浅谈办公室在研究所管理中的作用

2022-09-10

办公室是综合管理与办事机构, 主要职能是承上启下、沟通、协调。作为科研单位的办公室又具有自身的特点。研究所的办公室主要职能是紧密围绕研究所的发展目标及各阶段中心工作, 充分发挥其沟通上下左右、联系四面八方的桥梁和纽带作用, 参与政务、协调事务、做好服务。

研究所主要以完成科研任务为主。研究所有不同学科方向, 承担不同层面的科研任务, 不同时期又有不同的研究重点。作为研究所的办公室工作特点:一是日常事务繁杂, 包括文书、文件、文字材料等工作, 也包括办会、信息、网络、日常政务等;二是突发性事情较多。办公室的人员, 不仅要经常熟悉研究所各项科研、管理工作进度, 并且要了解科研工作的需求。做好日常工作的同时, 办公室人员应当有针对性的提出问题, 并提供解决方案供领导参考、决策。

一、参谋协助作用

办公室不仅是领导在获取信息方面的重要部门和渠道, 而且是领导在处理事件方面“眼观六路、耳听八方”的耳目。因此, 办公室要有善于研究和调查的能力, 要有及时发现问题、分析问题的能力, 并且要尽可能地发现一些有倾向性、潜在的和代表性地问题, 也要对此种问题进行剖析并能及时、准确无误地向领导汇报、提出有建设性的意见供领导参考。为领导搞好咨询服务是办公室在日常生活中的重要角色。针对情报性、政策性、反馈性、历史性等问题, 为领导提供及时、准确的信息, 从而让领导“耳聪目明”, 进而在纵横比较中形成科学决策。

二、沟通协调作用

办公室极其重要的一项任务就是综合协调工作。办公室作为一个综合性的控制机构。首先, 它的任务是接收来自四面八方的各种信息, 统筹兼顾, 对全局进行全面监控, 并且对事件进行指导, 运用沟通能力和协调技能。其次, 它需要对这些信息进行整理、分类, 按事件的轻重缓急进行加工处理, 起到沟通上下、协调内外、联系左右作用的。办公室遵循协调的原则, 着眼于灵活性和原则性的有机统一与结合。致力于既要严格按章办事, 以避免在协调过程中出现随意性和盲目性, 又要做到具体问题具体分析, 且善于根据形势变化和紧急情况, 及时调整、补充完善原有的设想和计划方案, 注重运用多种形式, 强化沟通协作, 促使各方达成共识。最后, 办公室要严格明确协调的范围。一方面要充分发挥职能部门的作用, 另一方面必须做到查缺补漏, 不包办代替, 不越位, 在协调范围将工作做到最好。

三、督办作用

在落实研究所创新发展的各项中心工作安排中, 办公室责任重大。因此, 办公室开展各项工作的落脚点和归宿是进一步加强和改进督办、落实工作。一方面上级部门要求办公室加强督办功能, 另一方面也是做好办公室的工作需要。对于督办、落实工作, 应以上级单位和研究所的重大决策和重要工作部署为基点, 抓好落实工作;应养成务实严谨、雷厉风行地工作作风;应抓好督办检查以及跟踪反馈工作;最终, 落实效果及检验的落脚点在于跟踪反馈。要建立健全的催办督办制度和流程, 要建立督办工作专人专项负责制, 做到件件落实到每个人, 事事有反馈、有回音。总之, 始终贯彻树立高效率意识和高质量意识, 通过督办检查, 确保切实有效地开展研究所工作。

根据中国科学院新的办院方针, 办公室工作应以科学发展观为基点开展, 采取平等交流、相互探讨的方式, 使“以人为本”工作理念深入到工作人员, 同时, 办公室的工作人员需要经常深入到群众中, 聆听群众的声音, 通过交流将为人民服务的工作落到实处。平等交流与相互探讨的办公室工作模式可以在一定程度上引导工作人员正确认识问题, 使大家在双向的思维互动中相互理解, 形成一致, 从而真正地使办公室工作做到以人为本, 发挥办公室的作用。

摘要：研究所作为国家在科学技术方面的最高学术机构和全国自然科学与高新技术的综合研究与发展中心。为国家培养了许多领域的人才, 也为研究领域做出巨大贡献。再优秀的团体也不可能少了办公室这个部门, 办公室在任何单位都起着重要的作用。办公室是研究所机关的枢纽、对外的窗口, 是领导的参谋助手。办公室工作在研究所的管理中是一项最具基础性的工作, 发挥着服务科技创新、支撑科技创新、促进科技创新的重要作用。在理论和实践的结合上正确认识办公室在研究所机关管理中的地位和作用, 对于提高研究所的管理、增进办公室的工作, 具有十分重要的理论和现实意义。

关键词：研究所,机关管理,作用