第一篇：秘书语言艺术范文
语言艺术在秘书工作中的作用
摘要
秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的。所谓公关语言艺术是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的情感氛围，产生最佳的“社会效应”。公关语言艺术，按其语言表达的形式，可以分为三类:有声语言、无声语言和书面语言。本文着重就有声语言、无声语言两种形式略作论述。有声语言即自然语言，是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作，回答问题.提出建议;或代表组织到下级机关口头传达领导指示;或下基层进行调查研究;或在机关接待客人等，使用口头语言的机会很多。因此，秘书人员必须具有较强的口语表达能力。 关键词：语言，艺术，秘书，工作，作用，研究;
目录
摘要 .................................................................................................................................................. 1 目录 .................................................................................................................................................. 1 引言 .................................................................................................................................................. 2
一、秘书交际的有声语言艺术 ....................................................................................................... 2
1.1、体现情感性 ...................................................................................................................... 2 1.
2、讲究预设性 .................................................................................... 错误!未定义书签。 1.3、考虑对象性 .................................................................................... 错误!未定义书签。
二、秘书交际的无声语言艺术 ....................................................................................................... 3
2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率 ...................................................................................... 3 2.
2、服饰语力求健康、端庄、潇洒 .................................................... 错误!未定义书签。
三、文字表达能力 ........................................................................................................................... 3
3.1、善于谋篇布局、合理安排 ............................................................ 错误!未定义书签。 3.
2、具有一定的文字学知识，不写错别字 ........................................ 错误!未定义书签。 3.3、要有好的文风 ................................................................................ 错误!未定义书签。 3.
4、熟悉各种公文种类的规矩、格式 ................................................ 错误!未定义书签。 结论 .................................................................................................................................................. 3 参考文献........................................................................................................................................... 4
语言艺术在秘书工作中的作用
引言
秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就要求具有较高的语言素质。特别是，秘书经常要起草文件、领导讲话稿，编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果传达领导意图话讲不清，有可能使对方贯彻时不合领导意图或违背意图;如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻得不够彻底，甚可能造成不良后果，给工作带来损失。在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。
一、秘书交际的有声语言艺术
有声语言是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作、反映情况、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或下基层进行调查研究，或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。因此，秘书必须提高交际的有声语言艺术。
1.1、体现情感性
有声语言的情感性，即以声传情，以声达意。秘书说的每一句话、要把音调的高低、语速的快慢、语音的轻重、音量的大小等语言的具体形态直接展现在听者面前，同时，要富于情感。因为“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁，起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音直接表现出来，而表达的有
语言艺术在秘书工作中的作用
力、细致、正确，都无与伦比”。秘书要善于调节自己的情绪。从跨出家门或进人办公室的那一刻起，就应该把烦恼留在家里，抛在脑后，以积极、愉快、欢畅的心情迎接每一天的到来，每一句话每一个措词都要体现出良好的心情。例如，在打电话时，不论自己的心情如何，都应以一种机灵、愉快、适中、热情、轻松的语调，有条有理地讲清要讲的事情，使人对本机关留下良好印象。
二、秘书交际的无声语言艺术
