企业档案管理与知识管理论文

1知识管理与企业档案管理知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。下面是小编精心推荐的《企业档案管理与知识管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

企业档案管理与知识管理论文 篇1：

浅议我国中小企业档案管理模式

摘要：选择适合的企业档案管理模式，是保证企业档案工作顺利进行的关键，本文介绍分析了现阶段我国中小企业档案管理的几种主要模式，指出了管理过程中存在的一些问题，并提出了在坚持因企制宜的基础上，应加强对档案管理模式的改革与创新。

关键词：企业档案档案管理管理模式

企业的档案管理模式是指企业内部档案机构的设置、档案保管场所的集中程度，以及与此有关的档案管理内部机制和运作机制①。一般来说，企业采用何种管理模式，主要根据本企业的规模、需求而定。由于我国中小企业发展水平不均衡，加之缺乏规范的行业指导与规范，档案管理工作良莠不齐，在很大程度上影响到企业档案工作的高效发展。因此，选择合适的档案管理模式成为许多企业的当务之急。

一、现阶段中小企业档案管理的主要模式

（一）集中管理。是指企业设置专门的档案管理部门，对本企业的所有档案进行集中收集与管理。常见的是设置一个档案中心（如档案室、档案处或档案部），企业在日常生产中所产生的一切档案全部由此档案中心进行管理；另一种是指企业实现了图书、情报、档案的一体化管理，通过在企业内部建立一个信息资源共享的平台，实现不同职能部门的文书档案等信息资源相互之间的交流与利用。但是，这种模式建立的前提是企业信息技术达到一定的水平，其档案管理有一定的基础②。

（二）分散管理。分散式是相对于集中而言的，指企业不设置统一的档案管理部门，而是将档案分散保存在各个形成部门，各职能部门对本部门形成的档案进行收集保管。但是值得我们注意的是，这种管理方式一般是在企业的统一领导下进行，比如按照统一的归档制度、保管期限鉴定制度、查询利用制度等。

（三）集中与分散相结合。是指企业成立中心档案管理机构，在各职能部门、下属单位设立档案分机构③。企业档案中心通过统一的档案管理制度及标准，对各部门进行必要的业务指导，而各职能部门及分属机构在档案中心机构的领导下，对本部门形成的档案进行科学管理与利用。

（四）社会化管理。指企业把本单位所形成档案的全部或部分交由社会上成立的专业或非专业档案管理机构进行管理，管理的内容一般包括：档案的实体管理、档案数字化加工、档案管理软件的开发或是档案库房的建设等。目前常见的有：档案寄存中心、档案事务所及商业性文件中心等。

二、企业在档案管理过程中常见问题

（一）所选管理模式与本企业的实际情况不符由于部分企业刚刚起步，对整个企业的经济建设与发展尚处于摸索阶段，更不要提其他文化方面的建设，但有些企业却不顾其实际情况，或是为了迎合上级部门，或是盲目跟风，一味追求高标准的档案建设，有的甚至直接照搬某些已经成熟的档案管理模式，在一开始的档案建设中便投入较多的人、物、财力，结果却发现操作困难，或生成的档案数量过少，不需要建立专门的档案管理部门以及进行一系列复杂的流程，最终造成资源浪费，影响企业的效益。

（二）自主管理中存在问题

由于经验不足、缺乏必要的指导、对档案的认识有偏差等，部分企业在自主管理档案的过程中存在很多问题。一是管理理念落后。在大多数企业中，档案的管理理念仍是“重保存轻服务，重本位轻协作，重历史轻现实”；二是管理体制不符合需要。目前，大多数企业的档案管理组织还是隶属于行政办公职能，没有从档案资源的独特性、综合服务特性、跨部门横向特性等方面去考虑、建设组织，至使档案资源不能够从组织上解决关于档案直接服务于生产科研第一线的问题④。此外，企业档案的管理缺乏完善的信息共享机制，档案资源的管理基本模式仍然实行的是文档管理部门指导下的分级管理，数据与信息分散、资料分散，而且各自受到了分级单位的限制与控制管理，导致档案资源很难横向跨部门发展，难以支持生产、科研、工程等的高效协作，更是难以支持信息资源的相互交流与共享。三是档案专职人员的基本素质难以满足需要，具体表现在学历普遍偏低、非专业人士占多数、技术性人才缺乏等。

（三）社会化管理中存在问题

中小企业，特别是一些小型企业由于资金不足、技术能力不达标、档案数量少等原因，将本企业所形成的档案存放在档案中介机构，虽节省了开支，降低了运营成本，但这些中介机构毕竟都是带有商业性质的托管机构，受其自身利益的限制，在对委托企业的档案管理过程中，难免会存在档案保密程度、档案实体安全、档案利用等问题。和在本单位保管相比，档案利用的程序会更多更繁杂，无论是在距离还是时间，尤其体现在急需档案的利用上。

（四）其他问题

部分处在刚起步的中小企业各个方面不够稳定，具体表现在制度不完善、组织结构不合理、人员流动性强，尤其体现在档案部门，档案人员短期内的频繁变化，引起了档案管理与利用的失控，从而导致档案工作无法正常进行。此外，还由于某些企业产品更新过快、淘汰快，但是档案部门却更新速度慢，赶不上企业的发展变化，从而造成企业发展与档案建设的不对称，造成大量有价值信息的遗漏或部分没有价值信息的保留。

