办公室主任“四要四戒”提高执行力

办公室主任在单位中起到承上启下的重要作用, 是管家婆、调解员。智慧的办公室主任在单位上下团结共事和抓执行力落实中起到举足轻重的作用。办公室主任要懂得处理复杂的人际关系, 增强队伍凝聚力, 活跃工作氛围, 上下一心, 提高执行力, 工作上才能得心应手。

(一) 要作风谦和, 力戒层级思想。

作为办公室主任, 即是领导的得力助手, 又是领导的参谋, 在部属眼里就是领导。充分认识到角色地位以后, 就要保持谦虚、和气的作风, 力戒高人一等的层级思想。一是时刻与部署保持平等交流、互相尊重的态度, 感情上要贴近部署, 不能疏远背离部属。办公室主任如果能经常深入到部属之中, 置身于群众监督之下, 部属心中自然而然就会有与办公室主任同为主人的潜意识, 团队凝聚力就会增强。尤其是对工作上有过失误, 当面顶撞过或是反对过自己的人, 更要以诚相待。否则, 就会与这部属分同志的关系紧张化, 同时也会在其他部属心理上造成一种不安全感。这样做既体现办公室主任的仁厚, 更展现办公室主任的睿智。二是语言上要亲近部属。与部属沟通交流, 一方面是声音语言要平和, 不带命令口气, 根据部属的个性特征, 使用部属较为容易接受的语调及说话口气;另一方面, 眼神、手势、体态、面部表情等等身体语言要体现出尊重部属、信任部属、亲近部属, 让总部属主动打开心扉真诚地接纳办公室主任。三是行动上靠近部属。行动上不能高高在上, 盛气凌人;工作上要求别人做到, 自己首先要做到, 不以权谋私, 随心所欲;生活上不搞特殊化, 抵制享乐主义, 力戒奢靡之风;当感觉到部属疏离时, 立即反省自己是否在日常工作中哪些没做好, 有则改之, 无则加勉, 经常躬身与部属聊天, 推心置腹交换心声, 掌握部属真实的想法。

(二) 要敢于担当, 力戒争荣推责。

身居办公室主任要职, 胸怀通常比部属更为博大, 要有“身在其位, 愿担其责”的责任感, 赏人之长, 容人之短, 一个人有多重要, 通常与他愿意承担的责任多少成正比。一是正确对待部属错误。若发生错误, 张口就说这是部属的错, 作为办公室主任的影响力也会逐渐减弱。相反的, 部属发生错误时, 对上要主动领责, 承担作为办公室主任管理不到位的责任。对下要主动查找发生错误的原因, 若是客观原因为主的, 应与部属共谋解决问题的策略, 避免再次发生;若是部属责任心不强等主观性因素为主的, 应从严教育, 照章惩处, 事后充分交流, 让部属心悦诚服地接受处罚。二是正确对待荣誉。作为办公室主任, 应以争取高层次的荣誉为目标, 把单位内的先进个人、先进标兵等荣誉让给部属, 让部属充分感到领导的信任与嘉奖, 从而以更加热情的干劲回报领导与岗位工作。尤其是面对一些与个人前程密切相关的重要荣誉时, 更要学会取舍, 把主任的大将风度展示给部署, 以真诚的情操获得敬仰与尊重。

(三) 要一视同仁, 力戒亲疏部属。

办公室主任在工作的原则上决不能因个人感情或关系对部属有亲疏之分。一是思想觉悟上不能有亲疏。思想是行动的先导, 如果办公室主任思想深处有亲疏意识, 日常就会自然而然表露出亲疏的行为。如果办公室主任日常不能公平对待部属, 而是有亲有疏, 厚此薄彼, 办事不公, 这样既伤害同志又不利于团结, 影响做事。部属一旦发现自己在集体中处在不平等地位, 自尊心和归属感就会挫伤, 其积极性就会受到极大的抵制。同样, 单位领导一旦发现办公室主任对领导有亲疏, 在工作上对办公室主任就会有想法, 即使一些客观原因未及时完成工作, 他们也会认为是办公室主任对他们的不尊重, 久而久之也影响单位班子的团结。二是个人情感上要艺术地处理亲疏。应当注意技巧, 区分工作上与工作下的关系。工作上一事同仁地对待所有的人, 不拉帮结派, 实事求是, 一切以大局利益为重, 做好大局事, 说好大局话, 行好大局行。工作下, 多参与修身养性的活动, 好友私聊不传话、不品头论足、不涉及单位保密事物, 秉承“君子之交淡如水”的态度。

(四) 要开门纳谏, 力戒独断专行。

办公室主任要解放思想, 放下架子, 开门纳谏, 多听声音。一是充分调查研究, 周密部署工作。任何方案、制度出台之前, 必须深入了解翔实情况, 掌握工作流程, 认真听取具体人员的真实想法, 及早发现利弊关系。纵向要向领导、职工征求意见, 尽可能获取更多可靠有用的信息、意见。横向要与外单位兄弟部门学习取经, 取长补短, 查漏补缺, 制定详尽计划。以防止布置工作纸上谈兵, 天马行空, 脱离事实, 影响工作落实, 从而影响个人威信和单位的声誉。在落实工作中要敏锐细致, 对意外情况或突如其来的问题要快速反应补救。工作结束后要主动向领导、部属了解情况, 收集信息, 以促进整改。二是用人不疑, 疑人不用。办公室主任要有豁达的气度, 敢于放权下任务。倘若大事小事独揽其身, 对部属不愿意放权或用人多疑, 听不进部属的话, 将影响正常沟通, 听不到真实意见, 对工作执行十分不利。办公室主任主要是参谋和协调作用, 要大胆培养部属干事能力, 营造干事氛围, 让部属无后顾之忧地干事。如果担心部属干得太多, 容易出成绩, 影响自己的地位, 有了这种思想便不是出色的办公室主任。三是营造轻松环境, 创造拴心氛围。聪明的办公室主任会技巧地安排部属放松身心, 巧妙营造工作上与工作下的氛围。工作上自然是严谨踏实, 一丝不苟。工作下要通过开辟活动平台, 创造一些轻松愉快的场合, 办公室主任自己主动参与其中, 带动部属一起快乐放松, 让部属完全放松身心, 自然流露真性真情, 讲出真话, 充分感受到团队带来的快乐感、信任感, 从而建立团队责任感和归宿感, 部属一旦建立了这种责任感和归宿感, 心就被牢牢拴住, 加倍提升工作责任心和工作效率, 执行力也就快速提升。