实施《归档文件整理规则》的优势

随着我国经济建设高速发展, 档案事业规模日益扩大, 档案数量日益增多, 为适合档案管理现代化的需要, 国家档案局于2000年颁布《归档文件整理规则》, 自2001年始, 各级档案管理部门为《归档文件整理规则》的实施做了大量的工作, 并产生了良好的效果。归档文件整理工作是档案工作中非常重要的一项内容, 是承上启下的重要环节。归档文件的整理原则是遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用。《归档文件整理规则》改变了传统的案卷级整理方法, 代之以文件级整理, 是对传统立卷方法进行一次较为彻底的改革。与传统立卷方法相比, 采用新规则显现出了较大的优势, 在实际工作中运用该规则, 起到了事半功倍的效果。

一、减轻了文档人员的工作量, 档案工作效率明显提高

传统的文书立卷工作非常辛苦, 如:划分类别保管期限、组卷、抄写卷内目录、填写备考表、装订、写封面、再编制索引等等, 程序复杂难度高, 工序繁多, 劳动量大。《归档文件整理规则》以“件”为单位整理, 只抄写一份归档文件目录, 实行件级文件检索, 所有的文件都输入电脑, 按照分类大纲编制程序, 省去了拟写案卷标题、写封面、抄写卷内目录、索引和案卷目录等一系列工作, 简约、便利的立卷方法, 简化了整理工作, 缓解了归档文件整理工作的压力和整理的时间, 大大减少了文档人员归档整理的工作量, 工作效率明显提高。

二、简单易学, 利于档案人员掌握

与传统立卷方法相比, 《归档文件整理规则》简化了文件整理程序, 省去了案卷的装订、页号编排、案卷标题的拟写、卷内目录和案卷目录的填写等, 简化了整理方法, 工作难度相应降低, 档案业务指导人员好讲解, 档案人员易掌握, 经过简单的培训便可上岗, 便于操作。减少了人为因素导致组卷不合理的现象或因拟题不准确影响日后提供利用工作, 很大程度上解决了基层的档案员专业技能参差不齐的问题, 各单位档案管理工作能够有条不紊的进行。

三、有利于档案的整理、保护和利用

利用《归档文件整理规则》方法整理档案, 实现计算机化是档案管理发展的方向和目标。既可以用计算机直接查阅、输出档案, 也可以随机生成各类目录来查阅档案, 计算机应用于档案管理, 极大地简化了档案整理工作。利用计算机进行档案检索得以普及, 扫描、复印、缩微等技术手段为档案人员带来了种种便利, 有利于档案计算机管理和协调纸质文件与电子文件整理方法的关系, 为将来实行文档一体化管理打下良好的基础。

传统的立卷模式以“卷”为管理单位进行管理, 档案的案卷由多份文件构成, 装订成一卷, 当查阅者要求查阅或复制案卷中的某一份档案时, 就需拆卷复印, 与之无关的档案也被借出或查阅, 不利于档案的保密。甚至有时会因为某份档案文号不清, 内容不详或责任者不明等原因给档案人员带来麻烦。再者反反复复的拆卷装订, 在一定程度上对档案就是一种损坏, 没有用到的档案同样无端的损耗, 缩短其自然寿命。《归档文件整理规则》根据档案的鉴定工作不再以卷为单位, 实行以“件”为管理单位后, 就避免了以上情况的发生。新方法归档不用装订, 查阅者只能见到所需档案, 查阅快捷, 便于复印、缩微、扫描等工作, 安全保密, 无需拆卷、再装订, 可以灵活取存, 随时办结, 随时归档, 既方便叉省劲, 避免了拆卷给档案带来的损害, 最大限度地延长了档案的使用寿命。而且一旦出现失密、泄密问题, 责任明确, 便于管理, 较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。

四、节省财力和物力

《归档文件整理规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 免去卷内封面、打孔机、装订机、大夹子、线绳、档案卷皮等企业购置费用, 省去卷皮、卷盒等可降低归档成本, 增加档案装具和库房存储空间, 减少了不必要的财务投入, 真正达到了节约资金的目的, 从而减缓档案工作经费的紧张程度, 为国家节省资源, 有利于环境保护。

五、减少检索层次, 提高检索效率与准确度

《归档文件整理规则》中文件的鉴定工作不再以卷为单位, 而是以"件"为保管单位, 对单份文件进行直接加工, 避免了以往使用者借阅某一案卷中的某一份文件时, 必须以整卷提供, 其中与其无关的文件也一并借出, 如果另有人借阅只能等到该卷归还后, 方可使用的现象。而且归还的文件也不需要重新整理, 不再担心换卷皮、重新拟写案卷标题、重新编页号和案卷号等一系列问题, 减少了工作量。

以“卷”为管理单位的管理方法在档案检索查询时, 首先需要进行案卷标题的检索, 然后再进一步查询卷内文件目录, 以确认所需档案是否存在。由于新规则以“件”为管理单位, 只填写文件目录, 不用拟写案卷和卷内目录, 对文件内容揭示更加准确, 不用写页号、根节号、不切、不打孔装订、不建立多个检索工具, 减少了许多繁琐环节和程序, 也大大减少了检索工具的种类和整理层次, 档案整理的质量得到了提高。检索信息和管理的层次已到文件级, 检索查询定位目标和利用者所利用目标一致, 避免了错输和漏输的问题, 加快了检索速度, 提高了检索的准确性。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》的实施, 是我国档案工作改革的一项重要举措。我们应努力学习, 转变观念, 适应网络化发展要求, 用辩证的观点去看待在具体工作中出现的新问题, 灵活运用新规则, 把档案工作做好。

摘要：随着社会的不断发展, 归档文件的整理发挥着越来越重要的作用, 《归档文件整理规则》的优势日益呈现出来。本文阐述了采用新规则的优势所在, 灵活运用新规则为把档案工作做好奠定了基础。

关键词：归档,整理,优势

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