记》云:“所谓礼者, 天之经也, 地之义也, 国之干也, 身之基也, 政之舆也。”中国传统文化的核心理念就是礼, 礼是天地、国家、社会、政治、家庭、身心的基本规范和准则。所谓“守礼”, 是指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止。我国素有“礼仪之邦”之美誉。古人崇尚礼仪蔚然成风, 大到“修身、齐家、治国、平天下”, 细节处包括衣着、谈吐、举止, 无不讲究礼仪。礼仪是秘书社会行为基本规范的重要内容。礼仪体现了秘书的素质, 礼仪体现了秘书的涵养, 礼仪体现了秘书的形象。秘书部门是最应讲究礼仪的地方, 秘书工作是最应讲究礼仪的岗位, 秘书人员是最应讲究礼仪的群体。

秘书人员懂礼貌、重礼仪具有十分重要作用:

一是可以塑造单位部门良好形象。办公室是上传下达, 沟通联络的中心, 秘书部门是机关的重要窗口, 人们透过这个窗口认识整个机关, 评价整个单位或组织, 秘书人员的一举一动都会映入干部百姓的慧眼之中。秘书行为有礼有节, 更会赢得干部群众支持, 产生较大的良好影响。

二是展示秘书人员的个人魅力。秘书人员的形象是一种综合反映, 是仪表、风度、气质、言语、举止、神态、作为等方面的集中表现。对人有礼, 表现对他人的尊重, 能赢得他人的好感, 展示秘书人员的个人魅力。

三是可以创造和谐的人际关系。礼仪是创造和谐社会的调和剂, 对人有礼, 人必还礼, 礼尚往来, 成为一种习惯, 大家都会相互尊重, 相互礼让, 和谐的人际关系会自然生成。

四是能够拓展交往平台。人人都乐意与有礼貌的人打交道, 礼仪可以打开更多的成功通道, 帮助人们扩大视野, 守集信息, 得到更多朋友与支持, 从而建立良好的人际关系, 促进工作与事业发展。

五、守密

所谓守密, 就是严格保守党和国家的重要机密。保密工作是党和政府或企事业单位整体工作中的一个重要组成部分。秘书工作与保密工作有着密不可分的联系, 保密工作是秘书部门的一项重要工作。因此, 守密是文秘工作者铁的纪律, 工作中必须严守机密, 提高警觉, 慎言慎行。

党和国家历来十分重视保密工作, 毛泽东同志早就指出:“必须十分注意保密工作, 九分半不行, 九分九也不行, 非十分不可。”这是因为秘书总是贴近领导、贴近决策、贴近中心工作、贴近要害机密, 客观上形成了秘书人员接触的文件多, 参加重要的会议多, 出席社会的各种活动多, 接触上层领导的机会也多, 文秘人员知密早、知密多、知密深、知密广, 为单位的资讯信息“灵通人士”。所以秘书人员的一举一动、一言一行都必须受到纪律的束约, 都要唯慎唯谨, 安分守纪, 这就要求文秘人员要有高度的保密观念, 严格遵守保密纪律, 时刻保持清醒头脑, 养成良好的保密习惯, 做到不该看的秘密绝对不看, 不该问的秘密绝对不问, 不该说的秘密绝对不说, 严格执行保密守则。对经办的秘密事项要守口如瓶, 把好口风, 谨防“密”从口出、“密”从文出、“密”从本出。要严厉制止公文旅游现象, 把文件管理纳入法制轨道, 强化保密措施, 秘密文件要妥善保管, 不得遗失、乱放, 这样就可以避免口风不严或工作马虎导致泄密事件的发生, 做到万无一失。

总之, 时代的发展需要高素质的秘书人才, 秘书人员只有不断提高自身素质, 加强职业道德建设, 努力掌握各项技能, 才能适应当今知识经济时代发展的需要。

摘要：秘书人员处在党政机关或企事业单位的办公系统中, 是各级领导的助手和参谋。因其工作的特殊性和重要性, 所以对秘书人员在工作上的要求更为严格, 除业务上的要求外, 还必须具有较高更严的职业道德, 以确保秘书人员的职业修养, 这是做好文秘工作的重要保证。笔者认为, 秘书人员的职业道德素养应遵循“五守”原则。

关键词：秘书学,秘书素养,职业道德,守则

参考文献

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[2]朱传忠, 叶明.秘书理论与实务[M].杭州:浙江大学出版社, 1995.

