建立文件和档案管理制度的通知

建立文件和档案管理制度的通知（精选6篇）

篇1：建立文件和档案管理制度的通知

美森发【2013】11号 签发人：张浩宇

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

二0一三年八月十日

篇2：建立文件和档案管理制度的通知

××【2012】×号

各科室、车间：

为了加强公司安全标准化的各项管理工作，提升企业的安全管理水平，公司研究制定了“文件和档案管理制度”，现印发给你们，希遵照执行。

××××××公司

篇3：浅谈档案的建立和管理

关键词：档案建立,档案管理

在各单位中, 档案是历史记录的重要资料, 档案的建立和管理工作做得好坏直接体现上面政策的执行情况。档案管理工作搞得好的单位, 表现是档案管理工作能够做到经常化和规范化, 并被纳入到单位的目标考核当中, 档案的问题也直接为单位解决了产权、人事等相关问题。档案管理较差的单位的主要表现就是单位对于档案管理工作的重要性缺乏认识, 管理比较混乱, 只有在检查时才会突击一下, 不能做到经常性。

一、建档工作的几个基本原则

(一) 建以致用

档案的建立是资料日积月累的过程, 资料也是单位重要的财富, 如何建立和利用这就是档案工作的重要性。总结多年来的经验, 单位能够经常性地建立档案就可以为单位提供行之有效的管理数据, 就能够通过档案发现问题并及时解决问题, 进而让档案变成企业重要的参考数据。

(二) 档案汇总, 耗时费力, 不出成效

对于档案管理中的汇总工作, 很多地方和单位的做法就是逐级上报汇总, 表面上是上级对于情况的全面掌握, 每年都会有一个汇总情况。这种做法表现还是积极的, 但实践证明, 在档案管理中的档案汇总中也带来了一系列的问题。第一, 档案的汇总整理需要耗费大量的人力、物力和财力, 是复杂综合的一项工作。而投入这么多的成本做出来的汇总档案, 不一定能为单位提供有力的参考依据。第二, 在汇总数据的过程中, 数据的收集不可能做到面面俱到, 数据的不完整也会导致最终汇总档案数据的准确性, 直接影响到在用档案参考时的决策性和效果。第三, 汇总是一项额外的工作任务, 工作人员的积极性会受到一定的影响, 会带来一些倦怠导致的数据作假的情况。

(三) 档案资料的准确有效性

档案信息资料的搜集是一项科学规范有序的工作。经验所得, 在档案信息的搜集过程中, 一般信息包括人员的基本情况、单位的基本信息、工作流程的规范内容等, 这些信息的汇总资料如何进入档案中去, 是一项严谨的工作流程, 如果不分周期、不定范围地进行整理汇总, 那么最后就会带来庞大无用的数据。对于这些复杂资料的搜集整理, 涉及人员范围周期等问题, 要根据不同的时间段、不同的要求来确定数据搜集的范围和内容, 以保证档案资料的准确有效性。

对于一些繁杂的档案数据搜集, 特别是一些不定周期、周期短、数据需要进行综合平均的, 这些数据的整理宜以地区年周期为统计单位为好, 这样能够减少工作程序, 同时也能够保证在这个地区数据的准确性。

二、档案收集信息形式要有差异

档案信息管理工作中, 不同地区不同部门所承担的档案信息管理的范围任务, 以及所需要的资料是不同的, 存在极大的差异。所以在档案信息的收集工作中, 一定要根据实际情况出发, 不同的地区不同的部门采取不同的档案形式。在不同的工作特点和信息资料的形式中, 相同行业的信息采取相同的信息形式是可行的, 不同区域中同行业的信息形式还是要有所区别, 同行业中要有一套行业的基本档案信息形式, 各地区在其基础上进行相应的补充, 以确定本地区的信息形式和内容。各类信息的整合采集标准和形式, 在各地的管理部门中需要通过管理机构统一协调调配, 一定要采取灵活多变的信息形式, 通过不断的自我完善和管理搞好本地区本单位的档案建设工作。

