秘书工作的艺术与技巧

秘书工作的艺术与技巧（精选8篇）

篇1：秘书工作的艺术与技巧

秘书挡驾的艺术和技巧

挡驾而不阻拦干涉

挡驾的对象是找上门来的同志,其层次有别,亊项的轻重有别.秘书对来者要有正确的认识 和态度,它是秘书协助领导理顺工作,帮助下级或群众解决问题的机会,也是提高协调和社交能力 的机会.秘书人员要讲究工作艺术,对来者都要热情接待,给予关照协助.来者是办亊的,不是走 亲访友.因此,挡驾的重点也要放在办亊上.办亊是以理,以法为准,将来者要办的亊情弄清楚, 然后进行分析归类,属於哪个部门管的就归哪里去办.大致有三种情况:一是属於领导审批和需 要急办的亊项,要立即协助来者找主管领导办理;如果领导不在一时又找不着,可将亊留下,抽空 再找领导,有了结果马上转吿;二是属於职能部门管理的亊项,协助来者找职能部门办理;三是涉 及多方面的亊项,应以开会方式解决为好,就建议领导主持开会,召集有关方面人员参加,统一安 排布置,妥善处理.

挡驾工作是代表领导机关进行的,应该注意机关的良好形象,克服那种“门难进,脸难看,话难 听,亊难办”的作风.对来者的态度要冷静,谦和,诚挚,要有好风度,好品德.对一些缠身棘手的 亊项.也要有耐力.不能以烦对火,以火对暴,把亊情弄僵了.挡驾过程中,应注意语言艺术和应 变能力,应变能力要通过语言艺术表达出来.接待的语言有规律可循,对平级或下级的同志,其语 言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能离开大原则.对上级的语言基调则是多用请示报吿, 探询的口气,且不可不懂装懂.

秘书的拒绝与尊严 《 宋史苏轼传》 记载，元丰末年，杭州僧人净源死后，他的徒弟乘海船到高丽将净源的死讯告知高丽王 子义天，义天则派僧徒来中国祭奠净源；同时，带来了高丽国**所送的两个金塔，为宋朝皇帝和皇后祝 寿。当时苏轼任杭州知州，面对高丽国僧徒向皇帝转呈礼物的请求，他果断地拒绝了，并立即上表朝廷报 告这件事的原委，提出周详的处理意见。苏轼在上奏的公文中这样说：“我认为高丽国因为派人来祭奠一个 亡僧，就趁便让他带来了**给本朝帝后的礼物，这样做真是轻率无礼到了极点！要是朝廷收了而不回赠，或者回赠太轻薄，那么他们今后就有了对我们无礼的借口；要是收了礼物而回赠很丰厚，那就是以重金来 回报他们轻微而失礼的馈赠了。我已经令主管的官吏将他们带来的进奉状退还了，并特别对那位高丽僧人 说：朝廷的制度很严，地方官不敢擅自奏闻外国僧人来往的事情。我料这个僧人一定不肯善罢甘休，他会 说本国派他来进献礼品，若不给他上奏，回国后就要重重得罪。我打算在他的状书上写个批语― ‘地方官不 能向朝廷上

篇2：秘书工作的艺术与技巧

摘 要：接待工作是秘书的日常工作之一，要求秘书做到亲切迎客、热忱待客与礼貌送客。秘书面对的客户主要分为预约来客和未约来客，具体情况应具体灵活对待。总而言之接待工作仅凭热情是不够的，还需要掌握一定的方法与技巧。

关键字：接待工作，预约来客，未约来客

接待工作是秘书的经常性的工作之一，是秘书事务活动中不可缺少的重要内容。作为领导机关“门面”、“窗口”的秘书机构的工作人员，必须熟悉接待业务，积极主动热情的做好这项工作。它对树立本单位的良好组织形象、加强与社会各阶层的沟通和协调起着非常重要的作用。对秘书人员来说，来的都是客，都需要热情相迎、以礼相待，这是毋庸置疑的，但是接待工作仅凭热情是不够的，还需要掌握一定的方法与技巧，这样才能达到事半功倍的效果。

一、接待工作的基本步骤

(一)亲切迎客

迎接客人是接待工作中的第一个步骤，但却又是关系到整个接待工作能否顺利进行的关键，因为人们在社会交往中有一个普遍的社会心理现象，那就是非常看重第一印象。秘书人员要想给客人一个好的印象，就应该在接待工作的最初阶段有良好的表现。

看到客人踏入办公室时，无论是熟悉的还是陌生的，秘书要赶紧起身迎接，以稳重端庄的举止、和蔼可亲的态度、温和文雅的语言面对来客，充分体现秘书职业所应具有的礼仪素养。切忌当客人进入办公室时，秘书一不停止手头上的工作，二不问候，三不让座，三言两语就把客人打发走。秘书人员应马上放下手中的工作，起身相迎，这是一种礼貌，表示着对客人的尊重。接待对象到来时，道一声“您好”、“早上好”会使对方感到你的真诚、友好和亲切。要想说好问候语，在说话的语调节奏上也应有所讲究，要让长者感觉到你对他的尊重，让同龄人感受到你的热情，让有求于你的人感受到你的亲切友好。另外，要注意在说问候语时的表情，要自然、和蔼、有亲切力，面带温和的微笑。如果当客人进来时，您正在与客户交谈或正在接听工作电话，则应该向客户微笑点头示意，表示自己已经看到了对方，并可伸手示意客户先在旁边就做稍等，以免让对方产生不满情绪。

秘书迎接客人时应视自己与来客的熟悉程度采取不同的语言应对方式表达自己欢迎客人到来的诚意。如对熟悉的客人，秘书应该这样打招呼：“您好，×先生，欢迎您”。这种情况下，就考验秘书对客户的识记能力了。秘书在接待客户的同时，最好能很快记住对方的长相，名字，所在单位，职务，这样有便于平时打招呼与联系，让客户有被重视的感觉，留下良好的印像。对于陌生的来客，秘书要先作自我介绍，待对方自报姓名、单位、职务后，再表示欢迎，如“您好，我是XX公司的秘书，我叫XX，请问您怎么称呼?”。在介绍过程中可以互相交换名片。如果客人有什么较重的行李，可以帮忙提携，招呼客人就坐。在迎接客人的步骤中，因时间短暂，话语不需太多，但只要得体，就能很快赢得客人的信任，为接待工作创造一个良好的开端。

(二)热忱待客

客人是有目的而来的，秘书首当其冲的任务是主动询问客人的来意，要问清楚客人来单位的真正目的，是为了解决什么问题而来。这样既能起到为来访客人整理思路的作用，还可以避免因来访的客人啰嗦、重复而忘记时间。来访的客人往往是有事而来，而且有的客人初次造访对自己所要办理的事情的结果心中没有底。在这种情况下，他的心情自然是容易急躁的，思路有一定混乱。秘书主动询问能帮助客人减轻压力，理清思路，尽快的说出自己要解决的问题。

