电子档案网络管理论文

摘要：随着我国经济水平的不断发展，网络科技已经渗透到了社会的每个角落。在这样的新形势下，我国的档案管理也发生了巨大的变化，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案。然而因为纸质档案管理与电子档案管理存在着巨大差异，大多数事业单位和企业无法应用先进的科学技术对电子档案实施有效管理，使得电子档案的管理工作还存在着很多不足。下面小编整理了一些《电子档案网络管理论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

电子档案网络管理论文 篇1：

试论高速公路电子档案管理策略

摘 要：计算机技术与经济水平的提升，使得我国交通事业逐渐向智能化、信息化方向发展，在档案管理上，已由纸质档案逐步转为电子档案。基于此，本文对高速公路电子档案的管理策略进行研究。首先阐述电子档案，然后分析高速公路档案实现电子化的重要作用，最后提出电子档案的有效管理策略，进而促进交通事业更好的发展。

关键词：高速公路;电子档案;档案管理

当前信息技术的不断更新，使得我国各个领域已逐渐实现智能化、信息化发展。在交通领域，随着交通线路与车辆的增多，高速公路档案管理人员的工作负担加重，因而发展高速公路电子档案可有效减轻档案人员的工作压力，提升档案管理质量。为了充分发挥电子档案的作用，管理者应当加强对电子档案的管理。

一、电子档案阐述

电子档案就是具备参考价值保存价值的一种归档电子文件，其需要相应元数据与信息软件的支持。而且电子档案是将电子文件归档的结果，改变了原有档案管理工作形式。另外，并非所有电子文件都可以转化为电子档案，只有电子文件符合以下条件，才可将其转化成电子档案。

第一，在日常工作过程中，自动化办公系统中会存有大量事务性文件，而此些文件中只有具备参考价值的文件才可转化成电子档案。同时还要根据国家相关规定，对文件的价值予以鉴定，明确其保管期限。第二，当电子文件生成后，要依照纸质文件处理流程对其进行处理。比如：在发文上，需要先编制好发文号，并经过领导签署确认后才可将其发出，同时电子文件要完成全部流转程序，再转化成电子档案并归档。在传统档案管理工作中，归档环节十分重要，因而对于电子档案而言，也要做好归档工作，从而实现集中、有效的保存，使其发挥出自身带有的价值作用与凭证作用。

二、高速公路档案实现电子化的重要作用

电子化管理不但是智能化管理与信息化管理的基础，同时还是第四次科技革命的重要特征。不论是十三五规划，又或是中国制造2025，都要明确信息化建设方向与要求。不管是纸质档案管理，或是纸质、电子方案并存管理，还是未来的云档案管理等，都要围绕电子化进行。

首先，高速公路进行电子档案管理是公路管理发展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年发展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高达5344公里，并且全省的84县市区都实现了15分钟上高速，路面密度为4.1km/100km2，位居全国第二位，已与发达国家持平。另外三纵六横的高速公路主结构已基本建设，可以与周边省市实现全面对接。由此可见，高速公路的管理行为得到了创新升级，这对于信息的组成、处理及存储等工作而言也产生了较大的影响，纸质档案已升级为电子档案，档案管理模式亟需转变。

其次，高速公路进行电子档案管理是服务提升所需。随着经济发展水平的提升，我国高速公路的服务体系愈发完善，在原有窗口服务、信息咨询以及清障救援等功能上增加了收费站、指挥中心以及路政科、12122平台，交通服务功能越来越丰富、立体，这也使得高速公路档案数量不断增多。而传统的纸质档案无法满足此种快节奏、多线程及高效率的服务需要，只有建立起电子档案、加大电子档案管理力度，才可支撑住众多档案信息。

最后，高速公路进行电子档案管理是行业监管所需，高速公路建设里程不断增多，工程档案资料也逐步增多，将传统纸质档案转变为电子档案，利用档案软件平台进行数字档案室建设，有利于提升监管单位管理效率。

三、高速公路电子档案的具体管理策略

1.高速公路电子档案的管理现状

首先，档案管理意识较弱。电子档案大多是由兼职人员进行管理，由于此些人员有其他工作，所以对于档案管理工作带有轻视态度。其次，档案管理基础设施建设不健全，无法满足现代工作所需。随着高速公路方案档案數量的增多，原有办公条件已无法适应现在管理工作量;加之缺少专用档案室与管理者，档案被分散在不同科室中，无法对其进行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路档案的数字化建设中，由于其进程较为缓慢，使得多数档案依旧为纸质档案，并且在电子档案建立少缺少相应资金、技术与人才的支持。在管理中，电子档案的格式与标准尚未统一，规范性差。最后，电子档案信息存在安全性较低。现阶段，信息传输业务逐渐发展为社会化与市场化，对于面向社会的多种信息服务而言，受到政务公开制度的影响，高速公路的信息数据已由全封闭变为半封闭，在未来可能会发展为全开放模式，这对于档案信息而言，信息安全问题逐渐凸显。加之网络具有开放性特征，电子档案信息易受到不法分子的使用，不利于电子档案管理工作的进一步开展。