三、档案的建立和管理

档案的建立工作是档案管理工作中的基础性工作, 也是其重要的工作环节。在档案的建立工作中, 需要解决好几个方面的问题。第一, 做好档案建立的相关配套工作。档案信息的建立也是各种数据汇集摸清的基础, 如何才能更真实清晰地表现各个单位的档案数据, 只有在做好基础性工作的基础上才能摸清底细, 这些都需要在建立档案之始就做好各项准备工作, 这是真实档案数据反映的基础。第二, 对于档案工作中的信息, 要做好复核、审查以及完善等工作。在工作中遇到各种问题要及时解决处理, 保证档案信息工作的质量和效率。第三, 档案建设中的技术性问题。在档案的建立中, 由于基层工作人员的整体工作能力和素质参差不齐, 那么在建档的过程中就会有质量好坏的区别, 为了保证档案的质量水平, 就需要在开始就做好工作人员的技术培训工作, 以及及时解决在工作中遇到的技术问题, 需要通过不同的手段确保信息档案建立技术的有效准确性, 以保证整体档案的质量。第四, 搞好档案建立管理中的培训工作。在档案的建立之初, 就要充分做好档案建立人员工作的培训工作, 要从思想上统一认识, 培训建档人员的方法和步骤, 充分保证工作人员在遇到问题能及时解决, 保证建档工作的顺利进行。

总之, 建立档案、管理档案和利用档案, 这是一套完成的工作流程, 是一个从实践到理论的过程, 也是从理论再到实践的过程。档案的建立和管理工作非一朝一夕之事, 是需要经常、规范地做好档案信息的管理工作, 保证信息来源的有效准确性。档案的建立管理和运用, 对于本地区本单位都是一项重要的工作, 也会在以后的工作过程中带来新的发展。

参考文献

[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .

篇4：广播影视人才档案的建立和管理

笔者供职于广播电视行业，现就广播影视人才档案的建立和管理略表拙见。

一、广播影视人才档案的作用

实施人才战略规划，建立广播影视人才档案，特别是对在记者、编辑、主持、导演、制片人等重要岗位上工作的人才建立专门的档案，对广播影视行业发展具有重要作用。

1、广播影视人才档案是尊重人才、重视人才发展的重要表现。建立广播影视人才档案，收集整理与人才平时工作相关的各类材料，是对其工作的一种肯定和认同，体现了对人才发展的重视和尊重。

2、广播影视人才档案是培养、选拔人才的重要依据。广播影视人才档案收集归档的材料反映了人才业务成长经历，是知人善任、历史全面地了解，是考察人才的重要依据。

3、广播影视人才档案有助于加强人才发展的动力。广播影视人才档案收集归档的材料比较广泛，有助于调动人才业务钻研的积极性，促进人才的自我发展，加强了人才发展的动力，有助于逐步提高人才队伍整体素质。

4、广播影视人才档案可以为广播影视发展积累史料。广播影视人才是广播电视行业发展的重要组成部分，他们个人的发展和成就包含在行业的发展和成就中，他们在各个不同时期的成长记录组成了行业不断发展的历史。

二、广播影视人才档案的建立

广播影视人才档案以个人为单位立卷，与人事档案的立卷单位相同，二者在内容上既有区别，又相互渗透、相互补充。人事档案主要反映每个人的生平、经历、政治态度、工作表现、职务、职称、待遇等，人才业务档案则包括业务能力、职务职称晋升、研究著作发表、作品获奖、业务培训等方面的内容，着重于记录人才的业务水平和能力发展，所收集的材料必须是要能反映人才业务能力、学术水平与个人贡献、荣誉等的事实材料，特别要重视对名记者、名编辑、名主持、名导演、名制片人等重要人才的相关材料的收集和整理。广播影视人才档案的建立主要包括以下几个方面的内容：

