目标管理在高校办公室的运用研究

在高校的管理系统中, 高校办公室作为其中的协调者, 具有联系沟通、承上启下的重要作用。然而近几年高校办公室的工作弊端日益突出, 作为高校的重要部门, 高校办公室必须在原有管理模式的基础上, 学习现代的管理手段, 革新管理理论, 让高校办公室的管理进入更高的层次。

一、目标管理在高校办公室运用的基础理论

(一) 明确管理目标, 分级管理。

目标管理理论是指将目标作为基础或者是指导的管理理论, 其基本范畴是:明确总的管理目标, 然后按照各级的职能, 分别制定分目标。随之给予一定的权限, 让各级管理层在实施目标时能在一定范围内实现自我控制。最后, 考核各级对目标的实施程度, 给予适当的奖励。

(二) 多种理论支持。

一是人性假设理论。目标管理的人性假设理论认为, 人生存的目的不仅是为了活着, 除了物质因素, 心理因素、工作因素和社会因素都将影响到生产积极性, 这是目标管理的重要逻辑前提。二是动机激发理论。这种理论认为, 当人遇到想要达成的目标时, 就会产生动力促使人们向目标前进, 目标管理模式遵循这一规律, 根据人们的需求设定目标, 从而激发人的动力, 引导其完成整体目标。三是授权理论。该理论认为, 授权能够更好地进行目标管理, 上级不仅要根据制定的目标授予下级相应的权利, 还要帮助下级良好地行使权力, 总之, 授权是为了更好地管理。

(三) 系统管理, “以人为本”。

目标管理在实际运用中, 有三个鲜明的特点:第一, 目标管理能较好地运用总体目标将整个单位联系到一起, 强调整体和系统的管理。第二, 拥有完善的奖惩制度, 重视成果, 克服了职工的懒散作风。第三, “以人为本”, 强调民主, 将单位目标与个人需求结合, 充分调动职工的积极性。

二、目标管理在高校办公室运用的必要性和可行性

(一) 灵活多元, 适应高校发展。

落后过时的层级管理不再适应高校的发展, 目标管理运用的重要意义和必要性更加突出。一是明确职能, 收缩层级。高校办公室设立太多机构是导致人浮于事的主要原因, 目标管理是单位总目标为中心简政放权, 明确职能定位, 形成紧密运作的工作机构, 使每个职工都能自主管理。二是分清职责, 落实到人。臃肿的机构常常会导致职务重叠, 遇事推卸责任, 目标管理恰到好处地做到了以职定责, 让职工明确自己的职能定位, 并承担起相应的责任, 同时强调“以人为本”, 强调人是管理的中心和动力, 要求人人参与管理工作。三是完善奖惩机制。忽视对职工的奖惩是造成办公室员工缺乏动力的重要原因, 目标管理在实现目标的整个过程中, 都强调人人参与, 按照职工的需求给予一定的奖励, 在真正意义上体现了“以人为本”。

(二) 切实可行, 符合现代管理理论。

相比于落后的层级管理, 目标管理在高校办公室中的运用具有鲜明的有利条件, 主要有以下几点:首先, 强调“人”的中心作用, 重视人的思想等因素在管理中的重要作用, 与管理的初衷想吻合, 从根本上解决了分工困难、难以奖惩等问题。其次, 重视成果, 办公室可以进行定期的检查, 检测目标的实现进度, 这种方法可以有效地形成成果效应, 充分调动职工的工作积极性和创造性。最后, 高校办公室为目标管理的运用提供了现代化的管理理念, 具备高素质的管理人才, 保证了目标管理的有效运用。

三、目标管理在高校办公室运用存在的问题及原因分析

(一) 问题繁多, 影响目标管理运行。

一是缺乏科学的目标构建体系。首先, 办公室的目标制定太过于面面俱到, 目标过细过多, 导致任务权衡不当, 使目标缺乏应有的指导作用, 其次, 制定的目标过高, 许多办公室在制定目标时太过于理想化, 导致提出过高的目标, 最终却难以实现。最后, 对于目标的变动不能很好地把握, 部分办公室的变动性太差, 不能根据形势的变化及时调整目标。二是缺乏民主的制定方案。部分职工表示, 目标大多是上级给下级下达的, 大部分职工并没有参与目标的制定工作, 有些办公室虽然向职工征求意见, 但大多是流于形式, 缺乏实质性的参与, 因此导致了推行中的困难。三是实施过程管理不足。目标实际实施的过程中, 领导担心下放权力会损害自己的地位, 因而保留权利, 导致实际授权不足。授权的部分工作也没有进行良好的追踪, 在下级遇到问题时, 没有进行良好的指导, 导致下放的权力不能被很好地运用, 影响了目标的实现。四是缺乏完善的考核制度。在对职工的目标考核时, 办公室大多采用考核表、大众评审、领导论定的考核方式, 陈旧的考核方式导致考核效果并不理想。甚至部分办公室的考核存在不公平现象, 严重影响了职工工作的积极性, 从而使目标管理收效甚微。