由于日常工作繁忙，秘书在工作中要求讲究效率，接待工作同样如此。秘书在接待工作中的理想状态之一就是来访者到来之后能简单明了的说明自己来访的事项。但由于来访者个体之间存在差异，在文化水平、社会经验、办事能力、语言表达能力等方面有所不同，因而，有些来访者并不能很快清晰明了的说明要办的事情，说话可能颠来倒去，啰嗦重复，不能直奔主题。为了节省时间，需要秘书主动询问，经过秘书的主动询问，提示引导启发来访者在简短的时间内说出自己的目的。当然秘书的主动询问不是随意无目的的，而要讲究询问方法。

首先秘书人员在与客人打完招呼时，可直接询问客户来意，“先生，请问您有什么事吗”。当对方讲了一句你不懂或不熟悉的话时，为了弄清对方的真实想法，秘书人员可以采取请教性的提问，如“请您可以解释一下×是什么意思好吗?”这些关键词可能是客户由来的真正目的，不可小视。当对方的话题总在原地打转，为了深入话题，秘书可以采用引申式提问，“您刚才是说×的问题，那您认为应该怎么办呢?”有些客户就喜欢言而不露，含糊其辞得答。遇到这种情况，秘书人员应保持冷静，因为在交谈的过程中，您总会有一句话会触及到问题，对方的心情一定会紧张，秘书人员就应该抓住细节，学会察言观色，等待时机，出奇制胜，请放心，在公司毕竟还在咱们的地盘，不用紧张。当对方表达完了某种意思，你也已领会，并想让对方了解你已经完全领会，当然也是为了保证传达的正确性，您可以重复一下客户的大致意思，顺便捎带问一下“您还有其他问题吗?”秘书要善于灵活利用提问的方法，并在询问的程序上精心设计，争取三言两语就能问清来访者的来意。

问清来意之后，接下来的工作就是解答问题。有些来访者是来询问某种事项的，不需要经过他人，秘书就能解释清楚。秘书要耐心讲明情况，争取来访者满意而归。另一种是来找领导的，对于找领导的人，秘书要进过甄别删选，如果认为确实需要领导人接待，要通报领导人，得到领导同意后访客将其引见。如果客户提出的问题，相关科室可以解决的，则通知相关科室人员进行解决。经过秘书的甄别、筛选、分流之后，使客人各得其所，减轻领导人工作压力。

(三)礼貌送客

送行是决定来访者能否满意离开的最后一个环节。因此，能否将这最后一个环节的工作做好，是秘书能否善始善终地接待好来访者的具体体现。

送别客人时秘书的身体姿势与语言都要到位。在身体姿势上要求秘书站起身，送出门，“出迎三步，身送七步”是迎接客人最基本的礼仪。因此，每次见面结束，秘书都要以将再次见面的心情恭送对方。通常当客人起身告辞时，秘书人员应马上站起身，与客人握手道别。在道别时要选择合适的道别语，如“请您慢走”、“欢迎您再来”。如果客人有较重行李。秘书人员应再次帮忙提携，做到有始有终。如果是稍重要一些的应该送到办公室门口或电梯口;对于老人或携带小孩者应该送到大门口;对随车接送的贵宾应该主动开关门。乘小轿车时通常“右为上，左为下;后为上，前为下”。小轿车后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位垫后。上车时，人右座进右门，人左座进左门，不要让客人在车内移动座位。送客时，秘书应主动把车门打开，请客人上车并坐在后排右侧。

二、接待工作中具体事宜的处理方法与技巧

(一)预约来客

对于事先有约定的客人，秘书人员在客人到来之前就要有所准备，最好提前记住客人的名字。如果当客人应约而来，自我介绍、说明情况之后，您却一脸茫然的表情面对，一定显得非常尴尬。因而秘书人员要提前做足功课，以做到心中有数。首先了解来宾的个人基本情况，如单位、姓名、性别、职务还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并如果是团体来访，还要问清人数。其次秘书人员要基本了解客户来访的意图，一般分为礼节性来访、工作性来访、反映情况来访。秘书人员需将上述情况向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。了解了来宾的基本情况则有便于确定接待规格。由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽相同。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪同的规格问题。总而言之，对来访者的基本情况了解的越多，越有利于接待工作的顺利进行。“凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作，使之有条不紊地开展;第二是可以使有关人员提前安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。

当客人应约到达时，秘书应热情接待：“我正在等您，这边请”。将其引入会客室并通报上司知晓。如果来访的客人与上司是初次见面，秘书应充当中介人，按照介绍的礼仪介绍双方相识。但如果客人依约而来，但领导却仍与前面的客人会谈，出现这样的情况，秘书人员应安排适当的位置请客人稍等，然后用一张便条纸写下来客的姓名、来意以及“可能要等多久”，并将此便条送给领导人，进会客室时要先敲门，然后向来客及领导人打招呼说声：“抱歉，打扰了”，将便条交给领导人，在一旁等待答复，如果领导人说：“再过五分钟左右”，秘书人员就可以退出会客室，去向等待的客人回复了。这种处理方法也等于给领导人与会谈的客人提个醒，给领导人一个结束谈话的机会，如果事情基本谈完，客人也会起身告辞。如果需要客人稍等片刻，秘书人员要真诚道歉，说明原因，以取得客人的谅解。之后将其引入接待室，并寻问客户是想喝茶还是咖啡，根据客户需求奉上。在接待室还可以放上一些公司的资料简介以及杂志，使客户在进一步了解公司情况的同时排解忧虑与烦躁。

(二)未约来客

秘书人员在工作中常常会遇到未经预约的来客前来造访，相对预约来客的接待工作会更复杂一些，也更需要掌握一定的方法与技巧才可能做好预约来客的接待工作。面对临时来客，按照来的都是客、都需要热情接待等待的原则，礼貌相待，问明对方的来意，并把对方的来意传达给相关的负责人。

未约来客可分为三种情况，最常见的就是一般性事物的来访者，虽然未经预约，也应严格按照接待原则办事，诚恳热情，讲究礼仪;认真负责，细致周到;根据事物的轻重缓急，分门别类的处理好;即使不属于自己的职权范围，也要做好解释工作，指引办事的渠道。秘书人员需了解来访者要访问的部门或人员，看看能否安排尽可能早的预约时间。若来访者要求当下见面的，则要设法联系有关部门或人员，看被访者能否接见来访者，若可以，则可以按照预约来访者的工作程序进行;若不可以，则向来访者说明情况，主动请对方留言或留下联系方式，保证尽快将留言交给被访者，或是尽可能快地安排会见时间并通知对方。

