行政秘书的职业化训练

第一篇：行政秘书的职业化训练

舒音讲师(秘书助理行政管理)(好讲师网)职业化秘书与助理的综合技能大纲

职业化助理与秘书的综合技能

授课讲师：舒音讲师

第一章 秘书/助理职业的定位

1.秘书/助理的职业化准则

2.职业秘书/助理的在企业中的作用和任务

3.秘书/助理在欧美国家的职业定位和劳动力市场定位 4.秘书/助理在我国劳动力市场的现状和定位 5.秘书/助理职业在我国劳动力市场的发展前景

第二章 秘书/助理职业的基本技能

1. 案例分析：老板需要的时候你总是在吗?

2.练习：如果我是小刘，我是职业化的助理， 我会怎么做? 3.职业秘书/助理应掌握的基本工作方法 4. 案例讨论：kitty的欠缺有哪些?

老板希望kitty为他做好哪些事?

5. 职业秘书/助理必备的工作工具 6. 职业秘书/助理应具备的职业素质

7.秘书助理的职业礼仪—衣着打扮， 言行举止

第三章 秘书助理的重要技能

1. 初级秘书/助理：如何做好事务性文员工作

2. 中级秘书/助理：如何更好辅助经理的日常事务管理 3.案例分析与讨论：上级的“燃眉之急”，你有办法助一臂之力吗?

4. 高级秘书/助理：独立管理能力--分析问题解决问题的能力

果断的事务处理能力 老板的得力助手

5.练习与讨论：解上级之“渴”，你准备好了吗? 6.练习:“火山爆发”了， 怎么办? 7.如何提高办公室的效率 8. 学会用图表说话

9.了解你的上司的性格和工作方式 10. 如何辅助和配合不同性格的上司的工作 11.正确面对他人的情绪 12.工作中的情绪和压力管理

第四章 秘书/助理职业的职业化及职业前景

1.职业化秘书/助理与非职业秘书的特点比较 2.秘书/助理的职业前景 3. 您的职业前景

第五章 电话沟通技巧

1.成功地树立企业形象--秘书助理， 企业的形象窗口 2.秘书助理的职业化电话礼仪

3.电话沟通中的隐性三要素：声音、态度和姿势 4.电话沟通的十大原则 5.职业化地接听和转接电 6.案例分析:电话的优势和局限性 7.电话留言的规范和要求 8.学会处理难应付的情况

罗罗嗦嗦的来电者 盛气凌人的来电者 怒气冲冲的来电者 推销电话 。。。。。。

9.秘书助理的电话沟通技巧

第六章 档案管理

1.企业内不同部门的档案特点

2.案例分析：助理小须的电脑中的文件管理做错了什么? 3.实用有效的办公室档案管理 4.办公室档案的分类

5.案例讨论：助理小戴这么努力工作为什么还会被老板解雇? 6.办公室档案管理的基本原则 7.办公室档案管理系统

8.常用的几种办公室档案管理系统的优缺点分析比较 9.档案管理中载体与标签的选择与应用 第七章 差旅的计划、组织、安排

1.差旅计划和安排只是订机票和酒店吗? 2.差旅安排的基本步骤

3.案例讨论:上司的抱怨是什么? 4.做好上级和同事差旅中的得力助手

5.案例：因为有Sophie的职业工作方法， 我的差旅总是很顺利 6.差旅安排中有效的工作方法

7.差旅期间秘书和助理的相关工作和职责 8.差旅组织安排的有用工具

第八章 时间管理

1. 了解老板的时间管理的观念 2. 了解同队中的同事的时间管理的观念 3. 案例分析：他们自私吗? 4. 分析自我时间管理，找出问题 5. 个人工作计划 6. 任务优先权的分配原则 7. 练习：资深助理的一天 8. 有效的时间管理工具

9. 案例分析：老板为什么要惩罚他的助理小彦? 10.信息传递与交流工具

第九章 沟通与协调的技能

1. 沟通的目的 2. 沟通的原则 3. 沟通的基本方法

4. 分组练习：我能让他听明白吗?我让他听懂吗? 5. 沟通的误区与障碍

6. 案例讨论：上司的需求她真的明白了吗? 7. 沟通的技巧：倾听、表达、提问 8. 部门内部沟通的技巧 9. 协助上司工作中的内部沟通

10. 跨部门沟通的常见问题分析和沟通要点 11. 团队合作

第二篇：高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

● 课程背景

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程;为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;