1、人才基本情况。主要记录姓名、性别、出生日期、学历学位、简历等人才基本情况，可以收集履历表或各类登记表作为归档材料。

2、职务、职称晋升记录。经组织人事部门任免的行政职务、经职改部门评审通过的专业技术职务（职称），都应该及时将行政职务任免文件或任免表、职称资格文件或评审表归档保存。

3、获奖情况。可将各类获奖证书的复印件归档，并在复印件上标注复印时间及经办人，以确保材料的真实有效性。获奖情况是广播电视人才档案的重要部分，它不仅反映了人才的业务水平和能力，还是对人才个人及其工作的肯定和鼓励，是体现人才竞争力的有力依据。为鼓励人才多参加各类奖项的评奖，可不对颁发奖励的主办方作严格的规定和要求，这有利于提高人才业务创作的积极性。

4、著作发表情况。为鼓励人才钻研业务，努力加强研究型人才培养，凡是其论文在报刊、杂志上公开发表，参加各种论文竞赛、征文活动中获奖或在各类研讨会中交流的，都应记录在案。发表的论文可收集文章发表的目录复印件，竞赛、征文获奖及研讨交流的论文可记录论文摘要。

5、参加业务培训、继续教育情况。广播影视人才素质的提高，参加业务培训和继续教育深造是重要的途径，凡经组织人事部门认可的业务培训和继续教育取得高一级学历、学位的证书、成绩单等材料复印件都应该收集归档。

6、参加、出席重大会议及活动记录。参加、出席重大会议及活动，是对广播影视人才专业水平的认同、社会地位的肯定，应鼓励和支持大家多参加行业、专业的研讨会、交流会、年会及其他重要的会议及活动，有助于提高个人及单位的社会影响力。

7、业绩考核材料。本部分内容可收集广播影视人才月度考核、季度考核、半年考核和年度考核材料，充分反映人才平时业务工作质量，为组织评价、考察提供有力的参考。

8、业务工作报告。业务工作报告可收集个人年度考核、职称评审等形成的材料，这是对某一阶段工作的自我回顾，自我总结。

以上八个方面的内容是广播影视人才档案的主要组成部分，除建立纸质的档案外，在有条件的情况下，还可以同步建立电子档案，制作记录文件、扫描奖证等，以方便人才档案的查阅和使用。

三、广播影视人才档案的管理

为充分发挥好广播影视人才档案的作用，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，需要对档案进行规范化、制度化、科学化的管理。参照人事档案管理办法，制订独具特色的广播影视人才档案管理制度。

1、立卷归档制度。明确以个人为单位立卷，制定档案整理规范，使用统一的档案装具，统一分配档案编号。应收集归档的材料主要包括履历表、各类登记表；职务、职称相关文件或审批表；奖证复印件；著作发表情况材料；参加业务培训记录、取得高一级学历、学位证书复印件；参加、出席各类重大活动记录；业绩考核记录；业务工作总结等8个方面内容的材料。收集归档的材料要求统一规格，每半年进行一次档案材料收集整理工作。

2、保管制度。广播影视人才档案由组织人事部门负责管理，可作为人事档案的有效补充。人才档案因涉及个人隐私、组织评价等方面内容，同人事档案一样，也需要采取严格的保密措施。在做好保密工作的同时，还应加强档案保管工作，防止档案丢失、材料损坏等情况发生。

3、利用制度。广播影视人才档案的建立是为了更好地利用，提供人才档案利用服务，是人才档案管理工作的重要组成部分。人才档案可用于人才职务、职称晋升、编写名人传记、提供媒体发展史料等方面。需要利用人才档案的单位及个人应向管理人才档案的组织人事部门提出申请，经批准后方可进行查阅利用。在做好服务工作的同时，也要做好统计工作，在对人才档案进行收集整理的同时，应对本单位人才年龄结构、性别、学历、职务、职称、专业类别等基本信息进行同步统计，为领导决策提供有效参考，这是体现人才档案作用的重要表现形式。

