浅谈数字化档案馆的建设

一、数字化档案馆建设的时代特征

1. 在当前的社会信息快速发展的时

代, 档案信息的快速传递和有效利用是十分必要的。因此建设数字化档案馆是时代的需要。我们的时代已经进人了信息时代。网络时代的到来, 已经将信息快速进入社会生活的方方面面, 所以说科学合理的建立档案数字化信息模式是十分必要和迫切的, 档案工作不可能游离于社会发展之外。21世纪, 科学技术的快速发展, 使得计算机的不断更正, 这样有利于网络信息的共享。

2. 建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。

数字化档案馆建设要求馆内档案资料门类齐全, 整理规范, 数量较多, 组卷科学。应该做到文书档案, 实物档案等资料要成册, 同时有实际记录, 这样才能较好的科学宣传和良性的推广, 为经济社会的发展共享积极作用。与此同时为进一步发挥档案事业“服务大局、服务民生、服务社会”的作用, 努力使档案“安全保障、资源建设、利用服务”三个体系建设平稳推进, 我县档案局高度重视档案全文数字化加工工作, 购置计算机和扫描仪等设备, 指派专人负责全文数字化扫描工作。认真落实档案精神, 进一步夯实了我县档案信息化建设基础, 为全县经济建设和社会主义精神文明建设做出了突出贡献。

3. 根据时代的发展要求进行数字化

档案馆的建设实际就是为社会的物质文明和精神文明两个内容服务。数字化档案馆能够准确的对信息进行科学的分析和加工, 同时有序的整理优化, 因此能够最大限度的满足档案咨询者的需求。能够为档案咨询者准确的提供科学的数据和分析结果, 这样就为档案的使用者提供了良好的有价值的档案信息。才能将有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

二、数字化档案馆建设的主要内容

数字化档案馆系统应包括以下内容:电子文件管理系统 (流转和归档) ;虚拟电子档案室业务流程管理系统;档案馆藏业务管理系统;档案局办公自动化系统;档案门户 (包括现行文件中心查阅等) ;档案数字化影像加工系统;全文检索系统。

从目前对数字档案馆的价值的认识来说, 针对其适应时代变化的角度出发, 数字化档案馆的建设内容应该重点放在对计算机网络的应用和共享信息资源上加大力度。在计算机的硬件设备上要保证其硬件的长效作用, 不能定期就更换这样会加大投入, 应该一次投入能够不断更新达到长效使用的作用。其次要在软件的开发上用心思, 针对计算机的相关技术的发展应该把软件的科学规范的管理和应用普及放在首位, 通过建立网络信息平台, 让更多的需要档案信息资源共享的人员能够一目了然的了解档案信息的资料, 能够给出最有价值的分析。因此正确科学的整理信息资源和通过平台互助模式, 达到理想的数据分享目的。

三、如何才能建设高效、有序的数字化档案馆

目前的数字化档案馆的建设是需要将精力投入到数字化和文字处理方面, 需要这两个方面都能够很好的共享, 与此同时数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求, 又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础, 要从实际出发, 真正将数字信息为社会的发展提供良性的服务。

第一, 就是将以往的档案馆的馆藏数据进行数据化分析, 通过人力和计算机, 扫描仪等现代电子设备进行最有效的档案信息资源的数字化转换工作, 实现数字化对传统档案管理的优势管理。同时在原有馆藏的档案里一些无法实现转换的档案资源要进行有效的纸质档案保存, 在具备条件的时候进行备份共享。对可以随时录入分享的资源要在第一时间内进行公布和分享, 争取达到资源的最大利用化。

第二, 要有效避免电子档案对数字化档案馆建设的影响。电子技术的产生为电子档案的出现提供了良好的平台, 同时他对档案馆工作产生了极大的影响, 信息载体的改变, 引起馆藏管理、利用服务、保存等工作的一些变化, 具体表现在:

1. 档案信息的数字化。

随着科学技术的不断进步, 将会有越来越多的以纸张为存储介质的原始档案, 通过扫描、压缩、分级存储等技术手段, 存储于光盘库、磁盘库等大容量存储介质上, 并流动在档案信息网络上。

2. 工作人员知识结构更新化。

由于一些传统的档案理念被打破, 有些工作可省去。如立卷环节中的组卷、档案保护技术的裱糊、杀虫等工作都将省去。有些工作方法要改变。如鉴定、销毁档案要在计算机上, 按计算机语言进行。有些工作要增加:如电子档案的保存、维护及管理利用等工作都是一些新领域、新问题。因此, 档案馆工作人员要尽快适应新的工作要求, 积极改善传统的知识结构, 迅速提高自身业务素质, 特别是提高计算机应用技能。

3. 服务网络化和馆舍无墙化。

过去, 人们要查找某方面的档案资料, 往往要跑很远的路, 耗时费力。而随着档案信息网络化的实现, 查阅所需档案资料, 只要轻敲键盘, 所需档案就会一览无余。而不再受查档者所处地理位置和开馆时间的限制。

数字化档案馆是一种实体概念, 是全方位实现信息化的新型档案馆, 它实现了数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用等各项工作的信息化。数字档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成, 它突破了馆与馆之间的物理界限, 向用户提供快捷的信息服务。实践证明, 今后将是基于“信息化充分发展的档案馆”的信息共享空间是最大化的利于社会发展的档案信息途径。

摘要：目前数字化档案馆是数字城市和数字政府的重要资源库, 是电子政务建设的重要内容和基础性工作, 应该得到政府的高度重视和大力支持, 并在经费方面给予了重点保障。数字化档案整个工程包括数字化建设和智能化建设两个方面, 随着社会的不断发展数字化档案馆必将极大提高城市的档案管理信息化水平, 对于今后提高电子政务的行政效率、为社会各界提供便捷、高效的档案信息服务都将发挥极其重要的作用。

关键词：数字化,图书馆,建设