审计档案数字化的好处

第一篇：审计档案数字化的好处

档案数字化的意义

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库; ③档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件;⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏;⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 ③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案;⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加;而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。 档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。

第二篇：房产登记档案的数字化加工

随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。

一、房产登记档案数字化加工的重要性

开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。

一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。

二、房产登记档案数字化加工的环境建设

一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。

二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。

三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。

三、房产登记档案数字化加工的内容

一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。

二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。

三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。

第三篇：档案数字化的风险警示与对策

谈胜祥

近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛地展开，数字化的含义就是将传统档案、资料的目录和全文转换成计算机网络中的数据，这些数据包含了各种门类档案目录信息和全文信息。数字化产生的数据也就是数字化成果，是建立档案信息资源的基础工作，在这个基础上，档案信息资源才能得以深度开发和利用。

各级档案馆全面开展数字化工作产生的巨量数据，绝大部分是扫描电子文件，存在着长期有效保存的问题。扫描电子文件也是一种机读文件，必须依赖相应的软硬件设备。然而，计算机技术的飞速发展使得电子文件依赖的机读环境也在不断变化。如果没有一定的技术力量和信息管理机制的支撑，巨量数据将面临着技术风险和管理风险，随时有可能造成数据丢失或者数据报废。深刻认识这些风险并采取避难对策，才能真正保住投入了大量人力、物力的数字化成果。

一、脱机载体长久保存的技术风险

目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘作为数字化工程完成的交付物。由于数据量很大，交付的光盘数量也巨大，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录三套甚至四套备份盘，这对档案馆而言实际上增加了管理负担。因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是定期需要进行可读性检测，长期没有检测的光盘是不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘检测又是一件费时、费力的工作。

回顾档案信息化进程中的数据丢失案例，对于当前正在大规模进行数字化的档案馆是一个很好的风险警示。从过去的失败中获取经验教训，避免重蹈覆辙。

上世纪九十年代，上海一些区县档案馆开始了数字化扫描工作，采用了某一知名公司的软件和设备，投入了一定的人力、物力。最终这批扫描件基本废弃，因文件命名规则与数据库结构问题无法与后面开发的档案管理系统挂接，所以无法检索、利用。而原有的检索系统又存在一些缺陷，已经不适应新的计算机软硬件环境而不得不淘汰。

同时，上海一些企事业系统要求财会电算化的数据向档案室移交、归档。当时使用的是五英寸和三英寸软盘，这些存放财会电算化数据的软盘随着计算机设备和财务软件更新而全部淘汰，里面的数据也没有机会进行迁移。此外有的档案馆接收了统计部门或其他部门存放在软盘中的人口普查资料和其他业务数据，最终因为软盘的淘汰而造成数据全部丢失。之后存放在光盘或者磁光盘的移交数据也因为软件和硬件技术的升级而无法机读。这些案例一再说明了采用脱机载体长期保存数据会遇上技术风险，这种技术风险就是计算机软硬件发展的一个隔代不兼容性问题。

虽然在电子文件保存和光盘载体管理出台了一系列的标准，但是有一个无法回避的问题，档案馆开展数字化加工的档案其保管期限一般都在三十年以上，相应的扫描件如何通过脱机载体存放这么长期限是一个未知数。对于三十年以后的计算机设备是什么状况谁也无法预测，鉴于前三十年的发展过程，这些存放巨量信息的载体在三十年内被彻底淘汰是大概率事件。如果用静止的思维去制定电子文件载体保管措施，似乎像刻舟求剑?当然有不少人提出用迁移的方法解决技术更新带来的不兼容问题，但是否有人真正考量过迁移的成本和操作性。至少目前很多档案馆经过数字化后，一是迁移量很大，数据的增量都达到TB级别。二是数据结构和数据格式并不统一，这些数据相互之间都有一定的关联，例如目录信息与全文信息不在同一数据库中，而是通过标识符连接。再由于全文信息的格式很多，在原来生存的操作系统、数据库环境中实施数据从光盘或移动载体中导入到服务器与应用系统连接，有时难免出错。如果硬件设备完全更新、操作系统和数据库也同时升级更新，原数据可能要进行格式转换，迁移的出错风险也会更高。

因计算机技术发展引发的脱机载体的数据无效保存风险还只是一种技术风险，从现在很多领域的实际应用中，这种技术风险是可以避免的，但投入的成本也很高，需要思考的是这种高成本的数据保存方式是否适合目前各个综合性档案馆各自为阵的保管模式。

