浅谈企业科研项目(课题)管理的内部控制

2022-10-09

1 科研项目 (课题) 管理中存在的问题

1.1 项目申请前期准备工作不够

每年国家科研经费投入领域都有一定的差异, 很多项目申报企业前期工作做得不够, 没有参照各级科技管理部门的科研发展纲要“有的放矢”, 以至于事倍功半, 导致所申报的项目落选。

1.2 项目概算、预算不科学

很多企业在项目概算、预算环节, 所列支的各项开支结构不合理, 造成项目落选或项目经费被核减。

1.3 缺乏项目进度的有效监管

很多企业在项目实施过程中, 缺乏对项目负责人的约束, 造成项目进度滞后, 甚至出现结题时间已过, 项目仍未完成的情况。

1.4 项目会计核算不规范

科研项目 (课题) 会计核算必须遵照科技部相关文件规定执行, 普通的企业会计人员往往对科研项目 (课题) 会计处理不熟悉, 造成项目财务验收困难。

1.5 项目经费使用缺乏监督

有的企业未切实履行法人的第一责任人制度, 在经费开支环节缺乏管控, 完全由项目负责人做主, 以至于出现随意列支费用, 甚至伪造报销事项入账的情况, 给企业造成不必要的损失。

1.6 缺乏项目评价体系

一方面表现在为了做项目而做项目, 缺乏科研精神, 以完成结题为目标, 使科研项目 (课题) 流于形式, 无法形成有价值的科研成果;另一方面表现在对所承担的科研项目 (课题) “一视同仁”, 对管理规范、成果突出的项目缺乏激励, 不利于保护企业科研人员从事科研工作的积极性。

2 明确科研项目 (课题) 管理内部控制规范体系框架

2.1 内部控制目标

科研项目 (课题) 内部控制管理的核心在于科研经费的管理, 应围绕科研经费的使用确定以下目标: (1) 促进资产安全和有效使用, 提高单位科研活动的效率和效果; (2) 遵循科研资金管理相关政策、法律、法规, 合理保证科研经济活动合法合规开展; (3) 提升财务管理水平, 保障财务信息真实完整, 提高单位科研经费管理的信用水平; (4) 健全廉政风险防控, 有效预防科研经费的滥用。

2.2 内部控制原则

科研项目 (课题) 管理要遵循以下原则: (1) 全面性原则, 内部控制要全面覆盖科研项目 (课题) 的各个环节, 做到申报—立项—实施—检查—结题的全控制; (2) 制衡性原则, 要处理好项目承担单位与项目负责人的关系, 落实项目责任, 有效推进项目实施; (3) 适应性原则和成本效益原则, 要根据企业自身规模、业务范围申请合适的科研项目 (课题) , 避免“贪大求全”, 由于绝大多数科研项目 (课题) 要求企业进行资金配套, 因此要结合本企业自身经济状况选择科研项目 (课题) 经费规模。

2.3 内部控制要素

科研项目 (课题) 内部控制要素的基础是内部环境建设, 需要设立专门机构进行统筹管理, 同时采取相应的控制活动来对项目的实施进行监管, 最后要结合企业自身的信息、监管体系, 保障科研项目 (课题) 的顺利实施。

3 建立、完善企业科研项目 (课题) 管理内部组织架构

企业科研管理部门、财务部门、企业研发机构或项目负责人组成了科研项目 (课题) 管理内部组织架构的核心, 其中科研管理部门负责统筹、协调、管理科研项目 (课题) 生命周期各环节的相关事宜;财务部门承担科研项目 (课题) 会计核算、项目财务报告编撰、项目财务验收等工作, 负责保障项目经费的合法合规使用;企业研发机构或项目负责人承担科研项目 (课题) 的具体研究工作, 对科研项目 (课题) 的技术成果负责。

