高校档案继续教育论文

摘要高校档案人才队伍已经不能适应信息化时代的要求。目前，急需优化高校档案人才队伍建设，使高校档案工作在教学科研和社会生活中发挥应有的作用。关键词高校档案档案人才措施高校是我国人才培养的重要基地，而高校档案馆则是为促进高等教育事业发展提供档案信息服务的中心。今天小编给大家找来了《高校档案继续教育论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

高校档案继续教育论文 篇1：

新时期高校档案管理人员继续教育的现状及思考

摘 要:本文阐述了对高校档案管理人员进行继续教育的必要性,并对继续教育采取的措施作了详细说明,提出了只有全面加强高校档案人才队伍建设,才能促进高校档案事业科学发展,提高高校档案管理水平。

关键词:档案管理 继续教育 措施

为了认真贯彻党的科教兴国战略,落实科学发展观,全面加强高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设及档案信息化建设,促进高校档案事业科学发展,提高高校档案事业服务高等教育的能力与水平,提高档案人员专业素质,积极开展档案工作人员的继续教育已成为新时期高校的一项重要工作。

一、高校档案管理人才队伍的现状

1、思想观念守舊。由于历史和客观环境所造成的长期不变的工作环境、工作模式、工作内容和工作群体的影响,使得档案管理人员的思想观念相对落后,工作封闭,与时代发展和社会需求不相适应,要激活档案管理工作者解放思想,更新观念,与时俱进,使之与时代发展和社会进步同步,是当今高校必须下大力气解决的问题。

2、专业技能不强。现代社会各种档案的数量以惊人的速度增长,社会各个领域对档案信息的需求也普遍增长,档案工作也由简单的、封闭的、经验性的管理方式,发展到复杂的、开放的、科学的管理系统。特别是随着网络时代的到来,信息技术及信息产业的高速发展,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源,与此同时高校自身的不断深化改革,出现了许多前所未有的办学新模式、出现了适应市场经济的许多新事物、新问题,出现了许多管理新动向、新内容,这些对档案管理队伍的要求就越来越高。传统的档案管理观念与手段已远远落后于形势的发展,档案人员的专业业务技能有待提高与加强以适应档案专业信息化的管理。

3、人员变动频繁,专职人员偏少。高校档案管理机构普遍存在人员不够、人员知识面窄,现代科技知识和现代科技技能缺乏,结构单一的问题。有的是改行搞档案的,有的是其他工作人员兼职的,有的是刚从学校分配来的非档案管理专业的毕业生,大多对档案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的业务知识和技能。随着高校人事制度改革的深入开展,各部门工作人员的减少,工作量的增加,专职或兼职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位。

二、开展高校档案管理人员继续教育的必要性

队伍是发展之基,人才是兴档之本。高校档案管理是一项复合型的专业工作,档案管理人员除必须具备良好的政治思想素质外,还应具备一定的高等教育管理专业和档案专业知识。教育部第27号令在第二章第八条就明确规定了高校档案管理机构的管理职责之一就是要开展学校档案工作人员的业务培训。档案业务培训是立足于档案工作的培训,是为了增加档案人员的专业知识,提高档案人员的技术能力、业务素质,使档案人员能够胜任岗位工作、适应事业发展需要、最终搞好实际工作而进行的培训。通过对档案人员的专业技术的继续教育,以建立一支政治可靠、业务精通、作风过硬、纪律严明、结构合理、敬业奉献,具有宽广眼界和现代理念、现代知识、现代技能的队伍,努力实现档案管理人员的知识技能由专一型向复合型的转变。只有树立了人才第一的思想,加强对档案管理人才和档案专业技术人才的继续教育,才能提高其政治业务素质,丰富其现代科技知识,才能提高档案干部队伍的能力和水平,为新世纪档案事业新发展提供强有力的人才支持和智力保证。

新时期高校档案管理工作只有有效地革新管理制度、管理方式和提升管理能力,才能改变高校档案工作落后于高校教育事业发展的现状;才能融入信息化时代,顺应历史潮流,迎接挑战,以适应时代和社会发展对档案工作创新的要求,使高校档案工作更好地服务于学生、学校和社会。因此,深入开展高校档案管理人员的继续教育工作十分必要。