三、坚持因企制宜，创新管理模式

根据企业实际发展的规模与需求，根据其自身的经济能力与水平，选择适合自己企业发展的档案管理模式，是保障档案信息资源价值的最大化发挥与利用的关键，也是企业制胜的砝码。盲目的选择或是忽视档案工作，都会给企业的发展带来一定的阻碍。通过分析我国现阶段中小企业档案管理的现状，笔者认为在坚持因企制宜的基础之上，加强对企业尤其是中小企业档案管理模式的改革和创新，是十分迫切和有必要的，当然这需要国家档案相关部门和中小企业的共同努力。

（一）加强国家档案行政管理部门对其的监督与指导

可以通过建立由专家学者组成的专业团队，针对中小企业的自身特点，制定出符合中小企业发展需要的档案管理方案或模式，内容可以具体到档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等各个方面，但这种模式或方案只能是对中小企业起到一定的引导或指导作用，而不是全权控制。

（二）需要中小企业自身的努力与学习

1.改革创新管理思想与理念。要树立重视档案的意识，档案部门应坚持以价值为导向，重视“收集和利用”；引入知识管理的理念，档案管理工作除了应该保证档案的原始记录性之外，还要认识到档案的综合价值，即服务于企业现实需要的实用价值、知识价值、信息资源价值；树立起信息共享意识，每一个部门都有责任和义务将本部门形成的对企业发展具有价值的档案上报或交由档案部门集中管理，每一个部门都有权利申请使用生产过程中所必需的档案材料，各职能部门应该打破各自为政互不交流的局面。

2.改革创新管理方式方法。目前，由于大多数中小企业的机构设置为垂直线条式，各部门各自为政，办事效率低下，很难实现文件档案等信息资源的共享⑤。在文档管理一体化平台的大趋势下，借助于数字信息化手段，搭建信息共享平台，使纵向传递逐步转化为横向传递。如果中小企业能力不足，可以在专业的咨询公司协助和支持下，建立一套适应本企业发展的理论体系与管理模式。

3.重视档案人才队伍建设。一方面要注重培养档案从业人员的业务素质，除了需掌握基本的专业知识技能外，还应了解法律、外语、计算机等相关知识。其次，企业还应实行“三纳入原则”，即将档案工作纳入到立档单位领导的议事日程；纳入到规章制度及工作流程；纳入到有关人员的经济责任或是岗位职责制，比如可以针对档案人员设立专门绩效激励机制，激发档案人员的工作热情。

4.学习借鉴国外中小企业的成功案例。和我国企业相比较，国外的企业档案管理自主性强、个体特色突出、随意性大，各个企业可以根据实际情况自行设立、变更档案管理部门、制定企业文件的归档范围、制定保管期限表等。比如，在美国，企业除了自己保存档案之外，还会选择将本企业的档案交由具有公共性质的保存机构代为保存，如高等院校或是历史协会。早在1916年，哈佛大学就首创了系统保存企业文件的先例，并得到了诸如华盛顿大学、科内尔大学、加州大学的竞相效仿。

此外，在国外还出现了通过建立“档案协会”来实现档案的管理与交流，我国许多地方的企业也在慢慢地学习探索之中。这种档案协会是作为企业自愿联合组织、自愿协作、进行档案业务交流的重要的民间组织，它更是侧重于档案实际操作能力、技术能力方面的交流与学习。通过建立档案协会，可以将各行各业以及不同所有制企业的档案工作者（团体或个人）组织起来，加强交流与沟通，实现不同层次、背景、行业的人员在档案管理方面的对话，促使企业档案管理向理性化、科学化的方向发展，节省企业的资本与时间⑥。

由于国情的差异，我们不可能直接复制国外的某种特定的档案管理模式，但我们可以通过不断地学习、研究，从一些成功案例中得到启发，在结合本企业实际情况的基础上，取其精华，选择最适宜的管理模式，并不断地寻求改革、创新与突破，最大限度地发挥出档案价值，实现档案事业与企业发展的“双赢”。

注释：

①陈建.对民营企业档案管理模式的一些思考[J].兰台世界，2008（6）：36-37.

②③刘金霞，刘莺莺，黄存勋.民营企业档案管理模式探讨[J].四川档案，2006（1）：16-17.

④叶亚莉.新建企业档案管理模式探讨[J].泸天化科技，2010（2）：129-131.

⑤杨帆.新时期企业档案管理模式探析—基于知识管理的视角[J].科技档案2011（2）：19-23.