2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率
秘书不仅要有较深厚的理论修养，良好的思想品德，能够正确地调节好自我情绪，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己内在的情感流露在表情上。具体地说，秘书的神情应是开朗、坦然、温文尔雅、临危不惧、遇急不慌，从容自若，给人以信任感。切不可神色严峻，愁容满面。特别值得一提的是微笑语。心理学认为，微笑作为一种表情，不仅是一个人形象的外在表现，而且也反映出一个的精神面貌。一个奋发进取、乐观向上的人，总是微笑着走向生活、走向社会。微笑与形象有着一种微妙的、奇特的关系。一个善于微笑的秘书，能为自己和组织树立起良好的公关形象，成为展现机关风采的“门面”或“窗口”，使群众感受到党和政府的温暖。
三、文字表达能力
结论
秘书工作人员如何来提高自己的语言素质呢?简单地说，一是要学点语法、修辞;二是大力推广普通话;三是加强正音正字的读写训练;四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手 3
语言艺术在秘书工作中的作用
工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应世纪的到来。
参考文献
第二篇：秘书资格常识知识：秘书的人际艺术
职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的人际艺术，希望对大家有所帮助。
(一)处理好人际关系的重要性
人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。
例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。
(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性
"亲"主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;
"和"主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。
亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。
如何提高你的亲和性呢
1.经常面带微笑
2.提高自我表达的能力
3.经常赞美别人
4.与人为善，乐于助人
5.己所不欲，勿施与人
(三)与领导的关系
在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。
1.秘书与领导人际关系的特征
强制性
首属性
2.秘书与领导者关系的类型
互补型
诤友型
服从型
依赖型
抵触型
奴仆型
交换型
3.秘书对领导者的补偿作用
精力补偿
知识补偿
能力补偿
思维补偿
心理补偿
4.秘书处理与领导者个人关系的原则
正位
适人
合时
择地
善言
渐进
谦让
5.秘书处理与领导者群体的关系
第一，正确对待矛盾
第二，准确判断矛盾
第三，灵活处理矛盾
方法：沟通、折中、回避、中立
(四)秘书与同事的关系
秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。
1.了解同事
2.与同事打成一片
第三篇：秘书有效倾听的艺术
作者/ 张东
古希腊哲人泰勒士说过： “多说话并不表明有才智。” 人有两只耳朵， 却只有一张嘴， 所以要多听少说。据国外学者研究， 一般情况下，人在倾听时的效率大约仅有25%。可见， 倾听并不是一件容易的事， 大多数人都做不到认真倾听别人的说话， 这是因为大多数人忽视了倾听的重要性， 没有或很少受过倾听的训练， 在倾听过程中很难自始至终集中注意力。人们在倾听时容易受到各种干扰， 比如楼道里的喧闹声、房间内他人的说话声、电话铃声、打印机发出的声音等等， 都可能使我们分心， 使我们难以听清对方的说话。此外， 沟通环境中的各种干扰， 比如， 周围很嘈杂， 你对所谈内容缺乏兴趣， 对方有浓重的口音使你难以听懂， 对方使用了一些带有歧视性或令人反感的词语而使你产生厌恶情绪， 你的大脑疲惫等等。商务秘书工作中随时都要与人沟通， 如安排事务、接打电话、接待来客、辅助谈判等， 有效倾听是非常重要的。要听懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完， 不仅能完整地听懂对方的意思， 也是对对方的尊重， 还可表现你的涵养。
一、倾听的作用
(一) 倾听可获取重要信息， 增强解决问题的能力
通过倾听我们可了解对方要传达的消息，感受到对方的感情、交流的背景和真实意图等，还可据此推断对方的性格、目的和诚恳程度。通过倾听中的提问， 我们可以搞清不明之处，或是启发对方提供更完整的资料。耐心倾听，可以减少对方的防范意识， 得到对方的认同，甚至产生同感、知音的感觉， 从而促进彼此的沟通了解。倾听可以训练我们推己及人的心态，锻炼思考力、想像力和客观分析能力。倾听有助于了解清楚事情的来龙去脉， 提出建设性意见， 提高专业技能和管理技能， 从而增强解决问题的能力。倾听可以激发创造的灵感， 世界上有不少发明创造就是听出来的。
例如钢盔的发明者就是从一次闲谈中获得灵感的。第一次世界大战期间， 法国的亚德里安将军到医院看望伤员， 听到几个伤员在闲谈中问一个人： “炮弹爆炸时， 你的头部怎么保护得好好的， 一点没受伤?” 那个人回答说：“当时我急了， 赶紧把一个铁锅扣到了头上。”亚德里安将军心里一动， 何不让战士都戴上金属制作的帽子! 于是， 钢盔问世了。
(二) 倾听可掩盖自身弱点， 更易形成共识
善听才能善言。沉默可以帮助我们掩盖若干自身的弱点， 少发表意见可以减少自己受别人攻击的机会。如果对别人所谈的问题一无所知或未曾考虑， 保持沉默便可不表示自己的观点和立场。良好的倾听习惯有助于发现对方谈话的出发点、弱点和重点， 让对方感到自己提的意见已充分考虑了其需要和见解， 对方会更愿意接受。
(三) 倾听可以增强沟通效力
倾听能够帮助自己理解别人， 也有利于让别人更快地接纳自己， 这将有助于人际关系的改善。倾听能够使他人感受到被尊重和被欣赏。卡耐基曾说： 专心听别人讲话的态度， 是我们所能给予别人的最大赞美。倾听能让交际对象感受到你的真诚， 更易于获取友谊和信任。倾听能让说话者觉得自己的话有价值， 从而愿意说出更多更有用的信息， 他们也能够因为感到受尊重而获得满足感。称职的倾听者还会促使对方敏捷思维， 启迪对方进一步交谈的欲望，双方皆会受益匪浅， 从而实现有效的沟通。
二、倾听的技巧
(一) 形式多元
倾听的主要形式可以分为迎合式、引诱式和劝导式。
迎合式。就是采取迎合的态度与对方交流，适时地对对方的话表示理解和赞同， 可以点点头或者简短地插话， 尽量保持与对方观点和态度的一致， 这样容易消除对方的紧张不安， 拉近与对方的心理距离。
引诱式。就是在倾听的过程中通过诱导式或假设式提问， 诱使对方说出其真实观点或全部想法。
劝导式。就是当对方说话偏离了谈话的主题或有明显的观点错误时， 通过运用恰当的语言不知不觉之中把对方的话题拉回到主题上来。使用劝导式必须注意转移话题要自然、婉转，否则容易引起对方的反感， 反而得不偿失。
(二) 少说多听
在倾听过程中应学会仔细、耐心倾听; 学会有效运用沉默， 忌在谈话过程中先入为主、东张西望、三心二意。
在一次推销中， 乔·吉拉德与客户洽谈顺利， 就在快要签约成交时对方突然变了卦。当天晚上， 按照顾客留下的地址， 乔·吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚， 就实话实说：“你的失败是由于你没有自始至终听我讲的话。就在我准备签约前， 我提到我的独生子即将上大学， 而且还提到他的运动成绩和他将来的抱负。我是以他为荣的， 但是你当时没有任何反应， 而且还转过头去用手机给别人打电话， 我一恼就改变注意了!”