● 课程收益

→明确各级行政管理人员的职业发展方向;

→岗位认知，职责明确;

→明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识;

→学会奠定非领导的“领导“地位;

→运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ;

→有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率;

→规范文档管理为企业运营发挥重要作用;

→提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力;

→学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧;

→了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵;

→掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。

● 课程提纲

第一部分职业素养篇

一、行政人员(秘书/助理/前台人员)的职业特性与素质要求

1、准确自我定位

◇初级：事务性文员

◇中级：事务性文员+协助管理

◇高级：独立管理+事务处理

——视频：为什么不提拔我?

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀人员的胜任素质

◇如何提升秘书/助理/前台人员的素质

◇优秀与一般的差异——修炼良好心态

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢?

第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭，混日子;第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?

2、为何要进行个人职业生涯规划?

◇分析自我，确立人生的方向

◇准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

◇看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇掌握SWOT分析工具进行自我分析

◇运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人?

→What I want? 我想要什么?

→What I can do? 我能做什么?

→What fit I most? 什么是最适合我?

→What I can choose?我能够选择什么?

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理/前台人员职场礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

——案例：为什么不录用我，我错在哪呢?

2、基本职场礼仪

◇办公室礼仪

◇前台接待礼仪——形体仪态的训练

※ 站姿—体态美的起点

※ 坐姿—高雅仪态的展示

※ 走姿—动态美的展示

※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容

◇接待礼仪

◇电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理

◇5S的概念

◇推行5S的重要性

◇如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

◇长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

◇时间管理的误区

◇时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排

◇时间管理小窍门

◇办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

◇自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的?”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。

每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，

但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩?

二、会务组织与管理

◇成功组织会议的技巧

◇组织阶段的工作：

——会前准备

——会中协助

——会后整理

◇会议座次安排的学问

——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

——案例：如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇信息工作的六个基本要求和三个诀窍

◇收集信息工作的三个诀窍

◇信息的查实及传递

◇信息的储存与保密

2、文档管理

◇文档分类及储存的工作规范

◇文档查阅及分装的工作规范

◇文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

◇通用公文：

→ 报告

→ 请示

→ 批复

→ 函

→ 决定

→ 公告

→ 通告

◇ 事务公文：

→ 工作计划

→ 工作总结

→ 会议纪要

◇ 礼仪文书：

→ 请柬

→ 介绍信

→ 推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

部三分统筹管理篇

一、秘书/助理/前台人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇学会聆听：不轻易打断对方的话

◇怎样反问：了解对方的需求

◇如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

◇表明立场：拒绝的艺术

◇提出解决方案：提出2-3个解决方案

——案例：如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节

◇信息发送、接收、反馈

◇有效发送的技巧

——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

◇与上级沟通的原则

◇与各种性格的领导打交道技巧

◇跨部门的沟通技巧

◇与客户沟通

——游戏：究竟是谁的错?

二、行政管理人员办公室事务管理

◇后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

◇办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

◇员工安全和保密工作

◇公共关系管理

全景案例：某公司大型庆典活动策划始末

——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理

◇事务工作有哪些

◇学会列事务清单

◇用项目计划管理工作

——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

课程分享：我学到了什么?

【时间地点】此课程循环开课，更多开课时间请致电课程顾问：135-1093-6819 敖先生

2012年9月15-16日北京

2012年9月22-23日深圳 | 2012年10月20-21日 上海 | 2012年10月27-28日 北京

2012年11月10-11日 深圳 | 2012年11月24-25日 上海 | 2012年12月08-09日 北京

2012年12月22-23日 深圳

【参加对象】 企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等

【费用】 ￥2800元/人 (含两天中餐、指定教材、茶点)

【课程主办】深圳市华晟企业管理咨询有限公司

【报名热线】 (0755)8622 2415(全国招生)移动手机：135-1093-6819 敖先生

【在线 Q Q】 476304896(课程咨询)

【培训时长】第一天 上午9：00-12：00下午：13：30-17：00

第二天 上午9：00-12：00下午：13：30-17：00

● 引言

您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人;你是企业前台人员，是客户了解企业的窗口，您是否对以下问题感到困惑：

1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可?

