人事档案管理的对策研究

2022-09-10

人事档案是我国人事管理制度的重要特色, 是个人身份、学历、资历等方面的证据, 具有法律效力, 形成于组织人事部门或人力资源管理部门的人事管理工作中, 收集整理及保管均以个人为单位, 归入人事档案的材料均为具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。其作用在于为人事工作服务, 它不仅是个人增加工资、晋升职称的重要依据外, 还是对个人经历、活动、表现和德、才、绩、能综合素质的直接记载, 是历史、全面地了解人才、选拔人才的基础, 是领导者决定用人的重要参考依据之一。 (1)

追溯人事档案产生的历史, 学者们普遍认为我国早在西周时期就出现了“谱牒档案”, 即早期人事档案或人事档案的前身。因为所谓谱牒档案, 就是王室、官员的世系家谱, 在世袭世禄的人事制度下, 世系和家谱实际上也可以被认为是王室、官员的人事档案, 当然这只是古代人事档案的雏形。 (2) 我国比较系统的专门人事档案产生于隋唐, 这时已确定了科举铨选的官员职名、履历、考绩等情况, 都要有专门文件记载, 这种文件称之为“甲历”, 这种甲历档案则是专门的人事档案。 (3) 明清时期一些当时制发和填写的官员的履历, 政绩考察登记册则是现代干部档案的雏形。有不少学者认为人事档案工作真正开展起来是在建国后, 党和国家十分重视人事档案的保管, 各级组织和人事部门成立了人事档案管理的专门机构, 人事档案得到了较大发展。

随着改革开放和社会主义市场经济体制的发展, 新形势对人才的管理、使用也提出了全新的要求, 面对新的就业、择业观的形成以及新的用人机制的出现, 人才市场日趋活跃, 人事档案数量急剧增加, 内容日益丰富, 人才信息载体更加多样化等多种情况, 新时期档案工作对档案资料所需的特定保管条件、管理方法、保护技术和利用方式等都有更高的要求。

一、在适应新时期形势发展需要方面, 我国人事档案管理仍然面临着一些难题

(一) 人事档案管理形式相对落后

目前, 我国人事档案管理采取“人随档走”的原则, 由当事人所属单位的人事或组织机构负责管理, 由于素质及思想观念落后、对人事档案管理监督不到位等原因, 存在着人事档案内容不真, 材料不全等问题。短时期内或许没什么影响, 但却给人事调动等档案凭证作用的发挥埋下隐患, 给档案利用带来困难。同时, 目前我国人事档案分类为履历类、自传类、鉴定考核类、学历专业类、政审类、奖励类、技术类、任免工资类、其他类。这种分类法在一定程度上存在着内容信息量小, 实用性差等弊端, 随着时代发展将难以适应档案内容分类的需要。此外, 在人事档案保管方面, 因物理空间条件限制, 重视程度等原因, 部分单位没有独立的人事档案保管库房, 或者库房与办公室、阅览室混淆, 人事档案保密性及安全防护措施不到位。

(二) 人事档案管理人员队伍整体水平相对较低

人事档案工作是一项服务性、政策性、科学性较强的工作, 人事档案管理人员具备基本素质一般包括以下几个方面:认真自觉学习档案管理工作的专业知识及科学技能;严格遵守保密规定, 保护档案安全;按人事档案管理工作规则办事, 有强烈责任感;做好人事档案的交接转递工作。但是目前, 从事人事档案管理的专职人员中, 或由其他专业转入, 或退居“二线”的人员居多, 专业人员匮乏, 档案意识和专业水平亟待提高。

(三) 人事档案管理模式相对落后

就总体而言, 我国档案的所有权形式主要有三种, 即国家所有, 集体所有和个人所有, 但是在这一问题上存在许多模糊性的, 甚至是错误的认识, 因而出现人事档案管理收费的现象。这也是造成许多人“弃档”的原因之一, 尤其是给流动人员的人事档案管理带来了许多困难。目前, 人事档案管理制度规定不允许本人查阅自己的人事档案及其直系亲属的档案, 这就增加了我国社会档案意识中的“神秘感”。而传统的做法容易造成个人基本数据失真, 损害相对人的权益, 无法正常对人事档案的内容实施动态管理, 容易给别有用心的人留下破坏人事档案原始记录真实性、全面性的漏洞, 也给研究家史写人物传记、制作家庭档案的个人设置了障碍, 阻碍了人事档案价值的实现。