当然如果遇到有急事找领导的来客，由于事情紧急，应立即向领导通报，说明事项，听候领导人的处理意见，努力使事情得到迅速有效的解决。如果领导同意见面，而且时间允许，可安排客人直接与领导人会面。如果领导正在开会，要稍等一会，秘书人员可以这样对客人说：“抱歉，经理正在开会(开会)，您可稍等一会，等经理处理完上面的事情，会马上与您见面”，如果领导愿意会面，但今天没有时间，必须另行安排，秘书应委婉得告诉来客，并请其留下联系方式以便另约时间。最麻烦的应该是领导不愿意会面，作为秘书就要采取一定的方法与技巧替领导挡驾，既不失礼貌又坚定的态度回复来访者。如果对方仍在纠缠，秘书人员可以明确的告诉来客：“对不起，我无能为力了”。实施必要的挡驾是为了更好的为领导服务，但如果盲目挡驾或言辞使用不当，就会适得其反，激起来访者的不满情绪，引起争端。因此，秘书人员在实施挡驾时要注意语言艺术的运用，尽量软化语言，使用一些婉辞，语言的委婉可稳定对方的情绪，避免不必要的争端。

未约来客中最棘手的应该是兴师问罪者。这类访客者都是有“理”而来，情绪激动，秘书人员在接待这类来访者时要格外小心，千万不能火上浇油，以免来访者情绪失控，引起更大的麻烦。另外，也不能以此将矛盾上交，请出领导者，因为在客人愤怒的情绪未得到平息之前，他们面对领导人更容易做出过激的行为，使事情陷入僵局，给领导人处理问题造成被动，进而损伤领导人的威信。对待这类客人，秘书首先要做的是采取冷处理的方式，先稳住对方，平息他的怒火，待对方情绪稳定下来，恢复理智之后，再了解清楚对方来访的真正意图以及他发火的原因，然后依据具体情况谨慎处理。接待兴师问罪者是对秘书人员应变能力的考验，需要秘书人员具有良好的心理素质，敏锐的心理分析能力，谦和有礼的态度以及清晰自然的口头语言的表达能力，唯有此才有可能妥善的处理好此类事情。

篇3：秘书协调工作的沟通技巧

一、沟通在秘书协调工作中的必要性

由于在立场、角度和观点等方面的不同, 不同的部门或不同的人对同一事件或问题的看法肯定有差异, 这就需要进行有效的沟通来协调。只有进行了良好的沟通, 才能达到使有关各方互相配合、减少磨擦、同心协力、增加效益的协调目的。秘书沟通的内容是多方面的。不仅要跟领导沟通, 同时也要跟同事沟通;不仅是对工作进行沟通, 同时也要对思想观点进行沟通。这样才能减少、消除双方的分歧, 达到协调的最佳效果。

当然, 作为一名优秀的秘书, 不但要能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并能灵活运用。“灵活、合理、有效地运用沟通, 会最大限度的提高秘书协调工作效率”。

二、秘书协调工作中的沟通技巧

(一) 语言技巧是有效沟通的利器。

常言道:“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图, 又能使对方愉快地接受协调。秘书在沟通工作中, 必须讲究语言技巧, 说话适度, 讲究分寸。只有这样, 沟通才能取得好的效果。秘书协调沟通中的语言艺术, 目前学界已多有学者论及。我们认为还有以下三个方面的技巧可以达到良好的沟通效果。1.注意语气、语调、语速。秘书在沟通过程中, 根据不同的沟通对象、不同的场景应采用相应的语气, 并注意语速和语调。在沟通中, 很多人喜欢用命令口气压制对方。其实这往往会使对方产生抵触情绪, 适得其反。因此在沟通过程中, 切忌语气强硬, 语调过高, 语速过快, 而应多用协商的口吻, 诚恳地或委婉地表达自己的意见, 这样更能达到沟通的目的。2.善于过滤信息。善于过滤信息在秘书的协调沟通中是非常重要的技巧。秘书的工作需要经常上传下达, 沟通信息。不论是“上传”还是“下达”, 都要忠实、准确、客观、全面。在确保主要信息“忠实”“准确”的前提下, 秘书在传达信息时, 不能简单地成为传声筒, 而是要注意过滤信息。例如, 当传达领导对下属的批评意见时, 应淡化情绪色彩;确需转达领导对另一领导或下属的评论时, 点到为止, 不可过于细致;向领导汇报下属的意见时, 要有所选择地汇报善意、中肯的意见, 否则无异于打“小报告”。当然, 信息过滤, 并不是说就否定秘书要忠实的传达指示, 准确的汇报情况, 也不是说秘书可以随意加进自己的意见, 任意的发挥、解释甚至曲解领导的意见, 而是说要在忠实把握领导主要的、关键的和实质性的意图的基础上, 把一些情绪化的、情境性的或随意性的容易引起误解, 产生隔阂, 引发矛盾的一些信息过滤掉。这样会有利沟通和交流, 消除误解, 减少矛盾, 形成和谐的人际关系的目的。3.运用表情语言。“表情语言主要指面部表情, 包括眼、鼻、嘴、颜面肌肉的变化等, 也指交际过程中的一种有声但没有固定语义的语音, 如哭、笑和‘哈’‘哼’等语气词。”好的表情语言不但可以增强讲话的效果, 而且通过情感的影响可以起到让对方信任的作用。这里主要探讨两种表情语言:目光语和微笑语。 (1) 目光语。“眼睛是心灵的窗口”, 眼的奥秘在于它能如实地反映出人的喜、怒、哀、乐, 如实地反映人的思维活动, 也如实地反映一个人的内心世界。目光语是运用眼神、目光来传递信息、表达情感的语言。在与人沟通时, 眼神要根据内容的需要而变化, 不能随心所欲。目光的运用要主动自然, 别人与你谈话的时候, 你的眼睛要注视着他, 无论对你说话的人, 地位比你高或低。要正视对方, 不能看着其他地方。眼神随着谈话内容给予对方回应, 表现自己交谈的专诚。这样有利于更好的达到协调的目的。 (2) 微笑语。微笑语是一种世界通用语, 除了表示友好、愉悦、乐意、欢迎、欣赏、请求、领略之外, 还可表示歉意、拒绝、否定。微笑往往能大大缩短双方的心理距离, 彼此获得好感与信任, 促进沟通工作的顺利进行。因此, 微笑是秘书工作者的最佳情绪表现, 也是沟通当中最易接受的表情。