2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀?

3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手?

4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少?

5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢?

6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向?对后勤工作缺乏基本的理论支持?

7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利;碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位?领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决?

8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用?如何把握和领导的距离，心中没底?

9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对?

10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重?

11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性?

12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏?

13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手?

14、不明确自己未来职业发展方向是什么?

诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职 业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。

● 培训方式：案例分享、实务分析、互动讨论、视频演示、培训游戏等

● 相关认证(可选)

认证费用：中级600元/人;高级800元/人(参加认证考试的学员须交纳此费用，不参加认证考试的学员无须交纳)

备注:

1. 凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由<<国际职业认证标准联合会>>颁发<<中级职业秘书 或高级职业秘书>>国际国内中英文版双职业资格证书，(国际国内认证/全球通行/社会认可/官方网上查询);

2.凡参加认证的学员须课前准备大一寸红底或蓝底数码照片;

3.课程结束后20个工作日内将证书快递寄给学员;

4.可申请中国国家人才网入库备案。

● 讲师简介 敦平老师

秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师

富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师

经历与风格

8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。

主打课程：

《企业行政管理系列课程》《职业化——成就事业秘书的金钥匙》

《人力资源管理实务系列课程„》《商务公文协作》

《员工冲突管理与压力舒缓》《企业内训师培训及培训体系建立》

《九型人格与管理》《优秀员工心态与团队建设》

部分培训过的企业

地产业：勤诚达国际控股集团(房地产);深圳泰富华地产;长城物业;佛山万科物业;贵

阳家喻地产;广东大航地产;汕头宜华地产;成都乐安居地产、物业;福建云顶地产;重庆华都地产„„ 制造业：富士康集团(深圳、北京、天津);联益达科技有限公司;方正微电子有限公司;

台资德爱电子;比克电池;深圳格瑞普电池;中诺电话;中宇元一数码科技有限公司„„

其它：深圳公安系统;深圳燃气集团;深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信;上海通用大兴汽车集团;广州汇丰鹏汽车4S店;中国企业大学(深圳市职业经理);贵州家喻装饰、成都农业银行;深圳职业训练学院;广西北海旅游从业人员培训(酒店宾馆、旅行社)„„

第三篇：最新版-高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人;你是企业前台人员，是客户了解企业的窗口，您是否对以下问题感到困惑：

1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可?

2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀?

3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手?

4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少?

5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢?

6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向?对后勤工作缺乏基本的理论支持?

7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利;碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位?领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决?

8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用?如何把握和领导的距离，心中没底?

9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对?

10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重?

11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性?

12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏?

13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手?

14、不明确自己未来职业发展方向是什么?

诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职 业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。

高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

【时间地点】 2012年7月07-08日 深圳 | 2012年7月21-22日 上海 | 2012年8月04-05日 北京

2012年8月18-19日 深圳 | 2012年9月01-02日 上海 | 2012年9月15-16日 北京 2012年9月22-23日 深圳 | 2012年10月20-21日 上海 | 2012年10月27-28日 北京 2012年11月10-11日 深圳 | 2012年11月24-25日 上海 | 2012年12月08-09日 北京 2012年12月22-23日 深圳

【参加对象】 企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等 【费 用】 2800元/人 (含两天中餐、指定教材、茶点)

【全国热线】 4OO-O33-4O33 (森涛培训，提前报名可享受更多优惠)

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值;想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程;为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;

课程收益

→ 明确各级行政管理人员的职业发展方向; → 岗位认知，职责明确;

→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识; → 学会奠定非领导的“领导“地位;

→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ; → 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率; → 规范文档管理为企业运营发挥重要作用;

→ 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力; → 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧;

→ 了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵;

→ 掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。

课程提纲

第一部分 职业素养篇

1

一、行政人员(秘书/助理/前台人员)的职业特性与素质要求

1、准确自我定位

◇ 初级：事务性文员

◇ 中级：事务性文员+协助管理 ◇ 高级：独立管理+事务处理 ——视频：为什么不提拔我? ——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2、优秀人员的胜任素质

◇ 如何提升秘书/助理/前台人员的素质 ◇ 优秀与一般的差异——修炼良好心态

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢?

