大数据时代下档案管理的应对策略研究

2022-09-30

计算机网络技术在档案管理中的应用是一个不断发展的过程,档案管理从最初的依靠人工进行档案的分录、编码、排列,到依靠计算机辅助档案管理,在到数字档案馆的建设等,可以看出档案管理在大数据的影响下,逐步的走向现代化。这也使得档案管理工作面临一定的转变,不仅从工作内容和工作重点发展转移,而且对档案管理人员也提出了新的素质要求。研究大数据时代下档案管理工作,丰富档案管理理论,为档案管理提供新的工作思路。

一、大数据时代对档案管理的影响

(一)管理方式的转变

在大数据时代下,档案管理方式产生了变化,传统的档案管理,注重对档案的保存,忽视对档案的利用,这种“重藏轻用”的管理方式,影响了档案管理的发展。大数据时代下,人们对于档案的使用意识提升,档案信息成为一种重要的资源,档案管理工作开始朝着服务型和开放型的趋势发展。此外,档案管理方式的另一种转变,体现在“空间”的转变上,以往档案管理主要工作空间局限在室内或者馆内,档案管理对象和服务对象在这个空间内进行,例如,在档案室进行档案的整理、取档和存档服务等。大数据时代下,依靠数据挖掘、分析和可视化服务等,档案的管理更加的方便,可以从海量的档案信息中,进行档案的查询,这是档案的服务对象以及档案的来源等将不再受到区域限制,服务范围可以延伸到整个网络系统[1]。

(二)对档案资源操控力的转变

在大数据时代下,档案管理者对于档案资源掌控力在逐步的减弱。对于档案的管理,属于比较机密的内容,可以说档案管理部门是处于档案信息的垄断地位,人们要想提取档案或者获取档案信息需要去档案管理机构进行。而信息时代下,网络技术的进步,增加了人们获取档案的途径,档案信息成为一种信息资源,人们可以利用网络平台进行信息的获取,削弱了档案管理部门对于档案的掌控力。此外,档案管理对于用户利用档案的控制力减弱。传统的档案管理主要是针对本单位人员或者少数人员进行档案的保存服务,在这种情况下,档案信息比较闭塞,许多有档案需求的人员无法对档案进行有效利用,大数据时代,管理理念和管理方式都在进行不断的革新,传统的档案管理工作转变为档案的网络化服务,只要档案信息不会损害到国家、组织或者个人的利益就可以进行公开,实现对档案的最大化利用,发挥档案的价值[2]。

(三)档案管理工作内容和重心的转变

大数据时代下,档案管理工作内容和中心都产生了转变。传统档案管理,注重对档案的管理,忽视在档案形成前的文书工作的管理,导致两者之间有着明显的界限。网络技术的应用,档案资源的类型变得丰富,数字档案、电子文件等形式的出现,档案文书的工作也可以利用网络进行实时的存储和归档,形成完整的档案。档案和文书之间的联系更加密切,界限也开始变得模糊。众多的电子文件形成电子档案,为了保证这些电子文件或者数字档案的真实性,必须对电子文件的形成过程进行监督,才能保证档案的真实性。因此,档案管理工作内容,从以前的进行文件的管理转变为对数字文档信息的整理,对文件进行全过程的管理。

档案管理工作重心的转移体现在,传统档案管理,档案实体是工作的中心,大数据时代下,档案管理的工作重心,在于对档案进行收集、坚定、整理和编研等,将数字档案作为信息资源来进行整理和分类,来方便人们进行档案资源的筛选、查找和使用[3]。

(四)对档案管理人员素质的影响

在大数据时代下,档案管理对于电子文件以及数字档案的管理内容增多,档案管理工作依靠网络技术进行,对档案进行收集、坚定、整理和保管等进行管理,与传统的档案管理工作有着明显的差异,对档案管理人员的素质提出了新的要求。首先,熟悉传统的档案管理方式,这是档案管理工作的基础。其次,有着大数据的思维,不断学习新的技术,提升对数字档案的管理能力,例如数据的挖掘、存储、分析等,最大化的开发和利用档案资源,为人民提供档案服务。此外,在拥有良好专业素质的同时,还要求档案管理人员有着良好的沟通能力、表达能力,提升服务意识。

二、大数据时代档案管理的应对策略

(一)档案管理理念的更新

在大数据时代下,档案管理工作从传统的档案管理,逐步迈向了数字化管理,为了应对数字化档案带来的管理转变,应该加强档案管理理念进行更新。首先,弄清数字档案管理同传统档案管理的区别以及数字档案管理带来的工作内容和管理方式的转变。其次,从传统的档案管理工作,转换为档案资源的开发和利用,档案管理和服务同时并重。最后,加强对数字技术的利用。数字档案室的建设,档案管理工作从单纯的档案管理,转化为对电子文件和数字档案的全过程管理,要求做好档案管理的数据收集、分析,实现档案信息资源的公开和共享。

(二)加快档案管理职责内容和重心的转变

大数据时代下,对档案的管理,需要实现文件和档案的一体化管理,因此,档案管理人员需要主动的去履行档案管理的职责,而不是坐等档案的上门。档案管理者需要对本单位的业务流程、工作内容核方式等做到精准的了解,参与到数字档案室的建设中,结合自己对档案管理工作的理解,向技术人员提供数字档案室建设的功能需求,完善本单位的数字档案的管理功能。此外,做好管理重心的转移工作,对数字档案进行收集、鉴定、保管、开发和利用,制定数字档案管理的流程和规范,对数字档案的形成源头,也就是电子文件进行监督和管理,保证数字档案的真实性。

(三)提升档案管理者的综合素养

在大数据时代下,对数字档案进行有效的管理,离不开档案管理队伍的建设,只有这样才能满足新时代对于档案管理的要求。首先,外部引进优秀档案管理人员或者进行在职档案管理人员的培训。

数字档案管理,要求档案管理人员,对数据档案的收集、存储和分析,提升管理人员的专业素质,使其掌握数字档案的管理方法。

其次,提升档案管理人员的职业道德。大数据时代,档案成为重要的信息资源,作为档案管理人员必须有着良好的职业道德,不能为了私利,而将他人的档案信息随意泄露。最后,完善档案管理人员的培养模式。数字档案室的建设,需要做好人才的储备工作。为了提升档案管理人员的综合素质,做好人才的培养,建立档案管理资格认证制度,通过认证来提升档案管理的进入门槛,使档案管理迈入职业化的道路。

三、结束语

综上所述,大数据时代下,档案管理工作发生了重大的转变。利用数字档案室的建设,进行档案的数字管理,实现了数字档案的收集、鉴定、整理、保管、开发和利用的一体化管理。数字档案室的建设,对于档案管理提出了新的要求,为了适应时代的要求,必须加强对档案信息的数字管理和开发利用,建设高素质的管理团队,实现档案管理的职业化发展。

摘要：传统的档案管理工作依靠纸质档案编号和排列进行管理,在信息时代的今天,网络技术的应用改变了档案管理的方式,依靠计算机网络技术,极大的促进了档案管理的工作效率。在大数据的时代下,新技术的使用,改变了档案管理的模式,同时也对档案管理者的素质要求有所提升,本文主要探讨在大数据时代下,对档案管理工作者带来的影响以及如何应对措施。

关键词：大数据,档案管理,应对策略