最新物业管理文件材料归档范围

最新物业管理文件材料归档范围（通用8篇）

篇1：最新物业管理文件材料归档范围

物业管理文件材料归档范围

一、公司成立工商登记资料：

1、营业执照

2、税务登记证

3、资质证书

4、组织机构代码证、卡

5、公司章程及章程修正案；

6、工商变更资料

7、年检报告

8、其他工商资料

二、产权资料

1、规划许可证；

2、用地协议书；

3、投资许可证；

4、开工许可证

5、红线图；

6、总平面图

三、行政后勤管理材料

（一）行政资料

1．物业管理组织沿革、大事记及工作计划、总结

2．各类重大会议纪要、会议记录

3．各类审批通过的行政规章制度

4．物业管理发展规划、计划、总结

5．有关物业管理的请示、批复、报告、通知等

6．专题调查、调研、考察、普查工作材料

7．物业管理区域验收、接管记录

（二）接待宣传工作

有关本物业的专题新闻报道、采访、新闻发布会材料

（三）人事管理

1．机构设置与人事管理规定

2．员工花名册、劳动合同、经济合同档案

3．员工档案（在职、离职）

4、员工工资表、劳动工资表、员工考评记录

4．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩

5．人员保险增补申请表

（四）后勤管理

1．固定资产盘点表

2．公共设施、办公用房及办公用品管理记录

3．行政办公设备领用、维修、报废记录表

4．物料采购计划表、供方评价记录

5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单

6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料

7．职工食堂管理材料

8．区域通讯工具管理材料

9．员工福利管理材料

二、客户服务管理：

（一）、客户管理 ：开发项目的客户档案（一户一袋），包括预出售合同、借款合同、抵押合同、特批单及其他资料等

（二）、房产管理：

1、代理销售项目的承包协议书

2、委托代理合同

3、楼盘交房资料（住户手册、住宅使用说明、装修手册）

4、市场销售工作流程相应的规定、制度

四、业主资料

1、业主住户入住通知、购房合同复印件

2、业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记

3、业主公约

4、租住户登记表

5、租赁物业清单、合同

五、物业装修资料

（一）装修申请审批表

（二）商铺楼宇装修审批表

（三）装修违章处理通知单

（四）装修税单

六、业主大会、业主委员会材料

（一）业主委员会筹备、选举等材料

（二）业主委员会的请示、报告、批复

（三）业主委员会制度

（四）业主大会材料

（五）楼长评选、增补、改选记录

（六）有关收支情况公告

七、日常运行材料

（一）日常运行综合1．业主、住户问卷调查表

2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录

3．日常工作检查记录

4．事务助理工作总结

5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告

6．家访表、联络单

7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录

8．突发事件处理记录、预防措施报告

9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录

（二）园林绿化

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料

（三）保洁工作

1．保洁队工具领用、维修、报废记录表

2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表

3．环境卫生消杀记录

（四）治安工作

1．治安队工具领用、维修、报废记录表

2．治安事件处理记录

3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表

5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表

（五）设备运行记录

1．供水、供电设备汇总表、月统计表

2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录

3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表

4．电梯故障（事故）处理单

八、消防工作材料

（一）消防值班情况记录

（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表

（三）消防设备运行记录表

（四）消防安全检查记录表

（五）火险隐患整改通知书

九、创优资料

（一）行业评比资料

（二）企业内部创优评比资料省

（三）企业ISO9000认证及其它认证材料

十、社区文化

（一）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料

（二）社区文艺体育活动材料、大型庆典、文化活动材料

（三）团组织及青年文明号活动材料

（四）社区科普教育、社会公益性、各类专题座谈会材料

（五）人文事件方面、学习参观考察活动材料

（六）员工文化生活材料

十一、财务档案

（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证

（二）总帐、明细账

（三）银行日记账、现金日记账

（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告

（五）会计报告（决算）

（六）会计移交清册

（七）会计档案销毁清册

（八）会计档案保管清册

（九）其它

十二、工程档案

（一）土建综合材料、水电综合材料

（二）楼宇住房验收交接材料

（三）业主工程维修项目价格表

（四）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

（五）竣工验收资料：

1、土建竣工验收书；

2、消防竣工验收证明；

3、水电竣工验收书；

4、电梯竣工验收书、电梯准用证；

5、通信系统竣工验收证明；

6、燃气系统竣工验收证明

7、各专业工程竣工图

十三、设备档案

十供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

十四、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料

十五、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等.注：物业管理是一项长效而艰巨的任务，物业档案的建设是我们在物业管理工作中必不可少的工作，公司及各物业项目管理部，结合自身实际状况，因地制宜，尽最大努力建立建全各项档案，为物业向规范化、标准化发展而努力！

来源:考试大-物业管理师

篇2：最新物业管理文件材料归档范围

一、归档的文件材料的范围

凡是反映xx区工商局工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属

归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的声像材料；

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

（二）本机关的文件材料

1、本机关党组、行政领导会议文件材料及工作会议、专业会议材料；

2、本机关颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

3、本机关的请示与上级机关的批复文件；

4、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

5、反映本机关业务活动的专业文件材料；

6、本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

7、本机关或本机关汇总的统计表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

8、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

9、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

10、内部重要的人民来信、来访材料，领导指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录，摘要单、调查处理报告，统计分析材料等；

11、本机关领导人及其它部门人员从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；

12、本机关有关解决地界、征用土地以及基本建议工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；

13、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

14、本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

15、本机关的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

16、本机关干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、商休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