(二) 情感调控是有效沟通的法宝。

协调是一种让对方认同与接受的工作, 只有对方心理上接受时, 思想上才能认同。要做到这一点, 除了要注意语言技巧, 把握 (下转第25页) (上接第28页) 好时机外, 情感是十分重要的。秘书人员只有在内心对沟通对象充满着爱与尊重, 才有可能以极大的宽容心去化解矛盾, 消除误解;才有可能以一颗坦诚之心去建立互信;也才有可能以尊重之心去凝聚众力。正如法国著名作家拉罗什富科在《道德箴言录》中所说:“唯有感情是始终具有说服力的演说家。”1.以宽容之心消除误解。由于每个人所处的时间、地点、地位、经历和个性不同, 对一个问题的理解和把握的程度不一样, 就容易产生意见的分歧。如未及时沟通, 消除误解, 会造成人际关系紧张, 甚至无法开展自己的工作。要打破这种僵局, 秘书人员要心中有大爱, 继而把这种爱具化为宽容。宽容不仅可以避免矛盾的激化, 还可以感化别人, 从而达到非常好的沟通和交流。面对误解, 要能够展现宽容之心。同时, 误解一经消除, 同事们也会心存感激和佩服。“爱人者, 人恒爱之;敬人者, 人恒敬之。” (《孟子·离娄下》) 长此以往, 秘书人员的人格魅力就会充分展现, 这是秘书人员进行有效沟通的坚实基础。2.以坦诚之心建立互信。“推之以诚, 则不言而信。” (《中说·周公》) 只要能够推心置腹, 以坦诚之心待人, 不用言说也会相互信任。这句话对于秘书人员的人际沟通具有很好的启示作用。如果对方对秘书人员没有信任感, 要进行有效沟通还是很困难的。因此, 对于秘书人员来说, 要想有效沟通, 必须要有坦诚之心, 取得对方的信任。3.以尊重之心凝聚众力。有这样一句名言:“人性最深切的渴望, 是得到别人的尊重。”人, 不论从事什么工作, 也不论在什么场合, 都希望别人认可自己、尊重自己, 这是由人的自尊心所决定的。秘书人员在沟通工作中必须深谙此道。要把对对方的诚挚之情化作尊重之心。一般来说, 秘书人员在与领导沟通时, 很容易做到尊重。与职工沟通时, 同样也要注意理解与尊重。理解与尊重的实质, 就是把他们视为组织的主人, 有参与决策、参与管理的权利和机会, 使他们感到自己是组织中平等的一员。当职工感到自己得到理解和受到尊重时, 自然就会萌生一种主人翁意识和责任感。这样, 开展沟通会收到事半功倍的效果, 从而达到凝聚众力的效果。同时, 沟通还要注意时机的把握, 要适时、适地、适当, 即要注意沟通的时机是否成熟、场合是否合适、分寸是否得当。

篇4：秘书工作的艺术与技巧

关键词：教学秘书工作；链环式构建

教学秘书是教学管理队伍中的一员，是教学链中不能缺少的一环，不仅起着上通下达，调节各部门和师生关系的作用，而且还是教务处、教师、学生三者之间的桥梁和纽带，在院系教务管理中发挥着重要作用。艺术院系的大多课程都以技能、技巧的教学为主，具有较强的直观性，水平高低错落较为明显，生搬硬套其它院系的教学秘书工作模式是违背艺术院系教学管理规律的。但是根据艺术院系的专业定位、课程特点、成果形式进行深入地研究，是能够逐渐探索出符合艺术院系自身特点的教学秘书工作模式的。为减轻教师每学期存放学生结课作品的负担，缓解教学秘书期末的工作压力，结合工作实际就艺术院系教学秘书链环式工作模式进行探讨。

一、阶段性工作模式

1.第一环。新学期校历、领导听课记录、教研室活动情况记录的领取和分发；收缴教学日历;通知教师和学生领取教材；协助教务处安排上学期不及格学生的补考；统计并上传新生数据（单学期）；实践教学环节表格的领取、收发和数据上报；补考成绩录入审核；为计算机水平考试安排本部门负责的监考任务；核对教务系统中重修课程情况；制定当学期课程结课顺序目录，收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

2.第二环。通知学生办理重修手续，审核重修课程学分,安排重修课程的教学任务；协助领导、教研室主任修订本部门各专业教学计划，补充教务系统中的信息，审核系统中教学计划的每条信息确保数据准确无误；通知教师申报公选课，学生在教务系统中选公选课；根据各专业教学计划，核定各班级的教学任务；编制本部门校历和实践教学任务进程表；收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

3.第三环。协助部门领导和教研室主任落实教学任务给教师（包括外聘、行政兼职）；协助部门领导及教研室主任进行期中教学检查；深入课堂听课；院系期中教学检查资料的收缴、汇总、上报；协助部门领导和教研室主任做好实习、毕业论文（设计）答辩等工作（双学期）；在教务系统中录入教学安排，核对无误后经教学院长批准，报送教务处审核；配合教研室主任填报预订教材清单并提交教材科；编排下一学期各班教室使用表，为排课做准备。

4.第四环。毕业生成绩统计、进行学位资格初审并上报教务处（双学期）；教师教学工作量的核算、报批；统计上报下学期预报工作量；通知毕业班学生准时参加图像信息采集，完成电子注册、学历认证的相关工作（单学期）；精心安排个别科目提前考试的时间、地点及监考教师并报教务处审批；细心周密地编制下一学期的课程表。收缴已结课课程作品，完成相应的成绩录入。

5.第五环。确定本学期期末大考科目并报送教务处；向任课教师收集试卷（A、B）并送达教务处；统计未修三分之一学生名单，并上报教务处；为缓考学生办理缓考手续，并通知到相关课程的授课教师；提供期末大考排考的基本数据，落实监考教师，将考试安排通知到相关的师生；核对、汇总外聘教师工作量和课时酬金并及时报送教务处审批；协助教务处做好英语四、六级考试的相关工作；收缴已结课全部课程作品，完成相应的成绩录入。

6.第六环。收缴已批阅的期末大考科目的试卷，成绩录入，成绩审核，成绩单打印；教学文件的收发、保管、归档，做到教学档案库信息齐全清楚、查用方便；收集保存系部会议记录、教研活动记录；整理试卷，成绩单归档保存；收集保存教学日志；发放下学期课程表。

二、常规性工作模式

每天及时查看是否有新的教务通知，随时查看随时回复。通过班委QQ群进行网上留言通知相关事宜，避免了班级干部因正上课不便接电话的尴尬。通过教师QQ群与教研室主任、教师联系，维护正常教学秩序，了解和掌握教师、学生上课的基本情况；各种文件的领取，收发，归档；按教务处的有关规定为教师办理调、串课，代课，补课手续；协助院系领导为学生办理休学、复学、转学、退学、转专业等手续和学生奖惩的报审、登记、通知、存档等工作。

三、临时性工作模式

往届毕业生成绩查询、打印等；完成院系领导交办的其它工作；协助领导处理教学过程中的偶发事件；及时完成教务处或学院上级部门交办的紧急工作。

经过对各类高校，尤其是艺术类院校教学秘书工作模式的比较研究，结合艺术院系阶段式授课的特点，借鉴当今世界教育教学改革理论思想，对传统的工作程序进行细化分解，形成一个个小的工作“循环节”，将这些“循环节”连接起来，形成适合艺术院系教学特点的、更加完善的、全程性的艺术院系教学秘书链环式工作模式。使教学管理工作运转起来效率更高，质量更好。不仅能客观、公正、及时的为艺术院系阶段式授课的全过程做好服务工作，而且对提高艺术院系教学质量，保证教学过程的顺利进行，规范教学管理有着重要作用，同时也可以为艺术院系教学秘书工作的持续改进提供参考依据。

参考文献：

[1]赵莲娜,卢海燕.秘书学概论[M].大连理工出版社,2008（6）.

