道路交通档案数字化管理研究

道路交通档案的管理工作是道路交通系统中必不可缺的部分, 在档案管理中, 要确保档案的完整与安全, 以便及时有效地使用档案, 此外还要确保档案的真实性, 保持档案原貌, 这些都是档案管理中的基本要求。随着计算机技术在办公室办公中的推广应用, 加强道路交通档案的数字化管理工作成为档案管理工作中一个新的工作重点。

一、档案数字化的重要性

档案数字化可以说是档案管理发展的必然趋势。利用计算机技术, 档案的生成速度加快, 存储空间变小, 各种数据能够实现整体分类管理, 确保在档案管理和利用过程中档案的真实安全, 弥补了传统的档案管理和利用中的漏洞, 实现了高效率管理与利用。

道路交通档案信息化是实现道路交通信息高效管理利用的必然趋势。道路交通信息具有数据信息量大、更新速度快, 信息复杂等特点, 单纯的人工记录已经难以承受当代巨大的道路交通压力。道路交通档案的数字化管理, 可以极大地节约人力资源, 减少档案录入和管理过程中的人工失误, 提高整体档案管理水平, 对于道路交通系统的效率提高有着重要意义。

二、道路交通档案数字化管理中的漏洞

(一) 数字化录入和管理软件不统一, 缺乏统一的规范格式。道路交通档案的录入要求有着统一的格式和统一的管理软件, 这样才能形成整齐划一的档案管理体系。而在档案数字化管理的过程中存在着档案录入格式不统一, 操作软件不一致的现象, 甚至是各种档案缺乏统一的规范格式, 这就造成了后期档案管理的混乱, 也降低了档案利用的效率。

(二) 档案标准化工作不到位, 规范化工作无法落实, 重要数据缺少备份。档案数字化管理要求各种档案都有着各自的规范格式, 而在管理中也要保证档案的分类和整理准确无误。由于我国电子档案标准化工作起步晚, 工作人员对档案规格的忽视, 造成档案标准化工作不到位, 同时还存在着管理工作中档案的分类规范化工作无法落实, 各种数据掺杂在一起, 严重影响了档案的利用。此外, 在重要档案的数据备份上也存在着一定程度上的工作缺失。

(三) 数字化管理人员素质不到位, 对于各种档案的录入和整理分析缺乏能力。传统的档案管理人员无法跟上时代脚步, 无法掌握专门的档案管理软件, 岗位能力的缺失是非常严重的弊端。管理人员对各种电子录入和管理工具不熟悉, 无法快速高效地完成档案生成和管理工作, 这也是档案数字化管理中的一个严重问题。

(四) 现代化的档案管理设备缺失, 设施不配套或数字化水平低。档案数字化管理在一些偏远地区还没有实现, 各种数字化设备不配套, 严重影响了档案管理工作, 有的地区还存在着数字化管理水平低, 道路交通管理单位不重视, 仍旧延续以往管理模式的现象。

三、加强道路交通档案数字化管理工作

道路交通档案数字化管理工作要从规范软件操作、统一录入标准、建立档案数据库、加强管理人员培训、加强数字化设施建设等几个方面进行, 要制定相关的电子档案管理规范, 定期对档案文件的接收、保管、利用、鉴定与销毁进行统计, 确保档案管理工作的整齐划一。

(一) 规范档案数字化软件操作, 统一档案录入标准。规范档案文件格式, 形成统一的档案录入标准, 不断优化档案管理工作, 做好纸制档案与电子档案的衔接工作, 防止档案数据的流失;做好档案录入统计工作, 确保档案录入的真实性, 确保档案的管理安全与查看利用安全;切实落实各种操作规范, 及时调整相关机构的制度规章, 确保档案生成和录入工作的整齐划一。

(二) 加强档案管理工作, 建立安全高效的档案数据库。规范各种档案使用操作, 建立高效的电子档案管理系统, 形成完备的档案数据库, 对各种档案按科目分类, 以便档案的管理和利用;对各种道路信息、车辆信息、违章事故进行集中分类存储, 不断扩大数据库存储容量, 实现道路交通信息的及时更新与存储;提高数据库管理和监控工作, 防止数据流失和数据窃取, 确保道路交通信息的真实安全。

(三) 加强管理人员数字化学习与培训工作, 提升工作岗位能力。学习先进的道路交通档案管理经验, 加强对档案管理人员的培训, 使其尽快掌握数字化管理工作, 提升岗位人员的档案管理工作能力, 做好档案管理的基础设施建设工作, 培养管理人员“细致精确”的档案管理意识, 确保档案在收集、整理、保管和利用过程中的有序、准确与安全。

(四) 配套现代化的数字化设备, 提高档案数字化水平。档案数字化管理工作需要现代化的计算机设备, 要求有着高效的档案录入装置和档案分类整理软件, 从而确保档案管理的有序进行。档案管理要配套现代化的档案管理设备, 不断提高道路交通单位的数字化水平, 坚持从实际出发, 充分考虑各个单位的实际情况, 实现各方面的道路交通数据共享。

道路交通档案的数字化是进一步实现道路交通档案高效合理利用的必然趋势。加强道路交通档案的数字化管理工作, 要从档案录入、档案分类整理、档案存储和转移、档案查看和利用等多个环节着手, 实现管理层次上的细节化。加强档案管理队伍的培训工作, 提高管理技术水平, 做好道路交通管理和总结工作, 实现道路交通系统的智能化、高效率。