立足职能强化服务推进高校办公室工作创新发展

一、基本情况

烟台工程职业技术学院办公室实行党委办公室、院长办公室“两办合一”, 下设文秘督查科、行政科、综合档案室3个科级单位, 在职干部职工21人。其中, 办公室副主任1人, 科级干部4人, 工作人员4人, 主要承担督查督办、公务接待、会议组织、公文处理、档案管理、文字材料写作、信息宣传、综合统计、信息化建设、车辆管理和日常服务等各项职能。工作中, 坚持把创新的精神贯穿于办公室建设的全过程, 开创了办公室工作的新局面。

二、工作创新情况

近年来, 我们积极推进工作理念、工作方法的创新, 不断总结探索新形势下提升办公室工作水平的新途径。

(一) 立足本职, 着眼大局, 当好参谋和助手。

办公室是信息中心、参谋中心、服务中心, 但归根结底, 一切工作都应围绕决策服务来开展。工作中, 我们始终围绕中心, 服务大局, 努力在当好参谋助手、服务领导决策上有更大的作为。办公室每年对学院全年工作进行总结和梳理, 通过制发《学院年度工作要点》及《学院重要工作事项推进表》, 为领导提供决策参考依据。我们结合所承担的“高职院校人才培养工作数据平台”建设和管理工作, 通过深入分析各类办学数据, 有效诊断出办学过程存在的薄弱环节, 为各级领导准确把握办学现状, 有针对性地改进和加强学院内涵建设提供可靠依据。我们还建立了“院长信箱”和“院级领导接待日”制度, 倾听师生的意见和建议, 畅通反映问题渠道。2011年, 办公室牵头制定学院发展规划, 编制了学院《2011-2015年事业发展规划》和德育工作、专业建设、师资队伍建设、科研工作、实训基地建设、校企合作和校园基本建设7个专项子规划, 成为学院今后5年办学的指导性文件。

(二) 规范管理, 强化督查, 确保工作落到实处。

多年来, 我们将制度建设的着力点放在规范、健全、完善上面, 围绕工作需要和上级要求, 建立和完善了公文管理办法、档案管理办法、加强和改进信息工作的实施意见、领导干部请销假制度、会议制度、行政印章管理制度、车辆管理制度等30余项制度, 从根本上建立起科学的管理机制, 逐步形成了一套“有章可循、有章必遵、违章必究”的管理制度。同时, 不断探索行之有效的督办方式, 对于学院年度重点工作实行“月通报”制度, 每月通报工作进展;对于学院重大决策、重要工作事项实行项目负责制, 明确责任人和办结时限, 特别是对领导批示件, 切实做到“批必查、查必果、果必报”, 确保按时办结, 及时反馈办理情况。督查工作中, 我们坚持督查过程有立项、有督查、有报告、有通报、有归档的“五有”工作程序, 将面上督查与点上抽查相结合, 将日常催办与协调服务相结合, 将督促检查与调查研究相结合, 将督查反馈与情况通报结合起来, 不断提高督查督办工作的质量和水平, 有效推动了学院各项工作的有效落实。

(三) 丰富资源, 优化服务, 促进档案管理上水平。

档案是反映办学实情和传承学院文化的重要载体。2010年, 学院成立综合档案室以来, 我们严格组织管理, 坚持改革创新, 推进档案管理的规范化、制度化、现代化和科学化。我们组建了一支28人的专 (兼) 职档案工作队伍, 学院各职能部门均有一名负责人分管和一名兼职档案员具体负责本部门日常档案工作。我们制定完善了档案管理办法、档案实体分类实施办法、电子文件归档管理办法、学院档案管理制度等多项制度, 注重利用档案主动服务教育教学, 建设开通档案管理系统网络平台和档案服务网站, 建立档案数据库, 通过网络系统可随时提供较为全面的档案信息服务。我们加强对部门档案工作的业务指导, 采取定期检查与不定期抽查的方式了解部门档案建设情况, 每学年对档案工作进行考核评比。经过努力, 学院近三年的纸质档案材料和电子档案材料已实现了同步归档, 归档率、准确率达到100%。学院在全省高校档案工作检查中被评为“全省高校档案工作优秀单位”, 综合档案室从“省一级档案室”晋级为“省特级档案室”。