[3]黎赐锦, 李红军, 岳海翔.秘书职业技能标准训练指南[M].广州:广东经济出版社, 1999.

[4]杨树森.秘书职业道德谈[J].秘书, 2007 (12) .

[5]晓燕.公共关系礼仪教程[M].南昌:百花洲文艺出版社, 2004.

你,了解秘书职业么? 篇8

今年是第61个秘书周和秘书节, 同时也是秘书周和秘书节60周年纪念日, 时间为4月22-28日, 25日为秘书节。这也是继去年11月秘书学被我国教育部正式列入本科专业目录后的第一个节日, 也算是给秘书节 (周) 的一份厚礼。

◎秘书的角色认知

“秘书”这个职业一路走来, 的确不平凡。从古代的史官、师爷、秘书郎等幕僚性质的官职, 到如今各行各业都不可缺少的一个常设性职位, 其角色也不再仅仅是上司的“抄写员”、“录字员”、“接线员”等“打杂人士”, 而是已成为从事专业的行政管理工作者。这一发展使得秘书的传统角色不断褪色, 而增色点却更多地体现在沟通性和管理性工作上, 逐渐成为“决策者的守门人”、“主管与员工的桥梁”、“组织的门面”、“主管的情报中心”, 其角色的发展正不断凸显这个职业的重要性。

◎秘书的职业定位

据不完全统计, 目前秘书职业已经进入热门行业排行榜, 甚至在部分地区被列入前十名, 当我们走在招聘现场时也会看到很多秘书、助理、行政专员等岗位招聘, 只是从职业角度而言, 这一职业的定位还有待凝聚。从秘书职业发展来看, 它正由打杂型走向专业化、职业化和社会化。在制度层面, 国际上早有各种关于秘书职业的资格和从业认证, 如剑桥办公管理国际证书考试、LCCIEB (伦敦工商会考试局) 秘书证书考试、IAAP (国际职业秘书协会) 秘书资格考试等;在国内, 我国原劳动与社会保障部于1997年制订了《国家职业技能标准 (秘书) 》《国家职业资格鉴定规范 (秘书) 》, 并于1998年试行了国家秘书职业资格鉴定考试, 2000年出台《招用技术工种从业人员规定》, 其中包含了秘书职业需持证上岗。这是我国秘书职业制度化、专业化和职业化的开端, 随着今天秘书学正式进入本科目录, 其社会价值还将进一步体现, 这是对高等秘书学教育的肯定与促进, 同样也是对社会职业规范化管理的开始。

同时, 我们还需要各行各业的用人单位, 用新的眼光认识秘书这个职业。2012年秘书节 (周) 的活动主题已由国际行政专业协会发布, 为“秘书, 办公室的脉搏” (Admins, the Pulse of the Office) , 他们认为:“过去六十年, 由于新工具、新科技以及经济与文化的影响, 带来行政岗位的巨大转变, 行政人员 (秘书) 是办公室内稳定而有效率的核心, 能确保职务在精确、准时而又节约的状况下执行完毕。在如此复杂的经济形势下, 行政人员就是各项事业的引擎;在这个需要准确、快速、高效处理信息的时代里, 行政人员 (秘书) 就是‘数据大师’ (masters of data) 。他们在执行这些任务的时, 还需担当传统角色下成为许多顾客、客户和员工的守门人 (gatekeepers) 。因此, 他们就是:办公室的脉搏。”脉搏是生命运行的象征, 脉搏的正常搏动代表着组织的正常运转, 一个主管对其脉搏的掌管, 就基本掌控了整个组织的运转。所以, 秘书职业在今天的行业发展、组织运转中起着关系组织命脉的作用。但究竟有多少行业与单位能够正视这个“脉搏”, 需要各大单位与行业对秘书重新定位。