做好广播影视人才档案工作，有利于加强人才队伍建设，提高人才素质；有利于提高人才钻研业务的积极性，帮助人才快速成长；有利于广播电视事业的良好发展，提高核心竞争力。

作者单位：湖北省广播电视总台

人事管理部

篇5：建立文件和档案管理制度的通知

关于印发《山东省国土测绘院文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》的通知

各单位、部室、直属经济实体：

《山东省国土测绘院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》业经院长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

特此通知

二00八年十二月十五日

主题词：测绘 文件归档△ 保管期限△ 通知

山东省国土测绘院办公室 2008年12月15日印发

（共印20份）

山东省国土测绘院

文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为了便于本院正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令和鲁国土资发[2008]144号文件精神，结合我院实际，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等门类和载体的历史记录。

第三条 文件材料归档范围

（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；所属单位报送的重要文件材料；

（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。第四条 本院文件材料不归档范围

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本院办理的文 2 件材料，任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本院文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信件，不需办理的一般性群众来信、电话记录，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；

（四）所属单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 本院的文件材料收集门类

文书档案、科技档案（测绘成果资料档案、地质资料档案、科研档案、基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人事档案、人物档案、业务档案）；声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。

第六条 科技档案的归档范围

（一）测绘成果资料档案:国家调拨的属于本行政区的三角、长度、水准、重力成果和地形图等成果档案；地方各有关部门、集体或个人在本行政区内按国家基准、技术标准施测得具有国家等级精度的测绘科技档案；本行政区测绘主管部门按国家基准、技术标准施测的三角、长度、水准、航测、制图、遥感、地籍测绘的全套档案；本行政区测绘行政主管部门出版、印刷的公开版 3 地图、图集、图书、刊物等全套档案；建国前本行政区的测绘科技档案。

（二）地质资料档案：区域地质调查资料；矿产地质资料；水文地质、工程地质资料；环境地质、灾害地质资料；物探、化探地质资料；地质、矿产科学研究及综合分析资料。

（三）科研档案：包括课题准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与个阶段有关的专业会议文件和标本、样本目录等。

（四）基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中形成的文件及图纸等材料。

（五）设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条 专门档案

（一）会计档案：

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；

3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报表，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报表；

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应 4 当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）人事档案：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历、评聘专业技术情况材料；政审材料；加入党团材料；奖励材料；处分材料；任免、工资、待遇审批及各种代表会代表登记表材料；其他共组织上参考的材料。

（三）人物档案的归档范围: 本院主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。包括：

名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等；

名人的作品和研究成果；

与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等；

名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等；

名人口述的历史资料。

第八条

声像档案的归档范围

（一）本院主要党政领导人任职时的照片；

（二）记录本院主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；

（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大 5 公务活动的照片、录音、录像；

（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等的照片录音、录像；

（六）其他具有保存价值的照片、录音、录像。

第九条

实物档案的归档范围

（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

（二）公务活动礼品类：公务活动中接受的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

（三）物证类：反应和佐证本单位、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

第十条 电子文件的归档范围

（一）文书档案的数字化全文；

（二）会计电算化材料及会计档案管理的软件；

（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

（四）其他音频、视频形成的电子文件；

（五）业务档案中形成的电子文件。

第十一条 资料的收集范围

（一）本单位重要文件汇编；

（二）本系统上级或下级编印的出版物；

（三）与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物；

（四）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

（五）本院职工的论著、论文及其他作品。

第十二条 本院形成的测绘成果资料档案、地质资料档案、会计档案、人事档案、基建档案的归档范围和档案保管期限，分别按照相应的档案管理规定执行；实物档案保管期限为30年；电子、声像（照片、录音、录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十二条 凡属本院归档范围的文件材料，必须按有关规定向负责档案工作的部门或工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条 应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十四条 本院文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为：30年、10年。本院制发的重要业务文件材料，召开的重要会议、举办的重大活动等形成的主要文件材料，本院关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。

第十五条 本规定自2009年1月1日起施行。

附件：文书档案分类方案与保管期限

本院文书档案是按照年度——保管期限——机构分类法整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为：永久、30年、10年，同一年度、同一保管期限的文件，按照机构分类排列。具体分类方案与保管期限如下：