2.建立健全相关档案管理制度

当前，信息技术和档案管理的结合使得档案管理呈现出多样化特征，若是缺少制度的规范，电子档案管理工作质量会受到影响。因此相关部门要结合国家有关法律规定及高速公路发展情况，建立电子档案管理标准，完善相关管理系统建设。第一，对于高速公路的电子档案而言，要建立健全档案利用审批制度，确保使用者在查阅并使用电子档案信息时符合法律规定，通过建立查阅、使用权限，可有效避免高速公路电子档案被滥用或乱传。第二，要建立健全电子档案信息管理体系，提升档案信息存储与利用的有效性。以信息共享方式，将各部门的高速公路档案汇集在一起，实现统一管理与存储;并对档案信息进行分析整理，以便满足不同部门及人员的使用需要。同时在进行电子档案管理时，做好纸质档案管理工作，实现电子、纸质档案并存，提高档案信息的真实性与可靠性，第三，要明确高速公路电子档案信息的文档格式，在记录档案信息时可保持档案整体格式统一，实现高速公路电子档案规范化管理。第四，要建立相适应的激励约束机制，加强电子档案建设力度与执行力度，促使电子档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。

3.加强高速公路电子档案的保存、维护力度

在电子档案管理中，要确保电子档案信息具有真实性、原始性特征。由于电子档案属于存在与磁光介质之中的一种档案信息，存储于电脑硬盘、U盘等载体中，在对此些档案载体进行保存时，要避免其接触到阳光、灰尘、强磁场以及有害气体等，以免损坏电子档案。在有条件下可配备防磁柜等，以此加强电子档案管理保护力度。与此同时，要定期对电子档案进行检查，由于电子档案会受到环境因素等影响，对于非外借的高速公路电子档案而言，要定期对电子档案本身及相关存储设备进行检测与维护;并且要将检测及维护记过记录在册，从而当出现问题时可以及时解决。除此之外，需要对高速公路电子档案进行等级划分，在借阅、使用档案时，不可跨级查阅，以此提升电子档案的安全性。而且需要对档案借阅、使用全过程进行实时跟踪监控，并生成录像保存，以便后期查证。

4.提高档案管理者的管理意识

在进行高速公路电子档案管理工作时，随着电子档案推广力度的增强，档案管理者要转变传统档案管理思想，深入理解电子档案管理对于经济社会发展的有效作用，进而提升其对电子档案管理工作的重视程度。另外，在信息化时代背景下，电子档案管理需要高素质管理人才的支持，所以在此时代下，档案管理者需要学习并具备更多的专业技能。有关部门要依照高速公路电子档案的实际管理状况，定期对管理者进行培训教育，从而使档案管理者了解并掌握先进的电子档案管理理念与知识技能，提高其责任意识，重视电子档案管理工作，在日常工作中规范自身管理行为。在培养高素质档案管理人才时，不仅需要其掌握管理知识，还需要其了解有关法律规定，可以熟练使用电脑进行管理。由上述内容可知，在高速公路电子档案管理问题上，其缺少专业管理人员，因而有关部门要扩宽人才引入渠道，进而吸引更多具备高技术水平的复合型管理人才，改善现有电子档案管理现状。同时要对在职管理者宣传新管理模式与办法，优化现有管理人员结构，以此使档案管理者适应电子档案管理需求。

5.确保电子档案处于安全网络环境之中

当前，许多领域已实现全网络办公，而病毒对于网络而言是强大的破坏者，会阻碍工作人员正常办公。对于高速公路电子档案管理工作而言，电子档案是依托于网络存在的，所以档案管理者要加强网络安全管理，以此确保电子档案不受病毒侵害。在抵御病毒问题上，市面上存在多种杀毒软件，360安全卫士、金山毒霸以及电脑管家等，在使用此些软件进行网络管理时，要从正规网址或应用商店中下载，避免下载到盗版软件;并且在使用过程中要及时升级软件，避免新型病毒侵入电子档案之中。另外，档案管理者要使用铭文密钥等方式保护电子档案安全;对于电子档案数据库而言，要定期更换用户密码，以此增加黑客解密难度，保证高速公路电子档案处于安全环境之中，不会被他人盗取使用。由此可见，有关管理者要提升自身技术操作能力，进而提高电子档案管理效率与质量。