第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭，混日子;第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?

2、为何要进行个人职业生涯规划? ◇ 分析自我，确立人生的方向

◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 ◇ 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力 ——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3、职业生涯规划的简单步骤

◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析 → What I am? 我是什么样的人? →What I want? 我想要什么? →What I can do? 我能做什么?

→What fit I most? 什么是最适合我? →What I can choose?我能够选择什么?

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。” 运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书/助理/前台人员职场礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象 ◇ 着装的TOP原则

◇ “拒绝”着装败笔——着装误区

◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢?

2、基本职场礼仪 ◇ 办公室礼仪

◇ 前台接待礼仪——形体仪态的训练 ※ 站姿—体态美的起点 ※ 坐姿—高雅仪态的展示 ※ 走姿—动态美的展示

※ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容 ◇ 接待礼仪

◇ 电话礼仪与应对技巧

——现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理 ◇ 5S的概念

◇ 推行5S的重要性

◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 ◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

2

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧 ◇ 时间管理的误区 ◇ 时间管理的原则

√目标管理与80/20法则

√缓急轻重的优先管理

√个人时间与领导工作时间计划与安排 ◇ 时间管理小窍门

◇ 办公室接待与电话处理 ◇ 上级的时间管理与安排 ◇ 自我情绪控制与压力管理 ◇ 上司出差日程管理与工作计划 ——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的?”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。 每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩?

二、会务组织与管理 ◇ 成功组织会议的技巧 ◇ 组织阶段的工作： ——会前准备 ——会中协助 ——会后整理

◇ 会议座次安排的学问

——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会 ——案例：如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 ◇ 收集信息工作的三个诀窍 ◇ 信息的查实及传递 ◇ 信息的储存与保密

2、文档管理

◇ 文档分类及储存的工作规范 ◇ 文档查阅及分装的工作规范 ◇ 文档销毁及保密的工作规范

——案例：李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文： → 报告 → 请示 → 批复 → 函 → 决定 → 公告 → 通告

◇ 事务公文： → 工作计划 → 工作总结 → 会议纪要

◇ 礼仪文书： → 请柬

→ 介绍信 → 推荐信

——案例分享：请示/报告混为一体

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

部三分 统筹管理篇

一、秘书/助理/前台人际沟通与工作协调技巧

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话 ◇ 怎样反问：了解对方的需求

◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是 ◇ 表明立场：拒绝的艺术

◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案 ——案例：如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟通过程及环节 ◇ 信息发送、接收、反馈 ◇ 有效发送的技巧

——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象 ◇ 与上级沟通的原则

◇ 与各种性格的领导打交道技巧 ◇ 跨部门的沟通技巧 ◇ 与客户沟通

——游戏：究竟是谁的错?

二、行政管理人员办公室事务管理

◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

◇ 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑) ◇ 员工安全和保密工作 ◇ 公共关系管理

全景案例：某公司大型庆典活动策划始末 ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理 ◇ 事务工作有哪些 ◇ 学会列事务清单

◇ 用项目计划管理工作

——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

课程分享：我学到了什么?

讲师简介 敦平老师

秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师 富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师 经历与风格

8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。

敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。 主打课程：

4 《企业行政管理系列课程》 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》 《人力资源管理实务系列课程„》 《商务公文协作》

《员工冲突管理与压力舒缓》 《企业内训师培训及培训体系建立》 《九型人格与管理》 《优秀员工心态与团队建设》 部分培训过的企业

地产业：勤诚达国际控股集团(房地产);深圳泰富华地产;长城物业;佛山万科物业;贵

阳家喻地产;广东大航地产;汕头宜华地产;成都乐安居地产、物业;福建云顶地产;重庆华都地产„„ 制造业：富士康集团(深圳、北京、天津);联益达科技有限公司;方正微电子有限公司; 台资德爱电子;比克电池;深圳格瑞普电池;中诺电话;中宇元一数码科技有限公司„„