◎秘书的职业建设

秘书职业的重要定位, 也决定了秘书人才的创新培养。当前走向职场的秘书工作者, 要么是高职高专的技术性秘书, 他们主要擅长于打理杂务;要么是本硕的文科非秘书专业毕业生, 他们由于没有接受秘书专业的科班训练, 对秘书这个职业的角色认知还不够明朗, 在岗位上依旧是扮演处理杂务的角色, 使得秘书这一职业在人们心目中成为“打杂”的代名词, 致使秘书职业的发展始终畸形, 甚至秘书学科的建设都无法取得突破, 在整个教育领域, 特别是本科以上都处于边缘地位。现在秘书学已经名正言顺, 有了自己的“地盘”, 从原寄生于汉语言文学等文科类专业下的母子学科变为脱胎于其的姊妹学科, 并且逐步向管理学科靠拢, 希望秘书教育能够趁着这次契机, 深化秘书学专业教育, 提升职业秘书的社会知名度与认可度, 推进秘书技能的专业化、秘书工作的规范化、秘书观念的职业化、秘书制度的系统化、秘书职责的制度化, 我以为这是秘书学学科建设的一个目标。

秘书职业化体系的构建需要秘书学教育界、秘书职业界、用人单位和国家人力资源主管部门合力完成, 将已有的制度与规范落到实处, 并配套完善秘书从业者的社会保障体系、用人机制与培训体系以及职称评定体系, 从而开拓秘书职业正常发展的渠道, 避免因秘书用人过程中的不规范而造成的秘书腐败、秘书跳槽、工作不力等负面效果, 使得秘书职业走上职业秘书发展的健康轨道, 以适应日益激烈的市场竞争和市场经济发展, 从而推动社会工作效率的提高与人力资源的合理配置, 达到人尽其才、岗尽其责、事尽其成的良好局面。

◎优秀职业秘书的必备条件

秘书这一职业尽管在我国的现代化进程中逐步被各行各业所重视, 但在我们的社会中却还有很多误解, 常被人们当作“吃青春饭”、“小蜜 (秘) ”、“女性专属职业”、“潜规则”、“性骚扰”等敏感或揶揄的谈资。事实上, 秘书职业是非常严谨的, 它对从业者有很高的要求。特别是在现代化的办公环境和复杂的人际关系环境下, 秘书必须能够积极应变、创新思维、善理事务、创造经验、敬业乐群、崇尚道德、追求卓越。

21世纪的秘书绝不能再像传统秘书那样被动适应环境, 总是抱着消极的心态去等待主管的命令而行事。他们必须具备秘书工作者应有的基本素养 (如忠诚、保密、高尚、任劳任怨等) 、基本知识 (如写作、文书、档案、秘书、财务、法律等) 和技能 (如办公自动化、摄影等) , 更重要的是要具备能够适应职业社会中处理复杂事务和应对危机的能力 (如信息鉴别和整合能力、心理减压能力、公关能力、国际交流能力、时间管理能力、人际关系管理能力等) 。这是新世纪对职业秘书的要求。

同样地, 公司/企业或组织也要为职业秘书的发展创造良好的环境, 如制定优越的企业文化、实施人性化的公司/企业或组织管理、制定明确和规范的秘书工作制度, 为职业秘书发挥其自身能量提供帮助。

浅谈商务秘书的职业形象 篇9

商务秘书是领导的参谋和助手, 工作在单位组织的核心和窗口部门——办公室, 其外在形象直接影响着组织和领导的形象。因此, 商务秘书的职业形象体现了秘书人员的个人形象和组织整体形象, 绝对不可掉以轻心。俄罗斯伟大的作家契诃夫有过一句名言:人的一切都应该是美的, 美的仪表、美的服装、美的心灵。如果用这句话要求商务秘书人员, 也是恰当的。