三、对高校档案管理人员开展继续教育的措施

高校档案工作是高校重要的基础性工作,教育部第27号令明确规定“档案工作的信息化建设必须与学校其他工作同步发展”,显而易见,高校档案管理队伍的建设面临挑战和考验。为了适应新时期档案工作的需要,提高高校档案管理人员的专业技能,要积极采取措施加强对高校档案管理人员的继续教育。同时,继续教育要采取形式多样、内容丰富、广大档案人员喜闻乐见的方式,本着简明扼要、重点突出、方便实用、针对性强的原则来开展,从实践的角度出发,进行实践联系理论方面的培训。档案培训的最终目的是将培训内容应用到实践工作中,主要培训方式有:

1、岗位培训。重在提高业务操作技能,其基本要求是:熟习国家、省关于高校档案工作的法律法规、业务标准与技术规范;了解高校档案管理的基本知识;熟悉高校档案文件材料的形成、收集、整理和归档范围;熟习计算机应用的基本知识;具有文秘基本知识。只有具备了这些岗位必备知识,才能具有上岗资格。

2、技能培训。侧重提高理论素养,其具体培训内容是:具有运用相关法律法规、业务标准与技术规范对高校档案进行管理的能力;具有指导高校档案验收及报送的能力;具有对本单位形成的各种文件材料进行分类、整理、编目、组卷、保管和利用的能力;具有运用计算机管理高校档案的编制、报送和管理方法;具有应用档案保护技术,及时修复档案材料的能力;能编写高校管理活动中各种应用公文;具有纸质文件与电子文件一体化管理的能力。只有具备了这些岗位必备能力,才能适应档案管理信息化、科学化、现代化的需要。

3、专题培训。注重培养创新思想理念,诸如:“档案学理论前沿与学科发展的动向”专题报告;档案库房防霉变、虫害专题;先进的“防止档案破损、褪色、散失的档案保护技术”专题;档案缩微化技术专题等等。

总之,要根据不同的培训对象来安排不同的培训课程,注重实效,通过这些措施积极向档案管理人员宣传终身教育和终身学习的理念,转变落后的传统观念,从而为档案管理人员继续教育的快速发展创建广泛的群众基础。同时坚持传统教育与现代教育相结合、阶段性教育与终身教育相结合、普及性培训和系统性培训相结合、理论培训与技能培训相结合、传统媒介与现代媒介相结合、卫星网互联网与办学队伍相结合的方式和方法,建立集教育培训、推广服务、科学普及和信息传播多功能一体化的新型档案科技教育培训平台。当然绝不能搞形式主义,形象工程,要采取灵活多变的方式,采用丰富多样的内容,以提高档案管理人员的综合素质,激发他们的学习欲望和热情,并引导他们自觉形成学习的习惯和终身教育的思想。

四、继续教育的制度化建设

只有充分认识了档案专业继续教育工作的重要性,建立完善的高校档案工作人员培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育,才能更新档案人员的知识结构,提高高校档案管理水平。通过以下几个方面来提高档案人员的业务培训效果,促进继续教育的制度化建设:

1、建立业务培训档案,对本校专职或兼职档案人员的业务培训情况进行统计,有的放矢组织相应的培训措施。

2、新的或改进档案管理法规、制度或标准出台,需要在一定范围内贯彻执行,应采用从上到下的业务培训方式来培训。

3、为职称或资格考试组织专项培训让培训人员满意。

4、选择最佳培训时机,以每年第一季度,学校跨年度的行文基本结束,文书部门和其他部门在做好平时文件归档基础上进行年度文件归档,档案人员迫切需要档案管理知识和基本技能,学习热情很高时为最佳培训时间。

充分利用这些时机和条件,认真解决继续教育工作中的人、财、物等问题,将培训工作所需费用纳入学校预算,确保档案人员继续教育工作的顺利进行,使高校档案人员的继续教育步入制度化、科学化的轨道。

参考文献:

[1]四川档案局政策法规处.四川省档案专业继续教育发展回顾[J].四川档案,2008(4).