(三) 专心凝神
专注地倾听对方说话是对交际对象最大的尊重。要用百分之百的注意力， 要为对方说话留够充足的时间和空间， 要有足够的忍耐力，要在听话过程中总结出对方谈话的关键和要点。要主动去听， 集中精力听讲话者所说的话， 并把注意力集
道。
秘书： 陈主任说不喜欢这个发型， 也可能有很多同事欣赏这个发型， 只是没有说出来，对不对?
员工： 也许吧。
在语言反馈时要注意以下几点： 第一， 在对方言毕即说出自己的感受， 用语言和表情反映出来。比如： “听起来， 你似乎现在面临很大的压力。” 第二， 对对方的立场表示理解。即使你不同意他的观点， 也要接受这些感觉的合理性。如“当你看到销售量逐月减少时， 我看得出来你不喜欢在企业一线工作”。第三， 鼓励对方进一步表述。当对方告诉你一个事实或一个观点时， 让别人告诉你更多的内容。“你可以更多地告诉我一些具体发生的事情吗?” 第四， 在表达自己的观点时应注意不要随便评论，轻易发表倾向性意见， 不要出现随意泄密、随意插话、随意补充、随意质疑、随意纠正、随意批评等不礼貌行为。第五， 要识别情感， 注意理解对方言谈的真实意思或言外之意。如听了朋友说“我要把我的妻子打一顿” 以后， 应注意理解与辨析这句话的真实感情， 以便于与谈话对象作进一步的沟通与交流。在听话时应学会换位思考， 与对方交流时应三思而后行。
(七) 情绪适应
应学会在倾听过程中适应对方的情绪， 与对方产生情感互动， 对方高兴的时候， 听话人也由衷地高兴; 对方悲伤的时候， 听话人也真诚地难过。
例如：
秘书： 王主任， 今天真倒霉， 我发言时居然忘词了， 说不下去了， 同事还幸灾乐祸， 气死我了。
王主任： 居然有这样的事情? 你一定很生气吧?
秘书： 当然了。不过还好， 一会儿就忘了。王主任： 不要给自己这么大的压力， 每个人都有犯错的时候， 不过你这么会调整情绪，我真高兴。
(八) 做好记录
倾听时应学会记忆， 要善于从对方的谈话中找出重点或基本观点， 也可以利用工具， 比如纸笔等将对方的谈话重点加以记录， 以体现对对方的重视， 便于和对方进一步交流。
正式的场合， 提高倾听效果的关键是训练有素的做记录。做记录可以根据实际情况采取以下方式： 大纲式， 即通过记录一句话、关键词或者用大写字母、画圈、下划线等符号记录对方讲话的重点; 集合式， 对短的发言， 把重点(通常讲话者开头说的话) 写在记录纸的中间， 然后在四周记支持性观点; 数字列序的方式， 通过数字序号标示出关键词出现的次序，便于听话者回忆对方谈话的内容; 图解和组织结构， 用框图和各种符号展示出关键词之间的逻辑关系。
参考文献：
[1]檀文茹，郝杰。沟通和项目管理(教师用书)[M]。中国人民大学出版社，2002.
[2]郭春燕，曹霞。客户服务(教师用书)[M]。中国人民大学出版社，2002.
