网络环境下档案信息咨询工作变化浅析

2022-09-11

档案网络信息咨询, 就是在现代化的网络环境条件下, 档案咨询工作人员对于各种各样利用者的各种不同的档案信息需要, 凭借档案馆网络化的条件, 采用各种现代化的科学方式, 满足各种不同利用者的各种各样的档案信息的需要。亦即以档案馆馆藏中的各种信息媒体所承载的档案信息作为最基础最基本的信息本源, 同时辅之以极为丰富、广博的档案馆网络中的其他档案馆的信息资源为参考信息源。凭借计算机技术、通讯技术、电子技术、网络技术、信息技术等一系列现代化的科学技术手段, 对各种各样利用者各种不同档案信息需求, 进行全面的、全方位的、立体交叉的、多维界面的扫描、搜索、排列、组合, 继而对档案利用者所需求的各种不同的档案信息进行筛选和分类、专题或综合分析、重组或集成, 即对有关档案信息一系列的, 针对性极强的信息深层加工、组合、聚类, 形成新的知识型档案信息。

现代信息技术、计算机技术和通信技术结合而形成的网络环境, 彻底地改变了人们的生产和生活、思维和工作、观念和行为方式, 深刻影响着社会存在的许多方面, 档案信息咨询服务也发生了一系列的跃变。立足于传统的档案信息咨询服务基础, 分析和展望网络环境下档案信息咨询服务将发生了以下变化:

1 概念进一步拓展, 内容呈现情报化

档案信息咨询, 它的直接含义通常与利用服务中的咨询服务等同起来, 即“是指档案收藏部门答复用户询问, 指导其利用档案信息资源的一种服务方式。”具体地讲就是指档案信息咨询服务人员根据利用者提出的具体要求, 通过自己的知识、经验或有关参考文献或通过分析研究, 以个别解答的方式, 有针对性地为利用者提供有关问题答案的一种服务方式。而在网络环境下, 由于网络特有的互动性和共享性, 使得档案信息咨询服务概念内涵和外延扩大化。新的环境下的档案信息咨询, 着眼于档案文献所含的知识信息量, 尽量以“知识单元”为基础作微观性揭示, 使咨询内容更具有“情报”的特征。咨询服务通过对档案文献本质特征和形式特征的综合揭示, 大大提高了信息量的标引深度, 使咨询服务由仅能提供信息的可能方向提高到可以供给最新、最切题的情报信息, 充分发挥档案信息在促进经济发展和社会进步中的作用。

2 信息源多元化, 服务对象社会化

传统档案信息咨询服务的信息来源主要是馆藏档案文献。包括指南、目录、名录、年鉴、手册等印刷型书刊。网络环境下档案信息咨询服务信息源则突破了传统的工具书类型, 从载体形式到内容都呈现出多元化的趋势。网络环境下, 信息和知识既是人们工作中不可分割的内容, 同时又是巨量的消费品, 作为档案信息也是如此, 因而网络环境下档案信息咨询服务的对象——利用者类型和需求发生极大的变化。这种变化, 使档案信息利用者需求研究拓展到所有社会成员。

3 咨询手段和方式呈现代化

网络环境下档案信息咨询服务手段将有重大突破, 向电子咨询服务方向发展的趋势是不容置疑的。首先是信息获取手段的现代化即咨询服务人员通过包括局域网、广域网以及因特网并借助国内、国际联机检索获取和使用网络信息。其次是咨询检索的自动化, 实现从传统的档案馆目录到联机公共检索目录, 从手工检索到脱机检索、中介式联机检索、光盘检索到网络条件下的联机检索。再次是咨询信息传输手段的现代化即采用internet的E-mail服务或远程登录的方式, 广泛地与利用者联系, 接受利用者委托咨询, 并以最快的速度将咨询结果和查寻的档案文献资料传递回去。网络环境下档案信息咨询服务功能不仅没有削弱, 反而扩展了内容和改进了服务方式。网络具有的信息传递和发布功能, 尤其是网络的双向和多向的交互功能, 使得能通过档案馆主页实现网上咨询服务。网上咨询服务不只限于事实性问题的解答, 还可以处理课题检索、定题服务、全文传递等深浅不一的咨询问题。

4 咨询人员更加专业化

网络环境下档案信息咨询服务人员, 应是专业型、复合型人才。随着科学技术的分工越来越细, 科学研究的课题也越来越专业化, 利用者的咨询问题相应地变得专深;加之网络不仅改变了档案咨询信息源的组成与结构, 而且也改变了利用者读取和传递咨询信息的方式。所以, 咨询人员除应具备图书情报、档案和其它一门以上的专业知识外, 还应具备外语、计算机和网络技术知识。为适应科学技术的不断发展, 咨询人员必须加强继续教育和学习, 努力使自己具备良好的素质即高度的责任感和高尚的职业道德;较强的信息意识和信息处理能力;娴熟的计算机技术和一门以上的外语知识;综合分析和应变能力;公关交际能力和联合协作精神。

5 服务更具主动性, 个性化突出

更加有效地把用户与档案信息资源紧密联系起来, 突出档案馆的信息传递职能, 不像以往那样局限在馆内守着各种检索工具书等待用户, 而是积极、主动地加大宣传力度, 让用户了解档案馆的资源能力, 将信息咨询的特色公布于众, 改变单一的阵地服务, 走出馆门, 扩大视野, 变被动为主动, 变封闭为开放式服务, 为馆藏的各种检索工具和网上的信息资源寻找读者, 收到事半功倍的效果。面对众多的档案馆和其他信息服务机构, 用户具有很大的选择余地, 要想在激烈的竞争中生存, 惟有提供高度个性化的服务和个性化的档案信息产品, 追求鲜明的个性特征, 才能立于不败之地。

6 档案信息咨询工作效率大为提高

越来越多的网上检索、光盘检索以其方便、快速的优势逐渐取代传统的手工检索, 用户只需输入与课题相关的主题词、分类号等便可以从不同的检索点快速地查出符合要求的信息, 还可以在此基础上进行二次检索、组配检索等等。逐层筛选出最切题的信息, 不仅包罗各种资料, 而且检索方法简单, 花费时间少, 检索效率高, 不需投入到成堆的工具书中, 过多地消耗时间和精力。

另外档案网络信息咨询较之于传统档案信息咨询服务还具有在为利用者服务的内容上更加丰富, 更加广泛;方式上更加简单、方便快捷, 使得利用者获取档案信息更加全面、准确、覆盖率高;咨询的结果更加智能化、科学化等变化。

摘要：在网络环境下, 随着信息技术的高速发展, 档案信息咨询服务必将发生深刻的变化, 本文主要分析和展望网络环境下档案信息咨询服务将发生的变化。

关键词：网络环境,档案信息,咨询,变化