4 企业科研项目 (课题) 生命周期管理流程

4.1 项目申报

由科研管理部门根据国家各级科研管理机构发布的指引、目录, 结合本企业实际, 对内发布本年度科研项目 (课题) 申请指南。企业研发机构或项目负责人根据内部指南申请对应项目。在项目申请过程中, 建议设立企业科技评审委员会制度, 对上报的项目进行内部预评审, 提高项目中标率。

4.2 项目预算

所申报项目通过技术评审后进入预算环节, 科研管理部门应组织企业研发机构、项目负责人、财务部门进行预算编制, 根据项目情况, 对各类经费列支项目进行分类预算, 要区分可调整项和不可调整项, 把预算做细做实。预算环节是科研项目 (课题) 管理的重要环节, 关系到项目实施过程中的经费列支以及项目结题中的财务验收, 必须加倍重视。

4.3 项目实施

在项目实施过程中, 要分清责任, 各司其职。项目负责人负责科研项目 (课题) 的具体实施, 对技术成果负责;科研管理部门负责监督项目进度, 同时协调企业内部资源, 保障项目运转, 对预算调整事项要及时进行审批和备案, 及时督查项目进度;财务部门对项目会计核算的规范性负责, 要结合预算, 结合项目进度, 列支相应经费, 同时要对财务原始凭证的真实性、有效性负责, 要监督项目负责人的费用使用情况, 严禁不合法、不合规的报销事项。

4.4 项目验收

科研项目 (课题) 进入结题验收阶段时, 企业科研管理部门要总体协调课题验收的相关事项, 督促项目负责人归集项目资料, 撰写技术报告;配合财务部门复核费用开支, 编写财务报告;需要整改的, 制定和落实整改措施。

5 建立科研项目 (课题) 管理内部控制信息系统

企业科研项目 (课题) 管理是一项系统性工程, 关系到科研管理、财务管理、物资设备管理等多个环节, 有条件的企业应建立科研管理信息化系统以梳理科研项目 (课题) 管理中的各流程。内部控制信息系统应以项目为基础, 为科研项目 (课题) 的各级参与方设置相应权限, 对科研项目 (课题) 进度、费用开支等情况进行实时反映, 便于了解各项目的执行情况, 有针对性的进行调整和修改。

6 风险控制

国家对科研项目 (课题) 经费管理推行的是直接经费和自筹经费相结合的方式, 即国家对科研项目 (课题) 拨款的前提是企业要进行相应的经费配套, 这意味这企业申请科研经费也必须付出相应的成本。很多企业忽视了这个原则, 造成了不必要的损失。这就要求企业在科研项目 (课题) 申请环节就必须提前做好风险评价, 有条件的要成立企业科技评审委员会, 对所申请的项目进行可行性研究, 支持对企业未来发展有利, 有应用前景的课题进行申报, 防范以申请科研项目 (课题) 为名, 实质套取国家科研经费的行为。

7 建立科研项目 (课题) 管理的绩效评价体系

企业为促进科研项目 (课题) 顺利实施, 应建立适合企业自身的绩效评价体系, 由科研管理部门负责组织安排项目的绩效考评, 财务部门和企业其他管理部门配合实施。科研项目 (课题) 的绩效考评应结合科研技术成果、财务验收、项目实施过程等环节进行, 对取得优秀研究成果, 项目实施过程组织合理有效, 结题时顺利通过验收的项目进行奖励, 对未通过或整改后通过的予以一定程度的惩罚。

摘要：近年来随着国家产业结构升级, 供给侧改革的深化, 创新被提升到国家战略的高度, 全国科研经费投入与日俱增。作为身处于市场经济活动中的企业, 研发活动是保持竞争力, 促进产业升级的重要保证。通过申请国家财政资金, 助力创新发展, 成为很多企业的选择, 但大多数企业对科研项目 (课题) 管理十分陌生, 对科研项目 (课题) 管理的相关流程不熟悉, 无法有效的进行科研项目 (课题) 管控。本文从内部控制的角度, 对企业承担科研项目 (课题) 的管理进行探讨。

关键词：企业科研项目 (课题) 管理的内部控制