(作者单位：重庆城市管理职业学院文化产业管理学院
第四篇：秘书工作艺术浅谈
摘 要： 十一世纪是一个竞争激烈的信息社会，现代企业要生存和发展，需要各类专业的优秀人才，而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才，将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办会，办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。要做一名好秘书，不仅要找准自己的位置，具备广博的知识，还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。秘书工作艺术就是运用熟练的工作技巧和工作方法，使秘书工作发挥最大功效。近年来对秘书职务的研究越来越多，对其工作的艺术性研究文章亦很多，但研究者对其艺术性多只从秘书的基本职能方面出面，研究得不够深入、全面和细致。本文从秘书工作的基本职能出发，涉及和论述了其语言艺术，举止艺术，与领导的相处艺术，事务处理艺术和时间管理艺术等几个方面对秘书工作艺术进行研究分析。
关键词：秘书;工作艺术;基本职能;语言艺术;举止艺术;时间管理艺术
一、引言
秘书工作是单位行政管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。要做好秘书工作，不仅需要秘书工作人员端正思想，立足本职，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能与技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作艺术。秘书工作的艺术，贯穿整个秘书工作，涵盖秘书工作的各个方面。大致可从以下几个方面进行分析：
二、秘书基本职能及其方法规律
(一) 办理事务
秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的.政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等.政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证.两者是相辅相成的. 秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则. (二)协调关系
现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标.秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程. 与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则. (三)辅助决策
在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节.因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性. 秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段. (四)综合服务
秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事.所以,秘书一定要有牢固的服务意识,"全心全意地为领导及其集团服务".当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源.
三、秘书的语言艺术
秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门——秘书部门工作,必然要与各种人打交道,必须讲究交际的语言艺术,才能广结人缘,促进社交成功。恰当地使用有声语言和无声语言,讲求有声语言的情感性、预设性和对象性,注重无声语言动态的表情语和静态的服饰语的运用,方能收到上佳的表达效果,树立个人与组织良好的公关形象。
语言是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。在秘书工作中，秘书与领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流，而对秘书人员而言，其本人的语言运用、表达能力，既体现出自己的水平，又直接与自己的上级和工作单位的精神文明状态直接相关，所以秘书人员在其岗位服务时，必须自觉有关的服务语言规范。
“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”交际双方融合还是神离，成功还是不欢而散，在很大程度上决定于秘书的交际语言艺术。现代文秘工作人员在语言艺术方面应该遵循五个基本原则，即标准规范、词简意达、诚恳热情、场合语境、灵活多变。
(一)标准规范。包括词汇的规范化和语法的规范化。
(二)词简意达。即语言简明达意,讲求效率。
(三)诚恳热情。文秘人员更应采用诚恳热情的态度, 所谓“诚于中而形于外”。
(四)场合语境。所谓场合语境,是指说话要话随境迁,适合语境。当双方进行谈话时,说者与听者理解彼此的语言都要受到特定场合的影响和制约。说者无论是话题的选择,还是语言形式的采用等,都要根据特定的语境来确定从话题来讲。
(五)灵活多变。在特定的语境中, 使语言处于优化状态。语境是千变万化的,尽管能做到力求适应,但经常会出现始料不及的情况,这样就需要文秘人员调整自己的说话内容、说话方式,能机敏、灵活、巧妙地应付出现的意外情况。
四、与领导相处艺术
如何与领导相处，是秘书工作中必须面对的问题，也是秘书工作中最需要体现工作艺术的地方。作为秘书，必须以事业为重，从工作实际出发，尊重领导的领导的地位，从服从大局的角度出发，对上级领导，不论职位高低，应平等对待，给予充分的尊重。对其交办的工作，都要认真对待，积极予以配合与协助。
在配合上级领导工作时，首先要明确上级领导的具体分工，对领导职责的熟悉掌握对秘书工作的有效开展起着非常重要的作用。
作为秘书人员，在汇报、请示工作时，必须严格按照领导的职责分工进行。在没有重大紧急情况下，不能越级汇报、请示，也不能在未经主管领导的允许下，和其他领导通报情况。否则，必然造成政令不通、矛盾，扰乱了正常的工作秩序。
与领导相处，也属于与人相处的范畴。在平等、尊重对方的前提下，秘书工作人员还要根据领导的性格特点和处事风格，做出有针对性地调整。既不能处处顺着领导的脾气，也不可争锋相对。要时刻牢记秘书工作的使命，采取恰当的方式给领导做好参谋和助手。当单位有多位领导时，作为秘书，要从工作实际出发，牢记秘书工作职责，努力保持客观中立的态度，尽力维护领导班子的团结和威信。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
五、举止艺术
人的举止，可以展现人类所独有的形体之美。平日人们所推崇的风度，其实指的就是训练有素的、优雅的、具有无比魅力的举止。
举止，在日常生活里时刻都在表露着人的思想、情感以及对外界的反应，虽然它可能是自觉的，也可能是不自觉的。社交礼仪因此而将举止视作人类的一种无声的语言，又称第二语言或副语言。正如达•芬奇所言："从仪态了解人的内心世界，把握人的本来面目，往往具有相当的准确性与可靠性。
作为无声的语言，举止一般情况下叫体态语言，简称体态语或体语。它的特点有三：一是连续性，即其过程连续不断，不可分割。二是多样性，即传递同一信息时，可以多种举止并行。三是可靠性，即相对于口语而言，它更多是无意识的，因而对人的内心世界的反应更加可信。