结束语

综上所述，在对高速公路电子档案进行管理时，档案管理部门要建立健全相关管理制度;加强高速公路电子档案的保存、维护力度;提升管理人员档案管理意识;确保电子档案处于安全的环境之中，定期对档案存储设备进行检测与维护，从而提高高速公路电子档案管理效率与质量，推动我国交通事业可持续发展。

参考文献：

[1]赵艾红.电子档案“单套制”趋势下市、县两级“馆”“室”对接障碍及对策——基于平顶山市、县公共机构业务系统数据库清单问卷调查的数据分析[J].档案管理，2019（03）：65-67.

[2]李迎春，李晓峰.以创建数字档案室为契机助推检察档案信息化建设[J].档案与建设，2019（04）：48-50.

[3]王英玮，常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京檔案，2019（03）：18-22.

[4]马玲玲.试分析如何提升公路科技档案管理水平[J].中国管理信息化，2018，21（12）：162-163.

作者：郭香花

电子档案网络管理论文 篇2：

新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析

摘 要：随着我国经济水平的不断发展，网络科技已经渗透到了社会的每个角落。在这样的新形势下，我国的档案管理也发生了巨大的变化，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案。然而因为纸质档案管理与电子档案管理存在着巨大差异，大多数事业单位和企业无法应用先进的科学技术对电子档案实施有效管理，使得电子档案的管理工作还存在着很多不足。为了更好的促进我国电子档案管理工作，本文将对新形势下的电子档案管理所面临的问题，作了简要分析，并提出几个有效对策。

关键词：电子档案管理 问题 新形势

在信息技术飞速发展的今天，随着全球信息化技术的完善，档案管理也进入了电子化时代。传统的纸质档案管理模式被电子档案模式所取代，为我国的档案事业打下良好的基础。然而，电子档案虽然方便，但是由于网络的不稳定、安全保密性不高等因素的影响，也存在着很多的问题。例如信息丢失、黑客攻击、网络病毒等一系列问题。这些问题加大了我们对于电子档案管理的难度，降低了电子档案管理工作的效率。

一、电子档案管理的现状

相较于传统纸质的档案，节约人力、物力的电子档案的优势是不容置疑的。它提高了档案管理的工作效率，减少了管理成本，同时也大大的改变了人们的生产与生活方式。电子档案摆脱了纸张的束缚，通过电子技术，使用数据库进行储存，存储量更加庞大，且读取也更加方便快捷。强大的网络管理技术，提高了电子档案管理的数据处理效率，极大程度的降低了管理人员的工作强度。虽然电子档案管理技术有很多好处，但是目前我国很多有关部门对于档案管理这一项并不重视，他们甚至认为档案的管理工作是可有可无的，根本不用浪费精力在这项工作上。这使得一些档案管理工作人员在进行档案管理工作时，都是抱着随意的态度，这使得档案管理工作的质量和效益出现了大幅度的降低。这是个极其严重的观念错误，而导致这个观念错误的产生是因为人们还没有充分的认识档案管理这项工作。电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，但是在我国还存在着很多档案管理工作人员的能力不足，不能胜任电子档案管理工作的情况。

二、新形势下管理电子档案存在的问题

难以把握电子档案的原始性、真实性。档案具有两个本质因素：原始性与真实性。然而因电子档案存在的宜篡改的特性，其可靠性并不高，在真实性与原始性上大大低于传统的纸质档案。并且由于目前我国，大部分档案管理的相关部门对档案管理的不重视，对于电子档案管理工作严重缺乏严谨性。上级对档案管理的不重视，对下级工作人员态度造成影响。使得目前在网络化电子档案管理工作中，相关的档案管理人员在思维上、观念上没有进行及时的思考与探索。对于使用电子计算机进行文件管理的过程中，电子档案管理人员往往会因为自身的原因对档案内容是否正确没有确切的把握，更加降低了电子档案的真实性。

长久保存电子档案的难度。由于电子档案管理受网络技术与数字环境的束缚，还有储存载体、软件服务系统与电子设备技术等问题，电子档案的存储是电子档案管理的一个难点。电子档案的储存载体是很脆弱的，它对于环境有着非常严格的要求，电压、天气、网络病毒等这些因素都会对储存载体造成无法复原的危害。而且储存载体的使用寿命不长，在更换载体的过程中可能会出现档案信息的损坏或丢失。