[2]颜金玲.教学秘书在高等学校的“教”与“学”中的作用[J].科学教育论坛，2006（3）.

（作者简介:王维英（1972-）,女，吉林长春人，吉林工程技术师范学院艺术学院助理研究员。）

篇5：执行工作的艺术与技巧

一、执行工作的组织艺术，也就是如何

将一个案件的执行组织好

目前，我国各级法院普遍设立了专门的执行机构，即执行局（执行庭），负责对民、商事等案件的执行。依照有关法律和司法解释的规定，执行活动应当按照合议制或独任制的原则进行。采取合议制形式的，由三名以上执行员共同对案件负责执行。采取独任制形式的，由一名执行员负责对案件的全面执行。重大复杂的案件由合议庭负责执行，特别是对“执行程序中重大事项的处理，应由三名以上执行员讨论，并报院长批准”。执行实践中，具体采取哪种方式，还要具体问题具体确定。

1、集体研究，共同作战。执行案件受理后，除简单的活一般的案件外，一般应组成合议庭组成。应在一个主执行员的主持下，合议庭各执行员共同阅卷，集体讨论，熟悉案情，然后确定执行计划，统一行动，共同执行。在这种方式下，合议庭成员可以在担任一个案件的主执行员时又可担任其他案件的合议庭成员。在执行此案时，你为主我为辅，在执行破案时，或为主你为辅。

2、梳理线索，分进合击。遇到情况复杂，时间紧急的案件按，若按部就班的区执行，就会贻误战机，使被执行人转移或变卖财产。在这种情况下，执行人员应分并多路，从不同渠道主攻同一案件，最后汇集情况，促成案件执行。

3、以线带案，一路推进，遇到同一省市、同一地区、同一线路，有数案需要执行的情况，应由执行人员事先讨论，然后一齐携卷出动，走一处，办一案、办一事。由局长或庭长带队，可以随时决定随时采取强制执行，加快执行的速度（例如2004年北京执行）。

4、兵临城下，统一攻击，执行中经常遇到一些大案、难案、骨头案，这些案件一般干扰大，且往往有不小的保护层。针对这类案件，应集中优势兵力，兵临城下，造成强大的执行攻势。有时被执行人迫于镇聂，不动，就可以将案件执行完毕。

5、重大案件，分工负责。针对搜查、搬迁，一个案件的执行或一场大规模的执行活动，是集执行实施，联络指挥和法律宣传，安全保卫为一体的，有秩序地、有内在规律的法律运动活动。特别是对一些疑难复杂案件的执行应将执行人员划分为几组，分工负责，又默契又配合，各自分工把。统一行动。即有具体事实的，有统一指挥的，有搞外围群众宣传的，有搞外围保卫的。这样还可以发挥各个执行员的特点和优势，以取得最佳执行的效果。

二、创造良好的执行环境

任何事物的形式，都存在于一定的环境中，依赖于一定的环境条件，执行工作也不例外。执行工作的内在环境和外在环境，是影响执行工作的各种社会因素的总和，涉及到社会的防方方面面，因此，改善执行工作的社会环境是搞好执行工作的基础。

1、善于争取地方人力和党政领导的对执行工作的支持。执行工作是将已发生法律效力文书中确定的义务，通过法律手段加以实现。这种司法行为在基础方面与行政手段有密切的联系。比如有的执行案件涉及当地政府的中心工作，或对中心工作有促进，或多中心工作有影响，尤其是村委会，乡政府及其部门作为被执行人的案件。这种情况下，往往就形成了部门利益，小团体利益，不配合人民法院的执行工作，另一方面，被执行人的心理一般对当地党政领导的态度比较敏感，行政压力往往在执行案件中起很大的作用。有的地方领导缺乏全局观念和执法意识，具体到一些案件上，别从地方保护主义出发，不反不督促履行义务，反而阻拦执行。因此，改善执行环境应政取当地人力和政府的支持。

2、善于取得单位的配合。协助单位包括很少，被执行人单位往往和主管部门，以及其他有关单位。如果协助单位积极配合执行，执行工作就可以顺序进行，如果协助单位不配合或故意刁难的话，又得案件就不易执行。特别是有一些协助单位给被执行人通风报信，出谋策划，执行工作就更难执行。目前，虽然法律对义务协助人拒不履行协助义务，规定了制裁措施，如罚款、拘留，但是由于学社会环境诸因素的影响，执行起来比较困难。因此，这就要求执行人员既要依法执行，又要善于取得协助单位的支持和配合。

3、善于调动被执行人周围人的积极因素，取得他们的支持。有些案件正面执行时，被执行人思想不通，阻力较大。如果发动被执行人的亲属、朋友、同事和 左邻右舍，特别在当地有威望的人从侧面作工作；往往能起到和好的效果。促成案件顺序得利执行。周围人的举动和态度对被执行人影响较大。特别是被执行人心目中有威望的人，作用将更大，有的案件所以难以执行，往往可能恰是其周围人在起阻碍

作用，如果作通了周围人的工作，让他敲敲边鼓，阻碍防线就会不攻自破。所以主要要求我们在执行工作中，要细心观察，明察秋毫，观察周围人的心态和情绪，找准突破口。

4、善于创造社会舆论环境。执行工作要采取形式多样的宣传形式，提高全社会公民对执行工作的认识，理解和支持程度。客观上通电视广播，印发宣传材料宣传执行活动。微观上针对

具体的案件被执行人通过跟踪指导，通过曝光来促使被执行人履行义务。

三、执信工作所具备的基本修养（执行人员应具备的基本素质）

1、逻辑思维在执行工作中的运用。逻辑思维的运用集中体现在制定执行方案尚，执行员手里执行案件后，通过审阅卷宗，制作阅卷笔录，审理对执行的手续，依据是否分法，是否超过期限，了解案中基本事实的审理案的大概过程，从中应掌握被执行人的基本情况，性格特点、思想领悟、经济条件、财产状况、法人的经营状况等，掌握执行的内容，形态的质地、地点、数量等情况，同时了解被执行人的社会背影，须测执行过程中可能受到的阻力等，然后根据这些，在心中或书面的制定出方案，做到心中有数，同时方案和执行工作也要具有灵活性，因为执行工作中情况千变万化，应思路开局，思维敏捷，随机应变。

2、心理学在执行工作中的运用。被执行人对抗执行的心态主要表现有两种，一种为硬抗型，一种为软抗型（软磨型），硬抗形的对抗心理表现明显，不愿履行或不可能履行软抗型的对抗心理表示不明显，当面表示愿意执行，态度较好，但背后却想法设法争取不履行，或不全部履行，但这两种也不是一层不变的，有时可以相互转让。

