探寻学术与行政的和谐之道——高校办公室管理研究的逻辑与思路

一、当前高校办公室管理研究的错位与缺陷

(一) “办公室”管理:

一个被误读的管理学宏大叙事。众所周知, 办公室管理是管理学理论和实践所长期关注的一个持久性话题, 盖因其良性运转与办公室工作的绩效有着密切的联系。然而, 在对办公室管理研究中, 存在一个因为对严谨概念体系的忽略所导致的认知偏差, 这一认知偏差就是对办公室管理不经类型化而空泛而谈, 这便导致了理论与实践的严重脱节, 使得办公室管理学成为没有现实依附性的“纸上谈兵”。

事实上, “办公室管理”绝不是一个不存在二级概念体系的简单范畴。即使用最粗犷的方式对其进行研究, 也可简单将其分为企业办公室管理与行政办公室管理, 二者在管理过程中所遵循的逻辑和技术是全然不同的。企业办公室管理是一种效率化和目标化的管理体制, 企业对营利孜孜不倦的追求决定了这一典型特征。行政办公室管理则是一种标准化和程序化的管理体制, 由于所处理的办公事务与公共政策和纳税人权利密切相关, 所以规范和严谨成为其最显见的特征。伴随着当今经济社会的高速发展, 这两种特性不同的管理方式在一定程度上可能会有交叉和融合, 比如大型企业的办公室管理如今也在一定程度上追求标准化和程序化, 从而彰显对职工合法权利的保护, 但二者的严苛区分所导致的管理逻辑的不同, 是永远不会发生根本改变的。

而在当今办公室管理中, 上述对办公室的分类所促发的管理逻辑的类型化却很难见到。改进管理模式的建言者经常犯如下两种典型错误:其一是空泛地进行办公室管理的研究, 而根本漠视由于办公室类型的不同而导致的管理方式的巨大不同, 这便导致研究内容“不接地气”, 根本无法将文字上的逻辑用于真正的办公室管理实践当中。其二是将办公室管理完全地等同于企业办公室管理, 在经济高速发展的当前, 管理学将大多数精力和成本投注于企业管理, 这种现状尽管有其缺陷, 但不得不承认具有一定的内在合理性, 但漠视办公室管理的类型化, 将一切办公室管理均视为企业办公室之管理, 则对管理实践人员造成了极大的误导, 值得强烈批判。简言之, 上述两种典型错误实际上都是由于忽视办公室管理的类型化所造成的“宏大叙事”, 这不是一种严谨和精准的学术态度。

(二) 高校办公室管理研究之谬:

偏差的定位导致错误的逻辑。在高校办公室管理研究中, 上述研究中的误读和缺陷得到了最集中的体现, 其根源在于:高校办公室是一个难以类型化界定的领域。由于高校是一个同时兼具有行政性和学术性的特殊管理体系, 无论是企业办公室管理还是行政办公室管理, 其逻辑和技术均无法完全套用至高校办公室管理研究当中。在管理学研究的体系中, 也很难探寻到能够单独适用至高校办公室管理的学说体系, 而无论是企业管理还是行政管理, 均可以从工商管理学、公共管理学、公司治理学等已然非常系统和充沛的学问体系中汲取经验。在这一背景下, 如果由不具有高校办公室管理工作实践经验的研究者来探讨其管理问题, 则很容易导致前述因宏大叙事所产生的定位偏差, 将并不适用于高校办公室管理的逻辑进行沿用和遵守, 这对高校办公室管理的实践来说, 必然带来消极和负面的影响。

事实上, 在高校办公室管理研究中, 前述谬误另有了其他新形式的衍生。前文所述的两种典型错误可以归纳为:一是对办公室类型不加区分而笼统分析研究其管理模式。二是以研究中最受重视的企业办公室偷换概念, 将一切办公室管理模式都认定为企业办公室的管理模式加以研究。而在高校办公室管理研究中则产生了新的谬误形式, 即由于我国特有的教育管理体制和思想意识上的传统积淀, 高校办公室极容易与完全行政化的行政机关办公室相类比, 由此造成了对行政办公室管理体制的简单模仿和复制。比如在某篇探讨高校办公室管理的论文中, 对高校办公室的功能总结为“服务”“协调”“参谋”“督查”四个方面的作用, 这种偏颇的界定似乎与一般行政机关的办公室职能没有任何区别, 几乎体现不出高校办公室应有的特性和功能, 这可以被视为前述谬误的一种典型体现。众所周知, 高校的过度行政化造成学术研究的效率受到影响, 是近年来备受诟病的一个问题, 尽管该问题的产生与制度构建和思想意识等多方面的渊源有关, 但不可否认, 高校办公室管理过程中过于注重对行政办公室管理模式的借鉴, 也是重要内在原因之一。

二、高校办公室管理研究的应有逻辑及改进思路

(一) 应有逻辑:

探寻学术与行政的和谐之道。前文集中探讨了高校办公室管理研究中的错误和缺陷, 由此表明:在问题的研究过程中, 切忌在缺乏概念体系和对基本原理的准确了解的前提下空泛地去探讨。高校办公室管理研究必须在对其自身管理的应有逻辑进行精准梳理的前提下, 才可保证相关问题的探讨及管理实践的具体操作具有可靠性。笔者认为, 这一应有逻辑便是对高校办公室的特性和本质进行准确识别, 从而在企业办公室和行政办公室的“二分法”中获得自有的话语体系和实践空间, 由此方能在其管理研究中把握题中应有之义。