有关部门对档案管理的轻视及有待提高的档案管理人员素质。在我国，有很大一部分电子档案管理部门对电子档案管理这项工作存在轻视的现象，他们往往只把电子档案管理当成一项仅仅只是保管的资料的事务性工作，认为这项工作对于公司的未来发展没有任何积极意义。这项错误的观念导致了我国的档案管理一直无法达到与外国并肩的水平。除了相关部门对于电子档案管理的不重视，还有大多数档案管理人员低下的管理素质，都对电子档案管理工作造成了很大程度的负面影响。作为档案管理工作的执行者，档案管理人员的自身综合素质高低取決了管理工作的好坏。然而我国现阶段的档案管理工作中，有一部分档案管理人员的职业道德素质较差，无法完成自身的本职工作，使得档案管理工作无法顺利进行。

三、应对电子档案管理问题的有效举措

1.文件归档制度基本规范标准。参照外国先进的管理经验，结合我国现有档案管理模式，对归档工作，制定出规范、科学的操作标准。因为档案管理部门每年都需要接收、整理大量的电子档案，所以在这个过程中，必须对档案的原始性、真实性进行科学的监督。并且在档案成形的初期阶段，就要做好收集资料、整理相关文献等流程工作。除了对电子档案的真实性、原始性做鉴定工作以外，对档案的查调、发出工作，要好及时作好记录并备份，同时必须确保整个档案收发工作都是在有监管的状态下进行的。只有这样才能全方位的保证电子档案信息的真实性及原始性，让档案信息得到良好的保护。

2.重要电子档案实行专机、备份制度。由于电子档案的储存载体的安全性低下，对于重要的电子档案实行备份制度是一项很有必要的措施。将重要的电子档案使用储存载体保存两份或者三份，使用分布式双机备份。杜绝了由于工作人员操作不当或者是电子档案储存载体遭遇自然环境侵害等损害甚至丢失了电子档案的情况出现。而且当一台工作机器出现故障时，可以迅速启动另一台备份机进行工作，以此来阻止处理和储存电子档案的电脑出现崩溃现象，双重保证了电子档案的安全。

3.加大档案管理方面人才的培养力度。要想全面实现电子档案管理的现代化，不仅仅只是培养档案管理人员档案方面的理论知识和提高他们的实践经验。电子档案管理还需要管理人员具备一定的经济、信息技术以及写作等多方面的的综合知识。提高电子档案管理员工素质，是不能间断的。对档案管理的队伍要加强建设，从选拔优秀的电子档案管理人才开始，将这些复合知识型人才放在电子档案现代化管理的各个位子上，继续加强其教育培训，不拘于一种培训形式，到位的全方面培训，对电子档案现代化管理人员的知识结构进行优化，培养出维修与科学管理的复合型人才。

四、结语

综上所述，在这个信息化的时代中，我们在加强对电子技术的应用时，同时也不能忽视这项技术中存在的问题与不足。对于新形势下的电子档案管理工作我们除了要完善它的规章制度、改进电子档案储存方式、培养电子档案管理人才，也不能忽视其他细节问题。在不断的改进中，逐步完善规范电子档案管理工作，加大电子档案的可靠性，保证电子档案管理的工作质量，让我国的电子档案管理走上可持续发展道路。

参考文献：

[1]杨红.加强电子档案的管理.做好电子档案的利用[J].中国管理信息化，2014，32（24）：124-125.

[2]韩杰.浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].档案管理，2015，22（15）：89-91.

[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014，13（3）：79-81.

[4]张瑜.电子档案管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江杂志.2015，8（5）：154.

作者简介：王静（1973—），性别：女，山东省枣庄市人，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。

作者：王静

电子档案网络管理论文 篇3：

档案信息网络安全管理问题与对策研究

档案信息管理网络化使档案的管理范围得到了有效的扩大，并且在档案信息的利用率上也得到了很大程度上的提高，对档案管理的现代化建设起到了极大的促进作用。但是，由于网络本身存在的不安全因素较多，使得档案网络面临着较大的风险，一旦发生相关档案信息的丢失，将会造成很大的影响，所以，现阶段对于档案网络安全的加强是极为必要的。

一、档案网络安全管理工作中存在的主要问题

（一）对于档案风险意识缺乏

由于在对档案安全的管理上面进行的教育力度不够，导致现在普遍对于档案安全的问题不够重视，发展到现在的档案网络工作上更是严重。在档案管理的过程中，由于档案管理人员的网络安全意识过于薄弱，导致在日常的工作之中，发生档案信息丢失的几率大大增加，而且还经常会出现人员的无意识侵权的现象，这些现象的存在，对于档案网络安全的管理造成了极大的隐患。