二、档案馆计算机机房及信息系统正常运行的管理风险 档案馆计算机机房的各项设备;包括应用服务器、数据服务器、数据备份设备、网络交换机、不间断电源、空调设备以及各类安全设施的正常运转，才能保障档案信息系统的正常运行。

随着数字化工作的快速推进，档案馆数据量的急剧增大，一方面档案查询效率不断提高，另一方面管理风险也不断增加。为了合理部署数据存储设备和安全因素，档案馆的信息资源的存放有在线、近线和离线三种方式，同时又不时有新增数据导入和离线数据导出。这种数据操作有的通过程序驱动相应设备自动完成，有的依靠机房管理人员手动操作。无论自动还是手动操作数据，在缺乏校验机制的情况下，数据出错的风险依然存在。

计算机机房的设备管理和数据管理，一是需要管理人员具备相应的技术能力，二是责任心，三是管理措施保障。

现行机房建设的维运安全措施一般都有替代功能，当某一设备发生故障，备用的设备就会接替运行。如果有的档案馆没有这种安全措施，服务器崩溃影响档案馆正常工作的风险是很高的，严重的可导致数据丢失。

虽然发生火灾、地震、或恐怖袭击等极端情况的概率很小，万一真的极端情况发生了，对目前一些档案馆也可能是致命的。尽管这些档案馆采用了异地备份，通过移动硬盘甚至光盘将所有的数据下载，并送至结对的档案馆存放，以备极端情况出现以后进行数据恢复。但是这些脱机数据并未经过有效性检测，也没有进行数据复原测试，这些数据能否复原还是个悬念。

更多的数据管理风险是在数据导入或通过应用系统写入或导出、删除的操作中出现了某些数据丢失和数据冗余，造成目录数据库和实体档案不能一一对应，长期操作错误的积累将导致档案利用的查全率和查准率下降，有一部分档案会因此查不到。

信息系统是档案馆所有应用软件系统的总和，其中主要的风险是能否选对软件公司。低质量的应用软件故障率很高，不仅会增加管理人员与软件公司交涉的精力，而且会影响整个档案局馆的工作。一旦合作的软件公司撤离或倒闭，应用软件系统得不到维护而可能导致废弃，更严重的是应用软件系统管理的数据由于加密等原因，使得后续的软件公司无法接手这些数据，造成大量全文数据的废弃。

三、建立风险应对机制和档案信息资源保管体系

建立风险应对机制是为了避免管理风险和技术风险，相比电子档案的保存，数字化产生的电子扫描件的保存要容易些。因为电子扫描件没有复杂的元数据羁绊，其数据的格式、应用系统的数据调用以及运行环境是可控的。档案馆在开展数字化工作之前就应该进行数据规划，确定数据长期保存和利用方式，对未来可能出现的技术风险进行评估。

1、建立数据规划及实施方案

事实上风险应对机制是建立在风险意识之上，也就是对风险具备一定的认知能力，在可预见的情况下制定排除危机的预案。数据规划就要考虑档案馆可能产生的数据总量，每年的增量，数据的访问量、数据的格式以及数据在线、近线和离线存放的规则。一些档案馆没有数据规划，配置的存储设备或离线存储的载体过于冗余，结果不仅是浪费，而且还可能产生以为多备份几套就会保险的心理，而疏于管理。没有数据规划对设备的配置也是盲目的，例如某一档案馆数据总量不足1TB，数字化开展后每年的增量也不超过1TB，数字化的数据除了磁带、移动硬盘、同时备份几套光盘之外，又配置了20TB的磁盘阵列，这显然很不合理。根据档案馆最大数据量测算，这个磁盘阵列可以用20年，且不说这个设备能否真的可以用20年，就磁盘阵列的价格下降速度几乎过二年就打对折的行情而言，浪费了大量的资金。相反大型网络数据库的使用、操作系统、WEB服务器、应用系统和硬件服务器的维护，都需要购买相应的服务，可能一些档案馆不太清楚，也没有购买相应的服务，一旦出现故障，服务器崩溃就不知所措。

数据规划的实施方案是对数据安全的一种操作规定，包括数据全备、增备、异地备份的操作要求和检测要求，使档案馆管理人员对数据安全能够完全自主掌控。目前一些档案馆的数据操作还不得不依赖外包公司的技术人员，档案馆的管理人员无法真正参与数据管理，这本身就是一个很大风险。

