机关文书、档案一体化管理认识

文书、档案一体化管理是把文书与档案、文书处理工作与档案工作从管理体制到工作程序视为一个有机整体, 以确定实施办法的最优化, 求得最高效率。本文将从文书、档案一体化管理现状的基础上初步探讨文书、档案一体化管理问题。

一、实现文书、档案一体化管理的基础条件

首先在理论基础上, 20世纪30年代开展的文书档案连锁法, 它的核心是“在一个机关范围内, 将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”, “由机关总收发室按照既定的分类表, 将本机关全部收、发文, 送至主办单位, 各机关办理完毕后, 随即归档, 由机关档案室按照已分定的类别分类保管”。实行文书、档案连锁法的目的是通过几道简便的手续, 实现文书工作和档案工作相互结合, 提高机关工作效率。

80年代中期文件生命周期理论从西方传入我国, 使文件、档案一体化管理在理论基础上更加丰富。它告诉我们:“从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程。前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量。因此, 从发展的观点和系统论的观点来看, 将文件管理和档案管理两个有着密切联系的系统看作是一个统一的系统工程, 采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又相互连续、衔接的工作程序是必要的, 而且是可行的。”它从理论的方向为我国文书、档案一体化管理提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架。

文书、档案一体化管理不仅体现在日益丰富的理论上, 而且在现实实践中, 也有着良好的基础和条件。从工作上看, 文书工作与档案工作有许多共同点。它们的物质对象都是文书, 文书立卷既是文书工作的中心环节, 也是档案部门业务指导的重点;文书工作的最终程序—归档与档案工作的起点程序—接收, 实际上从不同的角度履行了同一道手续。从管理上看, 两者关系极为密切。文书管理现代化是实现档案管理现代化的基础, 没有文书工作的标准化和规范化, 就难以实现档案检索的自动化。而档案工作的发展规模与速度又是文书工作的强大推动力, 而且由于档案管理水平的提高, 也将更加方便文书工作者对档案的查找利用。此外, 我国的文书工作和档案工作, 历来是由各级办公厅 (室) 领导管理的。

二、影响实现文书、档案一体化管理的因素

(一) 管理体制不健全

我国现行的文件和档案管理实行是分块管理制, 全国从上至下没有统一的文件、档案工作领导机构, 即使文件工作业务指导机构的规定也不明确。

(二) 标准、规范制订不同步及成果也不通用

从工作程序看, 文件和档案工作是前后处理阶段, 文件工作标准化应走在档案工作标准化的前面或二者同步。而实际情况却是, 档案工作方面, 近些年档案行政主管部门密切配合当前文档工作向现代化管理方向发展的需要, 加紧制订或修订了一批国家标准。目前一批数量可观的与文件工作有关系的档案工作标准和规范, 如果没有与负责文件管理的有关主管部门通气协调, 得不到文件部门的认同和支持, 要真正顺利实施无疑会受到消极影响。文件和档案工作虽关系密切却缺少统一的标准和制度, 使得文件的许多手工劳动成果不能为档案部门直接运用。如文件管理部门制订的《公文主题词表》和档案部门制订的《档案主题词表》二者均为著录文件、档案之用, 但二者在体系结构、选词范围、著录标准和要求等方面均存在差异, 著录了公文主题词的文件, 到了档案部门那里, 又要按档案著录规则, 使用《档案主题词表》重新著录主题词, 造成大量重复劳动。

(三) 文件和档案工作发展失衡

具体体现在当前各单位机构改革中定员、定编, 办公自动化系统以及办公环境改变等, 与之有关的文件工作加大了改革力度, 相比起来, 机关档案工作与此发展不相适应, 显得有些滞后。

三、实现文书、档案一体化管理对策

(一) 理顺管理体制, 完善组织机构

对文书、档案工作实行统一管理, 并成立相应机构。统一制度, 统一业务标准, 负责解决文书、档案工作的问题, 使文件的形成处理、整理归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机地衔接在一起。

(二) 同步实现文书、档案工作标准化

档案工作要现代化, 首先必须标准化, 而文书工作标准化则是档案工作标准化的先决条件。如纸张、书写材料、文件格式、公文种类以及文件质量、主题词标引等都直接影响到档案工作的标准化, 因此, 两个标准化必须紧密结合, 同步进行, 即文书工作标准化必须以适应档案工作标准化为前提, 档案工作标准化以文书标准化为基础。

(三) 组织实施文书、档案一体化的工作程序

将过去分年度、分阶段对归档部门进行业务指导、监督变为日常的、全过程的指导、监督。将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融, 精简不必要的环节, 实现文件登记与档案著录同步。

(四) 培养适应文书、档案一体化管理需要的人才

一体化必然导致文书、档案工作在某些业务环节上的交叉与更替, 因而要求文档人员既要懂得文书业务, 又要熟悉档案专业知识, 还必须具有现代化科学技术管理水平, 改变以往知识单一, 适应范围狭窄的状况, 从根本上改进和提高机关文书、档案工作的管理水平。

计算机技术、特别是网络技术的广泛应用, 促进了文书、档案一体化管理的进程。现代办公系统要求文书与档案工作紧密衔接, 避免无谓的重复劳动, 实现办公信息的传递、存储、利用、收集现代化。现代信息技术能够保证文书处理的结果很便捷地用于档案工作, 文书、档案一体化的技术已经成熟, 文书、档案一体化是大有作为的。

摘要：本文论述了实现文书、档案一体化管理的基础条件;影响实现文书、档案一体化管理的因素;实现文书、档案一体化管理对策。

关键词：机关文书,档案,一体化管理