过刊室工作浅淡

2022-09-10

图书馆工作的根本目的是为读者服务, 图书馆所能为读者服务的物质基础主要就是图书、期刊和报纸等。因此, 图书、期刊、报纸是否得到利用, 利用率的高低实际上是衡量一个图书馆存在价值的主要标准。传统的过刊室管理中有一个误区就是“以藏代用”注重过刊的保存, 由于害怕期刊丢失、破损和人员素质等方面原因, 致使过刊服务工作形式过于呆板, 许多文献信息挖掘不出来, 这些弊端严重阻碍了高校图书馆过刊室文献的有效利用。要想解决这些问题, 必须改变传统的过刊室管理模式。本文就我馆过刊室的实际情况做以下论述。

1 转变过刊的管理模式

1.1 及时下架统计

现刊下架后, 及时统计, 发现缺刊, 及时补订, 力求收集完整。目前大部分高校的过刊实行的是不外借管理方式, 主要原因是复本量少丢失后无法补充。但不外借也有它的弊端读者的意见比较大, 如读者无交多的时间在馆内阅读, 复印不便或需要费用。因此, 我馆实行的是开架查阅模式, 在开架查阅管理的基础上, 适当提高外借服务和复印服务, 开架服务拉近了读者与过刊室的距离, 提高了过刊的利用率。

1.2 加强使用代书板意识

有的读者进库, 虽然拿了代书板, 但并没有真正使用它, 把它放在一边, 结果把抽出的书刊放回去时插错位置。因此工作人员要多巡视, 做好监督工作, 对于东拿西放的读者予以及时批评指正, 以示后人。

1.3 实行计算机管理

随着过刊数量的不断增加, 给资料的保存和读者的检索造成许多不便。为解决这一问题, 建立书目数据库, 实行对过刊计算机管理势在必行。同时, 过刊室在不违背图书馆有关制度的前提下, 对部分教师读者所急需的文献及爱学习讲诚信的学生, 采取灵活外借方法。再有利用课余时间为图书馆做义务服务的学生也可提供适当外借, 方便师生阅读。对于那些核心期刊和学术性比较强的期刊不予外借, 但必须做好方便读者的复印资料服务, 以解决读者在有限的时间内获得所需要的文献信息。

2 做好过刊的加工与剔旧工作

我馆的期刊的装订时间一般定在每年的寒假和暑假, 在新学期开学之前收回。分二批送出, 第一批是已全部到齐的期刊在寒假之前送出装订, 第二批是因某些期刊来的比较迟缓放在暑假前送出装订。放在这两个时间内装订还有一个好处就是错开了装订期间不能使用的问题。对装订好的合订刊严格把关, 逐册验收, 如发现倒装、错装等问题立即退回返工。对验收合格的合订刊, 在尚没有分编的情况下按年限上架, 方便读者查阅和管理。期刊一般在出版后1~5年内为最佳使用期, 在这段时间, 过刊流通快作用大, 过了这段时间可利用率就会大大降低。如果长期不对过刊进行剔旧工作, 就会形成管理难、工作效率低、读者查阅难的局面, 直接影响过刊资源的利用, 且占用室内空间, 为了方便读者, 根据本室的实际情况。建立了二线书库, 二线书库的期刊年限划定为1 9 9 9年以前的所有过刊。一线过刊室期刊为2 0 0 0年至今的所有过刊, 并已全部做了标准的M A R C数据录入数据库。

3 期刊的编目和分类

馆藏过刊进行科学分类和标准化著录, 是为实现过刊文献信息数字化打好基础。因为科学分类有利于期刊的排架, 而采用分类排架方法可以将内容相同的期刊和更名后内容不变的期刊集中, 方便过刊建库, 且便于读者和过刊工作人员了解某个学科期刊的数量, 掌握本馆期刊在某个学科的覆盖率, 为过刊评估和统计工作提供依据, 还可满足大多数读者按内容检索过刊的需要。很多高校都已实现了网络化, 建立了自己的局域网, 这是期刊资源共享的必经之路。因此期刊的标准化著录, 对于每所高校都是迫在眉睫的, 只有采用标准化著录, 才能实现期刊文献的处数字化。采用标准化著录, 既可方便读者, 又可有效提高期刊的利用率。

期刊的编目和分类是期刊管理的基础、也是最重要的组成部分。期刊的编目和分类质量直接影响到读者的检索效果, 影响到期刊的利用率。我馆采用的是江苏汇文系统。在系统中, 期刊的回溯建库工作是在编目的子系统中完成的。我馆选用了汇文系统提供的套录数据和C A L I S中心作为检索目标库。一般通过题名和国际刊号两种途径, 可直接检索这两个目标库的书目数据。然后复制、编辑、存盘即可成为本地书目数据, 最后通过“添加复本”, 加上本馆索书号和复本信息。如检索不到的期刊, 则选择期刊模板自已录入。在添加馆藏信息需要填上索刊号、财产号、馆藏地、年卷期、价格等信息。期刊在录入数据库过程中或多或少存在一些错误。除此, 每年都会有一部分期刊发生变化, 如期刊的停刊、分出、合并、吸收、改回、版本、出版频率的变更等等, 都需要在C N M A R C数据中的相关字段重新著录。因此, 作为期刊编目分类管理者, 必须随时注意跟综期刊的变化及时进行编目数据库的维护、修改或添加新内容, 使期刊的M A R C记录不断地得以完善。期刊分类号的给予决定着书库的排架问题, 在给分类号时鉴于期刊具有综合性和分散性的特点, 期刊的分类采取“宜粗不宜细”的原则。但考虑到专业期刊在分类时给的太粗不利于读者查询, 所以在给期刊分类时采用专业类期刊细分, 非专业类粗分的原则。

4 期刊的排架

期刊的排架是期刊管理工作中的重要环节, 排架是否科学合理、方便查找、直接关系到读者能否快速、准确地找到自己所需的文献资料。我馆实行了分类排架, 这种方式给期刊服务工作带来的最大变化是:一是更名后期刊与更名前的期刊采用同一个分类号, 按时间先后排序, 保证了同种期刊收藏的连续性, 避免了期刊的漏检和读者利用的不便。二是一刊一号, 固定架位, 便于读者取刊和归架, 也便于工作人员上架和整架。任何排架方法都有其长处和不足。一个好的排架方法应该是长期理论和实践相结合的产物。目前我国还没有统一的排架标准, 我们不仅要在理论上探索排架新理念, 同时也要在实践中不断摸索创新, 只有这样才能使我们的期刊排架更具科学性、合理性。

综上所述, 管理只是手段, 服务才是目的, 高校图书馆过刊只有实现科学的管理和优质的服务, 才能最大限度地利用馆藏过刊资源, 才能真正实现过刊室全部工作的价值。尤其是网络环境下的图书馆, 不但要做好传统过刊文献资源的收藏、利用工作, 还要建设特色数据库, 并开发利用网上信息资源, 推进现代化科学的过刊资源管理, 使之规范化、制度化, 这是高校图书馆值得研究的一个重要课题。

摘要：本文结合工作实践, 阐述了中文过刊管理的一些实际问题, 并列举了工作中的一些具体做法。通过对管理模式的进一步探讨和对过刊的加工与剔旧工作, 充分认识到期刊编目和分类的规范化和准确性以及科学排架的重要性。

关键词：图书馆,中文过刊,过刊管理