[2]管行海.当前档案业务培训何去何从[J].档案管理,2008(6).

[3]王怀亮.档案信息化管理给档案人员提出的新要求[J].档案管理,2008(6)

[4]叶凤刚.论新农村建设中的农民继续教育问题[J].继续教育研究,2008(5)

作者：刘　萍

高校档案继续教育论文 篇2：

优化高校档案人才队伍建设

摘 要高校档案人才队伍已经不能适应信息化时代的要求。目前，急需优化高校档案人才队伍建设，使高校档案工作在教学科研和社会生活中发挥应有的作用。

关键词高校档案 档案人才 措施

高校是我国人才培养的重要基地，而高校档案馆则是为促进高等教育事业发展提供档案信息服务的中心。随着社会信息化程度的不断提高，各种计算机信息系统、办公自动化系统以及各种信息公开服务在档案管理领域的开发利用，高校档案信息化成为热点问题。在信息化的新背景下，要确保高校档案管理与时俱进，需要不断优化高校档案人才队伍建设，这同时也是高校档案事业发展的重要任务和战略目标。

一、优化高校档案人才队伍建设的必要性

1.社会信息化要求我们必须优化高校档案人才队伍建设。社会信息化促使高校档案工作出现信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式计算机化、服务方式网络化等新趋势、新情况。这些新变化对高校档案人才队伍提出了新的要求，高校档案人才不仅要更新传统的档案意识，抛弃过去“重馆藏轻利用”的落后观念，而且要掌握先进的信息化技术，了解信息化背景下档案事业发展的新趋势，促进高校档案管理信息化与数字化的进程。

2.新的高校人事制度改革要求我们必须优化高校档案人才队伍建设。以岗位设置和聘任制为主要内容的高校人事制度改革正在普遍实施。新的人事制度改革的特点是强调岗位业绩，并根据完成业绩指标的情形确定工作人员的考核评语及其职称或级别，实施差别化薪资[1]93。因此，高校档案部门的业绩将直接决定着档案工作人员的职务发展与薪资待遇，甚至影响到其去留问题。只有优化高校档案人才队伍建设，切实提升档案工作人员的服务水平、工作水平与服务效益，才能高质量完成高校对档案部门的业绩评核要求，充分发挥档案工作在高校人才培养和教学科研中的作用，保障档案工作人员的未来。

3.高校本科教学评估要求我们必须优化高校档案人才队伍建设。我国确立“科教兴国”的国策，近年国家教育部在高校间实施严格的本科教学评估，而高校要顺利通过本科教学评估，必须提供大量齐全完整的教学科研档案。高校档案是学校教学评估取得优秀成绩的重要基础材料与依据，它全方位、多角度地见证了教学评估目标优秀的艰辛过程，当之无愧地成为教学评估优秀的基石[2]31。为提高高校的竞争力，高校档案人员不能再停留于过去简单提供复印资料的工作，必须积极活化档案，提高编研能力，主动为高校教学和科研的发展提供参考资料和可行性报告，主动服务教学与科研，为高校的发展提供强有力的后盾。

4.高校国际化水平的不断提高也要求我们必须优化高校档案人才队伍建设。随着经济的全球一体化，国际化已经成为全国各高校发展的目标。近年，各高校都在积极推进留学生招生管理工作及开展各项国际交流与合作办学项目，与此同时，归档到档案部门的涉外文件越来越多，这要求我们的档案人员还需具备一定的外语水平，才能准确归档与查找。

21世纪不仅是科学技术不断创新和发展、信息大爆炸的时代，同时也是各高校深化改革、推进自身发展，谋求国际化发展的时代，这些创新与改革必然导致高校档案工作的复杂化和多样化，这就要求我们必须优化高校档案人才队伍建设，才能适应新时代的要求，服务高校，服务社会。

二、高校档案人才队伍建设的现状及存在的主要问题

随着高校招生人数的逐年增多，高校档案数量也在同时剧增，高校档案人才虽然也有一定的进步和提高，但总体素质不高，业务水平不熟练，服务意识薄弱，还不能很好地适应新时期高校档案工作发展的需要。