一、办公室

1院党委会议纪要、会议记录、决定事项（永久）。2院务会议纪要、会议记录、决定事项（30年）；院务扩大会议纪要、工作交流材料（10年）。

3院党委民主生活会记录（永久）。

院经济工作会议的通知、会议指南、日程、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、讲话、总结、决定、纪要、会议材料汇编、照片、录音录像材料（永久）； 会议讨论材料、典型材料、交流材料、简报（30年）；参考材料、参阅文件（10年）。

院党委年度工作要点、总结（永久）。党员名册、统计年报（永久）。

上级党组织以及本院党委关于表彰优秀党员、先进党支部的事迹材料、通知（永久）。

党员申诉、控告、违纪、处分的决定、结论。（永久）。党员组织关系介绍信、存根（永久）。党费收缴情况（10年）。

院党委成员述职述廉报告（10年）。院党委成员“三个一”书面材料（10年）。

受县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(永久)；

受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(30年)本院有关人员受到警告（不含）以上处分的的处分材料(永久)。

本院有关人员受到警告处分的(30年)。

纪检监察年度工作计划、总结(30年)。

关于党风廉政建设工作文件材料(10年)。关于思想政治教育的文件材料(10年)。

我院对违纪干部的处理报告、决定、通报等(永久)； 上级机关对我院违纪干部的处理决定、通报等(永久)； 上级机关关于纪检监察工作的文件(10年)。有领导重要批示和处理结果的信访材料(永久)； 无处理结果的信访材料(10年)。

院中长期规划、年度工作要点、年度工作总结（永久）；院年度以下工作要点、总结（10年）；院所属单位、部室、经济实体年度工作要点、总结（10年）。

院大事记、组织沿革、规章制度汇编、宣传册、院报（永久）。院工作交流（10年）。

本院关于文秘、宣传、档案、信访、车辆管理的规定、办法（30年）。

车辆养护、行车安全记录、驾驶员年度考核、驾驶员保险单（10年）。

交通事故处理结果（30年）。

上级组织布置开展的重大教育、学习活动的动员报告、总结等（30年）。

一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）。院与所属单位、部室、实体签订的“两状一书”（10年）。本院重要事项的报告、请示、呈阅件与上级的批复、批示（永久）。

所属单位请示与本院的复函、批复等文件材料，重要业务问题的（永久）；一般业务问题的（10年）。

本院代上级起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）；

上级机关制发的属于本院主管业务的文件材料（永久）； 上级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）。

同级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料(10年)。

各类募捐活动明细（永久）。

二、人事教育部

1.本院成立以及内设机构成立、合并、撤销、更名、起用印信的报告、批复、通知（永久）。

本院关于成立临时机构的文件（30年）。关于干部、人事工作的方针、政策（30年）。干部职工花名册、统计年报表（永久）。

本院关于职工继续教育、工资、津贴、奖励、处罚的规定、办法（30年）。

上级机关制发的关于本院领导人任免、干部任免的文件（永久）；

本院关于干部任免、聘用的文件（永久）。本院关于专业技术人员聘用的文件（永久）。

本院岗位定编、人岗位定员方案以及相关报告等文件材料（永久）。

本院劳动人事调配（干部、职工调动工作的行政、工资关系介绍信级存根）（永久）。

职工转正定级、复转、安置等报告、批复（永久）。职工伤、残、死亡、抚恤等报告、批复（永久）。上级关于离退休人员的医疗、丧葬以及本院关于离退休工作管理的规定、办法（30年）。

