高校办公室文化建设的思考与实践

办公室文化建设是校园文化建设的重要组成部分, 一般来讲, 主要有物质文化、制度文化和精神文化三个不同层面。办公室高素质的人员队伍、高质量的办公设备、健全完善的规章制度、优美有序的办公环境、浓厚的文化氛围不仅可以提高办公室工作水平和服务质量, 而且对广大师生员工的成长与发展起着潜移默化的影响, 是促进校园文化建设和形成良好的育人环境的重要平台。

一、物质文化———办公室工作的基本保障

高校办公室物质文化是办公室制度文化和精神文化的物质基础和外在表现, 也是体现办公室工作水平的一个重要标志。一般来讲, 高校办公室物质文化主要包括三个方面, 即队伍文化、设施文化和环境文化。高校办公室要提高工作效率、增强服务能力, 首先要加强物质文化建设。

(一) 培养高素质的人员队伍。“人力资源是第一生产力”。办公室工作队伍的素质、能力和水平直接关系到办公室工作的整体水平和效率。做好办公室工作, 必须建设一支素质高尚、作风优良、业务精湛、甘于清苦、乐于奉献的办公室队伍。这就要求作为办公室人员:“耳不聋”, 学会倾听, 特别是学会倾听来自教学科研一线教师和青年学生的诉求和呼声, 及时把正确的信息传递给学校领导;“眼不花”, 明辨是非, 时刻保持清醒的头脑, 为领导决策提供正确参考;“嘴不谗”, 坚持原则, 特别是在对外接待和日常应酬中, 要心中有数, 口中有度, 以免“饭后”乱了分寸, “酒饱”丢了原则;“手不长”, 干净做事, 作为学校的“管家”, 要公私分明, 处理好个人利益与集体利益的关系, 不能“肥”了个人, “瘦”了集体;“脚不短”, 深入基层, 重视调查研究, 掌握一手资料, 为校领导科学决策提供充足的依据。

(二) 配备一流的办公设施。现代化的办公条件是提高办公室工作水平、工作效率和提升整体服务质量的重要支撑。办公室工作的重要性和特殊性决定了办公室工作更要注重效率, 工作中往往要做到第一时间知晓、第一时间汇报、第一时间反应、第一时间处理等一系列快速行为。这要求办公室要跟得上时代发展的步伐, 适应信息技术的快速发展, 对于文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备、文件储存设备、文件整理设备、网络设备, 以及对外交流工具设备、会议会务服务设备、安全保密设备等等, 要在避免铺张浪费的基础上, 努力达到质量一流的标准, 保证办公室工作高效运转。

(三) 打造舒适的工作环境。舒适的工作环境既是办公室文化的重要体现, 也是激发和促进提升办公室工作水平的重要因素。打造舒适的工作环境, 首先, 办公室要做到整洁、卫生, 从而改善办公室的整体环境质量, 形成大家都能感受到的舒适, 打造出一个更加宜人的办公环境。其次, 要讲究格调, 凸显特色, 结合高校的办学特色进行适当装饰, 例如农业院校的办公室, 可以结合“农科”特色, 在花草树木盆景装饰方面进行设计雕琢, 塑造与众不同格调和特色。另外, 在办公室室内结构调整、桌椅摆放、空间分配、人员安排等各个细节方面进行细致规划, 从而营造舒适的工作环境。

二、制度文化———办公室工作的科学依据

高校办公室制度文化是办公室在长期的工作实践中形成或积累的行之有效且相对稳定的规章制度、工作规范和纪律要求。科学完善的办公室制度文化, 对展现办公室文化内涵、规范办公室人员行为、提升办公室工作水平有着十分重要的作用和意义。

(一) 办公室制度文化建设要坚持“以人为本”。坚持“以人为本”, 就是要以办公室人员的成长和发展为本, 以调动办公室工作人员的积极性为本, 而不是让制度制约和限制人的成长与发展。办公室的各项工作、活动和制订有关政策时, 要以理服人, 以情感人, 上下级之间、同事之间要多作换位思考善于设身处地为对方着想, 为下属着想, 同时要虚怀若谷地听取来自不同方面的意见和建议。从而使办公室的全体人员对办公室甚至对学校产生归依感, 共荣辱, 认同自身的成长发展与办公室工作水平的息息相关, 让提升办公室工作水平和服务质量成为全体人员自觉的行为方式和主动追求的目标任务。

