如何提高办公室主任威信

办公室主任的威信包含了主任在平时工作中表现出来的能力、知识、品格、情感、魅力、交际等等, 它是在工作实践中逐渐形成并能对全室其它工作人员产生的一种非权力影响力。主任的威信是大家对主任的信任、尊敬与赞扬, 即大家对主任的主观评价和心中的认可。主任的威信高, 主任的号召力就强, 办公室的工作就容易开展;主任威信高, 大家就越尊重主任, 主任就容易调动大家的积极性和创造性, 使他们能更加自觉地、努力地工作、学习。在办公室里, 人们常常把主任的威信视为“无言的号召, 无声的命令”。主任威信是通过主任自己的举止言行自然而然地体现出来的, 主任的威信是可以变化的。

一、主任威信的误区

拥有较高威信是主任领导和管理本办公室工作成功的前提之一。因此, 追求拥有较高威信是每位主任尤其是刚上任主任的迫切愿望, 但有些主任对威信存在认识误区, 导致工作中发生失误。

(一) “许诺”威信。

有些主任不讲原则、不对大家提出较高要求, 不顾主客观条件许诺大家, 博得一时的赞扬。有的主任认为, 要有威信, 就要人缘好, 于是放弃原则, 做“老好人”, 或者封官许愿, 小恩小惠;或者做大家的尾巴, 迎合落后情绪。主任把对大家的承诺和奖励建立在个人的意愿上, 把许诺作为个人滥用权力的手段之一。时间一久, 大家发现主任尽开空头支票, 反而对主任产生不满。

(二) “权威”威信。

有些主任看到某位下属文章写得比较好, 往往会提点修改意见, 并暗示可以以合作的形式拿去发表。当然, 下属会“善解人意”地要求主任署名在前;在办公室工作中, 有些下属会提出一些好建议、好点子, 有的主任采纳后, 摇身一变, 这些主意变成是主任自己提出的, 外面不知情的群众觉得这位主任有点子, 有独特的见解, 有开拓精神, 而本室知情的人直摇头, 不好意思点破。

(三) “亲近”威信。

有些主任表面上与大家打成一片, 平易近人, 虚心听取大家的意见, 但实质上是做表面文章, 所听取的意见和建议都未能引起重视并用于改进工作中。久而久之, 大家关心本室的热情下降, 大家看出主任表里不一, 于是工作的积极性便下降了。

(四) “热闹”威信。

有些主任以为搞搞宣传、多说说话就能扩大自己在本室以及在本单位中的影响, 有些主任热衷于搞些似乎场面很壮观的活动, 请一些上级领导到本室指导, 主任很风光地说话。结果本室的钱没少花, 但工作实质上没有任何提高, 大家对此也很反感, 大家主要是看主任做了哪些实实在在的事, 而靠说大话是做不出实在事的, 反而有损于主任自己的形象。

(五) “距离”威信。

有些主任以为自己应与下属保持一定的距离, 要有点神秘感、要有点架子、高高在上, 不主动与下属打招呼、说话, 故意装“酷”, 想用自己的冷酷、冷淡、疏远来博得大家敬而远之的所谓的“威信”。大家说的一些事, 哪怕有理, 主任也要把它变一变, 以显示自己不一样, 高出大家一截。所以, 有的人一当上主任就判若两人, 原来的平易近人荡然无存, 拉着一副架子, 这样的主任是得不到大家信任的。

(六) “强权”威信。

少数主任仗着自己手中的权力, 把自己的意见和愿望强加在大家头上, 不听大家的正确意见, 谁反对他, 就给谁颜色看, 采用杀鸡儆猴的方式给自己树立威信, 试图造成一种“办公室里我说了算”的感觉, 结果恰恰相反, 有些下属屈于主任的权势而在表面上服从, 其实心里并不服气。

二、如何提高主任的威信

主任的威信是主任的一种无形的影响力, 它是主任在长期的办公室管理实践中, 靠着艰苦的工作和所取得的业绩而逐渐形成的。主任要提高自己的威信是不容易的, 不是短时间里就能实现的, 必须经过相当艰苦的努力才能成功。同样, 主任的威信也不是一成不变的, 会随着较长的管理实践而发生变化。