⑥档案知网.民营企业档案管理研究.[2011-6-15]. http：//www.dazw.cn/forum.php？mod=viewthread&tid= 8223作者单位：四川大学公共管理学院

作者：樊英颖

企业档案管理与知识管理论文 篇2：

企业档案管理模式浅探

1 知识管理与企业档案管理

知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源。知识管理则是企业适应知识经济发展而做出的战略性的反应，正如美国德尔集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为，知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。

企业档案管理模式是企业档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形式，是企业档案管理的式样。企业档案管理模式随时代发展而不断优化，将先进的管理思想、管理手段不断吸收，用来改善企业档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。

2 知识管理背景下企业档案管理的新特征

知识管理要求档案管理具有新的特点：一是知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。由于企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也发生了相应转变，其转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。二是知识管理要求企业完善和优化馆藏。随着信息化技术的发展，电子文件大量产生，档案工作者须投身对其的产生和控制过程中，进行价值鉴定，确定接收内容，积极接收磁盘、照片、录像带、光盘等非纸质档案。三是知识管理要求企业提高档案管理技术。档案信息化离不开企业信息化，须纳入企业整体信息化建设中。

3 知识管理背景下企业档案管理模式的建立

3.1 将知识积累电子化、信息化，建立企业档案电

子信息库。应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，改变过去重藏轻用的现象，制定适合本单位的知识资源管理整体规划，全面收集各种信息、知识，采用统一的数据格式和元数据标准，对文本、音像、音频、视频等档案信息资源，采用标准规范对其进行加工、组织、整合，使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用，完善档案管理职能。

完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，而其重要手段则是数字化档案馆的建设，同时，也是深化知识管理的重要环节。在数字化档案馆的建设中，档案工作者不仅要介入电子文件的产生和控制过程，对电子文件进行价值鉴定，确定接收内容，并积极接收磁盘、磁卡(照片) 、录像带、光盘等非纸质档案，而且，要借助信息网络传送、储存、查询等数字化手段去挖掘档案中的知识成分，引导知识资源的拥有者，积极提供专业领域的知识和诀窍，用知识的语言进行有效的整合，形成系统的企业知识体系和企业知识库，以完善和优化馆藏。

3.2 建立档案资产管理部门，探索企业档案知识管理的长效机制。知识管理背景下，集聚有企业各类文献型知识与分散记录型知识的企业档案是企业知识资产的重要组成部分。联合企业决策部门成立企业档案知识资产管理部，改革传统的企业档案管理模式，构建基于数据挖掘机制的企业档案知识管理信息系统，探索实施企业档案知识管理的具体方法与途径，是当前企业档案管理改革的基本方向。企业档案知识资产管理部主要为企业的高级管理决策层服务，是实施企业管理功能的一个重要组成机构。其主要任务应该是针对现实需求、联系决策过程，对隐含在企业档案中的关联知识、知识因子及一些具备统计特征的累积数据等进行实时挖掘与发现，并以特定的方式提供给企业的各级管理层与决策层，以实现企业档案知识资源的最优配置和企业管理的最优化。

3.3 知识管理要求企业档案管理要科学化、标准化和系统化。现代化的管理科学中存在的反馈原则、能级原则、整分合原则和有效原则等都应引入档案管理中去。要做到档案管理的标准化，需要档案部门在现代化的管理手段上铺平道路，使档案部门能按照统一的规则，统一的标准，运用统一的标识符号、分类方法等来进行操作，使档案工作更加高效地进行，大范围推广。档案管理是解决企业发展问题的基础知识库。企业需要大力完善其发展，规范其各项基础设施，细化工作流程，将档案管理的分类、编目、标引等各要素科学化、标准化和系统化，提高知识、材料、信息等资源的利用效率。

（作者单位：郑州市碧沙岗公园 来稿日期：2011-11-22）

作者：王霞

企业档案管理与知识管理论文 篇3：

新形势下境外企业档案管理面临的问题及对策研究

摘 要：近年来，境外企业档案管理在商业模式、分工体系、法律环境和保管环境等方面面临着更加复杂多变的新形势，尤其是新冠肺炎疫情在全球范围内暴发以来，“区域化”“合规审查”“安保”“虚拟化”等成为我国境外企业档案管理研究离不开的热词。上述新形势更是带来了境外档案管控类型更加复杂、管理流程断裂、合规体系有待完善、监管系统较为薄弱等问题。针对上述问题，文章建议从明确境外文档管理的权限范围、建立双循环的境外档案发展圈、建立明确的境外档案法律风险体系、建立全面的境外档案工作监管体制等方面应对。

关键词：境外档案；企业监管；合规审查；双循环

分类号：G271

Research on the Problems and Countermeasures of Enterprises’Overseas Archives Management under the New Situation

1.Wang Lulu， 2.Wang Yang， 3.Xia Zhipeng（1. School of Information Resource Management， Renmin University of China， Beijing，100872； 2. Power Construction Corporation of China， Beijing，100048；

3. Office of New Campus Construction Project，Renmin University of China， Beijing，100872）

当今世界正经历百年未有之大变局，新冠肺炎疫情加剧了大变局的演变，国际环境日趋复杂，经济全球化遭遇逆流，一些国家单边主义、保护主义盛行，[1]我国在国际市场较为活跃的部分互联网或者通信服务公司在复杂多变的国际局势中受到了较大的冲击。在这样的背景下，我国境外企业档案管理引起了我国“出海”公司的关注，开始认识到完善的境外档案管理对于支撑企业在境外合法合规经营、保障公司境外资产价值的重要作用。然而，要想真正破除境外档案管理所面临的困境，需要对国际时局保持高度敏感性，需要注意到国际局势会深刻影响到境外企业档案管理所面临的环境。尤其是在近年比较动荡的国际环境下，有必要探讨新形势对境外档案管理形成的新挑战，研究推动境外企业档案工作形成更有现实价值和环境适应力的管理模式。