1.思想观念落后，服务意识薄弱。传统的档案工作重馆藏轻利用，加上学校领导对档案工作的不重视，导致高校档案人员长期养成“坐等上门”、“安闲自闭”的工作作风，对外接触少，眼界狭窄，缺乏主动服务的意识，对参与高校教学与科研的本领不强。

2.人员年龄与学历层次结构不平衡。由于社会对档案工作的不理解和偏见、学校领导的不重视等原因，高校档案部门长期成为高校闲余人员安置的地方，档案工作人员普遍存在年龄偏大、学历偏低现象，缺乏学历高、能力强的年轻骨干人才。以本馆为例，全馆在编人员9人，其中45岁以上人员7人，其余2人年龄也已经34岁，年龄呈倒挂现象。这些都大大阻碍了高校档案事业的发展，成为高校档案事业发展急需突破的瓶颈。

3.档案管理方法落后，档案信息化、数字化水平不高。近年，高校虽然在信息化、数字化方面做了不少努力，有一部分高校档案部门实现了输入与查询系统的信息化，但由于资金缺乏和档案人员计算机水平不高等原因，很多高校档案的利用还停留在简单复印、盖章的基础上，远远达不到远程网上查询、自行打印利用的水平。

4.工作量大，人员少，人才队伍不齐整。随着高校招生人数的逐年上升，高校档案数量也逐年增加，但由于高校编制的制约和学校领导的不重视，高校档案人员的配备人数与实际工作量不符，造成高校档案人员长期超负荷工作，为了完成工作，有时不得不聘用一些勤工助学的学生或临时工协助档案整理工作，由于这类人员流动性大、缺乏必要的档案工作经验，造成归档质量不高等情况。

5.从业人员专业素养不高，缺乏档案专业知识涵养。由于社会上长期以来形成对档案工作的错误认识，觉得档案工作非常简单，什么人都可以做，而且由于传统的档案工作处于封闭落后的状态，社会上普遍认为其是一份没有前途的工作，所以高校档案队伍现有人员很少是档案专业的毕业生，多数是高校各部门岗位調整后产生的闲余人员。这类人员缺乏档案管理的专业知识，缺乏对档案的认识，其直接后果是缺乏工作热情和工作责任感，直接影响到高校档案的可持续发展。

三、优化高校档案人才队伍建设的主要措施

高校档案人才的素质直接影响着高校档案事业的现状和未来，档案人才队伍是高校档案事业顺利发展的基石，高校想拥有一支素质优良、结构合理、相对稳定的现代化档案人才队伍，优化档案人才队伍建设，笔者认为可以采取以下几项措施。

1.针对新的高校人事制度改革的特点，建立有效的档案人才评价体系，激励高校档案人才不断进步，增强高校档案人才的活力。目前，高校评估档案工作者的业绩，遵循的档案工作者职称晋升标准与其他专业技术人员基本相同，重学历、学术论文，轻业绩和实际工作能力，这种情形与新的人事制度改革精神相违背。笔者认为应针对档案工作的特殊性，采用档案业务方面的指标，如档案形成的完整性、准确性，档案实体管理的规范性与安全性，档案检索工具的完备性，档案服务的有效性等，取代现行的“书（著作）、文（论文）、奖（获奖）、项（科研项目）”的评价指标，把高校档案工作者的工作关注点与工作中心转向档案业务工作，激励高校档案工作者专心本职工作，提高服务意识和服务效益。

2.增加人才培养资金的投入，建立档案人才再培训机制，拓宽档案人才继续教育的渠道，提升高校现有档案人员的档案专业水平和计算机、外语技能。高校档案部门应设置人才培养專项资金，保证每位现有档案从业人员都有参加培训和外出交流学习的机会。高校档案人才的继续教育应以岗位培训、专题培训和业务基础技能实训为主，培训的内容除档案管理学等专业知识外，也应包括档案保护技术应用、缩微复制技术、反涉密技术和档案数字化等知识，适应社会的发展和变化。培训方式以现场交流与网络远程教育相结合为宜。通过构建完整的继续教育机制，丰富档案人才的知识，拓宽档案人才的视野，才能塑造一专多能的复合型高校档案人才，应对复杂多变的社会形态。