一、塑造商务秘书职业形象重要性

商务秘书的职业形象是指秘书在公众面前树立的印象, 它是通过衣着打扮、言行举止反映出你对专业的态度、知识、技能等。同时, 也是秘书与社会沟通、并使之接受的方法。

当今, 商业社会急需大批训练有素能力卓著的职业秘书, 企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性, 只有依靠秘书的协助, 自己才能更有效地从事经营和管理。作为一种受人瞩目的职业, 秘书毫无疑问是职业规范的表率, 其言行举止不仅代表着企业形象, 同时也对工作环境的人事产生重要的影响。从一位秘书的表现就能感觉得出其所在企业的品质特征, 以及其上司的品质特征。形象对秘书人员来讲, 是至关重要的。商务秘书良好的职业形象不仅能够提升个人品牌价值, 而且还能提高自己的职业自信心。因此, 秘书人员应注重自身的职业形象, 塑造良好的职业形象。

二、商务秘书职业形象的主要内容

(一) 商务秘书的仪表美

仪表是人的外表。仪表美是一个人外形的主要展现, 同时也反映了一个人思想感情、道德品质、文化修养等的内在美。秘书应该保持一个较好的仪表美, 给公众以良好的喜爱的感觉。

对于仪表美, 秘书人员要有正确的认识和对待。干秘书这一行, 重视仪表美, 并不是为了到舞台上表演, 也不是要人家钟情于你, 而是要树立秘书这个角色的美好形象, 更有利于为领导服务, 有利于开展工作。

(二) 商务秘书的仪态美

仪态又称体姿, 包括人的站姿、坐姿、走姿、表情以及身体展示的各种动作。心理学上我们将体姿又称为“形体语言”, 是指人的肢体动作, 是一种动态中的美, 是风度的具体体现。在某种意义上, 绝不亚于口头语言所发挥的作用。体态语言大师伯德惠斯戴尔的研究成果表明, 在两人之间的沟通过程中, 有65%的信息是通过体态语言来表达的。全世界的人都借助仪态动作, 有效地进行交流。举止是一种不说话的“语言”, 能在很大程度上反映一个人的素质、受教育的程度及能够被别人信任的程度。秘书人员在交往活动中, 待人接物, 彬彬有礼, 不仅展现了其优雅的仪态美, 而且可以塑造良好的个人形象和企业形象, 给交往对象留下美好印象。

(三) 商务秘书的语言美

语言, 是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。它是一种特殊的社会现象, 是由语言、词汇、语法所构成的一定系统。在一般情况下, 语言有口头语言与书面语言之分, 在社会交往之中, 一样也不可或缺, 诚如革命导师列宁所言“语言是人类最主要的交际工具。”语言更是秘书社交齿轮的“润滑油”, 在秘书工作中, 秘书与其领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中, 始终都离不开双方的语言交流。对秘书人员而言, 其本人在与客户交往与沟通中的表达能力, 以及其在各类文书写作中的语言运用, 既体现着自己的水平, 又直接与自己的上级和工作单位的精神文明形象直接相关。

三、商务秘书职业形象塑造的方法

塑造良好的职业形象是商务秘书的必修课, 商务秘书的职业形象是综合性的, 它包含众多内容, 笔者重点从以下几个方面进行分析:

(一) 塑造良好的仪表美

仪表美的因素, 有些属于先天性的, 如身材、相貌、体形等, 是难以改变的;而有些因素则是平时养成的习惯, 完全可以通过后天的训练来形成的。例如, 衣着要素雅, 不穿奇装异服;发式要时新, 但不要标新;姿态要大方, 不要庸俗土气;佩带要适合时宜, 不能油头滑面或洋里洋气;神采要气宇轩昂, 不应萎靡不振。商务秘书要塑造良好的仪表形象, 应该首先从相貌、仪容修饰、服饰穿着等方面入手, 从而塑造良好的职业形象。