基于上述原因，筆者针对6家境外企业档案管理工作进行了调研，调研企业包括国企与私企，行业领域覆盖了能源类、信息与通信技术服务类、工程建设类、金融投资类、贸易出口类等。通过对不同行业领域境外企业档案管理工作的调研，试图结合当前国际发展的新形势，针对当前中国企业在境外所面临的现实问题，总结一些先进的经验并提出建议，以供参考与借鉴。
1境外企业档案管理面临的新形势

境外档案管理工作与国内档案管理工作的最大区别就在国际环境带来的差异与风险。2020年7月21日，习近平总书记在企业家座谈会上的讲话强调：“以国内大循环为主体，绝不是关起门来封闭运行，而是通过发挥内需潜力，使国内市场和国际市场更好联通，更好利用两个市场、两种资源，实现更加强劲可持续的发展。”[2]对企业而言，国内与国际的档案管理也需要具备展望世界局势的眼光与局势敏感度，从“变”出发，观察新国际形势可能给我国境外档案管理工作带来的挑战与机遇。

1.1 采取的商业模式更加多样化

境外工程项目商业模式的多样化导致其风险的不确定性，对于境外档案管理而言，主要作用在档案形成路径更加复杂和资本关系更加复杂两个方向。一方面，随着境外市场规模不断增大，相应地，项目承接的类型也愈发多样。以项目工程类企业为例，从原来的C（施工总承包）到EPC（工程总承包），EPC+F（工程总承包+融资），EPC+O（工程总承包+运营），风险不确定性在不断加大，自然而然地，随着新的商业模式的出现，项目参与者的角色与其间的联系也更加复杂，[3]这直接导致境外档案出现形成来源多元化、管理路径复杂化的情况。另一方面，随着资本关系愈加复杂，企业档案管理模式也面临挑战。以能源类企业为例，中国企业境外能源开发合作有八种基本模式，即合资开发模式、股权购买模式、风险勘探模式、联营体模式、购买产能模式、租赁经营模式、工程换资源模式、战略联盟模式。其中，合资开发模式占较大比例（独占40.5%），合资开发模式又分为控股和参股两种方式。[4]但对于合资开发项目而言，境外档案的管控权将极大依赖于控股方或者作业方的自我要求，较为被动。如果我国企业是控股方，则在满足“双重遵从”的条件下，可以较好地进行境外档案管理工作，如果联合开发企业是控股方，那么境外档案管理工作的权限很大程度上受资本关系所左右。事实上，目前境外子公司普遍面临商业运作难度大，合同模式多样、作业权益大小不一、合作伙伴结构复杂，普遍合同期限短、时限性强等重大挑战。加之，由于境外档案管理工作对于境外业务而言不具有较为突出、直接的利益关系，因而在项目初期没有在合同中明确相关权限的情况下，我国的境外档案管理工作从源头上很难开展。

1.2 全球化分工体系转向区域化

2020年，受到新冠肺炎疫情的冲击，全球产业链、供应链与市场布局发生了巨大变化，开始从全球化转向区域化。麦肯锡全球董事合伙人成政珉、上海WTO事务咨询中心理事长王新奎均表示，疫情暴发以来，全球的供应链正在缩短，区域化将成为全球化的新趋势。正如习近平总书记所提到的“内外循环”理论，过度注重国际大循环可能会带来内部产业的空洞化，因此，境外业务布局也将随之发生较大的变化，这将带来境外子公司在业务布局上向区域聚焦。这样的市场布局，将带来供应链与产业链开始聚焦在“内外循环”的联动与“区域内循环”。[5]对于境外企业档案管理而言，一方面，境外子公司与国内母公司在业务上紧密联系，将带来境外档案管理在国内外档案管理业务上的协调问题，尤其是对于一些自身供应链较为完整的企业而言，对于境外档案的资源配置与管控能力会随之加强，因而相应的企业档案控制、管理与协调机制也需要尽快出台。另一方面，需要真正认识到区域化给境外档案管理带来的挑战。区域化并非字面意义上的地理区域，从宏观环境上看，全球化趋势也并非是可逆的，当今时代背景下的区域化实则是可以利用数字化、信息化技术实现的虚拟全球化，跨越区域建立的数字化贸易与生产关系必然成为趋势。这样一来，境外档案管理真正面临的挑战是如何利用各类管理手段、技术与机制，实现面向“内外循环”的数字化档案管理。

1.3 所处的法律环境更趋严苛化

合规经营与管理工作是保护企业境外利益的盾牌，境外档案作为境外业务合规的法律依据，可以帮助企业规避风险，避免境外企业在成本上面临额外的负担。一方面，在国际地缘政治冲突频发的特殊时期，某些国家政府多以数据保护、信息安全、海外用工、种族歧视等为理由，攻击无法进行溯源和提供合规证明的中国公司。另一方面，受到疫情影响，国际市场中的大部分公司处于波动阶段，因而必然会更加看重我国境外公司在业务上的真实性。2020年5月获美国国会参议院批准通过的《外国公司问责法案》更是对外国公司在美上市提出额外的信息披露要求，这对中国公司而言，意味着要面对更为严苛的审计标准。[6]因此，无论是为了更好地应对国外的“政治化”监管，还是从加强企业业务合规性等角度出发，避免因为历史遗留的合规性问题影响企业的现金流，都需要从业务前端加强对档案的收集。尤其是以美国为代表的境外监管政策法规环境，也对境外档案管理应对合规性检查的能力提出了较高要求。从流程上看，业务部门形成的文件与归集到档案部门的档案之间需要以应对合规检查为纽带，建立更加紧密的联系，通过前端控制、全程控制、流程透明化等手段，从整体上加强境外档案应对合规风险的能力。此外，境外档案管理本身也必须遵守境外与档案有关的法律政策的规定，无论是合规性检查还是档案保管的规范性，都在强调境外档案管理必须提高对法律、政策的敏感度与洞察力。

