内蒙古科技大学数字档案馆建设规划研究

2023-01-11

内蒙古科技大学档案馆成立于2003年3月, 是全校档案工作的主管部门和集中管理全校档案的业务机构。截止2014年底, 档案馆共库存档案32235卷 (册) 。随着档案信息化建设的发展, 2008年档案馆引进了“南大之星”档案管理系统, 现在目录录入工作已基本完成, 为学校数据中心基础建设打下坚实基础, 数据安全备份工作也相继完成, 实现了馆内目录检索功能。

一、数字档案馆建设规划的必要性

国家档案局于2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 提出在部分中心城市建设示范性数字档案馆。数字档案馆建设是一项非常庞大而且复杂的系统工程, 技术水平要求比较高。目前在我国, 高等院校是数字档案馆建设的先行机构, 因其拥有高科技的人才和相应技术水平, 能满足数字档案馆建设的人才和技术需求。2008年国家颁发的《高等学校档案管理办法》也明确提出高等学校应当设立专项经费, 为学校的档案机构配置信息化所需的设备设施, 要加快高校数字档案馆的建设工作, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。这就对高校数字档案馆建设提出了非常明确的发展要求。

内蒙古科技大学有50多年的办学历史, 馆藏档案资源丰富, 亟需开发利用, 加之高校扩招后, 各类档案数量急剧增加, 现行存储空间和工作人员配备有限, 面临压力急需建立数字档案馆解决, 学校正在进行数字化校园规划与建设也为数字化档案馆建设提供了良好基础环境。

二、数字档案管建设的目标和内容

(一) 数字档案馆建设的目标。

根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求, 高校档案信息化建设的实现目标是:以学校信息网络建设为依托, 以档案信息资源建设为核心, 应用计算机管理平台为手段, 以档案信息资源服务网络化为重点, 保证电子档案信息的真实性、有效性和安全性, 以更好地为师生、学校和社会各界的需要提供方便、快捷的档案利用服务。

从目前高校数字档案馆建设所具有的优点看, 主要发挥了以下几个方面的作用:首先是能够全面的宣传、介绍学校档案馆的基本状况及档案的利用方法;其次是能好的介绍自己学校发展的基本状况;同时又提供了全面快捷的数字查询。同传统档案馆相比, 这些优势能充分体现出数字档案馆目标实现的优越性。

(二) 数字档案馆建设的主要内容。高校数字档案馆建设内容主要是信息资源体系的建设。

1. 建设档案资源数据库。

建立档案资源数据库首先要建立目录数据库, 目录数据库是数字资源建设的基础。其次是建立内容数据库, 内容数据库是数字档案馆建设的重点, 它是通过数据仓库等技术方法将档案的具体内容, 按照分类、排序方式形成集合对数据进行有效管理。目录数据库是数字资源最直观的反映, 一是需将传统档案的关键字段直接录入信息档案的系统中, 实现馆藏档案文件级目录的检索、排序及查询。二是通过档案管理系统在收集电子文件时直接形成目录数据库。

2. 馆藏纸质档案数字化。

就是需要对原有馆藏档案的文字资料以及图表等进行数字化, 馆藏纸质档案数字化正是数字档案馆资源的重要组成部分, 不仅能实现全文检索, 起到承上启下的作用, 还能够节省大量的存储空间和相关的人员配置。

3. 接收现行电子文件进馆。

鉴于目前高校以普及网上办公, 在产生大量的电子文件及电子档案的情况下, 对电子文件进行前端控制, 形成文件、档案一体化管理模式, 实现网络实时归档, 确保归档数据的及时和准确性。这样的形成档案是数字档案馆最直接的资源, 也是资源体系建设的主要内容。

三、数字档案馆建设的基础工作

(一) 资金投入与人才配备。

虽然在《高等学校档案管理办法》中明确规定高校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案信息化所需的设备设施。但是目前经费的短缺成为高校数字档案馆建设的最大障碍。没有相应的建设经费支持, 高校的数字档案馆建设基础设施都不能够保障。因此学校首先要多方筹集资金, 划拨专项经费支持档案信息化建设工作, 才能逐步配置必要的档案信息化设施和必需的基础设备, 完善各项服务设施, 以保障数字档案馆建设的具体实施。

数字档案馆建设给学校档案管理人员带来了前所未有的挑战。目前在岗的档案管理人员缺少且综合素能不高, 难以满足数字档案馆建设的需要, 现有人员陷于日常库房管理、档案入库排架、提供利用等烦琐管理中, 没有时间和精力去参加相关的学习和培训, 业务技能得不到与时俱进的提高。因此亟需配备精通档案业务和掌握计算机、扫描仪等现代技术工具的“复合型”人才, 以适应学校的数字档案馆建设进程。

(二) 数字化基础设施。

校园信息网的建设是数字档案馆建设基础, 首先要以校园网为依托, 改造局域网, 购置交换机、路由器等, 提高网络化建设速度。信息时代的计算机及相关设备淘汰贬值速度快, 因此数字档案馆初期建设的基础设施技术要求并不高, 重要考虑成熟设备, 只需适应数字化加工能力就可以, 随着后期工作的不断推进再逐步完善, 但对非常关键的设备要选用价格高、性能较好的。

(三) 馆藏资源的整理。

我校目前存有建校以来党群、行政、教学、科研、财会等十几大类不同载体的档案。数字档案馆的建设, 首先是要全面掌握学校现有馆藏档案类型、数量和状态, 了解档案利用价值及利用率等基本情况, 处理好数字化进行步骤和馆藏档案利用的关系。

四、数字档案馆规划的实施

(一) 整合信息资源。

数字档案馆的建设, 必须是在整合信息资源的基础上才能进行。高校的OA系统、教务管理、资产管理、科研管理等系统, 以及各部门的网站等都是产生重要电子文件、档案的源头, 要对各种信息系统进行调查分析, 确定具有归档价值的信息导入档案管理系统, 实现文档一体化管理, 通过前端控制和全程管理, 发挥工作上的主动性和前瞻性, 提高管理效率, 优化整合校内信息资源, 以达到资源共享的目的。

(二) 制定馆藏档案数字化建设方案。

学校目前受信息技术限制和经费预算的压力, 在馆藏数字化方面应实施外包与自主建设相结合的混合模式, 这方面可学习借鉴内蒙古档案馆、内蒙古大学档案馆的信息技术外包经验, 按照“优先重点、分步进行、利于保护”的原则, 优先对馆藏图片、校史资料、招生、毕业底册、学籍信息卡等进行数字化。

(三) 开发档案服务信息平台。

高校数字档案馆建设就是把所有管理软件整合到一个管理平台, 让档案工作者在一个平台上对所有管理流程进行操作, 最终目的是对资源开发利用, 方便提供电子信息服务, 建立档案资源信息平台的采集、传输、存储和应用, 创造便利条件为个人、学校、社会各界能快捷的查询和利用档案, 使学校数字档案馆充分发挥作用, 以实现档案应有的价值。

(四) 建立制度体系和安全保障体系。

按照相关法律法规, 学校具体进行档案信息化管理制度建设, 确保数字档案馆的规范化、法制化进程。同时实行纸质档案和电子档案“双归档制”, 保证学校档案信息化建设的正常起步和运转。应加强对计算机数据库的监管, 保证档案信息的安全, 以防止泄密等事件的发生。一些非公开的档案信息严禁在网上发布, 已公开的信息, 必须要求使用者通过身份认证、采用防火墙等相关措施, 确保学校网络安全和档案信息安全。