3.利用新进人员的契机逐步调整高校档案现有人才的队伍结构，目标是构建一支结构合理的人才队伍，发挥最大的团队效益。一支合理的人才队伍应该具有合理的专业知识结构、技术职务结构和年龄结构。由于社会的发展和高校学科门类繁多，高校档案工作不仅需要一批精通档案学理论和知识的人才，也需要计算机专业人才和外语专业人才，多种学科人才可以形成优势互补，适应信息化社会的迅猛发展；合理的技术职务结构应该是高级、中级、初级人员比例为1：2：3的金字塔形的稳定结构；合理的年龄结构也应该以老年、中年、青年人员比例为1：2：3的稳定结构。高校档案部门领导在选拔和引用档案人才时，要严格新进人员的入职要求，积极补充现有人才队伍的不足，逐步调整旧有队伍的专业、职称、年龄结构，构建一支多专业、技术职称多样化的以中青年力量为主的人才队伍，适应新时代高校档案工作发展的需要。

4.因材施岗，合理配置现有档案人才资源，活化人才资源，争取效益最大化。由于高校编制限制，高校档案部门不可能随意增加所需人才，因此只能根据现有档案人员的特点与专长，把不同层次、不同特长、不同类型的档案人才按照优势互补的原则，合理配置到相应的工作岗位，避免用才不当，最大限度地发挥现有档案人才的潜力。

综上所述，优化高校档案人才队伍建设是一项任重而道远的工作。优化高校档案人才队伍建设既是档案信息化发展的必然要求，又是高校自身改革与发展的必然要求，我们必须正确认识现有高校档案人才队伍存在的不足与缺失，采取各项积极有效的措施，逐步构建一支多专业、多层次、高素质、高效率的人才队伍，实现高校档案事业的可持续发展。

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011（5）.

[2]王素贞.高校档案是教学评估的基石[J].档案学研究，2007（4）.

★作者简介：陈秀云，广州大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。

作者：陈秀云

高校档案继续教育论文 篇3：

网络平台下的高校档案信息资源共享机制探讨

摘 要：社会信息化水平持续增高，社会公众信息知情权呼声日益高涨，对于高校档案信息快速获取的需求愈加强烈。同时，由于现代化校园建设偏重于科学、高效教学理念，这也为规划开发档案信息资源管理机制提供基本理论支撑。因此，根据实际高校档案信息资源建设需求，对网络平台中共享机制建设瓶颈进行处理，全力完善优化高校档案信息资源共享机制，实现便捷、安全、有效地信息资源管理。文章首先阐述基于网络平台高校档案信息资源共享核心含义及作用，然后对建设现状与建设方向进行逐条说明，最后提出高校档案信息资源共享机制。

关键词：网络平台;高校档案;资源共享;开发机制

当前，高校现代化网络建设不断深入，网络平台及相关信息技术在各项管理工作中都发挥出重要作用，是当前开展创新教学的重要组成部分。各类信息资源管理系统彻底改变了传统高校教学管理模式，如“教务网络管理系统”“教学质量监控管理系统”“科学技术成果信息检索系统”“教师发展信息管理系统”“学生发展信息管理系统”等。多元化、多层次的系统类型为高校信息资源建设提供重要内在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建设方式，使建设成效较为分散，导致信息资源管理水平高、应用实效低的状况。此类信息资源管理模式也被称为信息孤岛，严重影响高校信息资源共享的实效性，制约了相关管理系统的标准化、统一化发展。因此，高校档案信息资源建设管理应充分融合创新型信息技术，向建立健全信息资源共享机制提供技术支持，最终提升各部门之间信息数据交互共享的高效性，克服高校档案信息资源共享障碍。