（二）档案网络技术的更新跟不上时代的发展

由于信息技术的发展非常快速，在技术上面经常更新换代，一旦没有及时的进行更新将会导致漏洞的产生。这种现象在档案的管理上尤为突出，由于档案工作的不受重视，导致在系统的更新换代上面不能及时进行，所以在一些安全防范上面产生不小的漏洞，使得在现在的环境下，电子档案的网络管理不能良好的发挥其应有的作用。

（三）档案异质异地备份保存制度还未全面实施

由于现在的企业内部已经实现了信息化的工作模式，这就产生了大量需要储存的电子文件，可是在进行文件的保存上面并没有根据文件的重要程度而逐一保存，而是异同储存在系统之中。由于没有备份的产生，导致一旦由于某种因素出现信息的大量丢失，将会造成不可挽救的后果。对于档案信息来说，这方面的管理更加重要，因为人事档案的管理是一项长久的任务，一旦将以前的信息丢失，那么很难对其进行还原。所以我们在日常的档案管理工作之中，要加强对于档案的信息保管方法，并且建立出现危险情况的应对措施。

二、解决安全问题的防范对策

（一）在技术上加强防范

第一，身份验证和加密技术。为了防止黑客攻擊和病毒侵袭对电子档案的篡改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，最常见的方法是给每个合法用户一个由数字、字母等组成的密码（Password），代表该用户的合法身份，当需要访问时，只有输入正确的密码才可以访问。而加密技术是最常用的安全保密手段，可以防止信息泄露，它是利用技术手段把重要数据变为乱码（加密）传送，送达目的地后再用相同或不同的手段还原（解密）。

第二，防火墙技术。所谓防火墙（Fire Wall），是指一种将内部网和公众访问网分开的方法。它实际上是一种隔离控制技术。防火墙是在两个网络通讯时执行的一种访问控制尺度，它能允许你“同意”的人和数据进入你的网络，同时将你“不同意”的人和数据拒之门外，最大限度地阻止网络中的黑客来访问你的网络，阻止对信息资源的非法访问和重要信息的非法输出。

第三，入侵检测技术。入侵检测技术（IDS）是对防火墙的补充，一旦防火墙失灵，入侵检测就会发挥作用。它是对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和相应处理的系统，是一种用于检测计算机网络中违反安全策略行为的技术。

（二）提高档案管理人员的网络安全意识

档案管理人员的安全意识对于档案网络管理十分重要。为防止病毒感染或黑客侵入计算机，有关操作人员需注意以下几点：

第一，不得使用管理系统中的专用计算机访问外部网络。由于网络上存在着各种各样的病毒威胁，网络探测工具随时都在进行着扫描，如果不小心被黑客锁定了目标，电子管理系统被非法访问情况的发生概率非常高，严重情况下会导致档案内数据丢失甚至遭到篡改。

第二，禁止在管理电子档案的专用计算机上安装盗版软件。由于大多数的盗版软件出厂可能没有经过厂商检验，非常有可能潜藏着一些病毒或者木马软件，这样就可能导致病毒与普通应用软件同时被安装进计算机，对其安全造成威胁。再者，最好不要安装与管理系统没有关系的应用软件，防止软件之间产生冲突而导致系统运行缓慢，从而使系统的可靠性下降。

第三，不要随意使用 U 盘进行资料输入或输出。作为含有 USB 接口的一种移动存储设备，U 盘能够被随机读写，而这个优点恰巧方便了病毒进行传播，可以说U盘是病毒进行传播最快最方便的途径之一。由于 U 盘可以随身携带，非常方便，时常插拔于各式各样的计算机之间，非常容易就能感染病毒。因此，为避免病毒感染计算机，进行资料输入或输出，应尽可能地降低使用 U 盘的概率。

第四，不要轻易打开并运行自己不了解的文件。电子档案的管理人员要随时防范于未然，慎重对待自己所不了解的文件。由于现在许多病毒都会假扮成普通文件或文件夹，时刻等待着对计算机进行感染，因此十分具有欺骗性。

三、结语

档案安全管理是一项长期而艰巨的工程，涉及意识、管理、技术、法律、制度、人员等各个方面，这就要求档案管理部门必须以科学发展观统领档案工作，在各级领导的大力支持下，经过档案人员坚持不懈的努力，最大限度地延长档案的寿命，使社会“记忆体”得以“永存”，为档案信息的长期安全保存和快速有效利用做出应有的贡献。

（作者单位：武警石家庄士官学校）

作者：程茶