(二) 办公室制度文化建设要坚持“开放民主”。办公室规章制度制定实施, 不能是少数人或者几个人的“产品”, 要集中办公室全体人员的智慧和力量, 吸纳来自不同方面的意见和经验, 制定出更有效的办公室制度。例如, 可以通过兄弟院校办公室之间的交流, 学习借鉴兄弟院校办公室在制度文化建设中的好传统、好经验、好做法可以通过办公室内部人员之间的会议交流方式, 对制度文化建设提出好的意见和建议, 让他们既是制度的执行者又是制度的设计者, 并实行制度实施多数同意的原则;还可以咨询相关领域的专家, 通过听取专家意见和建议, 及时完善修订规章制度, 保证办公室制度的科学性、合理性。

(三) 办公室制度文化建设要坚持“与时俱进”。“事易时移, 变法宜矣”无论是学校的规章制度还是办公室内部的规章制度, 其制定实施是一个动态延续的过程, 需要在具体的工作实践中不断地检验、成熟和完善。实际工作中, 往往存在这样一种现象, 即办公室规章制度制定了不少, 但大多是很熟悉的“旧面孔”和“老样子”, 内容已经时过境迁, 明显缺乏针对性、时效性和可操性, 失去了对工作的指导约束和激励意义。因此办公室要根据形势变化和工作需要, 及时对原有的管理制度进行清理、修改和完善, 对不适应学校发展和办公室工作要求的旧制度, 要坚决予以修改、优化甚至摒弃, 保证办公室各项规章制度在实践中不断与时俱进。

三、行为文化———办公室工作的动力之源

办公室行为文化是办公室人员群体在直接从事办文、办会、办事等具体实践活动中产生的文化现象。它是办公室工作水平、工作效率和服务质量的动态体现, 也是办公室工作理念、价值取向和观念形态的折射。办公室行为文化建设的好坏, 直接关系到办公室人员工作积极性的发挥, 关系到办公室整体工作水平和质量的提升。

(一) 培养爱岗敬业、无私奉献的职业精神, 服务学校发展大局。办公室工作面广、综合性强、事情多而杂, 集信息、协调、督办、监督、公文处理及决策参谋、行政后勤等多项职能于一身, 而且看似平常的小事、琐事、杂事, 如果处理不好, 往往会影响办公室整体工作质量, 甚至影响到学校的发展大局。这就需要办公室人员深刻认识办公室工作在学校发展大局中重要性, 深刻认识办公室不同于其他部门工作的特殊性, 正确看待办公室工作的性质和意义, 心怀大局, 爱岗敬业, 真心付出, 用心服务, 把责任与爱心融入办公室各项工作之中, 把本职工作做实、做好、做出水平, 以实际行动促使办公室在服务学校发展大局中的作用更加充分地发挥出来。

(二) 树立维护团结、公平服务的大局意识, 促进领导班子和谐共事。领导班子是学校发展的“火车头”, 领导班子的团结和谐与否直接决定着学校事业发展的兴衰成败。一般而言, 高校领导班子之间往往难免会出现工作上的矛盾和分歧, 这对办公室的服务工作提出了挑战, 如果不能正确处理, 不仅不能缓解领导班子之间的矛盾, 甚至还有可能导致愈演愈烈之势。这就需要办公室人员从维护领导班子团结和谐的角度、从维护学校发展大局的角度出发, 寻找时机积极促进班子成员之间的工作沟通和业余沟通, 尽心竭力为领导班子每一位成员提供不偏不倚、客观公正的服务, 实事求是地在领导班子成员之间传递信息, 既不子虚乌有, 也不添油加醋, 从而为缓解领导班子成员之间的分歧和矛盾提供平台, 为促成领导班子之间团结和谐的工作局面奠定基础。

(三) 养成正直亲切、热情周到的服务态度, 影响和带动师生员工积极进取。在大学里, 教师是主导, 学生是主体, 办公室日常工作涉及方方面面, 与广大师生员工联系密切、接触频繁, 办公室人员的言谈举止等一系列行为是否得当, 直接影响到广大师生对办公室印象的优劣与否, 甚至会影响到师生对学校整体发展的认同与否。这便要求办公室人员在面对师生员工时, 要以积极向上的行为影响他们, 要以科学正确的舆论引导他们, 要以良好的精神状态感染他们。通过办公室行为影响和感染, 增加师生员工对办公室整体工作的认同, 增强师生员工对学校发展的信心和归属感。

总之, 高校办公室文化作为学校整体文化建设的一个重要方面, 是与办公室工作相伴而生、对办公室人员的心理与行为产生全面持久影响的一种潜在的文化。但是办公室文化不是一成不变的, 它必然会伴随着高校的改革、发展和创新而进行丰富和完善。