硬抗型形成的原因有：

1、报复心理，一场官司十年仇的写照。

2、不服审判结果，或因案件处理不当，或因审判员工作方法欠妥，或因当事人偏见。

3、调解后反悔。

4、无理取闹，有些被执行人拖延耍赖的心理，硬是不履行。

5、自认“有理”。

软抗型形成的原因有：

1、软磨赖拖，认为拖得时间长了，啥事也会不了了之。

2、托人说情。

3、逃避履行。

4、无所谓态度，认为自己没有履行能力。

5、地方保护主义的影响，尤其是委托执行的案件，在这方面表现尤为突出。

针对两种对抗心理，我们采取的方法有，对硬抗型的被执行人我们在做好思想工作的同时，大胆适用强制措施，维护法律的尊严，但如果通过说理能够使其认识错误，愿意履行，也可以给其一定的期限，不可过快地采取强制执行措施。针对软抗型的被执行人应做好思想疏通工作，并断其后路。因为这类人一般心计多、关系多，往往表现为态度好、行动差。这类被执行人应将思想，疏导工作重点放在 消除其侥幸的心理和幻想上，并作通其关系人的思想工作，断其后路，使其失去依赖的心理，使其严肃，慎重地对待问题，争取自动履行。如果仍不奏效，则应果断采取强制措施。除此之外，针对这两类人，还应软硬结合，做到软中有硬，硬中有软，该硬则硬，该软则软，灵活地运用。

3、语言艺术在执行工作中的运用。语言艺术运用得如何，对执行效果至关重要。实践中，由于执行人员用语不当造成执行困难，或者拖延执行，抵制执行的情况不乏其例。执行工作中的语言的基本要求，第一，具备严肃性，执行工作中的思想疏导且不不可少的，并且应该贯穿于执行工作的全过程。但是在执行中，执行员开展思想疏导和说服教育的语言必须具有严肃性，严肃性并不是简单生硬，恐吓威胁。而是字字语言法语，句句有理有节，既要求现出风度，又要对被执信人产生威胁。第二、具备合法性，在执行工作中当事人有时会说出一些出格的话，而执行人员则不能，不能信口开河，要言之有据，言之有理，谈话要紧紧围绕本案的案情展开是什么怎么样，都要集中法条，切忌出语离法，滔滔不言，离题不思，无根无据，不负责任。有时这样，还会被当事人抓住“小辫子”应先赶建的执行和法院的形象。第三、具备知识性，执行工作要接触不同行业的人，遇到不同行业的事，这就是执行员知识面要相对广泛些，对所涉及的专业知识要略知一些，不要随意讲一些太外行的话，闹出笑话，影响在当事人心目中的形象，对案件的执行产生负面影响，如果不了解专业知识，尽量减少对这方面的评价。第四、具备逻辑性，逻辑性是对语言的基本要求，所以执行员每讲一句，每表达一个意思，都要有根有据，有章有节。

同时，执行员在运用执行语言时，要运用好典型案例，执行员心中的典型案件，通过对被执行人讲问候，可以使被执行人触类通，加快其思想的疏通。

四、执行工作中的“三忌”执行工作的方法与技巧有多种，仁者见仁、治者见着，没有千遍一律，这里本人结合自己的体会，略谈集中方法：

1、针对有财产可供执行和追索赡养费、抚养费、劳务费的案件，财务以快取胜法。因为这类案件案情简单，事实清楚，申请执行人又要求强烈，且社会影响较大，采取这种方法对化解矛盾、树立法院的威信大有帮助。

2、针对“骨头案”采取兵临城下疏导法。单纯的思想疏导能多一部分被执行人起作用，不少执行人面对执行人员苦口婆心的说教仍是无动于衷，特别是同时在一起执行数案的情况下，被执行人互相观望，形成一种无形的抵制。对此，把执行队伍开赴执行现场，摆开强大的执行阵容，造成一种兵临城下的之势力，从气势上压倒被执行人，然后进行思想疏导工作，往往会立即见效，促成被执行人自动履行。

3、针对案件数量较大，成批同类案件采取重点突破法。成批的同类案件由于案件数量少，被执行人数多的特点，如果采取个人击破的方法，将会浪费人力、财力和时间，而先拿下主面“堡垒”，其余的则不攻自破，起着以点带面的作用，执行起来也显得比较轻松。我们执行法院的借款纠纷案件就采取了该办法。

4、针对关系案、人情案采取请示汇报与软硬想结合的方法。执行中若遇到一些托人情、靠关系，自以为有脸面的人物为被执行人撑腰的案件时，应该摸清被执行人所依赖的主要对象，多请示汇报，向其讲清案情，明利害，得以他们的支持和理解。一般来说，被执行人所依赖的人情对象大多数为领导干部，掌握一定人权物权的人，具有一定权威。如果工作做通了，反过来，他们又会主动去做被执行人的工作，受阻力为动力，促成案件执行。与此同时，对被执行人也不能暂缓执行，而应继续疏导，软硬兼施。

5、针对被执行人为村委会、政府及其下属单位的案件采取行政干预法。有些执行案件，需要密切依靠当地党政机关和权利部门，及时向他们汇报反映有关情况和要求，往往可以得到支持，使案件顺序执行。这主要是利用了当地行政领导和权威影响和某些被执行人的惧“上”心理。执行员不可以向当地党政领导多汇报案情，多调解困难，力争得到支持。

篇6：秘书工作技巧

有人在此岗多年，伺候几任领导，胃让酒泡伤了，脸让夜熬黄了，心力绞瘁却无建树，好听的说你是兢兢业业的老夫子，难听的说你是穷酸秀才一个。熬成了单位的元老却无长进，一身的不是与冤屈只有自己扛。究其成因，素质缺陷，目标不明，仅满足于追随与服务。

本文只对传统意义的秘书岗位，现代意义上老总们使用的文秘另有特殊规则，另当它论。

办公室秘书工作秘籍

1、秘书行为：

不能太酸;不能太迂;不能太雅;不能太俗。结交各路人等，一回不生，二回不熟。广结同道，一见如故，稀罕致至。

2、秘书特点：

辛苦性、索碎性、全面性。别人不想做的你得做，别人不会做的你得会。文稿再好不签你的名，权力虽有不在你的手。

3、秘书能力：

坐下能写;站着能说;出门能办事;回来能谋划。

4、秘书工作：

像吃鱼一样小心谨慎;像钓鱼一样耐心细致;像养鱼一样认真呵护;事前琢磨，事中紧张，事后反思。

5、秘书汇报要领：

详细准备，简单汇报，有问能答。

6、秘书禁忌：

不议领导是非;不介入领导矛盾;大事不越权，小事不推诿;守口如瓶。

7、秘书品德：

有操守而无官气，多条理而少大言。知钱重而无心于钱，紧靠官而无意权。

8、秘书心理素质：

小事当大事做，看仔细。大事当小事做，看沉稳。处大事当如小事,处小事当如无事。闻奇不惊喜，遇急不张惶。挨批不气馁，受宠不张扬。有罪学会受，有福也能享。遇强不显弱，遇弱不显强。对上要敬畏，对下要柔肠。何时都不可大厉声色。

9、秘书智慧：

(1)用智慧分辨，哪些可改，哪些不可改。可改变的就努力去做，不可改变的就坦然接受。

(2)看清形势，瞻前顾后，未雨绸缪，免得遇事惊慌。

(3)分清轻重缓急:重的用心做,急的先做快做,轻的缓的让手下替着做。

(4)在岗一日，见好思齐。不贪财色，不恋权贵。

(5)结交各路英才!磨炼能喝不醉!修炼文笔嘴皮!锻造果敢锐利!