其它：深圳公安系统;深圳燃气集团;深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信;上海通用大兴汽车集团;广州汇丰鹏汽车4S店;中国企业大学(深圳市职业经理);贵州家喻装饰、成都农业银行;深圳职业训练学院;广西北海旅游从业人员培训(酒店宾馆、旅行社)„„

第四篇：高级秘书、助理和行政管理者工作效率提升训练营课纲讲义

对高级行政管理者和秘书来说，没有受到专业系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作;在所从事的工作中感觉缺乏理论支持;工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏;想为领导做得更多、更好却没有好的方法、思路;想更好的执行领导的政策，却总是得不到支持;想给公司节省费用，但却不知从何处下手，想更好地处理好公共关系(政府公关)，却总是不得要领----诸如以上的问题，都是每个助理秘书工作人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

参训学员课后反馈1：“何澜老师精彩的课程分享，我们从她身上看到了优秀行政工作者对工作效率执着研究与探索，同样她对与工作的认真、激情是值得每个行政管理者去效仿的榜样。”

参训学员课后反馈2：“在何澜老师高级文秘课程的学习中，我们学会了如何成为领导得心应手的左膀右臂，明确了自己的工作职责与擅长，对领导交代的各项任务清晰流程和任务再执行，很好的分享、很多的工具模板，一次次精彩的模拟训练，让大家找到工作的动力和方向。”

参训学员课后反馈3：“通过何澜老师的的时间测评工具，我们看到了过去三个月到六个月时间安排的逻辑性和问题点，了解自己生活与工作的关系，了解良好社会关系家庭关系的经营，更加注重自己身心灵的和谐与平衡!这两天的高级行政管理者的课程让我们被工作拖着跑，走向全新自我认识和有意识的规划和提升，我们想从这里再次启航，成为一名“新秘书”，拥有新起点、新格局、全新的工作状态。”

课程收益

-清晰了解文秘、行政助理岗位的贡献度和核心价值，帮助提升行政工作的愉悦感。

-针对本单位岗位的要求提升自己的各项专业能力，做个效率为先的领导助手。

-良好工作习惯的系统培养是面对多位领导、面对琐碎杂工作的提升与改变。-成为上司的得力助手，在企业内部、企业对外的人际关系的经营上更加专业化。-熟悉办公事务的处理技巧：通过现场模拟练习，现场点评，

—特别赠送大礼包：常用工具、表单、范本等。

专家介绍

何澜老师

(公开课，内训：4OO-O33-4O33)职场幸福学培训专家、高效工作模式训练专家;

企业学习网特约高级讲师,曾担任浙大网新(上市公司)总裁助理、浙江正元数据公司独立董事、浙江省中小企业创业辅导中心主任等高管职务;华东师大心理学硕士;浙大求是经济与科学研究院高级讲师、首席人才测评师、清华大学特邀讲师;浙江培训师联合会常务副会长。

何澜老师拥有十多年的企业管理及培训经验，巧妙运用心理学与各种人才测评技术巧妙融入课程，将知名企业实际工作中的众多经典案例与课程内容相结合，深入浅出，通俗易懂，而且容易掌握和操作;学员评价说：“何澜老师特别亲切，讲课富有激情，课堂气氛活跃，内容专业有深度，互动与案例研讨有效运用”。 何澜老师培训课程条理清晰，层次分明，实用性强，能带给学员先进工作效率提示策略与理念，使学员可以迅速地将培训内容转化为实际工作技能与习惯。在轻松、互动、体验、讲评等授课方式中，让学员在练中学，学中练，达到学以致用品牌课程：

《高级秘书/助理和行政管理者工作效率提升训练》《高效会议管理出绩效》《情绪管理与心理解压》《时间管理与工作统筹技巧》《职场幸福学》

荣誉客户

中国银行、工商银行、农业银行、中国移动、江苏移动、上海电信、万事利集团、、葛兰素史克(中国)、菲达环保、丰岛控股集团、新安化工、海亮集团、新和成控股、华为、台山核电、海尔集团、南车集团、可口可乐、西门子、NEC、诺基亚、神州数码、日立、美的、中国测绘科学研究院、修正药业、塔里木油田分公司、正大集团、贵州百灵、中海油等数百家知名企业。

