大数据时代下高职院校后勤信息化建设管理支持研究

2022-09-12

一、“大数据应用”问题的提出

使“数字会说话”, 做到数据精确、分析全面是高职院校后勤管理服务工作对信息处理的基本要求。由于在后勤信息化建设过程中受到资金、技术原因的限制, 后勤服务管理工作对数据的开发和利用还停留在传统采集、储存、统计技术层面, 制约了高职院校后勤信息化建设中对数据检索、分析和应用的效率。随着大数据处理技术的迅猛发展, “数据”无疑是高职院校后勤完善提升信息化服务管理工作的基础。在后勤规范化与信息化融合的背景下, 作为为培养产业发展人才和创新科技成果的重要基地, 围绕后勤规范工作制度流程、提升学校资源利用效率、建立应急响应机制等关键点, 如何切实与大数据时代实现对接, 综合应用大数据、云计算等信息技术手段, 整合构建后勤信息化管理平台, 是摆在高职院校后勤工作者面前的一道现实课题。

二、“大数据技术”的基本特征

(一) 大数据的数据体量巨大

各个企业现存的数据集合规模正处于快速增量的形势, 一般个人的计算机储存量已从GB到TB再到PB级的规模, 一些大的企业数据量甚至开始用EB和ZB来计量。互联网数据中心 (IDC) 认为, 到下一个十年 (2020年) , 全球所有IT部门拥有服务器的总量将会比现在多出10倍, 所管理的数据将会比现在多出50倍。根据麦肯锡全球研究院 (MGI) 预测, 到2020年, 全球数据使用量预计将暴增44倍, 达到35ZB。

(二) 数据产生、处理和分析速度快, 流量大

数据产生加速的根本原因是数据创建处理的时效性, 它体现了与传统数据挖掘技术的本质区别。在信息技术快速发展的背景下, 特别是支持大流量数据处理的处理器和服务器的不断升级, 为快速创建实时数据流提供了技术和设备的支持和保证。

(三) 大数据的类型复杂多样

传统方式产生或处理的数据类型较为单一, 大部分是结构化数据。随着信息技术的迅猛发展, 以互联网、新媒体为载体的新兴传播形式, 如社交网络、移动计算、互联网搜索等新的渠道和技术不断涌现, 产生了大量半结构化和非结构化数据, 如XML、办公邮件、图片、各类图像和音频/视频信息等, 形成了多种新的数据类型。

(四) 单位数据的价值密度降低

随着互联网以及物联网的广泛应用, 信息感知无处不在, 由于大数据的体量不断增大, 单位数据的价值在不断降低, 而数据的整体价值在提高, 体现了大数据中蕴含的巨大价值。如何结合业务逻辑并通过强大的机器算法来挖掘数据价值, 是大数据时代最需要解决的问题。

(五) 大数据的存储条件要求高

使用高扩展性、高性能、多业务承载能力的基础架构设备来承载大数据下的应用至关重要。在大数据时代下, 由于对存储资源需求大幅增加, 存储系统更需要能够根据数据类型和生命周期策略灵活的进行资源分配。如何确保数据在热、温、冷等不同阶段能够在不同的存储介质中自由流动, 进行分层存储和归档, 从而实现数据访问效率、数据安全性和投资成本之间达到一个较好的平衡, 是选择大数据存储的重要考虑因素。

三、高职院校后勤管理信息化建设现状

随着高职院校办学规模的扩大, 对后勤服务保障质量的要求也在不断提高, 后勤传统的管理方法和服务方式已不能满足为当前高职教育快速发展提供高效保障工作的需要。因此, 对后勤管理工作的信息化建设提出了更高的要求。目前, 高职院校信息化建设水平层次不齐, 一些高职院校的信息化建设仍停留在办公自动化层面, 只是为了满足日常办公的需求;还有部分高职院校普及了校园“一卡通”智能卡业务, 功能范围涉及食堂、图书馆、浴室等领域。高职院校后勤信息化建设已取得了初步效果, 但仍面临着以下问题:

(一) 对信息化建设认识不到位, 造成数据处理程度不高

目前, 许多高职院校后勤管理工作信息化程度不高, 对信息化建设工作的重要性认识和理解并不充分, 后勤从事日常服务保障工作的管理人员受到自身条件的限制仍依靠传统的工作方式, 忽视了管理过程中的数据收集和统计, 造成数据结构化程度低。对于服务保障工作中大量产生的图像、视频等非结构化数据以及邮件、报表等半结构化数据的分析处理尚处在初级阶段, 无法发挥数据统计分析的时效性和指导性。

(二) 信息化建设缺乏规范合理的制度框架

部分高职院校的后勤管理工作在技术和设备上已经初步建立了部分信息管理系统, 但却缺乏与之相关的配套制度、工作程序, 造成了一定的资源浪费。一些管理工作虽然已经具备了信息化的平台, 但工作模式和程序相对落后, 管理制度仍不完善, 对高职院校后勤信息化管理系统的实施和应用造成了较大的影响, 制约了高职院校信息化建设的发展。

(三) 缺乏信息系统整合, “信息孤岛”现象普遍

高职院校后勤服务保障工作由不同的业务部门承担, 各部门结合业务职责也分别建立了信息系统。如报修系统由物业维修部门负责管理;用电管理系统由节能部门负责监管;食品采购系统由食堂负责管理使用。不同信息系统彼此独立, 缺乏统一监管, 数据在系统间不可共享, 不便采集, 难以统计。一些业务在程序运行上也存在重复现象, 造成资源浪费的同时, 也严重影响了数据采集、分析、应用的时效性。