(6)形稳不乏朝气，衣忌上司举齐!尚若好文笔，切记留余地。

(7)人生关键，莫听杂言。尚有机会升迁，本岗自是跳板。干工作时需如此定力，遇个人荣辱、升迁也该如此。没机会别生气 有机会别客气 。

篇7：聪明秘书与领导争论问题的技巧

正确的争论应做到以下几点：

1、问题是重要的

前边已经说过，小的、非原则性问题的争论，要回避，但不等于问题都不争论。你明明看到领导的意见不对而不争论，当严重后果发生后，领导也会说你是不行的，要么，为什么你没有发现和及时提醒?

2、争论一定要有准备

领导的主张，自有他的根据，你想否定他的根据，得有比他的根据更多、更说明问题的根据，这就需要准备。没准备的争论，只会滑向诡辩。没有足够的准备，就要放弃争论。

3、争论要有个和气的开头

切忌临时上阵的争论，那样会使对方感到突然，会以为是你感情冲动的表现。比如，你可以找到领导，说：“我对某某问题，有些想法，能否耽误你点时间和我讨论一下……”这样，领导会感到问题的严重性和你友好的态度，对于解决整个问题会有好处。

4、争论中一定坚持从问题出发，不是对人

切忌说“你如何如何”之类的话，更不要说对方意见的坏话，比如用“你的那个意见，纯属无稽之谈”的语言，就会伤害对方的自尊心，也是一种不礼貌的行为，

更不要涉及问题以外的事，比如说“这是你平时不注意调查研究的结果”，或者说“你这个人就是不虚心”之类，都不属于争论范围内的语言。

5、不要时间太长

无论争论是否有理想结果，都不要时间过长。到一定阶段，就要结束，可以说一声“容我再想想”，把争论结束下来。

6、要客气地结局

争论统一了或者还未统一，结束时，你都应向领导说一声：“我的见解不一定对，请领导参考。”或者说：“我在讨论中，有的言语不当，请领导原谅。”这样结束，对下次继续争论或不再争论，都有好处。那种因争论不统一而拉下脸，甩门而去的作法，是绝对不可用的。

7、对同一个问题，不要多次争论

不能统一的问题，可放在实践中去考验。任何事物大都绝不会一开始就全对，在实践中不断纠正，也应是被允许的，也是符合实践第一原则的。企图完全统一认识再行动，是天真的，不符合实际的。

篇8：浅谈秘书公关的方式与技巧

1. 与上级沟通协调的方式与技巧

如何与上级相处, 如何与上级进行有效的沟通, 是每一位秘书必须掌握的技巧和方法。客观地讲, 领导之所以能成为领导, 必有他的长处, 这些长处使他最终超越了别人。如果你能善于发现领导的优点, 并由衷地向他学习, 虚心接受领导的批评, 你在工作上的进步会非常明显。只有当你能够从领导身上看到优点, 并由衷地向他学习, 你才能真正了解你的领导, 才能更有效地配合好领导的工作。因此, 好秘书不会错过向领导学习的机会。善于发现领导的优点, 善于向领导学习, 以学习的心态与领导相处, 是秘书处理与上级公共关系的重要方式之一。

在与领导相处的过程中, 秘书经常会受到领导的批判。这时候, 秘书首先要做到静下心来倾听。如果是自己的错, 就要有一个诚恳的认错改过的态度;如果错误不在自己身上, 就更没有必要急着去争辩, 了解了真相后, 领导自然会改变态度。需要切记的一点是, 不要轻易和领导发生争执;其次, 要正确对待领导发脾气的问题。在对待领导发脾气的问题上, 换位思考十分重要。有时候领导发脾气, 是因为他所处的位置不同, 工作压力太大, 他具有发号施令的权力的同时, 也对组织的管理负有不可推卸的责任。他之所以发脾气, 多数是因为下属的工作没有落实到位, 因此领导发火时, 下属要尽量控制自己的情绪, 有则改之无则加勉, 千万不要感情用事。对待领导发脾气的正确态度是忍耐、反省、总结教训。作为领导助手的秘书, 要想尽可能避免类似事件的发生, 就要首先尽职尽责地做好本职工作, 为领导及时排忧解难。另外, 在领导发脾气时, 如果你认为自己受到了委屈, 也没有必要当场顶撞领导, 可以等领导冷静下来后再做解释, 这样不会把事情搞到不可收拾的地步。任何人都不希望被领导批评, 可在日常工作中, 被领导批评却是不可避免的事情。秘书人员一定要善于处理与领导的关系。

秘书还需要通过有效的沟通协调, 维护领导之间的团结。秘书是领导的参谋和助手, 他的工作起着纽带和枢纽的作用, 有效的沟通和协调是秘书的主要职能。组织中, 领导之间意见相左、工作上产生分歧是不可避免的, 也是正常的, 一般情况下不会对秘书的工作产生影响。但当领导之间的矛盾激化、甚至公开化的时候, 秘书的工作会受到很大的影响。为了避免此类事件的出现, 秘书应注意在平时的日常工作中加强领导之间的信息沟通, 处理好各种关系, 在领导之间的矛盾尚处于萌芽状态的时候, 及时果断地采取有效措施加以沟通、协调, 增进领导之间的了解和认识, 设法帮助他们消除误会和隔膜, 统一认识、顾全大局, 从维护团结和稳定的大局出发解决问题, 必要时还可以朋友的身份做些劝导的工作;当领导之间各执一词、相持不下时, 秘书可考虑折中的办法, 将双方的意见取长补短, 尽可能使矛盾得以解决;如果领导之间的矛盾已经到白热化的地步, 靠秘书的力量已难以解决, 这时秘书最好保持中立的态度, 不偏不倚, 避免夹在其中。秘书人员切记不能介入到领导成员之间的矛盾中, 适当时保持中立的态度, 不偏向任何一方;遇到非执行不可的情况, 按照组织原则也只能执行主要领导的意见。

2. 与同级沟通协调的方式与技巧

秘书在与同级进行沟通协调的过程中, 应明确之间的特殊关系:同级之间既有公共利益, 又有不同分工;既需要相互支持配合, 又存在着工作上的竞争, 因此沟通协调的方式、技巧就显得非常必要。

