医院文书档案信息化管理探索

2022-09-11

一、引言

医院文书档案进行信息化管理和使用, 是适应计算机技术普及和发展的要求, 是符合时代潮流和历史发展趋势的必然选择。不仅可以提高医院文书档案的管理水平和质量, 还可以打造以人为本的和谐医院。医院文书档案管理在医院信息化管理工作中占据着至关重要的位置, 我们在充分发挥其优势特色的同时, 要适时调整方向, 不断完善文书档案信息化管理的制度和规范, 使得医院的信息化管理更加科学化、规范化、合理化。

二、医院文书档案信息化管理优势分析

(一) 提高办公效率。传统的医院文书档案管理模式, 主要靠人工操作和处理, 本身有着无法克服的弱点和缺陷, 不利于信息的统合和处理分析, 不适应新时代医院患者的需求, 浪费了时间、人力、物力, 造成了资源的浪费。而现代医院文书档案信息化管理模式不同以往, 主要采用计算机技术, 克服了传统管理方法和手段的弊端, 提升了办公效率。因为计算机具有迅速的信息处理能力以及精确地进行数据运算的能力, 不再像人工手写、核算那样费时、费力且易出误差, 而是从速度上、从准确度上都大大提升了, 简化了文书档案程序。

(二) 文件与文字信息得到充分共享。在落后的档案管理模式中, 工作人员不能做到信息的共享, 这就造成了资源的巨大浪费和不合理使用;而且大量文件信息堆积, 不易分类整理, 容易混乱, 使用不方便。而依靠计算机技术的文书档案管理形成了一套独立完整的体系, 可以在一定程度上与其他系统进行联系和有机组合, 实现跨区域资源信息共享。

(三) 电子文件保存具有稳定性。传统的纸质文件易磨损导致字迹不清、信息不完整, 将对医院患者信息及其相关工作的内容保存产生很大的危害;而电子文件相比具有很大的稳定性, 可以摆脱时间、温度、纸张质量等条件的制约, 可以长时间保存, 而且可以借助U盘、内存卡等现代电子储存设备进行传递。

(四) 提高文件传输的速度与安全性。传统的文件传输靠人与人之间的手手相传, 容易丢失, 靠邮递传送需要消耗大量的等待时间, 效力低下且不安全。而现在利用网络技术通过电子邮件、文件助手等文件传输方式, 既快捷又方便, 又不易被盗取, 安全系数大大增加。

三、新时期医院文书档案信息化管理建设探讨

(一) 对医院文书档案的信息化管理模式进行创新。原始的文书档案信息化管理模式存在固有弊端, 需要大家与时俱进, 创新管理模式, 将现在电子信息技术与医院文书档案进行紧密结合, 积极引进先进的管理技术和手段, 加强信息管理方面的交流与合作, 自主创新开发独具特色的方案实施管理, 逐步提高医院的办公效率, 提高服务患者的水平和质量。

(二) 不断完善基础的办公设施。哲学上有这样一句话“人的主观能动性的发挥是建立在客观物质条件的基础上的”, 也就是说医院要想推行文书档案信息化管理的新模式, 必须拥有一定的医疗基础设施, 才能完成任务。医院领导应该加大有关医院文书档案信息化管理的基础设施建设, 向医疗人员提供充足的设备、仪器, 在掌握先进科技知识的工作人员的带领下, 使得医院各个部门、各个科室之间相互协作、高效运转, 保证按时完成工作计划。

(三) 提高文书档案管理人员的综合素质。先进的管理模式采用先进的计算机技术和设施设备, 则需要高端新型人才, 才能真正实现预期目的。医院应加强对医疗 (改成管理) 人员的培训进修力度, 为工作人员提供学习信息管理的技术和相关知识的机会, 让他们具有丰富的理论知识, 同时还要提升业务素质和业务能力, 增强责任感。邀请有关方面的专家来医院做报告或者讲座, 传播、普及知识, 增强自我学习、自我提高的意识。并定期对管理人员进行综合考核, 借以提升文书档案管理人员的综合素质。

(四) 加强信息传输网络化布局建设的力度。医院要以自己院内建立的信息网站为平台依托, 不断完善和拓展网络体系, 建立健全文件档案管理的专门网站模块, 提高信息查询、审核、分析、归类等功能, 通过专业网站的专门化服务, 切实履行医院职能, 提高医院文书的档案信息化管理层次和水准。

(五) 注重档案资源的挖掘与持续性发展。应该把档案资源挖掘的重点放在医院的重大事件、重点项目、重大方案以及医患人员的信息、先进技术的引进等方面, 不断更新、修正相关信息, 保障信息的实效性, 实现档案资源的可持续发展。