高校办公室管理最典型的特性和本质在于, 其具有推行行政管理和服务学术研究的强烈的“两面性”。申言之, 在高校办公室的日常工作中, 其确实具有被学者反复论述过的“高校管理层决策的参谋者”“高校各项任务的具体执行者”“高校工作有序进行的协调者”和“高校工作落实的督查者”4种典型的管理身份和内涵, 这种职责和功能其实与行政机关办公室并没有本质的不同, 无非是落实相关决策、执行各项任务、协调事务运行、监督工作绩效等等, 只不过其工作背景从行政机关移转至高等学校, 在工作上需要更加注重高校行政管理的特殊性而已。但是, 如果把前述内容视为高校办公室管理的全部, 则将构成重大的谬误, 其管理基础也将成为无源之水、无本之木。高校运转与行政机关管理的一个重大区别即在于其具有从事学术研究的重要目的, 学术工作与行政管理在价值和目标上的重大偏差决定了在高校办公室管理中不能照搬行政办公室管理的相应逻辑和技术。基于此, 笔者认为前述4项高校办公室管理身份的界定是不周全甚至是危险的, 它没有把“促进学术研究的服务者”这一重要的身份纳入其中, 是将高校办公室与行政机关办公室同等对待, 消弭前者独特性的一种重要体现。

正是由于高校办公室所具有的推行行政管理和服务学术研究的两面性, 因此意图探索研究加强高校办公室管理, 必须探寻学术与行政的和谐之道。换言之, 高校办公室管理与行政办公室管理的标准化和程序化不同, 亦与企业办公室管理的效率化和目标化相异, 其具有将行政与学术统一进行收纳的统筹化与功能化特征, 由此亦决定了其管理的基本要义为:分别适应行政和学术工作的专业性和不同工作内容之间的对接性。

(二) 改进思路:

精干的工作人员、精细的业务分类、精准的无缝对接。“管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心, 既涉及管理者的素质, 又涉及办公室人员的能力。”正如前文所分析的, 基于高校办公室统筹化与功能化的基本特征, 其管理要体现专业和对接的要义, 所谓“专业”就是意味着既要满足行政化管理的专业需求, 又要满足服务学术研究的专业需求。所谓“对接”即在这个具有两面性的办公室管理系统中实现业务和目标的统筹性。基于此, 笔者为当前高校办公室管理提出如下3个方面的改进思路, 即精干的工作人员、精细的业务分类和精准的无缝对接。

首先, 精干的工作人员致力于满足高校办公室管理工作专业化的要求。由于高校办公室工作需要同时满足行政管理的规范化要求和体现服务学术研究的“后备军”作用, 符合一般行政办公室工作要求的公务人员并不一定能胜任高校办公室工作, 为了保证工作人员足够精干, 从而满足具有两面性的高校办公室工作, 以下两种人才来源途径应当受到重视:其一为积极吸收硕士研究生以上高学历人才从事高校办公室工作。在当今我国的人才培养模式下, 高学历人才并不一定全都适合从事学术研究工作, 而其对学术研究的环境、程序和条件的足够认知, 却能大大方便其落实高校办公室管理中为学术研究服务目的的统筹性要求。其二为积极接纳已经取得一定学术研究成果的教学和科研人员进入办公室行政工作当中, 这便能在行政管理和学术服务两项职能当中获得连接点, 弥补双方彼此的信息不对称情况, 健全高校办公室管理工作所应具备的背景知识结构。

其次, 精细的业务分类致力于对高校办公室日常工作进行准确的类型化设计, 从而满足由行政和学术的两面性带来的工作的复杂性要求。“作为高校管理的基层部门首先应当明确院 (系) 办公室的具体业务内容, 明确指定各办公室人员的职责, 科学制定工作计划, 形成办公室管理目标体系。”一般来说, 可以将高校办公室工作简单地区分为纯粹的行政管理工作、纯粹的学术服务工作和行政与学术兼有的工作, 在这三种分类之下还可以依据工作的性质、时间与要求进一步做其他分类。这种类型化设计的目的是为具有不同知识体系和业务能力的办公室工作人员分配与其能力和背景相适应的工作内容, 从而防止“错位”——在行政工作中出现学术化倾向或在学术工作中出现行政化倾向。而行政与学术兼有的工作则应优先交由具有综合性技术能力的人员从事, 前文所述高学历人才或从教学和科研队伍中引进的人才在这一领域应当受到重视。

最后, 精准的无缝对接是满足学术研究与行政管理二者统筹性要求的体现。为了满足两种不同工作思维的要求, 高校办公室管理必然要设计相异的专业岗位和工作内容, 这虽然保证了管理的实际要求, 但也容易导致办公室制度设计的碎片化, 不利于工作效率的提高。为了防止这种缺陷, 必须要对异质的工作岗位和工作内容设立一个精准的无缝对接制度, 保证工作交接、责任传递、档案存储等各方面的统筹性, 这才能实现工作任务的全覆盖和“百分百无死角”, 高校办公室高效运转的目标才有实现的可能。

党的十八届三中全会以来, 我们已然处于高校行政体制改革的关键节点, 在如何推行高校“去行政化”及更好地为学术研究服务成为热点议题的今天, 希望笔者的此番建言能启发思考, 促进高校办公室管理工作的推进和发展。