1.4 面临的保管环境更趋复杂化

尽管新冠肺炎疫情倒逼了企业各项业务的数字化与智能化发展，但同时还带来了国际局势的不稳定与复杂化。除一些發达国家之外，我国境外企业多分布于“一带一路”的发展中国家或者地区内，不发达的技术环境使得记录业务活动的载体还处于传统纸质。可以说，实体档案管理仍然是我国境外档案管理的重要任务，这种现状不仅带来了境外档案安全保管、移交和处置方面的困难，也在管理上提出了更高的环境条件和成本要求。尤其是在面临动荡不稳定的境外社会环境时，境外档案对应急管理的需求更加凸显。部分国家或地区可能突发的战争、恐怖袭击和因各种原因引起的社会动乱，对我国确保境外档案工作人员的生命安全和企业资产完整带来巨大的挑战。此外，新冠肺炎疫情也使得对境外实体档案的监管力度有所下降，在远程智能监控系统尚未建立起来的情况下，档案管理现场核查的范围和频次都有所降低，更加严格的人员防控制度也使得属地化用工更加艰难，加大了境外档案的整体监管难度。
2境外档案管理面临的主要现实问题

2.1 境外档案管控类型更加复杂

一般国际公司“出海”都必须应对复杂的国际资本关系，境外档案管理的权限很大程度上受国际资本关系影响，在签署投资开发合同时，占股比例和参与形式决定了境外企业档案所面临的形势和管控空间。在这种形势下，资本介入的深度以及参与境外项目的角色是业务活动的客观现实，境外档案作为业务活动的真实反映，在境外档案管理的权限上也更加复杂。根据所签署合同类型的不同，档案管控权限呈现出不同的情况。譬如，在合同上强调了档案管理规则和标准的情况下，境外档案管理可以在与当地政府、联合公司的交往中获得应归档的档案，而在合同中缺失档案管理相关条款的情况下，后期的档案管理将会面临“无权限”或者要主动索要档案的困难，这也反映出档案管理对于项目初期合同签署极强的依赖性。资本关系决定了境外档案应有的归档范围，合同签署则极大影响了应归档案的管控权限与归档阻力。在前期合同签署阶段，如果本身是小股东项目参与，确保中方团队内部形成和与外部交流的相关文件可以归档即可。如果是联合经营或者联合作业的项目，没有在合同中明确中方的档案资产权益，那么后续就可能无法构建与业务部门之间的归档职责闭环，与当地政府、联合公司之间在档案管理权限上也会存在问题。因此，对于资本关系负责的境外项目，档案部门必须在合同签署阶段明确归档权益和档案管控权限，以从整个项目流程上优化境外档案管理效率。

2.2 境外档案管理流程断裂

我国境外项目开展一般涉及较多参与单位，尤其是我国的大部分建设类国企在境外所面向业务体系都非常庞大，包括投资、开发、建设和运营等超大型或者大型基础设施。在整个产业链过程中，参建单位来源多样，导致档案运动路径复杂，极易出现不同参建单位之间的档案交接和档案管理标准对接不易等问题。具体来说，在项目建设期，面临的是业主、设计、监理、施工之间的归档移交问题，在项目运营期，面临的是业主方与委托运维单位之间的档案管控问题。在项目承包商和分包商之间也有档案管理协调问题，同时还需要满足业主方在合同中规定的档案管控要求。尤其是对耗时长、路径多的大型项目档案进行管理，甚至可能面临部分文件形成单位无法沟通联系的情况。由于地域的限制，在境外项目验收的时候，难以真正实现文档流与业务流的协同发展，导致面临验收时补档案的情况时有发生。此时，档案并未发挥真正的提高业务效率的价值，同时，在面临境外当地政府部门严苛的合规性审查时，无法发挥档案的证据价值，为业务的合规经营埋下了较大的风险。“一带一路”倡议被提出以来，各沿线国家加强政策沟通，优化营商环境，并相继加大基建支出，鼓励跨境投资合作。除双边合作之外，第三方市场合作和多边合作的项目也日益增多，沿线国家对参与“一带一路”基建合作的热情持续升温。[7]在这样的背景下，基建类境外项目的档案管理也需要随之改革，真正发挥境外文档管理的价值，为后续的“新基建”类项目的开展提供经验积累。