在职场中, 经验和能力同样重要, 秘书如何与同事沟通合作、建立起良好的工作关系是一门大学问。秘书工作不可能一枝独秀, 必须要有团队合作精神, 因此秘书在与同事相处的过程中掌握一些沟通协调的方式和技巧就显得十分必要。同级之间在工作中, 要以诚相待、互相关心、互相支持;严于律己、宽以待人;互相尊重、团结协作, 一个能在事业和生活等各个方面友好互助的集体, 才是一个有战斗力的集体。职场上没有永远的朋友, 也没有永远的敌人, 作为刚入行的秘书人员, 应注意及时调整自己的心态, 从工作的角度出发, 采取积极主动的措施和同事进行沟通, 坦诚相待, 动之以情, 晓之以理, 用自己的真情和行动赢得同事的认可;作为老秘书, 对待年轻人更应该有一颗宽容的心, 所谓“强者为师”, 不仅体现在能“容人之短”, 更难能可贵的是要有“容人之长”的度量和心胸, 这样才会赢得更多的尊重和爱戴, 切不可倚老卖老、甚至嫉贤妒能, 采取不正当的方式和手段对年轻人进行排挤、打击。在与同事相处的过程中, 只有充分地尊重别人, 才会赢得别人的尊重。

3. 与下级单位沟通协调的方式与技巧

秘书承担着上情下达、下情上传的任务, 仅仅沟通协调好与领导和同事之间的关系还远远不够, 同时还要求与下级单位保持良好的沟通协调关系, 因为上级的指示要靠下级单位落实、执行。注意沟通的方式与技巧, 保持上下级之间的信息畅通, 对于协调统一上下级思想、提高组织的战斗力和凝聚力具有重要意义。如秘书授权理事, 指的是领导者根据工作的安排和需要, 将自己职权范围内的事务临时授权秘书代办, 秘书接受授权后, 首先要正确领会领导的意图, 然后在领导授权的范围内代替领导处理相关事务。秘书授权理事的过程中, 首先要明确自己授权理事的双重身份, 在工作的指导思想上代表领导, 从全局的角度考虑问题, 维护单位的整体利益, 但在与下级组织沟通协调的时候, 要不忘自己的秘书身份, 充分尊重下级单位的意见和建议, 善于倾听来自下级机关的声音, 做到下情上达;遇到需要解决的问题, 要以协商的口气协调平衡来自各方的矛盾和利益, 切记不能以领导者自居, 更不能以势压人、独断专行。秘书人员在与下级单位沟通协调的过程中, 除了要坚持人格平等的原则, 还应该注意提高自身的修养, 提升个人的影响力。秘书对下级单位的影响力一方面来源于他所服务的领导的权力, 另一方面来源于秘书自身的工作能力。一名优秀的秘书应该具有清晰的管理思路和较高的沟通协调能力, 能很好地运用自己的影响力, 帮助领导进行管理协调辅助和参谋智能辅助, 真正为领导排忧解难, 而绝非是管理上的花架子。

除了与下级机关进行有效的沟通协调外, 秘书还应该处理好与群众之间的公共关系。在与群众进行沟通协调的过程中, 秘书更要做到认真倾听、体察民情、换位思考, 妥善解决群众纠纷。

4. 秘书沟通协调的特殊技巧

沟通是一种信息交换的过程, 是人们为了达到既定目标而进行的语言、思想、情感的交流过程, 以期达到和谐一致的协调结果, 沟通是协调的前提, 协调一致是所要达到的最终目的。产生沟通协调的主要障碍来源于双方的立场、所处的位置、所追求的目标、所受的教育、以及思维方式、思维角度等方面的差异, 沟通的过程其实就是针对以上因素进行求同存异的过程。如何把握好尺度, 最大限度地通过沟通信息来达到协商一致的结果, 需要高层次的沟通艺术指导和有意识地进行一些沟通技巧的训练。

(1) 秘书沟通协调的正确心态

沟通协调的目的在于尽可能地求同存异、达成一致, 因此积极正确的心态对沟通效果起着重要影响。

沟通一定要有正确的心态, 尤其面对的是自己的领导, 一定要表现得足够谦虚和理智。要想说服对方, 首先要做到理解对方, 这是进行有效沟通的基础, 也是一种非常实用的沟通技巧。理解对方就是能够真正为对方着想, 站在对方的立场上发现问题, 从对方的角度思考问题, 以对方的方式去寻找解决问题的办法。因此, 秘书人员在进行沟通的过程中要有正确的心态, 要注意遵循以下原则:首先要有坦诚相待的态度, 其次要以欣赏的眼光看待对方, 学会包容对方、理解对方, 学会换位思考, 沟通双方良好的心态才是保证沟通顺利进行的先决条件。

沟通是双方面的。实际工作中, 好领导可遇不可求, 那么如何有效地进行沟通和协调, 还需要秘书人员在长期的实际工作中不断进行研究和总结。

(2) 秘书沟通协调的特殊方法和技巧

冷热处理法

所谓的冷处理, 是指在沟通的过程中, 由于各种沟通障碍的存在使得沟通过程无法继续下去, 甚至还可能激化矛盾, 使事态向相反的方向发展, 这时可采取暂缓沟通, 搁置矛盾, 先缓解一下紧张气氛, 然后根据事态的发展再作调整的沟通协调的方法。这样的沟通方法在实际工作中往往会对沟通效果起到意想不到的作用。这样的处理, 能及时缓解沟通过程中出现的不和谐气氛, 让谈话在一种融洽的氛围中继续下去, 公司领导通过沟通对你有所了解, 同时你也从领导身上了解到了有关公司的发展情况, 达到了在实际沟通协调的过程中与领导沟通协调的目的。可见冷处理不失为一种及时排除沟通障碍的有效方法, 只是在运用的过程中, 秘书要善于观察事态的发展, 理性面对出现的意外情况, 尽量避免情绪化因素对沟通的影响。

所谓热处理, 是指在双方的矛盾冲突尚未公开化、白热化的阶段, 及时采取有效手段进行沟通协调, 避免事态的进一步恶化。可见, 热处理这种方法的运用关键在于时机的把握, 错过了最佳时机, 就加大了解决问题的难度。

所谓避虚就实法, 是指在沟通协调的过程中, 沟通双方应将主要精力放在解决根本问题、关键问题上, 不要在细枝末节上纠缠不清。

秘书是一个从属性、辅助性的社会角色, 秘书人员只有明确自己的角色特征, 才能增强为领导服务的自觉性和主动性;同时树立公共关系意识, 意识是行动的前提, 有完备的公关意识, 才会有到位的公关行动;在工作中要“外圆内方”, 既要掌握原则, 又要善于变通, 把握好公关的时机和方法, 适时而动, 从公共关系的利益出发, 真正协助领导做好工作。

参考文献

[1]陶应虎.公共关系原理与实务.北京:清华大学出版社, 2009

[2]熊源伟.公共关系学.合肥:安徽人民出版社, 2003

[3]居延安.公共关系学.上海:复旦大学出版社, 2004

[4]杨继昭.秘书与公共关系.北京:人民出版社, 2006