17、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册；

18、本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

19、本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

20、各种普查工作中形成的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

2、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协高工作的重要来往文件。

二、不归档的文件材料范围

（一）上级机关的材料

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本机关的文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题；提出一般性建议或意见的人民来信；

5、为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主要机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

篇3：最新物业管理文件材料归档范围

一、依据《规定》编制《方案》的重要作用和意义

企业归档的文件材料源于企业在筹建、生产、研发、经营、服务和管理等多项活动之中。将这些反映企业基本历史面貌, 对国家建设、社会发展和企业各项活动, 以及职工个人权益等方面具有保存和利用价值的文件材料进行收集、鉴定、分类、整理、排序、保管、编研和利用, 直至销毁, 构成企业档案工作最基本的要素。而归档范围和保管期限的划定, 更是关乎档案的生命期限的大问题, 是重中之重。众所周知, 企业档案在保障企业生产、经营、管理、建设中举足轻重, 是保证和支撑。在企业的质量论证、上市许可、合同履约、纠纷化解等等, 完整、准确的企业档案是最重要的参考依据、佐证和凭据, 在促进企业评估、年检、变更、沿革和企业发展等诸多方面具有不可替代且极其重要的作用。

因此, 《规定》的颁布和实施, 标志着企业文件材料归档管理工作的一次重大改革和创新, 是开展企业档案工作的重要依据, 具有较强的操作性和科学指导意义。同时, 也向企业文件材料归档管理工作吹响了新的号角。如何按照10号令和省档案局要求, 引导和推动开展编制符合本企业职能特征和专业特点的《所属企业文件材料归档范围和保管期限方案》 (以下简称《方案》) 工作, 是当前企业档案工作的首要任务。编制《方案》不仅仅是档案人员的具体业务范围, 而是涉及企业、系统、乃至社会经济活动各相关环节, 应得到支持。一方面, 档案行政管理部门可以据此准确把握企业档案工作内容、现状与脉络, 深化认识、改善业务指导。另一方面, 企业档案人员熟悉本企业档案工作的特点, 依据《规定》对企业归档文件材料的划分与界定更加明晰, 为规范企业档案工作整体上水平起到积极的推动和提升作用。

所以, 编制《方案》是企业档案工作重要的体系建设, 是在档案法律法规总体要求之下确立企业归档工作的基本要求, 是统领企业文件材料鉴定保管的框架和标准, 是经济社会不断发展的需要, 具有现实意义和深远影响, 必须抓紧、抓好、抓实、抓出成效来。

二、档案工作面临的困难、挑战和途径

档案工作看似简单, 其实是一项复杂的系统工程, 具有较强的专业性和行业特点, 它涉及领域广泛, 收集和管理的内容庞杂, 需要有稳定的干部队伍作保障。然而, 在一些企业, 形势不容乐观, 特别是面对编制《方案》工作新要求存在着很多困难和挑战。

1. 新成员多, 不知从何入手。

据了解, 在一些企业中, 新上岗的档案人员较多, 他们中的大部分对档案工作较生疏, 没有参加相应的专业培训和学习, 不知《方案》从何入手。

2. 工作时间短, 经验不足。

有的企业档案人员, 由于工作时间短, 业务部门来交什么文件材料, 就接收什么, 工作经验不足, 收集的范围和保管期限的确定难以把握。

3. 忙于日常工作, 疏于专业技能的提高。

在企业也有一部分档案人员, 由于工作繁多, 忙于应对日常工作, 而没有大块时间进行业务学习, 归档整理推着干, 潜心钻研不够, 疏于专业技能和管理水平的提高。

解决上述困难的途径。一是档案行政管理部门要加强业务指导, 多深入企业走访调研, 解决工作中存在的问题;二是要开展不同形式的培训和讲座, 以工作实例, 举一反三, 使企业档案人员得到启发;三是企业领导要加强对档案工作的支持力度, 把档案工作纳入工作日程;四是企业档案人员要以饱满的热情, 积极探索的精神努力学习和勤奋工作, 对拿捏不准的问题, 要主动与有关业务部门联系和确认, 使档案工作更好地服务于企业各项活动。

三、依照《规定》编制《方案》应采取的主要措施

1. 组织学习, 统一认识。

《规定》具有很强的指导性、操作性和依据性。要认真贯彻学习, 深化理解其内涵。可以组织所属企业参加培训班、讲座、知识竞赛、问题解答等形式, 加深对《规定》的理解和掌握, 使《规定》根置于人们的脑海, 活化、置换并运用于本企业档案工作实际。

2. 深入基层调研, 细化工作内容。

选择具有代表性的企业 (如农业、工业、经营、上市公司等) , 做为企业试点, 结合企业职能特性和专业特点, 从企业档案工作实践出发, 根据企业归档文件材料的内容, 具体分析、仔细研究, 编制本企业《方案》。同时, 在确定企业归档范围时要注意以下三种情况: (1) 不要漏掉容易忽视的文件材料, 加强综合档案室与企业部门间的相互沟通、协作与业务指导; (2) 随着企业的转型或发展变化要及时调整补充新增归档内容和期限; (3) 归档范围要全面, 要尽量体现企业工作全貌, 不能偏颇或影响档案集中统一管理。

3. 制订好企业《方案》, 促进档案创新服务。

根据不同企业的不同情况和专业特点, 由企业制订出符合本企业实际情况的《方案》, 再经由档案行政主管部门进行论证、审核、批复, 试行一段时间后, 再进行修改和完善, 形成一个企业适用的《方案》。