商务秘书人员经常代表企业参加各种场合, 因此秘书应时刻注意自己的形象, 根据社交场合的不同, 服装也应有所不同。例如:出席重要的会议, 着装要传统、庄重;外出洽谈工作, 着装要优雅、稳重;接待来访, 穿着要端庄、素雅;礼仪聚会, 选择服装要新颖、亮丽。对于一个秘书特别是女秘书而言, 一身得体的着装, 不仅可以展示个人的职业形象, 还可以增强工作信心, 赢得人们的赞赏和尊重, 更能为上司和所在单位树立整体形象。

(二) 塑造优雅的仪态美

在社会交往中, 一个人的行为既体现他的道德修养、文化水平, 又能表现出他与别人交往是否有诚意, 更关系到一个人形象的塑造, 甚至会影响国家民族的形象。冰冷生硬, 懒散懈怠, 矫揉造作的行为, 无疑有损于良好的形象。相反, 从容潇洒的动作, 给人以清新明快的感觉;端庄含蓄的行为, 给人以深沉稳健的印象;坦率的微笑, 则使人赏心悦目。因此, 我们在交往中应该使自己成为仪态优美的人。

秘书人员要实现自己的仪态美, 从而塑造良好的职业形象, 就得做到行为美。商务秘书的职业素养很大程度上体现在他的待人接物的礼节上。如君是一家公司的秘书, 有一天, 她整理资料正在忙得不可开交, 此时有位客人走进来。如君腾不出空, 只好继续做事, 同时坐着向客人打招呼。可是, 这位来客见到她的上司便对如君坐着向他打招呼一事, 表现出不满的情绪。秘书人员对于访客, 都应当站起身来行礼, 这是最基本的礼节。或许如君的心里怀着热情欢迎的想法, 可是, 在访客心里却不如此认为。如果被客人看到你坐在那儿做事, 只是把头例行公事般地点一下, 那么对方便很自然的有一种被忽略的感受。所以, 当遇有客人来访之际, 秘书无论自己有多么忙, 都应站起身来打招呼。

很多人会认为将客人带到会客室, 是件简单的事。但我们常会看到有的秘书自顾自地走在前方, 而忽略了后方的客人, 认为客人会自己跟上来:甚至不管访客有没有跟来, 便径自地往前走去。这些都不是接待客人所应有的态度。一旦让客人产生自己被拖着在公司内到处走的印象, 相信他会感到不愉快。

商务秘书的行为美并不能一蹴而就, 要靠平时的自我修养, 经常检查自己的行为, 凡事掌握“度”。秘书要善于克制自己的过激情绪和“一时冲动”, 把自己的行为约束在法律、纪律、制度和社会道德、风俗人情的范围之内, 做现代文明社会的新型秘书。同时, 眼睛是心灵的窗户。秘书人员在接待客户时, 目光要显得严肃认真, 让对方感到你很有诚意。在商务洽谈过程中, 运用好目光, 可以帮助掌握谈话的主动权和控制权。微笑更是一种国际礼仪, 能有效地缩短双方的距离, 给对方留下美好的心理感受, 从而形成融洽的交往氛围, 充分体现一个人高超的修养、待人的至诚。秘书人员在面对领导和同事、接待客户时, 要养成微笑的好习惯。