(二) 认识不到位, 机制不健全。

一是概念模糊不清, 没有充分认识。部分办公室认为目标管理非常简单, 就是下达任务然后进行目标考核, 而没有认识到它是建立在以职工为中心的自我控制和指导上的, 办公室要求职工积极参与管理工作, 充分发挥每个人的积极性和创造性。认识的不足导致了部分办公室对目标管理的排斥情绪, 阻碍了目标管理的运行。二是职能认识不足, 管理机制缺失。办公室与其他部门的职能有很多交集, 许多看似办公室的工作实际上不隶属于办公室, 如果对工作的定位不准确, 很容易导致不合理的目标制定。与其他部门相比, 办公室的工作更加复杂, 健全管理机制的缺失导致信息收集受阻, 工作被动, 无法准确确立目标和考核业绩。三是目标制定缺少合理的指导。缺乏有效到位的指导, 导致某些办公室在制定目标时往往缺少对于整体的考虑, 简单地将目标进行分解、下达, 每个下级都有自己的任务, 执行时难免出现不协调的现象。同时, 模糊的目标难以作为考核的标准, 导致员工的工作积极性降低, 影响目标管理的运行。四是控制机制不健全。部分办公室对目标实施的好坏没有奖惩之分, 这种没有和职工工作质量挂钩的奖励, 惩罚多少无所谓的不健全的奖惩机制, 将很大程度上减弱目标管理的成效。只重视对结果的奖惩, 没有及时有效的反馈是另一个影响目标实现的重要原因, 不仅阻碍了目标管理的运行, 还影响了职工的进步。

四、目标管理在高校办公室运用的策略和改革

(一) 做好各种准备, 打好基础。

运用目标管理的首要任务是做好各方面准备, 其中包括:第一, 思想准备, 包括培养职工对目标管理理论的学习、树立牢固的目标管理意识和领导树立民主管理的理念3个方面。第二, 组织准备, 首先做好定职定责, 落实职责。其次是分流人员, 培养骨干。最后是完善奖惩制度, 制定符合学校的薪酬制度。第三, 文件准备, 要做好具体的目标管理的反馈, 并建立相应的制度和有效的信心管理系统, 为目标管理提供支持。

(二) 建设目标体系, 力求完美。

设立目标要力求具体、明确, 要注意符合明确性原则、可度量原则、现实性原则和时限性原则, 科学建立目标体系, 首先设立办公室的整体目标, 要充分考虑可能遇到的问题, 准备多种方案, 然后分解目标, 设立各个科室的具体目标, 明确目标责任, 保证整体目标的可实现。在设立的过程中, 要引导职工积极参与, 形成良好的工作氛围, 同时要注意办公室的整体目标应符合学校的最终目标, 要为学校建设作出贡献。

(三) 有效的授权和控制, 保证实施顺利。

目标管理的实施主要分为3部分:第一, 进行有效的授权管理, 要求上级下放下级权利, 让其进行自主管理, 同样要求下级恪守职责不越位。第二, 进行有效的控制, 对于工作中的失误, 要层层追究, 保证工作质量, 有效地监督目标实现的进度。第三, 定期检测目标实现的进展情况, 对于不能按时按量完成进度的科室和职工, 予以督促, 推动目标顺利实施。

(四) 做好考评工作, 及时反馈。

设定清晰标准的考核标准, 标准要客观, 符合办公室的实际需求, 考评要注意科学有效, 自评和领导考评相结合, 保证公平公正, 避免弄虚作假。办公室要根据考评结果进行适当的奖惩, 赏罚分明, 调动职工的工作热情, 同时保证目标管理的有效实施。对于考评的结果, 要及时进行反思分析, 总结经验教训, 持续改进工作方法, 尽量完善目标管理的科学性, 提高办公室的工作质量。