篇4：最新物业管理文件材料归档范围

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

篇5：村级组织文件材料归档范围

1文书档案 1.1党务工作

1.1.1上级机关关于党建、党费收缴方面的材料。1.1.2党委会议记录。

1.1.3党委工作计划、总结、决议、典型材料。1.1.4党员大会、党员代表大会形成的文件材料。1.1.5有关表彰基层党组织、优秀党务工作者、优秀党员等方面的文件材料。

1.1.6推选出席上级党代会代表、人代会代表、政协委员等工作形成的材料。

1.1.7民事调解工作方面的文件材料。

1.1.8本村综合清理、综治、治安保卫等工作形成的文件材料。

1.1.9关于民兵、征兵工作形成的文件材料。1.2组织工作

1.2.1上级机关有关组织工作的文件材料。

1.2.2关于组织工作的计划、总结、会议记录、请示及上级的批复。

1.2.3党员、党员干部的考察、任免、政审方面的文件材料。1.2.4党员入党、转正、延期、退党、处置不合格党员等方面的材料。

1.2.5党组织、党员统计报表，党员花名册。

1.2.6党群机构设置、调整人员编制等方面的文件材料。1.2.7录用、聘用干部，职工转正、定级、调资、退休等文件材料。

1.2.8党员教育、整顿工作形成的文件材料。1.2.9党组织关系介绍信及存根。1.3宣传工作

1.3.1上级机关有关宣传工作的文件材料。1.3.2宣传工作的计划、总结、调研材料。

1.3.3关于理论学习、政策教育、普法教育、精神文明建设工作形成的文件材料。1.3.4本村编辑的简报、信息。

1.3.5各种新闻媒体宣传、报道本村工作的剪报材料。1.4共青团工作

1.4.1上级机关有关共青团工作的文件材料。1.4.2共青团工作的计划、总结。1.4.3会议记录。

1.4.4共青团组织改选、团员管理、入团、退团等方面的文件材料。

1.4.5团组织统计报表。

1.4.6团费收据、团组织关系介绍信及存根。1.5妇女工作

1.1.5上级机关有关妇女工作的文件材料。1.5.2妇女工作的计划、总结、统计报表。1.5.3妇委会改选文件材料。1.6工会工作

1.6.1上级机关有关工会工作的文件材料。

1.6.2工会工作计划、总结、请示、报告及批复件。1.6.3.会议记录。1.6.4.先模人物材料。

1.6.5.会员及困难职工花名册。

1.6.6.工会会员大会(会员代表大会)、入会及管理所形成的文件材料。

1.6.7.工会工作统计报表。

1.6.8.工会台帐。

1.6.9.工会委员会成员名单、经费审查委员会成员名单、女职工委员会成员名单。1.7计划生育工作

1.7.1上级机关有关计划生育工作的文件材料。1.7.2本村计划生育工作计划、总结。1.7.3计划生育工作统计报表。1.7.4 计划生育奖励规定。1.7.5村民生育二胎审批表。1.8行政管理工作

1.8.1上级机关颁发的本村应贯彻执行的文件材料。1.8.2上级领导视察本村时的题词、讲话等材料。1.8.3村委会记录。1.8.4工作计划、总结。

1.8.5村民（村民代表）大会文件材料。1.8.6专业工作会议文件材料。

1.8.7本村关于各种问题的请示及上级的批复，本村的批复和下属单位的请示。

1.8.8启用、废止印章文件材料。

1.8.9房屋普查、人口普查、土壤普查等工作形式的文件材料。

1.8.10本村劳动模范、先进工作者文件材料。

1.8.11有关人员处理材料。

1.8.12本村组织沿革、大事记、村史、家史、家（族）谱材料。

1.8.13本村有关区域变化和解决边界纠纷等方面的文件材料。1.8.14本村与有关单位和个人签订的合同书、协议书。1.8.15本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动形成的文件材料。

1.8.16村规民约方面的文件材料。

1.8.17宅基地建设、征用地申请文件材料。

1.8.18本村各个时期形成的房产证、村权证、户口册、财产物资档案的交接凭证，土地承包合同。

1.8.19关于文教卫生、救灾抚恤、养老保险、劳动等工作形成的文件材料。

1.8.20本村土地、各经济作物播种面积、收成等统计报表。1.8.21畜牧业（渔业）情况统计报表。1.8.22人、户数等农村社会情况统计报表。

1.8.23村属企、事业单位报送的总结、计划、报表及备案材料。2基建档案 2.1项目立项阶段 2.1.1项目申报。

2.1.2项目建议或项目申请及批复。2.1.3可行性研究报告。2.1.4可行性论证意见。2.1.5项目评估文件。2.1.6环境预测、调查报告。2.1.7计划任务书及批复。

2.1.8与项目有关的会议记录、领导讲话、信函等。2.1.9涉外文件材料。2.2地质勘探

2.2.1地质勘探委托书、合同书。2.2.2地质勘探报告。2.2.3钻探点平面配置图。2.2.4地质剖面图。

2.2.5钻孔工程地质综合柱状图。2.2.6水工实验材料。2.2.7工程预算。2.3工程征地申照

2.3.1征用土地申请、批准文件及红线图。2.3.2拆迁、补偿协议书。

2.3.3定点报告、规划方案、建筑方案审批文件。2.3.4建筑设计防火审批文件。2.3.5环境保护三同时审批文件。2.3.6卫生防疫审批文件。2.3.7劳动保护三同时审批文件。