本院离退休工年度作要点、总结、统计年报（30年）。离退休人员花名册（永久）。

本院关于人员退休以及上级机关关于本院人员退休的文件 11（永久）。

离退休工作要点、总结（30年）。

上级组织指导、检查本院离退休工作的所形成的文件材料（10年）。

离退休人员参加省国土资源厅系统及以上组织和社区活动获得的集体荣誉（奖杯、奖牌、证书）、照片（永久）。

本院职工代表大会材料（30年）。工会会员名册（永久）。

工会年度工作要点、总结（30年）。

本院工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件（永久）。

本院工会组织、工会干部受到上级工会组织表彰通报、事迹材料（30年）

特困职工调查报告、调查表、补助发放登记表（30年）。本院组织的在职职工及离退休职工文体活动的通知、比赛名次等（10年）。

院妇委会工作年度要点、总结（30年）。计划生育工作报表、基本信息登记表等（10年）。成立院共青团组织请示、批复（永久）。

院共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料（30年）。

本院共青团工作计划、培训、开展活动等形成的文件材料（30 12 年）。

本院团员名册、组织关系介绍信级存根（永久）。

职工继续教育、培训年度计划、安排、通知、课程表、名册、集锦、总结等（30年）。

教育、培训经费的预算、请示、批复（10年）。院双基双建达标考核工作形成的文件材料（10年）。

三、计财部

上级、本院关于计划、财务管理的各项规章制度（30年）。本院年度收支计划、决算（永久）。本院财务预算（30年）。本院财务财务分析报告（10年）。

本院固定资产投资等项目的申批材料（永久）。

本院对外签订的协议、协定、合同文本及其附件、备忘录以及相关的会议记录、纪要等（永久）。

专项审计、离任审计工作中的审计报告、情况报告（永久）。

四、国土测绘与技术质量部

本院关于测绘生产、科研、管理等方面的规定、办法（30年）。本院重大测绘工程、测绘科研项目实施方案、技术设计、技术总结、质检报告、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本院对外签署的（测绘业务）合作协议、合同等（永久）。院生产调度、协调会的会议记录、纪要、生产简报（10年）。

测绘统计年报、半年报（10年）。院下达的测绘生产任务书（30年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。

获省级以上测绘优秀成果、优质工程、科技奖的申报材料、表彰通报（永久）。

本院组织的测绘优秀成果评比通知、结果通报（30年）。本院组织的测绘业务培训以及外派培训、学习的通知、名册等（10年）。

院（ISO900 2008版）质量手册、程序文件（10）。院关于质量认证内部审核、管理评审、外部审核等工作形成的文件材料（10年）。

本院重要的外事活动形成的文件材料（永久年）。本院人员出国（境）审批手续、日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）。

五、服务中心

有关后勤、服务工作的管理规定、办法（30年）。本院房产证、土地使用权证、基建图纸（永久）。本院购买房产的审批文件、协议、合同（永久）。组织和个人承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）。

年度维修计划（10年）。

安全保卫消防工作的计划、措施、演习活动、总结等（10年）。

保洁、绿化工作标准、检查记录等（10年）。餐饮卫生许可证（30年）。食堂工作人员体检表（10年）。

六、测绘生产、研发单位

（第一测绘院、第二测绘院、研发中心、地理信息中心、质检、仪检中心、GPS运行中心）

本单位对外签订的合同、合作协议等（永久）。

项目实施过程中形成的技术设计、实施方案、技术总结、检查报告、验收报告、测绘成果及目录、专家评审意见（永久）。

本单位生产调度、协调会的会议记录、纪要，各类生产简报、报表（10年）。

本单位下达的生产任务书（单）（10年）。本单位半年、年度工作总结

本单位年度生产经费分解文件（10年）。安全生产检查记录、纪要（10年）。执行质量认证过程中形成的文件、记录。

篇6：文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定，“交通运输企业以上实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，结余资金结转下使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

2、安全生产教育培训分为单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训、全员日常安全教育培训和新上岗人员的三级教育。

3、单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训分别由有资质的机构实施，培训合格后持证上岗，每年按规定参加再教育。