(四) 缺少专业的信息化建设人才

高职院校中后勤服务和管理人员许多是工人, 缺乏先进的管理理念和服务意识, 也不掌握现代化的信息技术, 导致后勤信息化建设专业水平较低, 也严重制约着高职院校后勤管理信息化建设的发展。

四、后勤信息化管理中“大数据”应用概念模型

在后勤信息化建设管理工作中应用大数据信息技术, 为后勤管理完善顶层设计、提升服务功能实现了时效性、针对性、指导性等巨大的应用价值, 决定了其会对后勤信息化建设产生巨大影响。基于大数据应用的重要意义以及高职院校普及后勤信息化管理的必要性, 提出了关于大数据时代下后勤信息化管理的概念模型, 如下图1。

五、高职院校后勤信息化管理应用“大数据”决策支持

根据已经建立的概念模型, 高职院校后勤信息化管理应用“大数据”信息技术的方式可以分为数据分析整理、数据应用与数据反馈三个步骤。

(一) 数据采集分析

如果将高职院校后勤信息化管理比喻成一台机器, 大数据信息技术则是这台机器的处理手段或过程, 那么采集足够有价值的数据则可比喻为原材料, 原材料的好坏将直接影响这台机器的运转, 从而影响到机器的产品质量。基于大数据的后勤信息化管理数据采集分析主要通过建立数据管理平台、借助互联网、移动网和物联网进行数据调研等途径实现。

1. 整合现有的信息系统, 开发建立统一的数据管理平台

按照“内部管理界限最小化”的原则, 通过重新架构后勤信息化管理网络数字平台, 将后勤不同业务部门独立面向校内的专业性服务系统迁移到统一的后勤信息化管理平台上, 并正确界定后勤不同业务管理模块在统一数字平台的操作权限, 实现后勤各部门网络间的互连互通和信息资源的有效共享, 传统的垂直管理组织结构趋于扁平化, 使信息数据得以迅速、高效传播利用, 由分散的数据管理向整体采集分析过渡, 有力地促进了后勤信息化管理工作的健康发展。这样既保证了不同业务管理模块在实际信息化管理工作中的共生问题, 又提升了在实际服务保障工作中对资金、物资、人工等使用的原始数据积累、分析能力, 进一步加强了后勤依据数据分析结果支持实施服务管理工作的计划性和前瞻性。

2. 充分利用网络手段, 对原始数据进行调研统计分析

通过后勤微博、微信网络管理平台的建设推广, 拓展师生了解后勤服务保障工作的信息渠道, 充分调动师生的积极性, 参与到后勤信息化建设、提升服务保障能力的过程中。借鉴主流社交网站的运营经验, 利用网络调查问卷、网络投票等方式, 倡导学生主动提供数据。例如, 在微博、微信网络平台定期向学生提供一些免费的应用服务, 学生在享受这些免费服务时, 必须按规定完成有针对性的问卷调查或投票。通过对这些第一手数据的积累、整理、分析与挖掘, 在校师生的生活需求、对后勤服务工作的满意度会被十分详细的记录体现出来。

(二) 数据应用

通过一定量的数据采集分析整理后, 后勤信息化管理主要体现在丰富服务手段、改进服务质量、提升管理水平几个方面。

1. 大数据丰富后勤服务手段

目前, 许多高职院校后勤管理服务信息化建设不仅建设了专门的服务网站, 同时利用微信、APP等移动互联技术应用到日常服务工作中。一些传统的管理服务方式得以优化更新, 更贴近师生生活的同时, 也便于师生实际操作, 这些数字化应用极大方便了师生的校园生活。例如, 师生报修要拨打报修电话或到学生公寓物业办公室填写纸质的报修单, 现在只要通过手机网络, 利用后勤特色的APP服务, 师生都可以随时随地提交校园设施的报修信息, 为师生提供最直接的便利服务。

2. 大数据改进后勤服务质量

后勤信息管理系统不仅能够满足服务保障工作的标准化和精细化管理需求, 还可以通过建立实时的评价机制帮助后勤员工提升服务意识, 不断改进服务质量, 满足师生对高校后勤管理的新需求。借助信息化手段在云计算和大数据的帮助下, 师生利用微博、微信等网络调研的手段对高校后勤管理服务质量进行评估, 对后勤员工在服务工作中的服务态度、服务结果进行实时的投票、投诉、反馈。

3. 大数据提升管理提升后勤管理水平

后勤信息化服务管理系统的建立能够帮助高职院校后勤管理工作构建标准化的流程和提升精细化管理水平, 同样信息系统也可以在物资管理、物资采购、工程项目等方面实现标准化和精细化管理。例如食堂进销存管理系统, 可以实现食品采购流程标准化、库存管理程序化、成本核算精细化, 从而完善了成本控制、提高了数据统计分析效率, 加强了内部管理工作。与此同时, 方便快捷的数据传输和统计功能还可以为后勤管理人员制定更加合理的工作制度和业务流程, 提供及时、准确的数字依据, 帮助后勤建立系统化的管控机制, 提升后勤信息化、精细化管理水平。