举止是指一个人的姿态和风度，是指除坐、立、行以外的交际行为，身体的姿态、手势、待人接物的方式等。不言而喻，一个人的行为举止好似一面镜子，能反映出他的文化蕴涵、知识水准和道德修养。在生活中无论男女都要在举止上体现出具有个人风度气质的不同特色，要温和、谦恭、庄重。男性要具有阳刚之美，风度和动作要有力度，表现男子汉的劲、强壮、威武。但阳刚之气并不等于粗野、骄横。因此，不得在公共场合敞胸露怀，歪戴帽子，吹口哨，语言粗俗，只能给人以流气、缺少教养的印象。女性应举止优雅得体，表现出轻柔、典雅、亲善、友好，注意大方得体，不可忸捏作态。当别人伸出手来握手时，应热情相握，不可迟缓和回绝。对方招手示意，也应含笑点头作答，不要给人以清高冷漠感。谈话时，要直视对方，自然闭嘴，不要目光游离，挤眉弄眼，窃窃私语或无顾忌地大笑，否则会给人不稳重之感。讲究举止修养的人，还就注意一些小节，诸如，不当众搔痒、挖鼻孔、剔牙、剪指甲、打哈欠、乱扔烟蒂、乱吐痰，以及避免一些动作莽撞、乱开玩笑等冒失行为。得体的举止可以使人的风度倍增。
举止，指的是人们的在外观上可以明显地被觉察到的活动、动作，以及在活动、动作之中身体各部分所呈现出的姿态。有时，它也叫举动、动作、仪姿、仪态或姿态。在一般情况下，它主要是由人的肢体所呈现出的各种体态及其变动所组成。在现实生活之中，人们正是通过身体的种种不同的姿势的变化，来完成自己的各项活动的。
人们在人际交往中，尤其是在正式场合，要遵守举止有度的原则。其含义，是要求人们的举止合乎约定俗成的行为规范，做到"坐有坐相，站有站相"。具体说来，则是要求人的行为举止要文明、优雅、敬人。
所谓文明，是要求举止自然、大方，并且高雅脱俗，藉以体现出自己良好的文化教养。
所谓优雅，是要求举止规范美观，得体适度，不卑不亢，赏心悦目，风度翩翩，隽永娇好，颇具魅力。
所谓敬人，则是要求举止礼敬他人，可以体现出对对方的尊重，友好与善意。
六、事务性工作处理艺术
秘书事务性工作处理艺术浅析在秘书工作中，不论是文字还是事务秘书，都不可避免地要接触、应对和处理大量的事务性工作，这既是由秘书工作的性质决定的，也是秘书工作的重要内容。因此，要游刃有余、恰如其分地处理各类事务，就必须掌握必要的事务性工作的处理方法和技巧。秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些刺手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧。
下面，笔者结合工作实际，简要介绍几种常的处理方法。
1、建立台账法。借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。
2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。
3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。
4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。
5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。
6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理，以集中精力处理难事。
七、时间管理艺术
秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间,才能提高工作效率。反之,如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此,秘书必须努力掌握时间管理的艺术,切实提高工作效率和工作质量。
(一)管理时间就是管理你的生命
人生最宝贵的资源就是时间,管理时间,就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理,包括时间要实现的整体目标与价值,经常做方向性的调整,用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度,近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化,要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规,以创新方式利用时间。比如,利用走路时思考,带问题入睡,启动潜意识创新,让空闲时间成为宁静的享受。
(二)、减少不必要的时间浪费
首先,要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺,最近提出了“五分钟思考法”:最初一分钟——决定目标及课题,次两分钟——思考的扩张及探求,最后两分钟——应整理思绪,定出结论。如此严格地限制时间,反而能使精神集中,更有助于解决问题。另外,秘书还应消除工作中浪费时间的因素,如做事方法千篇一律、限制自己
一次只做一件事、不利用黄金时间等等。
(三)掌握时间的有序性
所谓有序性就是先做什么后做什么,要有条理,不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去,要着重于机会而非着重于困难,要选择认定的方向而不轻易地受环境影响,要以创造性为先,而不仅仅追求稳当和易办。
(四)注意事情的轻重缓急
秘书在拟定时间计划表的时候,必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住关键性的工作,同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”,用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。
参考文献：
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第五篇：浅论秘书的说话艺术
目 录
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浅论秘书的说话艺术
摘要 随着改革开放的深入以及市场经济的不断发展,秘书部门逐渐成为公司及企业内部沟通的重要桥梁。身为秘书不仅要能干、能写,更重要的是能说、会说。在秘书的工作中,秘书人员往往要与组织内外、上下级、左右人员互相传递信息、交流思想、协调关系。如果没有一定的说话能力,不掌握一定的说话技巧,显然是行不通的。因此,这就要求秘书人员必须加强语言艺术的修养,提高语言的表达能力,掌握好秘书说话的艺术。
关键词 秘书 ; 说话艺术 ; 人际关系
Abstract With the reform and opening up and the market economy continues to develop, secretary sector has become an important bridge company and internal communication. As secretary not only capable, able to write, more important is to say, he will say. In the work of the secretary, secretarial staff often within and outside the organization, on the lower level, about people talk to each other, exchange ideas and coordinate relations. Without some ability to speak, do not speak to master certain skills, it is clearly not feasible. Therefore, it requires secretarial staff to strengthen language arts training, improving language skills, master the art of speaking secretary.
