文件和档案的管理制度

2023-03-13

制度是单位开展日常工作的准绳,完善、有效的制度有利于建立健全内部控制体系,助力单位长远发展。以下是小编整理的关于《文件和档案的管理制度》，供大家阅读，更多内容可以运用本站顶部的搜索功能。

第一篇：文件和档案的管理制度

建立文件和档案管理制度的通知

美森发【2013】11号签发人：张浩宇

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件;历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备(凡应归属设备管理的)建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

二0一三年八月十日

第二篇：文件和档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关档案工作的规章，履行本工作职责严禁对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好文件和档案的收集、分类、整理、编目工作，保证文件和档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、定期已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，写出鉴定分析报告，经领导批准后，会同有关人员一起进行认真销毁。

6、保持档案室的整洁卫生，档案案卷排列有序。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管过程中出现的不安全因素，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用本公司档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案柜。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案柜应统一编号，资料按类别排列存放。

4、维护档案安全，每个档案柜必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

5、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

四、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

五、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

六、检查与考核

档案工作应列入各车间部门工作计划，每年进行一次安全检查，并列入有关人员的职责范围及工作标准进行考核。

第三篇：安全文件和档案管理制度

1 目的

为进一步加强本单位安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本单位安全生产管理水平，根据本单位具体情况，特制定如下安全生产档案管理制度。

1.1安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本单位所属部门均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各部门指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。 2 具体内容

2.1各个部门负责人负责收集整理台账，且每季度将整理后的台账汇总到安全部门，并由安全部门将安全台帐分门别类，按时间顺序(以为界)装订成册，编写相应的目录。

2.2 单位安全生产文件编号：单位简称+【发文年份】+文件序号; 版本编号：单位简称拼音首字母—AQGZ(CZ)—发文年份—版本号。

2.3 本单位安全生产档案分为：1收发文件、2规章制度和操作规程、3检查台账(考核检查、安全检查、隐患排查、专项整治)、4安全生产宣传教育培训台账(新员工入厂三级教育培训记录、安全生产知识更新、安全生产月活动记录、安全宣传教育会议、安全会议(月度或季度会议))、5设备设施台账(清单、维修保养记录、检测检验记录{特种设备、防雷防爆防静电、职业病检测})、6安全投入台账(提取和使用清单、劳保用品发放、职业健康体检)、7作业审批(高空、动火、动土、有限空间、吊装、临时用电)、8事故记录(事故统计分析表、事故报告、调查处理报告、处理意见)、9相关方(资质、协议、教育培训)、10应急管理(预案、备案、演练计划、演练方案、演练记录、整改意见)、责任书等。

2.4以上安全台帐统一格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

2.5台帐装订保存。

2.6本单位对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查。、