2.3 境外档案合规体系有待完善

中国国际贸易促进委员会在2019年发布的《企业境外经营合规管理指引》中提到，合规管理部门的职责之一是“建立合规报告和记录的台账，制定合规资料管理流程。”[8]文件、资料与档案作为企业境外经营合规管理的依据，在我国境外企业面临境外合规审查时可以发挥关键的作用。然而，由于境外档案保管成本、环境等方面的限制，我国境外企业尚未建立起相对完善的档案合规体系，主要表现为以下两个方面：一是档案部门对业务部门归档工作的介入。这一问题对于国内档案部门工作也同样需要解决，但就境外企业而言，本身应该属于一个比较好的介入契机，在境外管理流程和人员职责需要重塑的条件下，文档管理作为重要的环节与职责，可以借此更加深入地嵌入其中。然而，档案部门对业务部门始终处于后端的收尾角色，没办法从前端文件的形成开始对文档的运动路径进行管控，没有从管理体制上建立起对文件的抓手。当然，这一问题也与企业整体的管理体制相关，是一个从领导层到执行层、需要上下打通的管理责任落地问题。二是企业对档案法律尽调的重视程度不够。从当前调研的6家企业来看，目前仅有一家通信服务类民营企业在境外开展业务时，公司的法务部门会将文件与档案管理方面的相关境外法律法规纳入尽调范围，其他企业的法务部门都未关注到文档管理相关的法律风险。然而事实上，包括合同管理、劳工权利保护、项目履约、知识产权保护、环境保护等方面的合规要求，都极大依赖文档管理工作的开展情况。

2.4 境外档案监管系统较为薄弱

新冠肺炎疫情对境外档案监管最直接的影响之一就是加大了监管的难度，原先可以定期去境外进行实地检查，现在也因为疫情的原因，短期内无法实现。事实上，境外档案监管本身就面临着距离、环境、人员等带来的问题，即便有网络方便沟通联系，但是具体的工作情况还是无法直接获悉，极大依赖管理手段和技术工具。依据目前调研的情况来看，当前我国境外档案监管系统还比较薄弱，主要表现为以下两个方面：一是在管理角度上，监管体制无法形成一个闭环。受到人力成本的约束，境外派出队伍都适当精简化，文档管理工作需要业务人员兼职的现象非常常见，如果缺乏合理有效的境外档案管理体制，单纯依靠工作人员的责任感，将使得境外档案监管工作非常被动。在建立了相应的境外档案管理体制之后，还应当形成监管的闭环。至少从纵向上来看，从集团分管领导到境外业务总负责人，再到文档管理人员，各个节点的责任人都应当明确，相关业务部门的工作人员也应当意识到自己的文档管理责任，然而目前所调研的公司在梳理监管责任上，存在过度依赖个人主动履责或者监管体制未形成闭环的问题。二是在技术环境上，未具备实现智能监控的硬件条件。自动监控设备是控制库房管理的有效技术工具，对于有较大比例还是纸质载体的境外档案而言，档案库房管理也是相当重要的一环，尤其是在当前国际安保环境和政治环境都存在较大风险的情况下，更需要建立安全可控的档案保管环境，以应对难以预测的风险，确保國有境外档案资产的安全。
3境外档案管理建议采取的应对措施

3.1 明确境外文档管理的权限范围

复杂的国际资本关系带来了复杂的档案所有权问题。面对该问题，首先需要明确的是何为境外我国企业的档案资产。从理论上讲，境外企业档案是记录企业境外各项业务活动的原始记录。但从实践来看，在当前国际化分工的趋势下，我国类型多元的企业在境外与国际企业、当地政府合作过程中，扮演着不同的角色，可能是作为小股东，也可能是作为承包方，或者是作为运营方等。参与角色很大程度上决定了我国企业在境外档案管理中的权限范围，而这实则是由境外企业本身的职能所决定的。譬如，石油行业具有投资大、建设期长、技术门槛高、风险高的特点。为了规避风险，“联合经营”（Joint Venture）或“联合作业”（Joint Operating）在该行业被普遍采用。除了一些资源国的国家石油公司，绝大多数公司（大型国际石油公司、独立石油公司以及部分从事国际业务的国家石油公司）均采用联合经营的形式进行油气的勘探开发。[9]在该行业较为常见的合作形式包括控股的作业者项目、西方大型石油公司为作业者的参股项目和小股东项目。面对这样复杂的国际资本关系，尤其是在小股东项目越来越多的情况下，中方更多地是以资本投入的形式参与境外石油开发项目，其间，中方派去的工作团队也比较精简。此时，需要立足于企业自身的职能来设定境外文档管理的预期管控权限，中方人员所参与到的决策活动即为职能，所形成的决策文件即为应管范围，至于具体的作业活动中形成的档案，则不属于中方档案的应管范围。除了出于审计、信息透明化和确保业务合规的目的进行文件共享，中方本身很难也没必要获取超出职能范围的档案。当然，属于职能范围的文件，需要通过前期合同签署来确权。文档管控权限是不同公司合作必然要面对的问题，在合同中划定文档管控范围是确保后期管控效率，避免低效率的内部请示流程的关键。笔者在此处之所以强调“权限”问题，还指一些应归而未归的文件管理风险问题。基于境外档案管理目前的管理实践，应当基于管控风险的起点来划定文件管控范围，在此基础上，再完成知识管理与历史记忆的整合与升级。