2.3.8通信、人防、供热、防盗审批文件。2.3.9建筑工程审批表及请照图。2.3.10建筑工程规划许可证。2.4招投标文件材料

2.4.1招投、投标、决标文件。2.4.2工程承发包合同、协议书。2.5工程质量监督和监理文件 2.5.1建筑工程质量监督委托书。2.5.2建筑工程质量监督员通知书。2.5.3工程质量目标管理责任书。2.5.4准予开工通知书。

2.5.5建筑工程监理合同、规划、实施细则。2.5.6建设监理工作总结、报表。2.5.7项目监理组织及监理人员通知书。2.6项目设计阶段 2.6.1设计合同。2.6.2初步设计。

2.6.3技术设计（扩大初步设计）。2.6.4设计计算书、说明书。2.6.5设计评价、鉴定及审批。2.7项目施工阶段 2.7.1土建工程。2.7.2开工报告。

2.7.3图纸会审、技术交底。

2.7.4设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。2.7.5施工组织设计。2.7.6施工日志。2.7.7原材料、半成品、成品准用证及出厂质量证明和试（检）验报告。

2.7.8施工试验记录。2.7.9施工记录。

2.7.10隐蔽工程验收记录。2.7.11基础及主题结构验收记录。2.8建筑采暖卫生与煤气安装工程

2.8.1主要材料、设备、配件、质量合格证、准用证。2.8.2管道设备隐蔽工程验收记录。2.8.3施工试验记录。2.9电气安装工程

2.9.1电气设备、材料说明书、合格证及产品检验记录、准用证。

2.9.2隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆及电气接地装置隐蔽工程验收记录）。

2.9.3绝缘电阻、接地电阻测试记录。2.9.4电气设备安装调试运转记录。2.10通风与空调工程

2.10.1通风材料、产品（阀门、衬垫、预制件等）、设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书、装箱单。2.10.2进场检查、验收试验记录。2.10.3制冷及冷水系统管道试验记录。2.10.4隐蔽工程验收记录。2.10.5空调调试记录。2.11电梯安装工程

2.11.1电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.11.2设备检查记录。2.11.3设计变更。

2.11.4自检、互检、专检记录及隐蔽工作验收记录。2.11.5绝缘、接地电阻测试记录。2.11.6试运转记录。2.11.7调整试验报告。

2.11.8电梯安装工程竣工验收证书。2.11.9电梯安装工程保修证书。2.12工程质量检验评定。2.12.1质量保证资料核查表。

2.12.2地基与基础工程质量评（核）定表。2.12.3主体工程质量评（核）定表。2.12.4单位工程质量综合评（核）定表。2.12.5质量保证资料核查表。2.12.6单位工程观感质量评定表。2.12.7单位工程质量综合评定表。2.12.8工程使用维护说明书。2.12.9屋面保修协议书。2.13工业设备安装工程。2.13.1施工合同、协议。2.13.2开工、停工、复工报告。

2.13.3技术交底、图纸会审、技术核定文件。2.13.4工程联系、设计变更单。

2.13.5设备装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.13.6通风设备设施安装工程施工记录。2.13.7管道工程施工记录。2.13.8电气工程施工调试记录。2.13.9容器工程施工记录。

2.13.10自动化仪表、安装施工调试记录。2.13.11筑炉工程施工记录。2.13.12通风工程施工记录。2.13.13焊接工程施工检测记录。

2.13.14整装（散装）锅炉安装施工记录。2.13.15自动化仪表调试记录。2.13.16质量事故报告及处理记录。2.14项目竣工验收阶段 2.14.1工程竣工验收申报文件。2.14.2全部竣工图。2.14.3工程决算。

2.14.4工程竣工验收会议文件。2.14.5工程质量评定材料。2.14.6工程竣工验收证明书。2.14.7工程有关的声像材料。2.14.8土地使用权证。2.14.9质量所有权证。3地籍档案

3.1国家征用本村（居）土地 3.1.1征地位置图（红线图）。3.1.2征地补偿协议。3.1.3政府批文。

3.1.4建设用地规划许可证。3.2集体土地批准使用、确权登记

3.2.1征地位置图(红线图)。3.2.2政府批文。

3.2.3建设用地规划许可证。3.2.4村（居）办理土地登记申请。3.2.5集体土地证书。

3.3村（居）民建房用地、确权登记 3.3.1村(居)民办理土地登记申请。3.3.2村(居)民建房位置图。3.3.3村（居）出具的集体土地使用费票据。3.3.4村（居）民建房用地申请审批表。3.3.5村（居）建设用地选址意见书。3.3.6 村居证明。3.3.7 村（居）民身份证及户口簿复印件。3.4村（居）集体土地所有权登记 3.4.1集体土地所有权登记证书。3.4.2村居土地利用现状图。3.4.3土地边界协议书。3.4.5土地分类台帐。3.4.6飞地统计台帐。

3.5村（居）民取得集体土地使用证登记台帐 4拆迁档案

4.1本村办理拆迁通知申请。

4.2示范居住区项目前期工作计划通知。4.3建设工程规划许可证。4.4拆迁计划。

4.5房屋拆迁承办合同书。4.6拆迁许可证书面申请。4.7评估报告。4.8房屋拆迁许可证。4.9拆迁承办单位资格证书。4.10本村改造实施方案。4.11本村拆迁补偿方案。

4.12拆迁房屋面积、户数情况统计。4.13新建楼房面积情况计算表。4.14本村旧城改造情况。4.15占地报批手续证明。4.16拆迁安置楼房情况表。4.17本村村民所建房屋认定意见。4.18分房情况说明。