课程大纲

第一天课程：6.5小时

前言：通过行政工作者定位解读让我们看到几个关键词：协助、日常事务、提供参谋建议、沟通协调、桥梁关系，这是行政工作特殊性的解读，他必定是完成领导目标为先，协助统筹协调更多的事务性的工作，如何更有效的提升工作效率，让桥梁更加有效、可靠、稳健?是课程学习的重点内容。

模块

一、 角色认知：如何成为领导身边优秀助手?3小时

今天我是单位的形象代言人;通过一句话、三个词语描述你的单位印象。

领导需要什么样的优秀助手?通过对领导的需求分析，不同层级助理的定位进行自我评价，提升服务意识，做最有竞争力、最有价值的工作。

了解我的工作优势与工作行为风格;通过行为测评，分析过去三至六个月你的行为风格与工作优势，并给予您针对性的建议和指导。

我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析;针对每个单位的需要分享行政岗位的职责，清晰任务，明确工作目标。

本模块总结：如何成为领导身边优秀助手?我们的工作特征：多样琐碎性、随机突发性、领导指派性、保密性。情景练习。

轻松一刻：学习办公室养生操-五节操。

特别分享：午间欣赏职业秘书相关电影，并组织讨论秘书成长之路。

模块

二、 高效职业沟通与和谐人际关系：赢得领导信任3.5小时

什么样个性特点的人会更容易获得良好的人际关系?亲切的微笑、温暖自信的眼神、职业握手练习、清新问候、身体距离、为他人着想、会选择礼物等内容。

学会真诚的赞美;通过小组竞赛练习，提示适度赞美能力。

塑造愉快交往礼仪之道;敬语、介绍、坐车、送别礼。

接听电话礼节与情景练习;面对难以对付的客人和电话应对技巧。

接待来访客人的流程和细节注意;观摩先进单位接待流程设计。

与新闻工作者交往注意事项与细节，并情景练习;

印章管理流程与人际关系和谐之道;

零用钱管理流程与得到领导信任的细节;

文件管理与签收流程，如何与领导预约签收?

与不同个性领导相处之道;创造积极的语言结构，与不同领导风格的领袖交往，用他们最喜欢容易接受的方式工作与交流。

模拟练习：接受不清晰的工作指示时、本周工作汇报流程与内容、商讨问题时、面对领导的坏脾气时，小组总结，这个案例中我的收获。

上司约会、出差行程安排策略与方法。

本模块总结：与领导相处的时间，学会虚心请教，交流汇报要简要，内容真实详尽，与领导关系简单，尊重上司，学会为他救场。

第二天课程：6小时

模块三 高效工作模式：提升行政工作效率4.5小时

时间管理与工作统筹

了解压力环境下我的时间管理模式：这是何澜老师独家版权的压力环境下我的时间管理模式的测评工作，看到你的时间管理模式瓶颈与问题。

探索我的生命价值观：专业的心理学底蕴帮助你分析你的生命价值观，看清楚生命的需求和关注，提升生命幸福值。

我的时间都花在哪里?清晰时间大盗：我们人生就算100年，你的一百年中的生命价值在哪里? 激发我的脑思考模式，创立个性化时间管理技巧与方法;

5、 系统思维方式训练：面对多任务管理，多领导指示工作时，清晰生活与工作的目标、工作步骤、紧急重要程度的分类。

6、 为自己的人生开始规划：从梦想到现实，从日计划、月计划、年计划的制定和落实。

二、精力管理：根据生理节奏制定工作：了解精力最旺盛的时候，学会聚焦，学会制表，制表的要点和注意事项。

三、办公室5S管理：5S管理要点与工具

四、信息管理：

1、如何处理电子信件?

2、如何处理报纸杂志?