(一) 以品格取威信。

主任以高尚的品格取得威信, 它包括主任的道德、品行、人格、作风等, 它反映在主任的一切言行中, 优秀的品格会使人产生敬爱感、而且能吸引人, 促使人去模仿。“榜样的力量是无穷的”, 主任如果在品格上出了问题, 那他就威信扫地。主任的能力、知识、经验等某些素质因素不高, 大家仍能接受主任的领导;但主任如果某些品格因素有问题, 大家则远离主任, 不愿意接受主任的领导。主任应加强政治学习, 提高自己的道德修养, 做到光明磊落, 以身作则, 正直公正, 关心下属, 作风正派, 秉公自律, 为政清廉。

由于主观和客观的原因, 主任和其他管理者之间难免会产生矛盾和误解, 有时还会发生争执, 在这种情况下, 主任应多反省, 想想自己有哪些不足, 展开批评与自我批评, 用协商的方式加以解决。

(二) 以才智取威信。

一个能干的主任会给本室和下属带来成功的希望, 使人们对他产生一种敬佩感, 吸引大家自觉地去接受其影响。

主任应有较强的办公室管理能力, 把本室的工作管理好、协调好, 有较先进的办公理念, 重视开拓, 创造性地完成工作, 在单位中成绩名列前茅, 大家舒心工作;主任有较强的人际交往和沟通能力, 能与上级、协作单位、下属等进行良好的沟通, 具有较强的处理紧急和偶发事件的能力, 扭转不利情境。

知识是一个人极为宝贵的财富, 它往往与一个人的才能密切联系在一起, 从而影响到主任的威信。主任要熟悉且精通本室的业务, 容易博得大家的尊重, 能对下属产生积极影响, 主任应有管理学等方面的知识。主任还应有丰富的知识, 视野广, 站得高, 易取得大家的信任, 并且产生依赖感。主任如果能在其它方面再施展一下才能, 如在单位歌咏会上一展歌喉, 则更能增加下属对主任的敬佩感, 威信会更高。主任应在管理实践中加强锻炼, 提高自己的管理能力、决策创新能力、社会交际和沟通能力;主任应加强政治学习, 现代信息办公知识和技术, 不断更新知识, 不断提高自己的个人修养和专业素养。

(三) 以感情取威信。

感情是人对客观事物态度的体验。感情有积极和消极两种, 积极有热情、关怀、快乐、满意等, 消极有冷淡、忿怒、哀怨、憎恨等。人际关系间如建立了良好的感情关系, 便能产生亲密感, 彼此间吸引力大, 影响力也大。主任如能够平易近人, 和蔼可亲, 作风民主, 关心下属成长和生活, 大家对主任会产生亲切感, 容易接受其帮助, 听信其劝告, 服从其领导与管理。

主任要谦虚谨慎, 注意培养自己高尚的情操, 多联系下属, 作风民主, 体察下情, 了解下属的苦乐和需要, 对下属生活上多关心, 还要关心下属的成长, 创造并提供条件以利于下属的发展。主任要有人情味, 这是一种品质, 一种涵养, 一种境界。

(四) 以诚信取威信。

作为一般的人, 都必须要讲诚信。在平时工作中, 主任更要讲诚信, 不食言, 不说空话和大话, 所讲的话一定要承担责任, 信守诺言, 对做不到的事, 决不能许诺。既已承诺, 一定要兑现。对上级、对记者、对媒体、对同行不夸大成绩。对下属要诚实、坦率, 客观分析本办公室的现状, 多鼓励、多鞭策大家进步。即使是有把握的事, 也不应把话说死, 应留有余地。对下属的事要放在心上, 善始善终, 不半途而废, 对事关本室发展和大家切身利益的事一定要认真办、用心办。切不可在下属面前议论别人。主任对做错的事, 说错的话, 要勇于承认, 认真及时纠正, 决不可推诿他人, 或文过饰非。主任要严于律己, 以身作则, 言行一致, 表里如一, 以实际行动影响下属。