4.19申请（照顾老人楼户）批复。4.20房产估价结算书。4.21本拆迁楼房统计表。4.22本需要房统计表。4.23拆房通知单。4.24拆房位置图。

4.25已（未）签合同情况表。5房产档案 5.1购房申请书。

5.2房地产共有权证、所有权证。5.3购房发票、契税发票。5.4评估结果书。

5.5营业执照（法定代表人证明）。

5.6国有企事业单位出具国资局或具有国有资产处置权的主管部门批文。

5.7集体企业出具职代会证明、其它企业出具章程及企业权利机构的决议。5.8产权证附图。6养老保险档案

6.1农村社会基本养老保险花名册及变更表。6.2公示证明。

6.3农村社会基本养老保险个人资料表。7医疗保险档案

7.1新型农村合作医疗统计表。8村办企业破产档案 9村民档案

9.1获上级及本村表彰的双文明户、五好家庭、遵纪守法户、光荣家庭、农业科技示范户等情况。

9.2获上级及本村表彰的优秀党员、团员、新长征突击手、青年积极分子、文明村民、好媳妇、好婆婆、见义勇为人员、在部队立功嘉奖、在学校荣获三好学生等情况。9.3出席党代会、人代会、政协会、妇代会、团代会等情况。9.4党内外处分、法律惩处、退党、退团等情况。10会计档案 10.1会计凭证 10.1.1原始凭证。10.1.2记账凭证。10.1.3涉外会计凭证。10.2会计账簿 10.2.1日记账。10.2.2总账。

10.2.3明细账、分户账。10.2.4现金出纳账。10.2.5银行存款账。10.3财务报告 10.3.1决算报表。10.3.2月、季报表。10.3.3其他财务报告。10.4其它

10.4.1会计档案移交清册。10.4.2会计档案保管清册。10.4.3会计档案销毁清册。11照片档案 11.1领导任职。

11.2领导视察（包括上级机关领导和社会著名人物来本村视察、检查工作）。11.3会议。11.4民风、民俗。11.5村容、村貌。11.6荣誉。11.7文体活动。12音像档案 12.1录像带。13实物档案 13.1锦旗。13.2奖状。13.3奖牌。13.4奖杯。13.5证书。13.6文物。13.7废止印章。13.8纪念品、宣传品。

篇6：小学文件材料归档范围（定稿）

文件材料归档范围、分类及保管期限

归档范围，应以本单位基本职能活动和中心工作为主，外单位的文件与本单位工作有直接关系或本单位需要办理的具有查找价值的均为归档范围。即凡是记载和反映本单位基本职能活动和中心工作的文字材料、统计数据、图片、照片、录音像带、电脑软件等均为归档主要范围。