Keywords art of speaking secretary
一 、秘书在组织结构中的作用
(一)沟通桥梁作用。秘书是上下沟通，左右协调，内外重要联络位置在领导和管理的中的一部分。上级发出指令，下级的意见提交，信息的传递都要通过秘书来实现。如果秘书没有良好的沟通和协调能力，那么秘书要充当好上下，左右的接受者，传递和表达信息的权利是非常困难的。这样一个多元化的沟通环境，就必须要求秘书具有一门独特的说话艺术，即要找到准确的角色定位，以便适合沟通的对象和表达的目的。
(二)参谋职能作用。现在秘书人员已经今非昔比，从以前文秘工作由“偏见办文”到如今的“说话与办文并重”。领导者不能没有规划和决策活动的参谋者，这进一步印证了秘书的参谋角色。秘书人员在这个重要的位置，如何说服并提醒领导更要注重讲话的艺术。只有在正确的时间，正确的情况下，说正确的，有分量的话，才是有效的。此外，秘书及时向领导建议时，不要忘了，自己只起到辅助作用，没有必要把自己作为政策的制定者，所以说要认清自己的身份。对于一些事情的意见和建议，点到为止，不表达自己太多的观点。 (三)助手信息作用。秘书工作始终是围绕领导开展的。因此，秘书应努力建立一个有效的领导“对接”语言，有效的和领导进行沟通。首先，要了解并掌握所要表达的意图和思想;其次要能够及时提供，他最关心的信息给领导。在“听”和“答”的过程中，秘书必须做到简练，注重效率，让自己所说的话一语即中，字约意丰。
(四)门面形象作用。秘书的言谈举止代表了一个企业机构的门面形象。因此，秘书应该看起来能优雅地使用语言，办事能干，说话幽默风趣。主要表现在以下几个方面：一是礼貌性的用语;二是幽默性的用语;三是赞美性的用语;四是含蓄性的用语;五是委婉性的用语。
二 、秘书说话艺术的概念
说话不仅是一种技能，它更是一门艺术。一句正确的话，它可以使一个人改变一生的命运;相反，一个字不恰当的话，就可能会破坏一个人的生活。秘书只有掌握了说话的艺术和沟通的技巧，才能在生活和工作中取得成功。
自古以来，语言是充满魅力和无穷无尽的力量，作为人类不可缺少的工具在人类历史的人际沟通等方面发挥了不可替代的作用。在古战场，口才好的人可以停止争执，将敌对化作两国之间的友谊。这便充分印证了 “一人之辩，重于九鼎之宝;三寸之舌，强于百万之师”这句话。其实，说话的好处远远不止于此。正是由于人们认识到了说话的重要性，才涌现出了一批又一批杰出的演说家,他们凭借着自己的一副好口才来传达自己的精神和意志，在闻名远扬的同时也成就了自己的事业和梦想。其实，人生在世，每个人都有一个梦想，都渴望成功，要想成功，不能忽视谈话这一关键组成部分。古语云 “一言可以兴邦，一言可以丧邦”，口才好可以帮助人们成功。
三 、秘书说话艺术的内容
(一) 秘书说话的六要素
在日常工作中，人们需要倾诉，有时嘴尖，锋芒毕露，有时更需要委婉的话，收敛锋芒。在当今社会，虽然是有竞争力的，它需要你的才华宣传，彰显你的个性，但在某些对话时，更需要隐藏自己的才华，表现得谦虚得体，这样你才会很容易被对方接受，帮助你的发展。
1、说话简洁明快
秘书说话简洁明了，能正常工作，因此可以给人留下印象聪明。在一般情况下，人们不喜欢黑乎乎的东西，花草树木也需要阳光才能生长，更不用说人了!给出了悲观的谈话感，人都会有疑惑，进攻和压迫。
2、拥有个性的声音
一些秘书，重视语言和语音完全按自己的才华，个性，场合和情感表达，他表达的变化让人觉得这是一种享受。如何使声音显示自己的个性呢?秘书可以作为自我的对象，记录了自己的说话并认真听取，以了解自己说的不对的。通过检查发音注意力的技巧，同时提高自己，掌握技巧。
3、语气肯定。
秘书的工作是为领导服务，有主见，果断的印象可以让人感受到你是很有气场很能干的秘书。因此，作为秘书人员肯定的语气，你可以给人们的感觉有主见。
4、学会倾听