4、全员日常教育培训由公司、分公司、车队、班组落实，既可以视情统一组织，也可以通过班前会、周前会、月度例会的方式进行。

5、三级教育按照公司、分公司（站场）、车队（班组）三级实施，按照规定内容培训，经考核合格后上岗。

6、为保证教育培训制度的落实，公司制订教育培训计划，并安排专门经费，以保证教育培训按照计划实施。

7、教育培训的内容

（1）安全生产法律、法规、规章和国家、行业有关技术标准。（2）安全生产规章制度和操作规程（3）岗位安全操作技能（4）安全生产常识

（5）安全生产事故防范和应急措施，自救互救知识（6）安全生产事故典型案例

安全生产监督检查制度

为及时发现生产经营和安全管理中可能存在的隐患、危险与有害因素，以便制定整改措施，消除隐患和危险有害因素，从而保障生产安全进行，特制订本制度。

一、检查的内容：

1、软件系统主要查思想、查意识、查制度、查管理、查事故处理、查隐患、查整改

（1）、传达贯彻上级有关文件、会议精神及布臵安全生产工作的会议记录（2）、安全管理机构和人员配备情况（3）、安全生产制度及落实情况（4）、安全生产责任制落实情况（5）、职工的安全教育和培训情况

2、硬件系统主要查生产设备、查辅助设备、查安全设施、查作业环境。

（1）作业场所的安全设施、设备使用情况（2）人员的劳动防护和操作规程执行情况（3）有无不安全因素及危险源点的防控情况

二、检查的方式

（1）定期安全检查（分公司组织每月1次）（2）经常性安全检查（班组、车队、安全科组织）（3）季节性及节假日安全检查（公司组织全面检查）（4）专业（专项）安全检查（根据需要安排）（5）综合性安全检查（公司根据上级要求组织）（6）职工代表不定期巡查（工会、安全科组织）

（7）针对某些重点单位或部位，公司安全生产科将随时组织检查和督查。

三、检查的结果和处理

1、安全生产检查情况要认真记录，并填写《安全生产检查表》，报公司安全生产科存档

2、对查出的安全隐患，建立隐患台账，要下发隐患整改通知单，明确整改责任人，限期整改；对拒不整改的，公司依据有关制度给予经济处罚或行政处分。

3、整改结束后，要组织有关人员对整改结果进行验收。对于一时难以整改的隐患，要落实防控措施，明确防控责任人。

事故处理、统计、报告制度

为加强安全生产事故信息报送，协助上级主管部门及时、快捷处臵事故，最大限度减少事故损失，特制定本制度。

一、事故分类

1、按事故性质分类：

（1）人身事故：指系统内职工在工作期间所发生的和工作有关的伤亡事故。（2）设备事故：由于某种原因引起的施工机械、工艺、动力设备、管道、电线、建筑物、运输设备（包换附件）以及仪器仪表、工器具的非正常损坏，造成财产损失、影响生产的事故。

（3）火灾事故：由于火灾造成的伤亡或物质财产损失的事故。

（4）爆炸事故：在生产过程中，由于某种原因引起的爆炸，造成伤亡或物质财产损失的事故。

（5）交通事故：凡车辆、船舶在运行中所造成的损坏、物资损失和人身伤亡的事故。

（6）污染事故：凡属运输过程中由于危险化学品泄漏引起人员中毒、死亡、农作物减产、树木枯死和牲畜伤亡，空气、水源污染，造成经济损失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物质在短期内大量侵入人体，使人员身体受伤害并须进行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局属单位负责建设、管养的桥梁、码头、站场及其它建筑物，在建设及在用期间发生的倒塌和损毁事故。

2、按伤亡程度分类：

（1）轻伤：指损失工作日为一个工作日以上（含1个工作日），105个工作日以下的失能伤害；

（2）重伤：指损失工作日为105个工作日以上（含105个工作日），6000日以下的失能伤害；（3）死亡。

3、按事故严重程度分类：

（1）轻微事故：一次造成轻伤1～2人，经济损失1000元以下（2）一般事故：一次造成重伤1～2人，或者轻伤3人以上，经济损失3万元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重伤3人以上10人以下，经济损失3～6万元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重伤11人以上，或者死亡1人重伤8人以上，或者死亡2人重伤5人以上，经济损失6万元以上