一、网络平台下高校档案信息资源共享核心及意义概述

1.高校档案信息资源共享核心含义

基于网络平台进行信息资源管理共享机制建设的核心意义就在将分布于不同位置的计算机网络进行连接，在协议的规范下展开通信，以实现软件、硬件、网络数据、信息资源等元素的互联共享，整体上而言，能够将其划分为软环境与硬环境。网络平台架构下的高校档案信息资源管理可以理解为高校的数字化信息库，利用数字化技术将高校档案整合至网络平台中，以便对信息资源展开处理与使用。同样，只有通过特定的档案管理程序才能将信息资源录入到相应系统中。从本质上分析网络平台下的档案共享，可以提高人们对于参与系统应用的效率与体验，充分使用能够获取的信息。需要注意信息资源与物质资源之间存在较大差异，物质资源共享保有量会由于参与人数的增多而降低，但是信息资源本身的价值不会由于资源共享、整合、复制而减少。

2.高校档案信息资源共享功能作用

（1）完善档案信息，扩充馆藏结构

高校档案信息资源本身具备丰富的内涵和宽广的外延，能够将现存资源进行科学整合，建成系统化的信息资源库，以此发挥共享及传播作用。同时，利用网络平台将高校档案信息资源征集规模扩大，并将进一步完善信息资料内容，保证信息资料结构多元化。高校档案信息资源共享功能还能进一步扩大档案馆藏容量。

（2）满足高校对档案信息的利用需求

在信息化技术与网络平台建设不断提高的背景下，高校信息数据量出现大幅增长，以往信息采集模式逐渐难以满足快速增加的信息需求。因此，基于现代化网络技术的高校档案信息资源应开始对管理机制与开发模式进行转变，进一步推进高校档案信息资源共享化建设水平，为使用者创造更加完善、优质的信息资源服务。

（3）适应高等教育发展

当前信息发展进程仍在不断加速，需要共享机制建设者明确信息技术在当前社会发展的重要资源作用，并向教育教学、科学研究、管理规划提供相应服务，辅助领导层做出正确决策指引，从而建立切实有效的信息资源服务体系。因此，将高校档案信息资源进行整合与共享管理，能够满足高等教育发展的需求。

二、高校档案信息资源管理现状及发展方向

1.高校档案信息资源管理建设现状

首先，大部分高校中的各个部门尽管已经创办了独立的信息资源管理系统，且为高校的教学、科研等活动提供资源支持。但是，由于高校中各个部门的工作特征、职能、内容都存在一定的差异，导致档案信息资源不具备标准统一性。高校内部工作网络化、共享化、自动化程度较低，缺少相对统一规范的管理。

其次，当前高校档案信息资源在网络平台中的建设有所提升，通过设计开发自动化水平较大的管理系统，生成了海量电子文档，这些文档都需要尽快被相关档案管理系统收纳。但是，诸多高校的档案管理系统与自动化管理系统没有进行有效连接，使海量电子文档分布较散，难以进行有效收纳与查询。

再次，當前高校在档案资源信息数字化建设方面相对欠缺，多数档案信息资料没有整理为电子或数字的形式，能够参与网络平台共享机制的信息量非常匮缺，导致其本身或加工出来的利用价值较低。

最后，高校档案资源管理队伍建设专业化水平较低。根据相关统计数据得出，教育部直属的高校档案馆（室）现有72个，专职档案管理人员为750名，其中仅有450人毕业于档案学相关专业，剩余300人仅参与过档案上岗培训和继续教育。同时，档案管理人员对于网络技术与信息处理的掌握程度普遍较低。

2.高校档案信息资源共享发展方向

（1）运行保障层面

高校想要实现档案信息资源管理机制的有效运行，必须提前做好运行保障工作。只有确保运行保证层面能够提供有效支持，才可以使高校档案信息资源在多种网络平台中长期、有效进行共享传输。需要注意的是，高校在建立档案信息运行保障方案过程中，需要参考标准规范机制、法律法规机制以及利益平衡机制的内容与含义。

（2）协同发展与激励层面

强化高校档案信息资源共享机制是建立在学校各部门的共同建设上，不仅需要利用合作机制约束作用，还需要对激励策略进行强化。考虑到高校档案信息资源不属于公共物品，也不能由任何人进行随意获取。因此，有必要通过制订相应协议与规则来强化约束力。通过建立健全各高校的协同发展策略，明确各部门的权利与义务。同时，在激励方面进行强化，提高交流频率，对档案信息资源进行经验分享，充分调动各个部门参与共享机制的主动性，从而实现共享服务质量的提高。