数据规划应依靠专业咨询公司帮助完成，其中包含了数据总量预测、数据存储方式、数据备份策略、数据安全防范措施、数据迁移方法和突发极端事件的应对预案。

2、采用技术手段进行事故报警

在以往发生服务器故障造成数据丢失的事件，并非缺少备份措施和管理制度。由于很多备份设备都是无人执守，自动执行备份时，难免发生错误，但由于种种原因管理人员并未发现备份数据出错，直到服务器出了故障，数据库重新安装，导入备份数据时才发现数据有问题，为时已晚。

计算机机房的正常运行，离不开弱电动力系统、空调系统、网络系统等基础设施。这些设施一旦出现故障就会影响应用服务器和数据服务器的正常工作，例如空调损坏，机房温度过高会烧毁服务器一些重要部件。将机房所有运行设备，包括数据备份都连上监管系统，只要一发生故障就报警，使管理人员及时赶来处理，避免造成更大的伤害。

3、研究顶层设计，突破档案信息资源长久保存的困境 全国各级档案馆开展的数字化工作产生的信息量是极其巨大，目前这种各自为阵的保管模式隐含了诸多风险。当前社会信息化已经到了大数据时代，各种相应的计算机技术和存储设备也是日新月异。如何利用这些新技术解决档案数字化产生的巨量数据长久保存问题，这更需要档案行政主管部门牵头研究的。在一定的行政区域中建立这么一个档案数据中心，将分散的资源、分散的投入集中在一起，通过强大的技术力量和优越的设备条件，使得现在产生的数字化成果得以有效保存。因为随着数据量的不断增加，一般档案馆越来越难以胜任巨量数据的保管。

在进行档案数字资源集约式管理的研究中，不仅要研究技术的实现方案，还要研究传统档案馆管理模式如何适应网络时代大数据管理模式。其中对于各级档案馆而言，要改变观念，需要以开放的心态共同完成档案信息资源体系的建设。

第四篇：开展档案数字化建设的实践与思考

摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习 科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，论文发表而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。 目前 ，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村 ，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的 内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，论文发表统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局(馆)网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展溃故颈镜亓礁鑫拿鹘ㄉ璧某晒唤⑼舷中形募樵闹行奶峁┤牟檠鸩绞迪终窆煊欣诘钡厥?经济 建设和社会发展的良好环境。

3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考 资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期

2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版

3、王荣国、李东来《数字图书馆的概念形态及 研究 范围》《图书馆学报》2001，5

第五篇：数字化档案信息的安全保障体系研究

摘要：数字化档案信息管理提高了管理水平，促进了档案管理工作向着服务型和科学化的方向转变，就是在管理内容中也做出了真实与客观性的保障。但是在有利的影响作用下，也具有不利因素的制约，主要表现在安全性问题中，在环境因素、社会因素和技术因素中，我国的档案管理工作出现了较多安全隐患，威胁了个人、企业和社会的发展。文章中针对这些问题进行了优化体系措施分析。

关键词：档案管理数字化安全体系信息安全措施分析

在传统的档案管理工作中，纸质类文件管理存在一定的安全问题，主要是由于纸质类文件在保管中容易发生丢失和擅自调用等现象，不符合现代化标准的建设原则，另外，就是在虫蛀和腐蚀的环境中造成了是安全使用隐患。通过计算机信息化和数字化技术的应用，改变了以往档案管理储存、调用和管理的形式，通过软件和用户名的使用，保证了信息资料的安全使用性，但是这种技术应用中也存在一定的技术风险，下面进行具体的分析：

一、数字化档案建设的安全影响因素分析

(一)环境因素

在现代化的档案管理应用中，通过电子档案和纸质类档案的双重管理，保证了档案信息资料的客观性与完整性，是现代化规范管理的重要体现。那么在环境的影响中，分别在这两方面造成了不同程度的破坏。在纸质类文件的影响中，主要是由于长时间的摆放，空气中的水分、细菌和蛀虫等对文件的破坏。而在电子文件的破坏中，主要是通过计算机硬件的影响间接破坏的，如在潮湿、高温和强光的照射中，硬件系统很容易发生性能上的改变，进而在计算机的操作中无法解读光盘等，造成档案信息的丢失。