在具体的文档管控范围上，可以借鉴埃克森美孚石油公司（Exxon Mobil Corporation）对文件/信息识别要素的定位。埃克森美孚将信息/文件列为第四大风险要素，包括所有涉及有關流程和设施的配置和功能、所处理产品和材料的属性、潜在的运营完整性危险以及法规要求的准确信息等相关文件/信息，这对于评估和管理至关重要。具体包括：（1）进行合理设计、操作、检查和维护设施所需的图纸、相关记录和文件应被识别、可访问、准确且得到适当保管；（2）涉及具体操作文件中所涉及潜在危险的信息将保持最新状态并可以访问；（3）有关与产品相关的潜在危害的信息，以及有关正确处理、使用和处置的指南，均应被记录和传达给利益相关者；（4）有关适用法律（Laws）和法规（Regulations）、许可证（Licenses）、执照（Permits）、法规（Codes）、标准（Standards）和惯例（Practices）的信息已记录在案，并保持最新状态。[10]

3.2 建立双循环的境外档案发展圈

新冠肺炎疫情带来了大到区域化、小到社区化的地域集中趋势。地域特征不仅在资本、人员等关键要素上凸显了出来，还作为一个重要的特征出现在信息管理中。境外档案信息具有极强的资本跟随性，是随资本和人员而流动的。譬如，丝绸之路形成了的历史记忆，同样也在当前“一带一路”合作的过程中形成了相应的境外档案。区域性的经济合作更加稳定，使得境外档案管理也开始具有区域循环集中的优势，具体表现为：一是在管理体制上，借鉴所调研的某大型基础设施建设公司的经验，可以探索建立区域档案管理中心，即在上层的总部公司与下层的境外档案管理机构中间，嵌入一个区域性的统筹档案管理层。区域化的经济发展趋势为区域档案管理中心的出现提供了可行性，而加强境内与境外档案管理的双循环趋势则为该中心提供了必要性，可以有效地促进档案信息在国内与国外的流通与共享，同时切实加强我国对境外档案管理的监管。二是在管理系统上，借鉴所调研的通信服务类民营公司的经验，可以探索嵌入业务系统的档案信息管理系统建设模式。内外循环不仅表现在管理体制上的疏通，还需要从技术环境上提供稳定的信息管理系统，为实现该目标，推动境外档案的数字化成为首要目标。三是在服务供需关系上，需要完成业务部门与档案部门的供给侧变革，对于集团或者大型企业而言，法律价值、业务价值、记录价值、知识价值这四个方面的布局，会随着境外主营业务、所在国家以及资本关系等复杂因素而有所侧重。将法律价值作为痛点，将业务价值视为重点，将记录价值视为盲点，将知识价值视为增值点[11]，将是加强境外企业档案发展圈的趋势，尤其是对着法律风险价值的所占比重越高，越说明国际外循环面临着更加严峻的挑战，亟须完成境外档案价值与企业发展需求之间的对接与布局。

3.3 建立明确的境外档案法律风险体系

近年来，愈加严苛的境外合规性审查，将我国境外企业的文档审批工作放到了“风口浪尖”上，使我国企业将面临更多难以调和的我国与境外法律冲突问题，尤其是面临着信息披露、底稿审计等方面法律纠纷。2020年8月，美国财政部在其官网发布美国总统金融市场工作组《关于保护美国投资者防范中国公司重大风险的报告》，其针对包括中国在内的美国公众公司会计监督委员会（Public Company Accounting Oversight Board，PCAOB）无法实施检查的辖区，建议对来自这些辖区的公司提高上市门槛，加强信息披露要求，强化投资风险提示，并要求已在美上市公司最迟于2022年1月1日前满足PCAOB开展检查的相关要求。然而，在美上市的中国公司向PCAOB提供审计工作底稿存在一定限制，对于许多中概股，完全遵守《外国公司问责法》是很难的。国家档案局、中国证监会和国家保密局2009年制定的《关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定》中明确规定，在境外发行证券与上市过程中，提供相关证券服务的证券公司、证券服务机构在境内形成的工作底稿等档案应当存放在境内。新《证券法》第一百七十七条也明确规定，境外证券监督管理机构不得在中华人民共和国境内直接进行调查取证等活动。未经国务院证券监督管理机构和国务院有关主管部门同意，任何单位和个人不得擅自向境外提供与证券业务活动有关的文件和资料。[12]可见，严苛的法律监管环境也不可避免地给境外档案保管带来了更加多的问题与冲突。

面对这种情况，国家档案局2018年发布的《境外档案管理办法》提出，“境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。”[13]在具体执行过程中，如所在国法律规定与我国法律规定一致，则贯彻落实双方法律规定。如二者存在冲突，则应分析其冲突是可协调的，还是不可协调的。具体来说，面对冲突时，可以采取以下两种思路：（1）在双方法律规定存在细节性冲突时，应遵从所在国法律规定。（2）在双方法律规定存在根本性冲突时，应以遵从所在国法律规定为原则，通过法律、外交、技术等手段坚决维护我国国家利益和企业权益。[14]我国企业在境外的成长与发展必然要遵守所在国的规则，即使再追求公平的市场环境，所在国的法规也始终是以国家自身的利益优先来制定的。面对不利的法律环境，企业必须在文档管理工作上提高法律敏感性，增强文档风险管理意识，在尊重国家司法主权与我国国家和企业利益之间通过协商谋求解决之道，同时也积极做好应对法律审核的文档证据保护屏障。通过此次事件也可以看出，我国企业在境外开展业务时，必须将文档管理、信息披露等相关法律纳入法务部门的职责，文档管理的风险已经成为涉及我国法律管辖权的重要法律问题，必须予以重视。

