浅析新时期的干部人事档案安全保密工作

2022-09-12

干部人事档案作为记录个人历史、传承个人信息,服务个人服务人才工作的重要事业,各单位一直以来比较。干部人事档案中的永恒主题就是确保档案安全,这也是档案人员的首要职责。近年来,随着信息时代、大数据时代的来临,在新形势下做好干部人事档案安全工作显得尤其重要。

目前,笔者认为干部人事档案存在有以下隐患:

一、硬件设施没有按照规范化要求

1、档案库房不达标

按照《干部档案工作条例》,每一千卷干部人事档案需要有20至25平方米的标准库房,并且要做到库房、办公室、查阅档室三室分开。但是目前仍有很多单位总有这样那样的原因没有达到三室分开,直接影响到干部人事档案的安全。

2、“十防”要求不达标

1)有些单位虽然做到了三室分开,但在选择档案库房时,有的设在办公楼的最高层、有的设在负一楼,没有避开楼底层的潮湿和顶层漏雨、暴晒的弊端。

2)有的单位没有配备必需的保护性设备设施。如加装防盗门窗、监控设备、必备的温湿度计、遮光窗帘、排风扇、吸尘器、防火设施、报警设备、杀虫杀霉剂等,没有达到防盗、防火、防潮等的“十防”标准。

二、档案人员安全意识不够强

1、日常工作中档案安全意识缺失

很多档案人员仅满足于日常的工作,而缺乏档案安全意识,不能够定期对干部人事档案库房进行安全检查,对于一些特殊天气没有能够做到提前预警,对电线电路、消防器材没有进行老化或过期检查。这些都不同程度地存在安全隐患。

2、对于新的档案工作缺乏安全意识

如对已经或正在开展的干部人事档案专项审核工作、档案数字化加工工作。这些工作中都涉及了极大了安全问题,但因为缺乏安全意识,有些单位不同程度存在安全隐患尤其是信息方面的安全隐患。

因此,笔者认为应该从以下三个方面加强新时期的干部人事档案安全保密工作。

1)加强干部人事档案专项审核中的安全保密管理

(1)严格遵守干部人事档案专项审核安全保密纪律,落实专项审核工作场地、设备等安全保密管理措施,严禁在互联网上存储和传输档案审核有关文件,严禁将审核资料带出工作场所。

(2)严格实行干部人事档案出入库登记、审核人员回避制度,严禁无关人员翻看档案。加强对审核人员的安全保密教育,严禁涂改档案,对审核工作情况和数据严格保密,未经批准严禁对外公布。

(3)严禁借用、聘用与本部位无关人员参一专项审核,严禁委托在本单位从事干部人事档案数字化的公司人员参与专项审核。

2)加强干部人事档案数字化建设中的安全保密管理

对于已经或正在开展干部人事档案数字化工作,要严格落实档案安全保密有关规定,对于采用外包方式实施的档案数字化建设中,更应该做好安全保密的预警及管理。

(1)选择有资质的正规公司,频密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务更应当选择具有涉密信息系统集成资质的单位,涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。

(2)数字档案管理系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测。数字化工作场地和设备的使用、维修、报废等要严格执行安全保密管理的有关规定,相关设备严禁连接互联网和不符合安全保密管理的其它网络。

(3)切实加强档案安全保密管理。数字档案的密级等同于相应的纸质档案,数字档案的保管保护和系统的使用维护等必须符合相应密级的安全保密要求。确保数字档案安全,特别是注意防范黑客攻击。

3)加强干部人事档案日常安全保密管理

(1)严格落实干部人事档案日常管理制度。查借阅纸质档案或数字档案,必须按照规定发行查借阅审批手续。严禁在查借阅过程中涂改、抽取、调换、添加档案材料,查借阅结束后归还的档案要逐卷逐页审核,严禁擅自转借档案,任何人不得私自摘抄、复制和保存档案材料和信息。严格执行档案转递制度,严禁将档案公开邮寄或交个人自带转递。重视加强档案库房管理工作,落实档案检查核对,保管保护等措施,严格遗失档案或档案材料,确保档案实体安全。

(2)增强干部人事档案管理人员的保密意识。

4)加强对外发布干部人事档案有关信息的安全保密管理

要严格实行对外发布干部人事档案有关信息审批制度,凡未经批准的,一律不得对外发布。对外发布的干部人事档案有关信息,要严格审核把关,涉密信息发布要经本单位保密部门审查同意。单位要经查性地开展干部人事档案工作安全保密自查,认真查找工作中存在的失泄密风险和安全隐患,发现问题立即整改,重要问题和情况要及时向组织报告。

干部人事档案事业是党的一项重要事业,因此要把干部档案工作中的安全保密工作摆在重要的位置,列入单位的年终考核中,进一步加强对干部人事档案库房建设的投入,着力改善办公条件,热情关心档案人员的成长进步,更好地发挥干部人事档案在推进单位、个人发展中的重要作用。

摘要：干部人事档案记载了干部的基本信息,反映了组织对干部的基本评价,是了解考察干部的重要依据,是做好新时期干部工作、人才工作的重要抓手。随着我国各项改革的不断深入,干部工作、人才工作面临着很多新情况、新挑战。干部档案工作如果适应时代快速发展,更好地服务组织人事工作,需要人们仔细考量。本文就从档案安全的角度探讨干部人事档案工作,以期更好地发挥档案的作用。

关键词：干部档案,管理,保密,意识,技术