3、快速阅读。

4、为自己准备清单。

会议管理：常见高效会议管控要点。

固定部门会议的掌控。

解决问题会议的核心。

讨论会议的流程与掌控。

会议中不良行为的形成与控制。

会议管控工具表格的制作与分享。

本模块总结：两天中学习到提高工作效率的方法、制定行动计划

模块

四、压力管理：提升职场幸福力1.5小时 压力的定义与认识;

我在社会环境中角色的扮演和认识;

智慧身体感应与体验;

树立正确的人生观与价值观;

饮食减压、音乐减压、睡眠减压、运动减压等内容体验; 心里冥想：学会接纳;

面对挫折，依然快乐的八大秘诀。

课程总结：职业秘书职业修炼

第五篇：行政秘书的简历

姓名：涂女士性别：女

婚姻状况：未婚民族：汉族

户籍：广东-东莞年龄：31

现所在地：广东-东莞身高：160cm

希望地区：广东-东莞

希望岗位：行政/人事类-行政助理/文员

行政/人事类-人事助理/文员

经营/管理类-经理助理

贸易类-外贸专员/助理

寻求职位：行政助理、 人事助理、 外贸助理

教育经历

2006-01 ～ 2009-01 湖北三峡大学 行政管理 本科

2001-09 ～ 2003-07 广东外语外贸大学 英语 大专

**公司 (2011-03 ～ 2012-09)

公司性质：私营企业 行业类别：家居、室内设计、装潢

担任职位：行政秘书岗位类别：其他相关职位

工作描述：·按公司计划进行招聘并作好评估工作，尽量满足公司用人需求。 ·办理员工入职、转正、异动、离职等相关手续。

·员工人事信息管理与员工档案的维护 。

·员工劳动合同的签订与各类文件的管理。

·根据员工加班、请假、出差、外出公干等考勤依据核对打卡记录及汇总考勤报表 ·办公文具、后勤用品的申购、管理与维护;固定资产的维护、盘点建档工作。 ·协助领导草拟项目合同，公司内部各类通知、文件的草拟、发送等工作;

·协助领导处理日常事务，完成领导安排的其它工作。

**公司 (2006-10 ～ 2011-01)

公司性质：外资企业 行业类别：家具、家电、工艺品、玩具

担任职位：总经理助理岗位类别：

工作描述：·协助部门总经理起草内部日常通告、报告等相关文书资料;

·负责总经理会务的组织安排，记录会议纪要，并对决议事项进行催办、查办和落实;·协调与各部门的关系，促进相关工作的推进等;

·接待来访的客户;找简历模板参考,就访问个人简历模板网http:// ·处理部门日常事务及处理总经理临时交办的其他工作;

**公司 (2005-06 ～ 2006-10)

公司性质：外资企业 行业类别：贸易、商务、进出口

担任职位：外贸助理岗位类别：

工作描述：·协助本部门经理处理日常事务;

·由于本公司是由巴西人独资的外资企业，因此平时需要用英文与上司沟通.

·与客户以及国外供应商进行英文邮件联络,沟通解决货物从生产到出货前所遇到的问题. ·负责整理本部门各类报告,熟悉运用Microsoft办公软件。

·平時也负责本部门的sample order工作，包括通过系统将订单发至供应商，对催交货期，出货流程有一定的了解.

**公司 (2004-01 ～ 2005-05)

公司性质：外资企业 行业类别：纺织品业(服饰、鞋类、家纺用品…)

担任职位：主管助理岗位类别：

工作描述：·协助本部门主管(英国籍)处理日常事务。

·與香港和美國的客戶郵件及電話聯絡沟通

·負責整理周報告及月報告

·部門內部英語培訓

·平時也做QC驗貨工作，对查貨程序有一定了解

技能专长

专业职称：

计算机水平：初级

计算机详细技能：熟悉WORD,EXCEL及OUTLOOK的基本操作.

技能专长：能用英语进行日常会话,与人沟通.

语言能力

普通话：流利粤语：流利

英语水平：英语专业CET-4

英语：良好

求职意向

发展方向：本人具有8年以上港資企業主管級以上人員助理經驗，良好的溝通能力，能協調好各部門關繫及推進工作，協助上司迅速流暢地處理部門內部工作。

其他要求：1.要求法定节假日.

2.购买社会保险(养老保险、医疗保险等).

3.若工作地点在石龙镇范围以外,希望能提供食宿.

自身情况

自我评价：

·本人具有8年以上主管級以上人員助理經驗，能協助上司處理部門內部工作。

·為人誠實可靠，做事有條理，工作認真、負責、積極，良好的英語溝通能力，熟練普通話和粵語。

·熟練操作Microsoft辦公軟件。