网络信息技术对档案文献编纂模式的影响

2022-09-11

我国档案文献编纂学自孔子编纂《六经》开始, 历经了两千多年的发展历程。至十九世纪末二十世纪初, 档案文献编纂已基本形成了独具特色的编纂传统和方法。后续的编纂学者们基本上是延续了前人的编纂传统和方法。然而步入信息社会后, 计算机、互联网等信息技术为档案文献编纂模式带来了巨大变革——编纂工作模式实现自动化和智能化, 编纂成果呈现出多样化和数字化, 编纂成果宣传逐步实现网络化。档案文献编纂工作进入了一个新的发展阶段。

一、利用计算机和网络辅助选题

利用计算机和网络辅助选题, 是信息技术在档案文献编纂中的重要体现。编纂题目的选定是档案文献编纂工作的第一步, 对整个工作的得失成败有重要意义。在选题论证的过程中, 档案馆的编纂部门常常需要针对某个选题做大量具体而琐碎的工作, 如进行资料调研、制定总体规划、进行编前研究等。目前计算机和网络可提供重要的技术支持, 这大大减少了编纂人员的工作量, 并使选题更加有针对性, 更加合理。当前利用计算机和网络辅助选题主要有以下几种方式:

(一) 网络互动是信息时代开展档案编纂选题的重要途径

网络具有覆盖范围广, 信息传递快的特点。计算机网络是现代社会信息交流的重要途径, 它也为档案馆的编纂人员提供了与信息用户在全球范围互动沟通的可能性。基于网络互动性的优势, 通过QQ/MSN聊天室、BBS论坛、Blog博客、E-mail电子信箱、用户呼叫中心等网络互动沟通的方式, 档案编纂人员可以同相关信息用户进行直接沟通, 并建立起日益紧密的联系。通过网络反馈系统, 档案馆的编纂人员可进行用户需求调查, 分析社会关注焦点, 听取信息用户对编纂信息利用效果的客观评价, 采纳相关意见, 确定某一时期档案编纂的选题方向和档案编纂的重点, 从而更有针对性地、更加科学合理地组织档案的编纂工作。

(二) 建立各类数据库, 为科学选题提供参考

首先建立选题资料数据库, 对档案馆在选题阶段所形成的各种数据进行管理。数据库中既可保存本次编纂活动的选题策划方案、选材大纲、选题申报、论证申请、编纂体例、标准、术语、市场调研反馈等资料, 也可提供对本部门以往历次编纂过程中所积累的资料的检索, 是新项目论证时的重要参考。借助选题资料数据库, 档案编纂人员可以对曾经的编纂选题情况进行历史巡查, 以避免重复劳动;也可以对过去的选题进行总结, 在此基础上进行同项目的延伸开发。其次随着档案信息的不断公开, 公众对热点档案的兴趣越来越浓厚, 档案馆的服务意识也不断加强, 各档案馆可根据自身需求建立客户数据库。通过档案借阅统计及网站信息点击率分析并采集借阅者的详细信息, 如过去的借阅记录、借阅者的特殊要求、借阅者的投诉建议。再运用专业软件进行统计、分析, 总结出信息用户的利用状态和利用规律, 预测未来一定时期内的社会信息需求动向, 为科学选题奠定基础。

(三) 参考各大网站高点击率问题, 进行编纂选题

现在一般大型的综合网站都在首页将最热门的新闻置顶, 将点击率高的问题集中罗列, 以方便用户及时查找到所需信息。所以档案文献编纂者在编纂选题前, 可以进入相关网站, 如搜狐、新浪、腾讯或档案信息网站, 参考其点击率高的新闻, 进而关注公众需求动向, 为编纂选题奠定方向。毫无疑问高点击率的问题一般都是社会热点或学术热点, 如果档案文献编纂部门将相关热点问题作为编纂课题进行编纂, 将不仅满足了公众的需求, 还将带来良好的社会效益和经济效益, 实现档案编纂的价值。

二、借助现代化的手段查找编纂信息

档案专题的汇编需要利用大批量的档案原文对编纂主题进行系统化的深入阐述, 要求入选档案资料具有高度的完整性、连续性和系统性。因此档案信息的查找, 必须遵循“全面查找, 宁多勿漏, 博约得当”的原则。但是在资源共享欠发达的时代, 传统的档案信息搜索模式, 仅仅靠人工查阅、记录、整理数量冗繁、保存分散、内容混杂的档案信息, 想要查全、查精、查准是相当困难的。网络信息技术的出现为不受任何限制地与编纂题目有关的信息搜集齐全提供了充分的技术保障。如今, 随着各类数据库的完善, 数字档案馆的建立, 档案网络资源的共享使档案编纂信息的查找变得简捷快速。

(一) 馆内信息查找

在档案文献编纂过程中, 传统纸质载体的档案资源主要依靠手工或半自动的方式取得, 很难将分散的档案信息统一组织、协同处理。随着计算机的普及, 除个别地区外, 全国档案馆或部门的档案信息都已实现了计算机管理。通过人工录入、扫描、拍照的方式, 档案全宗目录及全宗内的案卷目录甚至重要档案的原文信息已录计算机内, 为馆内信息的查找提供了便利。编纂人员在确定了需要查找的相关卷宗内容, 只要输人关键词, 计算机就会按编者要求的内容、时间、人物或文种特征直接将相关的目录或原文输出, 还可以相应地扩大范围, 将某些间接相关的全宗或类别存入另册, 以备不时之需。

