关于丰富馆藏档案的思考

档案馆是党和国家的科学文化事业机构, 是永久保管档案的基地, 是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。档案是档案工作的物质基础, 没有档案或馆藏档案不丰富, 档案馆工作便成为无源之水, 无本之木, “巧妇”也就难为无米之炊。因此, 丰富馆藏一直是档案馆多年来的中心工作。笔者就丰富馆藏谈几点粗浅的看法。

一、为什么要丰富馆藏

丰富馆藏, 就是各级各类档案馆通过一定的手段, 使所保管的档案数量足、门类齐、内容全、质量好。在馆藏中, 处理好质量和数量的关系是十分重要的。与许多国家相比, 我国的档案藏量还是较少的。目前存在的问题如下:

一是门类单一、载体单一。有的档案门类空白, 有些档案在馆藏档案中所占的比例很少。例如, 历史久远的档案留存于世的数量很少, 无论什么内容的档案都能反映当时一个方面的历史事实, 尽管每一份档案所记载的只是一块历史碎片, 但这些碎片多一块, 对于我们掌握历史事实就多了一份根据和素材。

二是地方特色不浓, 内容不全。由于各地的地理环境和自然条件不同, 各地生产活动的侧重角度也不一样, 它所产生的档案内容也有所不同。

三是馆藏档案层次结构还不尽合理。社会结构和社会活动本身是有层次性的, 合理的馆藏结构理应反映出这种层次, 才能反映出不同层次的实践活动的历史状况, 同时也才能满足社会不同层次用户的利用需求。

四是资料不全。资料是档案馆馆藏的重要组成部分, 它可以补充档案的某些不足, 更大范围和更大程度地满足利用者的需要, 但目前馆藏资料是不丰富的, 致使一些查档的同志高兴而来, 扫兴而去。要使档案馆真正成为党和国家永久保存档案的基地, 社会各方利用档案史料的中心和档案信息资源的中心, 就必须丰富馆藏。

二、丰富馆藏档案的意义何在

档案是历史的真实记录, 它的真实性是其他文件材料不能比拟的。从档案里能真实地反映出当时社会的政治、经济、文化等情况, 而这些正是历史研究所必需的。历史研究工作者没有档案工作者对档案内容深入了解的便利条件, 所以我们就要将档案里深层次的内容挖掘出来, 提供给历史工作者。我们在研究档案内容之前, 要对当前的史学研究有一个比较全面的了解, 才能从档案中挖掘出鲜为人知的内容, 使我们的研究成果具有较高的价值。在这一形势之下, 丰富馆藏档案具有重要的意义。

(一) 丰富馆藏档案是满足科学研究和社会各方面工作利用档案史料进行现代化建设的需要。如果馆藏档案数量贫乏、门类不全、内容单调, 质量不好, 为现代社会服务就只能是句空话, 档案馆成为“科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”, 也只能是徒有虚名。

(二) 丰富馆藏档案是贯彻执行集中统一管理档案的原则。保障档案的完整与安全, 才能有效地维护党和国家真实历史面貌, 维护党和国家根本利益。

(三) 丰富馆藏档案是档案馆本身的性质和地位决定的。档案是党和国家宝贵的历史文化财富。档案馆只有积累和保存其丰富的档案, 才能体现它的“党和国家的科学文化事业机构”的性质, 才能成为名副其实的“永久保管档案的基地”, 才能有雄厚的物质基础, 成为科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

(四) 丰富馆藏档案是存贮。大力丰富馆藏档案, 就是大力存贮档案信息资源。积极作好档案利用工作, 为提高经济效益和社会效益作出贡献。

三、如何丰富馆藏

(一) 更新观念, 提高丰富馆藏档案的认识。近几年来, 各级档案馆在丰富馆藏方面作出了不少努力。馆藏档案数量明显膨胀, 馆藏结构也有了较大的改善, 然而由于认识上的偏差, 不少档案馆把丰富馆藏档案单纯理解为馆藏数量的的增加, 忽视或不重视进馆档案的质量, 致使馆藏膨胀、重复、质量不高。给档案管理和利用工作带来诸多不便, 影响了档案馆工作经济效益和社会效益的发挥。这与现代社会的步伐是不相吻合的。各级档案馆应克服“多多益善”的观念。把扩大馆藏数量和提高馆藏质量结合起来, 努力使馆藏档案门类齐全, 结构合理, 完整精炼。

(二) 丰富馆藏档案的途径。丰富馆藏档案的途径, 一是接收。就是各级档案馆按照有关规定, 定期接收本期所辖各行政机关、人民团体、企事业单位档案室移交进馆的具有永久和长期保存价值的档案, 及时接收属于本馆接收的撤销机关的全部档案和有关资料;二是靠征集, 就是将散存在各个组织和个人手中的、应归档案馆保存的各种档案, 通过各种渠道, 采取各种有效方式和措施, 收归到各级档案馆集中保管 ; 三是补充收集, 由于归档制度不健全等各种原因, 造成馆藏某些档案不完整时, 档案馆应进行补充收集, 以保证全宗档案的完整性。

综上所述, 馆藏档案是否丰富, 不只是个业务问题, 还是一个国家、一个民族和一个地区的科学文化是否发达的标志之一。丰富馆藏档案是个服务方向问题, 是关系到档案馆事业能否生存和发展的大问题, 我们要把丰富馆藏档案工作做好, 做出成效来, 为经济建设的大船保驾护航。

摘要：本文按照“丰富馆藏”为中心的理念对档案馆各项功能进行完善。档案数量的种类繁多, 档案工作者要慧眼识珠, 善于发现有价值的精品, 把丰富馆藏档案工作做好, 使它能产生出极大的社会效益和经济效益。

关键词：丰富馆藏,馆藏的数量和质量,发展