(三) 塑造得体的语言美

商务秘书在工作中要注意运用优美的语言与客户进行沟通交流, 赢得对方的好感, 从而展示自己良好的职业形象。例如, 在接待工作中, 秘书人员要多用敬语、谦语、雅语;又比如说, 秘书在接待来访者时, 要使用规范化的待客“三声”, 即“来有迎声”、“问有答声”、“去有送声”。有的秘书在刚进入公司时, 像影印资料、整理文件, 以及端茶倒水之类的事, 会显得特别的多。但这并不代表他所从事的工作没有意义。当他接听电话的那一瞬间, 他就代表了公司。假使他在接电话里不能把握文字、语调、语速上的尺度, 文雅的谈吐、热情友好的态度, 对方会认为这是他任职公司的失礼, 有时还可能导致谈判破裂, 最终失去客户。可见, 正确地使用礼貌语言不仅能体现秘书人员的文雅、和蔼, 也能给他人带去尊敬和心理的舒适, 博得他人的好感和谅解。我国素有礼仪之邦的美称, 语言谈吐讲究礼节应该是每个秘书人员必备的素质。

秘书是领导的耳目, 是领导的参谋和助手。秘书的主要职责是协助领导综合情况, 沟通信息, 研究政策, 办理会务, 处理来信来访, 管理档案, 起草文书等等, 为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性的服务。在诸多的职责中, 作为秘书最重要的职责是从事文字工作, 撰写公文、总结、计划及其他各种实用文体。商务秘书在进行文案写作过程中, 同样要对文字语法进行反复推敲, 注意采用规范的格式, 得体的语言, 赢得客户的信任与好感。

总之, 秘书部门是企业的“窗口”, 现代企业要塑造良好的企业形象, 首先就应该注重秘书人员的职业形象。对秘书而言, 良好的礼仪修养、端庄的穿着打扮、优雅的行为举止、亲切的待人接物、优美的语言, 是秘书魅力的最好体现, 也是商务秘书职业形象的重要组成部分, 对建立组织良好的形象、完善秘书的人际关系有着难以估量的价值。因此, 商务秘书要重视自己的仪表美、仪态美、语言美, 为塑造自己的职业形象而不懈努力。

摘要：商务秘书是企业职业规范的表率, 其职业形象代表着企业形象。商务秘书职业形象是秘书魅力的体现, 对建立组织良好的形象、完善秘书的人际关系有着难以估量的价值。商务秘书人员的职业形象是综合性的, 笔者认为它主要通过商务秘书的穿着打扮、言行举止等方面反映出来, 这也是商务秘书内在职业素养的外在体现。

关键词：秘书,职业形象,重要性,内容,方法

参考文献

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[2]、秘书外在形象的重要性, 中科软件网, 2005年10月

[3]、辛建华, 胡平正, 女秘书的着装艺术, 秘书之友, 2002年第6期

[4]、吕定禄, 浅谈秘书工作中的体态语言, 秘书工作, 2004 (3)

新时期如何提升秘书职业素养 篇10

秘书工作已有五千年左右的历史, “秘”字在古代文献中有多种解释, 如在《汉代·高帝本纪》中“帝至平城, 为匈奴所困, 七日, 用陈平秘计得出。”《史记·蒙恬列传》中“始皇至河丘崩, 秘之, 群臣莫知”等。“书”字定义包括书写、写字、文件书信、著作等诸多含义。“秘书”组合最早出现于汉代, 指物而非指人。在指物上, 表示宫禁里的秘籍, 即宫禁内所藏的不公开的经典文献, 此时“秘书”结构尚未凝固。在指机构 (人) 上, 公元二世纪, 东汉桓帝设“秘书监”, 既是官署, 也是官职, 这是秘书由物发展演变至人的一个转折点。在历史演变过程中, 官员设有秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等职务。现代秘书多指身处领导机构或领导身边处理信息和综合服务的工作人员。辞海中认为, 秘书是职务名称之一, 协助领导综合情况, 研究政策, 密切各方面工作的联系, 办理文书、档案、人民来信及其他日常行政事务和交办事项。

纵观秘书发展史, 秘书工作伴随着中国文明不断丰富和发展至今, 有着丰富的内涵和实践, 不同时代的现实要求, 使得秘书工作得以不断发展和完善。特别是当代秘书, 充分发挥参谋助手作用, 是秘书工作人员履行岗位职责、实现人生价值的需要, 是领导机构提高科学管理、高效管理水平和效能的需要, 是时代发展、社会进步的需要。参谋助手作用和功能能否有效发挥, 关键取决于秘书工作人员能否通过自身坚持不懈的学习和探索, 在实践中不断提升职业素养。