(二) 馆际间资源共享

受馆藏所限, 单个档案馆一般无法满足编纂过程中对档案资源完整性的要求。编纂者必须到其它档案馆, 异地筛选档案材料, 获取有价值的档案信息, 以确保编纂资料的完整性。在手工检索时代, 编者必须在各档案馆之间奔波, 虽耗费了大量的人力、物力, 却不能确保查全资料。随着网络信息技术的普及, 电子文件的传输已成为信息交流的必要方式。数字档案资源的采集和传输, 也已成为档案编纂机构实现档案馆际间快速高效的信息交流, 促进馆际间档案信息资源的集成与互补的重要方式。通过网络信息技术不仅整合了分散的档案信息, 也最大限度地实现馆际间资源共享。

(三) 采集图书、情报等部门的数据库资源

图书、情报部门拥有的各种专业数据库, 内容覆盖面极广, 其丰富的信息资源可作为档案编纂过程中对有关问题进行调研、项目查新的知识储备库, 也可为档案信息的选择和审核提供知识支持。以往利用者需要分别到图书馆、情报、科研机构才能查到各类信息。由于互联网改变了以往信息管理模式下各类信息资源“各立门户、分而治之”的状态, 将档案与图书、情报等各类信息通过网络融为一体。现在通过对各个专业数据库的远程访问、浏览、检索就可以轻松得到。

(四) 共享网络免费资源

网络上有极其丰富的可共享的免费资源, 涉及人类社会生活的众多方面, 如政府机构、科研机构、高等院校、各类公司等发布的资源, 这都能成为“虚拟馆藏”作为档案编纂入选材料的收集对象。借助搜索引擎, 可进行项目查新和搜索检索编纂所需的各种信息, 提高和扩充档案专题数据库信息资源的数量和质量, 从而保障档案编纂原材料的系统性和完整性。

三、采用自动化的技术加工处理档案信息

(一) 提高档案文献转录加工速度与质量

转录加工是整个档案文献加工工作的一部分, 原文转录是转录工作的重要内容。在传统手工条件下, 转录手段是以人工抄写为主。静电复印技术的出现, 使抄写件被复印件代替, 极大地提高了档案信息转录的工作效率和准确程度。此外数字化信息复制技术的引入, 也解决了以影印件的形式对档案内容进行文字整理和释疑的问题。

(二) 电子编辑软件对档案文字加工处理

电子编辑软件可对电子文档进行数字化的加工和处理, 如进行文字的校改和电子图像档案的编辑。它在很大程度上使档案编辑活动告别纸与笔的传统编辑操作方式, 改为一种或多种文字和图像处理软件进行工作, 使许多文字和图像加工和处理工作都能在自动或半自动的条件下进行, 从而大大提高了工作效率, 降低工作强度。

四、网络编辑出版

(一) 增强档案文献的出版质量

档案文献出版物是编纂工作的成果, 它的质量和发行量是衡量编纂工作水平的重要标准。利用各种媒体 (以出版物为主) , 在出版前期进行后期制作, 包括文字、图像、录音、音像、多媒体生成处理, 和制作审核、校对等多道工序, 增强了文献的出版质量。再加上现代化编排印刷技术的推广, 出版物的版式设计方面, 设计的标准化、规范化程度将逐步提高。

(二) 出版方式多样化, 网络出版将成为编纂信息传播的主要渠道

在我国漫长的历史发展进程中, 以纸质印刷品为载体, 将档案专题信息以图书等文献出版物的形式公开发行, 是档案编纂活动最常采用的一种信息传递方式。随着信息技术的普及, 档案编纂成果的出版方式呈现多样化, 其载体也日益丰富化。当然以馆藏为主, 将原始档案编纂成书的传统发行模式仍将继续存在, 但磁性材料、感光材料等新型载体形式的出版物也越来越普及, 如光盘、CD等。与此同时, 电子网络信息服务方式也逐渐取代传统实物流通方式, 成为档案编纂信息的主要传播途径。网络出版是一种新型的出版类型, 是指利用网络技术, 将报纸、书刊、图书、资料等信息的电子版本在网络上发行, 广泛传播。其最大意义在于, 把信息的触角伸进了千家万户, 使社会上任何人都可利用计算机终端进行信息的检索与存取利用。

(三) 编纂成果的宣传

中国互联网络信息中心 (CNNIC) 近日在京发布《第33次中国互联网络发展状况统计报告》。报告显示, 截至2013年12月, 中国网民规模达6.18亿, 全年共计新增网民5358万人。互联网普及率为45.8%。显而易见, 信息时代, 传统的媒体宣传将逐渐被网络信息宣传所代替。因此, 将档案编纂成果通过互联网进行宣传发布, 已是大势所趋。通过档案馆官方网站发布信息、在自己的或者专业网站发布书讯、在名人微博上发布链接、通过电商进行销售, 都是目前最常见的宣传方式。