网络档案信息用户的需求研究

2022-11-23

如今, 人们或随意的浏览网页以获取信息, 或针对性的使用网络来解决问题。网络已渗入人们的每根神经, 成为人们生活工作学习不可或缺的一部分。据工信部2014年7月份通信业经济运行情况显示, 我国移动互联网用户总数达到8.72亿户, 同比增长6.3%;月户均移动互联网接入流量达到178.8M, 同比增长48%。在智慧档案馆建设浪潮下, 利用移动终端搭建移动档案信息平台大势所趋, 网络档案信息用户势必也会明显增加, 只有给予这一新利用群体以特别关注, 才能保持档案事业的可持续发展。

那么, 面对此景, 网络档案信息用户的需求将具有哪些特点, 档案部门又该如何来满足新的服务需求呢?现就这两个问题提出一些拙见, 以资商榷。

一、网络档案信息用户的分类

根据档案信息用户利用的动机不同, 将其分为休闲利用型和专业利用型。前者指的是因巧合或兴趣无意进入档案网站, 只为休闲, 进而浏览档案信息的利用者。这类信息用户是档案利用的潜在利用者, 没有特定的利用需求和目的, 对网站上任何档案内容都可能感兴趣, 需求具有被动性、休闲性、新颖性和广泛性的特点。后者则不然, 这类信息用户带有专门的目的, 需要利用档案来解决特定问题, 通过网络来进行咨询或查阅等活动, 属现实利用者。这类用户的信息需求具有准确性、微观性、高效性和自主性的特点。因此, 在满足专业性利用者的同时, 也要重视休闲利用者的利用潜力, 扩大利用范围和社会影响力。

二、网络档案信息用户的需求特点

(一) 休闲利用型网络档案信息用户的需求特点。

1.休闲性和知识性。随着社会的发展和经济水平的提高, 人们越来越注重精神层次的追求, 同时, 激烈的竞争和知识更新速度的加快也强烈地刺激着人们的求知欲望。即使是休闲, 也讲究文化性、知识性, “休闲文化”一词大概便是如此产生的。人们不再仅仅满足直接提供文献信息的初级信息提供方式, 更需要以解决问题与形成方案为目标的、注重知识内容的、针对性极强的深层次服务。2.新颖性和广泛性。网络加速了信息的传播和知识的更新, 但人们往往感觉是“处在信息超载的时代却过着知识贫乏的生活”。所以人们往往需要新颖的知识来冲击视觉, 广泛的内容来扩大选择性。加之人们往往具有强烈的好奇心, 愈是保密的事物, 愈加吸引人心。用户希望信息不仅是当前的, 还有历史的;不仅是经济的, 还有政治文化的;不仅有视觉效果, 还要视听并重等等, 特别是解密的历史档案。3.被动性。休闲利用型用户, 由于其需求目的不明确, 带有休闲性质, 选择范围往往局限于所呈现的档案内容, 对这些有限的内容往往也是任由兴趣来选择, 对知识的获取吸收具有被动性。

(二) 专业利用型网络档案信息用户的需求特点。

1.高效性和准确性。现代化加快了人们的生活和工作节奏, 人们的时间观念与日俱增。时间就是效率, 效率决定效益, 且能确定生存竞争的能力。网络环境下, 用户不受时空限制, 既希望随时随地足不出户即可方便地利用网络, 特别是为解决问题而急于获取相关信息时, 更希望在最短的时间内使用最简单的方式获得最准确的信息, 即要求信息传输上表现为方便快捷, 为用户提供快速及时有效准确的信息。

2. 微观性和有序性。

高节奏的生活, 促使人们对所要获取信息的目标也变得十分明确。不仅是针对某一方面的问题, 还包括具体的某一个事实或某一个数据, 这就是用户对于目标需求的微观化。同时, 按照逻辑划分的原则, 人们要求并列的下位类之间在外延上必须是相互排斥的, 查找信息时能够按照惯性思维经过逐层浏览获得所需信息, 这就要求网站的类目设置要具有层析性和逻辑性, 实现查阅浏览的有序性。