3.4 建立全面的境外档案工作监管体制

一般来说，开展境外业务的都是集团或者大型公司，整个组织的层级机构会比较庞大，尤其是涉及境外子公司之后，组织层级也会增加。此时，境外档案监管工作就是贯彻执行总部档案管理制度与目标的关键。从载体形式来看，境外档案工作可以分为线上虚拟信息与线下实物档案两种。为了更有效地实行监管，促使集团总部的档案管理规章制度真正落地，监管可以从线上和线下两个方面来展开。借鉴某通信服务类民营境外企业档案管理的经验，当面对比较多的管理层级时，最好的工具就是IT技术，也就是依靠技术与系统，由此消弭掉冗长的中间组织层。具体来说，一是在线上针对境外电子文件的归档工作。可以通过设计自动化归档系统，同时与业务部门配合，在前端提前制定预期归档计划，并将其嵌入自动化归档系统之中，坚持“谁主管，谁负责”的原则，在最后归档的环节再按照之前的归档计划进行质量核对。这样一来，就可以从自动化归档系统上达成文件归档与管理流程的透明化和监管的自动化。二是在线下针对境外实物档案的管理工作。线下实物档案的监管目前是受疫情影响比较大的工作，国内总公司的档案工作人员无法出国，在相关监管体制得以保证的情况下，还可以通过建立智能监控系统来实现远程监管。同时，考虑到境外实物档案管理受所在国经济条件影响很大，因此，可以指定最低要求和期待目标两种库房保管评估标准。

当然，系统的使用也需要配合一套清晰明确的责任机制，从总公司负责人到境外子公司最高负责人，再到文档工作负责人，必须公开将文檔管理职责划归到人员岗位职责制度中。在明确了境外子公司业务总负责人的文档管理职责之后，可以由其指定档案管理员，也更方便为档案工作提供预算资源和人员保障。同时，可以引入评价式考核，如出现与文档管理相关的风险，更是要向最高负责人追责。此外，面向境外相关业务人员，进行文档管理制度与文档风险意识的宣传贯彻也很重要，可以减少档案工作人员与其他业务人员的沟通成本，极大增强文档管理工作的协调性与完成度。

*本文系中国人民大学2019年度拔尖创新人才培育资助计划阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]界面新闻.中纪委发文：中国企业出海是一个坑一个坑摔出来的[EB/ OL].[2020-09-23]. https：//3g.163. com/news/article/FN1J1D3C002580S6. html.

[2]央广网.以国内大循环为主体，绝不是关起门来封闭运行[EB/OL].[2020-09-23].http：//news.youth.cn/ sz/202007/t20200726_12424911.htm.

[3]中国对外承包工程商会.中国能建：境外工程项目部经营风险及对策初探[EB/OL].[2020-09-23].https：//www.sohu.com/a/192159510_444154.

[4]选矿技术网.中国企业境外资源合作模式选择[EB/OL].[2020-09-23].https：//www.mining120.com/tech/ show-htm-itemid-18795.html.

[5]21世纪经济报道. 全球化迎来下半场：区域化、本土化加强，全球供应链距离正在缩短[EB/OL].[2021-1-2]. https：//baijiahao.baidu.com/s id=166979 6537767806585&wfr=spider&for=pc.

[6]外国公司问责法案[EB/OL].[2020-12-14].https：//baike.baidu. com/item/%E5%A4%96%E5%9B%BD%E5%85%AC%E5%8F%B8%E9%97%AE%E8%B 4%A3%E6%B3%95%E6%A1%88/55222424 fr=aladdin.

[7]人民日报海外网.2019“一带一路”基建指数报告出炉，交通能源需求强劲[EB/OL].[2021-1-2]. http：//m.haiwainet. cn/middle/3541039/2019/0603/ content_31568366_1.html.

[8]中国国际贸易促进委员会.企业境外经营合规管理指引[EB/OL].[2020-12-30].http：//cc.ccpit.org/n6/ n20/c170/part/103.pdf.

[9]新华社客户端. 战略实施受阻：近十年我们为啥当不了“作业者”了？[EB/OL].[2020-09-23].https：// baijiahao.baidu.com/s id=16435277330163 44803&wfr=spider&for=pc.

[10]Exxon Mobil. Operations Integrity Management System [EB/ OL].[2020-09-23].https：// corporate.exxonmobil.com/energy-andenvironment/tools-and-processes/riskmanagement-and-safety/operationsintegrity-management-system.

[11]王露露.华为境外企业档案管理的特征与启示[J].档案学研究，2019（4）：56-65.

[12]中国长安网. 美众议院通过《外国公司问责法案》，影响有多大？[EB/OL].[2020-12-14].https：// baijiahao.baidu.com/s id=16850332781978 74379&wfr=spider&for=pc.

[13]国家档案局.国家档案局关于印发《企业境外档案管理办法》的通知[EB/OL].[2020-12-14].https：//www. saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/0a8b1943b9 8f42f3bf6b3992f792b3fc.shtml.

[14]徐拥军，舒蓉，李孟秋.我国境外企业档案管理面临的法律冲突与适用原则[J].档案学通讯，2018（4）：9-14.

作者：王露露 王洋 夏志鹏