(二)社会因素

档案管理工作的安全性在社会中遭到破坏具有不可抗力和可抗力两种。不可抗力主要表现在战争和地质灾害中，影响了档案管理设施和传输渠道。在可抗力因素中主要是工作人员的影响，特别是在计算机信息化建设使用中，一些不法分子为了暂时的利益，通过经济和政治类档案资料的偷取，对国家和企业造成了严重的损害，主要表现为计算机黑客在软件系统中的攻击，在档案管理中心，一旦重要的信息泄露，将会严重的威胁我国的稳定建设，可见社会因素的影响严重性。

(三)技术因素

当前的计算机电子信息技术发展的速度较快，虽然在档案管理系统中进行了安全预防工作，但是相对应的预防措施技术的提高也就刺激了破坏性技术的不断突破，那么在技术维护中，就要针对使用现状与科技的发展趋势，进行科技的不断提高，通过计算机安全系统补丁的应用，完善安全系统，与时俱进，在电子产品的不断更新中，较快安全保障体系的处理工作。

二、数字化档案信息的安全保障体系的措施分析

(一)完善档案数字化建设中的信息安全法律法规

1.加强档案管理基层工作中的法律宣传。在较多建设单位中，工作人员与管理人员只是一味的关注经济效益的增长，人力资源建设和科学技术的提高等，而对档案管理工作忽视较多，更没有制定相关的管理制度，在法律知识的普及中存在一定的缺陷，就是档案管理工作人员都没有基本的法律使用与管理意识，更不用说子啊企业其他基层人员的使用问题上了。因此在法律知识的宣传中，可以以部门和领导层为单位，逐级加强档案管理合法性的使用规范。

2.完善档案数字化与信息化的安全法律法规建设。在我国档案信息化和数字化的起步时间较晚，那么在相关法律规章制度就不是十分的健全，需要根据设计的工作内容，对日常工作中出现的安全性问题进行总结，并建立具有引导性和前瞻性的制度与条例，通过一段时间的适用，并修改和起草后进行法律规定的形成，进而促进了信息化和数字化档案管理工作中的安全性系统构建。

(二)健全档案数字化建设中的信息安全管理体系

1.提高档案管理共组人员的素质。在较多的档案管理安全问题中，档案管理人员是主要的始作俑者，因此，在今后的安全保障系统的建设中，要进行管理人员的综合素质培养。在专业技术操作中，规范统一的操作流程，并在工作中落实责任制的划分，并建立激励机制，促进工作人员在积极、负责的环境中从事管理工作。在思想道德中，应逐渐加强企业的政工工作，对档案管理工作人员进行定期的培训，在集体的活动参与中提高集体的凝聚力，并规范化个人的从业价值。

2.在档案管理工作中应该建立健全档案信息安全管理体制，档案信息安全管理工作属于一项复杂的工程，需要在管理过程中制定明确的制度，做到双管齐下，以此保障档案信息的安全效益。数字档案信息被建立后在管理过程中很容易损坏，在安全管理过程中应该明确各方面的建设主体，规定各级部门的具体权责，在数字化档案使用过程中严格控制审批、查询和通信等流程，做到不仅保障数字信息档案的安全性，也能够发挥数字档案的优越性。

3.在档案数字化建设中提高档案数字化建设中的信息安全保障技术。首先构筑信息安全防火墙，通过物理安全防范、软硬件保护等方式避免档案信息受到外来攻击，制定完善的档案信息管理规范，提高物理层面的安全性能。加强访问、目录级别等方面的控制，通过限制访问等方式提高控制力度。通过监控、审核和备份等保护措施，避免各种外力或者人为因素对信息系统的破坏。对档案数据信息进行必要的特殊处理。

三、结语

档案管理安全性建设是现阶段的管理重点，这不仅仅关乎于个人的信息安全性，就是在企业的长远规划建设中，国家的军事与国防的安全性规划中，都具有十分重要的应用地位。特别是在近些年的信息化与数字化的管理应用中，工作人员在提高先进技术使用的同时，也要掌握全面的安全系统的基本操作，熟识相关的法律规定，利用法律力量和科技利用进行安全系统的维护。

参考文献：

[1]许雯.档案数字化建设信息安全保障策略研究[J].卷宗，2014，(04).

[2]刘振保.数字化档案的信息安全问题及管理策略[J].今日湖北，2014，(10).

(作者单位：黑龙江省重竞技运动管理中心)