计算机档案管理系统的应用及安全维护路径思考

2022-10-25

档案作为企业发展过程中所产生的重要历史资料留存依据, 其在企业发展中有着极高的影响及价值, 因此在实际中则需要保证在档案工作中可以采用适当的措施措施来为计算机档案管理系统提供良好的安全保障。本文则通过对计算机档案管理系统的应用进行详细分析来探讨其在实际中所具备的效果及价值, 并以档案管理系统的特点为基础分析了在实际中可以采取的安全维护措施, 以此来达到提高计算机档案管理系统应用效果的目的。

一、计算机档案管理系统的具体应用分析

(1) 构建档案管理网站平台。在企业发展过程中一些档案信息资源在实际中可以通过计算机档案管理系统的应用来对外展示, 这样可以更加清晰的展现出企业的发展历史及资信情况, 并且也可以为企业员工对档案的利用提供便利。因此通过计算机档案管理系统的应用可以在信息技术网络技术的支持下建立起相应的档案信息服务网站, 从而使档案管理工作以更加清晰化、透明化的方式展现出来, 从而在实际中提供更加优质的档案管理服务。以计算机档案管理系统的特点来看其在档案管理平台的建设上可以提供档案资源信息内容, 使档案管理人员可以更加便捷的进行档案管理服务, 并且企业内部具有授权的工作人员可以通过自助服务的方式来进行档案的查询、调取及应用, 从而达到对档案资源进行高效化利用的效果。

(2) 建立起完整的档案数据库。在企业经营及发展的过程中其必定会产生各类信息资料, 而在档案管理工作中必须要对这些信息资源进行全面的收集、整理、归档等活动, 以此来保证档案信息的完整性、真实性、可靠性。并且在现今信息时代的背景下使得企业所产生的各类信息资源呈现出高速增长的趋势, 因此则需要通过计算机技术的应用来保证在档案管理工作中可以对这些档案信息资源进行高效处理, 通过计算机档案管理系统的应用可以在实际中建立起完整的数据库, 通过对各类档案资源进行数字化处理的方式来使其以电子文件的形式进行储存及归档。通过建立起完整的档案数据库可以更加方便、快捷地对各类档案信息资料进行处理及应用且, 并且在计算机档案管理系统的支持下所建立起的数据库可以避免档案出现遗失、缺漏等问题, 进而达到提高档案管理工作安全性的效果。

(3) 优化档案管理流程。为了实现现代化企业的发展其多数已经采取应用信息技术来推动档案管理的信息化建设, 这也使得计算机档案管理系统得到了良好的应用。根据计算机档案管理系统的应用来看, 其在实际中可以在计算机技术、信息技术、网络技术的支持下来对档案信息资源的各项内容进行合理的归类、提炼及整理, 并且对一些无用的信息资源进行及时的筛选及处理, 避免在档案管理工作中出现的信息资源过于冗杂的情况。并且在计算机档案管理系统的应用中其通过计算机检索的方式来更加高效的对档案资源进行查询、提取、传递, 这样不仅可以优化档案管理工作的流程, 还可以有效的提高档案资源的利用率。根据计算机档案管理系统的应用情况来看, 其在实际中有效的减少在以往管理工作中所需的人力、物力。

二、安全维护路径分析

(1) 网络防火墙的建设。由于网络环境的复杂性使得计算机档案管理系统容易受到不同因素的攻击及影响, 而建立网络防火墙是对计算机系统进行保护的基础环节之一, 这样可以有效的提高计算机档案管理系统应用的安全性及稳定性, 网络防火墙不仅可以有效的防止计算机病毒的入侵, 还可以有效的抵御网络黑客的攻击。在网络防火墙的建设中可以针对企业实际的情况及条件来确定其安全防护等级, 并且需要及时的对计算机网络进行安全维护, 在网络防火墙的建设中需要定期的对其进行更新及维护, 以此来保证其具有良好的安全性及可靠性, 防止网络攻击对计算机档案管理系统产生影响, 从而达到提高计算机档案管理系统应用安全性的效果。

(2) 账号及密码保护。在计算机档案管理系统的应用中要想保证其安全性则需要对其应用权限进行确定, 避免非档案管理人员擅自对计算机档案管理系统进行操作, 可以通过账号及密码的方式来避免不具有权限的人员对计算机档案管理系统进行更改, 这样可以有效的防止档案资源的泄漏及丢失。

(3) 定期进行系统故障排查。目前在档案管理工作中所采用的各类计算机系统无法保证其完善性, 因此在实际中需要注意定期的对计算机档案管理系统行检测, 以此来对其是否存有故障问题进行排查。若是在进行计算机档案管理系统的检测、维护中发现故障问题, 则需要及时的对其存有的漏洞进行处理, 以此来优化计算机档案管理系统的使用质量。

(4) 加强计算机病毒防御水平。在计算机档案管理系统运行过程中许多病毒都会对其正常应用产生影响, 一旦操作人员不当、不注意, 这样一些病毒就极易进入到计算系统中, 从而控制计算机档案管理系统, 因此对于公司的档案资料就会带来很大的影响。面对这样的问题需要从以下几个方面着手进行解决:首先, 引入一些先进的电脑管理手段, 装置防黑客攻击软件, 对于计算机系统要定期的应用符合标准的软件进行清理, 拦截其中存在威胁的信息。其次, 对于档案管理人员的计算操作技术定期的进行培训教育, 使他们能够掌握一定的计算机操作技术, 只有他们切实的掌握了一套扎实的计算机操作技术, 才能够有效的完成档案管理工作, 提升档案管理工作的安全性, 才能够确保档案管理工作顺利的被完成。

三、结论

在现今计算机档案管理系统应用的过程中其可以有效的对以往的档案管理形式进行优化及完善, 从而达到优化管理档案管理流程、提高档案管理效率的目的。同时需要注意在计算机档案管理系统实际应用的过程中, 其会受到网络信息安全问题的影响, 因此必须要采取安全维护措施来提高计算机档案管理系统的安全性及可靠性, 避免档案管理系统在应用过程中出现安全风险问题, 以此来保证计算机档案管理系统可以安全、可靠的应用。

摘要：目前在档案管理工作中计算机档案管理系统的应用已经得到了良好的推广及普及, 其可以有效的提高档案管理工作的质量及效率。而在计算机网络环境下使得档案管理系统在实际应用中会受多种因素的影响而产生安全问题, 因此必须要做好相关的安全维护工作来提高计算机档案管理系统在实际应用中的安全性。

关键词：计算机档案管理系统,应用,安全维护,路径