学校系统的档案一般可分文书档案、教学档案、会计档案、科技（基建）档案等几种。

各种档案的保管期限分别划分为永久、30年、10年三种。

一、文书档案归档范围及保管期

永久性

1、党支部工作计划、总结及专题总结报告；

2、支部大会、支委会会议记录；

3、支部书记在全校性大会上的讲话材料；

4、上级对有关党组织机构的建撤、支部班子成员的任免和支部、党员受奖惩的文件；

5、党员名册、统计表及有关整党等支部重大活动情况；

6、党组织关系转移介绍及存根；

7、党员考评、总结材料；

8、工会计划、总结、会员名册；

9、有关“职代会”、“换届选举”等工会重大活动情况；

10、团队工作计划、总结、团员名册、少先队干部名册及有关重大活动情况；

11、上级对有关团组织建撤、团干部任免的文件；

12、其他群众性组织的有关重要材料。行政管理类 永久性

1、校长室办公会议记录；

2、本校大事记、组织沿革、校史、机构建立、撤并、更名、启用印章等文件材料；

3、本校负责人在学校大会上的讲话或记录（包括去上级发言）材料；

4、学校人事任免、教职工的考评、奖惩、政策落实、职务晋升和退休（养）的报告、批复；

5、教职工转正定级、招聘、增资、遗属补助呈批表册等；

6、学校有关改制等重大活动材料；

7、上级对本单位工作的重要讲话、指示；

8、教职工调动组织介绍信及存根，教师证、光荣证号码登记；

9、本单位有关“文明单位”、“达标”等评创活动和“五年规划”等重要事项材料；

10、本校被评为省、市（县）、镇级先进集体和个人名单及其事迹材料；

二、教学档案归档范围及保管期限

永久性

1、本校负责人在学校大会上的讲话或记录（包括去上级发言）材料；

2、本校各学年、学期工作计划、总结（会行事历）；

3、每学年学校基本情况统计表；

4、教职工名册；

5、学校有关规章制度；

6、本校教职工在省级以上刊物发表的论文、经验介绍材料；

7、本校各科的教育教学经验总结；

8、学校财产清册；

9、学校仪器设备清册和图书资料总目录；

10、招收新生名册、学生名册；

11、学生成绩总录；

12、学生奖惩和伤亡事故记载及有关材料；

13、本校毕业考试、期末考试试卷样张、试卷分析、成绩统计；

14、毕业生名册、登记表、学籍卡、毕业生照片、健康卡；

15、本校各学期教研活动计划、活动成果及总结。30年

1、本校有关教学的规章制度；

2、有关教学工作向上级的请示、批复；

3、学生学籍卡、健康卡、义教对象名册；

4、教师任课任职一览表；

5、观摩课、研究课资料（教案、评议记录、效果分析）；

6、教学活动计划、活动成果、总结；

7、学生参加市（县）以上各学科竞赛优胜者名单；

8、文学社团资料、《清泉》校报资料；学生在报刊杂志发表资料；

9、各学期班级工作计划、活动成果、总结；

10、医务室提供的学生健康资料；

11、本校体运会手册、成绩记录、显示体育“达标”情况。10年

1、本校领导和教师听课记录；

2、各学期总日课表、作息时间表、教学活动安排；

3、学生转学的有关证明；

4、有关竞赛活动（如“三项竞赛”等）记载，班级日志；

5、学校日杂、假期护校值班安排及记录；

6、学生、家长对本校工作的意见、建议，如来信、座谈会记录等。

三、会计档案归档范围及保管期限

1、月季、年度报表

永久

2、总帐、明细帐

10年

3、现金出纳帐、银行帐

30年

4、记帐凭证

10年

四、基建档案归档范围及保管期限

基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程承包、工程施工、工程竣工验收、交付使用等顺序排列。凡是该基建项目的有关依据和反映该基建项目情况的有利用和保存价值的所有资料都要归档，作永久保管。

篇7：建设项目文件材料的归档范围

由于建设项目规模大，涉及领域多，所以产生文件材料的数量越来越多，成份越来越复杂。根据实际情况和国家的有关规定，现将建设项目文件材料收集归档的范围归纳为12个方面：

1、依据性文件，主要包括六个方面：

（1）项目建议书及其报批的文件；

（2）项目选址意见书及其报批的文件；

（3）可行性研究报告及评估报批文件；

（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；

（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；

（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，主要包括三个方面：

（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及说明；

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测的记录；

（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。

3、设计文件，主要包括九个方面：

（1）总体规划设计文件；

（2）方案设计文件；

（3）初步设计文件及其报批文件；

（4）技术设计文件；

（5）施工图设计文件；

（6）技术秘密材料和专利文件；

（7）工程设计计算书；（8）关键技术试验的文件；

（9）设计评价、鉴定及审批的文件。

4、管理性文件，主要包括四个方面：

（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书；建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。

（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件。

（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更文件、合同书。

（4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划的文件材料；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面的文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

5、施工文件，主要包括三个方面：

（1）有关建筑施工的文件。有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定的文件材料；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图；音像材料。

（2）有关设备及管线安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

（3）有关电气、仪表安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定和事故处理报告；操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

6、监理文件，主要包括三个方面：

（1）有关施工监理方面的文件、资料。主要有监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表。

（2）有关设备采购、监造工作的监理文件资料。主要有设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理文件、设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结。

（3）有关监理工作的音像材料。如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

7、工艺设备文件，主要包括七个方面：

（1）工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；

（2）产品检验、包装和检验的记录及工装图；

（3）设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；

（4）设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；（5）设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；

（6）设备测试、验收的记录及索赔文件；

（7）设备安装调试、数据测定、性能鉴定的文件。

8、科研项目文件，主要包括十个方面：

（1）开题报告、任务书和批准书；

（2）协议书、委托书、合同；

（3）科研方案、计划和调研报告；

（4）试验的记录、图片、照片；

（5）实验分析、计算和整理的数据材料；

（6）实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；

（7）实验装置操作规程和安全措施、事故分析的文件；

（8）阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；

（9）科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；

（10）重要的课题研究报告、考察报告。

9、外事文件，主要包括十四个方面：

（1）询价、报价、投标的文件；

（2）合同及其文件；

（3）谈判协议和议定书；

（4）谈判记录；

（5）谈判过程中外商提供的文件；

（6）出国考察及收集来的材料；（7）国外各设计阶段及设计联络文件；

（8）各设计阶段的审查议定书；

（9）有关技术问题的来往函电；

（10）国外设备、材料检验安装的手册、操作使用说明书等随机文件；

（11）国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；

（12）设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件；

（13）国外设备、材料的防腐、保护措施文件；

（14）外国技术人员提供的有关文件。

10、生产技术准备和试生产的文件，主要包括十个方面：

（1）技术准备计划；

（2）试生产管理和技术责任制的文件；

（3）开车停车方案；

（4）设备试车、验收、运转、维护记录；

（5）试生产产品质量的鉴定报告；

（6）安全操作的规程和事故分析报告；

（7）运行记录；

（8）技术培训材料；

（9）产品技术参数、性能的文件材料和图纸；

（10）工业卫生、劳动保护材料、环境保护和消防运行的文件。

11、财务和器材管理文件，主要包括四个方面：

（1）财务计划及执行、计划及执行和投资统计文件材料；（2）工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明等；

（3）主要材料消耗和器材管理的文件；

（4）交付使用的固定资产、流动资产、无形资产和递延资产清册。

12、竣工验收文件，主要包括十个方面：

（1）竣工验收报告；

（2）项目设计总结；

（3）项目施工总结；

（4）项目监理总结；

（5）项目质量评审文件；

（6）工程现场音像文件；

（7）项目审计的文件材料和决算报告；

（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；

（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件；

（10）项目评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

建设项目文件保管期限的划分

（一）凡是反映项目主要建设、管理情况和基本历史面貌的，对本建设项目、国家建设和经济、科技研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要有：

1、前期依据性文件材料，如项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估、论证文件；环境预测调查报告、环境影响报告书和批复；设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，如工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土（岩）样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

3、设计文件，如总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、关键技术试验和设计评价鉴定及审批文件。