(四) 抓住重点, 把握导向, 充分发挥信息主渠道作用。

办公室信息工作以“围绕中心、服务教学”为目标, 在服务领导决策、加强沟通交流、规范办学行为、宣传办学成就、营造良好育人氛围等方面发挥了极其重要作用。我们打造了“月工作信息”、学院网站、OA办公系统等多元化的信息平台, 为学院党委制定决策、指导工作提供大量有效信息作为依据和参考。我们组建了25人的专 (兼) 职信息员队伍, 建立了信息工作QQ群和网络办公系统信息工作专栏, 定期发布信息报送要点和学院在省教育厅网站的信息排名, 督促各信息员挖掘素材, 大力宣传学院的办学优势、办学特色和亮点工作, 既增强了师生的自豪感和归属感, 又大大提升了学院的知名度和影响力。我们将信息化建设作为优化管理流程、提升工作效能和增强信息应用能力的主要抓手, 2009年, 全面启用新版网络办公平台, 将公文流转、文件收发、通知公告、工作动态、考核评价等多项功能整合在一起, 平均日访问量达100多人次, 极大地提升了办公效率;2011年, 实现了通过手机短信平台向教职工发送紧急事务性信息, 提升了事件处理的时效性;2012年, 与联通公司合作建成校园集团网, 教职工可通过手机访问学院各类信息化办公平台, 实现了随时随地移动办公。

三、几点体会

经过多年的办公室工作实践, 我们体会到办公室工作是联系领导与职工的桥梁, 是协调部门关系的纽带, 是保证学院各项工作正常运转的中枢。工作至今, 主要有以下三点体会:

(一) 学习是做好高校办公室工作的原动力。

随着高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化, 高校办公室涉及的业务知识和工作范围也日益广泛, 要求办公室人员逐步由专业性人才向综合性人才转变, 形成一专多能的素质结构。为适应新形势下高等职业院校的办学要求, 我们主动加强对《国家教育事业发展规划》《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》以及国家、省市有关指示精神的学习研究, 着力引导大家立足服务教学中心工作, 主动思考, 转变理念, 切实做到用高职教育理念指导实际工作。积极派员参加相关的培训班、学术交流会议等进行学习;定期举办办公室人员工作经验交流会, 就工作中常常出现的一些问题相互讨论。在工作实践和学习培训中, 着力培养办公室人员的组织协调能力、文字表达能力、信息服务能力、政策分析能力和开拓创新能力, 形成一支专业化办公室队伍。

(二) 责任是做好高校办公室工作的根基。

办公室既肩负着当好参谋的职责, 又承担着搞好服务的责任, 必须坚持大处着眼、小处着手, 如果哪一个环节出现差错, 就会牵一发而动全身, 影响全局的工作。工作中, 我们全面、系统地细化岗位职责, 对照学院年度重点工作, 将工作内容逐一落实到每个干部和工作人员, 使每一个人都详细了解自己“该做什么”。工作中, 注重发挥每个人的主观能动性, 要求每位工作人员都要提思路、拿主意, 将“领导出思路、领导提要求”的被动工作转变为“思考怎么做, 怎么能做好”的主动工作模式, 使大家怀着责任心, 带着责任感, 积极主动承担工作, 科学有序谋划工作, 团结协作推动工作, 全力以赴做好工作, 推动办公室工作不断向前。

(三) 创新是做好高校办公室工作的灵魂。

作为一所有50多年办学历史的学校, 做好办公室工作的继承与创新尤为重要。辅助性工作特点, 决定了办公室工作具有被动性和常态性, 但被动性不等于被动应付, 常态性不等于机械操作。日常工作中, 在遵守各项规章制度的前提下, 要适应新形势、新任务的需要, 突破“领导叫干啥就干啥”的局面, 勇于思考, 敢于探索, 增强工作的预见性和主动性, 实现由被动服务向主动服务转变。牢固树立“教学第一、基层第一”的思想, 以更新观念谋划工作, 以创新意识指导工作, 用创新举措推动工作。通过理论和实践的结合, 力争提炼、总结出规律, 以适应新的办学发展需要。