3. 自助性。

网络的匿名简易环境激发了用户独立上网检索的意识, 电子信息的实时交互性特点, 也极大地刺激用户想通过电子论坛、信息查询系统、电子邮件等功能倾听同行的意见、发表自己的观点, 积极参与其中, 在这些情况下, 网络档案信息用户不再依赖档案工作人员提供服务, 而逐步向用户自我服务的自助化方向发展, 从被动地接受信息服务向主动利用信息转变。

三、档案馆的信息服务对策

(一) 加速网络信息环境建设。

要满足档案用户的信息需求, 最关键的是为档案用户提供一个良好的网络环境。在软件方面, 特别要重视网站的内容建设, 保持网站的先进性, 在线提供档案原文;建立友好型界面, 突出档案信息服务的社会化、人情化, 时时以信息用户为中心, 以宽厚的档案信息网络空间去善待信息用户;提高网络信息的有序程度, 提供简单易操作的检索途径等。在硬件方面, 加强网络通讯的稳定性, 提高网络链接速度, 降低网络使用及网络信息利用的费用等, 总之, 为网络档案信息用户构建一个稳定、方便的网络信息环境, 使档案馆用户从中感觉到实惠和便利, 促进档案馆用户的网络信息需求。

(二) 建立有特色的档案信息资源数据库。

随着计算机技术的发展, 数字档案信息的优点已经被世人所公认, 它不仅便于查找、浏览、打印, 而且传播速度快, 实时性强, 能够促进信息资源共享, 提高信息服务层次。经过近年来档案部门的不懈努力, 各地档案馆的信息化建设工作都取得了很大的进展。在此同时, 档案馆应根据自身的条件、馆藏优势和特点, 以及档案用户的需要, 在建立一般性的档案信息数据库的同时, 有针对性地集中优势, 重点建设专题档案信息数据库, 形成特色, 发挥优势, 提高档案信息服务的水平。例如建立族谱档案数据库、婚姻档案数据库、遗嘱档案数据库等民生档案数据库。

(三) 建立完备良好的档案服务机制。

档案网站或相关APP应用程序应具有良好的人——机交互介面, 对输出的结果有较强的组织执行功能, 对检索后的数据结果实现不同要求、不同层次和形式的输出。同时, 应注意充分利用互联网络信息的海量特性, 主动根据用户的利用需求, 智能搜集非档案类相关信息, 主动推送给用户, 同时对利用效果进行记录、分析, 及时调整应用系统模块功能。

(四) 加强信息机构间合作。

传统模式下的信息服务机构大都是单打独斗、各自运作, 各机构之间信息资源配置重复, 可利用率较低。在网络环境下, 单凭某一信息机构自身的信息资源是无法满足用户和社会的多方面要求的, 况且文献量的急剧增长与信息购置费用的日益紧张也愈发突出。因此各信息机构之间只有联合起来, 协同作战, 建立国家级网络共享平台, 实现馆际互联, 才能真正实现信息资源共享、克服自身资源不足, 从而最大限度地满足用户的信息需求。

(五) 引进培训教育机制, 提高馆员服务水平和用户利用能力。网络信息服务离不开高素质的专业服务人员, 人才是网络环境下信息服务水平的根本保证。信息服务人员能否及时掌握全新的知识管理体系, 具备网络信息资源的整合、加工、价值提升能力;是否能从容担当网络导航、网络咨询等综合性、创新性服务, 这是网络环境下用户对信息服务工作提出的现实要求, 为此有必要对信息服务人员先行组织培训。同时, 还应积极开展用户教育培训服务, 努力使用户掌握各类信息检索方法, 帮助用户提高信息检索、存取、利用的能力。

摘要：在互联网的普及和档案事业的发展背景下, 网络档案信息用户也应运而生。不同类型的网络档案信息用户各具不同特点, 档案部门应该在信息化建设、服务机制等方面不断完善, 以保证档案事业的可持续发展。

关键词：网络档案用户,需求,对策