4、项目管理文件，如征地、移民文件，投标中标文件，合同文件，环保、安全、卫生、消防、人防、规划等专项申请批复文件。

5、建筑施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录、施工定位测量、复核记录、地质勘探、土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、隐蔽工程检查验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定文件；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图。

6、设备及管线安装施工文件，设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

7、电气、仪表安装施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；材料、设备明细表及检验记录；施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

8、科研项目文件，如开题报告、任务书和批准书；协议书、委托书、合同；科研方案、计划和调研报告；试验的记录、图片、照片；实验分析、计算和整理的数据材料；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；重要的课题研究报告、考察报告。

9、涉外文件，如合同及其附件；谈判协议和议定书；国外各设计阶段及设计联络的文件；各设计阶段的审查议定书；有关技术问题的来往函电；国外设备和材料检验安装的手册及使用说明书等随机文件；设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件。

10、生产技术准备和试生产文件，如产品技术参数、性能文件和图纸。

11、财务、器材管理文件，如工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明材料；交付使用的固定资产、流动资产、无形资产及递延资产清册。

12、竣工验收文件，如竣工验收报告；设计总结；施工总结；监理总结；质量评审文件；工程现场音像文件；审计文件；决算报告；环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件。

（二）凡是反映建设项目一般建设、管理活动的，在较长时间内对本建设项目有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要有：

1、设计文件中的施工图设计；工程设计计算书。

2、项目管理中文件中的投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件材料；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件；招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施协议文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

3、建筑施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；声像材料。

4、设备及管线安装施工文件中的施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；音像材料。

5、电气、仪表安装施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；音像材料。

6、施工监理文件中的监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表；

7、设备采购监造工作监理文件中的设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理和设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘。

8、工艺设备文件中的工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；产品检验、包装和检验的记录及工装图；设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；设备测试、验收的记录及索赔文件；设备安装调试、数据测定、性能鉴定文件。

9、科研项目文件中的实验装置操作规程、安全措施及事故分析文件。

10、涉外文件中的谈判记录、谈判中外商提交的有关材料、外国技术人员提供的材料。

11、生产技术准备和试生产文件中的设备试车、验收、运转、维护的记录；安全操作的规程和事故分析报告。

12、竣工验收文件中的评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

（三）凡是在较短时间内对本建设项目的运行管理和维修保养有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要有：

1、设备及管线安装施工文件中的管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录。

2、电气、仪表安装施工文件中的施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件；操作、联动试验；电气装置交接记录。

3、涉外文件中的询价、报价、投标文件；出国考察及收集的文件；国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；国外设备、材料的防腐保护文件。

4、生产技术准备和试生产文件中的技术准备计划；试生产管理材料；开停车方案；试生产产品质量鉴定报告；运行记录；技术培训材料；工业卫生、劳动保护材料和环保、消防运行检测记录。

5、财务器材管理文件中的财务计划和执行的统计文件，主要材料消耗和器材管理文件。

篇8：最新物业管理文件材料归档范围

关键词：管理模式,归档单位,全宗式管理,探索

1994年《高等学校档案工作规范》 (以下简称《规范》) 颁布以来, 我国高校档案工作进入了规范化、标准化、法制化发展的快车道。随着2001年《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) 的颁布, 高校档案工作也进行了档案整理改革的探索, 但限于高校档案工作实际问题, 执行《规则》存在着一定难度。本人在长期的高校档案工作实践中, 摸索出一种新的管理模式:以全宗理论为依据, 以归档单位档案工作相对独立为核心, 以《规则》推行为依托, 以提高档案工作效率为目的的管理模式, 即归档单位文件材料全宗式管理模式。现就此管理模式提出以下认识, 请教于同行。

一、归档单位文件材料全宗式管理的特点

1. 全宗管理思想的延伸与活用。

虽然归档单位文件材料不具有全宗性, 但我们在工作实践中遵循高校档案工作实际, 根据文件材料形成规律, 以便于管理与利用为目的, 把其当作一个全宗来管理, 并且充分地运用全宗思想对高校各归档单位文件材料进行管理, 以此推动高校档案工作的持续发展。

2.《规范》的创新与完善。

《规范》对高校的档案工作从宏观到微观都做了比较全面的规定, 在一定时期内起到了重要的作用, 但新时期出现了许多以前未曾预料的事, 包括文档一体化管理、整理改革、内容推新与拓展、机构变化频繁、档案人员思想变化等。在新生事物面前, 该《规范》显得有些无奈, 然而归档单位文件材料全宗式管理模式对文件材料实行全程管理, 正好填补了高校档案工作规范在新时期的不足, 并且能够在新时期促进高校档案工作的发展。

3. 地方档案管理模式的活用。

地方档案部门对所辖区域内档案工作有监督、指导、检查、接收、保管和提供档案利用的职责, 要求所辖各单位在档案保管满10年或20年以后, 必须向其归档移交, 归档后的全部档案由地方档案部门进行集中统一分全宗管理, 并且保持全宗之间的相关独立、完整与有机联系性。归档单位文件材料全宗式管理模式下的高校档案综合管理部门, 同样具有对高校内各归档单位的文件材料工作进行监督、指导、检查、接收、保管和提供利用的职责, 要求各归档单位必须在次年把上一年形成的有价值的文件材料进行独立归档, 进行集中统一分全宗式管理。此工作模式完整地体现了地方行政区域内综合档案管理的主要内容, 同时符合新时期高校发展对档案工作的特殊要求。