（3）平台管理层面

高校档案信息资源共享机制是建立在网络平台的基础上，基于经济方面的考量，有必要对高校档案信息资源系统进行集中改进与优化，保证机制具有较高的共享性，以便扩大系统的经济效益。创办高校档案信息服务中心、构建高校档案信息共享系统是高校档案信息资源共建共享的具象化体现。可以在一定程度上对管理流程进行简化，以提高共享机制与系统的自动化水平。

三、网络平台下高校档案信息资源共享机制构建研究

1.高校档案信息资源共享流程简述

网络平台下，规划高校档案信息资源共享机制开展流程，需要将各个高校的档案管理部门、归档单位及用户进行有效连接，并以此为主体，建设信息共享网络平台。基于高校档案信息资源共享机制构建因素的特征，充分结合对此机制的使用特点，网络化技术支撑下的共享机制可以进行以下流程的规划：一方面根据对象的差异化特征，明确相对应的档案信息共享范围;另一方面选取并确定高校档案信息资源共享的环节，进行逐一处理，从而扩大高校档案信息资源共享应用范围。

2.高校档案信息资源共享数字化管理机制

基于网络平台的数字化档案信息资源共享建设，需要参照以下三方面。

第一，基本目录数据库。结合各高校校内档案管理状况，将档案卷宗目录内的类型号、馆代号、档案号、提名、生成时间、关键词、数目、纲要等相关内容展开著录标引，在初始化高校档案保留状态下，确定编目单位，完善基础目录数据库，保证能够通过计算机检索系统进行信息查找，并提供相应档案原件。

第二，数字化档案信息资源专题数据库。通常情况下，各级高校都具备创建数字化档案信息资源专题数据库的条件。但是，在实际应用过程中，受到诸多因素的限制，其中包括时间限制、规范条件、应用范围等，这些均需要结合当前高校具体的管理内容与方向，准确考量高校档案信息资源共享的关键部分与软、硬条件。专题数据库可以分为教学档案、科研档案、人事档案以及设备档案。其中，教学档案包含学生学籍档案数据信息、成绩档案信息、电子课件数据信息、学位论文数据信息;科研档案包括科研项目档案信息、教师论文档案信息、专利专题数据信息、学术活动数据信息;人事档案主要基于档案信息资源反馈出的情况，创建人事信息数据档案;设备档案主要基于设备的差异化特征，创建设备档案信息数据档案。

3.高校档案信息资源共享机制需求范围

首先，网络平台下高校档案信息资源共享机制的运行，需要将整体资源进行有效整合，并确保广大师生能够充分利用这一应用，以此实现档案信息资源的互联互通。以往高校档案信息开发主体为档案的构成者、归档者以及与档案信息相关的参与者，但是在网络平台中参与档案信息资源共享的主体形式较为多样，不仅可以是组织机构，还可以是个人或企业，且多个参与共享的主体都能对同一信息进行同时访问。

以高校中学生的档案信息为例，可能在同一阶段，教务部门需要结合学生信息展开学籍管理，财务部门需要结合学生信息展开收费管理，毕业管理部门需要结合学生信息展开分配管理，用人单位或企业需要结合学生信息进行用人考核。对于此情况，在网络平台的共享机制下，即可实现对学生信息的快速获取。

其次，高校档案信息资源共享程度与范围的限制因素。档案信息资源的差异化特征决定共享主体也不相同，而不同的共享主体又决定其具备不同的共享资源。高校中部分档案信息资源并不适宜开放性参考，因此将档案进行密级划分。档案的秘密程度决定了其参与共享的程度与范围。档案信息绝密度越高，参与共享的程度越少、范围越小。同样，档案的初始化源头也决定了档案的秘密程度。