在管理权方面, 出现了要么多头管理, 要么就都不管的状态, 管理较乱, 人档脱节, 管理出现了盲区, 导致了整个档案系统的混乱。而现有的管理模式在一定程度上也容易阻碍人才的合理流动, 易造成人事档案内容陈旧、组织评价主观化, 结构失衡且神秘化, 轻视相对人的知情权。

随着城市化进程的发展, 人员流动范围和速度加快, 人才竞争加剧, 人事档案在人才市场规范化和人才发展系统化中发挥着越来越重要的作用, 人事档案实现制度化、规范化管理成为一种必然的发展趋势。但是人事档案管理中目前存在的问题仍然不可忽视。

二、结合目前发展形势及存在问题, 对我国人事档案管理工作提出的建议

(一) 提高对人事档案管理各个环节的重视

健全完善系统化的收集、整理、保管体系。完善交送传递制度和手续, 对其中内容材料真伪作出细致鉴定, 保证信息完整、清晰, 做好材料转交、审核等级, 落实档案管理责任制。 (下转第97页) (上接第92页) 对归入人事档案材料的鉴定涉及真伪、载体、内容等各个方面, 从档案保存期限考虑, 应注意材料载体, 例如是否传真件等。在确保档案材料内容真实的基础上, 应当及时将更新的人事材料归入档案, 不断地丰富和完善, 以更好的提供利用。人事档案的保管应该符合档案保管的基本要求, 一方面应实现办公室、阅览室、库房“三分开”, 另一方面库房要符合防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等“八防”标准, 建立登记、统计等制度, 并定期对档案进行核查。从档案管理基本环节上, 保证人事档案的完整、安全。

(二) 加强人事档案管理人员队伍建设

提高人事档案的管理水平关键之一是加强管理队伍建设。第一, 强化档案管理意识, 通过档案知识宣传、营造重视档案工作的外部环境等途径, 强化档案管理人员的敬业精神和责任感;第二, 提高档案管理人员的专业水平, 完善技能培训、继续教育、交流学习等制度体系, 从专业与行业的层面全方位加强专业性教育。第三, 重视档案管理人员工作环境的改善和各项待遇的落实, 力求吸引人才, 留住人才, 提升档案管理人员队伍的整体水平。

(三) 充分开展人事档案提供利用工作

首先, 在公开、透明的现代法治环境中, 人事档案不属于保密范围的档案信息应该适度开放, 坚持“以人为本”, 同时通过严谨的程序和完善的制度约束开放行为, 维护档案的完整与真实性, 同时, 方便公众查阅利用。其次, 要变被动管理为主动服务, 变“死档案”为活信息, 开拓创新, 通过档案编研、提供参考咨询等服务, 做好人事档案的提供利用工作, 实现人事档案的价值。

(四) 逐步推进人事档案的信息化管理

人事档案管理目前采取的主要是管理档案实体, 载体以纸质材料为主, 依赖手工操作。随着信息化社会的发展, 尤其是电子文件的出现, 人事档案的信息量增大, 手工整理面临着各种挑战, 人事档案的信息化管理成为必然趋势。人事档案的信息化管理是档案资源科学、有效整合的重要途径, 建立人事档案信息组织和人事档案信息管理系统是实现人事档案信息化的有效手段。在保管好实体档案的基础上, 实现人事档案的电子化, 将相关信息录入计算机, 将有利于通过对干部队伍的综合分析为为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。同时, 人事档案的检索和查询更加迅速和快捷, 人事档案的动态管理和补充也更加方便。人事档案的信息化管理, 将促进人事档案的“凭证”功能, 强化其“信息”功能, 为人事档案价值的发挥提供平台, 充分体现人事档案备以查考性的基本属性。

摘要：本文通过对人事档案的管理形式、人员队伍、提供利用等方面的现状分析, 提出了改善我国人事档案管理的对策及建议。

关键词：人事档案,档案管理