秘书想让别人听自己说什么，首先要学会倾听。听完后，如果你不能在内容上和对方的想法一致，那么你就可以告诉对方：“你所讲的，实际上我本身也考虑过。”然后再询问对方：“那你如何看待这件事呢?”将决定权交于对方。这样的谈话不但要保护对方的自尊，同时也谦虚地承认自己不是完美的表现。同时这种方式又可以得到对方的赞同。
5、语调变化要自然
谈到秘书人员，无论什么样的语言基调都应该是流畅自然，刻意的声音只能达到相反的效果。一般情况下，有时候说话不是一个人，是很多人时，秘书应做到以下几点：当前面一个声音小时，就可以启动相应的低沉的声音，如此之低，体积小，稳定;当一个响亮的人，你必须提高你的声音以引起他人的注意。
6、思路要清晰有条理
秘书说话必须讲清楚有顺序，否则，说了半天，领导不理解，就会产生厌倦，甚至不想继续听下去。因此，为了使自己的语言清晰，有次序，一定要注意：说话要有重点，语言要简洁，清晰和果断;目的必须明确，毫不含糊不清。
(二) 说话要有分寸
秘书说话要把握分寸，必须注意以下几点：首先，当你说话，找出自己的身份。任何人在任何场合都有自己的特定的身份。也就是自己所扮演的"角色地位"。例如，在家里，对父母来说你是儿子或女儿;对子女来说,你又成了父亲或母亲。对老人说话的语气很显然是和晚辈不一样的。其次，谈话尽量做到客观和现实。从现实的一切，真实地反映客观现实。有些人喜欢猜测别人的想法，不太现实，信口开河，但这样做事情只会更糟糕。
四 、秘书说话艺术面对的对象分析
(一)对上司领导
老板在下属面前一般维护自己的尊严心理，因此，在与老板谈话时，秘书要尽量考虑到这种心态。尤其是当你与老板意见不一时，即使你的意见是正确的，我们也应该注意，说话收敛锋芒，用委婉的语气表达自己的意见，从而使老板接受。尤其是在大家的面前，但我们需要用说话来维持领导的威严。如果你表现出太多自己的想法，效果会适得其反。
秘书作为下属，领导的指导工作，当然要服从。但现实是复杂的，而不是一个完整的概述。有时候，从他们自己的观点领导当然有其安排的道理;可从自己的观点，这可能意味着内在的“隐情”了。在这一点上，如果你盲目服从，勉强支撑，其结果可能会损害双方的利益，使他们出现矛盾。与其如此,你不如向领导诉说一下自己的“苦衷”。那么该如何诉说呢?首先应选准时机。领导作出的工作安排和指示，一般是不能轻易改变的，因为这些都是领导经过慎重思考才作出决定的，为了工作更好的展开，也要维护其权威性。所以，你诉说“苦衷”时就应该注重一次成功的效果。切记：如果一次不能说服他，那么他的态度就会变得更加坚定、明确，可能再也不会有耐心和闲心来听你的再次诉说了。而想要达到一次诉说成功的目的就必须选准时机,这一点是非常重要的。其次是语言中肯。不管你是什么“苦衷”，有多大，切记不要急于进办公室的领导，对领导不尊重，爱管闲事。你这样的诉说只会让领导认为你是在和他对着干,故意找事。相反,你应该平心静气，语言中肯的同领导诉说。这将显示你尊重领导，也让领导不觉得“压力”，领导者能够愉快地听你说什么。
(二) 对欲求之人
人活在这个世界上，都会求助别人，当你想求助别人时，即使你其他条件再优惠，再好，也放下架子，收起自己的优势，以真诚，谦逊地表达自己的诉求。这样，才容易使对方接受，同时向你提供帮助。如果在求的人面前过分展露自己的才能，对方可能就会想：既然你这么能干,何必要来求我呢? 它很可能被对方拒绝。这时，你们的谈话，你的心不是应该隐藏起来，而是相互搭配，但在交谈中，必须摆正态度，而且还显得诚恳，这样便可以实现和谐，从而达到预期的目的。
(三)对竞争对手
在当今社会，越来越激烈的竞争，面对各种各样的竞争对手，你最好的方式是与他们有一个适度的对话沟通。因为如果你太出风头，要展示自己，将不可避免地导致其防止心理和疏远你的意思。尤其是那些有钱有势的，稍微有点不满，他们便彼此的算计。在这一点上，如果你不注意讲究说话方式，针锋相对，它会激起对手的好战心态，这样很多不必要的麻烦就来了。在比较强大的竞争对手面前，你应该说话办事低调谦逊，不强出风头，保护自己，同时不断提升自己的实力，并最终战胜对手。
五 、作为秘书说话应该注意的几个要点