二、事故报告

1、原则要求：按《安全生产法》和《安全生产事故报告和调查处理条例》规定执行

生产安全事故报告应该及时、准确、完整，任何单位和个人对事故不得迟报、漏报或者瞒报。

2、事故报告的责任（1）事故现场有关人员（2）事故发生单位的主要负责人

3、事故报告的程序

（1）事故现场人员立即报告本公司负责人或者直接报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（2）公司负责人应于1小时内报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（5）重点是双报告制和时限

4、事故报告的内容（1）事故发生单位的概况

（2）事故发生的时间、地点以及事故现场情况（3）事故的简要经过

（4）事故已造成或者可能造成的人员伤亡和财产损失情况（5）已经采取的措施（6）事故的补报

三、事故统计

1、事故统计由安全科安排专人负责，于月底最后一天，统计、汇总各分公司报表。

2、报表分为《道路运输行业事故快报》（交运15表）、《道路运输行业事故统计表（交运16表）、《营运车辆道路交通事故基本统计表》（交统安1表）、《营运车辆道路交通事故汇总表》（交统安7表）。

3、以上报表经单位主要负责人签字后上报上级主管部门，并留存备份，建立事故台账、档案。

四、事故处理

1、车辆发生事故后，驾驶人应立即抢救伤员，保护肇事现场，报告当地交警部门，并将事故及估计损失报公司负责人、安全科。

2、安全人员及公司领导应及时赶赴现场勘查，到现场后应首先了解人员伤亡，车辆损失的具体情况，并积极采取救援措施，降低损失。必要时要求保险公司派员现场定损。

3、现场处理结束后，安全科应及时写出书面报告向公司领导汇报，不论事故大小，要分析事故原因，制定预防措施。

4、事故处理的过程中要认真分析事故原因，坚持“四不放过”的原则。（查不清事故原因不放过、不明确事故责任不放过、不拿出处理意见和整改措施不放过、责任人与职工得不到教育不放过）。

安全生产奖惩制度

1、公司对安全工作目标实行季度考评、年终总结、一票否决制度。对年终评选的先进单位，先进个人及优秀驾驶员进行表彰奖励，对发生责任事故或目标考核不合格的单位取消评优资格，责任人按规定严肃处理。

2、安全责任实行行政追究制。发生重大事故，追究单位行政领导和分管领导责任，视情节扣发一至三个月的职务工资。

3、发生渎职、失职的责任事故，对行政领导和分管领导扣发三至六个月职务工资，情节严重者撤销职务。

4、发生事故的责任人由各单位、部门自行处理，上报公司安委会。

5、做好道路交通事故的查处和上报工作。发生事故及时向安技部进行汇报，不得隐瞒，对隐瞒不报的加重处罚。每月要将安全情况、事故责任人处理及整改措施上报安技部，再由安技部汇总上报。

6、对安全防范年终考评措施进行督促检查并提出整改措施，将各类事故隐患，消灭在萌芽状态。

7、对见义勇为，在重大事故和事件中能挺身而出，积极抢险救援，避免或减少事故损失的，对个人进行奖励，部门考核加10分。

8、受到报纸、电台、电视台表扬的，公司根据相应制度给予奖励。

9、内未发生责任事故、未有旅客投诉者，参加单位“安全服务标兵”评选，并进行奖励。

10、因安全检查不认真，造成车辆带病运行，导致交通事故的，扣罚驾驶员信誉安全保证金2000元；情节严重的，其安全信誉保证金作违约金予以全额扣缴，并根据其事故性质解聘，情节严重的追究其责任人刑事责任。

11、发生一般以下责任安全事故，除按《事故规定处罚》外，并进行下岗10至60 天安全培训，情节严重的予以解聘。

12、发生一般及以上较大行车责任事故的，除按公司有关规定处罚外，扣除驾驶员全部信誉安全保证金，其经济损失在保险公司理赔后剩余部分的损失由承租经营人和驾驶员承担，驾驶员解聘处理，情节严重的追究其责任人刑事责任。