关于科研院所人事档案管理发展方向的几点思考

2023-03-03

人事档案是干部人生经历、德才能绩, 技术专长、作风品行的真实记录, 为科研院所组织工作提供可靠依据, 为合理分配人才资源提供有效信息。然而, 随着人事制度改革的不断深化, 传统的人事档案管理方式已经不适应信息时代的发展需求。新的发展需要进行变革和创新, 与时俱进的实现人事档案的信息化、现代化。

一、科研院所人事档案目前存在的问题

(一) 人事档案在科研院所各项工作中地位低、投入少、管理松散

社会档案意识的淡薄使得人事档案管理在各项工作中始终处于较低的地位, 大部分单位的各级领导对档案管理关心少、投入低, 只有在上级检查时才给予重视。因此, 人事档案管理人员普遍素质偏低, 管理手段落后, 硬件设施老旧, 档案检索基本处于手工或者半手工状态, 软硬件的落后直接导致人事档案工作的各项问题, 亟待进行改革和创新。

(二) 人事档案功能弱化, 利用程度较低

人事档案历来都披着一层神秘的面纱, 保密性极强, 一直处于较为被动的地位。只有在领导和有关人员来查阅或调整工资、落实材料等方面使用, 真正用于人才选拔和培养方面的较少, 没有发挥其应有的作用。另外, 查找方式落后, 档案质量不高, 严重降低了其信息作用的利用率, 使得人事档案信息资源开发利用的价值无法体现, 受到了极大的制约。

(三) 人事档案的真实性降低, 缺乏监督, 制约了人事工作的公平发展

人事档案的主要功能就是实事求是的记载问题。然而在实际工作中, 由于人们的不重视, 在人员流动的过程中, 经常出现丢档、齐档、死档现象。造假普遍存在于各级事业单位、科研院所, 严重降低了人事档案的可信度和真实性, 失去了人事档案应有的价值, 不能为组织工作提供真实有效的信息依据。

因此, 传统的人事档案管理制度已经不能适应时代的发展, 十分有必要建立一套现代化的科学、规范的管理模式, 实现人事档案统一性、科技性、秩序性、保障性和高效利用。笔者认为, 可以在以下几个方向进行创新和改进。

二、科研院所人事档案管理发展方向的几点建议

(一) 提高社会的档案利用意识, 加大对人事档案管理软硬件的投入水平

一直以来, 人们对档案管理的意识淡薄, 直接制约了人事档案管理的发展, 建议加大宣传, 引起社会对档案工作的足够重视。其次, 要改革人事档案管理, 就要建立一支高水平的管理人才队伍。对现有档案管理人员进行培训, 提高保密意识和政治觉悟, 提高业务素质, 为人事档案的现代化管理打好人员基础。再次, 要加大档案管理的软硬件投入水平。由于人事档案的不可复制性, 妥善保管人事档案需要较好的硬件支持, 以充分实现档案的高效利用。

(二) 改革现有的人事档案管理制度, 实现现代化、信息化管理

任何社会活动都脱离不开人的参与。人员是基础, 制度就是保障。改革传统的人事档案管理制度, 首先要从档案的源头做起, 提高人事档案的真实性, 严把入档材料审核关, 进行“三龄两历”的审核工作。其次进行管理体制的改革。由原先各单位自行保管转变为统一保管。向发达国家学习借鉴经验。例如某些发达国家实行“人档分离”的管理体制, 建立人事档案管理中心, 改变过去“档随人走”的体制, 由管理中心建立一套统一的身份追踪系统, 定期对现有档案进行核对并补增材料。实现档案的全程信息化管理, 无论人才流动到哪里都可以通过申请在统一平台调取个人档案。这一系统在加拿大、美国的人事中心多年来都在良好的运转, 我们构建新的管理制度时可以进行借鉴。

(三) 借鉴国外先进的管理经验

发达国家的人事档案管理已经进入到一个高度科技化、统一化的时代。1.美国“个人安全号”的管理受到了很多发达国家的借鉴和采用。即每人有一个终生的社会安全账号。通过这个账号, 任何银行、公司或信贷机构都可以付费查询这个号码的信用记录, 因此, 美国公民都很重视自己的信用档案, 这一举措为维护社会经济的良性发展起到了重要的作用。2.定期核销不良征信记录。美国信用记录实施达到一定年限定期核销不良记录的措施, 保留正面记录, 给人以“改过自新”的机会, 避免“破罐破摔”, 恶性循环, 从而达到了建立信用档案的最终目的。3.人事档案信息向部分社会或个人开放。与我国不同的是, 很多发达国家的人事档案可以向本人开放, 供本人查阅。如果本人对档案有所质疑, 可以向主管部门申请审核剔除错误信息, 或本人提交澄清事实的备忘录, 存入档案之中, 使得档案更加完善。4.充分保护档案主人的隐私权。在部分开放人事档案的同时, 一些发达国家社会机构或个人需要查询他人人事档案时, 需向法院提交申请, 未经授权查阅是违法的, 充分保护了个人的隐私权利。

(四) 提高人事档案的利用率, 深入开发信息资源

传统的人事档案具有浓厚的政治色彩。要想充分发挥人事档案的作用, 就要改革现有人事档案收集资料的内容和方式。增加个人的业绩才能比重, 通过了解一个人的专长、优势和劣势做到知人善任, 为组织机构选拔人才打好基础。其次, 建立健全人事档案信息的数据库和信息服务网络, 利用计算机技术, 全方位扩充档案内容, 与互联网结合, 实现区域化人事中心统一管理, 更加直观、深入的利用信息资源。

摘要：随着社会主义市场经济的发展和人口流动的加大, 传统的人事档案管理方式已经不适应时代的发展需求。新的发展需要变革和创新, 与时俱进的实现人事档案的信息化、现代化。

关键词：科研院所,人事档案管理,发展