二、强化四种意识

1. 政治意识。

秘书工作具有较强的政治性。秘书工作人员必须坚定政治立场, 自觉遵守政治纪律, 在个人利益、局部利益和集体利益、全局利益发生矛盾的时候, 做到自觉维护集体和全局利益, 做到个人利益服从集体利益, 局部利益服从全局利益。不管在任何情况下, 都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致, 牢固树立正确的人生观、世界观、价值观, 自觉地贯彻落实党的路线方针政策。

2. 学习意识。

秘书是一个需要丰富知识储备的岗位, 更是一个需要不断与时俱进、及时更新知识储备的工作。提升秘书的素养, 学习是内生动力。秘书人员要不断加强学习, 将学习作为一种习惯, 加强学习国家的路线方针政策、上级单位和部门的指示精神, 学习所在企业的生产经营技术及管理等;要把不断加强思考, 潜心研究国家政策方针在所在单位的贯彻落实、上级文件要求的精神实质以及与所在单位管理实际的具体实践和落实, 确保国家政策和上级要求在落实上的连续性、准确性和可行性。

3. 总结意识。

无论在信息处理、综合服务还是在沟通协调、督办催办中, 都需用追求卓越的意识审视自己和工作, 总结工作中的好做法、好经验, 寻找存在的差距和不足, 发扬优点, 克服缺点, 理性认识自己, 客观看待结果, 树立更高标准, 把实践的成果系统化、完整化、日常化, 在总结中不断完善自我, 把好的经验和作法用于指导日常工作, 使自身在总结中提高、在改进中成长。

4. 自律意识。

严格律己是秘书工作岗位的必备素质。工作必须严格遵守各项纪律, 高度自觉地严格要求和约束自己, 绝不可不可利用职务办私事、谋私利。严格保密纪律, 做到严守秘密、慎言慎行, 不该说的不说, 不该问的不问, 时刻绷紧保密这根弦, 防止密从口出。

三、提升三种能力

在提高思想认识的同时, 加强能力的实践和锻炼, 才能保重参谋助手作用的有效发挥。

1. 以文辅政能力。

文字写作是秘书发挥参谋助手作用的重要载体, 也是衡量秘书工作水平的重要标志。秘书工作的文字能力不同于记者、作家等职业, 需要秘书人员准确把握国家政策、行业形势和上级精神要求, 拥有大量的词汇储备、丰富的材料结构储备和切合实际的管理信息储备, 具备较强的逻辑思维能力、语言组织能力, 只有这样, 才可以写出层次清晰、切合实际的文字材料, 进而准确地体现决策意图, 增强文件的指导性、可行性。

2. 组织协调能力。

秘书的工作有辅助性、中介性、综合性等特点, 发挥着承上启下、协调内外的中枢作用, 在开展工作过程中, 离不开高效的组织协调, 必须坚持原则性、灵活性和政策性相结合, 善于谋划统筹;必须坚持科学性和艺术性, 善于协调各方, 针对常规事务性工作、只派性工作和自主独创性工作的不同特点, 采取正确高效的工作方法, 确保各项工作有序开展和各项决策的有力执行。

3. 语言表达能力。

较强的语言表达能力是秘书人员与领导、与部门、与基层以及其他关系传递信息、交流思想、协调工作中必不可少的基本功。秘书人员说话时要充分把握语言技巧和表达方式, 向领导汇报时要思路清晰、层次鲜明, 抓住关键、简单扼要;与部门沟通要准确表达传递信息, 准确记录反馈信息要点以及其他方面内容;与基层沟通要言辞诚恳, 让群众如沐春风、倍感温暖, 展现机关的良好形象。

参考文献

[1]朱传忠, 叶明.秘书理论与实务[M].杭州:浙江大学出版社, 1995.