4. 归档单位档案的非全宗性。

全宗指各立档单位形成的档案整体。要构成立档单位必须有以下条件, 缺一不可: (1) 可以独立行使职权, 并能主要以自己的名义单独对外行文; (2) 设有会计单位或经济核算单位, 自己可以编造预算或财务计划; (3) 设有管理人事的机构或人员, 并有一定的人事任免权。与以上三个条件相比, 各高校的归档单位不是立档单位, 所以各归档单位形成的文件材料整体不能称其为全宗。

5. 文件材料整体的独立性与完整性。

归档单位文件材料全宗式管理下各归档单位形成的文件材料是相对独立的整体, 不与其他各归档单位形成的档案进行整合, 也不进行交叉分类与保管。

6. 档案的集中管理性。

对归档单位文件材料进行全宗式管理, 只是各归档单位形成的全部文件材料相对独立, 并不要求各归档单位设立分室对其进行单独管理, 它是在学校档案综合管理部门集中、统一管理思想下进行的一种管理模式。

7. 管理工作的可操作性。

各归档单位按全宗管理的要求, 对各自形成的文件材料进行独立的收集、整理、归档、保管和利用, 避免了交叉分类、交叉组卷的情况发生, 工作显得单纯、易掌握。

二、归档单位文件材料全宗式管理的可行性

1. 根据国家教委6号令 (《关于普通高等学校档案管理办法》) 第6条:

“高等学校档案馆既是档案工作的职能管理部门, 又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构”和第25条:“高校档案原则上由各校档案部门永久保存”的规定, 明确了高校档案馆所藏档案原则上不向地方档案馆移交, 由学校永久保存, 这项规定为高校内部实行归档单位档案全宗式管理提供了可能。

2. 学校各归档单位的职能设置相对独立。

各高校内部的归档单位的设置都是经过严格的论证, 为不同的工作职责而成立的。不同的单位, 其履行的工作职能不同, 其形成的档案也有一定的独立性, 为归档单位形成的档案进行全宗式管理提供了可能。

3. 档案计算机管理的实现。

目前, 各高校基本都建立了自己的档案信息网, 通过该网可以实现档案条目信息的归档、档案信息的检索。随着计算机技术和网络技术的发展, 档案信息的网络管理会得到进一步加强与提升, 为档案信息管理与档案实体管理的进一步分离创造了条件, 也为高校归档单位文件材料进行全宗式管理创造了更加优越的条件。

三、归档单位文件材料全宗式管理的迫切性

1. 归档效率提高的需要。

目前, 高校档案管理主体都是按问题进行分类、组卷 (或者装盒) , 并且对之进行库藏管理。此种管理方式的关键是分类。分类工作难度大, 门类之间有交叉, 各归档单位之间形成的档案内容也有交叉, 这样非常不便于归档业务的开展, 即使开展了效率也非常低下。

2.《规则》推行的需要。

《规则》要求对全宗内的档案进行文件登记式管理, 目的是简化整理, 深化检索, 重点突出档案信息的利用。简化整理的重点是把整理工作的难度降低, 整理程序简化, 提高档案工作效率。降低整理难度关键是分类工作环节, 尽量缩小需分类材料的范围和分类数量。可见《规则》是档案工作新时期加强自身建设, 实现跨越式发展和适应并促进我国经济建设的需要而采取的一大重要举措。高校档案工作要发展, 要适应新时期高校教育事业发展, 必须加强高校档案工作改革与创新, 目前《规则》正是高校档案工作发展的助推器, 《规则》的推行显得极为迫切。

3. 档案利用的需要。

随着各高校办学的发展, 学校的历史在逐渐沉积, 为了全面地反映学校办学历史, 不少高校在进行校史编写, 其中各归档单位的发展、变革是校史的重要内容, 为了能够快速、准确地完成校史编写任务, 对各归档单位形成的文件材料进行全宗式管理显得尤为重要。

四、归档单位文件材料全宗式管理的优势

1. 便于《规则》的推行。

各高校针对高校档案来源广、类别杂、交叉性多的特点对其进行门类式管理, 在相当长时期内促进了高校档案工作的长足发展。《规则》要求各单位形成的档案在适当照顾类别的原则下, 以件为单位进行流水号登记式管理。这与高校档案部门长期坚持的门类式管理有一定的出入, 在一定程度上延缓了《规则》在高校的普及与推广, 归档单位文件材料全宗式管理正是为解决高校档案门类式管理与《规则》的矛盾而提出的。

2. 难度降低, 效率提高。

各二级单位的档案工作人员基本都是兼职档案人员, 基本上没有专业的经验, 更换频繁。如果采用门类式分类归档, 由于部门交叉、类别交叉, 工作显得繁杂, 给兼职档案人员增加了工作难度, 无疑给兼职档案人员的频繁更换创造了条件。归档单位文件材料全宗式管理模式下, 各二级单位的兼职档案人员只负责本单位形成的材料, 不与其他单位的档案材料发生任何关系。这样缩小了类别交叉的数量, 杜绝了材料交叉的问题, 难度大大地降低了, 同时又可以整体提高学校的档案工作效率。

3. 便于库藏管理和档案利用。

归档单位档案全宗式管理就是要求各二级单位归档的文件材料由档案管理职能单位进行集中统一管理, 并且确保库藏各归档单位文件材料全宗的完整性、独立性和全宗之间的有机联系性。这样既保证了学校全宗的完整, 又确保了各归档单位的文件材料整体的完整, 既方便学校的整体利用, 又方便各归档单位的工作利用。

五、存在的不足及解决办法