最后，划分共享需求。各个学校的相关信息资源共同构成了高校档案信息共享资源，基于共享规模的限制因素，将共享资源进行划分，共分为三个层次。第一层，学校内部共享。参与共享的信息内容是本校的档案信息资源，由该校档案管理部门进行信息资源整合与提交，能够参与并使用的主体是该校内的教职人员，以校园内部网站为依托，进行内部信息资源共享;第二层，校与校之间的共享。在校园网的基础上，将参与信息共享的档案部门进行连接，利用教育网完成信息资源的交互传达。在此阶段，高校中的档案管理部门不仅是参与共享的主体，也是提供信息资源的客体;第三层，全社会共享。以公用信息网络为依托，将各个学校档案管理部门进行连接，打破限制因素，给不同层次、不同方向的档案共享机制应用者提供活动支持。社会层面的共享也是最高层的档案信息共享，参与主体众多，包括政府、档案管理部门、社会公众等。

4.档案信息资源共享机制控制模式选定

（1）集中式控制模式

在传统的控制模式当中，有一种方式是以档案信息的内容为主体，从而对共享档案资源进行统一控制，这种控制模式叫作集中控制模式。因所有档案信息资源整体存放在高性能的网络服务器中，共享者只能通过网络访问服务器来浏览档案信息资源，除此之外别无他法。此方法具备档案信息资源集中、查询方便、使用效率高等优点，但也存在不足之处，如过于依赖服务器、成本太高等。

（2）分布式控制模式

分布式控制方案采取的是P2P模式，在此模式下，能够在系统的互联互通中进行资源信息的共享。将用户作为档案信息资源节点，并设定为对等体展开数据交互，任何网络平台或计算机都能获得相应的信息资源。同时，又能够向信息资源共享平台提供数据。在跨部门处理过程中，不再需要对信息资源进行统一处理与筛查，只需要将取得相关信息资源，通过原有的档案管理系统进行数据分析。此模式的不足在于，用户需要主动将信息资源进行共享，其他人才具备参与共享的资格，对高校档案信息资源管理带来一定约束。

（3）集中分布式控制模式

基于上述资源信息共享控制方案研究，集中模式与分布模式都具有一定的缺陷与不足。因此，将上述两种模式进行融合，则会形成集中分布式共享控制模式。在此模式的作用下，网络平台中的用户为子单元，主要任务是将个人信息资源进行自主整理，通过网络管理服务器的辅助功能，使子系统完成管理。在这种情况下，无须展开专门的P2P软件设计与开发。通过服务器技术，将高校档案信息资源查询与档案传输一并归档于服务器中，利用各个节点所具备的计算与储备功能，进一步发挥上述两种模式的优势特征，相互补足对方缺漏，确保档案信息共享服务能够高效、稳定、良好的运行。高校档案信息机制也就是对模式的选定，共享程度的差异化特征决定共享模式的选择。第一层，校园内部共享，可以选定集中式控制模式;第二层，校与校之间的共享、馆藏目录信息，可以选定集中式控制模式，专题内容档案信息可以选定分布式控制模式;第三层，全社会层面的信息资源共享，可以选定集中分布式控制模式。

四、结语

新时期，高校实行档案信息化建设的发展潮流是将高校中的档案信息进行资源整合，从而促进高校档案创新化与共享化的发展。在实际运行中，各高校的档案存储处应不断提高自身能力来满足校园以及社会对档案信息不断提升的需求，充分利用网络大环境的背景，全力发挥档案信息的作用，加速档案信息的资源融合与共享，为高校的檔案工作持续推进打下坚实的基础。

参考文献：

[1]魏晓琳.网络环境下高校档案信息资源共享建设研究[J].城建档案，2019

[2]赵林林，司献英.基于区域联盟模式的高校档案信息资源整合共享机制研究[J].办公室业务，2018

[3]李 霞.网络环境背景下的高校档案信息资源共享研究[J].报刊荟萃，2017

[4]张冰梦.论网络环境下高校档案信息资源共享[J].湘南学院学报，2017

[5]程 熙，王雪梅.区域性高校档案信息资源共享机制建设探析——以江苏省高校为例[J].山西科技，2017

（作者单位：西安铁路职业技术学院）

作者：曹倩