秘书是领导的左膀右臂，在机构中秘书是承上启下，沟通四方的枢纽。现在，光会“玩笔”的秘书已经远远不够，还必须能够说话。秘书说话有利于组织之间良好的内部协调，有利于信息及时传递，有助于建立良好的企业形象。秘书如何才能成为善说者呢?必须注意以下几点:
(一)要讲真话,不弄虚作假
秘书工作人员直接导致决策方面，无论是提供信息，协调关系，或交易，化解矛盾，我们应该说实话，不弄虚作假。事实证明，只有正确处理消息的度，如实反映情况，才能确保领导做出正确的决策。
(二)说话要有分寸,不能片面武断
秘书工作的特殊性和工作环境，要求他们说话应该掌握分寸，避免简单的，片面的，主观随意性。在某些情况下，更多的发言权麻烦，是缺乏一个合适的度。掌握分寸是比较难办的，涉及到思维和语言的使用及其他因素。看问题不武断，是掌握分寸的前提。
(三)说话注重效率,言简意赅
秘书说话，必须要注意语言简洁明确，讲究效率,注重效果,切勿繁琐,含糊不清。 (四)说话注意分清自己的位置,切勿越权
作为秘书,要时刻清楚自己所在的位置,以及自己所担任的角色,在与领导说话汇报时要时刻注意谨言慎行,切不可越权,压了领导的风头。
(五)说话注意方式，避免与上司冲突
领导对我们的认可,以及我们自身价值的认同问题。甚至会影响到自己今后的生活和前途。所以,领导通常都是严谨的、慎重的评价下属。但领导也是人，人孰能无过,领导难免有疏忽的时候。在这样的情况下，你千万不可以让事情糊糊涂涂的过去,自认倒霉，必须要向领导申辩，让领导对你作出公正、准确的评价,让领导刮目相看。在申辩的同时,必须注意说话方式，避免与领导冲突。因此,一定要注意以下几点:
1、问题有价值
人无完人,金无足赤。任何事情都不可能完全与实情相契相合。小失误或误差不值得到处张扬,大惊小怪，也没有必要向领导郑重其事的申辩。哪怕自己受了委屈,遭受了不公平的对待,也要学会以宽容之心对待。只有是一些重大的，涉及原则性的问题，才值得向领导认真申辩一番。
2、内容切实质
同样的问题，申辩的方式不同,显示的价值就不一样,所引起的重视也就不一样。因此在申辩之前，不能只停留于问题的一般感受，而要有一种更加深刻的认识和把握。认清事情的实质，这样既有利于对问题作准确的评价，也可以充分引起领导的重视。如果你漫无目的的说一大堆，思路混乱,没有重点,是绝对不会引起领导注意的，更别说达到申辩的目的了。
3、表达简明得体
因为领导常常公务繁忙，而且与下属又有上下级之分，一般的申辩未必能让他引起重视,付出耐心。这就要求我们的语言组织和表达要有技巧,首先语言要简洁明快,不含糊啰嗦,言简意赅,重点突出,使领导一听便白你要表达什么;然后是要做到稳重得体,不能冲动、急躁,要让领导听之入耳。
4、态度应诚恳
申辩是为了让领导重新肯定和认证自己,而不是让领导觉得自己是在展示、表现自我,从而让人产生反感,让人误解。因此虽然自己是在申明事实，但也要以谦虚谨慎为本，以诚恳的态度去申辩。这不仅是一种好的美德，还更能使自己的申辩得到领导的接受。
5、方式应事实求是
申辩说白了就是让领导改变他原有的态度和结论，如果处理不好就会使领导失去自尊,没有面子。因此，一定要用灵活的方式去申辩，只要达到所要表达的目的，便是成功。首先要了解清楚具体情况，当时场景如何?领导性格、脾气等,都要做到心里有数。其次是要分析这些实情，实事求是,从实际出发,使申辩在最合适的场景下进行。
6、结果应冷静对待
对于申辩的结果,应该学会冷静对待,当你申辩之后,领导经过认真的思考,却仍然不能接受的时候,你应该要学会正确对待结果,并能够守住方寸,认真的进行分析和反思,对正确的结论学会虚心接受,而对不正确的结论,要冷静对待,保持再次申辩的机会。
7、事后不再追究
申辩的问题得到解决后,就应该让它成为过去,不再追究。如果在向领导申辩的过程中，表现出对你的某些不公平的,有偏见的对待,你极可能会产生负面情绪。但这也都是事出有因的，过去的事就让它过去,不必再追究。
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